公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)演示.ppt

公文寫作的基礎(chǔ)知識(shí)與常見(jiàn)問(wèn)題分析 一 概述 1 公文的定義公文是黨政機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中為行使職權(quán) 實(shí)施管理 商洽和交流工作而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的文件 屬于機(jī)關(guān)應(yīng)用文的一個(gè)重要組成部分 2 公文的特點(diǎn)是特定的作者制定和發(fā)布的 具有法定的現(xiàn)行執(zhí)行效用 具有規(guī)范的文體 結(jié)構(gòu)和格式 需要履行法定的程序 文字必須莊重 樸實(shí) 準(zhǔn)確 精煉 3 公文的分類按其行文方向 可分為上行文 下行文 平行文 按其時(shí)限要求 可分為特急公文 急辦公文 常規(guī)公文 按其時(shí)限要求 可分為絕密公文 機(jī)密公文 秘密公文 普通公文 二 常用公文文種 一 我國(guó)現(xiàn)行黨政機(jī)關(guān)使用的文種 我國(guó)現(xiàn)行黨和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)使用的文件有14個(gè) 決議 決定 指示 意見(jiàn) 通知 通報(bào) 公報(bào) 報(bào)告 請(qǐng)示 批復(fù) 條例 規(guī)定 函 會(huì)議紀(jì)要 國(guó)家行政機(jī)關(guān)使用的公文種類有13個(gè) 命令 令 決定 公告 通告 通知 通報(bào) 議案 報(bào)告 請(qǐng)示 批復(fù) 意見(jiàn) 函 會(huì)議紀(jì)要 上述文件共27個(gè) 其中9個(gè)是相同的 即 決定 意見(jiàn) 通知 通報(bào) 請(qǐng)示 報(bào)告 批復(fù) 函 會(huì)議紀(jì)要 不同的有9個(gè) 其中屬黨的機(jī)關(guān)的有5個(gè) 即 公報(bào) 指示 決議 條例 規(guī)定 屬國(guó)家行政機(jī)關(guān)有4個(gè) 即 命令 令 議案 通告 公告 由于這18個(gè)文件是黨和國(guó)家在公文管理法規(guī)中明確規(guī)定的 一般稱為法定文種 二 學(xué)校常用的主要公文種類 1 決定 1 功能適用于重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排 獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員 變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng) 2 分類A 法規(guī)政策性決定 如 關(guān)于懲治虛開(kāi) 偽造和非法出售增值稅專用發(fā)票犯罪的決定 B 重要事項(xiàng)的決定 如 中共中央關(guān)于加強(qiáng)同人民群眾聯(lián)系的決定 C 獎(jiǎng)懲決定 如 國(guó)務(wù)院關(guān)于處理 渤海二號(hào) 事故的決定 2 通告 1 功能適用于公布社會(huì)有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng) 3 分類法規(guī)性通告知照性通告通告不寫抬頭 無(wú)主送單位 通告與公告的區(qū)別內(nèi)容重要性不同對(duì)發(fā)文機(jī)關(guān)限制性有較大不同發(fā)布范圍有所不同 3 通知 1 功能適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文 傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng) 2 分類a 發(fā)布指示的通知 b 頒發(fā)規(guī)章的通知因在行政公文文種中沒(méi)有條例 規(guī)定 辦法 細(xì)則 方案等文種 所以在發(fā)布這類規(guī)章性文件時(shí) 都要用通知 也就是加一個(gè)文件頭 如人事部關(guān)于印發(fā) 人事?tīng)?zhēng)議處理辦案規(guī)則 和 人事?tīng)?zhēng)議仲裁員管理辦法 的通知被發(fā)布規(guī)章全文附在通知后 但不作附件處理 c 批轉(zhuǎn) 轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知d 曉諭性通知e 任免通知 人事任免用決定和通知的區(qū)別 4 