XX公司行政事務(wù)處理準(zhǔn)則【精品HRM資料】

XX公司行政事務(wù)處理準(zhǔn)則 總 則 第一條 本辦事細(xì)則依照本公司組織規(guī)程制定。 第二條 本公司一般業(yè)務(wù)行政管理，悉依本細(xì)則規(guī)定辦理，其未經(jīng)規(guī)定事項(xiàng)，適用有關(guān)作業(yè)程序。 分層負(fù)責(zé) 第三條 為提高工作效率，嚴(yán)密管理業(yè)務(wù)與行政，實(shí)施分層負(fù)責(zé)辦法，特 劃分各級(jí)主管職責(zé)，借以處理該管業(yè)務(wù)。 第四條 總經(jīng)理職責(zé)： 依據(jù)有關(guān)規(guī)定，承董事會(huì)決議、董事長(zhǎng)之命，指揮督率所屬單位人員，管理本公司全盤(pán)業(yè)務(wù)。 第五條 秘書(shū)室總經(jīng) 理特別助理職責(zé)： (一 )對(duì)于個(gè)案研究分析與可行性方案擬議。 (二 )本公司重大興革事項(xiàng)建議。 (三 )協(xié)助總經(jīng)理處理公司重要業(yè)務(wù)或特定業(yè)務(wù)。 第六條 秘書(shū)室總經(jīng)理執(zhí)行秘書(shū)職責(zé)： (一 )協(xié)助總經(jīng)理處理公司公文行政作業(yè)事項(xiàng)。 (二 )文稿的撰擬、繕校、翻譯與檔卷保管事項(xiàng)。 (三 )公司會(huì)報(bào)議程編排及法律事務(wù)聯(lián)絡(luò)。 (四 )協(xié)助總經(jīng)理追蹤、查催各單位應(yīng)辦事項(xiàng)。 第七條 秘書(shū)室專案工作人員職責(zé) (簡(jiǎn)稱專員 )： (一 )執(zhí)行總經(jīng) 理交辦專案的研究、企劃、分析、調(diào)整。 (二 )必要時(shí)可應(yīng)各單位主管申請(qǐng)或總經(jīng)理指派，對(duì)各單位主管提供建議或技 術(shù)支援。 第八條 室、部、組 (科 )第一級(jí)主管職責(zé)： (一 )承總經(jīng)理之命或副總經(jīng)理指示，負(fù)責(zé)處理職責(zé)有關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)。 (二 )業(yè)務(wù)范圍內(nèi)各項(xiàng)規(guī)定及其工作方案的擬議。 (三 )業(yè)務(wù)范圍內(nèi)工作進(jìn)度、業(yè)務(wù)績(jī)效及其利弊興革的報(bào)告與建議。 (四 )對(duì)所屬人員 (含配屬 )的工作績(jī)效與生活行為考評(píng)。 (五 )審核有關(guān)作業(yè)文件，視其性質(zhì)內(nèi)容，決定 初步處理方式，并對(duì)所屬人員 提示要求。 (六 )業(yè)務(wù)范圍內(nèi)緊急事件權(quán)宜處理或立即轉(zhuǎn)呈核示等。 (七 )業(yè)務(wù)內(nèi)涉及其他單位的協(xié)調(diào)聯(lián)系。 (八 )向總經(jīng)理提供政策性建議。 (九 )代行文稿或以室、部、科等一級(jí)單位名義行文范圍： 1. 處理要點(diǎn)已經(jīng)簽奉核準(zhǔn)，按照規(guī)定程序具備手續(xù)，其業(yè)務(wù)內(nèi)不涉及其他單位職責(zé)。 2. 研究計(jì)劃方案，撰述工作報(bào)告所需資料的搜集或其意見(jiàn)的征詢。 3. 查催該業(yè)務(wù)有關(guān)文書(shū)報(bào)表。 4. 其他規(guī)章所示授權(quán)該室、部、組 (科 )自行處理的文件。 第九條 各單位二級(jí)主管或?qū)０腹ぷ魅藛T職責(zé)： (一 )依據(jù)作業(yè)程序所示要求暨上級(jí)主管指示，處理該單位經(jīng)常業(yè)務(wù)。 (二 )工作范圍內(nèi)作業(yè)程序的研擬。 (三 )妥善分配所屬及配屬人員工作，并確實(shí)督導(dǎo)達(dá)成工作要求，考核其勤惰與工作成果。 (四 )擇擬簽稿，并就所屬人員簽擬作業(yè)內(nèi)容、引用規(guī)章體例、措辭等，審閱 其是否詳實(shí)周妥。 (五 )業(yè)務(wù)內(nèi)有關(guān)各項(xiàng)應(yīng)用資料搜集、匯總、分析。 (六 )業(yè)務(wù)內(nèi)定期作業(yè)報(bào)告統(tǒng)計(jì)資料編制。 (七 )業(yè)務(wù)范 圍內(nèi)重要工作動(dòng)態(tài)核簽。 (八 )主管業(yè)務(wù)的檢查改進(jìn)與研究發(fā)展。 業(yè)務(wù)分工 第十條 為明確劃分各單位業(yè)務(wù)權(quán)責(zé)，分別制定下面條例。 第十一條 秘書(shū)室掌理下列事項(xiàng)： (一 )公文處理程序的擬訂與實(shí)施事項(xiàng)。 (二 )公文的收發(fā)、登記、編號(hào)及分送事項(xiàng)。 (三 )文稿的撰擬、繕校、翻譯、封發(fā)與檔卷保管事項(xiàng)。 (四 )公文查催與追蹤事項(xiàng)。 (五 )公司會(huì)報(bào)議程的編排及記錄印發(fā)保管事項(xiàng)。 (六 )各項(xiàng)通知撰擬協(xié)調(diào)事項(xiàng)。 (七 )董事會(huì)有關(guān)文書(shū)處理，會(huì)議程序編排，記錄印發(fā)保管事項(xiàng)。 (八 )綜合性計(jì)劃、報(bào)告撰擬事項(xiàng)。 (九 )有關(guān)本公司印信典守事項(xiàng)。 (十 )法律事務(wù)聯(lián)絡(luò)處理。 (十一 )公司重要合同保管與聯(lián)系及條文增刪修改的建議事項(xiàng)。 (十二 )公司大事紀(jì)要匯總記載。 (十三 )專案研究、調(diào)查、計(jì)劃的建議處理事項(xiàng)。 (十四 )秘書(shū)業(yè)務(wù)及一般性公共關(guān)系。 (十五 )圖書(shū)、文物的搜集、整理、保管。 (十六 )與顧問(wèn)聯(lián)系協(xié)調(diào)事項(xiàng)。 (十七 )總經(jīng) 理臨時(shí)交辦事項(xiàng)的協(xié)調(diào)處理。 第十二條 財(cái)務(wù)室負(fù)責(zé)下列事項(xiàng)： (一 )財(cái)務(wù)管理與會(huì)計(jì)制度的研究、設(shè)計(jì)。 (二 )年度預(yù)算的擬訂、執(zhí)行。 (三 )財(cái)務(wù)計(jì)劃的擬訂、執(zhí)行及控制。 (四 )年度預(yù)算的匯編、控制及執(zhí)行分析。 (五 )會(huì)計(jì)憑證的編制、審核及保管。 (六 )會(huì)計(jì)帳冊(cè)的登記、處理與保管。 (七 )稅務(wù)會(huì)計(jì)事項(xiàng)的處理。 (八 )成本的計(jì)算及分析。 (九 )結(jié)算及決算報(bào)告的編制。 (十 )帳目及存貨的盤(pán)查。 (十一 )應(yīng)收帳款的整理及催收事項(xiàng)。 第十三條 本公司管理部分設(shè)行政科、電腦科負(fù)責(zé)下列事項(xiàng)： (一 )資產(chǎn)管理事項(xiàng)。 (二 )電腦化內(nèi)部檔案系統(tǒng)作業(yè)事項(xiàng)。 (三 )人事、庶務(wù)的企劃及管理事項(xiàng)。 (四 )每天財(cái)務(wù)收支管理事項(xiàng)。 (五 )本公司行政事務(wù)注意事項(xiàng)。 第十四條 本公司于 市設(shè)立營(yíng)業(yè)所，為市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)單位，設(shè)置經(jīng)理一名，秉承總經(jīng)理之命，負(fù)責(zé)單位工作的推行，必要時(shí)可設(shè)置副經(jīng)理給予協(xié)助。 第十五條 營(yíng)業(yè)所分設(shè)營(yíng)業(yè)科、開(kāi)發(fā)科和業(yè)務(wù)科， 分別管理： (一 )開(kāi)發(fā)客戶的計(jì)劃及其實(shí)施。 (二 )客戶訂單的接洽、估價(jià)及其聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)。 (三 )客戶訂單作業(yè)、設(shè)計(jì)完稿的處理聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)。 (四 )客戶訂單印刷及運(yùn)送處理事項(xiàng)。 (五 )客戶貨款收繳及催收事項(xiàng)。 (六 )客戶間的聯(lián)絡(luò)及維持長(zhǎng)期關(guān)系所必須注意的處理事宜。 (七 )同業(yè)行情收集、研究并反饋給公司。 (八 )達(dá)成業(yè)務(wù)目標(biāo)是一切努力的最終目標(biāo)。 