國際船代操作流程.doc

業(yè)務(wù)流程圖：委托方-電傳.電報(bào).信函等-委托方-船務(wù)公司受理-復(fù)函代理確認(rèn)-致電船長-通告港口.海關(guān).海事.邊防.檢疫.裝卸公司.商檢等業(yè)務(wù)主管部門及貨主船舶抵港派員登輪洽談-提出實(shí)施方案-委托實(shí)施-自行驗(yàn)收-遞交船方（或船東）-驗(yàn)收簽字-向委托方收取費(fèi)用。 一.商務(wù)商務(wù)人員負(fù)責(zé)船舶航次代理中港口使費(fèi).備用金的報(bào)價(jià).索要；所代理船舶的各種貨運(yùn)單證以及統(tǒng)計(jì)工作。1 收到委托方地船舶代理委托后，對其委托進(jìn)行審核，包括船舶規(guī)范，來港任務(wù)，和約主要條款，來港，去港，以及預(yù)抵時(shí)間等，確認(rèn)無誤后，接收委托書。2 商務(wù)報(bào)價(jià)：(1) 船舶使費(fèi)報(bào)價(jià)主要項(xiàng)目包括：港務(wù)費(fèi).拖輪費(fèi).檢驗(yàn)檢疫費(fèi).系解纜費(fèi).停泊費(fèi).交通通訊費(fèi).雜費(fèi).代理費(fèi).等等。因業(yè)務(wù)需要還可能產(chǎn)生如下費(fèi)用：租船費(fèi)（出海檢疫）.移泊費(fèi).困難作業(yè)費(fèi).護(hù)航費(fèi)（船長超過250米/載貨超過80000噸/載運(yùn)一級危險(xiǎn)品）.為油欄費(fèi)（危險(xiǎn)品船）.理貨費(fèi)等。(2) 船東保護(hù)代理報(bào)價(jià)主要項(xiàng)目：A 換船員：食宿費(fèi).簽證費(fèi).交通費(fèi).邊防費(fèi).代理費(fèi)等B 上備件：交通費(fèi).租船費(fèi).報(bào)關(guān).報(bào)檢費(fèi).倉儲(chǔ)費(fèi).代理費(fèi)等C 加淡水：淡水費(fèi).加水勞務(wù)費(fèi)等3. 催收備用金：發(fā)送報(bào)價(jià)單并得到委托方無異議后確認(rèn)后，立即將公司FULL STYLE發(fā)送至委托方，根據(jù)確認(rèn)金額催收備用金。4. 搜集.整理.核對引航站.理貨公司.裝卸公司.拖輪公司.檢疫站.等送來的費(fèi)用單，將其逐航次歸納。5. 待費(fèi)用到齊，制作單航次航次結(jié)賬單一式三份，一份連同費(fèi)用單裝訂成本寄給委托方結(jié)算，一份與費(fèi)用單復(fù)印件裝訂成本，作為航次結(jié)算檔案，一份留存?zhèn)洳?。船舶離港后，30天內(nèi)把航次結(jié)算單制作完畢，費(fèi)用結(jié)算應(yīng)按照“多退少補(bǔ)”為原則。6. 負(fù)責(zé)公司合同和協(xié)議的管理。7. 負(fù)責(zé)印章.空白單證的管理二.計(jì)劃調(diào)度 負(fù)責(zé)公司所有船舶的動(dòng)態(tài)管理，負(fù)責(zé)日常值班電話及高頻電話的接聽，負(fù)責(zé)代理船舶的靠泊計(jì)劃工作，為船舶聯(lián)系補(bǔ)油.補(bǔ)水等工作。1. 迅速.詳細(xì)的書面答復(fù)船公司來電詢問的本港港口情況.費(fèi)率.裝卸率等情況。2. 委托關(guān)系確認(rèn)后，主動(dòng)與各有關(guān)方（包括船東.租家.發(fā)貨人.收貨人及貨代）聯(lián)系，了解各有關(guān)方的要求，并獲得船舶.貨物的資料。3. 與船舶取得聯(lián)系，及時(shí)將進(jìn)港指南傳真（電傳）至船舶，向船方了解預(yù)報(bào)（確報(bào)）抵港時(shí)間，抵港吃水等情況，并將傳真（電傳）保存于單船檔案袋中。