薪酬管理_如何建立員工資料庫

第四章建立員工資料庫,主題介紹員工資料表員工基本資料檔員工特休年資計算表員工請假特休統(tǒng)計表,4-1員工資料表,4-1-1建立範圍名稱4-1-2插入註解4-1-3編輯註解4-1-4複製註解4-1-5自訂頁首資訊4-1-6隱藏工作表4-1-7取消隱藏工作表,4-1員工資料表,4-1-1建立範圍名稱建立範圍名稱可將特定範圍事先給一個名字，等到要使用參照位置時，再直接予以套用,4-1員工資料表,4-1-1建立範圍名稱,4-1員工資料表,4-1-1建立範圍名稱,4-1員工資料表,4-1-1建立範圍名稱,結(jié)果,4-1員工資料表,4-1-1建立範圍名稱,4-1員工資料表,4-1-1建立範圍名稱,4-1員工資料表,4-1-1建立範圍名稱,4-1員工資料表,4-1-1建立範圍名稱,4-1員工資料表,4-1-1建立範圍名稱,4-1員工資料表,4-1-1建立範圍名稱,4-1員工資料表,4-1-1建立範圍名稱,結(jié)果,4-1員工資料表,4-1-1建立範圍名稱,TIPS,4-1員工資料表,4-1-1建立範圍名稱執(zhí)行儲存格格式指令，切換到數(shù)值標籤，就能了解儲存格自訂的數(shù)值格式喔！,4-1員工資料表,4-1-2插入註解,4-1員工資料表,4-1-2插入註解,出現(xiàn)註解方塊，在插入點之後輸入文字,4-1員工資料表,4-1-2插入註解,結(jié)果,4-1員工資料表,4-1-2插入註解,4-1員工資料表,4-1-3編輯註解,4-1員工資料表,4-1-3編輯註解,4-1員工資料表,4-1-3編輯註解,4-1員工資料表,4-1-3編輯註解,4-1員工資料表,4-1-3編輯註解,4-1員工資料表,4-1-3編輯註解,結(jié)果,4-1員工資料表,4-1-3編輯註解,放開滑鼠則完成修改註解格式,4-1員工資料表,4-1-4複製註解,4-1員工資料表,4-1-4複製註解,4-1員工資料表,4-1-4複製註解,結(jié)果,4-1員工資料表,4-1-4複製註解,4-1員工資料表,4-1-5自訂頁首資訊,4-1員工資料表,4-1-5自訂頁首資訊,4-1員工資料表,4-1-5自訂頁首資訊,4-1員工資料表,4-1-5自訂頁首資訊,4-1員工資料表,4-1-5自訂頁首資訊,4-1員工資料表,4-1-5自訂頁首資訊,4-1員工資料表,4-1-5自訂頁首資訊,結(jié)果,結(jié)果,4-1員工資料表,4-1-5自訂頁首資訊,結(jié)果,完成圖,4-1員工資料表,4-1-6隱藏工作表,結(jié)果,4-1員工資料表,4-1-6隱藏工作表,完成圖,4-1員工資料表,4-1-7取消隱藏工作表,結(jié)果,4-1員工資料表,4-1-7取消隱藏工作表,完成圖,4-1員工資料表,完成圖,4-1-14-1-24-1-34-1-44-1-54-1-64-1-7,回範例步驟,4-2員工基本資料檔,4-2-1自動判斷性別4-2-2使用表單輸入資料4-2-3自動搜尋資料4-2-4自訂條件篩選,4-2員工基本資料檔,4-2-1自動判斷性別身份證字號英文字母後方第一位數(shù)字代表著持有人的性別如果是1表示男性如果是2表示女性我們可以利用這個特性，加上函數(shù)的協(xié)助，只要輸入身份證字號後，就能自動判定性別,4-2員工基本資料檔,4-2-1自動判斷性別文字函數(shù)LEFT()函數(shù)RIGHT()函數(shù),4-2員工基本資料檔,4-2-1自動判斷性別文字函數(shù)LEFT()函數(shù)語法：LEFT(text,num_chars)說明：傳回文字字串中，從左邊第一個字元算起，傳回到您指定數(shù)值長度的所有字元RIGHT()函數(shù)語法：RIGHT(text,num_chars)說明：傳回文字字串中，從右邊最後一個字元算起，傳回到您