公文寫作《條例》講座.ppt

向參加公文學習的同志們問好 黨政機關公文處理 主講人 任群 黨政機關公文處理工作條例 是經(jīng)黨中央 國務院批準 于2012年4月16日頒布下發(fā)的最新文件 是全國各級各單位公文處理工作的基本依據(jù) 一 公文處理指導思想 1 公文的定義和作用黨政機關公文是黨政機關實施領導 履行職能 處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書 是傳達貫徹黨和國家的方針政策 公布法規(guī)和規(guī)章 指導 布置和商洽工作 請示和答復問題 報告 通報和交流情況等的重要工具 2 公文處理的要求推進黨政機關公文處理工作科學化 制度化 規(guī)范化 3 公文處理的任務公文處理任務 包括公文擬制 辦理 管理等一系列互相關聯(lián) 銜接有序的工作 4 公文處理的原則公文處理工作應當堅持實事求是 準確規(guī)范 精簡高效 安全保密的原則 5 公文工作的領導職責各級黨政機關應當高度重視公文處理工作 加強組織領導 強化隊伍建設 設立文秘部門或由專人負責公文處理工作 6 公文的管理機構各級黨政機關辦公廳 室 主管本機關的公文處理工作 并對下級機關的公文處理工作進行業(yè)務指導和督促檢查 二 公文文種規(guī)范 公文 即公務文書 按使用范圍分 有三大類 通用公文 常用公文 專用公文 通用公文 又稱法定通用公文 專指新 條例 規(guī)定的15種 即 決議 決定 命令 公報 公告 通告 意見 通知 通報 報告 請示 批復 議案 函 紀要 下面介紹各個文種的適用范圍 1 決議 下行文 適用于會議討論通過的重大決策事項 2 決定 下行文 適用于對重要事項作出決策和部署 獎懲有關單位和人員 變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項 3 命令 令 下行文 適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章 宣布實行重大強制性措施 批準授予和晉升銜級 嘉獎有關單位和人員 4 公報 下行文 適用于公布重要決定或者重大事項 5 公告 下行文 適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項 6 通告 下行文 適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項 7 意見 上行 平行 下行文 適用于對重要問題提出見觧和處理辦法 8 通知 下行文 適用于發(fā)布 傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項 批轉(zhuǎn) 批發(fā)文件 9 通報 下行文 適用于表彰先進 批評錯誤 傳達重要精神或告知重要情況 10 報告 上行文 適用于向上級機關匯報工作 反映情況 回復上級機關的詢問 11 請示 上行文 適用于向上級機關請求指示 批準 12 批復 下行文 適用于答復下級機關的請示事項 13 議案 平行文 適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項 14 函 平行文 適用于不相隸屬機關之間商洽工作 詢問和答復問題 請求批準和答復審批事項 15 紀要 下行文 適用于記載會議主要情況和議定事項 三 公文格式規(guī)范 國家行政機關公文格式 又稱 國標 是全國各級各單位必須統(tǒng)一遵循的公文格式標準 注 在新 格式 頒發(fā)前 暫按原規(guī)定 公文用帋幅面 黨政機關公文用紙 一律為A4型 黨委公文從今年1月1日起已由B5型統(tǒng)一改為A4型 一 公文首頁紅色反線以上 稱 眉首 其組成要素有 1 份號 涉密公文應當標注份號份號標于首頁左上第1行 份號的作用 便于對公文的收發(fā) 登記和管理 2 保宻期限和密級 標于右上角第1行 國家秘密分為三個等級 必須按 定密范圍 的標準劃定 不能隨意標注 保密期限 絕密30年 機密20年 秘密10年如果不需保存到最高年限 則可標明提前解密的具體時間 如 機密 一年 3 緊急程度 緊急公文應當標注 特急 或 加急 位置在首頁右上角第2行 4 發(fā)文機關標志 由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加文件二字組成 上距版心邊緣25mm 上報公文距版心邊緣80mm 為領導人留出 批示域 聯(lián)合行文時 發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱 也可單獨用主辦機關名稱 5 發(fā)文字號 由發(fā)文機關代字 年份和序號組成 標于發(fā)文機關標識下方 空2行居中 年份用全稱 序號不編虛位 不加 第 字 聯(lián)合行文時 只標注主辦單位的發(fā)文字號 6 簽發(fā)人 上行文應當標注簽發(fā)人姓名 下行文則不標簽發(fā)人 上行文標注簽發(fā)人姓名時 居右空一字標注 同時將發(fā)文字號移至左空一字標出 二 紅色反線以下至 成文日期 處 稱 主體 其組成要素有 由發(fā)文機關名稱 事由 文種 三要素 組成 分一行或多行居中排布 回行時 做到詞意完整 排列對稱 間距洽當 1 公文標題 公文標題中 除法規(guī) 規(guī)章名稱加書名號外 一般不用標點符號 黨委公文 如用紅色版頭 三要素 中可省去發(fā)文機關 行政公文一般不應省略發(fā)文機關名稱 