會(huì)務(wù)管理規(guī)定(KY-GL-G-03-A)

武漢凱迪 綠色能源開(kāi)發(fā)運(yùn)營(yíng) 有限公司 Wuhan Kaidi Green Energy Development & Operation Co.Ltd 會(huì)務(wù)管理規(guī)定 （ 試行版 ） KY-GL-G-03-A 版 次 A/O 分發(fā)號(hào) 持有人 狀 態(tài) 受控 非受控 作廢 密 級(jí) 秘密 機(jī)密 絕密 編制 /日期 審核 /日期 批準(zhǔn) /日期 2008 年 8 月 日發(fā)布 2008 年 8 月 日 試行 目錄 1 目的 . 1 2 范圍 . 1 3 定義 . 1 4 職責(zé) . 1 5 程序 . 2 5.1 會(huì)議的申請(qǐng) . 3 5.2 會(huì)議計(jì)劃 . 3 5.3 會(huì)務(wù)工作 . 4 5.4 會(huì)議分類(lèi)及議事規(guī)則 . 4 5.5 會(huì)議決議的發(fā)布與執(zhí)行 . 8 5.6 會(huì)議注意事項(xiàng) . 8 5.7 會(huì)議管理流程圖 . 9 6 相關(guān)文件 . 9 7 記錄 . 9 會(huì)務(wù) 管理規(guī)定 版次： A/O 頁(yè)次： 1/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開(kāi)發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 1 目的 為規(guī)范公司運(yùn)行秩序，提高行政管理工作效率，研究、協(xié)調(diào)決定公司的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理中的重大問(wèn)題，確保董事會(huì)的決議和年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的貫徹和實(shí)現(xiàn)，保證會(huì)議決策的嚴(yán)肅性、時(shí)效性，特制定本規(guī)定。 2 范圍 2.1 適用于公司 內(nèi)部 及與公司相關(guān)會(huì)議的 管理。 2.2 公司 董事會(huì)、 遠(yuǎn)程電視電話(huà)會(huì)議不屬本規(guī)定管理范圍。 3 定義 本規(guī)定所指會(huì)議主要包括以下三類(lèi)： 3 1 公司級(jí)會(huì)議 ： 主要包括 高 管辦公會(huì)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng) 分析 會(huì)、 生產(chǎn)技術(shù)協(xié)調(diào) 會(huì)、全體員工會(huì)議、政府部門(mén)或外單位在我公司召開(kāi)的其他會(huì)議（如現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、報(bào)告會(huì)等）及重要客人來(lái)訪(fǎng)會(huì)議、公司高管臨時(shí)會(huì)議。 3 2 專(zhuān)題與專(zhuān)業(yè)會(huì)議：主要包括公司的技術(shù)與業(yè)務(wù)會(huì)議，如：經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析會(huì)、燃料專(zhuān)題工作會(huì)、 質(zhì)量分析會(huì)、安全 環(huán)保 工作會(huì)、質(zhì)量體系評(píng)審會(huì)、資金協(xié)調(diào)會(huì)、審查會(huì)、研討會(huì)、招標(biāo)會(huì) 、人力資源專(zhuān)題會(huì) 及其他專(zhuān)題會(huì)等。 3 3 部門(mén)會(huì)議：主要包括各部門(mén)召開(kāi)的部門(mén)例會(huì)。 4 職責(zé) 4 1 公司級(jí)會(huì)議由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)歸口管理，負(fù)責(zé)會(huì)議的組織安排，其他相關(guān)部門(mén)配合。 4 2 涉及多部門(mén)參加的專(zhuān)題與專(zhuān)業(yè)會(huì)議由會(huì)議召集部門(mén)負(fù)責(zé)組織安排，總經(jīng)理工作部協(xié)調(diào)配合。 4 3 部門(mén)會(huì)議由各部門(mén)負(fù)責(zé)人決定召開(kāi)并負(fù)責(zé)組織，會(huì)議期間的會(huì)務(wù)問(wèn)題自行解會(huì)務(wù) 管理規(guī)定 版次： A/O 頁(yè)次： 2/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開(kāi)發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 決。 5 程序 5 1 會(huì)議的申請(qǐng) 5.1.1 凡需邀請(qǐng)公司高管領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議的，應(yīng)向總經(jīng)理工作部提交擬請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)名單，由總經(jīng)理工作部征求公司領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)后，予以統(tǒng) 一安排并通知公司領(lǐng)導(dǎo)到會(huì)。 