信貸業(yè)務檔案管理暫行辦法

信貸業(yè)務檔案管理暫行辦法 目 錄 第一章 總 則 . 1 第二章 管理職責 . 2 第三章 歸檔方法 . 2 第四章 基本內容 . 3 第五章 日常管理 . 6 第六章 責任追究 . 8 第七章 檔案管理細則 . 8 第八章 其他規(guī)定 . 12 第一章 總 則 第一條 為了進一步規(guī)范信貸業(yè)務檔案管理，切實做好信貸風險控制基礎工作，根據信貸管理基本辦法、貸后管理基本辦法等規(guī)定，制定本辦法。 第二條 本辦法所稱信貸業(yè)務檔案是指 本公司 在辦理信貸業(yè)務過程中形成的，用以記錄和 反映信貸業(yè)務全過程的真實記錄資料，包括借款人和擔保人基礎資料、貸后管理資料、法律文件和信貸運作資料等重要文件、憑據和圖表、聲像 ，主要由借款客戶的基本資料、信貸業(yè)務中的相關契約和銀行信貸管理資料等組成 。 第三條 信貸業(yè)務檔案管理要遵循以下原則： （一）及時完整、真實有效原則。信貸部門負責信貸業(yè)務檔案移交前的收集、整理和立卷工作，并對移交前檔案資料的真實、完整、有效、保密等負責；綜合檔案部門負責客戶信貸業(yè)務檔案移交后的整理、立卷、歸檔、保管和日常維護工作，并對移交后的客戶信貸業(yè)務檔案的安全管理、提供利用、銷毀 整理、保密等負責。 （二）保密性原則。信貸業(yè)務檔案涉及國家、 本公司 和企業(yè)的秘密，檔案管理人員、調閱人員和其他相關人員均需嚴格執(zhí)行保密制度。 （三）規(guī)范管理原則。信貸業(yè)務檔案管理是 本公司 綜合檔案管理體系的一部分，信貸部門應配合綜合檔案部門，按照法人客戶信貸業(yè)務檔案由 縣（區(qū)） 級 銀行 集中統(tǒng)一管理和其它信貸業(yè)務檔案屬地管理的原則進行規(guī)范化管理。做到原始資料賬冊化，資料內容標準化，檔案移交制度化，檔案管理電子化。 第二章 管理職責 第四條 本公司 以客戶為單位建立信貸業(yè)務檔案，落實專門部門和人員統(tǒng)一管理。 第五條 客戶經理職責。客戶經理負責收集整理所經辦業(yè)務的信貸資料，將已審批或發(fā)放信貸業(yè)務的資料于月后 10 個工作日內 交 管理員統(tǒng)一歸檔管理，不得長期留存信貸資料原件。抵押物他項權證、產權證明書、保險單、質押權利的證明、有價單證等重要物品原件應于收件當日移交會計部門現金庫管理，納入表外科目核算。 第六條 信貸部門職責。信貸業(yè)務檔案形成后、移交檔案庫前，信貸部門負責收集管理信貸業(yè)務檔案。信貸部門要按照誰經辦、誰負責的要求，認真履行信貸業(yè)務檔案管理職責，對所管理信貸業(yè)務檔案的真實性、有效性、規(guī)范性、完整性和保密工作負責。信貸 管理系統(tǒng)是信貸電子檔案的主要檔案庫，信貸部門要嚴格執(zhí)行信貸管理系統(tǒng)相關管理規(guī)定，確保信貸電子檔案信息及時、準確、真實和完整，保證電子文檔和紙質文檔在時間和內容上的統(tǒng)一性。 第七條 不良貸款按規(guī)定移交給 綜合部 后，由該部門履行客戶檔案管理職責。 第八條 信貸業(yè)務檔案庫管理員職責。信貸業(yè)務檔案庫負責審核、接收相關部門移交管理的信貸業(yè)務檔案資料，并對入庫檔案資料的規(guī)范性和完整性把關；按照信貸業(yè)務檔案管理要求規(guī)范管理入庫檔案；嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，做好檔案保密工作；負責信貸業(yè)務檔案的各項基礎管理工作。信貸業(yè)務檔案庫管 理員有權對相關機構和部門的信貸業(yè)務檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。 