指定數(shù)值長度的所有字元,4-2員工基本資料檔,4-2-1自動判斷性別範例公式=IF(RIGHT(LEFT(身份證字號欄位,2),1)=1,男,女)假設(shè)身份證字號為A121212121，依上述公式推論：LEFT(A21212121,2)A1RIGHT(A,1)1IF(1=1,男,女)男,4-2員工基本資料檔,4-2-1自動判斷性別,4-2員工基本資料檔,4-2-1自動判斷性別,4-2員工基本資料檔,4-2-1自動判斷性別,結(jié)果,4-2員工基本資料檔,4-2-1自動判斷性別,4-2員工基本資料檔,4-2-2使用表單輸入資料可是EXCEL只要執(zhí)行一個指令，就可讓您擁有表單式的輸入環(huán)境,4-2員工基本資料檔,4-2-2使用表單輸入資料,4-2員工基本資料檔,4-2-2使用表單輸入資料,4-2員工基本資料檔,4-2-2使用表單輸入資料,結(jié)果,4-2員工基本資料檔,4-2-2使用表單輸入資料,工作表中新增一筆員工資料,4-2員工基本資料檔,4-2-3自動搜尋資料使用自動篩選的功能，輕鬆尋找當月壽星，而且自動篩選功能不只能執(zhí)行單一條件篩選，還可以設(shè)定多重條件的篩選工作,4-2員工基本資料檔,4-2-3自動搜尋資料,4-2員工基本資料檔,4-2-3自動搜尋資料,結(jié)果,4-2員工基本資料檔,4-2-3自動搜尋資料,4-2員工基本資料檔,4-2-3自動搜尋資料,結(jié)果,4-2員工基本資料檔,4-2-3自動搜尋資料,4-2員工基本資料檔,4-2-3自動搜尋資料,結(jié)果,4-2員工基本資料檔,4-2-3自動搜尋資料,結(jié)果,4-2員工基本資料檔,4-2-3自動搜尋資料,4-2員工基本資料檔,4-2-4自訂條件篩選EXCEL的自動篩選功能還提供自訂條件的篩選,4-2員工基本資料檔,4-2-4自訂條件篩選,結(jié)果,4-2員工基本資料檔,4-2-4自訂條件篩選,4-2員工基本資料檔,4-2-4自訂條件篩選,結(jié)果,4-2員工基本資料檔,4-2-4自訂條件篩選,4-2員工基本資料檔,完成圖,4-2-14-2-24-2-34-2-4,回範例步驟,4-3員工特休年資計算表,4-3-1日期函數(shù)的應(yīng)用4-3-2定義範圍名稱4-3-3範圍名稱的應(yīng)用4-3-4ISERROR()函數(shù)的應(yīng)用,4-3員工特休年資計算表,4-3-1日期函數(shù)的應(yīng)用NOW()函數(shù)TODAY()函數(shù)YEAR()函數(shù)MONTH()函數(shù)DAY()函數(shù)DATE()函數(shù),4-3員工特休年資計算表,4-3-1日期函數(shù)的應(yīng)用NOW()函數(shù)語法：NOW()此函數(shù)沒有引數(shù)說明：目前日期與時間的序列值將1900年1月1日這一天的設(shè)定為1，根據(jù)目前日期距離1900年1月1日有幾天而逐一增加,4-3員工特休年資計算表,4-3-1日期函數(shù)的應(yīng)用TODAY()函數(shù)語法：TODAY()此函數(shù)沒有引數(shù)說明：目前日期的序列值TODAY()函數(shù)與NOW()函數(shù)類似，但TODAY()函數(shù)只會傳回小數(shù)點左邊整數(shù)的部分，也就是只有日期，沒有時間,4-3員工特休年資計算表,4-3-1日期函數(shù)的應(yīng)用YEAR()函數(shù)語法：YEAR(serial_number)說明：傳回日期格式儲存格代表年份。（年份需是介於1900到9999之間的整數(shù)）MONTH()函數(shù)語法：MONTH(serial_number)說明：傳回日期格式儲存格代表的月份。