公司檔案管理制度(實用版本).doc

檔案管理制度XY/GL-10為了規(guī)范公司內(nèi)、外文件，資料、證件的管理，確保各類檔案保管的規(guī)范有序和完整準(zhǔn)確，提高檔案資料查閱、使用效率，特制訂本制度。本制度適用于公司各部門檔案的規(guī)范管理。一、 各級檔案管理員職責(zé)(一) 公司辦公室負(fù)責(zé)公司級檔案資料的保管，各部門只負(fù)責(zé)涉及本部門業(yè)務(wù)的檔案資料的保管；(二) 各級檔案管理部門必須指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，切實做好保密工作，嚴(yán)格按照本制度要求對各類檔案資料進(jìn)行分類、立目、歸檔等工作，確保各類檔案分類清晰、立目規(guī)范、歸檔及時準(zhǔn)確；(三) 檔案管理人員必須做好檔案的“防火、防潮、防塵、防盜”工作，定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，確保安全；(四) 各級各類檔案，一律采取紙質(zhì)檔案和電子檔案保管同步的方式，確保檔案查閱快捷、準(zhǔn)確。二、 檔案分類(一) 法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需公司執(zhí)行的，或由公司發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。(二) 公司的重大決議。包括由公司董事會、管委會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。(三) 計劃性文件。包括公司總體計劃或規(guī)劃、項目發(fā)展計劃、經(jīng)營質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃等。(四) 總結(jié)性文件。包括公司年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。(五) 憑證性文書材料。包括公司各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證，如財產(chǎn)狀況、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。(六) 證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、公司和作品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。(七) 匯報性文書資料。包括公司上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。(八) 勞資人事資料。包括公司下屬各部門的人事任命、調(diào)整，員工培訓(xùn)、工資審核記錄，員工檔案等相關(guān)資料。(九) 聲像制品資料。包括公司及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文體娛樂活動中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。 各部門在檔案管理工作中，凡是涉及以上資料的，應(yīng)在本部門內(nèi)進(jìn)行分類管理。各部門負(fù)責(zé)管理與本部門業(yè)務(wù)緊密相關(guān)的各類檔案資料，辦公室還要負(fù)責(zé)對公司級各類檔案資料的管理。三、 檔案管理程序(一) 建檔。檔案管理人員收集到的檔案資料，應(yīng)按照檔案性質(zhì)進(jìn)行合理分類，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保電子文檔記錄與紙質(zhì)檔案統(tǒng)一、對應(yīng)。遵循“批復(fù)在前、請示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后”原則進(jìn)行建檔。對于沒有名稱的資料，檔案管理人員必須命名。(二) 編號。同類檔案資料，按收到資料的時間先后順序進(jìn)行排序。每份檔案資料可以用鉛筆或打印字條進(jìn)行編號，按編號順序在檔案登記目錄表（見附件一）中填寫名稱、日期等信息，以便查閱。(三) 保管。各部門應(yīng)具備檔案柜，對檔案柜及其鑰匙進(jìn)行編號?？梢圆捎梦募谢驒n案袋對各類檔案資料進(jìn)行裝存，文件盒或檔案袋上必須標(biāo)注清楚檔案分類名稱、年份等。(四) 存檔。檔案保存期限分為定期、永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，10年。1. 永久保存：（1） 公司章程、制度、合同（2） 組織規(guī)程及辦事細(xì)則（3） 董事會、管委會記錄（4） 財務(wù)報表（5） 政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件（6） 不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證（7） 工程設(shè)計圖（8） 其他經(jīng)核定須永久保存的文書2. 10年保存：（1） 預(yù)算、決算書類（2） 會計憑證（3） 事業(yè)計劃資料（4） 其他經(jīng)核定須保存10年的文書3. 1年至5年保存：（1） 期滿或解除之合約（2） 其他經(jīng)核定保存5年的文書（3） 會議紀(jì)錄4. 1年以下暫時保存：結(jié)案后無長期保存必要者。四、檔案日常管理(一) 借閱1. 借閱手續(xù)：（1） 公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密和非密四給級別。因工作需要，公司的其他人員需借閱檔案時，由借閱人填寫借閱檔案申請表（見附件二），經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人審核并由辦公室主任簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。如果審核人或批準(zhǔn)人不在公司，可以由借閱人或經(jīng)辦人通過微信、手機(jī)短信等方式申請同意后辦理，待審核人或批準(zhǔn)人回公司后簽字確認(rèn)。（2） 絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。（3） 檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表（見附件三）上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。（4） 檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。2. 借閱人須愛護(hù)檔案，保持整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆卸、遺失、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。3. 借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面請示，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。4. 借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。5. 會計檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人同意。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會計檔案時，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人同意方可辦理。(二) 銷毀1. 公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。2. 凡屬于密級的檔案資料必須由公司辦公室主任批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。3. 每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的檔案資料銷毀清冊（見附件四），報公司主任審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀。檔案資料銷毀清冊需注明：銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。4. 銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章。檔案資料銷毀清冊需永久保管。5. 保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項；正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應(yīng)單獨抽出立卷，直到事項完結(jié)時為止。(三) 移交1. 需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制檔案移交登記表（見附件五），報公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。檔案移交登記表需注明：移交檔案目錄、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。2. 移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，檔案移交登記表一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。 (四) 保密1. 檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。2. 檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務(wù)的思想，主動，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。3. 愛護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。附件一：檔案登記目錄表附件二：借閱檔案申請表附件三：借閱登記表附件四：檔案資料銷毀清冊附件五：檔案移交登記表附件一：檔案登記目錄表檔案登記目錄表目錄編號檔案名稱內(nèi)容種類檔案編號歸檔日期交件人簽名收件人簽名備注附件二：借閱檔案申請表借閱檔案申請表檔案名稱及文號總頁（份）數(shù)借閱用途借閱時間歸還時間借閱人審核批準(zhǔn)注：1、歸還時間原則上不超過15天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)；秘密級檔案不得超過4小時。2、人事檔案轉(zhuǎn)移時，歸還時間欄填檔案不歸還和檔案轉(zhuǎn)移字樣。3、外單位借閱檔案，需持單位介紹信，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，副主任審核、主任