4. 繕制進(jìn)港申報(bào)，根據(jù)港口習(xí)慣（日照港為船舶預(yù)抵7日內(nèi)/航程不足7日的在駛離上一港），將填妥地進(jìn)港申報(bào)分送海事局.檢疫局.海關(guān).邊防.港務(wù)局等有關(guān)方。（各部門所需單證：海事-進(jìn)港申報(bào)書.船舶規(guī)范；海關(guān)-進(jìn)港申報(bào)書.作業(yè)準(zhǔn)單；邊防-進(jìn)港申報(bào)書.船員名單.總申報(bào)單；衛(wèi)檢-進(jìn)港申報(bào)書.入境檢疫申報(bào)單）。5. 與貨主聯(lián)系，落實(shí)貨物性質(zhì)。如果是危險(xiǎn)品，協(xié)助內(nèi)勤繕制危險(xiǎn)品申報(bào)單，并向海事局申報(bào)。6. 及時(shí)將進(jìn)港申報(bào)書.進(jìn)出口艙單.提單.引航通知單.靠泊保證函等資料7. 落實(shí)所代理船舶的靠泊計(jì)劃后，及時(shí)通知各有關(guān)方，并將傳真（電傳）留存于單船檔案袋中。8. 保持與船舶.船東.貨主.貨代地聯(lián)系，船舶靠泊計(jì)劃落實(shí)后，立即通知各有關(guān)方。9. 船舶靠泊前一個(gè)工作日內(nèi)，向外勤通報(bào)委托方及各有關(guān)方的要求及注意事項(xiàng)。10. 每日早9：00前將最新船舶動(dòng)態(tài)如預(yù)抵/預(yù)離時(shí)間.預(yù)完貨時(shí)間.開工頭數(shù).作業(yè)進(jìn)度等等報(bào)送更有關(guān)方。11. 電話.傳真.高頻聯(lián)系各有關(guān)方三.外勤 船務(wù)外勤是船舶代理公司為抵港船舶提供現(xiàn)場服務(wù)的第一線人員，是船務(wù)代理公司的主力，其業(yè)務(wù)素質(zhì)地高低，服務(wù)質(zhì)量地好壞，直接反映出船代公司的服務(wù)水平和是否具有競爭力。外勤負(fù)責(zé)登輪辦理船舶進(jìn)出口手續(xù)，協(xié)調(diào)落實(shí)船舶作業(yè)計(jì)劃，送遞有關(guān)單證，完成船方委托事項(xiàng)，掌握船舶作業(yè)進(jìn)度，繕制裝卸時(shí)間事實(shí)記錄等工作。1. 登輪準(zhǔn)備（1） 接到計(jì)劃調(diào)度轉(zhuǎn)交的單船工作記錄本，認(rèn)真仔細(xì)了解船舶規(guī)范，來港任務(wù)，委托關(guān)系合同主要條款，檢疫資格等。（2） 聯(lián)系計(jì)劃調(diào)度.綜合服務(wù)，了解各有關(guān)方委辦事項(xiàng)，收取船舶郵件，物品。（3） 聯(lián)系商務(wù)了解進(jìn)出口貨物單證情況及備貨情況，有關(guān)貨物單證預(yù)送海關(guān).作業(yè)公司及理貨公司（如需）。2. 登輪工作（1） 應(yīng)在船舶抵泊位前到達(dá)碼頭，協(xié)調(diào)碼頭.貨主.理貨.商檢.各聯(lián)檢部門與船方的關(guān)系。（2） 登輪時(shí)，須與船長核實(shí)如下信息，并在單船記錄本上做好記錄，同時(shí)電話通知值班調(diào)度。由值班調(diào)度向委托方第一時(shí)間發(fā)送船舶的靠泊（離港）動(dòng)態(tài)報(bào)。 A 船舶抵港情況記錄 B 船長臨時(shí)委辦地其他事項(xiàng) C 向船方索取相關(guān)聯(lián)檢單證，并檢查其準(zhǔn)確性。如裝貨，將裝貨清單遞交船長（大副），如卸貨，將正本艙單從船上取下，叫內(nèi)勤。 D 與船長共同簽署裝卸準(zhǔn)備就緒通知書，一份交船長，一份傳送委托方，并留底。 