5.1.2 公司全體員工大會(huì)須報(bào)請(qǐng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，無(wú)特殊情況，不臨時(shí)召開(kāi)全公司性會(huì)議。 5.1.3 專(zhuān)題與專(zhuān)業(yè)會(huì)議、涉及多個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人參加的其它各種會(huì)議，須報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 5 2 會(huì)議計(jì)劃 5.2.1 公司提倡會(huì)議的計(jì)劃性，各項(xiàng)公司級(jí)工作例會(huì)按規(guī)定時(shí)間召開(kāi)，如遇特殊情況需調(diào)整， 須經(jīng)過(guò)會(huì)議主持人批準(zhǔn)， 總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)提前半天通知與會(huì)人員。 5.2.2 總經(jīng)理工作部已列入計(jì)劃的會(huì)議，如需改期，或遇特殊情況需安排新會(huì)議的，召集單位應(yīng)提前一天報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理工作部調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。各種臨 時(shí)性會(huì)議須由承辦部門(mén)負(fù)責(zé)提前半天通知與會(huì)人員。 5.2.3 對(duì)于準(zhǔn)備不充分、非緊急的臨時(shí)性、重復(fù)性或目的不明確的會(huì)議，總經(jīng)理工作部有權(quán)拒絕安排。 5.2.4 對(duì)于參加人員相同、內(nèi)容接近、時(shí)間相近的多個(gè)會(huì)議，總經(jīng)理工作部有權(quán)合并安排。 5.2.5 部門(mén)會(huì)議、臨時(shí)性會(huì)議必須服從公司統(tǒng)一安排，不應(yīng)該安排 與 公司例會(huì)務(wù) 管理規(guī)定 版次： A/O 頁(yè)次： 3/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開(kāi)發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 會(huì)同期召開(kāi)。 5 3 會(huì)務(wù)工作 5.3.1 為保證公司辦公會(huì)議的質(zhì)量 ， 公司執(zhí)行會(huì)議議題申報(bào)制度 ， 制 發(fā)辦公會(huì)議議題申報(bào)表 。 總經(jīng)理工作部對(duì)公司 辦公會(huì) 議的議題 每個(gè)季度 匯總一次， 根據(jù)提議人提出議題的數(shù)量和 質(zhì)量 作為 其考核 的指標(biāo)之一 。 5.3.2 公司級(jí)會(huì)議 由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)組織會(huì)務(wù)工作。包括擬定會(huì)議議程、發(fā)送會(huì)議通知、準(zhǔn)備會(huì)議資料，落實(shí)會(huì)務(wù)人員、布置會(huì)場(chǎng)等， 解決會(huì)議所需的鮮花、茶水、茶具、飲料、水果、橫幅、投影及攝影設(shè)備、紀(jì)念品等，安排攝影人員，安排酒店、食宿、交通車(chē)輛等。 5.3.3 涉及多部門(mén)參加的專(zhuān)題與專(zhuān)業(yè)性會(huì)議， 會(huì)議召集部門(mén)應(yīng)至少提前一天向總經(jīng)理工作部申請(qǐng)會(huì)議室和配套設(shè)施，并負(fù)責(zé)擬定會(huì)議議程、發(fā)送會(huì)議通知、準(zhǔn)備會(huì)議資料，落實(shí)會(huì)務(wù)人員、布置會(huì)場(chǎng)等。 5.3.4 列入公司級(jí)會(huì)議討論的議題，涉及部門(mén)應(yīng) 做好充分的準(zhǔn)備工作，就決策的議題背景，多個(gè)決策方案及其利弊分析、相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)等，提交必要資料。部門(mén)級(jí)會(huì)議或其它類(lèi)型會(huì)議，相關(guān)部門(mén)也要提前做好資料準(zhǔn)備工作。 5.3.5 全公司業(yè)務(wù)性會(huì)議，會(huì)務(wù)工作由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)，必要時(shí)，可由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)；全公司綜合性會(huì)議，由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)組織會(huì)務(wù)工作。 5 4 會(huì)議分類(lèi)及議事規(guī)則 5.4.1 高管 辦公會(huì) 5.4.1.1 會(huì)議召開(kāi)時(shí)間：高管 辦公會(huì)原則上每周召開(kāi)一次，于每周一 下 午 14:00召開(kāi)，特殊情況可推遲或改期。對(duì)于緊急問(wèn)題，可臨時(shí)召開(kāi)高管 辦公會(huì)。 