如何組織高效會(huì)議【強(qiáng)烈推薦，非常經(jīng)典】

如何組織高效會(huì)議 2 0 1 0 - 8 - 1 8 據(jù)調(diào)查，經(jīng)理級(jí)和專業(yè)人員每周約花 1 / 4 的時(shí)間在開會(huì)上。美國權(quán)威機(jī)構(gòu)的統(tǒng)計(jì)表明，每年企業(yè)因不當(dāng)?shù)臅?huì)議管 理導(dǎo)致的損失高達(dá) 6 0 億美元。 另一項(xiàng)調(diào)查表明，企業(yè) 8 0 % 的員工提升來源于其在會(huì)議上的表現(xiàn)引起上司 的注意和賞識(shí)。 如何開會(huì)，如何使會(huì)議有效益和有效率，對(duì)于企業(yè)和企業(yè)人來說，都具有 重要的意義。 會(huì)議需要管理嗎？會(huì)議管理還需 要技巧嗎？ ？ ？ ？ 整個(gè)世界在某種程度上說是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議 的世界。會(huì)議的正面作用是 解決問題，反面作用則是帶 來難題，因此，會(huì)議既需要 管理，更不能缺少技巧！ 一、 一、 一、 一、 初識(shí)會(huì)議 初識(shí)會(huì)議 初識(shí)會(huì)議 初識(shí)會(huì)議會(huì)議的意義會(huì)議的目的會(huì)議的種類會(huì)議的頻繁會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議的意義 會(huì)議的意義 會(huì)議的意義 會(huì)議的意義1 、會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道2 、會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在3 、會(huì)議是一種群體溝通的方式集思廣益圖會(huì)議 想法 想法 想法 好創(chuàng)意 好點(diǎn)子甲 乙 丙會(huì)議的目的1 、開展有效的溝通2 、傳達(dá)資訊3 、監(jiān)督員工工作、協(xié)調(diào)矛盾4 、達(dá)成協(xié)議與解決問題5 、決策和資源共享6 、開發(fā)創(chuàng)意7 、激勵(lì)士氣8 、鞏固地位達(dá)成協(xié)議與解決問題點(diǎn)明困難所在 發(fā)現(xiàn)問 題并尋 找解決 方法 衡量問 題的輕 重緩急 想出新 點(diǎn)子 評(píng)議新 點(diǎn)子 確定行 動(dòng)綱領(lǐng)會(huì)議的種類 按人數(shù)分類 按開會(huì)方式分類 按開會(huì)目的分類1 . 團(tuán)隊(duì)會(huì)議2 . 一對(duì)一會(huì)議 1 . 面對(duì)面會(huì)議2 . 電話會(huì)議3 . 視頻會(huì)議 1 . 宣布人事安排、講解政策的會(huì)議 2 . 當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議 3 . 臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議4 . 固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議（例會(huì)）5 . 集思廣益的會(huì)議會(huì)議的頻率固定的部門會(huì)議： 建議頻率：至少每月一次 注意事項(xiàng)：不能多與每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣； 將會(huì)議時(shí)間記錄在筆記本上， 以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被 動(dòng)。建議頻率：至少每?jī)稍乱淮?注意事項(xiàng)：利用全體大會(huì)通報(bào) 政策，但不能頻繁，否則會(huì)給 公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。 全體會(huì)議建議頻率：隨時(shí) 注意事項(xiàng)：切忌太頻繁，否則 會(huì)使員工感覺日日有危機(jī)，會(huì) 讓公司陷入工作無序的可怕境 地。 處理突發(fā)事件的會(huì)議建議頻率：按需要 注意事項(xiàng)：可以按需要天天發(fā) 生，但是會(huì)議長(zhǎng)度最好不要超 過 1 1 小時(shí)。 一對(duì)一會(huì)議會(huì)議成本的計(jì)算1 、會(huì)議的時(shí)間成本2 、直接的會(huì)議成本3 、效率損失成本會(huì)議的時(shí)間成本 時(shí)間成本 = 參加會(huì)議的人數(shù) （與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間 + 與會(huì)者的旅游時(shí)間 + 會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間） 會(huì)議成本并不是很直觀轉(zhuǎn)化為金錢成本 金錢成本 = 與會(huì)人員時(shí)間成本 與會(huì)人員平均每小時(shí)的薪水會(huì)議的時(shí)間成本 時(shí)間成本 = 參加會(huì)議的人數(shù) （與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間 + 與會(huì)者的旅游時(shí)間 + 會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間） 會(huì)議成本并不是很直觀轉(zhuǎn)化為金錢成本 金錢成本 = 與會(huì)人員時(shí)間成本 與會(huì)人員平均每小時(shí)的薪水直接的會(huì)議成本 直接的會(huì)議成本 = 會(huì)議設(shè)施租用費(fèi) + 會(huì)議場(chǎng)地租賃費(fèi)+ 交通費(fèi)用 + 食宿費(fèi)用 + 會(huì)議資料準(zhǔn)備費(fèi) 效率損失的費(fèi)用 開會(huì)時(shí)，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率 下降而造成的損失，就是效率損失成本。