E 辦理船舶噸稅申請手續(xù)，船長遞交的海事聲明簽證手續(xù)，安檢復(fù)查手續(xù)。 F 辦理船舶進(jìn)口手續(xù)。 G 正常情況下，每日至少登輪兩次與船方.碼頭核對裝（卸）貨進(jìn)度，報(bào)值班調(diào)度并轉(zhuǎn)各有關(guān)方。特殊情況，船方隨叫隨到。 H 裝卸作業(yè)結(jié)束，即與船長共同簽署裝卸事實(shí)記錄正本一式兩份，一份留船長，一份帶回轉(zhuǎn)委托方，并留底。 I 落實(shí)船舶離港情況，（存油水.開航水尺.預(yù)抵下港時(shí)間等），通報(bào)值班調(diào)度。 J 辦理船舶出口手續(xù)，洽值班調(diào)度聯(lián)系引水.拖輪。 K 船舶離港后，在第一時(shí)間內(nèi)通知值班調(diào)度，向委托方發(fā)送船舶離港報(bào)。 L 整理好裝卸準(zhǔn)備就緒通知書，裝卸事實(shí)記錄，整套貨運(yùn)單證，傳真給委托方，正本交內(nèi)勤（商務(wù)）寄給委托方。 M 填寫單船記錄，單船費(fèi)用通知單交內(nèi)勤（商務(wù)）。3.處理船舶應(yīng)急采購和零星采購。4.處理突發(fā)事件，協(xié)助做好綜合服務(wù)工作四.綜合綜合服務(wù)人員負(fù)責(zé)進(jìn)口.過境危險(xiǎn)品申報(bào)，負(fù)責(zé)遣返船員手續(xù)，提取免稅備件，并為來港船舶提供各類勞務(wù)服務(wù)，為船舶正常營運(yùn)提供必要保障。1. 負(fù)責(zé)進(jìn)口.過境危險(xiǎn)品的船舶載運(yùn)申報(bào)工作，將海事局批準(zhǔn)的進(jìn)口.過境船舶載運(yùn)危險(xiǎn)品申報(bào)單轉(zhuǎn)外勤，并通報(bào)計(jì)劃調(diào)度，值班調(diào)度。2. 船員遣返和船員就醫(yī)。3. 進(jìn)口免稅備件的供應(yīng)。4. 船務(wù)單船工作記錄本，單船記錄的填寫。單船工作記錄本和單船記錄是船務(wù)代理工作的紀(jì)錄.交接及歸檔憑證，船務(wù)部各崗位均應(yīng)在相應(yīng)處如實(shí)詳盡的填寫。5. 簽發(fā)出口提單。6. 簽發(fā)進(jìn)口船舶提貨單。7. 電子艙單的申報(bào)。8. 單船檔案的整理.裝訂.歸檔第一部分：船務(wù)計(jì)劃/調(diào)度主要業(yè)務(wù)1. 代理委托這是指國外或國內(nèi)的船公司或船舶經(jīng)營人以書面形式（電子郵件或傳真）委托船舶代理公司為其即將來港進(jìn)行貨物裝卸等辦理船舶進(jìn)出口業(yè)務(wù)的正式委托。委托函電的主要內(nèi)容包括：(以DAESHIN SHIPPING KR為例)1）要有委托方全稱及通訊聯(lián)系辦法- 包括公司名稱、電話、傳真、EMAIL地址等。這是為業(yè)務(wù)工作聯(lián)系所必需的。2）.要有明確“委托“的字樣，諸如APPOINT/APPOINTMENT;NOMINATE/NOMINATION等。如：SUBJECT- AGENT NOMINATION FOR MV PANAMAXMARS(V-0502)或：WE ARE PLEASED TO APPOINT YOUR GOOD COMPANY AS AGENT FOR MV XXXXXX3). 船舶規(guī)范4). 有關(guān)貨物情況包括- 船東、貨主（發(fā)貨人）、裝貨數(shù)量、裝港、卸港等5). 提單（B/L- BILL OF LADING）一般包括使用何種提單格式、在提單上加注、委簽提單申請、以及在裝貨完畢將提單清樣（DRAFT B/L）傳委托人，在獲得明確的書面確認(rèn)后才能將提單簽放給貨主。