檔案管理崗位上必須具備的基礎知識.doc

如何做一名合格的檔案管理員檔案管理人員在檔案管理崗位上必須具備的基礎知識、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問題的基本能力等，都直接會影響著檔案管理工作的效率、質量和水平。在這里結合這幾年自己在檔案管理工作中一些粗淺的認識和理解，作進一步探討。一、缺乏對檔案管理工作重要性的認識從眾多事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的實際情況來看，大多數的事業(yè)單位都沒有對辦公室檔案管理工作進行充分的認識，對其重要性不夠了解。不管是從單位領導還是職工方面來講，都沒能引起足夠的重視，在對管理職責與年度考核上，也沒有對檔案管理工作的指標進行納入。這樣的現象也就導致了檔案管理工作人員對自身工作的不自信，認為檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展起不到作用。另外，單位對于辦公室檔案管理的認知不足，有的單位甚至缺乏基本的資金投入與檔案軟硬件配備，這也嚴重阻礙了辦公室檔案管理工作的發(fā)展。二、缺乏高綜合素質的辦公室檔案管理人員從檔案管理學的角度來看，事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作不僅是一項專業(yè)性極高的工作，更需要技術性較強、專業(yè)素質高的工作人員來進行。而當前的情況最為突出的也就是人員素質問題，因事業(yè)單位的特殊性，在人事改革的過程中，由于機構調整和重組，工作人員與崗位之間會發(fā)生變化，這就導致了一些不具備專業(yè)檔案管理能力的人員或者說業(yè)務能力不強的人員從事了辦公室檔案管理工作。而對于這些專業(yè)素質不高，業(yè)務能力尚有欠缺的職工來講，單位沒能給予一定的培訓與指導，也使得職工對工作產生消極情緒，更不利于辦公室檔案工作。缺乏對現代信息技術的運用隨著現代信息技術的發(fā)展，各種各樣的現代化技術與手段運用到事業(yè)單位管理工作中。就事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作而言，特別是網絡技術的運用，給辦公室檔案管理工作帶來了極大的方便。而由于對檔案工作的不重視，缺乏資金的投入，許多事業(yè)單位在引進現代信息技術到辦公室檔案管理工作上做得不夠好。而為了檔案資源的信息化與數字化，并逐步實現事業(yè)單位內部資源共享，更應該結合現代的計算機技術與網絡技術，進一步促進事業(yè)單位辦公室檔案管理的信息化與現代化水平。此外，因從事檔案管理工作的人員缺乏對現代信息技術的了解與應用，對于靈活的設備與軟硬件使用還存在一定的問題，這也是導致現代化信息技術得不到有效利用的重要原因。因此做好新時期的檔案管理工作就顯得尤為重要。對如何做好檔案管理工作，各單位領導都非常重視，也都建立健全了檔案管理制度，完善了檔案管理設施，但是，在對檔案管理人員的選配上，卻還沒有引起足夠的重視。其實，檔案管理工作中最關鍵的環(huán)節(jié)就是管理人員。管理人員能力的大小、素質的高低，直接關系到檔案管理工作的好壞。一、檔案管理人員應該具備的基本素質檔案管理人員自身業(yè)務素質水平的高低，在檔案管理工作中占有重要的地位，一個單位檔案管理工作的好壞，與檔案管理人員的業(yè)務素質有很大關系。一名合格的檔案管理人員，必須具備以下七種基本素質：1.愛崗敬業(yè)。檔案工作是一項非常繁雜瑣碎、枯燥單調、辛苦的工作，但是責任重大，所以，檔案管理人員必須要愛崗敬業(yè)，熱愛檔案管理工作。2.服務意識。檔案管理工作是一項服務性很強的工作，它的價值就在于為領導決策提供依據、為單位工作執(zhí)行提供服務。檔案管理人員要善于圍繞單位的中心工作主動開展檔案管理，在工作中，要牢固樹立主動服務意識，積極完善服務方法，提高服務質量，既要堅持原則，照章辦事，又要主動、熱情、及時、準確、全面、周到地為檔案使用者提供幫助，這樣才能在服務中提高工作效率。 3.有責任心。檔案管理人員的責任心就是在于把單位的寶貴資料自覺的管理好、利用好，維護好檔案的完整和安全。 4.有事業(yè)心。檔案管理工作和其他各種管理工作一樣，在管理過程中會遇到許多困難，還會遇到一些無法預料的問題，作為一名檔案管理工作者，需要有強烈的事業(yè)心，堅定的職業(yè)信念，對自己從事檔案管理工作有執(zhí)著的追求，始終以旺盛的精力、滿腔的熱情投入到工作中。