（月份數(shù)為介於1到12之間的整數(shù)）,4-3員工特休年資計算表,4-3-1日期函數(shù)的應(yīng)用DAY()函數(shù)語法：DAY(serial_number)說明：傳回日期格式儲存格代表的天數(shù)。（天數(shù)為介於1到31之間的整數(shù)）DATE()函數(shù)語法：DATE(year,month,day)說明：特定日期的序列號碼,4-3員工特休年資計算表,4-3-1日期函數(shù)的應(yīng)用範例公式Y(jié)EAR(NOW()-YEAR(到職日期)-IF(到職日期=DATE(YEAR(到職日期),MONTH(NOW(),DAY(NOW(),1,0),4-3員工特休年資計算表,4-3-1日期函數(shù)的應(yīng)用假設(shè)到職日期為2000/9/1，電腦系統(tǒng)當天日期的序列值為38208YEAR(NOW()YEAR(38208)2004YEAR(2000/9/1)2000原則上年資200420004使用IF()函數(shù)判斷式，來判斷工作是否滿4年,4-3員工特休年資計算表,4-3-1日期函數(shù)的應(yīng)用當月份數(shù)值12時，自動在年數(shù)加上1年；而天數(shù)當月的最大日時，也會自動在月份加上1個月DATE(YEAR(2000/9/1),MONTH(NOW(),DAY(NOW()DATE(2000,8,9)2000/8/9IF(2000/9/1=2000/8/9,1,0)1因此實際年資應(yīng)該413已滿三年但未滿四年，以三年計算,4-3員工特休年資計算表,4-3-1日期函數(shù)的應(yīng)用,4-3員工特休年資計算表,4-3-1日期函數(shù)的應(yīng)用,4-3員工特休年資計算表,4-3-1日期函數(shù)的應(yīng)用,4-3員工特休年資計算表,4-3-1日期函數(shù)的應(yīng)用,4-3員工特休年資計算表,4-3-1日期函數(shù)的應(yīng)用,4-3員工特休年資計算表,4-3-1日期函數(shù)的應(yīng)用,4-3員工特休年資計算表,4-3-1日期函數(shù)的應(yīng)用,4-3員工特休年資計算表,4-3-1日期函數(shù)的應(yīng)用,4-3員工特休年資計算表,4-3-1日期函數(shù)的應(yīng)用,結(jié)果,4-3員工特休年資計算表,4-3-1日期函數(shù)的應(yīng)用,4-3員工特休年資計算表,4-3-1日期函數(shù)的應(yīng)用,結(jié)果,4-3員工特休年資計算表,4-3-1日期函數(shù)的應(yīng)用,拖曳填滿下方儲存格,4-3員工特休年資計算表,4-3-2定義範圍名稱資料範圍是兩欄以上或是一個表格，就必須使用定義範圍名稱的方法,4-3員工特休年資計算表,4-3-2定義範圍名稱,4-3員工特休年資計算表,4-3-2定義範圍名稱,結(jié)果,4-3員工特休年資計算表,4-3-2定義範圍名稱,4-3員工特休年資計算表,4-3-3範圍名稱的應(yīng)用需要參照資料範圍時，若直接選取範圍儲存格，必須注意參照位置，使用範圍名稱能輕易解決範例公式=VLOOKUP(年資欄位,特休天數(shù),2,1),4-3員工特休年資計算表,4-3-3範圍名稱的應(yīng)用,4-3員工特休年資計算表,4-3-3範圍名稱的應(yīng)用,4-3員工特休年資計算表,4-3-3範圍名稱的應(yīng)用,4-3員工特休年資計算表,4-3-3範圍名稱的應(yīng)用,4-3員工特休年資計算表,4-3-3範圍名稱的應(yīng)用,說明,結(jié)果,4-3員工特休年資計算表,4-3-3範圍名稱的應(yīng)用特別注意VLOOKUP()函數(shù)的第四個邏輯值引數(shù)，平常我們會使用0，代表著要找到完全符合的條件值；可是特休天數(shù)的年資是一個級距，因此，將引數(shù)設(shè)為1，也就是在有排序的情況下，找出最接近的條件值,上一頁,4-3員工特休年資計算表,4-3-3範圍名稱的應(yīng)用,4-3員工特休年資計算表,4-3-4ISERROR()函數(shù)的應(yīng)用ISERROR()函數(shù)語法：ISERROR(value)說明：根據(jù)Value值傳回TRUE或FALSEValue指的是任何一種錯誤值如：#N/A、#VALUE!