通報(bào) 1 功能適用于表彰先進(jìn) 批評(píng)錯(cuò)誤 傳達(dá)重要精神或者情況 2 分類表彰通報(bào) 介紹先進(jìn)事跡 先進(jìn)事跡意義 表彰決定 希望號(hào)召批評(píng)通報(bào) 錯(cuò)誤事實(shí) 錯(cuò)誤性質(zhì)分析 懲罰措施 提出希望要求情況通報(bào) 緣由目的 情況信息 希望要求 5 意見(jiàn) 1 功能適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法 2 分類規(guī)劃性意見(jiàn)實(shí)施意見(jiàn)具體工作意見(jiàn) 6 批復(fù) 1 功能適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)與其他文種不同的是 往往在標(biāo)題主要內(nèi)容中明確表示對(duì)請(qǐng)示事件的意見(jiàn)如 國(guó)務(wù)院關(guān)于同意陜西省撤消榆林地區(qū)設(shè)立地級(jí)榆林市的批復(fù) 主送機(jī)關(guān)一個(gè) 即發(fā)出請(qǐng)示的下級(jí)機(jī)關(guān)以上6種為下行文 7 報(bào)告 1 功能適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作 反映情況 答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn) 2 類型a 工作報(bào)告b 情況報(bào)告c 建議報(bào)告d 答復(fù)報(bào)告e 報(bào)送報(bào)告 8 請(qǐng)示 1 功能運(yùn)用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示 批準(zhǔn) 2 應(yīng)用范圍a 遇到問(wèn)題無(wú)法解決 需要上級(jí)指示b 處理較為重要的事件和問(wèn)題 要上報(bào)批準(zhǔn)c 遇到問(wèn)題 雖有解決方法 但沒(méi)有權(quán)力或能力實(shí)施 需要上級(jí)幫助d 對(duì)有關(guān)方針 政策和上級(jí)發(fā)布指示有疑問(wèn) 要上級(jí)解答e 下級(jí)機(jī)關(guān)之間在重要問(wèn)題上出現(xiàn)意見(jiàn)分岐 要上級(jí)仲裁f 請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加活動(dòng) 指導(dǎo)工作 3 分類a 請(qǐng)求指示的請(qǐng)示b 請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示主送機(jī)關(guān)只能有一個(gè) 如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān) 應(yīng)當(dāng)用抄送的形式只能主送上級(jí)機(jī)關(guān) 不能送領(lǐng)導(dǎo)者本人不得越級(jí)請(qǐng)示 必須由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā) 要留下聯(lián)系人聯(lián)系電話常用結(jié)語(yǔ) 當(dāng)否 請(qǐng)批示 妥否 請(qǐng)批復(fù) 以上請(qǐng)示 請(qǐng)予審批 特此請(qǐng)示 請(qǐng)予批復(fù)等 以上兩種為上行文 9 函 1 功能適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽合作 詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題 請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng) 2 分類a 公函和便函b 發(fā)函和復(fù)函函是平行文 寫法特別要注意用語(yǔ)分寸 10 會(huì)議紀(jì)要 1 功能適用記載 傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng) 2 分類a 決策型b 交流型c 研討型 三 公文的格式 1 公文格式的組成公文格式的組成要素包括 1 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) 版頭 紅頭 2 公文份數(shù)序號(hào) 3 密級(jí) 4 發(fā)文字號(hào) 5 簽發(fā)人 主要用于請(qǐng)示 6 標(biāo)題 7 主送機(jī)關(guān) 