與資料管理程序書.doc

國立臺灣大學文 件 名 稱：文件與資料管理程序書文 件 編 號：AC10000-2-001制 定 部 門：計資中心行政室制 定 日 期：92年1月23日分 發(fā) 單 位：計資中心修 訂 紀 錄修訂日期單據編號修訂內容摘要頁次版本 國立臺灣大學文件編號AC10000-2-001文 件 名 稱版 本01制定單位計資中心行政室 文件與資料管理程序書頁 數1/71.目的:為處理本中心公文，管制公文流程，提高公文之品質，特制定本程序書，以有效規(guī)範本中心之各項文件及資料之管理。2.範圍:凡本中心之公文與文件資料之製作，均適用本程序書。3.定義: 3.1文件管制中心：為確保文件與資料管制系統(tǒng)之有效運作及管理，各單位應設單位收發(fā)，稱文件管制中心。各單位應指派適任人員，負責該單位文件管制中心之作業(yè)。並於計資中心行政室設置網頁管理中心。3.2 品質系統(tǒng)文件：應用於索引、敘述或品質業(yè)務所需之文件，簡稱為文件。本中心品質系統(tǒng)文件係指品質手冊、程序書、作業(yè)規(guī)範及與本校品質系統(tǒng)文件有關之法規(guī)、辦法等。3.3 品質資料：凡與品質系統(tǒng)有關之書信、公文、備忘錄、簽呈、合約書、標準表單等， 均屬品質資料，簡稱為資料。3.4 文件與資料之管制：文件與資料遇有制定及修訂廢止作業(yè)時，相關承辦單位應隨時提請網頁管理中心刋登於網頁上，以保持最新版之文件與資料。4.作業(yè)內容:4.1其流程圖如下述：4.1.1文件制定、修訂作業(yè)流程（如附件一）4.1.2文件廢止作業(yè)流程（如附件二）4.2 品質系統(tǒng)文件之制訂、修正、廢止權責： 權責 文件類別擬 辦審 核核 定品質手冊管理代表管理代表主任程 序 書承辦人組長主任作業(yè)規(guī)範承辦人組長主任表 單承辦人組長主任 跨組之作業(yè)規(guī)範、標準表單等資料，應送各相關組長審核，再請主任核定。4.3品質系統(tǒng)文件編碼之共同原則：4 .3.1單位別代碼為7碼，以人事室所提供之國立臺灣大學各單位代號表（如附件三）所規(guī)定之代碼為原則。4.3.2類別代碼為1碼，其編碼規(guī)定如次：1.品質手冊2.程序書；3.作業(yè)規(guī)範。4.3.3流水號代碼為3碼。 4.3.4表單別代碼為1碼，依制訂程序之順序依次編定（例：A、B、C、）。4.3.5版次別代碼為2碼。編碼規(guī)定如次：制訂之原稿為01版，修訂時版本依次遞增（如02、03、04、），已使用版次編碼不重複使用。 國立臺灣大學文件編號AC10000-2-001文 件 名 稱版 本01制定單位計資中心行政室 文件與資料管理程序書頁 數2/74.4品質系統(tǒng)文件編碼範例：4.4.1品質手冊 品質手冊編號： 1 單位別 類別 流水號 4.4.2程序書 程序書編號： 2 單位別 類別 流水號 程序書表單編號： 2 A 單位別 類別 流水號 表單別 版次別4.4.3作業(yè)規(guī)範 作業(yè)規(guī)範編號： 3 單位別 類別 流水號 作業(yè)規(guī)範表單編號： 3 A 單位別 類別 流水號表單別 版次別4.5內部公文編號原則： 各單位之內部文件均須由文件管制中心依文件編碼原則管理，其編碼原則如下： 內部文件： 計中發(fā)字第號 年份別 流水號 年份別之代碼為3碼，依當年年份編定。 流水號之代碼為3碼，依文件之先後次序編定。4.6外部公文編碼原則:外部收文及發(fā)文之編碼之原則以行政院頒文書處理檔案管理相關規(guī)定為準。