信貸業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法

信貸業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法 目 錄 第一章 總 則 . 1 第二章 管理職責(zé) . 2 第三章 歸檔方法 . 2 第四章 基本內(nèi)容 . 3 第五章 日常管理 . 6 第六章 責(zé)任追究 . 8 第七章 檔案管理細(xì)則 . 8 第八章 其他規(guī)定 . 12 第一章 總 則 第一條 為了進(jìn)一步規(guī)范信貸業(yè)務(wù)檔案管理，切實(shí)做好信貸風(fēng)險(xiǎn)控制基礎(chǔ)工作，根據(jù)信貸管理基本辦法、貸后管理基本辦法等規(guī)定，制定本辦法。 第二條 本辦法所稱信貸業(yè)務(wù)檔案是指 本公司 在辦理信貸業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的，用以記錄和 反映信貸業(yè)務(wù)全過(guò)程的真實(shí)記錄資料，包括借款人和擔(dān)保人基礎(chǔ)資料、貸后管理資料、法律文件和信貸運(yùn)作資料等重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像 ，主要由借款客戶的基本資料、信貸業(yè)務(wù)中的相關(guān)契約和銀行信貸管理資料等組成 。 第三條 信貸業(yè)務(wù)檔案管理要遵循以下原則： （一）及時(shí)完整、真實(shí)有效原則。信貸部門負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案移交前的收集、整理和立卷工作，并對(duì)移交前檔案資料的真實(shí)、完整、有效、保密等負(fù)責(zé)；綜合檔案部門負(fù)責(zé)客戶信貸業(yè)務(wù)檔案移交后的整理、立卷、歸檔、保管和日常維護(hù)工作，并對(duì)移交后的客戶信貸業(yè)務(wù)檔案的安全管理、提供利用、銷毀 整理、保密等負(fù)責(zé)。 （二）保密性原則。信貸業(yè)務(wù)檔案涉及國(guó)家、 本公司 和企業(yè)的秘密，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其他相關(guān)人員均需嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。 （三）規(guī)范管理原則。信貸業(yè)務(wù)檔案管理是 本公司 綜合檔案管理體系的一部分，信貸部門應(yīng)配合綜合檔案部門，按照法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案由 縣（區(qū)） 級(jí) 銀行 集中統(tǒng)一管理和其它信貸業(yè)務(wù)檔案屬地管理的原則進(jìn)行規(guī)范化管理。做到原始資料賬冊(cè)化，資料內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化，檔案移交制度化，檔案管理電子化。 第二章 管理職責(zé) 第四條 本公司 以客戶為單位建立信貸業(yè)務(wù)檔案，落實(shí)專門部門和人員統(tǒng)一管理。 第五條 客戶經(jīng)理職責(zé)?？蛻艚?jīng)理負(fù)責(zé)收集整理所經(jīng)辦業(yè)務(wù)的信貸資料，將已審批或發(fā)放信貸業(yè)務(wù)的資料于月后 10 個(gè)工作日內(nèi) 交 管理員統(tǒng)一歸檔管理，不得長(zhǎng)期留存信貸資料原件。抵押物他項(xiàng)權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書、保險(xiǎn)單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價(jià)單證等重要物品原件應(yīng)于收件當(dāng)日移交會(huì)計(jì)部門現(xiàn)金庫(kù)管理，納入表外科目核算。 第六條 信貸部門職責(zé)。信貸業(yè)務(wù)檔案形成后、移交檔案庫(kù)前，信貸部門負(fù)責(zé)收集管理信貸業(yè)務(wù)檔案。信貸部門要按照誰(shuí)經(jīng)辦、誰(shuí)負(fù)責(zé)的要求，認(rèn)真履行信貸業(yè)務(wù)檔案管理職責(zé)，對(duì)所管理信貸業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)性、有效性、規(guī)范性、完整性和保密工作負(fù)責(zé)。信貸 管理系統(tǒng)是信貸電子檔案的主要檔案庫(kù)，信貸部門要嚴(yán)格執(zhí)行信貸管理系統(tǒng)相關(guān)管理規(guī)定，確保信貸電子檔案信息及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)和完整，保證電子文檔和紙質(zhì)文檔在時(shí)間和內(nèi)容上的統(tǒng)一性。 第七條 不良貸款按規(guī)定移交給 綜合部 后，由該部門履行客戶檔案管理職責(zé)。 第八條 信貸業(yè)務(wù)檔案庫(kù)管理員職責(zé)。信貸業(yè)務(wù)檔案庫(kù)負(fù)責(zé)審核、接收相關(guān)部門移交管理的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，并對(duì)入庫(kù)檔案資料的規(guī)范性和完整性把關(guān)；按照信貸業(yè)務(wù)檔案管理要求規(guī)范管理入庫(kù)檔案；嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，做好檔案保密工作；負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作。信貸業(yè)務(wù)檔案庫(kù)管 理員有權(quán)對(duì)相關(guān)機(jī)構(gòu)和部門的信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。 