辦公自動化與文檔一體化.doc

辦公自動化與文檔一體化摘要：信息技術的發(fā)展引發(fā)了辦公領域里的一場革命，使人們從靠紙張傳遞信息發(fā)展到全新的網(wǎng)絡信息時代，辦公自動化(OA)技術的發(fā)展與應用，使文檔工作一體化得以實現(xiàn)。關鍵詞：OA；文檔；發(fā)展與實現(xiàn)信息化社會的形成和微電子技術日新月異的發(fā)展，對落后低效的辦公手段提出了挑戰(zhàn)，如何運用辦公自動化的手段來提高文檔工作的效率和管理水平，實現(xiàn)文檔一體化，以適應現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，是擺在當前的一項緊迫任務。1辦公自動化的由來辦公自動化(OFFICEAUTOMATION簡稱OA)一詞始見于1948年，它是數(shù)據(jù)處理的同義詞，60年代作為辦公自動化的核心設備文字處理機問世，到1972年，美國LEXITRON公司制成電視顯示式文字處理機，開始獲得廣泛使用，由秘書、文書和專業(yè)人員操作使用不同功能的自動化設備，進行各類文件的草擬、編輯、檢索以及各類信息的收集、傳遞和存貯。辦公自動化是信息革命的產物，世界先進國家，70年代，OA系統(tǒng)只具有電子郵件、電子報表、電子文件、電視會議、多功能電話系統(tǒng)、數(shù)字通信交換設備、傳真設備等多功能大量的新型辦公設備。80年代，隨著局部網(wǎng)絡技術和遠程通信技術的發(fā)展，辦公自動化又向系統(tǒng)化、標準化、結構化、網(wǎng)絡化、綜合化的方向發(fā)展。90年代，綜合業(yè)務數(shù)字網(wǎng)(ISDN)開始使用，辦公自動化采用高頻帶局部地區(qū)網(wǎng)(LAN)得到普及。辦公自動化發(fā)展涉及兩個重要內容：OA所提供的功能(即應用)，以及實現(xiàn)這些功能的手段和環(huán)境(即OA使用的工作站)。OA的應用有兩大革新，即復合式文檔以及計算機支持的群體工作(CSCW)，復合式文檔包括編輯、圖像、數(shù)據(jù)庫、電子表格、聲音以及圖像處理等多種功能，復合式文檔的管理(存儲，檢索，控制和分配)又將促進OA的組成工作方式，5-10個工作站都可接到帶有光盤的服務器上，從而促進面向目標數(shù)據(jù)庫和關于數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的結合。這些技術把OA從靠紙張傳遞信息的時代發(fā)展到全電子信息傳遞的時代。辦公自動化是一個以計算機和現(xiàn)代化通信技術為核心，由其他辦公設備相配套而構成的綜合性現(xiàn)代技術系統(tǒng)。辦公自動化是一個以信息生成、存貯、利用為主要內容的信息處理系統(tǒng)。辦公自動化是一個以辦公室為環(huán)境，以辦公人員為主體，以提高效能服務為目標的人機結合的科學管理系統(tǒng)。中國黨和政府十分重視現(xiàn)代化技術的應用和發(fā)展，黨的十一屆三中全會以后，中國緊跟世界現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，提出改革開放，加快國民經(jīng)濟發(fā)展的戰(zhàn)略目標。鄧小平同志曾在1984年題詞：“開發(fā)信息資源，服務四化建設”。江澤民總書記指出：“振興我國經(jīng)濟，電子信息技術是一種有效的倍增器，是實現(xiàn)能夠發(fā)揮作用最大，滲透性最強的新技術”。2辦公自動化技術在文檔中的應用文書處理工作手段的現(xiàn)代化是貫穿于整個辦公自動化系統(tǒng)的中心內容，以紙質、手工為主體的傳統(tǒng)辦公方式，越來越受到以計算機為主體的新技術的沖擊，在最低層次的辦公系統(tǒng)中，需要具有文件的生成、登錄、辦理、立卷、歸檔、存貯、檢索等自動化功能。更高層次的辦公自動化系統(tǒng)應具有對包括文件在內的辦公信息提取、篩選、分析、綜合以及傳遞等自動化功能。這些功能使辦公自動化系統(tǒng)具有對整個組織結構、業(yè)務活動的管理控制功能。最高層次的辦公自動化系統(tǒng)具有決策支持功能，要實現(xiàn)決策支持功能，就需使具有包括文件在內的所有辦公信息的處理能夠為決策服務，即具有自動化的決策信息準備、反饋信息的提取、處理、決策方案的提供、優(yōu)化等功能。辦公自動化在文檔中的應用，其發(fā)展目標是實現(xiàn)具有決策支持功能、管理控制功能和事務處理三項功能齊備的辦公自動化系統(tǒng)。近年來，辦公自動化在文檔中的應用發(fā)展很快，其基本技術工作有：文字處理、數(shù)據(jù)處理、報表處理、語音處理、圖形處理、網(wǎng)絡通信等。應用的文檔辦公自動化設備主要有：計算機、文字處理機、光符識別機、漢字輸入、用戶電報、多功能電話、傳真機、復印機、一體機等設備。