第三章 歸檔方法 第九條 信貸業(yè)務檔案資料分為五類： （一）權證類：采用抵押、質押擔保方式的信貸業(yè)務，能夠證明對抵押物、質押物享有所有權和處置權的要件； （二）要件類：辦理信貸業(yè)務過程中產生的能夠證明信貸業(yè)務的合法性、合規(guī)性的基本要件； （三）管理類：法人客戶的基本資料； （四）保全類：貸后管理及資產風險管理的相關資料； （五）綜合類： 銀行 內部管理資料。 第十條 信貸業(yè)務檔案按照客戶建立，一戶一檔，一筆（項）一卷，即一個客戶除權證類原件（只 保存復印件）以外的所有檔案存放在一起，一筆業(yè)務（一個項目）的檔案設為一卷（一個借款合同項下分次發(fā)放的視同一筆），每個客戶檔案內再分 立卷區(qū)、權證區(qū)、綜合區(qū)和歸檔區(qū)，在立卷區(qū)存放執(zhí)行中業(yè)務的 要件類 、管理 類 、保全 類檔案 ，分別存放各區(qū)規(guī)定的資料 ，在歸檔區(qū)存放已經執(zhí)行終了業(yè)務的要件類、管理類、保全類檔案 。 權證類檔案存放區(qū)域稱權證區(qū)，其中有價單據必須存放于金庫，其他權證類檔案存放于檔案庫內的保險柜中，但必須雙人、雙鎖保管。 綜合類檔案存放區(qū)域稱為綜合區(qū)。 第四章 基本內容 第十一條 權證類檔案包括：抵押物他項權證、 產權證明書、保險單、質押權利的證明、有價單證的復印件（原件入會計部門金庫保管），抵押物（質物）評估報告或作價依據，抵押物清單，法人客戶貸款的抵押 （ 質押）公證書，有權機關辦理的抵 （ 質 ） 押登記表 等，以保證保險為擔保的還應包括保證保險單 。 第十二條 要件類檔案包括： （一）企業(yè)授信情況有關資料、企業(yè)信用等級評定報告和審定意見、各類法人客戶信貸業(yè)務申請報告和申請書、各類法人客戶信貸業(yè)務調查報告、各類法人客戶信貸業(yè)務調查審查審批表、審貸會會議紀要； （二）本級行向上級行的推薦審查意見、上級行的貸款批準意見、 貸款意向書、貸款承諾函、各類法人客戶信貸業(yè)務借款合同（協(xié)議書）、借據、擔保合同（擔保協(xié)議）或擔保函、核保書、抵（質）押核實書 、以保證保險為擔保的保證保險合同、貸款法律審查意見（按總行相關制度規(guī)定應出具的）、準貸（簽）證、到逾期貸款本息催收通知及回執(zhí)、貸后檢查記錄和貸款檢查報告、企業(yè)經營活動分析報告、保證金進賬證明資料、貸款五級分類認定表（季度）、外匯貸款（轉貸款）和對外擔保 在外匯管理局登記的證明文件或上級 行 下發(fā)的生效通知 ， 以及涉及貸款審查、審批、發(fā)放的其他必要資料。 （三） 項目貸款還應包括項目立項建議書、可行性研究 報告、開工報告、環(huán)保部門及其他國家有權部門對貸款項目的批復文件，項目變更及概算調整的批復文件復印件，項目概、預、決算審查報告及工程竣工驗收報告，項目評估報告，項目建設資金來源證明文件，項目建設進度表，資金使用計劃，等等。 房地產開發(fā)企業(yè)項目立項的批文及可行性研究報告、建設用地規(guī)劃許可證、建筑工程規(guī)劃許可證、土地出讓合同及規(guī)劃紅線圖、國有土地使用證、地價款繳納憑證復印件、施工許可證、房屋預售許可證、合作項目提供的合作開發(fā)合同等復印件以及項目竣工后的工程決算報告等。 （四） 簽發(fā)銀行承兌匯票還應包括銀行承兌匯票復 印件、商品交易合同或增值稅發(fā)票復印件。 （五） 打包貸款還應包括不可撤銷、非轉讓的信用證正本，出口銷售合同復印件，借款人為代理出口的應有出口商品代理協(xié)議復印件，國家限制出口的商品應有國家有權部門同意出口的證明文件。 （六） 出口退稅賬戶托管貸款還應包括客戶在我行開立出口退稅專戶的證明材料（包括具體賬號），國際業(yè)務部出具的審證意見書，購銷合同或其他反映客戶資金需求的有關憑證、資料，借款人及有權簽字人簽章的“（開立）出口退稅專戶承諾書”，經國稅部門蓋章確認的“出口退稅賬戶托管貸款業(yè)務確認單”（或貨物報關單、出口收匯 核銷單、結匯水單、增值稅專用發(fā)票（抵扣聯(lián)），出口貨物專用繳款書、出口發(fā)票以及國稅局收件單）。 （七） 國內保理業(yè)務還應包括敘作保理的應收賬款項下商品交易或提供服務的有關購銷合同、協(xié)議及運輸單據、發(fā)票，購貨商出具的貨物或服務的書面驗收證書，保理業(yè)務協(xié)議，保理業(yè)務憑證等資料。無追索權的國內保理業(yè)務中銷售商與銀行按比率承擔壞賬損失的，應有公證手續(xù)證明資料。 （八） 非融資類擔保業(yè)務還應包括擔保涉及的有關合同、協(xié)議、標書及其他能夠證明真實、合法交易背景的資料。融資類擔保業(yè)務應包括政府有關部門批準的年度融資計劃，擔保項目 可行性研究及批復，擔保涉及事項按照規(guī)定需事先獲得有關部門批準或核準的，應有有關部門批準或核準的文件。 第十三條 管理類檔案包括： （一）借款人和擔保人的相關資料：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本或復印件、事業(yè)單位登記表副本或復印件、企業(yè)資質登記證復印件、特種經營許可證復印件、稅務登記證（國稅、地稅）復印件、外商投資企業(yè)批準證書復印件、外商投資企業(yè)外匯登記證復印件、中華人民共和國組織機構代碼證書復印件、事業(yè)法人證書復印件、民辦非企業(yè)法人登記證書復印件、及某些行業(yè)必備的衛(wèi)生許可證復印件、前 置許可證明復印件； 貸款卡證明材料復印件以及最新年檢證明，企業(yè)法人注冊資本驗資報告復印件或有關注冊資本來源的證明材料； 法定代表人、負責人或代理人的身份證明復印件，法定代表人、負責人或代理人的簽字樣本，法人授權證明書，企業(yè)章程、聯(lián)營協(xié)議復印件，印鑒卡，借款人企業(yè)項目責任人任職資格表，企業(yè)變更登記有關文件的復印件； 企業(yè)各期財務報表，企業(yè)轉制、改組等重大行為的相關資料，有關審計報告，需要政府管理部門批準事項的文件復印件等。 （二）自然人作為保證人的還應包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財 產及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔保的書面文件。 （三） 專業(yè)擔保機構為保證人的還應包括一定數額的擔?；鹨汛嫒朐谖倚性O立的專門賬戶、實行專項儲存和專戶管理的證明文件（除事先報經總行批準無須將擔?；鸫嫒胛倚型猓?，擔保責任余額表，同意提供該保證擔保的書面文件。 （四） 以保證保險為擔保的還應包括保險監(jiān)督管理機構同意保險人開辦保證保險業(yè)務的批文、投保人已全額投保保證保險并一次性繳清全部保費的證明文件。 注： 以上 資料如企業(yè)發(fā)生住所、注冊資金、公司章程、經營范圍、股東、年檢等變更事項，以及相關證照到期換新證， 等等，信貸人員或客戶經理應在每季或間隔期貸后檢查、貸款檢查時及時收集補充；如 借款人和專業(yè)擔保機構 未發(fā)生相關內容或事項的變更等，在授信期間內均無需重復收集 第十四條 保全類檔案包括 ： （一） 貸款訴訟全過程相關資料，債轉股和剝離不良資產（含清戶）企業(yè)的剝離不良資產申報審批表復印件，全部相關貸款檔案，以物抵貸資產清單、權屬證明、抵貸協(xié)議、法院裁定書，投資資產的投資協(xié)議書、股權證明、投資資產劃撥憑證等法律文書和其他必要資料。 （二） 關于企業(yè)兼并的有關批示文件，企業(yè)董事會或廠級辦公會議關于企業(yè)兼并的決策性文件，職 工代表大會決議等文件以及上級主管部門批準企業(yè)兼并文件，全國企業(yè)兼并和職工再就業(yè)工作計劃內兼并項目的請示、報告和全國領導小組的批復文件，兼并企業(yè)對兼并行為的評估報告，兼并協(xié)議正式文本，被兼并企業(yè)實施兼并前與貸款行的全部信貸關系原始記錄，包括各類借款合同、擔保合同、借據等契約，銀企三方或四方簽訂的借貸關系轉移協(xié)定，兼并方企業(yè)承接被兼并方企業(yè)積欠銀行貸款本息協(xié)議以及分年還貸計劃，列入全國呆壞賬核銷計劃的兼并項目分年還貸計劃的執(zhí)行情況，按計劃還貸的系統(tǒng)記錄、憑據，總行批準免息的批復，對未按期還貸企業(yè)申請取消享受免息 政策的請示、批示文件和對原貸款全部恢復計息的通知單，兼并實施后發(fā)生的對兼并事實有較大影響事件的記錄和相關資料，兼并完成后企業(yè)財務報表和相關資料。 （三） 破產前連續(xù)三年內的企業(yè)財務報表、所有貸款合同、借據等信用契約，企業(yè)破產申請、破產預案、上級主管部門同意企業(yè)破產的批復，法院從受理破產案件開始直至破產終結期間的主要法律文件，包括破產公告、破產裁定、法院宣告成立企業(yè)破產清算組的裁定、債權人會議的重要決議、銀行債權申報書、有關債務保證責任的裁定、破產企業(yè)資產評估報告和清算報告、法院對財產分配的裁定和破產案件的終結 裁定，計劃內破產項目的全國領導小組批復文件。 （四） 呆壞賬核銷申報材料，包括申請核銷報告及責任認定文件、債權或股權證明材料、債權或股權損失證明材料，上級行批復文件，破產終結后需要繼續(xù)追償我行債權的有關文件和材料，呆壞賬核銷后收回債權的重要憑據、賬務處理憑據和相關資料。 第十 五 條 綜合類檔案包括： 銀行內部有關信貸業(yè)務的各類報表、授權轉授權文件、行業(yè)分析資料、信貸分析報告、調查檢查報告、審計稽核報告等。 本節(jié)規(guī)定的法人客戶信貸業(yè)務檔案內容是各行檔案管理中至少應包括的基本內容，但不限于此。 第十六條 權證類 、要件類必須存放原件，其他各類檔案原則上應存放原件，如有特殊情況，無法取得原件的，在不影響我行權益的前提下，可以存放復印件，主管信貸員（客戶經理）將復印件與原件核實，在復印件上簽署 “ 經核對與原件一致”字樣，核對日期并簽名確認。 第五章 日常管理 第十七條 移交前檔案管理資料的收集、整理、立卷。 （一） 支行經辦的信貸業(yè)務資料由支行主管信貸員（客戶經理）在審查審批結束、業(yè)務實際發(fā)生后（以下簡稱“業(yè)務發(fā)生后”），整理好信貸業(yè)務原始資料，編制好移交清單，交給信貸部門負責檔案管理的指定人員，經初步審核后，由該指定人 員對信貸業(yè)務原始資料進行排序、編寫頁碼、填寫卷內目錄。要件類中隨每筆業(yè)務發(fā)生而產生的資料排序應按照形成時間的先后順序依次序排列。編寫頁碼應按照以上文件資料的順序，編寫大流水頁碼，即從第一份文件資料的首頁至最后一份文件資料的尾頁，逐頁編寫（凡有字跡即為一頁）。對于其余要件類資料的整理，應按照資料形成時間的先后順序排列，對每一分文件資料應單獨立卷、單獨編寫頁碼。資料整理完畢后編制移交清單，將全部資料移交給二級分行貸后監(jiān)督檢查部門的指定人員，雙方簽字確認。二級分行貸后監(jiān)督檢查部門在規(guī)定時間內審核完畢后，次日由指定 人員將全部資料移交給本級行檔案管理人員入庫。 （二） 二級分行經辦的信貸業(yè)務資料和一級分行、總行需保管的法人客戶信貸業(yè)務檔案，由本級行經辦人在業(yè)務發(fā)生后整理好信貸業(yè)務原始資料，編制好移交清單，將全部資料移交給本級行信貸管理部門負責信貸業(yè)務檔案管理的指定人員，經初步審核后，由該指定人元對信貸業(yè)務原始資料進行排序、編寫頁碼、填寫問卷內目錄（方法與支行相同）。資料整理完畢后編制移交清單，將全部資料移交給本級行貸后監(jiān)督檢查部門的指定人員，雙方簽字確認。本級行貸后監(jiān)督檢查部門在規(guī)定的時間內審核完畢后，次日由指定人員將全 部資料移交給本級行檔案管理人員入庫。 （三） 信貸部門不便于實時向貸后監(jiān)督檢查部門移交檔案的可以批量移交，但每筆業(yè)務檔案的移交時間最遲要在業(yè)務發(fā)生后的五個工作日內。確實與所屬二級分行距離較遠、交通不便的縣級支行，經一級分行批準，可將移交期限延長至十個工作日。 （四） 貸后檢查記錄、貸款五級分類資料、企業(yè)各期財務報表、各種證書的年檢證明復印件等業(yè)務后續(xù)資料，應及時移交。即主管信貸員（客戶經理）取得資料后，實時或批量移交給二級分行的貸后監(jiān)督檢查部門的指定人員，雙方簽字確認。二級分行貸后監(jiān)督檢查部門在規(guī)定時間內審核完 畢后，次日由指定人員將全部資料移交給本級行綜合檔案部門。 （五） 移交抵押、質押等權證類文件時，移交雙方應填寫收押憑證，一式兩份，由移交雙方分別保管，待信貸業(yè)務終了時，綜合檔案部門檔案管理員憑提取人的收押憑證和會計部門貸款本息已收回的憑證，退還有關權證類文件資料，提取人必須填寫權證類檔案提取單，經業(yè)務經辦行主管信貸管理部門負責人和主管信貸管理部門的行長簽字同意。提取時提取人簽字確認，收押憑證存檔備查。 法人客戶或自然人要求提供 抵押、質押等權證類文件 、權證復印件移交前由信貸人員（客戶經理）負責，移交后由保管部門負 責。 第十八條 信貸業(yè)務檔案交接手續(xù)。 綜合檔案部門接收法人客戶信貸業(yè)務檔案必須嚴格履行交接手續(xù)。檔案管理人員對接收的法人客戶信貸業(yè)務檔案，必須審核一下內容： 1、 核準移交檔案的數量和每份文件的頁數； 2、 核查每份文件資料的構成要素，包括名稱、內容、簽章、日期。 審核無誤后方可辦理交接手續(xù)。對于存有問題的檔案應及時退回，并督促移交人員盡快補齊資料或修改有誤部分，重新辦理移交。超過兩個工作日仍未重新辦理移交的，綜合檔案部門應向貸后監(jiān)督檢查部門發(fā)出檔案重新移交通知。 第十九條 移交后檔案的整理、立卷。 （一） 檔案管理員對法人客戶信貸業(yè)務檔案的整理立卷，是對除要件類檔案中隨每筆業(yè)務的發(fā)生而產生的文件資料以外的其余法人客戶信貸業(yè)務檔案進行排序、編寫頁碼，填寫卷內目錄、案卷封皮、檔案盒封面，并按照本辦法第九條、第十條的規(guī)定，對接收的檔案進行排序、固定位置。在檔案裝具上表明檔案所屬機構名稱、年度以及便于管理和利用的其他標識。整理立卷工作要在收到貸后監(jiān)督檢查部門移交檔案之日起五個工作日之內完成。 （二） 權證類檔案按筆（項）立卷，填寫檔案皮、填寫卷內權證種類、數量、金額目錄，按照客戶為單位裝入檔案盒。 （三） 要件類檔 案中，隨著每筆業(yè)務的發(fā)生而產生的部分，按筆立卷，其余要件類檔案單獨立卷，以客戶為單位裝入檔案盒存放。 （四） 管理類和保全類檔案以客戶為單位，裝入檔案盒存放。 第二十條 歸檔。 檔案管理員憑會計部門的收回貸款本息通知單，將已結清業(yè)務的相關檔案文件從立卷區(qū)抽出，修改目錄、檔案盒封面等相關信息，加蓋收回印戳后，放人該借款人的歸檔區(qū)保管。綜合類檔案在次年 3 月 31日前歸檔。報表類檔案要按年立卷，相關文書檔案一事一卷，分類裝入檔案盒。 第二十一條 調閱和外借。 各行要建立法人客戶信貸業(yè)務檔案調閱登記制度。支行相關人 員調閱法人客戶信貸業(yè)務檔案應填寫調閱單，登記調閱人姓名、閱讀日期、閱讀內容等，需經本級行信貸部門負責人和檔案保管行信貸管理部門負責人簽字同意。檔案保管行相關人員調閱法人客戶信貸業(yè)務檔案應填寫調閱單，需經檔案保管行信貸管理部門負責人簽字同意。公安局、檢察院、法院需要調閱信貸業(yè)務檔案時，必須持有調閱公函，由檔案保管行主管信貸管理部門的行長指定專人負責陪同調閱。調閱人對所需的檔案可以復印，但不得將原件抽走。法人客戶信貸業(yè)務檔案原則上只能現場調閱，如遇特殊情況。需經檔案保管行主管信貸管理部門的行長批準才能外借。