內(nèi)發(fā)可省略 8 正文 9 附件 10 發(fā)文機(jī)關(guān)署名 11 成文日期 12 印章 13 附注 此件發(fā)至XX級(jí) 14 主題詞 15 抄送單位 16 印刷機(jī)關(guān)和印刷時(shí)間印刷用紙和技術(shù)要求 用A4型紙 297X210 正文用3號(hào)仿宋體 每頁(yè)22行 每行28個(gè)字 2 發(fā)文字號(hào)編寫發(fā)文字號(hào)原則 包括機(jī)關(guān)代字 年份 序號(hào) 注意 年份不能省略 兩邊用六角括號(hào) 序號(hào)不編虛位 不加第 3 公文標(biāo)題標(biāo)準(zhǔn)式 發(fā)文機(jī)關(guān) 發(fā)文事由 文種凡是有紅色版頭的文件 因已表明發(fā)文機(jī)關(guān) 故發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可省略 特殊形式 1 發(fā)文機(jī)關(guān) 文種 如 中華人民共和國(guó)主席令 2 發(fā)文機(jī)關(guān) 轉(zhuǎn)發(fā)文件名 文種 也稱轉(zhuǎn)文式標(biāo)題 用于轉(zhuǎn)發(fā)文件 4 成文日期成文日期確定原則 1 會(huì)議通過(guò)的決定 決議以會(huì)議通過(guò)日期為準(zhǔn) 2 領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的 以簽發(fā)日期為準(zhǔn) 3 聯(lián)合行文 以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn) 4 法規(guī)性文件以文件批準(zhǔn)日期為準(zhǔn) 5 一般信函 電文以實(shí)際發(fā)出日期為準(zhǔn) 成文日期必須寫年月日 且要用漢字 5 主題詞 條例 和 方法 都明確規(guī)定 上報(bào)的文件應(yīng)當(dāng)按照上級(jí)的要求和 公文主題詞表 標(biāo)注主題詞 上海市人民政府公文主題詞表 使用說(shuō)明中規(guī)定 1 一份公文標(biāo)引的主題詞 除類別詞外 最多不超過(guò)五個(gè) 標(biāo)引主題詞的順序?yàn)橄葮?biāo)類別詞 再標(biāo)類屬詞 在標(biāo)類屬詞時(shí) 先標(biāo)反映公文內(nèi)容的詞 最后標(biāo)反映公文形式的詞 如 上海市人民政府關(guān)于做好本市農(nóng)村扶貧工作的通知 先標(biāo)類別詞 農(nóng)業(yè) 再標(biāo)反映公文內(nèi)容的類屬詞 扶貧 最后標(biāo)反映公文形式的類屬詞 通知 2 一份公文有兩個(gè)以上主題內(nèi)容時(shí) 先集中對(duì)第一個(gè)主題內(nèi)容標(biāo)注 再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注 最后標(biāo)文種 3 根據(jù)需要 可將不同類主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引 4 在 公文主題詞表 中找不到準(zhǔn)確反映公文內(nèi)容的類屬詞時(shí) 可用類別詞替代 6 用印一般的用印方法是 騎年壓月 上大下小 國(guó)標(biāo) 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式 規(guī)定 單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱 只標(biāo)成文時(shí)間 當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí) 僅以下弧壓在成文時(shí)間上 當(dāng)印章下弧有文字時(shí) 采用中套方式 即印章中心線壓在成文時(shí)間上 四 我校公文中常見(jiàn)問(wèn)題分析 1 文種的誤用主要表現(xiàn)在報(bào)告和請(qǐng)示的錯(cuò)用報(bào)告和請(qǐng)示同屬上行文 但是性質(zhì)截然不同的兩類文種 a 行文目的不同報(bào)告以陳述情況為主 不要求上級(jí)批復(fù) 請(qǐng)示以請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)為主 要求上級(jí)批復(fù) b 公文內(nèi)容不同請(qǐng)示可圍繞請(qǐng)求事項(xiàng)反映情況 說(shuō)明理由 不排除含有一定的情況匯報(bào) 但報(bào)告中不能夾雜請(qǐng)示事項(xiàng) c 