《招商大會(huì)方案》PPT課件.ppt

招商大會(huì)策劃方案,TVShopping,招商大會(huì)運(yùn)籌期,目錄,CONTENTS,招商大會(huì)運(yùn)作期,招商大會(huì)結(jié)束期,招商大會(huì)運(yùn)籌期,運(yùn)籌期要求,一、招商大會(huì)信息發(fā)布二、會(huì)場的選定三、會(huì)場的布置四、參會(huì)住宿及就餐五、會(huì)議資料及禮品的發(fā)放六、會(huì)議物資的籌備七、人員分組與協(xié)調(diào)八、會(huì)議議程的審定與演練九、會(huì)前動(dòng)員及各小組工作流程演練,招商大會(huì)運(yùn)作期,運(yùn)作期要求,一、會(huì)務(wù)組的工作要求二、登記組的工作要求三、接站組的工作要求四、會(huì)場組的工作要求五、后勤組的工作要求六、業(yè)務(wù)、溝通組的工作要求七、主持人的工作要求八、公司留守人員工作要求九、用餐時(shí)注意事項(xiàng)十、突發(fā)事件及客戶投訴的處理,招商大會(huì)結(jié)束期,結(jié)束期要求,一、招商大會(huì)結(jié)束來賓的撤離與返程安排二、會(huì)務(wù)組撤離酒店注意事項(xiàng),招商大會(huì)運(yùn)籌期,招商大會(huì)信息發(fā)布,1、發(fā)布時(shí)間：發(fā)布時(shí)間擬定在招商會(huì)前20天左右，要做到供應(yīng)商信息后我們有充分的時(shí)間把資料寄去并電話進(jìn)行解釋、邀約和其有充分的準(zhǔn)備時(shí)間參加招商會(huì)議。2、發(fā)布內(nèi)容：突出優(yōu)勢和重點(diǎn)，言簡意賅，有限的空間說清楚有限的訴求，何年何月何地參加什么樣的一個(gè)會(huì)議，來參加有何好處就足夠了。3、發(fā)布形式：通過電話、電子郵件、短信發(fā)送參會(huì)回執(zhí)單，收到回執(zhí)后通過特快專遞或傳真的方式將邀請(qǐng)函發(fā)出。4、注意事項(xiàng)：發(fā)布內(nèi)容一定要反復(fù)校對(duì)，以免出錯(cuò)；參會(huì)回執(zhí)單設(shè)計(jì)要科學(xué)合理，能清晰明了的看懂并填寫，回執(zhí)單回收要采取跟蹤制度。邀請(qǐng)函版面一定要選擇效果好的版面，招商內(nèi)容主題突出，一目了然；咨詢電話至少留兩部以上，確保每位參會(huì)人員能充分了解招商大會(huì)內(nèi)容。,招商大會(huì)運(yùn)籌期,招商大會(huì)會(huì)場選定,1、交通便利：；2、在當(dāng)?shù)乇容^知名：3、具備同時(shí)開會(huì)、住宿、就餐的條件：,招商大會(huì)運(yùn)籌期,招商大會(huì)會(huì)場布置,1、交通便利：；2、在當(dāng)?shù)乇容^知名：3、具備同時(shí)開會(huì)、住宿、就餐的條件：,招商大會(huì)運(yùn)籌期,參會(huì)住宿及就餐,1、住宿要求：以雙人標(biāo)間為主，無噪音，會(huì)務(wù)組安排在樓層首間或便于查找的位置，根據(jù)到會(huì)數(shù)最好給會(huì)務(wù)組安排四個(gè)房間，便于溝通；與酒店樓層或總臺(tái)服務(wù)人員事選溝通好會(huì)議期間幾點(diǎn)定時(shí)拔打叫醒提示電話/用餐電話/會(huì)前通知；避免分散住宿，所有房間要集中安排；提前將房間鑰匙領(lǐng)取至?xí)?wù)組，來賓到會(huì)務(wù)組登記后領(lǐng)取房間鑰匙。2、就餐要求：就餐環(huán)境清潔衛(wèi)生，能滿足參會(huì)人員同時(shí)用餐的需求，每張餐桌是有餐桌號(hào)，便于分組后確認(rèn)。就餐按酒店標(biāo)準(zhǔn)適當(dāng)安排，原則是早餐、中餐自助，晚餐按10人臺(tái)計(jì)算，招商大會(huì)后答謝晚宴，菜可適當(dāng)增加，酒水以啤酒或紅酒為主。