合同管理流程最終.docx

青島偉東置業(yè)集團合同管理流程1、目的1.1 為規(guī)范公司合同的管理，防范與控制合同風險，有效維護公司的合法權(quán)益，指導(dǎo)各地區(qū)公司完善合同管理流程，從而保證合同規(guī)范管理，根據(jù)青島偉東置業(yè)集團合同管理辦法制定本流程。2、適用范圍2.1 本管理流程適用于集團公司及所屬分子公司，不屬本流程范圍的項目，總部根據(jù)實際情況確定其具體辦法。3、工作流程3.1合同文本的編制3.1.1標準合同文本的編制3.1.1.1 集團成本控制中心合同主管負責組織編制、修訂標準合同文本，標準合同文本組成應(yīng)包括合同文本、報價清單附表、廉潔合作協(xié)議書，工程類的還包括關(guān)于設(shè)計變更、現(xiàn)場簽證的協(xié)議、工程質(zhì)量保修書等，其中廉潔合作協(xié)議書，工程類的還包括關(guān)于設(shè)計變更、現(xiàn)場簽證的協(xié)議、工程質(zhì)量保修協(xié)議書為固定文本，初步擬制標準文本后，填寫標準合同文本審批表，報分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交業(yè)務(wù)部門、成本控制中心、財務(wù)管理中心、集團法務(wù)主管進行審核會簽；（審核過程中各部門權(quán)責，見合同草擬、會簽各部門的審核/審批職責和權(quán)限），由業(yè)務(wù)職能中心分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.1.1.2 標準合同審核部門收到標準合同文本及標準合同文本審批表2個工作日內(nèi)必須提出審核意見；審核會簽時，各相關(guān)部門對相關(guān)條款與成本控制中心合同主管進行充分溝通，確認無誤后由合同主管把審批后的標準合同錄入標準合同庫。3.1.1.3標準合同文本由成本控制中心公布使用，并備案存檔。3.1.14 根據(jù)合同履行情況、政府法規(guī)政策調(diào)整、案例分析等結(jié)論，應(yīng)持續(xù)及時修改標準合同文本。3.1.1.5標準文本僅作為參考，隨著業(yè)務(wù)的特點，應(yīng)進行具體的修訂和調(diào)整3.1.1.6 集團集團法務(wù)主管負責公司標準合同法律事務(wù)的審核，對各標準合同的編制、修訂進行動態(tài)監(jiān)督管理，對標準合同的建立進行實時指導(dǎo)。3.1.2非標準合同文本的編制3.1.2.1 政策類或國家格式化合同執(zhí)行標準格式合同，由成本控制中心合同主管會同業(yè)務(wù)部門及相關(guān)部門按要求對合同內(nèi)容完成填寫。3.1.2.2 壟斷行業(yè)或行業(yè)獨立性強的合同，由成本控制中心合同主管會同業(yè)務(wù)部門及相關(guān)部門按要求對合同內(nèi)容完成編制。3.1.2.3 非標準合同文本編制過程，均要求集團法務(wù)主管進行審核確認，其中凡大型或重要合同的，必要時，須由法律事務(wù)顧問機構(gòu)參與審核，審核后合同按會簽流程通過ERP流程進行會簽。3.2合同計劃3.2.1各業(yè)務(wù)部門根據(jù)各項目工程開發(fā)情況，編制項目開發(fā)合同需求計劃，于計劃年前12月5日前提交成本控制中心，由成本控制中心合同主管負責核實、匯總并編制集團項目開發(fā)合同簽訂計劃，報集團審核。3.2.2 各業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際情況編制月度合同需求計劃，計劃上月25日前提交成本控制中心，由成本控制中心合同主管負責核實、匯總。3.2.3業(yè)務(wù)部門按計劃進行招標及免招標流程，當發(fā)生變動時，應(yīng)于招標前7天提出合同需求計劃變更，報成本控制中心合同主管，由合同主管調(diào)整合同簽訂計劃。3.3單項合同簽訂和執(zhí)行3.3.1成本控制中心合同主管根據(jù)提報需求確定標準合同模板；政策類或國家格式化合同由合同主管會同業(yè)務(wù)部門按實際要求填寫。