XZ004文書檔案管理制度.doc

江蘇蘇美達(dá)機電產(chǎn)業(yè)有限公司管理制度文書檔案管理制度文件編號QD-ZH-XZ-004版本狀態(tài)A/0頁碼7/71、目的：為加強公司文書檔案管理工作，確保公司具有保存價值的文件材料及時完整歸檔，以備各項工作查考利用，特制訂本辦法。2、職責(zé):2.1人事行政部負(fù)責(zé)公司檔案業(yè)務(wù)的具體規(guī)定，制定檔案的分類、存檔、保管和借閱等制度并積極推行；負(fù)責(zé)對各部門檔案材料的收集整理、歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)；負(fù)責(zé)對檔案的安全保衛(wèi)和查（借）閱利用工作，為公司各項工作服務(wù)。2.2各部門負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的有保存價值的檔案材料的收集、整理、保管工作；負(fù)責(zé)將完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的本部門檔案材料按時移交檔案室。3、分類、范圍、歸檔時間及密級序號分類二級類目保存期限密級歸檔時間1黨群工作類1)黨務(wù)工作、2)組織工作 、3)宣傳工作、 4)紀(jì)檢工作 5)工會工作、 6)協(xié)會工作、三年一般次年三月2行政管理類1)行政事務(wù)、含公司章程、董（監(jiān)）事會、各類證照、各級批文、印鑒的管理2)安全保衛(wèi) 3)人事管理 、4)公關(guān)接待、5）職工安全教育永久永久永久三年三年機密一般機密一般一般次年三月（證照、印鑒即時）3經(jīng)營管理類1)經(jīng)營決策企業(yè)改革、重大經(jīng)營戰(zhàn)略性決策、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、方針目標(biāo)管理等。2)計劃工作企業(yè)中、長期計劃、年(季)度計劃、各項專企業(yè)中、長期計劃,年(季)度計劃、各項專業(yè)發(fā)展計劃、全面計劃管理工作等。3)統(tǒng)計工作各種統(tǒng)計報表、企業(yè)綜合性統(tǒng)計分析工作等。4)財務(wù)管理資金管理、價格管理、會計管理、資金流通等。5)物資管理物資供應(yīng)、倉庫管理、廢舊物資回收與修舊利廢等。6我們是否還存在產(chǎn)品銷售)產(chǎn)品銷售市場分析、用戶調(diào)查、產(chǎn)品銷售、廣告宣傳、市場分析、用戶調(diào)查、產(chǎn)品銷售、廣告宣傳、售后服務(wù)工作等。7)企業(yè)管理企業(yè)普查、企業(yè)整頓和企業(yè)升級、經(jīng)濟責(zé)任制管理、企業(yè)管理現(xiàn)代化工作等。永久永久永久永久三年永久永久永久絕密絕密機密機密機密機密機密次年三月4生產(chǎn)技術(shù)管理類1)生產(chǎn)調(diào)度生產(chǎn)組織、調(diào)度指揮工作等。 2)質(zhì)量管理企業(yè)全面質(zhì)量管理、產(chǎn)品質(zhì)量檢測和質(zhì)量控制工作等。3)勞動管理勞動定額、定員，勞動調(diào)配、勞動保護等。朱越4)能源管理能源消耗定額管理，節(jié)能降耗工作等。5)安全管理安全生產(chǎn)、工傷事故處理6)環(huán)境保護環(huán)境保護檢測與控制、污染治理等。7)計量工作各種計量檢測工作。8)標(biāo)準(zhǔn)化工作 D8企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理工作、各種標(biāo)準(zhǔn)檔案。三年三年三年三年三年永久永久永久永久一般一般一般一般一般機密一般一般一般次年三月5產(chǎn)品類產(chǎn)品檔案二級類目按產(chǎn)品種類或型號設(shè)置（同一產(chǎn)品型號內(nèi)，包含產(chǎn)品從開發(fā)、設(shè)計、工藝、工裝、加工制造、檢驗、包裝、商標(biāo)工藝、商標(biāo)廣告和產(chǎn)品評優(yōu)的全過程。）永久機密產(chǎn)品投入生產(chǎn)后6科學(xué)技術(shù)研究類是否還需要設(shè)立該類目科研檔案二級類目按課題設(shè)置（同一科研項目內(nèi)， 包含課題立項、 研究準(zhǔn)備、研究試驗、總結(jié)鑒定、成果報獎、推廣應(yīng)用等項目研究和管理的全過程。）永久機密項目結(jié)束時7基本建設(shè)類；本建設(shè)檔案二級類目按工程項目或建筑項目設(shè)置（同一工程項目內(nèi)包含工程的勘探測繪、設(shè)計、施工、竣工驗收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程。）永久一般該工程項目投入使用后8設(shè)備儀器類設(shè)備儀器檔案二級類目按設(shè)備種類或型號設(shè)置（同一設(shè)備儀器內(nèi)，含設(shè)備購置、安裝調(diào)試、運行、維護修理和設(shè)備管理等全過程）永久一般設(shè)備投入使用后9會計檔案類1)憑證各種會計憑證。2)帳薄各種財務(wù)帳薄。3)報表各種財務(wù)報表。