3、會(huì)場的費(fèi)用的結(jié)算：專人負(fù)責(zé)和一人簽字負(fù)責(zé)制，一定要和酒店負(fù)責(zé)人協(xié)商好，鑰匙各個(gè)參會(huì)的客人一定要交押金給會(huì)務(wù)組，便于管理,招商大會(huì)運(yùn)籌期,參會(huì)資料及禮品的發(fā)放,1、資料發(fā)放的種類：a、公司背景及組織結(jié)構(gòu)介紹b、公司形象VI宣傳資料c、公司優(yōu)勢及發(fā)展戰(zhàn)略介紹d、公司運(yùn)作流程資料e、招商手冊(cè)f、參會(huì)禮品2、資料發(fā)放的方式：到達(dá)會(huì)場后的憑個(gè)人資料至?xí)?wù)組接待中心領(lǐng)取；3、資料發(fā)放的注意事項(xiàng)：a、憑邀請(qǐng)函領(lǐng)取會(huì)議資料；b、根據(jù)參會(huì)回執(zhí)單預(yù)登記的公司資料及個(gè)人姓名領(lǐng)取會(huì)議資料；c、根據(jù)相關(guān)商品開發(fā)人員的確認(rèn)并留下詳細(xì)資料后領(lǐng)取會(huì)議資料；d、如有臨時(shí)到場的嘉賓，會(huì)務(wù)組長簽字領(lǐng)取會(huì)議資料；e、每套資料都應(yīng)附有選部的名片，以備聯(lián)系。f、會(huì)議資料的內(nèi)容準(zhǔn)備，儲(chǔ)備量是確定參會(huì)人員總和的150%,招商大會(huì)運(yùn)籌期,會(huì)議物資的籌備,1、會(huì)議物資的準(zhǔn)備：會(huì)議資料的內(nèi)容準(zhǔn)備，儲(chǔ)備量是確定參會(huì)人員總和的150%。A、來賓資料袋內(nèi)容：公司背景及組織結(jié)構(gòu)介紹、公司形象VI宣傳資料、公司優(yōu)勢及發(fā)展戰(zhàn)略介紹、公司運(yùn)作流程資料、招商手冊(cè)、參會(huì)禮品、筆記本、筆、代表證；B、會(huì)務(wù)組資料內(nèi)容：接站一覽表，來賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，訂票登記表，會(huì)務(wù)組成員通訊錄（人手一份），列車及航班時(shí)刻表；C、溝通組資料內(nèi)容：來賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，會(huì)務(wù)組成員通訊錄（人手一份）；D、常用物資：電腦、打印機(jī)、打印紙、微波爐、飲用水、飲水機(jī)、一次性水杯、照相機(jī)、電池、備用插座、便簽紙、裁紙刀、剪刀、膠帶紙（寬窄均備）、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆等等。,招商大會(huì)運(yùn)籌期,人員分組與協(xié)調(diào),1、分組的原則：分工和協(xié)調(diào)次序明白，首先是分工，完成自己份內(nèi)的工作任務(wù)，其次是配合其他組的需要2、分組的設(shè)置：A、總指揮：由公司老總或者副總擔(dān)任，主要是會(huì)議前期的組織、后期服務(wù)和總協(xié)調(diào)；B、副總指揮：這個(gè)崗位是最重要的，是執(zhí)行總指揮，負(fù)責(zé)左右細(xì)節(jié)的安排和處理，同時(shí)注重會(huì)議議程科目和時(shí)間安排，建議設(shè)置兩人；C、會(huì)務(wù)組組長：由行政部經(jīng)理擔(dān)任或者市場部經(jīng)理擔(dān)任，要求心態(tài)平和，熟悉各個(gè)3、注意事項(xiàng)：分工固定但所設(shè)人員可以穿插調(diào)整，做到人人有事做，事事有人做。