二、會(huì)議效率不高的原因及解決方案 1 、會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理2 、高效會(huì)議的八大特征3 、會(huì)議規(guī)范會(huì)議效率不高的原因項(xiàng)項(xiàng)項(xiàng)項(xiàng) 次次次次原因原因原因原因具體表現(xiàn)具體表現(xiàn)具體表現(xiàn)具體表現(xiàn)（1）時(shí)間安排得不合適會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會(huì)。（2）地點(diǎn)安排得不妥當(dāng)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。（3）開會(huì)對(duì)象選擇不對(duì)必須出席會(huì)議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人影響力不夠會(huì)議主持人缺乏影響力、說服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會(huì)議意圖。（5）參會(huì)者的技能不夠參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。（6）準(zhǔn)備工作不夠充分開會(huì)前沒有通知參會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無成效。（7）目的和結(jié)果不明確開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無意義、宣告失敗。會(huì)議的三大致命傷1 、主持人的技巧2 、會(huì)議的地點(diǎn)3 、會(huì)議的準(zhǔn)備工作如何進(jìn)行預(yù)防性管理效率不高的原因效率不高的原因效率不高的原因效率不高的原因預(yù)防性管理措施預(yù)防性管理措施預(yù)防性管理措施預(yù)防性管理措施時(shí)間會(huì)議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或者下午兩點(diǎn)半以后，避免安排在周一或周五。地點(diǎn)地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會(huì)議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行。開會(huì)對(duì)象的選擇事先通知必須出席會(huì)議的人，將出席會(huì)議的人分為必須參加者、可以旁觀著和可選擇參加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)當(dāng)主持人一職。參會(huì)者的技能參會(huì)者一定要具有傾聽能力。會(huì)議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議舉行之前將開會(huì)的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會(huì)者。高效會(huì)議的八大特征1 、只在必要時(shí)召集2 、會(huì)前充分籌劃3 、擬訂和分發(fā)會(huì)議程表4 、遵守時(shí)間5 、一切按部就班6 、請(qǐng)最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席7 、作出評(píng)論和歸納8 、記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人會(huì)議規(guī)范種類1 、時(shí)間安排方面的規(guī)范2 、固定的會(huì)議流程規(guī)范3 、會(huì)議本身要遵守的規(guī)則會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范 上午 9 : 3 0 - 1 0 : 0 0 點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還 需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間 段舉行會(huì)議、試圖讓員工回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析 ，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實(shí)的。 上午 1 0 - 1 2 點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì) 談的最佳時(shí)機(jī)。 下午 1 - 3 點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。固定的會(huì)議流程規(guī)范開始 歡迎 會(huì)議目的 議程 具體時(shí)間 安排 規(guī)章制度 3議程 1分享話題和目標(biāo) 交換信息 產(chǎn)生生意 / 做決定 / 確認(rèn)行動(dòng) 總結(jié) 2 結(jié)束會(huì)議 總結(jié) 安排下次會(huì)議 跟蹤 備忘錄 跟蹤計(jì)劃 固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本 點(diǎn)。 （ 1 ）一個(gè)中心 一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程。