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公司行政管理制度第一章 人事管理一、 公司人力資源規(guī)劃二、 招聘與錄用三、 培訓四、 考勤五、 假期（一） 請休假（二） 假期規(guī)劃六、 獎懲七、 考核八、 核薪九、 保險（一） 社會統(tǒng)籌（二） 商業(yè)十、 人員流動（一） 調動（二） 辭職、辭退十一、關聯企業(yè) 第二章 行政管理一、 禮儀紀律二、 工作計劃三、 會議管理四、 辦公設備五、 文書作業(yè)（一） 打?。ǘ?復印六、 收發(fā)文七、 用印八、 文檔（一） 圖書（二） 專業(yè)資料（三） 客戶檔案（四） 辦公文檔九、 訪客接待十、 辦公用品十一、 采購十二、 固定資產十三、 物業(yè)十四、 公司福利十五、 午餐第三章 業(yè)務支持一、 Internet主頁二、 文件檔案管理三、 商業(yè)秘密保護四、 公共關系（一） 司外（二） 司內（三） 投訴五、廣告宣傳公司行政管理制度總綱行政管理制度是公司管理的重要文件，其管理依據是公司管理制度和公司員工守則。 本制度由總經理、辦公室及各部門主管直線執(zhí)行。司職機構為公司辦公室。 本制度的修改須經總經理核準；重大事項的更改須報執(zhí)行董事長核準。第一章 人事管理總 則1 人事管理是公司“人才為本”價值的直接體現；2 人事管理以合法、平等為基準，以實績導向、取優(yōu)汰劣、賞罰分明為宗旨；3 人事管理以滿足公司發(fā)展需要為核心目標。一 人力資源規(guī)劃1 根據公司業(yè)務發(fā)展需要進行前瞻性人力資源計劃；2 建立明確的人才標準、工作分析體系；3 短期人力資源計劃由總經理核準，中長期人力資源計劃報董事長核準；4 經核準后由總經理領導制定征用計劃；5 辦公室依據招聘計劃執(zhí)行招聘流程；6 建立公司人才庫（全部應征人才簡歷），作為公司業(yè)務發(fā)展的儲備。 公司/部門發(fā)展人力資源規(guī)劃流程工作分析執(zhí)行人：辦公室、各部主管責任人：辦公室監(jiān)督人：總經理、董事長招聘流程征用計劃董 事 長總 經 理中長期計劃短期計劃人才標準二 招聘與錄用1. 公司各部門需招聘新員工時，應該按照公司標準文本人員增補申請表進行填寫后上交公司辦公室，由辦公室上報公司總經理批準后，開始招聘程序。2. 各部門所需招聘的新員工，應該首先嘗試公司內部人員調動，在公司內無合適人選或無法調動時，開始公司對外的招聘程序。3. 辦公室對外的招聘方式可以采用：公司內部人才庫尋覓、設攤招聘、登報廣告征員等方式。4. 辦公室于招聘前須將本公司用人計劃、本次招聘人數、職位、要求等材料報政府有關勞動人事部門批準,方可擬稿登報或設攤招聘。5. 辦公室負責應征人員資料的初審工作,并將合適的候選人材料轉送錄用部門審閱,并與其共同商定參加初試者人員名單。6. 初試由辦公室主持,包括筆試和面試，同時填寫面試記錄與初（復）試考核表。7. 復試由辦公室與錄用部門共同主持,同時填寫面試記錄與初（復）試考核表。8. 錄用建議由辦公室與錄用部門會同總經理共同作出，由辦公室發(fā)放聘用通知書。9. 新進員工憑聘用通知書報到，應繳驗以下材料:身份證復印件一份、最高學歷影印件，據此辦公室建立人事資料卡，并由辦公室保存并管理使用。10. 錄用人試用期為三個月,試用滿一至二個月時,由辦公室會同部門主管對試用員工按照公司員工考核體系進行一次中期考核,若發(fā)現有任何不符合錄用條件者,隨時解聘。屆滿后再進行正式考核。（見公司考核相關表格）。11. 錄用人試用期結束，成為公司正式員工，公司與之簽定勞動合同并由公司辦公室將勞動合同送至勞動監(jiān)察部門進行見證，同時辦理勞動人事檔案關系的調動、三金等相關福利等事宜。12. 對公司高級管理人員的聘用由總經理或董事長直接簽發(fā)任命書，然后由辦公室與其簽訂聘用合同。13. 員工人事檔案由辦公室建立、保存并管理，必須準確、及時、保密。14. 員工人事檔案包括：應聘人員登記表、履歷、面試考核表、錄用通知書、承諾書、人事資料卡、勞動合同、年度IDA、職務、工資計錄。 