盡量做到包干到人，科學(xué)分配，避免一件事幾次換人等重復(fù)用工現(xiàn)象。,招商大會(huì)運(yùn)籌期,會(huì)議議程的審定與演練,1、會(huì)議前10天確定已成內(nèi)所有致辭講話稿內(nèi)容，并由致辭人提供講稿；2、會(huì)議前10天完成所有會(huì)議用VCR的制作、審查、測試工作；3、會(huì)議前3天與會(huì)議致辭領(lǐng)導(dǎo)及人員再次確定時(shí)間，確定無其他沖突；4、會(huì)議前3天與會(huì)議嘉賓再次確定時(shí)間，確定無其他沖突；5、會(huì)議前3天與會(huì)議場地方再次確定時(shí)間，確定無其他沖突；6、會(huì)議前3天與會(huì)議所有主持人開會(huì)，再次溝通并確定會(huì)議流程；7、會(huì)議前1天將會(huì)議物資運(yùn)送至?xí)觯?、會(huì)議前1天對(duì)會(huì)議會(huì)場的各項(xiàng)布置工作進(jìn)行施工并完成測試；9、會(huì)議前1天要求所有工作人員到場進(jìn)行實(shí)地彩排；10、會(huì)議總指揮、副總指揮會(huì)議前1天完成對(duì)所有與會(huì)有關(guān)工作的檢查。,招商大會(huì)運(yùn)籌期,會(huì)前動(dòng)員及各小組工作流程演練,1、會(huì)前總動(dòng)員要讓每個(gè)與會(huì)員工了解整個(gè)會(huì)議的重要性，并把大家的心態(tài)調(diào)整到期最佳；2、會(huì)前的演練十分重要，通過模擬演練發(fā)現(xiàn)工作流程中的不足和人員分工是否合理，及時(shí)調(diào)整。3、所有工作人員進(jìn)入會(huì)場后應(yīng)統(tǒng)一著裝，配帶公司徽標(biāo)，注意整體形象；4、參會(huì)工作人員在會(huì)議期間盡量做到不吸煙，保持健康精品的行業(yè)形象，如遇特殊情況也應(yīng)避開公共場合，公共場合交流中注意文明用語；5、需要住在會(huì)場的工作人員在休息過后一定要將個(gè)人用品及床上用品收拾到位，保證給客戶提供舒適的溝通環(huán)境；6、注意公司形象，給會(huì)場留下好的映象，為下次合作提供基礎(chǔ)。,招商大會(huì)運(yùn)作期,會(huì)務(wù)組工作要求,1、確定會(huì)場后，會(huì)務(wù)組成員要熟悉會(huì)場環(huán)境及會(huì)場各部門主管，如：客房部、餐飲部、工程部、會(huì)議室等，保留聯(lián)系方式，各個(gè)組長每一個(gè)人一份，以備急時(shí)需要；2、會(huì)務(wù)組人員確定會(huì)務(wù)組房間后將會(huì)議物資全部放好并進(jìn)行登記，分類并標(biāo)注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如電腦、打印機(jī)、相機(jī)、等設(shè)備的妥善保管，責(zé)任到人，否則容易出現(xiàn)大家都不知道的結(jié)果，做好防盜、防潮、防水、防曬等工作，從進(jìn)駐會(huì)場至撤離會(huì)務(wù)組應(yīng)24小時(shí)有人在崗；3、了解會(huì)場所能提供的服務(wù)，如：接送車輛、叫醒報(bào)務(wù)、免費(fèi)早餐、市內(nèi)免費(fèi)電話等。并與服務(wù)部門詳細(xì)說明如何配合。