如何開好部門周例會.ppt

課程收益 掌握高效會議的流程掌握華孚會議管理的原則 課程目錄 一 為什么要開會 討論 為什么要開會 會議是指兩個或兩個以上的人 其中一個為主持人 為發(fā)揮特定功能而進(jìn)行的一種面對面的多向溝通 其特定功能 即指下列五項(xiàng)功能中的某一項(xiàng)或某幾項(xiàng) 提供信息匯集信息解決問題宣傳政策培育訓(xùn)練 會議這種群體溝通的方式 是一個集思廣益的渠道 通過開會可以達(dá)到如下目的 開展有效的溝通傳達(dá)資訊監(jiān)督員工 協(xié)調(diào)矛盾達(dá)成協(xié)議與解決問題資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵士氣鞏固經(jīng)理人的地位 一 為什么要開會 課程目錄 高效會議的流程 Plan會前準(zhǔn)備 策劃會議議程篩選參會人員會議行政安排發(fā)送會議通知 Do會中控制 宣布會議規(guī)則恰當(dāng)扮演角色控制議程進(jìn)度推動達(dá)成決議 Review會后跟進(jìn) 迅速總結(jié)評估發(fā)送會議紀(jì)要立即行動跟進(jìn)持續(xù)改進(jìn)會議 議程 目標(biāo) 期望成果 利益關(guān)注點(diǎn) 后續(xù)行動 回顧期望值 重復(fù)PDR 會前準(zhǔn)備 策劃議程的幾點(diǎn)建議 高效會議的流程 Plan會前準(zhǔn)備 策劃會議議程篩選參會人員會議行政安排發(fā)送會議通知 Do會中控制 宣布會議規(guī)則恰當(dāng)扮演角色控制議程進(jìn)度推動達(dá)成決議 Review會后跟進(jìn) 迅速總結(jié)評估發(fā)送會議紀(jì)要立即行動跟進(jìn)持續(xù)改進(jìn)會議 會中控制 高效會議的行為規(guī)則 恰當(dāng)扮演自己的角色 領(lǐng)導(dǎo)者 負(fù)責(zé)整個會議 設(shè)定會議內(nèi)容與產(chǎn)出確認(rèn)與會者名單 提供支持 信息和資源 營造氛圍 鼓勵創(chuàng)意 作出決定 需要認(rèn)真充分的準(zhǔn)備 參與并影響會議 為會議設(shè)定合理的較高期望值 在會議中多使用 我們 而非 我 提醒團(tuán)隊(duì)任務(wù)的重要性 恰當(dāng)扮演自己的角色 推動者 參與者 領(lǐng)導(dǎo)者 負(fù)責(zé)控制會議的程序與進(jìn)度堅(jiān)持實(shí)施會議的議程 適當(dāng) 管理 與會者的行為確保與會者處在 安全 狀態(tài) 記錄團(tuán)隊(duì)的建議與決議 時間控制 必要時把大家?guī)Щ卣} 協(xié)助歸納和澄清觀點(diǎn) 協(xié)助達(dá)成會議成效 提供反饋 恰當(dāng)扮演自己的角色 參與者 推動者 領(lǐng)導(dǎo)者 負(fù)責(zé)積極的為會議貢獻(xiàn) 輸入 事先了解會議議程與目標(biāo) 了解會議背景 搜集有用的信息 積極傾聽 積極提供觀點(diǎn)與建議 遵守會議議程與規(guī)則 恰當(dāng)?shù)呐c會 行為 承諾并履行安排的任務(wù) 會中控制 控制議程進(jìn)度 嚴(yán)格按議程控制進(jìn)程 TIPS 用好會議白板幫助團(tuán)隊(duì)討論聚焦即時記錄會議內(nèi)容與要點(diǎn)鼓勵參與 共有 觀點(diǎn)增進(jìn)成就感 會中控制 會議主持人規(guī)則 高效的會議離不開優(yōu)秀的會議主持人的會中控制 會議主持人的10大規(guī)則如下 準(zhǔn)時到場 按時開始 正確開場并引入日程表 制定規(guī)則 確保發(fā)言全面 保持討論不離題 看表 提醒人們注意時間 通常要時不時地進(jìn)行清楚簡要的總結(jié) 確保決定正確地做出 并得到同意 應(yīng)付擾亂 感情激動性事件 總結(jié)并確定后續(xù)行動 會中控制 會議主持人控場技巧 高效會議的流程 Plan會前準(zhǔn)備 策劃會議議程篩選參會人員會議行政安排發(fā)送會議通知 Do會中控制 宣布會議規(guī)則恰當(dāng)扮演角色控制議程進(jìn)度推動達(dá)成決議 Review會后跟進(jìn) 迅速總結(jié)評估發(fā)送會議紀(jì)要立即行動跟進(jìn)持續(xù)改進(jìn)會議 會后跟進(jìn) 會議紀(jì)要的書寫規(guī)范 會議紀(jì)要格式 要求使用公司統(tǒng)一格式 詳見 華孚會議管理程序 會議紀(jì)要正文 要求對會議整體情況作簡明扼要的描述 會議過程只能簡單描述 與會人員發(fā)言 討論過程不必一一羅列 對會議作出的決定決議 布置工作要進(jìn)行正確描述 明確干什么 什么時間干 誰去干 誰配合 資源配套 注意事項(xiàng)等 會議紀(jì)要語言要通俗易懂 簡明扼要 用詞要準(zhǔn)確規(guī)范 符合行業(yè)約定俗稱的要求 會后跟進(jìn) 持續(xù)改進(jìn)會議 成功會議不是偶然的 必須具備4大關(guān)鍵因素 嚴(yán)格執(zhí)行紀(jì)律鼓勵積極與符合準(zhǔn)則的會議行為有效履行角色有會議主持 并且所有與會成員均有清晰的角色與職責(zé)充分醞釀議程明確的內(nèi)容 確切的時間長度以及負(fù)責(zé)人持續(xù)優(yōu)化循環(huán)會前準(zhǔn)備 會中控制 會后跟進(jìn) 討論 會議效率不高的原因 總結(jié) 會議效率不高的原因 會議效率不高通常由以下7種原因造成 在這7種原因中 有3種原因是會議的 致命傷 需要格外警惕 這3種原因是 主持人的技能 會議的地點(diǎn)以及會議的準(zhǔn)備工作 附表 會議效率不高的原因及具體表現(xiàn) 一 為什么要開會 課程目錄 華孚會議管理的原則 對很多人來說 管理就是開會 但開會不一定就是管理 級別越高 會議越多 只有掌握并堅(jiān)持一些基本原則 才能充分利用開會實(shí)現(xiàn)有效管理 不開沒有主持人的會議 會議一定要設(shè)主持人 主持人一定要管理會議 主持人不能隨便讓別人代替 也不能形同虛設(shè) 不開沒有議題的會議 主持人會前要準(zhǔn)備好議題 給參會者足夠時間做準(zhǔn)備 會中要保證會議不跑題 不開沒有爭論的會議 會議中主持人要引導(dǎo)討論和爭論 讓每個不同意見都有發(fā)表的機(jī)會