招聘流程人員增補申請表各部門填妥人員增補申請表交辦公室總經理批準內部人員調動程序公司內部調動 可以 不可以 登報廣告征員內部人才庫尋覓設攤招聘篩選候選人（辦公室協(xié)同錄用部門）初（復）試考核表面試記錄表初試（辦公室）時間間隔2周左右測試打字、語言、寫作面試記錄表初（復）試考核表復試（辦公室協(xié)同錄用部門）總經理審批辦公室明確工資與福利聘用通知書信函通知報到員工資料卡報到建檔勞動合同IDE協(xié)議三個月考核表格考 核不合格解 聘 合 格正式錄用，簽定勞動合同見證等相關手續(xù) 責任人：辦公室主任監(jiān)督人：總經理 三、培 訓1. 辦公室負責綜合協(xié)調各部門之訓練計劃,訂立各項公司全年教育訓練計劃。2. 辦公室須督導實施教育訓練計劃,檢討各項訓練情況并做效果分析。3. 辦公室負責收集、編訂教育訓練教材。4. 辦公室協(xié)同公司其他部門進行相關人員的業(yè)務培訓。5. 公司培訓分為：新員工引導培訓、在職培訓（主管指導、在崗司內外、脫崗司內外）與主管培訓等多種。公司迎新引導培訓體系表培訓人培訓內容培訓時間考核基準總經理公司介紹辦公室員工守則行政管理制度檔案管理制度財務科財務管理制度銷售科業(yè)務管理制度法律顧問法律事務* 商業(yè)秘密* 合同、文本管理* 商業(yè)信息培訓需求調查表培訓考核表執(zhí)行人：辦公室、各科主管負責人：辦公室監(jiān)督人：總經理評 估總經理實 施總 經 理培訓計劃內容確定需求分析培訓考核表執(zhí)行人：行政部、各部主管責任人：行政部監(jiān)督人：總經理總 經 理評 估培訓流程四 考勤 1. 公司每位員工在每一正常工作時日，必須自行、準確打卡。2. 凡是漏打， 錯打卡者須在24小時內申請補辦，經部門主管核定后報辦公室。3. 公司員工出差,須填報出差申請單，經主管、總經理批準后須將申請單復印件一份交辦公室備查。4. 辦公室將人員出差情況記入員工出勤情況表，出差期間之例假記入員工出勤資料表。5. 出差日期由辦公室以公假記入員工出勤資料表。6. 如遇業(yè)務人員外出執(zhí)辦公務，須填寫外出登記表并經主管核準后有效，通知辦公室專職人員，作為考勤之依據。7. 員工在規(guī)定工作時制外繼續(xù)工作者，須填寫加班申請表并經本部門主管及辦公室批準后方可以加班論，辦公室負責加班人員之出勤考核。8. 辦公室若發(fā)現申請加班人員無出勤記錄,須向申請人部門核查,若無確鑿證明,以作廢論。9. 員工不得任意加班,辦公室若發(fā)現無經主管核準之加班單,即使有考勤記錄，也不將其視作加班。10. 員工按政府規(guī)定進行日常工作及休假，同時實行帶薪或無薪假。11. 申請假期應于事前向本部門主管提出并報辦公室核準，緊急事項于事后24小時內補申請。12. 假期的請休嚴格按照公司管理制度規(guī)定執(zhí)行。13. 辦公室監(jiān)督公司員工于每工作日結束時填寫并上交工作時間控制表并于每周二之前將公司員工上周所交工作時間控制表進行統(tǒng)計，制作成周工作時間統(tǒng)計表并上交總經理。14. 公司辦公室執(zhí)掌每月月底統(tǒng)計作業(yè),匯集“出勤卡”、 周工作時間統(tǒng)計表、請假單、 加班申請表等相關記錄,統(tǒng)計填制員工出勤資料表, 交財務部計算工資之用，并入案備查。對一切不合制度之情事向有關主管提出處理意見,并填寫員工假期規(guī)劃提示單提交給公司員工。15. 辦公室主辦人若發(fā)現員工曠職達2日或超出2日者、請假超出規(guī)定期限者、出勤記錄有弄虛作假或涂改毀壞者,應即時提請辦公室主管核辦。財 務 科公司員工考 勤 員出勤資料卡每月24日考勤卡、時控表、請假單、加班單等提示單月出勤記錄提 示 行 為考勤流程責任人：行政專員。監(jiān)督人：行政主管五 假期（一）請休假1. 公司給假分為事假、病假、公假、婚假、工傷假、喪假、計劃生育假和探親假,各種給假標準參見管理制度。2. 因突發(fā)事件或疾病而不得已請假者，須在半日內通知辦公室負責人，并在請假后24小時補填請假單。3. 各部門主管因私或工作外出不論幾天者，須提前三天填妥請假申請單，經辦公室批簽后，遞交總經理批示，同時安排妥后續(xù)工作方可。