如：接送車輛何時(shí)、何地、如何接送客人，叫醒服務(wù)的時(shí)間，方式，語氣等；,招商大會(huì)運(yùn)作期,會(huì)務(wù)組工作要求,4、如來賓需要特殊的服務(wù)如：長話、加餐、用餐時(shí)點(diǎn)酒點(diǎn)煙等要與前臺(tái)說明，來賓自己結(jié)算，會(huì)務(wù)組概不負(fù)責(zé)；5、會(huì)務(wù)組除安排日常接待辦公房間外還需安排用于專門與客戶溝通的房間；6、會(huì)務(wù)組房間內(nèi)要做到衛(wèi)生整潔，杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙，除休息和輪休人員外會(huì)務(wù)組成員不得在床上休息；7、來賓提出的合理建議或問題在第一時(shí)間解決，如果客戶提出的問題超標(biāo)，解決不了的向上級(jí)反映，不能隱瞞不報(bào)或越權(quán)處理；8、掌握所有會(huì)議信息及人員聯(lián)系方式，備注上通過何種方式得知的消息；9、如接站車輛途遇塞車，及時(shí)向來賓解釋，請(qǐng)其等候或自己打車趕往會(huì)場；10、做好有突發(fā)事件的心理準(zhǔn)備以及應(yīng)對(duì)策略和第一、第二責(zé)任人，如：來賓之間產(chǎn)生糾紛，有人在會(huì)議現(xiàn)場無理取鬧，競爭對(duì)手參與等。,招商大會(huì)運(yùn)作期,登記組工作要求,1、根據(jù)會(huì)場環(huán)境，制定統(tǒng)一的工作流程。2、登記處環(huán)境整潔，便于來賓登記，禁止擺放無關(guān)物品。3、與酒店前臺(tái)及客房部保持緊密聯(lián)系，及時(shí)了解入住信息，確?？腿说娜胱“才拧?、提前向前臺(tái)領(lǐng)取客房鑰匙，為來賓省去復(fù)雜的登記過程。5、收取房屋鑰匙押金，并轉(zhuǎn)交服務(wù)臺(tái)，防患以未然，同時(shí)也使客戶愛惜客房物品，避免最終由公司承擔(dān)的不必要的損失。,招商大會(huì)運(yùn)作期,接站組工作要求,1、詳細(xì)檢查接站所用物品：接站牌、接站人員一覽表等；2、接站組成員應(yīng)詳細(xì)了解所接對(duì)象，并有其移動(dòng)聯(lián)系方式；3、如出現(xiàn)晚點(diǎn)應(yīng)耐心等候，在無接任務(wù)時(shí)注意自行安排休息，但是要保證隨叫隨到，不能離會(huì)場和車站太遠(yuǎn)；4、接站司機(jī)應(yīng)隨時(shí)待命，合理安排行車路線，禁止出現(xiàn)飲酒和脫崗現(xiàn)象；5、接到來賓應(yīng)熱情主動(dòng)的協(xié)助其提行李，并將其送上車，如還需等其它來賓則向其說明；6、如遇塞車現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)向會(huì)務(wù)組反映情況；7、如休息或辦理其它事情將車鑰匙統(tǒng)一放在會(huì)務(wù)組；8、若客人要求外出游玩必須請(qǐng)示會(huì)務(wù)組，得到同意后方可出行；,招商大會(huì)運(yùn)作期,會(huì)場組工作要求,1、與會(huì)場服務(wù)員充分溝通，做到期雙方緊密合作。2、在會(huì)議開始前一小時(shí)進(jìn)入會(huì)場，檢測會(huì)場設(shè)備；3、選擇并預(yù)留攝像機(jī)位，盡量減少人員走動(dòng)對(duì)攝像效果的影響。4、由8-10人在會(huì)場入口處迎接來賓，引導(dǎo)來賓按桌牌就坐，如來賓中有熟人，可將其穿插安排在每排中間，幫助我方調(diào)節(jié)會(huì)議氣氛；6、來賓入席后由會(huì)場服務(wù)員提供茶水，但是一定要減少倒水的次數(shù)，頻繁倒水一是會(huì)擾亂會(huì)場秩序。8、為保證會(huì)議議程不受干擾，會(huì)議期間會(huì)場內(nèi)除攝像人員可以來回走動(dòng)外，其他人員盡量減少走動(dòng)。,招商大會(huì)運(yùn)作期,業(yè)務(wù)溝通組工作要求,1、在登記組將到會(huì)名單提供后，在第一時(shí)間內(nèi)將名單進(jìn)行分組。