規(guī)范性用語(yǔ)不同報(bào)告用 以上報(bào)告如有不妥 請(qǐng)指示 特此報(bào)告 等 請(qǐng)示用 當(dāng)否 請(qǐng)批復(fù) 特此請(qǐng)示 請(qǐng)批復(fù) 目前 這兩種文種的濫用主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面 a 請(qǐng)示 報(bào)告混用如 關(guān)于請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)出席畢業(yè)典禮的報(bào)告 b 請(qǐng)示 報(bào)告并用如 關(guān)于召開(kāi)新一屆學(xué)代會(huì)的請(qǐng)示報(bào)告 2 隨意請(qǐng)報(bào) 請(qǐng)報(bào) 指以單位名義向上級(jí)報(bào)送 請(qǐng)示 意見(jiàn) 報(bào)告 隨意請(qǐng)報(bào)主要有三種情況 a 主送個(gè)人 如 x書記 x校長(zhǎng) b 多頭主送 如 教務(wù)處 科技處并實(shí)驗(yàn)室管理處 c 越級(jí)上報(bào)3 公文組成要素不全a 上行文缺簽發(fā)人 請(qǐng)示 缺聯(lián)系人姓名 電話 b 缺附件說(shuō)明 c 成文日期不全 如 二OO六年一月 06年1月14日 等 d 缺主題詞或主題詞不全 如缺類別詞 文種等 4 公文標(biāo)題病誤a 標(biāo)題缺少行文單位公文標(biāo)題通式為 行文單位 關(guān)于 事由 的 文種b 標(biāo)題無(wú)文種將一般公文誤作為法定公文 致使標(biāo)題無(wú)文種 如 關(guān)于 的規(guī)劃 關(guān)于 的總結(jié) 轉(zhuǎn)發(fā) 印發(fā)性通知文種被放棄 致使標(biāo)題無(wú)文種 如 關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā) 的方案 c 不倫不類的標(biāo)題兩個(gè)文種并用如請(qǐng)示報(bào)告 任免決定的通知等 混用文種將 請(qǐng)示 錯(cuò)用成 申請(qǐng) d 標(biāo)題中事由表達(dá)不全如 華東理工大學(xué)關(guān)于申請(qǐng)劃撥上海市 十五 配套經(jīng)費(fèi)的報(bào)告 e 標(biāo)題中亂用標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 公文標(biāo)題中除法規(guī) 規(guī)章名稱加書名號(hào)外 一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 公文中亂用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)主要表現(xiàn)在 a 轉(zhuǎn)發(fā)和頒發(fā)法規(guī) 規(guī)章 不用書名號(hào)而用引號(hào) b 不必用其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)而隨意使用 如 關(guān)于對(duì)1999年 全民文明禮貌月活動(dòng) 安排的通知 5 語(yǔ)言結(jié)構(gòu)和文字方面問(wèn)題a 段落層次不清 主次不分 不善于用結(jié)構(gòu)層次序數(shù) 如一 二 1 2 b 不合公文文體 出現(xiàn)描述性語(yǔ)言和客套話 c 繁瑣冗長(zhǎng) 多套話 如根據(jù) 精神 在 指導(dǎo)下 在 關(guān)懷下等 d 主語(yǔ)謂語(yǔ)搭配不當(dāng) 如 人民的生活水平普遍增加了 提高 上述問(wèn)題 今后準(zhǔn)備進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn) 解決和糾正 e 定語(yǔ)錯(cuò)位造成歧義如 市長(zhǎng)把我們五個(gè)縣領(lǐng)導(dǎo)召集到一起專門研究了這個(gè)問(wèn)題 原教育部副部長(zhǎng)周遠(yuǎn)清來(lái)校視察工作 f 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)用逗號(hào)和句號(hào)錯(cuò)用為了加強(qiáng)熟肉制品市場(chǎng)管理 規(guī)范熟肉制品市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)行為 維護(hù)消費(fèi)者利益 在全市建立統(tǒng)一批發(fā) 集中配送的熟肉制品供應(yīng)體系