第三章 歸檔方法 第九條 信貸業(yè)務(wù)檔案資料分為五類： （一）權(quán)證類：采用抵押、質(zhì)押擔(dān)保方式的信貸業(yè)務(wù)，能夠證明對(duì)抵押物、質(zhì)押物享有所有權(quán)和處置權(quán)的要件； （二）要件類：辦理信貸業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的能夠證明信貸業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性的基本要件； （三）管理類：法人客戶的基本資料； （四）保全類：貸后管理及資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)管理的相關(guān)資料； （五）綜合類： 銀行 內(nèi)部管理資料。 第十條 信貸業(yè)務(wù)檔案按照客戶建立，一戶一檔，一筆（項(xiàng)）一卷，即一個(gè)客戶除權(quán)證類原件（只 保存復(fù)印件）以外的所有檔案存放在一起，一筆業(yè)務(wù)（一個(gè)項(xiàng)目）的檔案設(shè)為一卷（一個(gè)借款合同項(xiàng)下分次發(fā)放的視同一筆），每個(gè)客戶檔案內(nèi)再分 立卷區(qū)、權(quán)證區(qū)、綜合區(qū)和歸檔區(qū)，在立卷區(qū)存放執(zhí)行中業(yè)務(wù)的 要件類 、管理 類 、保全 類檔案 ，分別存放各區(qū)規(guī)定的資料 ，在歸檔區(qū)存放已經(jīng)執(zhí)行終了業(yè)務(wù)的要件類、管理類、保全類檔案 。 權(quán)證類檔案存放區(qū)域稱權(quán)證區(qū)，其中有價(jià)單據(jù)必須存放于金庫(kù)，其他權(quán)證類檔案存放于檔案庫(kù)內(nèi)的保險(xiǎn)柜中，但必須雙人、雙鎖保管。 綜合類檔案存放區(qū)域稱為綜合區(qū)。 第四章 基本內(nèi)容 第十一條 權(quán)證類檔案包括：抵押物他項(xiàng)權(quán)證、 產(chǎn)權(quán)證明書、保險(xiǎn)單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價(jià)單證的復(fù)印件（原件入會(huì)計(jì)部門金庫(kù)保管），抵押物（質(zhì)物）評(píng)估報(bào)告或作價(jià)依據(jù)，抵押物清單，法人客戶貸款的抵押 （ 質(zhì)押）公證書，有權(quán)機(jī)關(guān)辦理的抵 （ 質(zhì) ） 押登記表 等，以保證保險(xiǎn)為擔(dān)保的還應(yīng)包括保證保險(xiǎn)單 。 第十二條 要件類檔案包括： （一）企業(yè)授信情況有關(guān)資料、企業(yè)信用等級(jí)評(píng)定報(bào)告和審定意見(jiàn)、各類法人客戶信貸業(yè)務(wù)申請(qǐng)報(bào)告和申請(qǐng)書、各類法人客戶信貸業(yè)務(wù)調(diào)查報(bào)告、各類法人客戶信貸業(yè)務(wù)調(diào)查審查審批表、審貸會(huì)會(huì)議紀(jì)要； （二）本級(jí)行向上級(jí)行的推薦審查意見(jiàn)、上級(jí)行的貸款批準(zhǔn)意見(jiàn)、 貸款意向書、貸款承諾函、各類法人客戶信貸業(yè)務(wù)借款合同（協(xié)議書）、借據(jù)、擔(dān)保合同（擔(dān)保協(xié)議）或擔(dān)保函、核保書、抵（質(zhì)）押核實(shí)書 、以保證保險(xiǎn)為擔(dān)保的保證保險(xiǎn)合同、貸款法律審查意見(jiàn)（按總行相關(guān)制度規(guī)定應(yīng)出具的）、準(zhǔn)貸（簽）證、到逾期貸款本息催收通知及回執(zhí)、貸后檢查記錄和貸款檢查報(bào)告、企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析報(bào)告、保證金進(jìn)賬證明資料、貸款五級(jí)分類認(rèn)定表（季度）、外匯貸款（轉(zhuǎn)貸款）和對(duì)外擔(dān)保 在外匯管理局登記的證明文件或上級(jí) 行 下發(fā)的生效通知 ， 以及涉及貸款審查、審批、發(fā)放的其他必要資料。 （三） 項(xiàng)目貸款還應(yīng)包括項(xiàng)目立項(xiàng)建議書、可行性研究 報(bào)告、開工報(bào)告、環(huán)保部門及其他國(guó)家有權(quán)部門對(duì)貸款項(xiàng)目的批復(fù)文件，項(xiàng)目變更及概算調(diào)整的批復(fù)文件復(fù)印件，項(xiàng)目概、預(yù)、決算審查報(bào)告及工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告，項(xiàng)目建設(shè)資金來(lái)源證明文件，項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度表，資金使用計(jì)劃，等等。 房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)項(xiàng)目立項(xiàng)的批文及可行性研究報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建筑工程規(guī)劃許可證、土地出讓合同及規(guī)劃紅線圖、國(guó)有土地使用證、地價(jià)款繳納憑證復(fù)印件、施工許可證、房屋預(yù)售許可證、合作項(xiàng)目提供的合作開發(fā)合同等復(fù)印件以及項(xiàng)目竣工后的工程決算報(bào)告等。 （四） 簽發(fā)銀行承兌匯票還應(yīng)包括銀行承兌匯票復(fù) 印件、商品交易合同或增值稅發(fā)票復(fù)印件。 （五） 打包貸款還應(yīng)包括不可撤銷、非轉(zhuǎn)讓的信用證正本，出口銷售合同復(fù)印件，借款人為代理出口的應(yīng)有出口商品代理協(xié)議復(fù)印件，國(guó)家限制出口的商品應(yīng)有國(guó)家有權(quán)部門同意出口的證明文件。 （六） 出口退稅賬戶托管貸款還應(yīng)包括客戶在我行開立出口退稅專戶的證明材料（包括具體賬號(hào)），國(guó)際業(yè)務(wù)部出具的審證意見(jiàn)書，購(gòu)銷合同或其他反映客戶資金需求的有關(guān)憑證、資料，借款人及有權(quán)簽字人簽章的“（開立）出口退稅專戶承諾書”，經(jīng)國(guó)稅部門蓋章確認(rèn)的“出口退稅賬戶托管貸款業(yè)務(wù)確認(rèn)單”（或貨物報(bào)關(guān)單、出口收匯 核銷單、結(jié)匯水單、增值稅專用發(fā)票（抵扣聯(lián)），出口貨物專用繳款書、出口發(fā)票以及國(guó)稅局收件單）。 （七） 國(guó)內(nèi)保理業(yè)務(wù)還應(yīng)包括敘作保理的應(yīng)收賬款項(xiàng)下商品交易或提供服務(wù)的有關(guān)購(gòu)銷合同、協(xié)議及運(yùn)輸單據(jù)、發(fā)票，購(gòu)貨商出具的貨物或服務(wù)的書面驗(yàn)收證書，保理業(yè)務(wù)協(xié)議，保理業(yè)務(wù)憑證等資料。無(wú)追索權(quán)的國(guó)內(nèi)保理業(yè)務(wù)中銷售商與銀行按比率承擔(dān)壞賬損失的，應(yīng)有公證手續(xù)證明資料。 （八） 非融資類擔(dān)保業(yè)務(wù)還應(yīng)包括擔(dān)保涉及的有關(guān)合同、協(xié)議、標(biāo)書及其他能夠證明真實(shí)、合法交易背景的資料。融資類擔(dān)保業(yè)務(wù)應(yīng)包括政府有關(guān)部門批準(zhǔn)的年度融資計(jì)劃，擔(dān)保項(xiàng)目 可行性研究及批復(fù)，擔(dān)保涉及事項(xiàng)按照規(guī)定需事先獲得有關(guān)部門批準(zhǔn)或核準(zhǔn)的，應(yīng)有有關(guān)部門批準(zhǔn)或核準(zhǔn)的文件。 第十三條 管理類檔案包括： （一）借款人和擔(dān)保人的相關(guān)資料：企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本或復(fù)印件、事業(yè)單位登記表副本或復(fù)印件、企業(yè)資質(zhì)登記證復(fù)印件、特種經(jīng)營(yíng)許可證復(fù)印件、稅務(wù)登記證（國(guó)稅、地稅）復(fù)印件、外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書復(fù)印件、外商投資企業(yè)外匯登記證復(fù)印件、中華人民共和國(guó)組織機(jī)構(gòu)代碼證書復(fù)印件、事業(yè)法人證書復(fù)印件、民辦非企業(yè)法人登記證書復(fù)印件、及某些行業(yè)必備的衛(wèi)生許可證復(fù)印件、前 置許可證明復(fù)印件； 貸款卡證明材料復(fù)印件以及最新年檢證明，企業(yè)法人注冊(cè)資本驗(yàn)資報(bào)告復(fù)印件或有關(guān)注冊(cè)資本來(lái)源的證明材料； 法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的身份證明復(fù)印件，法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的簽字樣本，法人授權(quán)證明書，企業(yè)章程、聯(lián)營(yíng)協(xié)議復(fù)印件，印鑒卡，借款人企業(yè)項(xiàng)目責(zé)任人任職資格表，企業(yè)變更登記有關(guān)文件的復(fù)印件； 企業(yè)各期財(cái)務(wù)報(bào)表，企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大行為的相關(guān)資料，有關(guān)審計(jì)報(bào)告，需要政府管理部門批準(zhǔn)事項(xiàng)的文件復(fù)印件等。 （二）自然人作為保證人的還應(yīng)包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財(cái) 產(chǎn)及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔(dān)保的書面文件。 （三） 專業(yè)擔(dān)保機(jī)構(gòu)為保證人的還應(yīng)包括一定數(shù)額的擔(dān)?；鹨汛嫒朐谖倚性O(shè)立的專門賬戶、實(shí)行專項(xiàng)儲(chǔ)存和專戶管理的證明文件（除事先報(bào)經(jīng)總行批準(zhǔn)無(wú)須將擔(dān)?；鸫嫒胛倚型猓瑩?dān)保責(zé)任余額表，同意提供該保證擔(dān)保的書面文件。 （四） 以保證保險(xiǎn)為擔(dān)保的還應(yīng)包括保險(xiǎn)監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)同意保險(xiǎn)人開辦保證保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的批文、投保人已全額投保保證保險(xiǎn)并一次性繳清全部保費(fèi)的證明文件。 注： 以上 資料如企業(yè)發(fā)生住所、注冊(cè)資金、公司章程、經(jīng)營(yíng)范圍、股東、年檢等變更事項(xiàng)，以及相關(guān)證照到期換新證， 等等，信貸人員或客戶經(jīng)理應(yīng)在每季或間隔期貸后檢查、貸款檢查時(shí)及時(shí)收集補(bǔ)充；如 借款人和專業(yè)擔(dān)保機(jī)構(gòu) 未發(fā)生相關(guān)內(nèi)容或事項(xiàng)的變更等，在授信期間內(nèi)均無(wú)需重復(fù)收集 第十四條 保全類檔案包括 ： （一） 貸款訴訟全過(guò)程相關(guān)資料，債轉(zhuǎn)股和剝離不良資產(chǎn)（含清戶）企業(yè)的剝離不良資產(chǎn)申報(bào)審批表復(fù)印件，全部相關(guān)貸款檔案，以物抵貸資產(chǎn)清單、權(quán)屬證明、抵貸協(xié)議、法院裁定書，投資資產(chǎn)的投資協(xié)議書、股權(quán)證明、投資資產(chǎn)劃撥憑證等法律文書和其他必要資料。 （二） 關(guān)于企業(yè)兼并的有關(guān)批示文件，企業(yè)董事會(huì)或廠級(jí)辦公會(huì)議關(guān)于企業(yè)兼并的決策性文件，職 工代表大會(huì)決議等文件以及上級(jí)主管部門批準(zhǔn)企業(yè)兼并文件，全國(guó)企業(yè)兼并和職工再就業(yè)工作計(jì)劃內(nèi)兼并項(xiàng)目的請(qǐng)示、報(bào)告和全國(guó)領(lǐng)導(dǎo)小組的批復(fù)文件，兼并企業(yè)對(duì)兼并行為的評(píng)估報(bào)告，兼并協(xié)議正式文本，被兼并企業(yè)實(shí)施兼并前與貸款行的全部信貸關(guān)系原始記錄，包括各類借款合同、擔(dān)保合同、借據(jù)等契約，銀企三方或四方簽訂的借貸關(guān)系轉(zhuǎn)移協(xié)定，兼并方企業(yè)承接被兼并方企業(yè)積欠銀行貸款本息協(xié)議以及分年還貸計(jì)劃，列入全國(guó)呆壞賬核銷計(jì)劃的兼并項(xiàng)目分年還貸計(jì)劃的執(zhí)行情況，按計(jì)劃還貸的系統(tǒng)記錄、憑據(jù)，總行批準(zhǔn)免息的批復(fù)，對(duì)未按期還貸企業(yè)申請(qǐng)取消享受免息 政策的請(qǐng)示、批示文件和對(duì)原貸款全部恢復(fù)計(jì)息的通知單，兼并實(shí)施后發(fā)生的對(duì)兼并事實(shí)有較大影響事件的記錄和相關(guān)資料，兼并完成后企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表和相關(guān)資料。 （三） 破產(chǎn)前連續(xù)三年內(nèi)的企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表、所有貸款合同、借據(jù)等信用契約，企業(yè)破產(chǎn)申請(qǐng)、破產(chǎn)預(yù)案、上級(jí)主管部門同意企業(yè)破產(chǎn)的批復(fù)，法院從受理破產(chǎn)案件開始直至破產(chǎn)終結(jié)期間的主要法律文件，包括破產(chǎn)公告、破產(chǎn)裁定、法院宣告成立企業(yè)破產(chǎn)清算組的裁定、債權(quán)人會(huì)議的重要決議、銀行債權(quán)申報(bào)書、有關(guān)債務(wù)保證責(zé)任的裁定、破產(chǎn)企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告和清算報(bào)告、法院對(duì)財(cái)產(chǎn)分配的裁定和破產(chǎn)案件的終結(jié) 裁定，計(jì)劃內(nèi)破產(chǎn)項(xiàng)目的全國(guó)領(lǐng)導(dǎo)小組批復(fù)文件。 （四） 呆壞賬核銷申報(bào)材料，包括申請(qǐng)核銷報(bào)告及責(zé)任認(rèn)定文件、債權(quán)或股權(quán)證明材料、債權(quán)或股權(quán)損失證明材料，上級(jí)行批復(fù)文件，破產(chǎn)終結(jié)后需要繼續(xù)追償我行債權(quán)的有關(guān)文件和材料，呆壞賬核銷后收回債權(quán)的重要憑據(jù)、賬務(wù)處理憑據(jù)和相關(guān)資料。 第十 五 條 綜合類檔案包括： 銀行內(nèi)部有關(guān)信貸業(yè)務(wù)的各類報(bào)表、授權(quán)轉(zhuǎn)授權(quán)文件、行業(yè)分析資料、信貸分析報(bào)告、調(diào)查檢查報(bào)告、審計(jì)稽核報(bào)告等。 本節(jié)規(guī)定的法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容是各行檔案管理中至少應(yīng)包括的基本內(nèi)容，但不限于此。 第十六條 權(quán)證類 、要件類必須存放原件，其他各類檔案原則上應(yīng)存放原件，如有特殊情況，無(wú)法取得原件的，在不影響我行權(quán)益的前提下，可以存放復(fù)印件，主管信貸員（客戶經(jīng)理）將復(fù)印件與原件核實(shí)，在復(fù)印件上簽署 “ 經(jīng)核對(duì)與原件一致”字樣，核對(duì)日期并簽名確認(rèn)。 第五章 日常管理 第十七條 移交前檔案管理資料的收集、整理、立卷。 （一） 支行經(jīng)辦的信貸業(yè)務(wù)資料由支行主管信貸員（客戶經(jīng)理）在審查審批結(jié)束、業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生后（以下簡(jiǎn)稱“業(yè)務(wù)發(fā)生后”），整理好信貸業(yè)務(wù)原始資料，編制好移交清單，交給信貸部門負(fù)責(zé)檔案管理的指定人員，經(jīng)初步審核后，由該指定人 員對(duì)信貸業(yè)務(wù)原始資料進(jìn)行排序、編寫頁(yè)碼、填寫卷內(nèi)目錄。要件類中隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生而產(chǎn)生的資料排序應(yīng)按照形成時(shí)間的先后順序依次序排列。編寫頁(yè)碼應(yīng)按照以上文件資料的順序，編寫大流水頁(yè)碼，即從第一份文件資料的首頁(yè)至最后一份文件資料的尾頁(yè)，逐頁(yè)編寫（凡有字跡即為一頁(yè)）。對(duì)于其余要件類資料的整理，應(yīng)按照資料形成時(shí)間的先后順序排列，對(duì)每一分文件資料應(yīng)單獨(dú)立卷、單獨(dú)編寫頁(yè)碼。資料整理完畢后編制移交清單，將全部資料移交給二級(jí)分行貸后監(jiān)督檢查部門的指定人員，雙方簽字確認(rèn)。二級(jí)分行貸后監(jiān)督檢查部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)審核完畢后，次日由指定 人員將全部資料移交給本級(jí)行檔案管理人員入庫(kù)。 （二） 二級(jí)分行經(jīng)辦的信貸業(yè)務(wù)資料和一級(jí)分行、總行需保管的法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案，由本級(jí)行經(jīng)辦人在業(yè)務(wù)發(fā)生后整理好信貸業(yè)務(wù)原始資料，編制好移交清單，將全部資料移交給本級(jí)行信貸管理部門負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案管理的指定人員，經(jīng)初步審核后，由該指定人元對(duì)信貸業(yè)務(wù)原始資料進(jìn)行排序、編寫頁(yè)碼、填寫問(wèn)卷內(nèi)目錄（方法與支行相同）。資料整理完畢后編制移交清單，將全部資料移交給本級(jí)行貸后監(jiān)督檢查部門的指定人員，雙方簽字確認(rèn)。本級(jí)行貸后監(jiān)督檢查部門在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)審核完畢后，次日由指定人員將全 部資料移交給本級(jí)行檔案管理人員入庫(kù)。 （三） 信貸部門不便于實(shí)時(shí)向貸后監(jiān)督檢查部門移交檔案的可以批量移交，但每筆業(yè)務(wù)檔案的移交時(shí)間最遲要在業(yè)務(wù)發(fā)生后的五個(gè)工作日內(nèi)。確實(shí)與所屬二級(jí)分行距離較遠(yuǎn)、交通不便的縣級(jí)支行，經(jīng)一級(jí)分行批準(zhǔn)，可將移交期限延長(zhǎng)至十個(gè)工作日。 （四） 貸后檢查記錄、貸款五級(jí)分類資料、企業(yè)各期財(cái)務(wù)報(bào)表、各種證書的年檢證明復(fù)印件等業(yè)務(wù)后續(xù)資料，應(yīng)及時(shí)移交。即主管信貸員（客戶經(jīng)理）取得資料后，實(shí)時(shí)或批量移交給二級(jí)分行的貸后監(jiān)督檢查部門的指定人員，雙方簽字確認(rèn)。二級(jí)分行貸后監(jiān)督檢查部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)審核完 畢后，次日由指定人員將全部資料移交給本級(jí)行綜合檔案部門。 （五） 移交抵押、質(zhì)押等權(quán)證類文件時(shí)，移交雙方應(yīng)填寫收押憑證，一式兩份，由移交雙方分別保管，待信貸業(yè)務(wù)終了時(shí)，綜合檔案部門檔案管理員憑提取人的收押憑證和會(huì)計(jì)部門貸款本息已收回的憑證，退還有關(guān)權(quán)證類文件資料，提取人必須填寫權(quán)證類檔案提取單，經(jīng)業(yè)務(wù)經(jīng)辦行主管信貸管理部門負(fù)責(zé)人和主管信貸管理部門的行長(zhǎng)簽字同意。提取時(shí)提取人簽字確認(rèn)，收押憑證存檔備查。 法人客戶或自然人要求提供 抵押、質(zhì)押等權(quán)證類文件 、權(quán)證復(fù)印件移交前由信貸人員（客戶經(jīng)理）負(fù)責(zé)，移交后由保管部門負(fù) 責(zé)。 第十八條 信貸業(yè)務(wù)檔案交接手續(xù)。 綜合檔案部門接收法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案必須嚴(yán)格履行交接手續(xù)。檔案管理人員對(duì)接收的法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案，必須審核一下內(nèi)容： 1、 核準(zhǔn)移交檔案的數(shù)量和每份文件的頁(yè)數(shù)； 2、 核查每份文件資料的構(gòu)成要素，包括名稱、內(nèi)容、簽章、日期。 審核無(wú)誤后方可辦理交接手續(xù)。對(duì)于存有問(wèn)題的檔案應(yīng)及時(shí)退回，并督促移交人員盡快補(bǔ)齊資料或修改有誤部分，重新辦理移交。超過(guò)兩個(gè)工作日仍未重新辦理移交的，綜合檔案部門應(yīng)向貸后監(jiān)督檢查部門發(fā)出檔案重新移交通知。 第十九條 移交后檔案的整理、立卷。 （一） 檔案管理員對(duì)法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案的整理立卷，是對(duì)除要件類檔案中隨每筆業(yè)務(wù)的發(fā)生而產(chǎn)生的文件資料以外的其余法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行排序、編寫頁(yè)碼，填寫卷內(nèi)目錄、案卷封皮、檔案盒封面，并按照本辦法第九條、第十條的規(guī)定，對(duì)接收的檔案進(jìn)行排序、固定位置。在檔案裝具上表明檔案所屬機(jī)構(gòu)名稱、年度以及便于管理和利用的其他標(biāo)識(shí)。整理立卷工作要在收到貸后監(jiān)督檢查部門移交檔案之日起五個(gè)工作日之內(nèi)完成。 （二） 權(quán)證類檔案按筆（項(xiàng)）立卷，填寫檔案皮、填寫卷內(nèi)權(quán)證種類、數(shù)量、金額目錄，按照客戶為單位裝入檔案盒。 （三） 要件類檔 案中，隨著每筆業(yè)務(wù)的發(fā)生而產(chǎn)生的部分，按筆立卷，其余要件類檔案單獨(dú)立卷，以客戶為單位裝入檔案盒存放。 （四） 管理類和保全類檔案以客戶為單位，裝入檔案盒存放。 第二十條 歸檔。 檔案管理員憑會(huì)計(jì)部門的收回貸款本息通知單，將已結(jié)清業(yè)務(wù)的相關(guān)檔案文件從立卷區(qū)抽出，修改目錄、檔案盒封面等相關(guān)信息，加蓋收回印戳后，放人該借款人的歸檔區(qū)保管。綜合類檔案在次年 3 月 31日前歸檔。報(bào)表類檔案要按年立卷，相關(guān)文書檔案一事一卷，分類裝入檔案盒。 第二十一條 調(diào)閱和外借。 各行要建立法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱登記制度。