第十六條 本公司在 工業(yè)區(qū)設(shè)立生產(chǎn)事業(yè)單位，設(shè)置廠長(zhǎng)一名，秉承 總經(jīng)理之命，負(fù)責(zé) 印刷業(yè)務(wù)，必要時(shí)可設(shè)副廠長(zhǎng)協(xié)助。 第十七條 廠務(wù)部分設(shè)總務(wù)科、制版科、印刷科、廠務(wù)科。 (一 )總務(wù)科 (分設(shè)儲(chǔ)運(yùn)組、安全組、庶務(wù)組 ) 1. 關(guān)于原料完成品的保管及運(yùn)輸事項(xiàng)。 2. 關(guān)于廠區(qū)人員、物品等出入管理事項(xiàng)。 3. 關(guān)于廠內(nèi)安全衛(wèi)生事項(xiàng)的維護(hù)。 4. 關(guān)于員工伙食的供應(yīng)事項(xiàng)。 5. 關(guān)于廠區(qū)庶務(wù)工作的處理事項(xiàng)。 (二 )制版科 (分設(shè)打字組、劃稿組、制版組 ) 1. 根據(jù)印刷訂單制作印刷打字、美工完稿。 2. 根據(jù)完稿制成分色版。 (三 )印刷科 (分設(shè)合版組、主機(jī)組、追印組、裝訂組、包裝組 ) 1. 印刷設(shè)備的維護(hù)及清洗。 2. 印刷工作的進(jìn)行。 3. 印刷成品的裝訂及包裝工作。 (四 )廠務(wù)科 1. 廠區(qū)人事管理事項(xiàng)。 2. 廠區(qū)原料的采購(gòu)事項(xiàng)。 3. 生產(chǎn)計(jì)劃的協(xié)調(diào)及管理工作。 4. 成品質(zhì)量監(jiān)督的管理事項(xiàng)。 5. 零用金的管理事項(xiàng)。 服務(wù)守則 第十八條 各級(jí)工作人員應(yīng)遵守 的規(guī)定： (一 )恪守員工服務(wù)準(zhǔn)則。 (二 )各級(jí)工作人員對(duì)該部門(mén)業(yè)務(wù)有關(guān)的作業(yè)規(guī)定、專業(yè)知識(shí)決定其業(yè)務(wù)的發(fā)展，所以應(yīng)力求充分了解，并須經(jīng)常研習(xí)。 (三 )各級(jí)工作人員均應(yīng)遵照本公司各種規(guī)定與要求，根據(jù)上級(jí)指定分配的工作與職責(zé)，接受上級(jí)指導(dǎo)，達(dá)成任務(wù)，同時(shí)尊重同事的職責(zé)，本著分工合作精神，互為聯(lián)系，力求配合。 (四 )各級(jí)工作人員處理公司業(yè)務(wù)，選擬文稿應(yīng)注意下列要點(diǎn)： 1. 處理具體事務(wù)必須全面了解情況。 2. 提供建議、意見(jiàn)必須確實(shí)可行。 3. 各項(xiàng)要求必須貫 徹始終。 4. 人力、財(cái)力必須合理運(yùn)用。 5. 觀察評(píng)判必須公正客觀。 6. 稱謂、數(shù)字必須準(zhǔn)確無(wú)誤。 7. 確保業(yè)務(wù)機(jī)密。 8. 不得積壓公務(wù)。 9. 善盡職責(zé)，防止一切可能發(fā)生的危險(xiǎn)及損害。 10. 對(duì)每一問(wèn)題多加思考，努力貢獻(xiàn)智能。 11. 維護(hù)公司權(quán)責(zé)與榮譽(yù)。 (五 )各級(jí)工作人員對(duì)于該部門(mén)業(yè)務(wù)研究處理，應(yīng)有自己的處理方法，非有特殊事故，或規(guī)定欠明，不能自行決定外，不得事事呈請(qǐng)上級(jí)核示，希冀推諉責(zé)任。 (六 )各級(jí)工作人員差假 外出，必須覓妥代理人或由該部門(mén)主管指定代理人，代理期間的職權(quán)行使，應(yīng)由代理人負(fù)責(zé)。 (七 )各級(jí)工作人員，均應(yīng)按照規(guī)定工作時(shí)間到達(dá)工作場(chǎng)所，公務(wù)閑暇時(shí)自行研習(xí)業(yè)務(wù)有關(guān)書(shū)刊，不得有影響公眾觀瞻及妨礙他人工作的不當(dāng)行為。 (八 )服務(wù)成績(jī)優(yōu)異者或違反以上守則規(guī)定者，應(yīng)由主管部門(mén)查證事實(shí)，分別視其情節(jié)輕重，依據(jù)人事規(guī)定，給予獎(jiǎng)勵(lì)或懲處。 綜合核實(shí) 第十九條 各單位負(fù)責(zé)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，均應(yīng)斟酌必要，就其工作內(nèi)容、工作要 求、工作方法、作業(yè)流程等分別制定管理規(guī)章、業(yè) 務(wù)范圍、工作程序等呈準(zhǔn)施行，作為該單位處理業(yè)務(wù)的準(zhǔn)則。 