4. 普通員工因私或工作外出在二天之內者，須提前一至二天填寫請假單，由本部門主管批準，交辦公室備案；若員工請假在二天以上者，在本部門主管允許后經總經理批示，交辦公室備案。5. 辦公室在經辦請假手續(xù)人員審查所附請假材料,病假者需附醫(yī)院診斷證明,請產假、喪假者須附出生證明或死亡通知書，請假者須有充足理由。 請假/調休流程申 請 人請假申請單職務代理人簽字部門主管簽字2天以上總經理簽字辦公室主管簽字申請單歸檔申 請 人責任人：各部門主管監(jiān)督人：辦公室主任（二）假期規(guī)劃六 獎懲1 獎懲依據為公司員工守則2 公司各級主管均有提出獎懲的建議權3 辦公室負責事實調查并報告總經理4 各級主管按公司權限行使獎懲5 各類獎懲由辦公室執(zhí)行6 各類獎懲須報備辦公室備案，登記入人事資料卡獎懲申請表獎懲流程獎懲申請報告總經理辦公室備案辦公室執(zhí)行公 告核 準辦公室調查七 考 核1. 考核管理是公司管理的一項重要內容，它的目的在于維持企業(yè)的良好秩序，更好地貫徹企業(yè)管理制度，完成計劃指標和實現經濟效益。2. 對司內各部門的管理狀況及個人的行為活動制定統(tǒng)一的規(guī)范作出合理的評判，激勵先進，褒揚正氣，有功則獎，有過則罰。調動員工工作積極性，完成指標，提高工作效率。3. 公司對部門的考核，主要內容為費用情況、資金狀況、業(yè)績完成進展情況以及公司運作的規(guī)范及制度的執(zhí)行情況；對員工的考核主要為業(yè)績、品德和行為的執(zhí)行情況。4. 于考核作業(yè)前,辦公室須備妥員工之考勤、升遷、調動獎懲諸種資料作為一般依據。5. 對部門考核一般周期為半年一次。6. 考核由直線上級主管執(zhí)行辦公室參與配合，亦可設立考核小組7. 對公司員工的考核區(qū)分為月度、季度、年度考核，每月、季、年度底前5天內，辦公室協(xié)同公司各部門主管對公司員工按照公司業(yè)績指標體系，并結合員工IDE協(xié)議等相關指標，對員工月、季、年度工作情況進行考核，填寫考核記錄表，上報總經理。8. 考核結束后,辦公室負責將考核等級反映于員工的獎懲與職位、薪資等級年度的相應調整?？己肆鞒炭己吮砜偨浝砜?核考 核工作分析IDA/業(yè)績行政資料辦公室銷售科辦公室八 核薪1. 財務科根據出勤資料卡、業(yè)績獎金確認單進行核薪2. 出勤資料卡由辦公室統(tǒng)計提供3. 業(yè)績獎金確認單由業(yè)務部統(tǒng)計提供4. 財務部匯總之薪資表報總經理核準5. 周考勤、獎懲發(fā)生薪資增減，依據公司員工守則核薪流程銷售科辦公室業(yè)績獎確認單出勤資料卡薪資表出納支付總經理財務核薪業(yè)績獎資料考勤資料九 保險（一） 社會統(tǒng)籌保險1 養(yǎng)老保險1.11.2養(yǎng)老保險辦理流程2 醫(yī)療保險 2.1 2.2醫(yī)療保險辦理流程3 失業(yè)保險4 住房公積金（二） 商業(yè)保險十 人員流動（一） 調動1 部門內員工崗位調動，由部門主管向辦公室提出調動說明；聽取辦公室建議后決定；報備總經理；2 部門內主管崗位調動，由部門主管向辦公室及上級主管提出調動說明，聽取意見后決定；報備總經理；3 部門級以上主管崗位調動，由總經理提出動議，聽取有關建議后決定；報備執(zhí)行董事；4 調動由辦公室發(fā)布調動令調動說明書部門內員工調動流程辦公室建議調動說明部門主管決 定調動令報備總經理調動令執(zhí) 行部門內主管調動流程調動說明書辦公室意見上級意見調動說明部門主管決 定調動令調動令執(zhí) 行報備總經理部門級以上主管調動流程相關意見辦公室意見見見調動動態(tài)調動動議總經理決 定調動令調動令執(zhí) 行（二） 辭職 m 辭退 按制度辦理辭職手續(xù)，填寫離職申請書，經有任免權限的主管批準后由辦公室辦妥移交手續(xù)并填寫移交接清單后方得視為按正常手續(xù)辭職，辦公室通知財務結算工資。 辭退和開除 有任免權限的主管需解聘其任免范圍內合同制員工的，應填寫解聘/開除通知書，然后交辦公室辦理有關離職移交手續(xù)。被解聘員工應辦妥移交接手續(xù)，填寫移交接清單后方得離職，同時由財務部結清工資。