5.4.1.2 會(huì)議參加人員：高管 辦公會(huì)由 董事長(zhǎng)、 總經(jīng)理或其授權(quán) 委托 人主持， 公司董事 、副總經(jīng)理、總工程師以及 與議題有關(guān)的部門(mén)負(fù)責(zé)人參加會(huì)議。 會(huì)務(wù) 管理規(guī)定 版次： A/O 頁(yè)次： 4/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開(kāi)發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 5.4.1.3 會(huì)議主要內(nèi)容： a） 討論研究公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，人員聘用和任免等事宜。 b) 討論研究公司年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、資金使用計(jì)劃、資金的安排及調(diào)整。 c) 研究職工獎(jiǎng)懲等方面的事宜。 d) 聽(tīng)取副總經(jīng)理對(duì)分管工作的匯報(bào)，互通信息，協(xié)調(diào)工作。 e) 研究、協(xié)調(diào)、決定各生物質(zhì)電廠和公司職能管理部門(mén)請(qǐng)示公司解決的重要事項(xiàng)。 f) 高管 辦公 會(huì)可根據(jù)公司的工作需要，確定提交董事會(huì)討論的議題。 5.4.1.4 會(huì)議籌備及落實(shí) a） 高管 辦公會(huì)的議題由各部門(mén)在每周五前向分管領(lǐng)導(dǎo)提出，總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)向 公司 各分管 領(lǐng)導(dǎo)征集議題，并報(bào)會(huì)議主持人確定后，由總經(jīng)理工作部提前一天將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、議題通知與會(huì)人員。 b） 高管 辦公會(huì)由 機(jī)要 秘書(shū) 記錄并立卷歸檔，同時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)總經(jīng)理工作部部長(zhǎng)審核后交 會(huì)議主持人 簽發(fā)。 c） 總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)把會(huì)議紀(jì)要報(bào)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，下發(fā)有關(guān)部門(mén)，有關(guān)部門(mén)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要貫徹落實(shí)。 d） 為保證高 管 辦公會(huì)決議落實(shí)執(zhí)行，由 總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)督辦，必要時(shí)填寫(xiě)“督查督辦通知單”，并及時(shí)將督辦結(jié)果報(bào)告董事長(zhǎng)和總經(jīng)理，具體執(zhí)行 行政事務(wù)管理 工作規(guī)定。 5.4.1.5 有關(guān)規(guī)定 a) 召開(kāi)會(huì)議前必須做好準(zhǔn)備工作，需要提交會(huì)議研究的議題，主管部門(mén)應(yīng)事先提出主導(dǎo)性意見(jiàn)，只有議題而沒(méi)有主導(dǎo)性方案的，一般不予研究。 b) 一般情況下，不得個(gè)人接受及處理需要集體研究決定的議題，凡屬分管領(lǐng)導(dǎo)、職能 部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)能解決的問(wèn)題，或經(jīng)個(gè)別研究能處理的問(wèn)題不得列入高管 辦公會(huì)議。 會(huì)務(wù) 管理規(guī)定 版次： A/O 頁(yè)次： 5/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開(kāi)發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 5.4.2 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng) 分析 會(huì) 5.4.2.1 會(huì)議目的：研究討論公司生產(chǎn) 經(jīng)營(yíng)工作；貫徹落實(shí)公司 董事會(huì)、高層管理辦公會(huì) 會(huì)議精神； 通報(bào) 公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng) 形勢(shì) ， 部署 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng) 工作 ； 討論 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作中 需要 通過(guò) 會(huì)議決定的其他重要事項(xiàng)。 5.4.2.2 會(huì)議召開(kāi)時(shí)間： 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作會(huì) 原則上每 月 召開(kāi) 1 次， 于每 月最后 一 周星期 三 下午 14： 00 召開(kāi) 。 5.4.2.3 會(huì)議參加人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人， 部門(mén)骨干成員根據(jù)需要參加會(huì)議。 