中小企業(yè)合同管理制度.doc

.中小企業(yè)合同管理制度第1章 總 則第一條 為規(guī)范公司合同管理，防范與控制合同風(fēng)險，有效維護公司的合法權(quán)益，制定本制度。第二條 以公司的名義對外簽訂合同（包括買賣合同、加工承攬合同、租賃合同、運輸合同、倉儲合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、勞動合同等），應(yīng)當(dāng)依照本制度執(zhí)行。以公司的名義對外出具其他法律文書（包括授權(quán)委托書、單位證明函等），應(yīng)當(dāng)參照本制度執(zhí)行。第三條 公司設(shè)立合同管理部門，全面負責(zé)法律咨詢、法律事務(wù)和合同管理的日常工作，其具體職責(zé)：（1）負責(zé)聯(lián)系公司聘請法律顧問；（2）負責(zé)管理公司合同專用章，建立合同臺賬，填寫合同報表，保管合同文本、變更函件與合同有關(guān)的資料，辦理合同資料年終歸檔，建立合同檔案（合同檔案原件由行政部、財務(wù)部各執(zhí)一份）。第2章 合同的簽訂管理第四條 合同承辦人簽約前必須對對方主體資格、代理身份、代理資格、履約能力及合同可行性進行審查，并收集整理相關(guān)資料，以備合同進行評審。第五條 對外簽訂合同，應(yīng)由法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進行。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得對外簽訂合同。第六條 合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式，各部門所需的合同文本由合同管理部門統(tǒng)一購買或定制。第七條 各部門的合同都應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)則編號。合同及其有關(guān)的書面材料，應(yīng)當(dāng)語言規(guī)范，字跡清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語準確。第八條 訂立依法可以設(shè)定擔(dān)?；蛘邔Ψ疆?dāng)事人的履約能力沒有把握的合同，應(yīng)當(dāng)要求對方當(dāng)事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應(yīng)形式的有效擔(dān)保。 對方當(dāng)事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為清償債務(wù)能力的法人、其他組織或者自然人。對對方當(dāng)事人的保證人的主體資格和清償債務(wù)能力要進行審查。第九條 法定代表人或合同承辦人應(yīng)當(dāng)親自在合同文本上簽名蓋章。簽訂合同，應(yīng)當(dāng)加蓋單位的合同專用章。嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。第十條 合同承辦人應(yīng)將合同的副本一份及時送交本單位財務(wù)部門備案，作為財務(wù)部門收付款物的依據(jù)。第3章 合同履約管理第十一條 合同承辦人應(yīng)當(dāng)隨時督促對方當(dāng)事人及時履行其合同義務(wù)，并按照合同約定全面履行自己的合同義務(wù)。第十二條 在履行合同過程中，根據(jù)情況的變化，應(yīng)當(dāng)對對方當(dāng)事人的履行能力進行跟蹤調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)問題，合同承辦人要及時處理，必要時經(jīng)單位負責(zé)人同意，可實地調(diào)查合同標的情況和對方當(dāng)事人的履約能力。第十三條 接收合同標的物時必須經(jīng)過嚴格的驗收或商檢程序。對不符合制度的標的應(yīng)在法定期限內(nèi)及時提出書面異議。第十四條 凡與合同有關(guān)的來往文書、電報、電傳、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。對本公司的履約情況，除妥善保存有關(guān)收付憑證外，還要做好履約記錄。第十五條 合同管理部門負責(zé)監(jiān)督檢查合同履行情況，按時間順序及時建立合同簽訂與履行情況臺帳。第4章 合同的變更和解除管理第十六條 合同的變更與解除由合同承辦人以書面形式報單位負責(zé)人審核，批準后，盡快與對方簽訂變更或解除協(xié)議。第十七條 如遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應(yīng)當(dāng)及時收集有關(guān)證據(jù)，并立即以書面形式通知對方當(dāng)事人，同時積極采取補救措施，減少損失。第十八條 發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應(yīng)當(dāng)催促對方當(dāng)事人采取有效補救措施，收集、保存對方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，及時向合同管理機構(gòu)報告。第十九條 公司因故變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)及時以書面形式通知對方當(dāng)事人，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復(fù)的期限，盡快與對方當(dāng)事人達成變更或解除合同的協(xié)議。第5章 合同糾紛的處理第二十條 對方違約要按規(guī)定索取違約金，如造成經(jīng)濟損失還應(yīng)索取賠償金；我方違約或給對方造成經(jīng)濟損失應(yīng)由合同承辦部門查清原因，以“工作審批單”形式逐級審批后按規(guī)定辦理違約金和賠償手續(xù)。第二十一條 合同糾紛發(fā)生后，可以通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。合同承辦部門、人員應(yīng)配合好合同管理機構(gòu)參加仲裁或訴訟。第二十二條 解決合同糾紛的申請書、起訴書、答辯書、協(xié)議書、調(diào)解書、仲裁書、裁定書、判決書的副本或正本復(fù)印件，自發(fā)出或收到之日起十日內(nèi)，由承辦人送交合同管理機構(gòu)備案。第二十三條 在處理合同糾紛過程中，對于可能因?qū)Ψ疆?dāng)事人的行為或者其他原因，使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應(yīng)當(dāng)及時向法院申請財產(chǎn)保全。第6章 企業(yè)合同檔案管理制度第二十四條 建立完整的合同檔案。檔案資料包括以下內(nèi)容：（1）談判記錄和報審及批準文件；（2）對方當(dāng)事人的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復(fù)印件；（3）對方當(dāng)事人履約能力證明資料復(fù)印件；（4）對方當(dāng)事人的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、個人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件；（5）雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料；（6）合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議；（7）標的驗收記錄；（8）交接、收付標的、款項的原始憑證復(fù)印件。 第二十五條 所有合同都必須按部門統(tǒng)一編號。合同管理機構(gòu)負責(zé)建立和保存合同管理臺帳。第二十六條 合同承辦人辦理完畢簽訂、履行、變更及解除合同的各項手續(xù)后 日內(nèi)，應(yīng)將合同檔案資料移合同管理機構(gòu)。第七章 附 則第二十七條 本制度未盡事宜，按有關(guān)法律法規(guī)和本公司補充細