外借 檔案必須填寫檔案外借單，登記外借人姓名、外借日期、外借檔案內容、外借原因及歸還日期等，并經檔案保管行信貸管理部門負責人和主管信貸管理部門的行長簽字同意。存放在金庫的權證類檔案，一律不得外借，上級有關部門可以定期檢查核對。 第二十二條 保管。 檔案管理人員要對法人客戶信貸業(yè)務檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，不得違章借出信貸業(yè)務檔案或透露檔案內容。要定期檢查法人客戶信貸業(yè)務檔案的保管情況，檢查間隔期為每季一次，并書面記錄檢查結果。 法人客戶信貸業(yè)務檔案保管期限為：有信貸關系的法人客戶檔案永久保管；結清全部信貸 業(yè)務的法人客戶，從該客戶與我行的最后一筆信貸業(yè)務結清后次年的 1 月 1 日起，保管五年。 綜合類信貸業(yè)務檔案為長期保管，保管期限為十五年，其中各種報表的年度匯總表為永久保管。 法人客戶信貸業(yè)務檔案管理及銷毀清冊為永久保管。 第二十三條 銷毀。 保管期滿的法人客戶信貸業(yè)務檔案要按照以下程序銷毀： 1、檔案管理部門提出銷毀意見，編制法人客戶信貸業(yè)務檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。 2、經檔案保管行主管信貸管理部門的行長同意，并在法人客戶信貸業(yè) 務檔案銷毀清冊上簽署意見。 3、檔案管理部門和信貸管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷信貸業(yè)務檔案前，應按照銷毀清冊上所列內容清點核對；銷毀后，要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告主管信貸管理部門的行長。 第六章 責任追究 第二十四條 對于未按本規(guī)定履行職責，造成檔案損毀、遺失，及擅自銷毀、擅自對外提供、涂改、偽造法人客戶信貸業(yè)務檔案和擅自透露法人客戶信貸業(yè)務檔案信息的行為，視情節(jié)輕重對負責人給予行政處分，責令賠償損失，構成犯罪的依法追究刑事責任。 第七章 檔案管理細則 第二十五條 整理原則 （一） 遵循法人客 戶信貸業(yè)務檔案的特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。 （二） 區(qū)分信貸業(yè)務檔案的不同類型，采用相應的整理方法，使之便于利用和保管。 （三） 法人客戶信貸業(yè)務檔案以“卷”為整理單位，一卷內可以有一份或數份文件。 第二十六條 組卷方法 （一） “權證類”檔案按筆立活卷，一筆一卷。 （二） “隨每筆業(yè)務發(fā)生而形成的要件類”檔案，按筆立固定卷，一筆一卷。 （三） 單獨立卷的“要件類”檔案，要按內容立活卷， 同 一內容立一卷。 （四） “管理累”檔案，按“借款人”和“保證人”分別立活卷。根據檔案數量立一卷或數卷。立一卷的，卷內文件的排序 參照中國工商銀行法人客戶信貸業(yè)務檔案管理辦法（工銀辦發(fā) 2003712 號，附件二十二）；立數卷的，應相對固定案卷排放的位置和次序。 （五） “保全類”檔案根據檔案數量立一卷或數卷，為活卷。本細則所稱“保全類”檔案，系指貸后訴訟過程中所行程的材料，相關貸款材料（指隨每筆業(yè)務發(fā)生而產生的要件類檔案）按照“要件類”檔案的整理方法整理，不與貸后訴訟材料合并存放。 （六） “綜合類”檔案，按照支行一年度一內容立卷。同一支行、同一年度、同一內容的綜合類檔案立一卷或數卷，為活卷，卷內文件按照形成時間先后順序排放。 （七 ） 最高額抵、質押合同和最高額保證合同檔案單獨立卷，整理方法與“隨每筆業(yè)務發(fā)生而形成的要件類”檔案相同。 第二十七條 標引方法 （一） 頁碼的編制 。 “隨每筆業(yè)務發(fā)生而形成的要件類檔案”以卷為單位編寫頁碼，其他類檔案以件為單位編寫頁碼，已有頁碼的，不再重新編制。 （二） 文件順序號的編制。 “權證類”單獨立卷的“要件類”、“管理類”、“保全類”及“綜合類”檔案，要按卷內文件的排放順序，在每份文件首頁右上角標注順序號。 （三） 目錄的編制。 法人客戶信貸業(yè)務檔案目錄分為兩種：案卷目錄和文件目錄（目錄格式及填寫方法見 附件四、五）。 （四） 編寫“檔案存放位置”。 權證類、要件類、管理累、保全類檔案的“檔案存放位置”由支行順序號 +企業(yè)順序號 +分區(qū)標志 *檔案類別 +盒號構成；綜合類檔案的“檔案存放位置”由支行順序號 +年度 +盒號構成。 1、 支行順序號指支行順序對照表中的順序號（編制方法及格式見附件七）。 2、 企業(yè)順序號指企業(yè)順序對照表中的順序號（編制方法及格式見附件八）。 3、 分區(qū)標志分別用字母 A、 B、 C、 D 表示， A 表示權證區(qū)， B 表示立卷區(qū)， C表示歸檔區(qū)， D 表示綜合區(qū)。 4、 檔案類別分為六類，權證類檔案用 01 表示。隨每筆業(yè)務發(fā)生 而產生的要件類檔案用 02 表示，單獨立卷的要件類檔案用 021 表示，管理類檔案用 03 表示，保全類檔案用 04 表示，綜合類檔案用 05 表示。 5、 盒號指一類檔案下檔案盒的順序號。 6、 權證類檔案中存放在保險柜的，“分區(qū)標志 *檔案類別”用 A01 表示；存放在檔案密集架上的，“分區(qū)標志 *檔案類別”用 B01 表示；執(zhí)行結束后，“分區(qū)標志 *檔案類別”統(tǒng)一用 C01 表示。 （五） 案卷封皮的填寫。 隨每筆業(yè)務發(fā)生而形成的要件類檔案案卷封皮填寫內容包括“檔案存放位置”、“分、支行名稱”、“貸款種類（內容）”、“合同號”、“企業(yè)名稱”、“ 檔號”、“責任人”、“檢查人”及檔案人員 9 項。 其他類別檔案案卷的封皮，“檔案存放位置”、“責任人”、“檢查人”和“檔案人員” 4 項為必填項，其他項為選填項（檔案案卷封皮格式及填寫要求詳見附件三）。 1、 案卷封皮的“檔案存放位置”有兩欄，第一欄填寫“立卷區(qū)”的“檔案存放位置”，第二欄填寫“歸檔區(qū)”的“檔案存放位置”。 2、 “貸款種類（內容）”項的填寫由案卷的檔案類別決定，對隨每筆業(yè)務發(fā)生而形成的“要件類”，“貸款種類（內容）”項填寫該貸款的業(yè)務種類，如流動資金貸款，項目貸款等；對其他類別檔案，“貸款種類（內容 ）”項填寫該卷檔案的主題內容，如管理類借款人檔案、管理類保證人檔案等。 3、 “合同號”項的填寫由案卷的檔案類別決定。對隨每筆業(yè)務發(fā)生而發(fā)生的“要件類”檔案，“合同號”項填寫該筆貸款的貸款合同號；對“權證類”檔案，如權證類檔案對應的抵質押合同與一般貸款合同是一對一關系，“合同號”項填寫貸款合同號；如權證類檔案對應的抵質押合同為最高額抵質押合同，“合同號”項填寫最高額抵質押合同號。 4、 “檔號”系指檔案系統(tǒng)與 CM2002 銜接版本自動生成的一組代碼。 5、 “責任人”指主管信貸員；“檢查人”指二級分行貸后監(jiān)督檢查部 門的有關人員；“檔案人員”指檔案部門有關人員。 （六） 檔案盒的填寫 檔案盒的填寫包括“盒封面”和“盒脊”。檔案盒封面的填寫項包括“分、支行名稱”、“企業(yè)全稱”和“企業(yè)代碼”（見附件二）。檔案盒脊背的填寫項包括：“支行名稱”、“企業(yè)名稱”、“年度”和“檔案存放位置”（見附件六）。其中“年度”表示該盒檔案實體案卷發(fā)生的年份，跨年度的則填寫起始年 結束年，“年度”項為非必填項。 第二十八條 排放方法 1、執(zhí)行過程中，“權證類”檔案中的有價單據存放在會計部門金庫，有價單位以外的檔案原件存放在檔案部門保險柜中，復印 件材料存放在檔案密集架上（立卷區(qū)要件類前）；執(zhí)行結束后，“權證類”檔案全部轉移到檔案密集架上（歸檔區(qū)要件類前）。 