5.4.2.4 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)分析會(huì) 由總經(jīng)理或 其 授權(quán) 委托人 主持。 5.4.2.5 會(huì)議主要內(nèi)容： a) 傳達(dá) 公司 高 管辦公會(huì)議精神和部署的工作。 b) 檢查 各部門(mén) 上次會(huì)議決議 的落實(shí)情況。 c) 各部門(mén) 總結(jié)上 月 工作，并提出下 月 工作計(jì)劃。 d) 協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理中的重要問(wèn)題。 5.4.2.6 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)會(huì)的會(huì)議議題由主持人確定或由各部門(mén)根據(jù)工作需要申報(bào)。各部門(mén)于每 月最后一 周 的星期 四 將 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng) 分析 會(huì) 會(huì) 議議題申請(qǐng)單 （見(jiàn)附表） 及本 月工作總結(jié)、下 月 工作計(jì)劃提交總經(jīng)理工作部匯總。會(huì)議議題呈交總經(jīng)理審批后，由總經(jīng)理工作部在會(huì)前將會(huì)議資料下發(fā)給參會(huì)人員。 5.4.2.7 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng) 分析 會(huì)由總經(jīng)理工作部綜合文書(shū)記錄并立卷歸檔，會(huì)議有重要安排部署和決定的，起草會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持人簽發(fā)，會(huì)議決議由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織實(shí)施，相關(guān)部門(mén)或工作任務(wù)責(zé)任人貫徹落實(shí)。 會(huì)議紀(jì)要報(bào)送公司董事。 5.4.2.8 為保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng) 分析 會(huì) 會(huì) 議決議的執(zhí)行，由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)督辦，并及時(shí)將督辦結(jié)果報(bào)告總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)。 會(huì)務(wù) 管理規(guī)定 版次： A/O 頁(yè)次： 6/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開(kāi)發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 5.4.3 生產(chǎn)技術(shù)協(xié)調(diào) 會(huì) 5.4.3.1 會(huì)議目的 :該會(huì)議是對(duì)每個(gè)生物質(zhì)電廠的質(zhì)量、安全、成本費(fèi)用等進(jìn)行管理，協(xié)調(diào)公司各職能部門(mén)與生物質(zhì)電廠之間的問(wèn)題，明確解決問(wèn)題的辦法和措施，保障 各生物質(zhì)電廠正常高效運(yùn)營(yíng)。 5.4.3.2 會(huì)議召開(kāi)時(shí)間： 根據(jù)實(shí)際工作需要， 原則上每?jī)芍?召開(kāi) 一次 。 5.4.3.3 會(huì)議 參加 人員： 副總經(jīng)理、總工程師、各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)生物質(zhì)電廠經(jīng)理 （可通過(guò)視頻會(huì)議參加） 。 會(huì)議由 生產(chǎn)技術(shù)部部長(zhǎng) 主持召開(kāi)。 5.4.3.4 會(huì)議議程及內(nèi)容： a) 由生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)匯報(bào)各地生物質(zhì)電廠的生產(chǎn) 進(jìn)程 概況，重點(diǎn)為各生物質(zhì)電廠的生產(chǎn)計(jì)劃完成情況 、 資源需求計(jì)劃、存在的主要問(wèn)題及解決對(duì)策 ， 并通報(bào)上次會(huì)議的督辦結(jié)果。 b) 相關(guān)部門(mén)解答 生產(chǎn)技術(shù)部匯總收集各生物質(zhì)電廠 提出的有關(guān)問(wèn)題， 提出本部門(mén)的意見(jiàn)、解決辦法和措施，并做好后續(xù)工作安排。 c) 相關(guān)生物質(zhì)電廠經(jīng)理匯報(bào)需公司協(xié)調(diào)解決的重要事項(xiàng)。 d) 聽(tīng)取相關(guān)部門(mén)匯報(bào)及督辦結(jié)果后， 公司副總經(jīng)理 就會(huì)上提出的緊急或重要問(wèn)題進(jìn)行決策，并對(duì)下階段生物質(zhì)電廠的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)提出要求。 