2 主送機關 指受文單位 在標題下空一行 左側(cè)頂格書寫 請示性公文 只能標一個主送機關 受雙重領導的單位 也只能主送一個上級機關 抄送另一上級機關 3 公文正文 指公文主體 用來表述公文的內(nèi)容 位于主送機關下一行 空兩字書寫 回行頂格 數(shù)字 年份不能回行 當文尾空白處不能容下印章時 不得用 此頁無正文 的方法解決 4 附件 附件 公文正文的說明 補充或參考資料 標于正文末下空一行 有多個附件時 分別用阿拉伯數(shù)碼標示 附件如離開主件裝訂 應在左上角標出主件文號 5 發(fā)文機關署名 署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱 6 成文日期 標于公文結尾左下方 黨委公文 用阿拉伯數(shù)字標示 行政公文 用漢字標示 年 月 日應完整 成文日期與正文最末一行之間的距離 以能容下印章位置為準 成文日期 以機關負責人簽發(fā)的日期為準 聯(lián)合行文 以最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)日期為準 決議 決定以會議通過日期為準 7 公文印章 印章是公文的生效標識 公文中有發(fā)文機關署名的 都應當加蓋發(fā)文機關印章并與署名機關相符 有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報 可以不加蓋印章 聯(lián)合行文蓋章 主辦單位在前 兩個單位聯(lián)合行文 成文日期居中拉開 兩章并排 下弧壓在日期上 三個以上單位聯(lián)合行文 整齊排列單位名稱 然后分別加蓋印章 蓋章位置 上距正文2 4mm 端正 居中 下弧壓在成文日期上 7 附注 位于成文日期下1行 靠左加圓括號標注 附注用于上行文時 標注聯(lián)系人和電話 用于下行文時 標注普發(fā)性文件的發(fā)行范圍 三 附注以下稱為 版記 組成版記的要素有 主題詞已由條碼代替 可能仃用 1 抄送機關 指主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關 應使用機關全稱 規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱 標于版記橫線下方 只用 抄送 對上不用 抄報 對下不用 抄發(fā) 2 印發(fā)機關和印發(fā)日期 印發(fā)機關 為公文管理機構辦公廳 室 印發(fā)日期 為公文付印日期 不用領導簽發(fā)日期 版記應置于公文的最后一頁 四 公文行文規(guī)則 公文的行文關系 應當根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定 一般不得越級行文 特殊情況需要越級行文的 應同時抄送被越過的機關 向上級機關行文 應當遵循以下原則 1 只主送一個上級機關 根據(jù)需要同時抄送相關上級機關和同級機關 不抄送下級機關 2 黨委 政府的部門向上級主管部門請示 報告重大事項 應經(jīng)本級黨委 政府同意或授權 屬于部門職權范圍內(nèi)的事項 應直接報送上級主管部門 3 下級機關的請示事項 如需以本機關名義向上級機關請示 應提出傾向性意見后上報 不得原文轉(zhuǎn)報上級機關 4 請示應當一文一事 不得在報告等非請示公文中夾帶請示事項 5 除上級機關負責人直接交辦事項外 不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文 不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文 6 受雙重領導的機關向一個上級機關行文 必要時抄送另一個上級機關 向下級機關行文 應當遵循以下原則 1 主送受理機關 根據(jù)需要抄送相關機關 重要行文應同時抄送發(fā)文機關的直接上級機關 2 黨委 政府的辦公廳 室 根據(jù)黨委 政府授權 可以向下級黨委 政府行文 其他部門和單位不得向下級黨委 政府發(fā)布指令性公文或在公文中向下級黨委 政府提出指令性要求 需經(jīng)政府審批的具體事項 經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文 文中須注明巳經(jīng)政府同意 3 黨委 政府的部門在各自職權范圍內(nèi) 可以向下級黨委 政府的相關部門行文 4 涉及多個部門職權范圍內(nèi)的事務 部門之間未協(xié)商一致的 不得向下行文 擅自行文的 上級機關應當責令其糾正或者撤銷 5 上級機關向受雙重領導的下級機關行文 必要時抄送該下級機關的另一上級機關 同級黨政機關 黨政機關與其他同級機關必要時可以聯(lián)合行文 屬于黨委 政府各自職權范圍內(nèi)的工作 不得聯(lián)合行文 黨委 政府的部門依據(jù)職權可以相互行文 部門內(nèi)設機構除辦公廳 室 外 不得對外正式行文 五 公文辦理規(guī)范 公文辦理程序包括 收文辦理 發(fā)文辦理 整理歸檔三個環(huán)節(jié) 一 收文辦理1 簽收 收到公文應逐件清點 核對無誤后簽字或蓋章 2 登記 對公文的主要信息和辦理情況作詳細記載 3 初審 重點是 是否應當由本機關辦理 是有符合行文規(guī)則 文種 格式是否符合要求 涉及其他地區(qū)或部門職權范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商 會簽 是否符合公文起草的要求 