2、“要件類”、“管理類”和“保全類”檔案的排放先分區(qū)（立卷區(qū)和歸檔區(qū)）、后分類（要件類、管理類、保全類），在每一類別下按順序排放。 3、“綜合類”檔案單獨構成“綜合區(qū)”?！熬C合類”檔案的排放，先區(qū)分支行，后區(qū)分年度，同一年度下按問題分類。 第二十九條 系統(tǒng)錄入 系統(tǒng)的錄入包括：錄入“檔號”、錄入“檔案存放位置”、錄入“互見號”、錄入“其他說明”和選擇“分區(qū)標志” 5 項內容。 （一） 錄入檔號?！?檔號”由支行代碼 +企業(yè)代碼 +貸款順序號構成，支行代碼、企業(yè)代碼由系統(tǒng)自動獲??；貸款順序號由系統(tǒng)按照歸檔先后順序自動生成，也可手工錄入。 （二） 選擇分區(qū)。執(zhí)行中的檔案，選擇“立卷區(qū)”；執(zhí)行結束的檔案，選擇“歸檔區(qū)”。 （三） 錄入“檔案存放位置”?！皺n案存放位置”欄錄入相對應的檔案實體的存放位置。一筆“要件類”檔案實體占用多盒的，“檔案存放位置”中盒的要素要錄入 XY，如 5-8-B02-24。 （四） 錄入“互見號”。“互見號”欄應錄入相對應的“權證類”檔案實體存放位置。一般貸款合同和最高額抵質押合同一律錄入此 項。 1、 對一般貸款合同，“互見號”欄錄入“抵質押合同”與“一般貸款合同”一對一情況下存放在檔案密集架上的“權證類”檔案實體的存放地址（如：5-8-B01-X）。 2、 對最高額抵質押合同，“互見號”欄錄入最高額抵質押合同對應的存放在檔案庫房密集架上“權證類”檔案實體的存放地址（如： 5-8-B01-Y）。 （五） 錄入“其他說明項”。 檔案系統(tǒng)與 CM2002 銜接版本的“其他說明項”可靈活使用和填寫。一般貸款合同和最高額抵質押合同兩類合同的“其他說明項”必須填寫。 1、 一般貸款合同對應的“其他說明”欄，錄入“抵質 押合同”與“一般貸款合同”一對一情況下存放在保險柜中的“權證類”檔案實體的存放地址（ 5-8-A01-X）。 2、 最高額抵質押合同對應的“其他說明”欄，錄入最高額抵質押合同對應的存放在保險柜中的“權證類”檔案實體的存放地址（如： 5-8-A01-Y）。 第三十條 轉移和修改 （一） 轉移。 法人客戶信貸業(yè)務檔案實行分區(qū)管理，執(zhí)行中，存放在立卷區(qū)；執(zhí)行結果后，轉移至歸檔區(qū)。 1、“隨每筆業(yè)務發(fā)生而形成的要件類”檔案轉移后，按照結清時間的先后順序排列。 2、 “權證類”檔案執(zhí)行結束后，部分原件歸還貸款企業(yè)，剩余的檔案 材料轉移到檔案密集架上“歸檔區(qū)要件類”前。 3、 新的管理類材料產生后，被替換的管理類材料轉移到歸檔區(qū)，按照轉移時間排列，“立卷區(qū)”存放新產生的有效管理類材料。 4、 “保全類”檔案執(zhí)行結束后，全部轉移到歸檔區(qū)，與訴訟材料相對應的有關“要件類”檔案仍然按照要件類檔案性質進行轉移，不予合并。 （二） 修改。 1、 “要件類”檔案轉移后，案卷目錄、案卷的檔案存放位置、檔案盒等相關信息必須進行修改，銜接版本中的有關記錄需要同時更新。 2、 管理類材料轉移后，要同時對“立卷區(qū)”和“歸檔區(qū)”管理類檔案的目錄、檔案存放位置和其他 相關信息進行修改。 3、 “權證類”檔案轉移后，要修改權證類檔案的檔案存放位置，如原來的檔案存放位置為 5-8-B01-1，結清后轉移至檔案庫房歸檔區(qū)的第一盒，則其檔案存放位置即變?yōu)?5-8-C01-1。 4、 “保全類”檔案屬于整體轉移，轉移后，只需修改“檔案存放位置”。 第八章 其他規(guī)定 第三十一條 總行已經明確貸后監(jiān)督檢查部門設在信貸管理部內部，本文中涉及的二級分行（含）以上機構信貸管理部門的檔案管理崗位和貸后監(jiān)督檢查部門