無論以何種情況離開公司者,由辦公室簽發(fā)離職證明書，一式二份,一份交離職人，一份留存辦公室。 員工離職后,辦公室須將離職人員各項手續(xù)、表單歸檔封存。工作交接單工作交接單辭職/辭退 申請書辭職/離職申請責任人：辦公室主任監(jiān)督人：GM退工/結檔GM秘書備案行政交接財務交接業(yè)務交接GM批示主管意見 辭職交接流程辦公室主任意見出勤統(tǒng)計十一 關聯企業(yè)1 公司對關聯企業(yè)之高級主管執(zhí)行人事管理職責；2 管理范圍外方人員：請休假國內人員：招聘、錄用、合同、考核、定薪、辭職、辭退3 各作業(yè)流程參照前述相關流程4 各項管理之決定均須經董事長校核。第二章 行政管理一 禮儀紀律1. 辦公室負責對公司全體員工的禮儀、辦公紀律、出勤、外出等事項的全面監(jiān)督；2. 辦公室主管發(fā)現不當現象，可簽發(fā)“提示單”以提示警告，并報備有關部門主管；3. 辦公室確認獎懲事實，可提請有關主管研究提出獎懲申請；4. 對公司禮儀紀律現象，辦公室與各部門主管均可直接向總經理提出提出。二 工作計劃與報告 沒有計劃的行為是無效率的行為。公司強調對公司、部門、員工行為的計劃性要求，用以明確和把握我們的工作方向，同時提高工作效率與工作效益。因此，通過對計劃體系的規(guī)定，并通過相關計劃流程和計劃表格的制作，實現工作計劃的確立、執(zhí)行和評估。（一） 公司、部門年度發(fā)展計劃1 公司總經理、部門主管于每一會計年度底應該制定下一會計年度的發(fā)展計劃。2 公司年度發(fā)展計劃經公司主要高層領導人討論制作，公司董事會核準同意后確定執(zhí)行。3 部門年度發(fā)展計劃經部門主要領導人員討論制作，公司總經理核準同意后確定執(zhí)行。4 公司、部門年度發(fā)展計劃是部門、人員月度工作計劃的基礎和依據。5 公司、部門年度發(fā)展計劃是對公司、部門經營發(fā)展的評價基礎。年度計劃流程總經理公司計劃草案報告董事長核準報告各部主管稽核部門計劃草案總經理核準執(zhí) 行（二） 部門、員工月度工作計劃1 部門主管、公司員工在每月度底分別進行部門、員工下月度工作計劃安排。2 月度工作計劃通過對月度工作計劃表的制作來完成，在該表格中應該相應地填寫部門、員工下月工作內容安排和時間控制。3 員工月度工作計劃交部門主管核準同意后確定執(zhí)行。4 部門月度工作計劃交總經理核準同意后確定執(zhí)行。5 月度工作計劃的完成情況將作為部門、員工工作評估的主要依據之一。年度月度工作計劃公司年度計劃部門主管計劃草案報告部內員工總經理核準報告稽核計劃草案主管核準執(zhí) 行（三） 員工日工作時間控制計劃1公司員工通過日工作時間控制表進行日工作時間計劃與安排控制。2 公司員工應該按照“日工作時間控制表填寫規(guī)定”在規(guī)定的時間按照規(guī)定的項目如實填寫并上交公司辦公室。3 在日工作時間控制表中體現出員工對每日工作安排的合理性與計劃性，反映員工每日工作的效益性與非效益性，因此，該表格將作為對員工考核的主要依據之一，同時也是員工用于控制時間、提高效率、自我評估的依據。4 日工作時間控制表是公司對外服務的重要計費依據。日工作計劃流程部門月度計劃部門主管報 告稽 核員工日計劃執(zhí) 行（四） 專項市場、業(yè)務規(guī)劃1 在公司進行新市場的開拓和新業(yè)務的推廣時，該市場和業(yè)務的主要負責人應該進行專項市場、業(yè)務規(guī)劃。2 專項市場、業(yè)務規(guī)劃建立對該市場、業(yè)務的全面了解，公司主要經營人員的深入研究、探討的基礎上，同時該規(guī)劃應該結合公司、部門年度發(fā)展計劃和市場需求與競爭變化的基礎上。3 專項市場、業(yè)務規(guī)劃通過制作市場規(guī)劃表和業(yè)務規(guī)劃表來完成，并嚴格按照規(guī)劃進行市場拓展與業(yè)務推廣。三 會議管理 會議是公司決議產生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。