3.3.2合同主管會同各相關(guān)部門完成合同內(nèi)容填寫，內(nèi)容包括合同范圍、工程量、付款方式、結(jié)算方式、技術(shù)標準、職責、違約責任等（合同填寫過程中各部門權(quán)責，見合同草擬、會簽各部門的審核/審批職責和權(quán)限），各部門在收到合同模板2個工作日內(nèi)必須完成合同內(nèi)容的填寫，以文件形式返回合同主管，完成標準合同草擬；國家格式化合同由合同主管會同業(yè)務(wù)部門按實際要求填寫；必要時通過會議確定內(nèi)容，合同主管在2個工作日內(nèi)整理、匯總后交業(yè)務(wù)部門作為招投標或免招標的合同依據(jù)。3.3.3屬招投標類合同的，標準合同必須作為招標文件的合同文本，屬免招標類合同的，標準合同必須作為合同約談的依據(jù)。3.3.4合作方必須按照各類相應(yīng)的供應(yīng)商選擇管理流程的規(guī)定來選擇。3.3.5 政府行為、行業(yè)壟斷的合作方可由直接約談競價后，按本程序簽訂合同。3.4合同約談3.4.1訂立合同前須進行合同約談，由成本控制中心會同相關(guān)部門（必要時可邀集團有關(guān)部門共同參與）組成合同談判小組，共同參與合同簽訂的調(diào)研、定價、談判；未經(jīng)合同談判小組參與訂立的重要合同，合同為無效合同，發(fā)生問題由業(yè)務(wù)部門負責；集團法務(wù)主管對合同約談實行監(jiān)督與指導(dǎo)； 3.4.1.1必要時，成本控制中心合同主管應(yīng)在談判前對合同約談對象的以下資質(zhì)進行復(fù)核：1) 對方當事人主體資格審查：包括：企業(yè)名稱、性質(zhì)、地址、營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、注冊資金以及依法應(yīng)當辦理的行政許可證。2) 對方當事人資信情況及履約能力審查。包括：資產(chǎn)負債、技術(shù)設(shè)備、 產(chǎn)品質(zhì)量、商業(yè)信譽等。3) 屬對方當事人委托代理人簽訂合同的，經(jīng)辦人必須要求對方代理人出具有對方法定代表人簽字并蓋公章的書面授權(quán)委托書，同時要對授權(quán)的具體內(nèi)容和授權(quán)期限進行審核，以防委托代理人越權(quán)簽訂合同。4) 對于重大合同應(yīng)進行實地考察。3.4.1.2合同約談前，需就以下談判準備事項進行安排：1) 確定談判的目標；2) 確定必要時可作出的讓步；3) 確定我方及對方的實際需求（或目標）和強制（或約束）條件；4) 準備初步的談判日程及談判內(nèi)容的先后次序；3.4.1.3合同談判小組與談判單位進行約談，填寫形成約談記錄，經(jīng)雙方簽字后的約談記錄將作為合同組成部分。3.4.2合同談判小組應(yīng)包括業(yè)務(wù)部門負責人、各專業(yè)人員、成本負責人、合同主管等，合同談判需至少2個部門以上的人員參加，凡遇重大合同集團法務(wù)主管應(yīng)參與合同約談，并對約談過程及結(jié)果實行監(jiān)督及指導(dǎo)。3.4.1.4合同主管整理談判資料及結(jié)論，并及時進行備案。3.5資料提供3.5.1 招標確定合同的，由招標業(yè)務(wù)部門在開標后2個工作日內(nèi)向成本控制中心合同主管提供招投標相關(guān)資料及審批結(jié)果（包括招標文件、投標文件、紀要與承諾、合同擬簽訂對象的資信情況、評標報告、審批結(jié)果等）。3.5.2 免招標確定合同的，由業(yè)務(wù)部門在合同約談前2個工作日向成本控制中心合同主管提供合同擬簽訂對象的資信情況、經(jīng)審批通過的免于招標、供方選擇申請書等。3.5.3 合同主管應(yīng)對相關(guān)資料進行審核，因資料不齊全或與實事發(fā)生不符的，應(yīng)不予以處理，并根據(jù)實際情況向公司匯報。3.6合同會簽和審核3.6.1合同按會簽流程通過ERP流程進行會簽。