支行相關(guān)人 員調(diào)閱法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案應(yīng)填寫調(diào)閱單，登記調(diào)閱人姓名、閱讀日期、閱讀內(nèi)容等，需經(jīng)本級(jí)行信貸部門負(fù)責(zé)人和檔案保管行信貸管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意。檔案保管行相關(guān)人員調(diào)閱法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案應(yīng)填寫調(diào)閱單，需經(jīng)檔案保管行信貸管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意。公安局、檢察院、法院需要調(diào)閱信貸業(yè)務(wù)檔案時(shí)，必須持有調(diào)閱公函，由檔案保管行主管信貸管理部門的行長(zhǎng)指定專人負(fù)責(zé)陪同調(diào)閱。調(diào)閱人對(duì)所需的檔案可以復(fù)印，但不得將原件抽走。法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案原則上只能現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱，如遇特殊情況。需經(jīng)檔案保管行主管信貸管理部門的行長(zhǎng)批準(zhǔn)才能外借。外借 檔案必須填寫檔案外借單，登記外借人姓名、外借日期、外借檔案內(nèi)容、外借原因及歸還日期等，并經(jīng)檔案保管行信貸管理部門負(fù)責(zé)人和主管信貸管理部門的行長(zhǎng)簽字同意。存放在金庫(kù)的權(quán)證類檔案，一律不得外借，上級(jí)有關(guān)部門可以定期檢查核對(duì)。 第二十二條 保管。 檔案管理人員要對(duì)法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴(yán)格遵守保密制度，不得違章借出信貸業(yè)務(wù)檔案或透露檔案內(nèi)容。要定期檢查法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案的保管情況，檢查間隔期為每季一次，并書面記錄檢查結(jié)果。 法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案保管期限為：有信貸關(guān)系的法人客戶檔案永久保管；結(jié)清全部信貸 業(yè)務(wù)的法人客戶，從該客戶與我行的最后一筆信貸業(yè)務(wù)結(jié)清后次年的 1 月 1 日起，保管五年。 綜合類信貸業(yè)務(wù)檔案為長(zhǎng)期保管，保管期限為十五年，其中各種報(bào)表的年度匯總表為永久保管。 法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案管理及銷毀清冊(cè)為永久保管。 第二十三條 銷毀。 保管期滿的法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案要按照以下程序銷毀： 1、檔案管理部門提出銷毀意見(jiàn)，編制法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。 2、經(jīng)檔案保管行主管信貸管理部門的行長(zhǎng)同意，并在法人客戶信貸業(yè) 務(wù)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。 3、檔案管理部門和信貸管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷信貸業(yè)務(wù)檔案前，應(yīng)按照銷毀清冊(cè)上所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)；銷毀后，要在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告主管信貸管理部門的行長(zhǎng)。 第六章 責(zé)任追究 第二十四條 對(duì)于未按本規(guī)定履行職責(zé)，造成檔案損毀、遺失，及擅自銷毀、擅自對(duì)外提供、涂改、偽造法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案和擅自透露法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案信息的行為，視情節(jié)輕重對(duì)負(fù)責(zé)人給予行政處分，責(zé)令賠償損失，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。 第七章 檔案管理細(xì)則 第二十五條 整理原則 （一） 遵循法人客 戶信貸業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。 （二） 區(qū)分信貸業(yè)務(wù)檔案的不同類型，采用相應(yīng)的整理方法，使之便于利用和保管。 （三） 法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案以“卷”為整理單位，一卷內(nèi)可以有一份或數(shù)份文件。 第二十六條 組卷方法 （一） “權(quán)證類”檔案按筆立活卷，一筆一卷。 （二） “隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生而形成的要件類”檔案，按筆立固定卷，一筆一卷。 （三） 單獨(dú)立卷的“要件類”檔案，要按內(nèi)容立活卷， 同 一內(nèi)容立一卷。 （四） “管理累”檔案，按“借款人”和“保證人”分別立活卷。根據(jù)檔案數(shù)量立一卷或數(shù)卷。立一卷的，卷內(nèi)文件的排序 參照中國(guó)工商銀行法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案管理辦法（工銀辦發(fā) 2003712 號(hào)，附件二十二）；立數(shù)卷的，應(yīng)相對(duì)固定案卷排放的位置和次序。 （五） “保全類”檔案根據(jù)檔案數(shù)量立一卷或數(shù)卷，為活卷。本細(xì)則所稱“保全類”檔案，系指貸后訴訟過(guò)程中所行程的材料，相關(guān)貸款材料（指隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生而產(chǎn)生的要件類檔案）按照“要件類”檔案的整理方法整理，不與貸后訴訟材料合并存放。 （六） “綜合類”檔案，按照支行一年度一內(nèi)容立卷。同一支行、同一年度、同一內(nèi)容的綜合類檔案立一卷或數(shù)卷，為活卷，卷內(nèi)文件按照形成時(shí)間先后順序排放。 （七 ） 最高額抵、質(zhì)押合同和最高額保證合同檔案單獨(dú)立卷，整理方法與“隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生而形成的要件類”檔案相同。 第二十七條 標(biāo)引方法 （一） 頁(yè)碼的編制 。 “隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生而形成的要件類檔案”以卷為單位編寫頁(yè)碼，其他類檔案以件為單位編寫頁(yè)碼，已有頁(yè)碼的，不再重新編制。 （二） 文件順序號(hào)的編制。 “權(quán)證類”單獨(dú)立卷的“要件類”、“管理類”、“保全類”及“綜合類”檔案，要按卷內(nèi)文件的排放順序，在每份文件首頁(yè)右上角標(biāo)注順序號(hào)。 （三） 目錄的編制。 法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案目錄分為兩種：案卷目錄和文件目錄（目錄格式及填寫方法見(jiàn) 附件四、五）。 （四） 編寫“檔案存放位置”。 權(quán)證類、要件類、管理累、保全類檔案的“檔案存放位置”由支行順序號(hào) +企業(yè)順序號(hào) +分區(qū)標(biāo)志 *檔案類別 +盒號(hào)構(gòu)成；綜合類檔案的“檔案存放位置”由支行順序號(hào) +年度 +盒號(hào)構(gòu)成。 1、 支行順序號(hào)指支行順序?qū)φ毡碇械捻樞蛱?hào)（編制方法及格式見(jiàn)附件七）。 2、 企業(yè)順序號(hào)指企業(yè)順序?qū)φ毡碇械捻樞蛱?hào)（編制方法及格式見(jiàn)附件八）。 3、 分區(qū)標(biāo)志分別用字母 A、 B、 C、 D 表示， A 表示權(quán)證區(qū)， B 表示立卷區(qū)， C表示歸檔區(qū)， D 表示綜合區(qū)。 4、 檔案類別分為六類，權(quán)證類檔案用 01 表示。隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生 而產(chǎn)生的要件類檔案用 02 表示，單獨(dú)立卷的要件類檔案用 021 表示，管理類檔案用 03 表示，保全類檔案用 04 表示，綜合類檔案用 05 表示。 5、 盒號(hào)指一類檔案下檔案盒的順序號(hào)。 6、 權(quán)證類檔案中存放在保險(xiǎn)柜的，“分區(qū)標(biāo)志 *檔案類別”用 A01 表示；存放在檔案密集架上的，“分區(qū)標(biāo)志 *檔案類別”用 B01 表示；執(zhí)行結(jié)束后，“分區(qū)標(biāo)志 *檔案類別”統(tǒng)一用 C01 表示。 （五） 案卷封皮的填寫。 隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生而形成的要件類檔案案卷封皮填寫內(nèi)容包括“檔案存放位置”、“分、支行名稱”、“貸款種類（內(nèi)容）”、“合同號(hào)”、“企業(yè)名稱”、“ 檔號(hào)”、“責(zé)任人”、“檢查人”及檔案人員 9 項(xiàng)。 其他類別檔案案卷的封皮，“檔案存放位置”、“責(zé)任人”、“檢查人”和“檔案人員” 4 項(xiàng)為必填項(xiàng)，其他項(xiàng)為選填項(xiàng)（檔案案卷封皮格式及填寫要求詳見(jiàn)附件三）。 1、 案卷封皮的“檔案存放位置”有兩欄，第一欄填寫“立卷區(qū)”的“檔案存放位置”，第二欄填寫“歸檔區(qū)”的“檔案存放位置”。 2、 “貸款種類（內(nèi)容）”項(xiàng)的填寫由案卷的檔案類別決定，對(duì)隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生而形成的“要件類”，“貸款種類（內(nèi)容）”項(xiàng)填寫該貸款的業(yè)務(wù)種類，如流動(dòng)資金貸款，項(xiàng)目貸款等；對(duì)其他類別檔案，“貸款種類（內(nèi)容 ）”項(xiàng)填寫該卷檔案的主題內(nèi)容，如管理類借款人檔案、管理類保證人檔案等。 3、 “合同號(hào)”項(xiàng)的填寫由案卷的檔案類別決定。對(duì)隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生而發(fā)生的“要件類”檔案，“合同號(hào)”項(xiàng)填寫該筆貸款的貸款合同號(hào)；對(duì)“權(quán)證類”檔案，如權(quán)證類檔案對(duì)應(yīng)的抵質(zhì)押合同與一般貸款合同是一對(duì)一關(guān)系，“合同號(hào)”項(xiàng)填寫貸款合同號(hào)；如權(quán)證類檔案對(duì)應(yīng)的抵質(zhì)押合同為最高額抵質(zhì)押合同，“合同號(hào)”項(xiàng)填寫最高額抵質(zhì)押合同號(hào)。 4、 “檔號(hào)”系指檔案系統(tǒng)與 CM2002 銜接版本自動(dòng)生成的一組代碼。 5、 “責(zé)任人”指主管信貸員；“檢查人”指二級(jí)分行貸后監(jiān)督檢查部 門的有關(guān)人員；“檔案人員”指檔案部門有關(guān)人員。 （六） 檔案盒的填寫 檔案盒的填寫包括“盒封面”和“盒脊”。檔案盒封面的填寫項(xiàng)包括“分、支行名稱”、“企業(yè)全稱”和“企業(yè)代碼”（見(jiàn)附件二）。