一個(gè)中心包括： 會(huì)議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議程；介紹時(shí)間 安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會(huì)議記錄人。 進(jìn)行會(huì)議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體 包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。 結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。 （ 2 ）兩個(gè)基本點(diǎn) 兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤， 這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作。會(huì)前的準(zhǔn) 備工作與會(huì)后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下 次做匯報(bào)的人選等。會(huì)議本身要遵守的規(guī)則（一）1 . 參會(huì)者要將工作安排交給會(huì)議主席2 . 超過 1 小時(shí)的會(huì)議要有書面的通知3 . 所有參會(huì)者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)4 . 會(huì)議要能準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束5 . 負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任會(huì)議本身要遵守的規(guī)則（二）6 . 在會(huì)上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)7 . 要有人提出不同的意見8 . 會(huì)后要能拿到書面的記錄9 . 參會(huì)者要履行反饋職責(zé)1 0 . 要請(qǐng)第三方監(jiān)控會(huì)議質(zhì)量 三、開會(huì)前的準(zhǔn)備工作是否要開會(huì) 準(zhǔn)備工作的作用1H 5W準(zhǔn)備工作核對(duì)單 主持人的準(zhǔn)備工作如果 如果已經(jīng)按慣例每周聚會(huì)已經(jīng)按慣例每周聚會(huì) 會(huì)議成本太大會(huì)議成本太大還有比開會(huì)更好的方法還有比開會(huì)更好的方法 沒什么特別的事情要討論沒什么特別的事情要討論 你是唯一做決策并且知 道該怎么做的人（開會(huì) 讓他人參與只能把問題 弄糟）你是唯一做決策并且知 道該怎么做的人（開會(huì) 讓他人參與只能把問題 弄糟）無需開會(huì)的五個(gè)如果如果如果必須把信息同 時(shí)傳達(dá)給很多人必須把信息同 時(shí)傳達(dá)給很多人 有些事情需要當(dāng) 眾表揚(yáng)或批評(píng) 有些事情需要當(dāng) 眾表揚(yáng)或批評(píng) 要讓別人參與決 策以集思廣益 要讓別人參與決 策以集思廣益 聽取部門匯報(bào)工作聽取部門匯報(bào)工作給小組委派任務(wù)給小組委派任務(wù)必須開會(huì)的五個(gè)如果準(zhǔn)備工作的作用選擇最恰當(dāng)?shù)倪x擇方式 使參會(huì)者能對(duì)討論有清楚的方向可循 清楚的告知參會(huì)者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)節(jié)省時(shí)間與減少?zèng)_突會(huì)議準(zhǔn)備的 5 W1 H H H H 法W h yW h a tW h e nW h oW h e r e H o w 會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單1 . 了解會(huì)議的目的3 . 確定會(huì)議的形式5 . 決定會(huì)議的時(shí)間7 . 決定會(huì)議的地點(diǎn)9 . 確定出席人數(shù)1 1 . 是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽1 3 . 是否安排與會(huì)者住宿1 5 . 確定視聽教材1 7 . 準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖1 9 . 確定自己人的相關(guān)資料2 . 是否一定要開會(huì)4 . 安排會(huì)議的議程6 . 確定會(huì)議的主持人8 . 研究會(huì)場(chǎng)如何布置1 0 . 安排出席者座位1 2 . 是否安排交通工具1 4 . 是否發(fā)出了會(huì)議通知1 6 . 確定輔助教材1 8 . 是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料2 0 . 是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知主持人的 4 個(gè)準(zhǔn)備 設(shè)定溝通目標(biāo) 制訂行動(dòng)計(jì)劃 預(yù)備可能的爭(zhēng)執(zhí) 進(jìn)行 S W O T 分析 S WO T 分析St r e ngt h優(yōu)勢(shì) W e a kne s s劣勢(shì)O ppor t uni t y機(jī)會(huì) T hr e a t威脅 自身 環(huán)境四、成功會(huì)議的五種策略 如何做開場(chǎng)白 如何分配發(fā)言時(shí)間 如何掌握議事進(jìn)度如何達(dá)成決議 決策方式如何圓滿結(jié)束會(huì)議 如何做開場(chǎng)白 定義： 3 5 分鐘的談話，系統(tǒng)、簡(jiǎn)