4.7文件制定、修訂、廢止作業(yè):4.7.1文件制定作業(yè)（如附件一）: 依組織任務與管理運作之需求，由承辦單位依規(guī)定使用文件標準格式封面（如 表一）及內頁（如表二），草擬文件內容制定文件，並由文件管制中心依文件編 碼原則賦予編號，並登錄於文件管理彙總表（如表四）上，呈權責主管審核 及核定。在文件審核及核定階段，若有任何意見得送回原承辦單位修改之，必 要時得召開會議研擬辦法。4.7.2.文件修訂作業(yè)（如附件一）： 文件若須要修改、增訂時，應由原承辦單位提出研擬修改要求。文件修訂完成經權責主管核定後，須於文件管理彙總表之文件發(fā)行日期註記修訂後之發(fā)行日期及更換版本，再由各單位文件管制人員將新文件直接張貼於網頁之舊文件上，以國立臺灣大學文件編號AC10000-2-001文 件 名 稱版 本01制定單位計資中心行政室 文件與資料管理程序書頁 數3/7完成換版作業(yè)。 4.7.3.文件廢止作業(yè)（如附件二）： 文件之廢止，得由原承辦單位提出申請，經權責主管核定後廢止。經廢止之文件 編碼不得使用。 4.7.4 文件生效發(fā)行公告作業(yè)（如附件一）： 經核頒（包括制定或修訂等）之文件,以上網日期為生效及發(fā)行日期，各單位文件管制人員應填寫文件核定公告表（如表五）經相關單位主管會簽後，原稿交行政室保管，電子檔應由各單位人員將會簽核可後之文件上網公告。文件以上網公告之版本為正式文件，各單位若有列印文件之狀況均為參考用。 4.7.5移除作業(yè)（如附件二）： 網頁管理中心對經廢止之文件應逕行由網頁中移除。 4.7.6經管文件應列入業(yè)務移交範圍。4.8文件與資料管理注意事項4.8.1文件管制中心對於發(fā)行之文件應建立文件管理彙總表（如表四），以管制文件發(fā)行數量及方便查閱之用。4.8.2文件管制中心之文件管理應納入內部品質稽核項目，以確保文件管制系統(tǒng)之正確運作。 4.8.3程序書或作業(yè)規(guī)範內所附之表單可直接列印使用，舉凡各式表單（標準表單、 創(chuàng)稿、簽、書函、會議記錄、開會通知、公告等）均應在相關程序書、作業(yè)規(guī)範 內載明，惟以不重複編號為原則。 4.8.4收受各項傳真公文，一律影印後依收文程序處理。 4.8.5逾保存期限之資料，得由保存單位檢討後自行銷燬。 4.8.6程序書順序別由編訂單位排序，其編碼中之單位別為編訂單位代碼，爾後之維護 亦由編訂單位自行為之。 4.8.7作業(yè)規(guī)範別由各組排序,其編碼中之單位別為各組代碼，爾後之維護亦由各組自行為之。4.8.8文件與資料之收、發(fā)登錄除可參考本程序書之文件管理彙總表登記外，亦可由各 單位文件管制中心自行訂定收發(fā)方式，惟以能控制為原則。4.8.9其他 4.8.9.1文件收發(fā)編碼一覽表：詳參行政院頒文書處理檔案管理之相關規(guī)範辦理。 4.8.9.2.管制文件：所有有關人事之陞遷、獎懲、工程預算、底價等重要文件或註明機密文件者，均屬管制文件應予列管，簽核過程應由原承辦人親送，以收管制功效。 4.8.9.3.合約書、工程圖說等資料因性質不同且數量龐大，得由權責單位分別建檔 保管。一般收、發(fā)之公文原件送交行政室建檔管理。 4.8.9.4.編寫程序書之系統(tǒng)架構規(guī)定如次: 1. 1.1 1.1.1 國立臺灣大學文件編號AC10000-2-001文 件 名 稱版 本01制定單位計資中心行政室 文件與資料管理程序書頁 數4/71.1.1.1 4.8.9.5所有作業(yè)流程所附之流程圖應當作附件一、附件二，等附於內文之後。 4.8.9.6所有文件使用之表格應於該單（A4直式）左上角加註係表一、表二等4.8.9.7附件表格如非屬本中心制定者可不予編訂表單編號，但可視需要訂定保存年限。