公司會議區(qū)分為定期例會與非定期會議，規(guī)定的人員必須準時參與，指定人員作好會議記錄，與會人員遵守會議秩序安排同時提高會議效率。(一） 定期例會會議名稱時間安排參加人員會議內容召集/主持人員業(yè)務診斷會議每工作日上午 9:30-10:00各部門人員對外服務中相關問題討論、日計劃各部主管月度總結、規(guī)劃會議 每月度第一天下午總經理 各部門主管、工作人員 上月度工作總結月度工作規(guī)劃報告各部主管主管例會每月第一天下午總經理、各科主管月度工作計劃協(xié)調總經理員工大會每月中旬一次總經理全體員工經營總結、工作安排、其他相關內容辦公室/總經理董事長會議每年度一次董事長、總經理公司重大事項決議總經理/董事長（二） 非定期會議會議名稱時間安排參加人員會議內容召集/主持人員公司發(fā)展研討會不定時總經理、部門主管、主要經營業(yè)務人員就市場拓展、業(yè)務推廣、公司經營等相關事項的討論辦公室主任/總經理臨時會議不定時總經理、部門主管、其他有關人員特殊事宜辦公室主任/總經理董事長臨時會議不定時董事長、總經理公司經營特殊重大事宜總經理/董事長（三） 會議安排1 公司內會議由辦公室秘書安排，部門內會議由各部自行安排2 主會人會前一天需向秘書告知會議安排、會議內容3 秘書須提前四小時以上書面通知與會人地址、時間、內容4 秘書負責會場安排與整理5 開會期中，秘書負責記錄；并于會后將會議摘要決定整理、打印、轉發(fā)給有關人員及總經理備案會議計劃會議計劃單會議流程秘 書會議通知通 知安 排記 錄摘要備案四 辦公設備管理1 電腦1.1辦公室根據公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)；1.2根據保密原則需要，由辦公室對行政、業(yè)務文件目錄設定統(tǒng)一管理的電腦密碼1.3員工在所屬部門目錄下設立個人子目錄1.4員工不得私設電腦密碼2傳真機、復印機：2.1由公司辦公室統(tǒng)一管理與使用2.2建立嚴格的使用登記制度2.3未經許可，個人不得自行操作使用3可運用狀態(tài)維護3.1辦公室負責電腦、傳真機復印機的檢查、保養(yǎng)和維修,保證設備的可運用狀態(tài)五 文書作業(yè)（一） 打印1 總經理、各部門主管交由秘書打印之文函、廣告，需填寫文書委派單，并標明文件之性質，如傳真、公函、內部文及保密級別，急迫性程度由秘書根據其緩急確定先后秩序。2 打印完畢后秘書先行校核并于文書委派單上簽字，轉交委辦單位之經辦人校核、簽字3 對外傳真、公函秘書須復印存檔（參見收發(fā)文流程）4 文書處理過程中，未經同意秘書不得將受托文書傳閱他人文書作業(yè)流程總經理/主管文書委派單文書委托文書委派單秘書處理保密標志文書委派單委辦校核（二） 復印1 公司復印作業(yè)由辦公室秘書統(tǒng)一執(zhí)行2 一般文件由各部門委托人員口頭交托行政秘書3 客戶資料、服務文本、公司級文檔等特殊文件，需填寫復印委托單（文件名、秘級、用途、裝訂要求等）經高級主管批準后執(zhí)行復印4 秘書于復印、裝訂作業(yè)后，須填寫復印裝訂登記表（日期、內容、頁數、復印機碼、批準人、保密標識等）復印流程各部門復印委托單復印委托核準復印裝訂登記復印裝訂保密標識各部門六 收發(fā)文1. 文件是經營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。海神顧問管理公司的每一位員工都負有文件管理的責任或義務。2. 本公司對外文件之收發(fā)的責任者為指定專人-文秘統(tǒng)一辦理，她是各級文件管理的直接承擔者。附收、發(fā)文登記表3. 文秘在收文后必須先根據文件的分類及時編號、登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關部門或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在“收文簽字 簿”上簽收，文秘對有回復要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結果，并對文本進行復印和留檔。4. 