青島區(qū)域公司工程類（工程、材料）合同由成本控制中心項目管理人員或?qū)I(yè)人員發(fā)起會簽，并負責制單、上傳，非工程類合同由合同執(zhí)行單位發(fā)起會簽，并負責制單、上傳；其他區(qū)域公司暫由其他區(qū)域公司人員發(fā)起會簽。會簽部門收到會簽申請2個工作日內(nèi)必須提出會簽意見。3.6.2各會簽人應(yīng)在各自的職權(quán)范圍內(nèi)對合同提出合理修改意見，并同成本控制中心或業(yè)務(wù)部門進行充分溝通，成本控制中心合同主管根據(jù)修改意見整理出最終的合同文本。3.6.3如會簽部門對合同提出修改意見，必須重新履行以上流程，組織與供應(yīng)商的約談，必要時各意見提出部門均應(yīng)參加約談，雙方取得一致后進行修改。3.7合同審批和簽署3.7.1 會簽后的合同按照集團合同會簽流程提報進行審批。3.7.2合同主管負責跟蹤相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)在審批時提出相關(guān)調(diào)整修改意見的落實情況，并在合同蓋章前作條款終審。3.7.3 青島區(qū)域公司的合同由合同主管負責合同生效，其他區(qū)域公司暫由其他區(qū)域公司人員負責合同生效（合同蓋章后，合同原件須寄存3份交集團備案）。3.7.4.3 合同一般應(yīng)由雙方同時簽字蓋章；不能同時簽字蓋章的，應(yīng)避免我方先行簽字蓋章；對方簽字蓋章應(yīng)在我方報批審核程序結(jié)束之后進行合同內(nèi)容在一頁以上的，應(yīng)在每頁加蓋騎縫章。3.7.4.4 法律、法規(guī)規(guī)定合同應(yīng)當辦理登記、備案的，經(jīng)辦人員應(yīng)當及時辦理有關(guān)手續(xù)。3.7.4.5 合同按公司規(guī)定統(tǒng)一編號，成本控制中心負責建立公司合同臺帳，并進行分發(fā)；原則上合同一式六份，甲方留存四份，乙方兩份，分別為合同原件和副本，其中合同原件由行政管理中心（正本）、成本控制中心（正本）、財務(wù)管理中心、業(yè)務(wù)部門各保存一份。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時在本部門的合同管理臺帳內(nèi)登記。3.7.4 合同執(zhí)行和監(jiān)督3.7.4.1 合同簽訂之后，業(yè)務(wù)部門負責合同的執(zhí)行，并根據(jù)實際履行情況在合同結(jié)算前填寫合同執(zhí)行情況表對整個合同執(zhí)行情況進行反饋，經(jīng)業(yè)務(wù)部門分管領(lǐng)導(dǎo)、成本管理人員審核、提出意見后，交合同主管審核，經(jīng)成本控制中心負責人、業(yè)務(wù)中心分管副總審核后，交財務(wù)管理中心作為結(jié)算付款的依據(jù)。3.7.4.2 合同簽訂之后，成本控制中心對合同的履約情況進行評估和監(jiān)督，除即時結(jié)清者外，成本控制中心合同主管根據(jù)合同內(nèi)容，應(yīng)填寫合同執(zhí)行跟蹤單，附合同交財務(wù)管理中心，應(yīng)以此作為履約付款審核；合同主管根據(jù)合同執(zhí)行情況表的內(nèi)容，補充進合同管理臺帳對過程進行更新及公示，并將關(guān)鍵數(shù)據(jù)作為的成本數(shù)據(jù)庫的依據(jù)。3.7.4.3 在合同當事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時，或者發(fā)生與合同有關(guān)的爭議時，業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員須及時向部門負責人報告，并請示主管領(lǐng)導(dǎo)，通知合同主管，由合同主管會同法務(wù)主管及相關(guān)部門，決定依法采取何種措施。3.7.4.4 合同履行過程中，需要對來往函件或者單據(jù)進行簽字的。3.7.4.5 合同履行過程中，對所有合同付款按相關(guān)流程執(zhí)執(zhí)行。