公司行政中心接待管理制度.doc

濟(jì)南星元保溫防腐工程有限公司行政中心接待管理辦法一、總則（一）為使行政中心接待工作有所遵循，特制定本辦法。 （二）本制度適用于行政中心接待工作。公司其他部門接待工作另作規(guī)定。二、接待事務(wù)分類 類：重點(diǎn)接待。指政府職能部門領(lǐng)導(dǎo)、合作單位總經(jīng)理以上級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)的接待；類：業(yè)務(wù)接待。指與行政中心業(yè)務(wù)合作單位人員的接待；C類：普通接待。指一般性服務(wù)類合作單位的接待。三、接待場所管理 （一）A類接待場所安排在總經(jīng)理辦公室；（二）B類接待場所安排在總經(jīng)理辦公室或其他指定場所；（三）C類接待場所視情況安排。四、接待職責(zé)分工 （一）接待工作是公司窗口式工作，對(duì)于塑造企業(yè)良好形象，各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范操行。 （二）經(jīng)辦部門必須提前1天做好準(zhǔn)備工作，并視接待規(guī)格情況向部門領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理匯報(bào)。（三）接待內(nèi)容包括：迎客引入、接待洽談、參觀介紹及招待服務(wù)等。 五、接待物品準(zhǔn)備（一）重點(diǎn)接待：準(zhǔn)備糕點(diǎn)、水果、茶水或咖啡；（二）業(yè)務(wù)接待：準(zhǔn)備水果、茶水； （三）普通接待：準(zhǔn)備茶水。六、接待方式 （一）重點(diǎn)接待、業(yè)務(wù)接待：安排專門接待人員迎接來賓到相應(yīng)接待場所等候，立即通知部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)接待洽談，如需就餐應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人陪同安排酒店就餐。 （二）普通接待：行政中心員工迎接來賓后視情況安排接待場所入座，然后通知相關(guān)人員接待洽談。 七、接待規(guī)則 （一）接待一般程序由行政中心員工禮貌詢問來訪原因后請(qǐng)來賓到接待場所入座，然后通知經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)到接待室接待洽談。會(huì)談結(jié)束后，相關(guān)人員和公司領(lǐng)導(dǎo)禮貌送客。待客人離開后, 行政中心員工應(yīng)檢查接待場所使用后的情況及時(shí)清理。（二）接待禮儀要點(diǎn) 接待應(yīng)遵循“節(jié)約、對(duì)口、周到、保密”的原則，使客人高興而來、滿意而歸。1、節(jié)約原則。招待來賓一律從簡，不鋪張浪費(fèi)，不重復(fù)宴請(qǐng)，嚴(yán)格控制陪餐人數(shù)。2、對(duì)口原則。各職能部門對(duì)口接待。綜合性接待時(shí)公司行政中心應(yīng)予以協(xié)調(diào)，保證接待行為規(guī)范有效。3、周到原則。各接待部門需全程接待，時(shí)間安排應(yīng)銜接周密，接待方式應(yīng)合情合理，以禮相待。4、保密原則。向來賓介紹公司情況時(shí)要注意保守公司機(jī)密，巧妙回避來賓提出的不宜回答的問題，重要接待要有記錄。（三）環(huán)境標(biāo)準(zhǔn) 1.物品擺放整齊，且表面清潔； 2.地面干凈無臟物，空氣流通清新； 3.室溫適度，燈光合適； 4.備品齊全八、接待紀(jì)律1、“接待工作無小事”，各部門要統(tǒng)一協(xié)調(diào)，統(tǒng)一安排，密切配合，相互支持，遇有重大或特殊情況要及時(shí)請(qǐng)示上報(bào)，不得相互推諉，避免交接失控。2、接待人員要嚴(yán)守紀(jì)律，樹立良好的工作作風(fēng)和企業(yè)形象。3、公司負(fù)責(zé)接待的人員要認(rèn)真安排好來賓的吃、住、行，保證客人滿意，圓滿完成各項(xiàng)接待任務(wù)。4、對(duì)外接待做到著裝整潔，大方得體，待人禮貌，文明用語，熱情誠懇，服務(wù)周到。注