公司的各類文件均屬內部機密文件,文秘不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經濟處罰、除名或追究法律責任。屬一般業(yè)務便函，只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關人員閱辦。5. 本公司對外之發(fā)送文函按性質訂立參見文檔管理制度。6. 文件傳真的發(fā)文工作亦由文秘人員負責，需發(fā)文者將文稿經主管人員簽字后交文秘處登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人。凡對外報送的業(yè)務資料、協(xié)議等重要文件皆須復印備份存檔。7. 對一些機密文件,需在文件頁首加蓋印章,以防止隨意傳播。8. 每月未，文秘應將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經各部門主管確認的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀，報辦公室備查。附檔案資本銷毀情況記錄表9. 文件管理應參見文檔管理制度規(guī)定辦理。對公司所有訂閱的報刊由專項負責人將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔，文秘必須做好登記造冊工作。每月未，文秘應將收、發(fā)文整理裝訂成冊。10. 每半年將經各部門主管確認的確無用之文、報刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況,對破損的檔案進行修補、復制或作其它技術處理。保密標識發(fā)函打印傳真用印流程發(fā)文登記表責任人：文員、總臺監(jiān)督人：業(yè)務、行政主管總臺電話文員送郵快遞信件分理復印存檔用公司印主管簽字收函登記表發(fā)函發(fā)文責任人：文員、GM秘書監(jiān)督人：辦公室主任總經理登記歸檔秘書篩選主管歸檔總經理業(yè)務部門公函歸檔私函自理部門信函個人信函收件人簽收總臺收函信函收文 收發(fā)文流程 七 用印1. 本公司以公司名義對外之行文由辦公室負責蓋印。2. 公司各部申請簽章及總經理、董事長職章，應提出申請(匯簽)經上級核準后交辦公室秘書，由秘書登記于登記表。公司章合同章法人章財務章用印申請單申請單歸類申請人GM秘書用印GM簽準GM秘書用印申請責任人：GM秘書監(jiān)督人：GM 用公司印流程八 文檔（一）圖書雜志1. 公司所屬圖書是專供相關公司內人士參閱，由辦公室統(tǒng)一保管，于每年6月、12月下旬詳實盤點。2. 文秘應將圖書書名、出版社名稱、數冊、金額按類型編號，各部門員工由于工作需要借閱的須在文秘處登記借期、歸還期。如遇清點期限或公務上需參考將隨時通知收閱,借書人不得拒絕。附圖書登記冊3. 一般情況下，圖書只得在司內閱讀，借書冊數以三冊為限，借書期限不得超出過二周，若要續(xù)借者，重新到辦公室處登記。4. 對圖書有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。責任人：文員監(jiān)督人：辦公室主任按時回庫圖書借閱登記表圖書清點報告借書人每月清點一次文員登記借閱圖書登記表入庫文員登記圖書購進圖書管理流程（二）專業(yè)資料1 資料分類： 1.1公司搜集的各種公司業(yè)務文本、流程、企劃案、制度、顧問業(yè)理論等文件正本 及復印件；1.2公司由政府主管部門購買的政策法規(guī)；1.3公司各類剪報;1.4公司搜集的各類行業(yè)（如建材、裝飾等）材料2 公司資料只可于公司內借閱當天歸還，不得攜出司外3 特殊情況需復印者，須填報復印申請批準資料管理流程資料整理登記表復印申請借閱登記清點報告定時清點保密標識借閱人復印人申請登記復印借閱入 庫登記注冊當天回庫（三） 客戶檔案1 客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護作業(yè)中的重要領域2 客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及公司在顧問服務過程中制作的各類文件、文本3 