4)其他 十年機密年終自行立卷10員工檔案類員工檔案資料三年機密次年三月11電子、影音檔案各類數(shù)據(jù)管理、電子計算機系統(tǒng)、情報工作、圖片資料工作等。永久機密在每項工作活動完畢后4、歸檔要求4.1 應(yīng)歸檔的文件材料要收集齊全、完整、核對準(zhǔn)確，按照文件材料的形成規(guī)律及其內(nèi)在聯(lián)系，進行分類、立卷，使案卷能正確反映出公司工作活動的真實情況，便于保管和利用。4.2 歸檔的文件材料一般一式一份。重要或利用頻繁的，可酌情增加歸檔份數(shù)。4.3 凡歸檔的文件材料，其制作材料必須利于長期保存，同時要保證圖樣清晰，字跡工整耐久，簽署完備。禁止用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙制作文件。4.4 案卷封面各個項目應(yīng)填寫清楚、準(zhǔn)確；卷內(nèi)文件材料按規(guī)定次序排列、編號，并填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。4.5 歸文書檔案卷要按一定次序系統(tǒng)排列，按照不同門類、載體和不同保管期限分別進行編號，并編制案卷目錄，填寫案卷目錄號。4.6歸檔手續(xù)，各部門將文件材料和案卷向文書檔案室移交時，應(yīng)編制移交清單一式二份，經(jīng)交接雙方核對簽字后，各留一份，以備考查。5、 文書檔案裝訂5.1 以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明文書檔案號。5.2文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。6、文書檔案借閱6.1 因工作需要需借閱文書檔案時，須填寫文書檔案借閱申請單，并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。6.2 行政類文書檔案、財務(wù)類文書檔案、人事類文書檔案、業(yè)務(wù)類文書檔案、工程類文書檔案、科技類文書檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門文書檔案調(diào)閱須綜合運營部經(jīng)理核準(zhǔn)，但僅僅限于文書檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或借閱機要文書檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。6.3 文書檔案管理人員必須嚴(yán)格按照文書檔案借閱申請單的內(nèi)容，將文書檔案調(diào)出，供借檔人查閱。6.4 借檔人必須是文書檔案借閱申請單里注明的查閱人。6.5 文書檔案借閱申請單由文書檔案管理人員留存?zhèn)洳?。文書檔案借閱時間最長不超過5個工作時，如借檔內(nèi)容更改、借檔時間延長，應(yīng)按借檔程序重新辦理。6.6 公司絕密級文書檔案禁止借閱，機密級文書檔案只能在文書檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級文書檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文書檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時可委托綜合運營部主任審批。6.7 文書檔案借閱者必須做到： 愛護文書檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。7、文書檔案統(tǒng)計、鑒定、銷毀制度7.1 文書檔案人員必須對單位文書檔案和文書檔案工作的發(fā)展情況進行調(diào)查研究、統(tǒng)計分析。7.2 文書檔案統(tǒng)計內(nèi)容要健全，主要包括：文書檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量、利用情況的登記、文書檔案的構(gòu)成、機構(gòu)、人員、設(shè)施、文書檔案室管理等情況的統(tǒng)計。7.3 文書檔案統(tǒng)計要正確、及時、科學(xué)。如實反映單位文書檔案形成、管理、利用等方面情況，按時上報各種統(tǒng)計報表，不得虛報和偽造。7.4 建立文書檔案和文書檔案工作統(tǒng)計臺帳，經(jīng)常核實內(nèi)容、數(shù)量、做到帳物相符。7.5 根據(jù)上級文書檔案部門關(guān)于文書檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位對文書檔案利用的實際需求，正確鑒別和判定文書檔案的價值。7.6 公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文書檔案資料。當(dāng)文書檔案資料到了銷毀期時，由文書檔案管理員填寫文書檔案銷毀審批表交由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀。7.7 文書檔案銷毀清冊應(yīng)留存?zhèn)洳椤?.8 文書檔案銷毀每年進行一次，即每年的3月。8、其他8.1 文書檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證文書檔案安全。8.2 所有文書檔案應(yīng)有專柜存放、