公司文件編號規(guī)則.doc

。文件編號規(guī)則1. 目的加強(qiáng)公司文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理，便于文件的識別、追溯和控制，規(guī)范存檔，確保公司重要文件具有唯一編號，保證公司文件體系有效運轉(zhuǎn)。2. 適用范圍 適用于公司文件的編號管理和控制。a) 技術(shù)類文件：是指在公司的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等各個環(huán)節(jié)中與技術(shù)有關(guān)的各類文件和資料。b) 其他文件：包括公司規(guī)章制度、管理文件、合同協(xié)議、傳真等；c) 編號文件包括紙介文件以及電子文件。3. 編號辦法 3.1 公司名稱約定公司全稱： 簡 稱： 3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位數(shù)字表示公元年份，如2012表示公元2012年。 mm月份：用兩位數(shù)字表示月份，不足兩位時，用零補(bǔ)齊，如03表示第3月。 dd 某 日：用兩位數(shù)字表示當(dāng)日，不足兩位時，用零補(bǔ)齊，如05表示第5日。 例如： 2012-10-12或20121012 表示（2012年10月12日） 3.3 文件版本編號 下面是對文件版本進(jìn)行編號要遵守的標(biāo)準(zhǔn)： 起草版本的編號為 0.1, 0.2, 0.3, ., 0.10。 版本編號可以根據(jù)項目需要延伸到若干層，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1. 一旦文件版本得以確認(rèn)后，即正式版本編號應(yīng)該始自1.0，版本編號不斷變化為：1.0, 1.1, 1.2, ., 1.10。項目可以根據(jù)需要將版本編號晉升為2.0，2.1, 2.2 等。3.4 技術(shù)文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMMFIRST：公司名稱縮寫AA：項目名稱NN：版本號，參見3.3節(jié)YYYYMM：年月 3.5 其他文件的編號 3.5.1 公司規(guī)章制度和管理文件 公司規(guī)章制度和管理文件的編號格式為：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN：大寫英文字母，部門代號，如該制度是公司級文件，適用于公司全體人員，該部分編碼省略；如該文件是部門內(nèi)部管理制度，則應(yīng)標(biāo)記部門編號，表示該制度由部門內(nèi)部使用。相應(yīng)的部門代號如下：綜管部：ZG采購部：CG生產(chǎn)部：SC銷售部：XS財務(wù)部：CWTT文件類型：規(guī)章制度RR，指公司頒布執(zhí)行的各種規(guī)章制度； 質(zhì)量管理文件QS，公司運轉(zhuǎn)過程中的各類文件和記錄。 nnn：文件流水號dd：文件版本號YY：年份例如：考勤管理制度的文件編號為：FIRST-RR-001-1.0-12，表示2012年發(fā)布的1.0版考勤管理制度，適用于公司全體人員的規(guī)章制度。3.5.2 合同協(xié)議 合同協(xié)議的編號格式為：FIRST -yyyymmdd-T-nnn yyyymmdd：簽訂合同的年月日 T：合同類型 XS-銷售合同 CG-采購合同 HZ-合作協(xié)議 LD-勞動合同 QT-其它合同 nnn：合同流水號3.5.3 傳真 發(fā)出的傳真編號結(jié)構(gòu)為：FIRST-AA -R/S-BB-yyyymmdd- nnnAA：人員姓名R表示收到傳真，S表示發(fā)出傳真BB：傳真的主題（不超過15個漢字）yyyymmdd：表示日期nnn：傳真流水號傳真屬于臨時文件，一般不做長期保存，如需要保存，則應(yīng)對其復(fù)印，并以外來文件的命名規(guī)則進(jìn)行命名,并且與外來文件一起管理。例如： FIRST-張三-R-寧波下月訂單的回復(fù)-20121012-01 （表示在2012年10月12日收到從寧波發(fā)來的傳真，主題為“下月訂單的回復(fù)”。3.5.4 電子郵件的命名規(guī)則 電子郵件需要歸檔管理時，按傳真的命名規(guī)則命名。3.5.5 外來文件 外來文件結(jié)構(gòu)為：FIRST - AA-BB - nnn-yyyymmddAA：項目名稱BB：文件來源nnn：文件流水號yyyymmdd：發(fā)文年月日例如： FIRST-采購訂單-佳島-01-201210123.5.6 對外發(fā)文指公司發(fā)給公司外部的通知、公函等。其格式為：yyyymmdd FIRST（外）文字第nnn號yyyymmdd：發(fā)文的年月日nnn：文件流水號3.5.7 會議紀(jì)要指公司內(nèi)部會議的記錄等，格式：FIRST-（DN）-yyyymmdd-AB-nnn DN：部門（若為公司全體部門參加的，則可省略）yyyymmdd：日期，詳見3.2日期表示AB：會議主題（不超過15個漢字）nnn：文件流水號例如： FIRST-20121015-周例會-001 3.5.8 其它文件 周工作計劃：FIRST- yyyymmdd -周計劃- AB-nnn工作任務(wù)單：FIRST- yyyymmdd -任務(wù)單- AB-nnn出差報告單：FIRST-yyyymmdd -出差報告- AB-nnn工 資 單：FIRST-yyyymm -工資單- CW-nnn yyyymmdd：日期，詳見3.2日期表示AB：人員姓名CW：財務(wù)部nnn：文件流水號例如：FIRST-20121015-周計劃-張三-0013.5.9 文件附件 所有文件，如另外附有文件附件、相應(yīng)表格、補(bǔ)充文件等，采用在原有文件編號后附加：- Xnn-NAX為附加內(nèi)容類別：T表格，A附件，S補(bǔ)充文件nn：附件流水號NA：附件名稱例如：考勤管理制度的編號為：FIRST-RR-001-1.0-12，該制度有附件考勤表，則附件的編號為：FIRST-RR-001-1.0-12-T01-考勤表4. 編號管理所有文件由綜管部統(tǒng)一編制和管理