第二十條 各級(jí)工作人員，應(yīng)就該部門(mén)主管交付的任務(wù)，按照有關(guān)規(guī)定，具述職責(zé)內(nèi)容 (工作說(shuō)明書(shū) )送請(qǐng)人事部門(mén)詳鑒查核，以專責(zé)成。 第二十一條 本公司為謀業(yè)務(wù)行政的興革、改進(jìn)及經(jīng)營(yíng)事業(yè)的發(fā)展，可視個(gè) 別事實(shí)需要，臨時(shí)指定人員設(shè)置小組或委員會(huì)，待相關(guān)工作結(jié)束，即行解散。 第六章 聯(lián)系協(xié)調(diào) 第二十二條 本公司為檢查研議經(jīng)常業(yè)務(wù)，得定期或不定期召開(kāi)主管及有關(guān) 人員舉行會(huì)報(bào)及業(yè)務(wù)會(huì)報(bào)，會(huì)報(bào)決定事項(xiàng)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行。 第二十三條 有關(guān)室、部、組 (科 )定期或業(yè)務(wù)會(huì)報(bào)比照辦理，但會(huì)報(bào)決定事 項(xiàng)關(guān)系到業(yè)務(wù)成敗的，仍須簽報(bào)上級(jí)核準(zhǔn)辦理。 人 事 管 理 調(diào) 查 表（一） 區(qū)分 調(diào) 查 項(xiàng) 目 主 要 檢 討 事 項(xiàng) 記 事 勤 務(wù) 狀 態(tài) 1年齡性別分布 年齡結(jié)構(gòu)與性別結(jié)構(gòu)是否適當(dāng) 特殊事項(xiàng)的影響 2績(jī)勤年數(shù)分布 績(jī)勤年數(shù)分布是否適當(dāng) 平均經(jīng)驗(yàn)?zāi)陻?shù) 員工流動(dòng)率 3出 勤 率 出勤率低的原因 特殊事項(xiàng)的考慮 4勤務(wù)時(shí)間 勤務(wù)時(shí)間是否太多 閑暇時(shí)間是否太多 時(shí)間、能率與收入的關(guān)系如何 工 資 制 度 1一般制度 基本工資與獎(jiǎng)金的給付是否適當(dāng) 獎(jiǎng)金的給付是否明確 是否徹底按規(guī)定進(jìn)行 初任工資及升任工資是否確定 退休金制度 是否確立 2付款方式 薪津水平是否過(guò)低 加班有無(wú)加班費(fèi) 薪津是否遲延給付 3勞工生產(chǎn)力 過(guò)去的績(jī)效是否表示生產(chǎn)力提高 人工成本加工成本的比例 經(jīng)營(yíng)上支付薪金的能力 1 生人之產(chǎn) 增薪對(duì)生產(chǎn)力的影響如何 職教 階 與育 1職階制度 職階制度是否與薪津配合 人事考核制度是否健全 2教育訓(xùn)練 新進(jìn)員工的訓(xùn)練課及長(zhǎng)級(jí)的教育 勞 資 關(guān) 系 1工會(huì)關(guān)系 工會(huì)的意議與活動(dòng)情形 工會(huì)之外的勞資商談情形 2福利關(guān)系 福利設(shè)施 娛樂(lè)活動(dòng) 3生產(chǎn)士氣 生產(chǎn)士氣是否充分 何種方法提高士氣 人 事 管 理 調(diào) 查 表（一） 區(qū)分 調(diào) 查 項(xiàng) 目 主 要 檢 討 事 項(xiàng) 記 事 勤 務(wù) 狀 態(tài) 1年齡性別分布 年齡結(jié)構(gòu)與性別結(jié)構(gòu)是否適當(dāng) 特殊事項(xiàng)的影響 2績(jī)勤年數(shù)分布 績(jī)勤年數(shù)分布是否適當(dāng) 平均經(jīng)驗(yàn)?zāi)陻?shù) 員工流動(dòng)率 3出 勤 率 出勤率低的原因 特殊事項(xiàng)的考慮 4勤務(wù)時(shí)間 勤務(wù)時(shí)間是否太多 閑暇時(shí)間是否太多 時(shí)間、能率與收入的關(guān)系如何 工 1一般制度 基本工資與獎(jiǎng)金的給付是否適當(dāng) 資 制 度 獎(jiǎng)金的給付是否明確 是否徹底按規(guī)定進(jìn)行 初任工資及升任工資是否確定 退休金制度是否確立 2付款方式 薪津水平是否過(guò)低 加班有無(wú)加班費(fèi) 薪津是否遲延給付