如為連續(xù)性電腦報表（非格式化之報表）可不予編訂表單編號及保存年限，但可視需要自行保存或歸檔。4.8.9.8.內部公文由各單位文件管制中心視管制需要予以編碼控管。4.9收發(fā)文處理作業(yè) 4.9.1收文部分： 4.9.1.1總收文人員收文應檢查信件是否完整有無被拆閱，及應確認是否為本中心公文，非本中心公文應予退文。 4.9.1.2總收文人員應檢查有無附件或附件是否齊全，附件不齊全，於附件齊全時再予收文。 4.9.1.3確認屬本中心公文時，有學校電腦收文系統(tǒng)列印條碼之公文應予編號，無學校電腦收文系統(tǒng)列印條碼之公文則蓋收文日期章。4.9.1.4總收文人員應視公文之時效性呈請主任批示後依指示分送各單位，速件應儘速交承辦人員處理。 4.9.2發(fā)文部分： 4.9.2.1校內發(fā)文於登錄送文簿後，由專人分送各相關單位。 4.9.2.2校外發(fā)文郵寄送達部分，依本校郵寄函件作業(yè)規(guī)範辦理。5.相關文件 5.1品質手冊 5.2其他有關公文處理、文件保存、稽催等作業(yè)應參照行政院頒文書處理手冊之相關規(guī)範辦理。 5.3國立臺灣大學計資中心各單位代號表（如附件三）6.使用表單：6.1文件制定、修訂標準表封面（如表一） 6.2文件制定、修訂標準表內頁（如表二） 6.3文件流程圖（如表三） 6.4文件管理彙總表（如表四） 6.5文件核定公告表（如表五） 國立臺灣大學文件編號AC10000-2-001文 件 名 稱版 本01制定單位計資中心行政室 文件與資料管理程序書頁 數5/7附件一 文件制定、修訂作業(yè)流程權 責作 業(yè) 流 程產 出 表 單各業(yè)務單位依4.2之權責各業(yè)務單位網頁管理中心各業(yè)務單位文件制定、修訂編號呈核NO公告結束登錄YES申請表標準表封面及內頁各單位編號一覽表文件管理彙總表國立臺灣大學文件編號AC10000-2-001文 件 名 稱版 本01制定單位計資中心行政室 文件與資料管理程序書頁 數6/7附件二 文件廢止作業(yè)流程權 責作 業(yè) 流 程產 出 表 單依4.2之權責各業(yè)務單位網頁管理中心各業(yè)務單位文件廢止申請NO 呈核結束YES移除作業(yè)登錄廢止申請表文件管理彙總表國立臺灣大學文件編號AC10000-2-001文 件 名 稱版 本01制定單位計資中心行政室 文件與資料管理程序書頁 數7/7附件三 國立臺灣大學計資中心各單位代號表編號單位名稱代碼1計資中心AC100002程式設計組AC200003教學研究組AC300004作業(yè)管理組AC400005資訊網路組AC50000表一國立臺灣大學文 件 名 稱： 文 件 編 號：制 定 單 位：制 定 日 期：分 發(fā) 單 位：修 訂 紀 錄修訂日期單據編號修訂內容摘要頁次版本表單編號：AC10000-2-001A-01表二國立臺灣大學文件編號文 件 名 稱版 本制定單位 頁 數1.目的: 2.範圍:3.定義:4.作業(yè)內容: 4.1 流程圖5 相關文件:6.使用表單:表單編號：AC10000-2-001B-01表三國立臺灣大學文件編號AC10000-2-001文 件 名 稱版 本01制定單位計資中心行政室 文件與資料管理程序書頁 數1/7附件一 文件制定、修訂作業(yè)流程各業(yè)務單位依4.2之權責各業(yè)務單位 網頁管理中心各業(yè)務單位文件制定、修訂編號呈核NO結束YES登錄公告申請表標準表封面及內頁各單位編號一覽表文件管理彙總表表單編號：AC10000-2-001C-01表四國立臺灣大學計資中心(單位名稱)文件管理彙總表品質手冊及程序外部文件 作業(yè)規(guī)範 表單 年 月 日項次文件名稱文