經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文 應及時退回來文單位并說明理由 4 承辦 閱知性公文應根據(jù)公文內(nèi)容 要求和工作需要 確定范圍后分送 批辦性公文應提出擬辦意見 報本機關負責人批示或轉(zhuǎn)有關部門辦理 需兩個以上部門辦理的 應當明確主辦部門 緊急公文應當明確辦理時限 承辦部門對交辦的公文應及時辦理 有明確辦理時限的 應在規(guī)定時間內(nèi)辦理完畢 5 傳閱 根據(jù)領導批示和工作需要 將公文及時送傳閱對象閱知或批示 傳閱公文應隨時掌握公文去向 不得漏傳 誤傳 延誤 6 催辦 及時掌握公文辦理進度 督促承辦部門按期辦結 7 答復 公文辦理結果應及時答復來文單位 并根據(jù)需要告知相關單位 二 發(fā)文辦理1 復核 已經(jīng)機關負責人簽批的公文 付印前應當對審批手續(xù) 內(nèi)容 文種 格式進行復核 需作實質(zhì)性修改的 應報原簽批人復審 2 登記 對復核后的公文 應確定發(fā)文字號 分送范圍 印制份數(shù) 并詳細記載 3 印刷 公文印制必須確保質(zhì)量和時效 涉密公文應在符合保密要求的場所印制 4 核發(fā) 公文印制完畢 應當對文字 格式和印刷質(zhì)量進行檢查 然后分發(fā) 5 傳遞 涉密公文應當通過機要交通 郵政機要通信 城市機要文件交換站和收件機關的機要人員傳遞 或者通過符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)傳輸 三 整理歸檔需要歸檔的公文及有關材料 應當及時收集齊全 整理歸檔 兩個以上機關的聯(lián)合行文 原件由主辦機關歸檔 相關機關保存復制件 六 公文管理規(guī)范 1 各級黨政機關應當建立健全本機關公文管理制度 確保管理嚴格 規(guī)范 充分發(fā)揮公文效用 2 黨政機關公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理 設立黨委 黨組 的縣級以上單位 應建立機要保宻室和機要閱文室 并按照保密規(guī)定配備人員和必要的安全保密設施設備 3 公文確定密級前 應當按照擬定的密級先行采取保密措施 確定密級后 應當按照所定密級嚴格管理 絕密級公文應由專人保管 4 公文的印刷傳達范圍 應當按照發(fā)文機關的要求執(zhí)行 需要變更的 應當經(jīng)過發(fā)文機關批準 5 涉密公文公開發(fā)布前 應當履行解密程序 公開發(fā)布的時間 形式和渠道 由發(fā)文機關確定 公開發(fā)布的公文 與正式印發(fā)的公文具有同等效力 6 復制 匯編機密級 秘密級公文 應符合有關規(guī)定并經(jīng)本機關負責人批準 絕密級公文 一般不得復制 匯編 確有工作需要的 應經(jīng)發(fā)文機關或者其上級機關批準 復制 匯編的公文視同原件管理 復制件應當加蓋復制機關印章 翻印件應當注明翻印機關名稱 日期 匯編本的密級 應按編入公文的最高密級標注 7 涉密公文 應當按照發(fā)文機關的要求和有關規(guī)定 進行清理或銷毀 8 不具備歸檔和保存價值的公文 經(jīng)批準后可以銷毀 銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù) 確保不丟失 不漏銷 個人不得私自銷毀 留存涉密公文 9 機關合并時 全部公文應隨之合并管理 機關撤銷時 需歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關規(guī)定移交檔案管理部門 10 工作人員離崗離職時 所在機關應當督促其將暫存 借用的公文按照有關規(guī)定移交 清退 六 公文寫作規(guī)范 秘書寫作公文 是為領導機關提供智力服務 公文寫好后 需經(jīng)領導機關完成審批程序才能產(chǎn)生法定效力 故秘書的寫作稱為擬制 撰擬或起草 公文擬制是一項思想性 政策性 技能性都很強的工作 要求很高 擬制者必須嚴肅認真 在不斷摸索中提高寫作水平 起草公文應當做到 1 符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策 完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖 并同現(xiàn)行有關公文相銜接 2 一切從實際出發(fā) 分析問題實事求是 所提政策措施和辦法切實可行 3 內(nèi)容簡潔 主題突出 觀點鮮明 結構嚴謹 表述準確 文字簡練 4 文種正確 格式規(guī)范 選用公文文種 應根據(jù)行文目的 發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定 5 深入調(diào)查研究 充分進行論證 廣泛聽取意見 6 公文內(nèi)容涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內(nèi)的事項 必須征求地區(qū)或部門意見 力求達成一致 7 擬制緊急公文 應當體現(xiàn)緊急的原因 并根據(jù)實際需要確定緊急程度 8 人名 地名 數(shù)字 引文準確 引用公文 應當先引標題 后引發(fā)文字號 引用外文 應當注明中文含義 9 公文的結構層次序數(shù) 第一層為一第二層為 一 第三層為1 第四層為 1 10 應當使用國家法定計量單位 如公尺 公斤 公升等 11 文