5.4.3.5 生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)組織會(huì)議并安排專(zhuān)人記錄，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)寫(xiě)明會(huì)上討論的問(wèn)題、決議和行動(dòng)計(jì)劃。 會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持人簽發(fā)，會(huì)議決議由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織實(shí)施，相關(guān)部門(mén)或工作任務(wù)責(zé)任人貫徹落實(shí)。 5.4.3.6 會(huì)議重點(diǎn)必須明確，強(qiáng)調(diào)工作的相互協(xié)調(diào)和溝通。對(duì) 于通過(guò)部門(mén)間協(xié)調(diào)可以解決的問(wèn)題，要求各生物質(zhì)電廠 廠長(zhǎng) 、公司各部門(mén)負(fù)責(zé)人在溝通和協(xié)調(diào)中解決，毋須在會(huì)議上提出。 5.4.3.7 為保證 生產(chǎn)技術(shù)協(xié)調(diào) 會(huì) 會(huì) 議決議的執(zhí)行，由生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)督辦，并及時(shí)將督辦結(jié)果報(bào)告公司總經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)，并在下一次 生產(chǎn)技術(shù)協(xié)調(diào)會(huì) 上通報(bào)執(zhí)行情會(huì)務(wù) 管理規(guī)定 版次： A/O 頁(yè)次： 7/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開(kāi)發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 況。 5.4.4 專(zhuān)題與專(zhuān)業(yè)會(huì)議 5.4.4.1 專(zhuān)題與專(zhuān)業(yè)會(huì)議由各分管領(lǐng)導(dǎo)主持，參加會(huì)議人員根據(jù)工作需要由分管領(lǐng)導(dǎo)確定。 5.4.4.2 專(zhuān)題與專(zhuān)業(yè)會(huì)議根據(jù)工作需要，確定會(huì)議專(zhuān)題，各有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)提出議 題，不定期召開(kāi)。 5.4.4.3 專(zhuān)題 與專(zhuān)業(yè)會(huì)議要有專(zhuān)人記錄并立卷歸檔。必要時(shí)可形成會(huì)議紀(jì)要，由會(huì)議主持人簽發(fā)。 5.4.5 部門(mén)工作會(huì)議 各部門(mén)根據(jù)工作情況，每月至少召開(kāi) 1 次部門(mén)工作會(huì)議，總結(jié)部署工作，并做好相應(yīng)的記錄。 5.5 會(huì)議決議的發(fā)布和執(zhí)行 5.5.1 會(huì)議應(yīng)安排專(zhuān)人做好記錄，如有必要，會(huì)后會(huì)議記錄人員須在 24 小時(shí)之內(nèi)及時(shí)整理寫(xiě)出會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)主持會(huì)議的董事長(zhǎng)、總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理審簽后，由會(huì)議主辦部門(mén)派專(zhuān)人送達(dá)各位參加人員和相關(guān)部門(mén)，并且請(qǐng)收件人員簽收。 5.5.2 會(huì)議結(jié)束后如有必要，除有特殊要求的資料由主辦部門(mén)各自存檔外， 其余部分包括會(huì)議記錄及紀(jì)要均由總經(jīng)理工作部整理、立卷、保存存檔。 5.5.3 公司級(jí)會(huì)議決議的貫徹執(zhí)行情況由總經(jīng)理工作部門(mén)負(fù)責(zé)檢查和督促，總經(jīng)理工作部需向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、反饋決議執(zhí)行情況，具體執(zhí)行 行政事務(wù)管理 工作規(guī)定。部門(mén)級(jí)會(huì)議及其它類(lèi)型會(huì)議的決議督查工作人員根據(jù)會(huì)議安排確定。 5.6 會(huì)議注意事項(xiàng) 5.6.1 為保證公司各類(lèi)會(huì)議高效、務(wù)實(shí)的召開(kāi)， 參加會(huì)議的人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并履行會(huì)議簽到手續(xù)。與會(huì)人員因故不能出席或不能按時(shí)到會(huì)的，應(yīng)于會(huì)前向會(huì)議主持人會(huì)務(wù) 管理規(guī)定 版次： A/O 頁(yè)次： 8/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開(kāi)發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 或會(huì)議主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人請(qǐng)假，并說(shuō)明原因，委派相關(guān)人員參加 會(huì)議。 