采購(gòu)制度及采購(gòu)流程示意圖

采購(gòu)流程示意圖部門(mén)工作人員匯總 部門(mén)工作人員 部門(mén)經(jīng)理 部門(mén)工作人員 匯總 部門(mén)用品 匯總 匯總財(cái)務(wù)部部門(mén)經(jīng)理 項(xiàng)目經(jīng)理 品質(zhì)部部門(mén)經(jīng)理 審核 采購(gòu)辦公用品 審核 審核防暑藥品審 核倉(cāng)庫(kù)管理員 行 政 專 員 過(guò)濾庫(kù)存 報(bào)常用物資庫(kù)存預(yù)留量 審核 過(guò)濾 人事行政部經(jīng)理 審批物業(yè)公司（副）總經(jīng)理 審核置地公司劉總辦公用品管理規(guī)定1.0目的 合理有效地使用辦公用品，控制辦公費(fèi)用。2.0適用范圍 本程序適用于價(jià)值在200元以下易耗辦公用品的管理。3.0定義 辦公用品：指辦理公務(wù)所需的，價(jià)值在200元以下的文具類及其它用品。4.0職責(zé)4.1人事行政部4.1.1負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)、登記、管理和發(fā)放；4.2.1負(fù)責(zé)每月辦公費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)和通知。4.2總經(jīng)理4.2.1審批辦公用品的采購(gòu)申請(qǐng)；4.2.2授權(quán)部門(mén)自行采購(gòu)非常用的辦公用品。4.3門(mén)負(fù)責(zé)人：4.3.1 審核本部門(mén)員工領(lǐng)用辦公用品的申請(qǐng)；4.3.2 控制本部門(mén)的辦公費(fèi)用。5.0方法與過(guò)程控制5.1 辦公用品的采購(gòu)5.1.1一般辦公用品由人事行政部統(tǒng)一采購(gòu)；5.1.2每月末人事行政部根據(jù)當(dāng)月辦公用品領(lǐng)用及剩余情況，填寫(xiě)辦公用品盤(pán)點(diǎn)表，并訂出下月辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)總（副）經(jīng)理批準(zhǔn)后統(tǒng)一采購(gòu)；5.1.3部分非常用辦公用品，由所需部門(mén)自行填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，交（副）總經(jīng)理批準(zhǔn)，由人事行政部負(fù)責(zé)采購(gòu)；5.1.4部分專業(yè)性較強(qiáng)的辦公用品，可由所需部門(mén)自行購(gòu)買(mǎi)，但須填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，交總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可采購(gòu)。物品購(gòu)回后，應(yīng)立即到人事行政部辦理入庫(kù)登記。5.2辦公用品的領(lǐng)用5.2.1員工領(lǐng)用辦公用品須填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，在人事行政部領(lǐng)??；5.2.2人事行政部負(fù)責(zé)辦公用品領(lǐng)用的登記管理。5.3辦公費(fèi)用控制5.3.1員工領(lǐng)用辦公用品的標(biāo)準(zhǔn)為人均每月10元，按部門(mén)編制內(nèi)實(shí)際人數(shù)分配到各部門(mén)，由各部門(mén)負(fù)責(zé)人控制使用；5.3.2人事行政部每月5日前將各部門(mén)上月實(shí)際辦公費(fèi)用支出情況書(shū)面通知到各部門(mén)負(fù)責(zé)人；5.3.3各部門(mén)如當(dāng)月辦公費(fèi)用超支，人行政事部可在次月限發(fā)該部門(mén)辦公用品。如上月有結(jié)余，可結(jié)轉(zhuǎn)本月使用；5.3.4各部門(mén)如因公司安排的特殊工作使辦公費(fèi)用增加，可提出增領(lǐng)同等額度內(nèi)的辦公用品的申請(qǐng)，經(jīng)人事行政部審核，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可予以增發(fā)；5.3.5任何部門(mén)或個(gè)人不得擅自購(gòu)買(mǎi)辦公用品，否則人事行政部不予登記，財(cái)務(wù)管理部不予報(bào)銷。5.4辦公用品領(lǐng)用控制5.4.1下列物品每人只能領(lǐng)用一件，丟失不得再領(lǐng)，損壞或用完可以將原物退還，換領(lǐng)新用品:剪刀、訂書(shū)機(jī)、直尺、卷筆刀、裁紙刀、起釘器、涂改液；5.4.2下列物品限量領(lǐng)用：5.4.2.1計(jì)算器：限財(cái)務(wù)管理人員領(lǐng)用，其它部門(mén)如有特殊需要必須經(jīng)總經(jīng)理同意，才可領(lǐng)用；5.4.2.2打孔機(jī)：每部門(mén)只能領(lǐng)壹臺(tái)，損壞可以憑原物換領(lǐng)新打孔機(jī)；5.4.2.3白板筆：每部門(mén)每月限領(lǐng)貳支；5.4.2.4簽字筆：每人每月限領(lǐng)壹支，使用率較高的特殊崗位可適當(dāng)增加數(shù)量；5.4.2.5圓珠筆：每人每月限領(lǐng)壹支，財(cái)務(wù)管理人員可領(lǐng)兩支。