三品一福利管理制度.doc

山東美倫食品有限公司管理標準 名 稱：辦公用品、低值易耗品管理制度類別：管理標準編號：發(fā) 布：人力資源部狀態(tài)：修訂時間：2011年12月1日起草： 王彬審核：審批：總經理為進一步規(guī)范企業(yè)基礎管理，使辦公用品、低值易耗品、勞保用品及員工福利的管理合理化、標準化，嚴格控制“三品一福利”的采購和使用，保障不正常的辦公和工作秩序，避免鋪張浪費，力爭勤儉節(jié)約，根據(jù)公司實際情況，特制定本管理制度。一、“三品一福利”的分類：三品一福利是指：辦公用品、低值易耗品、勞保用品及員工福利。辦公用品：筆、紙張、膠水、印臺、膠帶、大頭針、圖釘、筆計本、標簽、信紙、橡皮擦、釘書針、剪刀、訂書機、打孔機、電池、工作證、碎紙機、考勤機、電腦配件、各類電子存儲設備（U盤、移動硬盤）低值易耗品：拖把、笤帚、毛巾、鐵簸箕、刷子勞保用品：工作服、工作鞋、特殊崗位專用防護器械員工福利：季度洗化福利、婦女節(jié)福利、中秋節(jié)福利、春節(jié)福利二、管理要求：1、非消耗類的辦公用品的領用，必須以舊品替換新品。2、個人使用的非消耗類文具因工作崗位出現(xiàn)變動時，需進行交接，如有故障或損壞，應以舊品換新品，如遺失應由個人或部門賠償或自購。3、設立“三品一福利發(fā)放記錄表”，由人力資源部統(tǒng)一保管，物品領用時分別登記，并掌握領用情況。4、公司發(fā)放的物品均為公共財產，嚴禁占為己有。5、新進人員入職時由各單位提出物品申請向人力資源部申請購置，人員離職時，應將剩余物品一并交原所在部門。6、日常辦公文件的打印、復印、外印等由人力資源部統(tǒng)一管理，設立臺帳，做好記錄，月底匯總分攤費用。7、各部門領用物品需根據(jù)預算和使用標準辦理登記手續(xù)。三、管理流程：1、本辦法所稱辦公用品、低值易耗品、勞保用品及員工福利指公司內所有需要消耗的此類物品，均納入統(tǒng)籌管理范疇。2、辦公用品、員工福利由人力資源部統(tǒng)一實施采購及管理，公司各部門配合人力資源部制定本部門此類物品的使用標準，報人力資源部審批；低值易耗品、勞保用品由供應部統(tǒng)一實施采購，并實行入庫管理，相關要求及標準由供應部、物流部負責制定。3、辦公用品、勞保用品、員工福利的管理：（1）公司各部門根據(jù)本部門需要，每月25日前提報下月采購計劃（注明采購物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、需要時間等）。（2）緊急物資（突發(fā)性事件對經營造成影響的）單獨申請單獨審批，執(zhí)行臨時采購計劃，隨報隨買。（3）計劃由各部門提報，部門負責人審核，人力資源部匯總審批，特殊物品需由總經理審批。（4）計劃的提報和審批統(tǒng)一采用正規(guī)格式辦公用品采購計劃申請單，嚴格履行簽字手續(xù)。（5）常用常備的辦公用品由人力資源部集中采購備領，各部門無計劃的提報不予購買，造成損失責任由部門負責人承擔。（6）勞保用品：工作服、水鞋每年為員工發(fā)放一套。新員工入職時，交納工作服押金，工作滿半個月后退還押金；工作不足一年者出現(xiàn)離職，離職時需扣除工作套裝的成本費用；出現(xiàn)丟失重新領取時，按照首次入職交納押金。工作滿一年后，工作套裝無償交付給員工使用。（7）員工福利：季度福利：以洗化產品為主，每季度發(fā)放一次，根據(jù)上季度員工出勤情況，足月方視為一個整月，工作達不同的月數(shù)，所發(fā)放的物品的種類和數(shù)量要有區(qū)別。