注：關(guān)于提單格式，一般大的船公司都有自己的專用格式，如日本第一中央、日本郵船、川崎汽船、中遠(yuǎn)等。沒有本公司專用格式的船公司一般使用CONGENBILL94 格式。也有使用 SEAWAY BILL或其他特殊格式的6). 船舶動(dòng)態(tài)（SHIPS ITINERARY）包括船舶何時(shí)抵、離某港。7). 給代理公司提出的一些要求或咨詢： 包括 港口、泊位、航道水深、吃水限制，裝卸設(shè)備、裝卸率、星期天/節(jié)假日是否工作、能否加油加水、供應(yīng)伙食、添加物料、更換船員以及備貨等。2. 確認(rèn)委托：收到船公司委托電后應(yīng)立即回電予以確認(rèn)。確認(rèn)電通常以傳真或電子郵件形式發(fā)出。內(nèi)容包括：1).報(bào)港口使費(fèi)預(yù)算（PRO-FORMA PORT DISBURSEMENT）,內(nèi)容包括：引水費(fèi)（PILOTAGE）、碼頭停泊費(fèi)（WHARFAGE.）、港務(wù)費(fèi)（HARBOUR DUES）、系解纜費(fèi)（MOORING/UNMOORING）、拖輪費(fèi)（TOWAGE FEE）、護(hù)航費(fèi)（ESCORT FEE）、代理費(fèi)（AGENCY FEE）、檢疫費(fèi)（QUARANTINE FEE）、壓艙水消毒費(fèi)（DISINFECTION OF BALLAST WATER）、雜費(fèi)（SUNDRIES）、通訊費(fèi)（COMMUNICATIONS）、噸稅（TONNAGE DUES）等。2).告知本公司全稱、地址、通訊聯(lián)絡(luò)方式及銀行帳號（美圓或人民幣），以便對方匯款。3).回復(fù)對方咨詢或要求（見上）。3.辦理國際航行船舶進(jìn)口申請書（俗稱掛號單）接受委托，在船舶資料齊備后即可辦理船舶進(jìn)口申請書，在海事局批準(zhǔn)后，分別呈送海關(guān)、邊防、檢驗(yàn)檢疫、港口業(yè)務(wù)處、貨主等單位。4.辦理超限制船舶申請黃驊港海事局對長寬超過226米/32.2米的船舶需事先經(jīng)引水同意后方可辦理進(jìn)口申請。進(jìn)口申請格式如后。今后隨著黃驊港航道加深，這種限制自然就會(huì)取消了。5.索要國際航行船舶保安信息申報(bào)表所需證書資料這些資料主要包括：ISSC(INETERNATIONAL SHIP SECURITYCERTIFICATE.國際船舶安全證書）；DOC(DOCUMENT OF COMPLIANCE. 符合證書)；SMC(SAFETY MANAGEMENT CERTIFICATE. 安全管理證書)。此外，還有衛(wèi)檢所需的：免予除鼠證書（DERATTING EXEMPTION CERT.）; 衛(wèi)生證書（SANITARY INSPECTION CERT.）; 前兩周的掛港記錄（VOYAGE MEMO OR PORTS OF CALL FOR LAST TWO WEEKS）6.繕制出口載貨清單（EXPORT MANIFEST）和裝貨單（LOADING LIST）（予錄艙單）在接貨主下貨紙（SHIPPING ORDER）后繕制出口載貨清單若干份，主要是報(bào)海關(guān)1份，代理留底1-2份。根據(jù)下貨紙或出口艙單若干份，給船方一份做為繪制船圖（STOWAGE PLAN OR PRE-STOWAGE PLAN）的依據(jù)。船方交出船圖后（一般由大副作），代理再轉(zhuǎn)交港口生產(chǎn)調(diào)度部門及貨主。（以船圖為例）注：在黃驊港，船舶抵港后代理必需清楚了解船上壓艙水情況，船舶代理論壇包括在何地裝載、壓艙水?dāng)?shù)量及排水時(shí)間。壓艙水?dāng)?shù)量及排水時(shí)間與裝貨有關(guān)。