3.8合同的變更與解除3.8.1 合同變更和解除的提出。3.8.2合同訂立后，因客觀條件發(fā)生變化，我方和對方均可可提出變更合同內(nèi)容或解除合同需求，并進行初步接觸溝通。3.8.3業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員應(yīng)會同成本控制中心相關(guān)人員及時提交部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核；如果審核不同意，則仍按原合同執(zhí)行。3.8.4 如果審核同意，則由業(yè)務(wù)部門會同成本控制中心相關(guān)人員填寫合同變更/解除審批表，提請審核；成本控制中心合同主管會同相關(guān)部門、財務(wù)管理中心、集團法務(wù)主管對變更的原因、影響進行論證，簽署相關(guān)意見。3.8.5 成本控制中心合同主管整理論證意見，按審批流程提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批；如果經(jīng)審批不同意，則仍按原合同執(zhí)行。3.8.6如果審批同意變更或解除合同后，成本控制中心合同主管會同相關(guān)部門負責后續(xù)事務(wù)辦理。3.8.7對于由對方提出變更或解除合同需求的，直接與對方重新簽署合同（或補充協(xié)議）或解除原合同；3.8.8對于我方提出變更或解除合同需求的，還需與對方商洽，如多次商洽無法達成共識，則停止變更或解除，仍按原合同執(zhí)行；如果對方同意，則與對方重新簽署合同（或補充協(xié)議）或解除原合同。3.9合同糾紛的解決3.9.1 合同履行過程中如與對方當事人發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按合同的約定、法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定妥善處理。發(fā)生合同糾紛后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時上報公司成本控制中心合同主管，由合同主管應(yīng)會同集團法務(wù)主管以及相關(guān)部門認真應(yīng)對、處理，法務(wù)主管作出處理意見，同時向集團作出匯報。3.9.1 合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時，應(yīng)按照實事求是的原則，平等協(xié)商解決。3.9.2 合同雙方在一定期限（一般為一個月）內(nèi)無法就糾紛的處理達成一致意思或?qū)Ψ疆斒氯藷o意協(xié)商解決的，成本控制中心合同主管應(yīng)會同集團法務(wù)主管進行商議，擬定處理意見，經(jīng)相關(guān)部門會簽，并及時書面報告公司執(zhí)行總裁、總裁批準。3.9.3 公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當事人起訴的，合同主管應(yīng)及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關(guān)證據(jù)報集團法務(wù)主管備案，同時向集團作出書面匯報。4、合同草擬、會簽各部門的審核/審批職責和權(quán)限4.1 工程類合同的業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)在合同評審及合同填寫過程中，應(yīng)首先對簽訂合同的可行性負責，再針對不同的合同對合同范圍、技術(shù)指標、技術(shù)施工風險控制、施工工期、工序、質(zhì)量要求、驗收標準、采購材料設(shè)備的技術(shù)指標、規(guī)格型號、材質(zhì)、質(zhì)量和驗收標準等負責。