6.0記錄表單6.1 盤(pán)點(diǎn)表6.2采購(gòu)申請(qǐng)單6.3 領(lǐng)用單物品采購(gòu)管理規(guī)定1目的規(guī)范物品采購(gòu)行為，降低物品采購(gòu)成本，確保物品的供應(yīng)。2適用范圍適用于管理公司及各項(xiàng)目物品采購(gòu)工作。3職責(zé)3.1小批量，小金額的采購(gòu)，采購(gòu)員應(yīng)比質(zhì)比價(jià)，擇優(yōu)采購(gòu)。3.2 大宗物品，重要服務(wù)合同，具備招標(biāo)采購(gòu)條件的，應(yīng)由相關(guān)部門(mén)組成招標(biāo)委員會(huì)，實(shí)行招標(biāo)采購(gòu)。3.3 采購(gòu)遵循的原則3.3.1未經(jīng)審核批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)物資一律不得采購(gòu)；3.3.2庫(kù)內(nèi)已有閑置物資應(yīng)首先使用；3.3.3凡本地區(qū)能解決的，不到外地采購(gòu)；3.3.4 建立常用物資信息價(jià)格庫(kù)，每季度對(duì)合格供方所提供的物資實(shí)施價(jià)格摸底。3.3.5對(duì)長(zhǎng)期訂貨和大款項(xiàng)的進(jìn)貨，應(yīng)通過(guò)簽訂合同和實(shí)行銀行結(jié)算的方式；于合同簽訂前進(jìn)行評(píng)審服務(wù)供方，大宗項(xiàng)目通過(guò)招投標(biāo)方式確定供方；3.3.6在比價(jià)過(guò)程中，嚴(yán)格執(zhí)行同類的企業(yè)比質(zhì)量，同樣的質(zhì)量比價(jià)格，同樣的價(jià)格比信譽(yù)，擇優(yōu)確定采購(gòu)單位；3.3.7公司應(yīng)對(duì)貨物服務(wù)供應(yīng)方每月進(jìn)行一次評(píng)估，每年進(jìn)行一次全面的評(píng)審。3.3.8公司對(duì)服務(wù)供方資質(zhì)、服務(wù)頻次、檢查達(dá)標(biāo)、記錄歸檔；供方應(yīng)由公司統(tǒng)一考評(píng)合格供應(yīng)商之后推薦項(xiàng)目使用；3.3.9對(duì)于先試用的物資，不得在試用鑒定前采購(gòu)。3.4程序要點(diǎn) 3.4.1倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在每月月初第一個(gè)工作日將庫(kù)存物品的實(shí)際情況報(bào)送各部門(mén)。各部門(mén)在收到報(bào)表后，應(yīng)從實(shí)際工作需要的角度出發(fā)，根據(jù)月度工作計(jì)劃，在第二個(gè)工作日上報(bào)本月的采購(gòu)計(jì)劃，避免盲目采購(gòu)，造成資金及物資的積壓。3.4.2 采購(gòu)人員匯總并審核各部門(mén)的采購(gòu)計(jì)劃后，統(tǒng)一報(bào)（副）總經(jīng)理批準(zhǔn)并實(shí)施。3.4.3 計(jì)劃外急需采購(gòu)的物資，由使用人填制急需物資請(qǐng)購(gòu)單，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)（副）總經(jīng)理批準(zhǔn)后由采購(gòu)人員實(shí)施。3.4.4物品采購(gòu)時(shí)必須嚴(yán)格按照采購(gòu)原則、采購(gòu)計(jì)劃及時(shí)進(jìn)行采購(gòu)。簽訂物品采購(gòu)合同時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行合同法和公司合同管理制度，合同中要明確數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、交貨地點(diǎn)、結(jié)算方式、運(yùn)雜費(fèi)承擔(dān)者、包裝、運(yùn)輸、驗(yàn)收方式、以及其它需要明確的事項(xiàng)，一般按照先驗(yàn)收后付款的原則進(jìn)行，特殊情況先款后貨的需經(jīng)（副）總經(jīng)理批準(zhǔn)，質(zhì)量、數(shù)量有誤的全部由采購(gòu)人員承擔(dān)。3.4.5一般情況下，月采購(gòu)計(jì)劃7日內(nèi)完成，緊急采購(gòu)3日內(nèi)完成（有生產(chǎn)周期除外），對(duì)于有特殊要求的物品采購(gòu)，應(yīng)由采購(gòu)人員會(huì)同使用人員共同采購(gòu)、驗(yàn)