客戶檔案只可于公司內借閱，當天歸還，不得攜出司外4 特殊情況需復印時，須填報復印申請報批5 服務結案前，由指定專案人員負責客戶資料管理，并承擔保密責任客戶檔案管理流程專案人員管理結 案登記表行政登記保密標識清點報告入 庫定時清點復 印借 閱借閱登記復印申請申 請登 記當天回庫借閱人復印人（四）辦公文檔1 辦公室負責對公司全體員工的辦公文檔進行系統(tǒng)管理2 行政人員辦公文檔設： 工作計劃與報告 司內行政3 業(yè)務人員辦公文檔設： 工作計劃與報告 司內行政 拓展資料 談項目A、B、C 執(zhí)行項目A、B、C九 訪客接待 1. 來本公司之賓客由秘書負責接待。2. 接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關主管部門聯系接洽。3. 秘書做畢接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項并向有關主管匯報。責任人：總臺、秘書、文員監(jiān)督人：各級主管秘書上茶文員上茶出迎進辦公室出迎進接待室出迎進專案室電話秘書電話受訪人電話業(yè)務員總臺應對董事長/GM朋友朋友客戶推銷商總臺詢問訪客訪客接待流程十 辦公用品（一） 文具1 辦公室負責辦公文具的采購與領用登記2 辦公室須特別注意隨時檢查復印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業(yè)務程序的正常進行（二） 茶、水1 辦公室負責茶、水等日用品的采購與使用登記2 定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時購買補充，以保證正常的辦公秩序3 公司舉辦培訓、講座等大型活動時，辦公室應及時了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動的正常進行十一 采購1. 公司辦公日用品和低耗品由辦公室在為公司節(jié)約總成本和控制辦公費用總額度的基礎上統(tǒng)一購置。2. 辦公設備維修、郵件投遞等業(yè)務委托中辦公室統(tǒng)一處理。3. 辦公室須對固定供應商建立完整的檔案系統(tǒng)，以節(jié)約成本之原則，選擇、跟換供應商。4. 公司各業(yè)務部門將需要購置的固定資產以申請單形式上報辦公室，經批準后，由辦公室對采購物資的數量、質量、規(guī)格、供應商、價格進行統(tǒng)計、分析、比較，作出清單，遞交總經理批示，經批準后由辦公室下達采購指令，予以履行同供應商進行市場詢價、報價、談判及草擬合同條款，最后確定采購價格及合同條款，委任采購人員進行其它后續(xù)工作。合同文本交辦公室門備案。驗收付款流程定貨合同采購申請單大宗采購一般采購詢價/比價單通報會計GM復議詢價/比價行政專員固定供應商/商店行政專員GM批示采購申請責任人：行政專員監(jiān)督人：辦公室主任、GM 采購作業(yè)流程責任人：行政主管、財務監(jiān)督人：GM資產登記表行政資產管理財務付款入帳請款單GM批示請款接收退貨驗收報告行政/財務驗收到貨詢價/比價單采購申請單會計支付定金采購合同驗收付款流程十二 固定資產管理1. 辦公室對公司所有固定資產進行登記注冊2. 固定資產因價值減損擬報廢或閑置而無再使用價值者,由使用部門或管理部填制“固定資產處分申請單”一式二聯,注明申請單位、日期、財產編號、名稱、數量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關資料分別轉送財物部填入購買金額、累計折舊、殘值后,依核決權限送呈簽核。3. “固定資產申請單”一式二聯,經核準后,由使用部門分送如下：第一聯送財務部；第二聯送辦公室。4. 財務部收到“固定資產處分單”后如處分方式為報廢或遺失時，應備有報廢或損失清單及有關機關之核準或證明文件，在據以轉帳及更改財產目錄。如為出售則暫時存檔。5. 辦公室收到“固定資產處分單”后，應依核準之方式處理資產，并將處分日期、處分原因、處分金額（出售時填）填入“財產管理卡”后抽出并“固定資產處分申請單”存檔。6. 