分組原則是將關(guān)系好的來賓分在一起，并在每桌安排一個(gè)我方工作人員，對(duì)有意向或是身份不明的來賓，可在其旁邊安排和我方關(guān)系較好的來賓去促進(jìn)；2、了解來賓的住宿房間位置，對(duì)目標(biāo)人進(jìn)行初步的交流，探訪；3、準(zhǔn)備VI手冊(cè)，運(yùn)營手冊(cè)，各種合同資料的準(zhǔn)備；4、會(huì)前將有意向來賓的情況進(jìn)行充分了解，如果有可能最好事前先溝通。5、溝通時(shí)要把握“探其所虛，供其所求”的原則，先傾聽，后判斷；6、對(duì)準(zhǔn)備簽約的來賓先重點(diǎn)突破，促其形成帶頭作用。,招商大會(huì)運(yùn)作期,主持人工作要求,1、主持人必須提前熟悉會(huì)場、會(huì)議主題、內(nèi)容等；2、會(huì)前先宣布會(huì)議程序和會(huì)議須知，并將注意事項(xiàng)進(jìn)行公布；3、擬定每位嘉賓的經(jīng)歷與職務(wù)簡介，當(dāng)嘉賓上臺(tái)前進(jìn)行介紹；4、致辭結(jié)束后用簡單的總結(jié)發(fā)動(dòng)來賓為嘉賓鼓掌；5、事先準(zhǔn)備好活躍會(huì)議期間的話題、活動(dòng)；6、主持人的煽動(dòng)性和會(huì)議的氣氛息息相關(guān)。,招商大會(huì)運(yùn)作期,公司留守人員工作要求,1、留守期間詳細(xì)接聽電話，并詳細(xì)記錄。2、如在留守期間有來賓或客人到公司參觀應(yīng)熱情接待，并說明招商會(huì)情況，如有需要通知會(huì)務(wù)組派車將客人接至?xí)觥?、留守期間注意防盜、防電等安全，嚴(yán)禁脫崗。4、用餐時(shí)可輪換，或叫餐上門。,招商大會(huì)運(yùn)作期,用餐期間注意事項(xiàng),1、會(huì)議用餐前一小時(shí)與餐廳負(fù)責(zé)人聯(lián)系，確定用餐量，并做好預(yù)備量；2、用餐前五分鐘安排員工召集休息來賓，并引導(dǎo)來賓就坐；3、如有特殊習(xí)慣或宗教信仰的來賓應(yīng)提前安排；4、對(duì)餐廳前臺(tái)人員說明，煙、酒、加餐等只能通過會(huì)務(wù)組專人進(jìn)行安排，客人如自行安排會(huì)務(wù)組概不負(fù)責(zé)。5、待來賓全部入座后員工填補(bǔ)到每桌的間隙，盡量不要出現(xiàn)員工扎堆用餐。6、會(huì)務(wù)組和登記組用餐執(zhí)行輪換制，并準(zhǔn)備些牛奶或點(diǎn)心充饑，確保工作人員充沛體力。,招商大會(huì)運(yùn)作期,突發(fā)事件及客戶投訴處理,1、制定突發(fā)事件處理預(yù)案，劃定責(zé)任人；2、如遇來賓酒后失態(tài)，來賓貴重物品丟失等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)尋找有關(guān)部門配合解決，盡量低調(diào)處理，不引起其它來賓的注意；3、如在工作中遇到來賓投訴，無論對(duì)錯(cuò)，先賠禮道歉，然后彌補(bǔ)，會(huì)后再追究過失問題。公司內(nèi)部的問題內(nèi)部解決，尤其是在會(huì)議結(jié)束以后；4、公司自己員工之間無論發(fā)生什么事情都不能當(dāng)著客戶的面互相拆臺(tái)，保持公司統(tǒng)一的對(duì)外形象。,招商大會(huì)結(jié)束期,會(huì)議結(jié)束后來賓的撤離與返程安排,1、根據(jù)客戶的需求，組織專人協(xié)助客戶完成相關(guān)的訂票工作；2、安排接站組在固定時(shí)間集中送客戶到達(dá)機(jī)場、火車站、汽車站等地；3、在客戶離開會(huì)場時(shí)，收集所有住宿客戶的房卡并退還客戶的住房押金；4、如遇客戶有本地逗留需求的，幫助客戶預(yù)定相關(guān)的酒店。,招商大會(huì)結(jié)束期,會(huì)務(wù)組撤離酒店注意事項(xiàng),會(huì)物組撤離賓館的時(shí)候，有幾個(gè)細(xì)節(jié)要注