檔案盒脊背的填寫項(xiàng)包括：“支行名稱”、“企業(yè)名稱”、“年度”和“檔案存放位置”（見(jiàn)附件六）。其中“年度”表示該盒檔案實(shí)體案卷發(fā)生的年份，跨年度的則填寫起始年 結(jié)束年，“年度”項(xiàng)為非必填項(xiàng)。 第二十八條 排放方法 1、執(zhí)行過(guò)程中，“權(quán)證類”檔案中的有價(jià)單據(jù)存放在會(huì)計(jì)部門金庫(kù)，有價(jià)單位以外的檔案原件存放在檔案部門保險(xiǎn)柜中，復(fù)印 件材料存放在檔案密集架上（立卷區(qū)要件類前）；執(zhí)行結(jié)束后，“權(quán)證類”檔案全部轉(zhuǎn)移到檔案密集架上（歸檔區(qū)要件類前）。 2、“要件類”、“管理類”和“保全類”檔案的排放先分區(qū)（立卷區(qū)和歸檔區(qū)）、后分類（要件類、管理類、保全類），在每一類別下按順序排放。 3、“綜合類”檔案單獨(dú)構(gòu)成“綜合區(qū)”?！熬C合類”檔案的排放，先區(qū)分支行，后區(qū)分年度，同一年度下按問(wèn)題分類。 第二十九條 系統(tǒng)錄入 系統(tǒng)的錄入包括：錄入“檔號(hào)”、錄入“檔案存放位置”、錄入“互見(jiàn)號(hào)”、錄入“其他說(shuō)明”和選擇“分區(qū)標(biāo)志” 5 項(xiàng)內(nèi)容。 （一） 錄入檔號(hào)?！?檔號(hào)”由支行代碼 +企業(yè)代碼 +貸款順序號(hào)構(gòu)成，支行代碼、企業(yè)代碼由系統(tǒng)自動(dòng)獲取；貸款順序號(hào)由系統(tǒng)按照歸檔先后順序自動(dòng)生成，也可手工錄入。 （二） 選擇分區(qū)。執(zhí)行中的檔案，選擇“立卷區(qū)”；執(zhí)行結(jié)束的檔案，選擇“歸檔區(qū)”。 （三） 錄入“檔案存放位置”?！皺n案存放位置”欄錄入相對(duì)應(yīng)的檔案實(shí)體的存放位置。一筆“要件類”檔案實(shí)體占用多盒的，“檔案存放位置”中盒的要素要錄入 XY，如 5-8-B02-24。 （四） 錄入“互見(jiàn)號(hào)”?！盎ヒ?jiàn)號(hào)”欄應(yīng)錄入相對(duì)應(yīng)的“權(quán)證類”檔案實(shí)體存放位置。一般貸款合同和最高額抵質(zhì)押合同一律錄入此 項(xiàng)。 1、 對(duì)一般貸款合同，“互見(jiàn)號(hào)”欄錄入“抵質(zhì)押合同”與“一般貸款合同”一對(duì)一情況下存放在檔案密集架上的“權(quán)證類”檔案實(shí)體的存放地址（如：5-8-B01-X）。 2、 對(duì)最高額抵質(zhì)押合同，“互見(jiàn)號(hào)”欄錄入最高額抵質(zhì)押合同對(duì)應(yīng)的存放在檔案庫(kù)房密集架上“權(quán)證類”檔案實(shí)體的存放地址（如： 5-8-B01-Y）。 （五） 錄入“其他說(shuō)明項(xiàng)”。 檔案系統(tǒng)與 CM2002 銜接版本的“其他說(shuō)明項(xiàng)”可靈活使用和填寫。一般貸款合同和最高額抵質(zhì)押合同兩類合同的“其他說(shuō)明項(xiàng)”必須填寫。 1、 一般貸款合同對(duì)應(yīng)的“其他說(shuō)明”欄，錄入“抵質(zhì) 押合同”與“一般貸款合同”一對(duì)一情況下存放在保險(xiǎn)柜中的“權(quán)證類”檔案實(shí)體的存放地址（ 5-8-A01-X）。 2、 最高額抵質(zhì)押合同對(duì)應(yīng)的“其他說(shuō)明”欄，錄入最高額抵質(zhì)押合同對(duì)應(yīng)的存放在保險(xiǎn)柜中的“權(quán)證類”檔案實(shí)體的存放地址（如： 5-8-A01-Y）。 第三十條 轉(zhuǎn)移和修改 （一） 轉(zhuǎn)移。 法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案實(shí)行分區(qū)管理，執(zhí)行中，存放在立卷區(qū)；執(zhí)行結(jié)果后，轉(zhuǎn)移至歸檔區(qū)。 1、“隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生而形成的要件類”檔案轉(zhuǎn)移后，按照結(jié)清時(shí)間的先后順序排列。 2、 “權(quán)證類”檔案執(zhí)行結(jié)束后，部分原件歸還貸款企業(yè)，剩余的檔案 材料轉(zhuǎn)移到檔案密集架上“歸檔區(qū)要件類”前。 3、 新的管理類材料產(chǎn)生后，被替換的管理類材料轉(zhuǎn)移到歸檔區(qū)，按照轉(zhuǎn)移時(shí)間排列，“立卷區(qū)”存放新產(chǎn)生的有效管理類材料。 4、 “保全類”檔案執(zhí)行結(jié)束后，全部轉(zhuǎn)移到歸檔區(qū)，與訴訟材料相對(duì)應(yīng)的有關(guān)“要件類”檔案仍然按照要件類檔案性質(zhì)進(jìn)行轉(zhuǎn)移，不予合并。 （二） 修改。 1、 “要件類”檔案轉(zhuǎn)移后，案卷目錄、案卷的檔案存放位置、檔案盒等相關(guān)信息必須進(jìn)行修改，銜接版本中的有關(guān)記錄需要同時(shí)更新。 2、 管理類材料轉(zhuǎn)移后，要同時(shí)對(duì)“立卷區(qū)”和“歸檔區(qū)”管理類檔案的目錄、檔案存放位置和其他 相關(guān)信息進(jìn)行修改。 3、 “權(quán)證類”檔案轉(zhuǎn)移后，要修改權(quán)證類檔案的檔案存放位置，如原來(lái)的檔案存放位置為 5-8-B01-1，結(jié)清后轉(zhuǎn)移至檔案庫(kù)房歸檔區(qū)的第一盒，則其檔案存放位置即變?yōu)?5-8-C01-1。 4、 “保全類”檔案屬于整體轉(zhuǎn)移，轉(zhuǎn)移后，只需修改“檔案存放位置”。 第八章 其他規(guī)定 第三十一條 總行已經(jīng)明確貸后監(jiān)督檢查部門設(shè)在信貸管理部?jī)?nèi)部，本文中涉及的二級(jí)分行（含）以上機(jī)構(gòu)信貸管理部門的檔案管理崗位和貸后監(jiān)督檢查部門