5.遵守職業(yè)道德。檔案管理工作的職業(yè)道德要求檔案管理人員必須維護檔案和歷史事實的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內容和特征，也不允許主觀臆斷隨心所欲的鑒別檔案，無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據實立檔，據實用檔，尊重歷史，忠于職守，維護黨和國家檔案的歷史真實面貌。6.嚴守秘密。由于檔案管理工作是不同于其他服務性的工作，檔案管理人員對于檔案使用者和借閱者不能“來者不拒，有求必應”，要按照法律和工作紀律的要求正確處理保密與利用的關系，要具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣，在不違背保密原則的前提下，充分開發(fā)利用檔案信息資源，確保檔案在政治上的安全。7.作風嚴謹細致。檔案管理工作是一項科技性、服務性和技術性很強的工作，也是一項復雜、細致、繁瑣的工作，它要求我們在區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、檔案內容、利用檔案咨詢及信息反饋等各個工作環(huán)節(jié)中，都必須做到準確無誤。二、檔案管理人員必須具備的基本能力一個合格的檔案管理人員應具備一定的理論水平和基本素質，同時也要具備一定的業(yè)務能力，以保證檔案管理水平的提高。1.要具備熟練操作計算機的能力。利用計算機網絡等現代科技手段整理檔案，可發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢、減少手工操作、提高工作效率。因此，檔案管理人員需要熟練掌握計算機應用技術，掌握計算機相關知識，能促進對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理，能迅速有效地收集信息，完整安全地保護信息、及時準確地提供信息、最大限度地運用信息，使利用者在短時間內尋找到所需信息。2.要具備綜合協(xié)調能力。在檔案管理工作中，檔案管理人員的協(xié)調能力的發(fā)揮常常與檔案的齊全完整聯系在一起。為了做好檔案工作，檔案管理人員要和有關部門、有關人員打交道。如何才能得到各方面的支持，除了靠有關的規(guī)章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身協(xié)調能力的發(fā)揮，通過工作達到各部門檔案管理協(xié)調統(tǒng)一。3.要具備寫作能力。檔案管理人員有一部分工作直接與文字打交道，要有較高文字書寫能力和較強的文字系統(tǒng)概括能力。4.要具備主動學習的能力。檔案管理人員要主動學習，要經常參加系統(tǒng)的知識更新學習與繼續(xù)教育培訓，不斷擴展自己的知識，提高學歷層次，才能適應社會發(fā)展的客觀需要。要多參加系統(tǒng)的培訓、講座或以自學為主要形式的素質教育，要系統(tǒng)的學習和掌握檔案學知識，熟練掌握檔案學概論、檔案管理學、科技檔案管理學、檔案保護技術學、檔案文獻編纂等理論知識，提高自己的業(yè)務能力。三、檔案管理人員要熟練掌握各種檔案管理制度為加強檔案管理工作，更好地發(fā)揮檔案的職能和作用，檔案管理人員必須熟練掌握各種檔案管理制度。1.要熟悉檔案保管制度。檔案管理人員要定期核對整理檔案，做到分類清楚，排列有序，不得在檔案勾劃、涂抹，保證檔案的清潔，同時要不斷地研究和改進檔案的管理方法和技術，逐步實現檔案工作的科學化、現代化。2.要熟悉檔案借閱制度。檔案管理人員在閱文室內查閱檔案時，不準吸煙、喝水以免檔案損壞，不準將檔案帶出閱文室。嚴格履行查閱檔案制度，認真執(zhí)行登記制度。外單位查閱檔案必須持單位介紹信，經批準后方可查閱。3.要遵守檔案保密制度。檔案既是重要的信息資料，又含有一定程度的機密性，因此，要切實加強檔案保密工作。檔案人員要嚴格執(zhí)行黨和國家機關有關保密制度，確保檔案和檔案機密的安全，對檔案中帶有密級性資料，未經制發(fā)單位批準，不得擅自翻印、復印和擴大閱讀范圍，更不得私自傳抄，要杜絕一切失密、泄密現象的發(fā)生。4.要熟悉檔案銷毀制度。按規(guī)定和保管期限，每個單位年末都要清理一次檔案。要認真鑒定，確定應銷毀的檔案數，銷毀檔案時，要認真填寫好銷毀清冊，要經主管領