實現(xiàn)辦公自動化，不僅需要購置硬件還要有與之相配的“軟設備”，軟件必須具備：系統(tǒng)設計的合理性和先進性。系統(tǒng)功能的實用性與完善性。軟件的通用性、可移植性。軟件的安全性和可維護性。系統(tǒng)操作的簡便性和易學性。主要技術指標的考察，有：倒排檔、順排檔、復合項模糊檢索等。計算機在文檔中的應用主要有以下幾點。文字處理。收文登錄和檢索。公文的跟蹤催辦。發(fā)文管理，對各類文件進行發(fā)放、戶頭登記、簽收等。綜合統(tǒng)計。與通信設備連接進行遠距離文件傳送。與印刷設備相配套，進行排版印刷。建立各類數(shù)據(jù)庫，為領導和辦公人員提供資料服務。對文件分類、組卷、編制案卷目錄、各類檢索工具。增加刻錄設備就可用光盤永久存貯各類信息資源。3辦公自動化、文檔一體化的前景展望根據(jù)中國目前辦公自動化發(fā)展的水平和趨勢，辦公自動化在文檔管理的中應用越來越趨向于：3.1設備的配套化從文檔辦公自動化的應用實踐來看，計算機與其他OA設備的組合配套成了一種客觀需要，如：在計算機應用初期，盡管軟件設計賦予計算機各種功能，但由于沒有相應的硬件配套，實際上只是用于文字處理，為辦公人員草擬、修改、編輯文稿、打印清樣提供了方便。當配置一套簡易照排、印刷、刻錄等設備，就可將計算機文字處理的有關信息印制各種信息資料，還可刻在光盤上永久保存，改變了重復勞動，提高了工作效率，這說明計算機功能是多維的，客觀上要求與其他設備相配套，否則，計算機的許多功能就會處于空置狀態(tài)。3.2信息的網(wǎng)絡化辦公自動化講究“規(guī)模效益”，它的“規(guī)模效益”主要不在于其設備的規(guī)模，而在于信息網(wǎng)絡化程度的高低。一般來說，在同等的設備條件下，其網(wǎng)絡程度越高效益就越大，辦公自動化的網(wǎng)絡效益主要體現(xiàn)在：(1)通信效益。計算機聯(lián)網(wǎng)，為網(wǎng)內通信提供了方便，特別是遠程通訊技術的應用，信息的傳遞，增強了計算機遠程信息處理功能。還獲得了一地排版，多地印刷的經(jīng)濟效益。(2)綜合效益，即網(wǎng)內各工作站構成了眾多的信息通道，豐富了信息資源，同時增強了計算機綜合處理信息的能力。(3)服務效益，網(wǎng)絡范圍越大網(wǎng)內的信息傳輸面就越廣，所存貯的信息就能為更多的用戶服務，隨著遠程通訊技術的發(fā)展和應用，以最大限度地共享外部設備和信息資源。3.3應用的標準化辦公自動化應用的發(fā)展，在很大程度上取決于計算機應用軟件的標準化，目前人們在著手建立計算機應用系統(tǒng)時，往往注重于對計算機硬件的選擇和軟件系統(tǒng)的人機界面，容易忽視應用過程中的標準化問題，即使在一個單位內也不注意此系統(tǒng)與彼系統(tǒng)相關信息的連接，文書、業(yè)務和檔案沒有統(tǒng)一規(guī)劃，各類信息缺乏通用性，給信息資源交換和共享帶來一定的困難，同時數(shù)據(jù)的重復輸入，也造成人力、物力的浪費。隨著計算機網(wǎng)絡的拓展和性能的通用性，將讓人們認識到標準化問題的重要，辦公自動化在文檔工作應用中迫切需要解決標準化問題有：(1)文件格式標準化。包括各類公文的體例標準，特別是文種的語言表述標準，有關詞、概念、術語的標準。(2)文檔處理的標準化。包括文件的傳遞、運行、行文規(guī)則、文件著錄、主題詞標引、歸檔工作制度以及操作標準等。(3)應用軟件的標準化。包括軟件的編程語言、接口制式、數(shù)據(jù)庫結構、限長、功能設置、輸入、輸出格式等標準。3.4管理一體化根據(jù)文檔的形成規(guī)律，文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，文書處理和檔案工作是一個緊密聯(lián)系，相輔相成的統(tǒng)一體。在沒有先進技術來保障兩者的緊密聯(lián)系的情況下，實際工作中存在著難以克服的矛盾，文書、業(yè)務忙于眼前，工作缺乏條理性，檔案對前期心中無數(shù)，工作較被動。隨著計算機的出現(xiàn)和網(wǎng)絡通訊技術的應用，一方面為增強文檔工作系統(tǒng)化提供了物質條件，另一方面計算機應用發(fā)展本身也有在更大范圍內實現(xiàn)資源共享，文書、業(yè)務工作中形成的信息可在檔案管理中應用，實現(xiàn)了一次輸入多次提取的全過程管理和全文管理工作。為實現(xiàn)文檔一體化奠定了基礎，它將減少重復勞動，大大提高工作效率。因此，文檔一體化將成為辦公自動化發(fā)展的一大趨勢。4文檔一體化已發(fā)展成辦公自動化的一大趨勢目前，計算機已從科研院所、大中型企業(yè)，走近了平常百姓家，INTERANET遍及世界各地，中國藝術研究院辦公自動化工作，早在10前，在院各級領導的支持幫助下，曾先后開發(fā)研制了圖書、檔案、財務等管理軟件，用于各項管理工作，受到上級領導的肯定，有兩項曾獲文化部科技進步獎。近年來，院領導更