婦女節(jié)福利：以洗化產品或女性喜愛的物品為主，每年婦女節(jié)前發(fā)放，根據(jù)當時的具體女員工數(shù)確定采購和發(fā)放數(shù)量。中秋節(jié)福利：以月餅等具有節(jié)日特點的物品為主，每年中秋節(jié)前發(fā)放，根據(jù)當時的具體員工總數(shù)確定采購和發(fā)放數(shù)量。春節(jié)福利：以食用油、魚等具有節(jié)日特點的物品為主，每年春節(jié)放假前發(fā)放，根據(jù)當時的具體員工總數(shù)確定采購和發(fā)放數(shù)量。員工福利的采購工作由人力資源部負責，提前準備，集中采購與發(fā)放。4、定貨與采購：（1）人力資源部根據(jù)審批的采購明細進行分類，確定購買計劃，急需物資優(yōu)先購買，其它物資進行分類分批采購，嚴禁同類物資重復出車反復購買，以減少無計劃采購造成的資源浪費。（2）如遇技術專業(yè)性強或采購人員不能準確確定的物資，可由部門委派內行人員聯(lián)合采購。（3）物資采購必須做到：供應及時，確保質量，價格合理。（4）公司大宗或者特殊物資根據(jù)需要由人力資源部同有關人員選定廠家并簽訂供貨合同，一般性物資可由采購人員自行辦理。（5）采購人員采購過程中嚴禁弄虛作假，徇私舞弊，一經發(fā)現(xiàn)交納激勵基金500元到1000元，甚至取消其采購資格。（6）物資采購過程中，如遇價格、品種、廠家與事先確定的有不一致時，要及時通知人力資源部，由人力資源部與業(yè)務部門協(xié)商解決。（7）采購采用招標、定點或者批量采購等辦法，盡可能實施貨比三家：比質、比價、擇優(yōu)擇廉、擇近購買，以降低價差成本。（8）常用物資定點并建立供方檔案，根據(jù)物資類別明確供方類別，定期評審，根據(jù)信譽、產品品質、服務狀況等調整供貨方資格。5、用款制度：（1）辦公用品、員工福利的采購由經辦人先從財務借支，待完成采購任務后報銷，做帳目處理。（2）借款的審批報銷簽字權限按照財務的相關規(guī)定執(zhí)行。（3）票據(jù)要根據(jù)財務部的要求索取發(fā)票或收款收據(jù)（虛假票據(jù)不予處理）。6、物資驗收：（1）常用物資的驗收由人力資源部負責，特殊物品或專項物資，由人力資源部協(xié)同使用部門、倉庫保管員三方進行驗收，驗收地點可根據(jù)實際情況確定；（2）專項物資驗收方法：首先核對物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量與采購計劃是否符合。檢查資料：合格證、質量驗收單（資料）、裝箱單圖紙。并一一記載入帳，缺少部分應立即通知采購人員向物資來源處所取。（3）數(shù)量驗收：按不同計量方法驗收。專項物資由使用部門和人力資源部按個、件、包、桶、箱、公斤計量的要點清。常規(guī)物資由保管員直接驗收。（4）質量驗收：專項物資由使用部門根據(jù)經驗或常識對來貨質量進行評估驗證，確定來貨是否符合使用要求，是否具有持久使用價值。進入公司被確定不合格的物資不能辦理入庫手續(xù)和投入使用，由采購人員負責（人力資源部協(xié)助）與供貨商或生產廠家進行交涉，提出處理意見并負責實施。7、物資保管：（1）公司原則上不做物資長期儲備，除部分洗化物品、辦公用品外，購進物資各部門一律按呈報計劃及時領取。（2）領取的物資部門負責妥善保管，人力資源部負責統(tǒng)計備案，出現(xiàn)破損或變更、移動等，部門負責及時通知人力資源部。（3）重要儀器設備入庫物資的圖紙、說明書、化驗單、合格證及其他文件，由使用部門妥善保管，建立臺帳。8、人力資源部建立物資領用臺帳，作詳細記錄