固定資產如遭竊盜或破壞者，管理部應提出損失清單及向警察單位報案辦理。十三 物業(yè)1 辦公室負責公司的各項物業(yè)管理2 負責與物業(yè)管理公司協(xié)調水、電、信函及安全事宜3 負責辦公室內的照明、植物、家具等事務管理4 負責辦公室內的清掃保潔5 負責辦公室的鑰匙管理十四 公司福利1. 公司員工之福利事項由管理部執(zhí)掌。2. 公司員工遇有生日、婚假等喜慶時日,辦公室得以公司名義安排祝賀。3. 辦公室主管參與福利基金管理及各項獎金分配之討論。4. 公司員工本人及家庭如遇重大經濟困難，得向辦公室申請補助或救濟。5. 辦理補助程序如下：由申請人填具申請書并經部門主管核準后呈報辦公室，并經總經理簽核后轉會財務部支付。十五 午餐第三章 業(yè)務支持一 公司主頁1 辦公室負責公司主頁的租賃、制作和宣傳事宜2 企劃部根據公司業(yè)務需要，負責主頁內容的組織、策劃和更改3 辦公室根據經確認的主頁內容，進行下載、修改及上傳的技術處理4 辦公室負責聯絡網絡公司委托主頁宣傳事宜5 辦公室負責主頁反饋查詢、上網人數的統(tǒng)計和報告事宜二 商業(yè)秘密保護制度（一）目的保護公司與客戶的商業(yè)秘密，維護公司的安全與利益。（二）使用范圍本規(guī)則適用于公司全體員工。（三）定義1、公司的商業(yè)秘密系指不為公眾所知悉，能為公司帶來經濟利益、具有實用性，并經公 司采取保密措施的技術信息和經營信息。 其中： 不為公眾所知悉，系指該信息不能通過公開渠道（如：報紙、新聞、出版物等）由外界直接獲?。?能為公司帶來經濟利益、具有實用性，系指該信息具有確定的可應用性，能為公司帶來現實的或者潛在的經濟利益或競爭優(yōu)勢； 經公司采取保密措施的，系指包括設置保密警示標識、制訂保密條款、簽訂保密協(xié)議、建立保密制度及其他合理的保密措施的實施。2、前款所述之技術信息和經營信息，包括：（1）公司管理、財務、人事等方面的系統(tǒng)設計、制度文本內容及方法；（2）公司顧問服務的內容與方法。（3）公司公共關系的內容與方法；（4）公司客戶名冊；（5）公司經營計劃與營銷策略；（6） 招投標的規(guī)劃與標底；（7） 客戶資料；（8）上述列舉以外的技術信息和經營信息，符合本條第一款所述之定義的，認定為公司商業(yè)秘密。3、公司商業(yè)秘密的來源：（1）公司自行制作并符合所述定義者；（2）公司以外第三方制作并符合所述定義者；（3）公司與第三方合作制作并符合所述定義者。4、本制度所稱之載體系指載有公司商業(yè)秘密內容的：（1）工作底稿、文本、電子磁盤及其他載體（含正本、副本、影印件、傳真件、摘抄件）；（2） 公司文件檔案管理制度規(guī)定的各類秘密文件、資料等。（四）保護原則保護商業(yè)秘密的工作，遵循積極防范、層級管理、既確保商業(yè)秘密之安全性又便利于各項工作的原則。（五）責任部門與人員1 由辦公室與法律顧問協(xié)同負責公司商業(yè)秘密監(jiān)督、管理事宜。2 公司全體員工負有保護商業(yè)秘密的責任和義務。（六）保護措施1 在公司勞動合同中明確規(guī)定商業(yè)秘密保護條款，員工在聘用期與解聘后規(guī)定期限內須承擔規(guī)定的義務。2 公司根據需要，可要求專案和有關人員簽訂對特定事項的保密承諾書。3 辦公室對電腦設定完整的文件目錄和子目錄系統(tǒng)，并根據需要設定管理密碼，由專人控管；同時公司與密碼控管人簽定保密責任協(xié)議書。4 辦公室對傳真機、復印機統(tǒng)一管理，由專人使用，建立嚴格的使用登記管理流程。5 辦公室建立嚴格的管理流程對公司發(fā)文進行管理。6 辦公室負責根據文件檔案管理制度進行對各類載體設置警示標識的工作。警示標識包括：密級標識、字樣及“不得復印”、“不得攜出”等特定字樣。（七）泄密應急1 員工發(fā)現公司商業(yè)秘密有可能泄露時，均有義務報告主管部門立即采取防范措施；2 公司商業(yè)秘密已經泄露，發(fā)現人與當事人均有義務立即報告主管部門即采取補救措施；（八）泄密責任追究1 當公司商業(yè)秘密已經泄露，公司有權追究當事人的經濟和法律責任；2 根據情況，公司同時可追究主管部門和人員的連帶責任。（九）培訓辦公室組織對