、#REF!、#DIV/0!、#NUM!、#NAME?或#NULL!,函數(shù)範例,4-3員工特休年資計算表,4-3-4ISERROR()函數(shù)的應(yīng)用函數(shù)範例ISERROR(A2)所傳回的值為TRUEISERROR(B2)所傳回的值則為FALSE,4-3員工特休年資計算表,4-3-4ISERROR()函數(shù)的應(yīng)用修正計算特休天數(shù)的公式，先利用ISERROR()測試計算出來的特休天數(shù)是否為錯誤值，若出現(xiàn)錯誤值時，特休天數(shù)則顯示為0範例公式=IF(ISERROR(VLOOKUP(年資,特休天數(shù),2,1),0,VLOOKUP(年資,特休天數(shù),2,1),4-3員工特休年資計算表,4-3-4ISERROR()函數(shù)的應(yīng)用範例公式=IF(ISERROR(VLOOKUP(F26,特休天數(shù),2,1),0,VLOOKUP(F26,特休天數(shù),2,1)VLOOKUP(F26,特休天數(shù),2,1)#N/AISERROR(#N/A)TRUEIF(TRUE,0,#N/A)0因此G26儲存格則會出現(xiàn)0天,4-3員工特休年資計算表,4-3-4ISERROR()函數(shù)的應(yīng)用,4-3員工特休年資計算表,4-3-4ISERROR()函數(shù)的應(yīng)用,4-3員工特休年資計算表,4-3-4ISERROR()函數(shù)的應(yīng)用,4-3員工特休年資計算表,4-3-4ISERROR()函數(shù)的應(yīng)用,結(jié)果,4-3員工特休年資計算表,4-3-4ISERROR()函數(shù)的應(yīng)用,TIPS,完成圖,4-3員工特休年資計算表,4-3-4ISERROR()函數(shù)的應(yīng)用每一個函數(shù)都有一組()引號作為函數(shù)引數(shù)的起迄標示，遇到輸入多重函數(shù)時，引號的顏色就是判定的依據(jù)以範例公式為例，IF()函數(shù)引號為黑色，ISERROR()函數(shù)引號為紫色，VLOOKUP()函數(shù)引號為綠色,4-3員工特休年資計算表,完成圖,回範例步驟,4-3-14-3-24-3-34-3-4,4-4員工休假統(tǒng)計表,4-4-1使用樞紐分析表4-4-2分頁欄位的運用,4-4員工休假統(tǒng)計表,4-4-1使用樞紐分析表樞紐分析表可以將EXCEL工作表中的資料，彙整統(tǒng)計成簡單明瞭分析表,4-4員工休假統(tǒng)計表,4-4-1使用樞紐分析表,4-4員工休假統(tǒng)計表,4-4-1使用樞紐分析表,4-4員工休假統(tǒng)計表,4-4-1使用樞紐分析表,4-4員工休假統(tǒng)計表,4-4-1使用樞紐分析表,4-4員工休假統(tǒng)計表,4-4-1使用樞紐分析表,4-4員工休假統(tǒng)計表,4-4-1使用樞紐分析表,4-4員工休假統(tǒng)計表,4-4-1使用樞紐分析表,4-4員工休假統(tǒng)計表,4-4-1使用樞紐分析表,4-4員工休假統(tǒng)計表,4-4-1使用樞紐分析表,4-4員工休假統(tǒng)計表,4-4-1使用樞紐