5.6.2 與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，未請(qǐng)假或無(wú)正當(dāng)理由不得中途離會(huì)，不得在會(huì)場(chǎng)討論與會(huì)議無(wú)關(guān)的話(huà)題、接聽(tīng)通訊工具。所有通訊工具必須調(diào)整在振動(dòng)狀態(tài)。 5.6.3 與會(huì)人員應(yīng)圍繞會(huì)議議題積極發(fā)言，發(fā)言應(yīng)簡(jiǎn)明扼要， 實(shí)事求是 ，個(gè)人發(fā)言不超過(guò) 2 分鐘，匯報(bào)工作不超過(guò) 5 分鐘 。為避免會(huì)議過(guò)多或重復(fù)，公司正常性的會(huì)議一律納入例會(huì)，原則上按例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容組織召開(kāi)。除特殊情況外，不再另行通知。 5 7 會(huì)議管理流程圖 5.7.1 高 管 辦公 會(huì)會(huì)議管理流程圖 5.7.2 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)會(huì)會(huì)議管理流程圖 6 相關(guān) 文件 a) 行政事務(wù)管理規(guī)定 7 記錄 7.1 高管 辦公會(huì)議題申請(qǐng)單 （ KY-GL-G-03-A-01） 7.2 工作會(huì)議題申請(qǐng)單 （ KY-GL-G-03-A-02） 7.3 會(huì)議議題批準(zhǔn)單 （ KY-GL-G-03-A-03） 7.4 會(huì)議申請(qǐng)單 （ KY-GL-G-03-A-04） 7.5 會(huì)議通知單 （ KY-GL-G-03-A-05） 7.6 會(huì)議簽到表 （ KY-GL-G-03-A-06） 7.7 會(huì)議記錄表 （ KY-GL-G-03-A-07） 會(huì)務(wù) 管理規(guī)定 版次： A/O 頁(yè)次： 9/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開(kāi)發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 5.7.1 高管 辦公會(huì)會(huì)議管理流程圖： 檔案室 董事長(zhǎng) 會(huì)議主持人 總經(jīng)理工作部 公司高管 公司 各部門(mén) 會(huì)議通知 搜集資料 會(huì)議準(zhǔn)備 會(huì)議召開(kāi) 會(huì)議紀(jì)要 發(fā)文 審核 審查 督 辦 簽收 資料 簽收 執(zhí)行 存檔編號(hào) 存檔 反饋 總結(jié) 結(jié)束 開(kāi)始 征集議題 存檔 審核 簽發(fā) 會(huì)務(wù) 管理規(guī)定 版次： A/O 頁(yè)次： 10/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開(kāi)發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 5.7.3 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng) 分析 會(huì)會(huì)議管理流程圖： 檔案室 會(huì)議主持人 總經(jīng)理工作部 會(huì)議參加方 會(huì)議通知 搜集資料 會(huì)議準(zhǔn)備 會(huì)議召開(kāi) 會(huì)議紀(jì)要 發(fā)文 簽發(fā) 審查 督辦 簽收 資料 簽收 執(zhí)行 存檔編號(hào) 存檔 反饋 總結(jié) 結(jié)束 開(kāi)始 征集議題 存檔 審核 會(huì)務(wù) 管理規(guī)定 版次： A/O 頁(yè)次： 11/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開(kāi)發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 高管辦公會(huì)會(huì)議議題申請(qǐng)單 申請(qǐng)人 表格編號(hào) 申請(qǐng)日期 記錄編號(hào) 申請(qǐng)議題 備 注 會(huì)務(wù) 管理規(guī)定 版次： A/O 頁(yè)次： 12/17 本文件為武漢凱迪綠色能源開(kāi)發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 工作會(huì) 議 題申請(qǐng)單 申請(qǐng)部門(mén) 表格編號(hào) 記錄編號(hào) 申請(qǐng)議題 簽字 /日期： 分管領(lǐng)導(dǎo) 審批意見(jiàn) 簽字 /日期： 總經(jīng)理工 作部建議 簽字 /日期： 總經(jīng)理 批準(zhǔn)意見(jiàn) 簽字 /日期： 備 注 1 能夠通過(guò)分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商處理或分管領(lǐng)導(dǎo)已有明確批示的，請(qǐng)不要申報(bào)； 2 議題請(qǐng)盡量精簡(jiǎn)，一般不要超過(guò) 3 個(gè)； 3 需召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議討論解決的問(wèn)題，請(qǐng)另行申報(bào)； 4 為保證會(huì)議效率，請(qǐng)各部門(mén)提前準(zhǔn)備與會(huì)資料； 會(huì)務(wù) 管理規(guī)定