如何組織高效會議【強(qiáng)烈推薦，非常經(jīng)典】

如何組織高效會議 2 0 1 0 - 8 - 1 8 據(jù)調(diào)查，經(jīng)理級和專業(yè)人員每周約花 1 / 4 的時(shí)間在開會上。美國權(quán)威機(jī)構(gòu)的統(tǒng)計(jì)表明，每年企業(yè)因不當(dāng)?shù)臅h管 理導(dǎo)致的損失高達(dá) 6 0 億美元。 另一項(xiàng)調(diào)查表明，企業(yè) 8 0 % 的員工提升來源于其在會議上的表現(xiàn)引起上司 的注意和賞識。 如何開會，如何使會議有效益和有效率，對于企業(yè)和企業(yè)人來說，都具有 重要的意義。 會議需要管理嗎？會議管理還需 要技巧嗎？ ？ ？ ？ 整個(gè)世界在某種程度上說是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會議 的世界。會議的正面作用是 解決問題，反面作用則是帶 來難題，因此，會議既需要 管理，更不能缺少技巧！ 一、 一、 一、 一、 初識會議 初識會議 初識會議 初識會議會議的意義會議的目的會議的種類會議的頻繁會議成本的計(jì)算會議的意義 會議的意義 會議的意義 會議的意義1 、會議是一個(gè)集思廣益的渠道2 、會議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在3 、會議是一種群體溝通的方式集思廣益圖會議 想法 想法 想法 好創(chuàng)意 好點(diǎn)子甲 乙 丙會議的目的1 、開展有效的溝通2 、傳達(dá)資訊3 、監(jiān)督員工工作、協(xié)調(diào)矛盾4 、達(dá)成協(xié)議與解決問題5 、決策和資源共享6 、開發(fā)創(chuàng)意7 、激勵(lì)士氣8 、鞏固地位達(dá)成協(xié)議與解決問題點(diǎn)明困難所在 發(fā)現(xiàn)問 題并尋 找解決 方法 衡量問 題的輕 重緩急 想出新 點(diǎn)子 評議新 點(diǎn)子 確定行 動(dòng)綱領(lǐng)會議的種類 按人數(shù)分類 按開會方式分類 按開會目的分類1 . 團(tuán)隊(duì)會議2 . 一對一會議 1 . 面對面會議2 . 電話會議3 . 視頻會議 1 . 宣布人事安排、講解政策的會議 2 . 當(dāng)眾表揚(yáng)或批評別人的會議 3 . 臨時(shí)處理突發(fā)事件的會議4 . 固定的團(tuán)隊(duì)會議（例會）5 . 集思廣益的會議會議的頻率固定的部門會議： 建議頻率：至少每月一次 注意事項(xiàng)：不能多與每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣； 將會議時(shí)間記錄在筆記本上， 以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被 動(dòng)。建議頻率：至少每兩月一次 注意事項(xiàng)：利用全體大會通報(bào) 政策，但不能頻繁，否則會給 公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。 全體會議建議頻率：隨時(shí) 注意事項(xiàng)：切忌太頻繁，否則 會使員工感覺日日有危機(jī)，會 讓公司陷入工作無序的可怕境 地。 處理突發(fā)事件的會議建議頻率：按需要 注意事項(xiàng)：可以按需要天天發(fā) 生，但是會議長度最好不要超 過 1 1 小時(shí)。 一對一會議會議成本的計(jì)算1 、會議的時(shí)間成本2 、直接的會議成本3 、效率損失成本會議的時(shí)間成本 時(shí)間成本 = 參加會議的人數(shù) （與會者的準(zhǔn)備時(shí)間 + 與會者的旅游時(shí)間 + 會議服務(wù)人員工作時(shí)間） 會議成本并不是很直觀轉(zhuǎn)化為金錢成本 金錢成本 = 與會人員時(shí)間成本 與會人員平均每小時(shí)的薪水會議的時(shí)間成本 時(shí)間成本 = 參加會議的人數(shù) （與會者的準(zhǔn)備時(shí)間 + 與會者的旅游時(shí)間 + 會議服務(wù)人員工作時(shí)間） 會議成本并不是很直觀轉(zhuǎn)化為金錢成本 金錢成本 = 與會人員時(shí)間成本 與會人員平均每小時(shí)的薪水直接的會議成本 直接的會議成本 = 會議設(shè)施租用費(fèi) + 會議場地租賃費(fèi)+ 交通費(fèi)用 + 食宿費(fèi)用 + 會議資料準(zhǔn)備費(fèi) 效率損失的費(fèi)用 開會時(shí)，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率 下降而造成的損失，就是效率損失成本。二、會議效率不高的原因及解決方案 1 、會議效率不高的原因及預(yù)防性管理2 、高效會議的八大特征3 、會議規(guī)范會議效率不高的原因項(xiàng)項(xiàng)項(xiàng)項(xiàng) 次次次次原因原因原因原因具體表現(xiàn)具體表現(xiàn)具體表現(xiàn)具體表現(xiàn)（1）時(shí)間安排得不合適會議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點(diǎn)安排得不妥當(dāng)會議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。（3）開會對象選擇不對必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人影響力不夠會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。（5）參會者的技能不夠參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）準(zhǔn)備工作不夠充分開會前沒有通知參會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）目的和結(jié)果不明確開會的原因、目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。會議的三大致命傷1 、主持人的技巧2 、會議的地點(diǎn)3 、會議的準(zhǔn)備工作如何進(jìn)行預(yù)防性管理效率不高的原因效率不高的原因效率不高的原因效率不高的原因預(yù)防性管理措施預(yù)防性管理措施預(yù)防性管理措施預(yù)防性管理措施時(shí)間會議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或者下午兩點(diǎn)半以后，避免安排在周一或周五。地點(diǎn)地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行。開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁觀著和可選擇參加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)當(dāng)主持人一職。參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。會議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。開會的原因、目的和結(jié)果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會者。