4.2 非工程類合同的業(yè)務(wù)部門（行政管理中心、投資開發(fā)中心、營銷資產(chǎn)中心、產(chǎn)品研發(fā)中心、成本控制中心、財務(wù)管理中心等）經(jīng)辦人、部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)在合同評審及合同填寫過程,應(yīng)首先對簽訂合同的可行性負責，再對合同涉及的合同范圍、技術(shù)指標、工藝要求負責。4.3 產(chǎn)品研發(fā)中心：負責合同中對所有涉及工程、材料采購、營銷等設(shè)計方案、設(shè)計效果、技術(shù)標準、技術(shù)指標等審核。4.4 成本控制中心：負責合同管理工作，對合同簽訂、執(zhí)行監(jiān)督過程負責；負責對所有涉及經(jīng)濟條款等相關(guān)業(yè)務(wù)進行預(yù)算審核，即對經(jīng)濟合同中工程量、單價、總金額及付款方式進行審核并承擔責任。 4.5 財務(wù)管理中心：審核合同時應(yīng)根據(jù)公司財務(wù)管理制度和資金預(yù)決算狀況對合同草稿中涉及資金支付和稅費問題進行審核；財務(wù)工作人員應(yīng)嚴格按照公司流程及合同中約定的付款條款支付價款。4.6 集團法務(wù)主管：合同管理工作的協(xié)助、審查部門，負責公司合同中法律條款的審核，負責解決合同糾紛，以及對合同管理各環(huán)節(jié)進行動態(tài)監(jiān)督管理，并進行實時指導(dǎo)。5、相關(guān)支持文件及表格5.1 支持表格標準合同文本審批表免于招標、供方選擇申請書約談記錄合同執(zhí)行跟蹤單，合同執(zhí)行情況表合同變更/解除審批表6、本管理流程僅適用于集團公司及所屬分子公司。7、本流程由集團成本控制中心負責解釋。8、本流程自集團發(fā)布之日起施行。合同標準文件審批表 申請日期： 合同編號：合同名稱提出部門合同類型工程施工 材料設(shè)備 配套 零星工程 行政管理 工程咨詢 設(shè)計及咨詢 銷售及代理 融資 規(guī)劃拓展 客服物業(yè) 其他類范圍內(nèi)容會簽審批意見合同主管分管領(lǐng)導(dǎo)發(fā)起會簽日期審核審批意見業(yè)務(wù)部門負責人日期：產(chǎn)品研發(fā)中心日期：成本控制中心日期：財務(wù)管理中心日期：法務(wù)主管日期：業(yè)務(wù)職能中心分管領(lǐng)導(dǎo) 日期：備注申請部門：經(jīng)辦人：申請時間：申請免招標情況說明：業(yè)務(wù)部門 負責人：業(yè)務(wù)職能中心分管領(lǐng)導(dǎo)：評標小組成員：審計總監(jiān)：總裁：執(zhí)行總裁：免于招標、供方選擇申請書注：1、該表適應(yīng)于免招標程序的供方選擇方式。2、該表流轉(zhuǎn)完畢后統(tǒng)一由業(yè)務(wù)部門存檔，留復(fù)印件交合同主管作為合同簽訂的依據(jù)。3、附約談記錄作為合同上傳的附件。約 談 記 錄約談項目約談單位約談時間地點參加人員我方： 對方： 技術(shù)約談內(nèi)容記錄 記錄人商務(wù)約談內(nèi)容記錄 記錄人約談結(jié)果參與人員會簽我方對方注：1、該表由合同主管組織填寫，并作為合同簽訂的依據(jù)。2、附評標報告、免于招標、供方選擇申請書作為合同上傳的附件。合同執(zhí)行跟蹤單 編號： -合同名稱 合同編號合同對方 合同執(zhí)行部門 1. 合同內(nèi)容：2. 合同價款： 暫定價（） 包死價（）固定單價（）： 萬元（大寫 ）3. 合同期限： 年 月 日- 年 月 日4. 撥款方式： 5. 其他事項：本欄簽發(fā)部門成本控制中心經(jīng)辦人負責人簽發(fā)日期合同最終結(jié)算值： 仟 佰 拾 萬 仟 佰 拾 元 角 分 （￥ ）經(jīng)辦人： 負責人： 年 月 日合同執(zhí)行階段的付款情況合同撥付階段合同執(zhí)行部門財務(wù)部門申請人申請付款金額財務(wù)實付金額付款經(jīng)辦人付款日期累計付款金額備注：注：1、本合同跟蹤單由合同執(zhí)行部門負責保管，每次請款隨費用審批單上報2、財務(wù)部撥款后，將跟蹤單返回合同執(zhí)行部門