檔案管理流程(毛自編).doc

檔案管理基本流程一、 接收檔案時,需填寫存檔資料登記單1、 文件號：填寫到最小一級編號。2、 資料名稱：寫詳細，如果是復(fù)印件須備注，并注明原件存放在何處。3、 份數(shù)：如存檔資料完全一致，有幾份寫幾份；如不同，則裝訂在一起的算一份，沒有裝訂在一起的，繼續(xù)往下編號。4、 頁數(shù)：須數(shù)清，如存檔資料無頁數(shù)，則手工標明；雙面有字的算兩頁，封皮可不算頁數(shù)，有特殊格式的除外。5、 提交人、接收人、交接日期：須雙方確認好資料的份數(shù)、頁數(shù)等詳細情況后，如沒有歧義，則簽好日期及交接人姓名；若產(chǎn)生歧義，檔案管理員可拒絕接收檔案，待提交人檔案整理好后，再做存檔手續(xù)。二、 對檔案進行分類和編寫1、 根據(jù)檔案類別，進行存檔，如存放在已有的檔案盒中：參考同目錄的其它檔案，按照順序繼續(xù)往下排；并在檔案右上角蓋上“檔號、件號”的檔案章，手寫注好檔號和件號；如有“編號”的，則在檔案表頭上手寫注明編號。注：受控文件蓋上受控文件章；所有登記檔案須保存電子版。2、 如新建檔案，須編寫檔案號，并制定目錄：從檔號到件號再到編號，一般規(guī)則為首字母縮寫-類別-年份一級編號-二級編號，例如豐臺檢驗站檢驗員的工作總結(jié)，可寫為FTJYY-ZJ-2014-001。（具體情況具體分析，目錄參考其他已存檔文件的目錄，并保存電子版）三、 檔案借閱普通檔案被借閱時，須填寫檔案資料借閱登記表。四、 檔案保存普通檔案被保存時，須填寫存檔資料登記單。五、 作廢文件登記普通文件作廢后，須填寫作廢文件登記表，作廢文件蓋上“作廢”紅章后留存，并于作廢的檔案盒上貼上作廢標簽，注明作廢序號。六、 保密資料查閱保密資料被查閱時，須填寫保密資料查閱審批登記表。七、 受控文件領(lǐng)用及分發(fā)當(dāng)個人或單位需要領(lǐng)取受控文件時，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過，并填寫受控文件領(lǐng)用登記表；當(dāng)檢驗站需要將受控文件分發(fā)給個人或者單位時，須填寫受控文件分發(fā)登記表。八、 受控文件借閱當(dāng)受控文件被借閱時，須填寫受控文件借閱登記表。九、 受控文件作廢當(dāng)受控文件作廢時，須填寫受控文件作廢登記表，并蓋上“作廢”紅章，并于檔案盒上貼上“作廢”標簽。 十、 受控文件回收當(dāng)受控文件回收時，須填寫受控文件回收登記表。十一、受控文件名錄登記有受