高效會議的八大特征1 、只在必要時(shí)召集2 、會前充分籌劃3 、擬訂和分發(fā)會議程表4 、遵守時(shí)間5 、一切按部就班6 、請最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席7 、作出評論和歸納8 、記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人會議規(guī)范種類1 、時(shí)間安排方面的規(guī)范2 、固定的會議流程規(guī)范3 、會議本身要遵守的規(guī)則會議時(shí)間安排的規(guī)范 上午 9 : 3 0 - 1 0 : 0 0 點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還 需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間 段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析 ，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實(shí)的。 上午 1 0 - 1 2 點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對一的會談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會 談的最佳時(shí)機(jī)。 下午 1 - 3 點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。固定的會議流程規(guī)范開始 歡迎 會議目的 議程 具體時(shí)間 安排 規(guī)章制度 3議程 1分享話題和目標(biāo) 交換信息 產(chǎn)生生意 / 做決定 / 確認(rèn)行動(dòng) 總結(jié) 2 結(jié)束會議 總結(jié) 安排下次會議 跟蹤 備忘錄 跟蹤計(jì)劃 固定的會議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本 點(diǎn)。 （ 1 ）一個(gè)中心 一個(gè)中心是指整個(gè)會議的議程。一個(gè)中心包括： 會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時(shí)間 安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人。 進(jìn)行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體 包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。 結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)；安排下次會議。 （ 2 ）兩個(gè)基本點(diǎn) 兩個(gè)基本點(diǎn)是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束后的跟蹤， 這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會議流程必須包含會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作。會前的準(zhǔn) 備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下 次做匯報(bào)的人選等。會議本身要遵守的規(guī)則（一）1 . 參會者要將工作安排交給會議主席2 . 超過 1 小時(shí)的會議要有書面的通知3 . 所有參會者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)4 . 會議要能準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束5 . 負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任會議本身要遵守的規(guī)則（二）6 . 在會上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)7 . 要有人提出不同的意見8 . 會后要能拿到書面的記錄9 . 參會者要履行反饋職責(zé)1 0 . 要請第三方監(jiān)控會議質(zhì)量 三、開會前的準(zhǔn)備工作是否要開會 準(zhǔn)備工作的作用1H 5W準(zhǔn)備工作核對單 主持人的準(zhǔn)備工作如果 如果已經(jīng)按慣例每周聚會已經(jīng)按慣例每周聚會 會議成本太大會議成本太大還有比開會更好的方法還有比開會更好的方法 沒什么特別的事情要討論沒什么特別的事情要討論 你是唯一做決策并且知 道該怎么做的人（開會 讓他人參與只能把問題 弄糟）你是唯一做決策并且知 道該怎么做的人（開會 讓他人參與只能把問題 弄糟）無需開會的五個(gè)如果如果如果必須把信息同 時(shí)傳達(dá)給很多人必須把信息同 時(shí)傳達(dá)給很多人 有些事情需要當(dāng) 眾表揚(yáng)或批評 有些事情需要當(dāng) 眾表揚(yáng)或批評 要讓別人參與決 策以集思廣益 要讓別人參與決 策以集思廣益 聽取部門匯報(bào)工作聽取部門匯報(bào)工作給小組委派任務(wù)給小組委派任務(wù)必須開會的五個(gè)如果準(zhǔn)備工作的作用選擇最恰當(dāng)?shù)倪x擇方式 使參會者能對討論有清楚的方向可循 清楚的告知參會者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)節(jié)省時(shí)間與減少?zèng)_突會議準(zhǔn)備的 5 W1 H H H H 法W h yW h a tW h e nW h oW h e r e H o w 會議準(zhǔn)備工作核對單1 . 了解會議的目的3 . 確定會議的形式5 . 決定會議的時(shí)間7 . 決定會議的地點(diǎn)9 . 確定出席人數(shù)1 1 . 是否準(zhǔn)備會議名簽1 3 . 是否安排與會者住宿1 5 . 確定視聽教材1 7 . 準(zhǔn)備會場周邊位置圖1 9 . 確定自己人的相關(guān)資料2 . 是否一定要開會4 . 安排會議的議程6 . 確定會議的主持人8 . 研究會場如何布置1 0 . 安排出席者座位1 2 . 是否安排交通工具1 4 . 是否發(fā)出了會議通知1 6 . 確定輔助教材1 8 . 是否要求與會者準(zhǔn)備資料2 0 . 是否安排會后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知主持人的 4 個(gè)準(zhǔn)備 設(shè)定溝通目標(biāo) 制訂行動(dòng)計(jì)劃 預(yù)備可能的爭執(zhí) 進(jìn)行 S W O T 分析 S WO T 分析St r e ngt h優(yōu)勢 W e a kne s s劣勢O ppor t uni t y機(jī)會 T hr e a t威脅 自身 環(huán)境四、成功會議的五種策略 如何做開場白 如何分配發(fā)言時(shí)間 如何掌握議事進(jìn)度如何達(dá)成決議 決策方式如何圓滿結(jié)束會議 如何做開場白 定義： 3 5 分鐘的談話，系統(tǒng)、簡