而裝載地則與衛(wèi)檢決定是否消毒有關(guān)，如來自疫區(qū)，則需對壓艙水進(jìn)行消毒，并根據(jù)數(shù)量收取消毒費(fèi)。7.接聽電話、收發(fā)傳真、處理電子郵件這是代理計(jì)劃或調(diào)度日常的大量工作。隨著因特網(wǎng)的普及應(yīng)用，為我們與國內(nèi)外船公司之間業(yè)務(wù)聯(lián)系提供了極大的便利。所以對于電子郵件必需及時(shí)、準(zhǔn)確予以處理，以便在我們的客戶中樹立優(yōu)質(zhì)服務(wù)的形象。8.有關(guān)船舶動(dòng)態(tài)的業(yè)務(wù)工作從船東委托代理到我方確認(rèn)，從船舶抵港下錨、靠泊、開始裝卸、結(jié)束裝卸到開航，整個(gè)船舶的動(dòng)態(tài)委托方均十分關(guān)注。一般來講，從委托到靠泊前，其關(guān)注重點(diǎn)在貨物是否備妥、船舶排隊(duì)等泊情況（LINE-UP）、何時(shí)能靠泊等。這時(shí)代理計(jì)劃或調(diào)度的工作就是將每天港口安排的靠泊計(jì)劃以及備貨等情況告知委托方（以LINE-UP形式）。對于船舶抵港到開航這段時(shí)間的動(dòng)態(tài)，主要通過抵、靠、離三電告知委托方。對于某些單項(xiàng)事情的委托、咨詢大多以電話或電 子郵件予以及時(shí)處理，比如安排船長借支、船員遣返就醫(yī)、安排 航修等。三電的主要內(nèi)容包括：a. 抵電= 主要內(nèi)容有 船舶抵港下錨時(shí)間，存油存水，抵港吃水，備貨情況，ETB/ETCD，等b. 靠電= 主要內(nèi)容有 靠泊時(shí)間，裝卸開始時(shí)間，ETCD 等。離電= 主要美容有 開航時(shí)間，裝貨量，離港吃水，離港存油水，以及予抵下一港的時(shí)間等。9).有關(guān)船舶貨運(yùn)文件（單證）的處理船舶貨運(yùn)文件主要包括：提單（BILL OF LADING）,進(jìn)出口艙單（IM/EXP MANIFEST）,通知書（NOTICE OF READINESS）,裝卸時(shí)間事實(shí)記錄/時(shí)間表（STATEMENT OF FACTS/TIME SHEET）,貨物積載圖/船圖（STOWAGE PLAN）。以上文件必須在船舶開航后盡快傳送給委托方，供對方在卸貨港辦理報(bào)關(guān)和提貨手續(xù)。出口流程 1、出口船檔文件的建立： 船舶接受定艙前，建立出口船檔文件，內(nèi)容：船名、航次、預(yù)計(jì)離港日期。 2、場站收據(jù)膳制： 場站收據(jù)(共計(jì)11聯(lián))由發(fā)貨人或其委托的一級貨代膳制。 訂艙： 出口科審核場站收據(jù)，如可以接受定艙，在場站收據(jù)的第五、六、七、八聯(lián)上蓋單證專用章，第二聯(lián)留底，其余的退還訂艙人。 箱管部門提箱人提供的場站收據(jù)第五聯(lián)及提箱申請書，簽發(fā)出口集裝箱設(shè)備交接單。提箱人憑出口設(shè)備交接單向集裝空箱堆場提取出口用的空箱。 3、裝箱、蓋進(jìn)場章： 裝箱可能在場站或發(fā)貨人工廠/倉庫，裝箱后應(yīng)制作裝箱單。 貨物裝箱后，應(yīng)對集裝箱施鉛封，并箱號、鉛封好、發(fā)貨件數(shù)填入場站收據(jù)6、7、8聯(lián)中。 出口重箱拖入海關(guān)監(jiān)管的碼頭/場站后，碼頭/場站在場站收據(jù)6聯(lián)上蓋進(jìn)場章和填寫日期。 4、膳制預(yù)配清單： 接受訂艙后，根據(jù)場站收據(jù)的內(nèi)容制作集裝箱預(yù)配清單，按與碼頭/船公司商的時(shí)間開航前送碼頭等有關(guān)單位，以便碼頭安排船舶配載。 5、接受裝箱單： 訂艙人