德信誠會計檔案管理程序.doc

德信誠會計檔案管理程序1 總則1.1 為加強公司會計檔案管理，更好地發(fā)揮會計檔案的史實、證據(jù)作用，為公司經(jīng)濟工作服務(wù)根據(jù)財政部有關(guān)規(guī)定，特制訂本制度。1.2 會計檔案是指會計憑證，會計帳冊，會計報表等會計核算專業(yè)資料，具體歸檔內(nèi)容見文件材料歸檔及保管期限的規(guī)定。1.3 股份公司、分廠(分公司)、后勤部門（含職工醫(yī)院、食堂）和工會等核算單位均適用本制度。2 整理與移交歸檔2.1 財務(wù)部門應(yīng)按照歸檔要求，負責(zé)將會計檔案整理、立卷、裝訂成冊。2.1.1 會計報表，歸檔前需進行整理，制包封面，裝訂成冊。封面上需寫明案卷名稱、類別、所屬年、月和編號(注明本卷起訖頁數(shù))。2.1.2 會計帳冊，在歸檔前，經(jīng)整理后加上牛皮紙封面，并貼上寫明帳冊名稱、所屬年月、記帳員姓名以及帳冊起迄頁數(shù)的標簽。2.1.3 會計憑證，在歸檔前經(jīng)整理后包上封面，裝訂成冊，做到整齊、牢固，并在封面上進行編號，逐項填妥有關(guān)內(nèi)容。工資結(jié)算單的整理按月裝訂，標明年、月。2.2 當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部門自行保管l3年，期滿后(一般在二季度)按上述要求整理，由財務(wù)部門負責(zé)一式二份編造移交清單，一次性向檔案室移交。檔案室經(jīng)清點無誤后方能接收，并在移交清單上簽注后，與財務(wù)部門各執(zhí)一份。2.3 移交檔案室保管的會計檔案，必須符合會計檔案立卷、裝訂要求，否則檔案室有權(quán)拒收。需重新整理直至符合要求后才可接收歸檔。2.4 檔案室接收保管的會計檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應(yīng)同原辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。 3 借閱與利用3.1 公司或外單位人員需查閱會計檔案材料，對三年內(nèi)由財務(wù)部門保管的檔案，由兼職檔案員負責(zé)接待和查閱。對已歸檔案室的檔案，則由檔案室會計檔案員負責(zé)接待和查閱。3.2 公司人員查閱會計檔案，需持所在部門領(lǐng)導(dǎo)簽證，并經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人批準，外單位查閱會計檔案，需持單位介紹信，并注明查閱內(nèi)容和利用目的，經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人批準。3.3 查閱檔案只限在閱檔室進行。會計檔案原件不外借，確因工作需要復(fù)制，須經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人批準。3.4 借閱人應(yīng)切實負責(zé)所借檔案材料安全，不得損壞、涂改、拆卷。3.5 案卷借閱和歸還時，必須嚴格履行登記手續(xù)，當面點交清楚。歸還時應(yīng)檢查案卷有否損壞、遺缺情況，并在登記簿上簽收注銷。4 保管與鑒定銷毀 4.1 會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點，分為永久、定期二種，具體內(nèi)容內(nèi)見文件材料歸檔及保管期限的規(guī)定。4.2 各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。4.3 涉及到落實政策的憑證，其保管期限應(yīng)從處理結(jié)束后的第一天算起，到期按規(guī)定銷毀。4.4 會計檔案保管期滿需要銷毀時，由檔案室提出銷毀意見，會同財務(wù)部門，審計部門等共同進行鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審查，報請上級主管單位批準后方能銷毀。4.5 對期滿需銷毀檔案中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)原始憑證，應(yīng)單獨抽出另行立卷，由檔案室保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。4.6 會計檔案的銷毀必須到指定的地點進行，并由檔案管理部門和財務(wù)部門，雙方共同派員監(jiān)銷。4.7 監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)認真進行