辦公文秘_秘書的特殊能力職業(yè)培訓(xùn)

第三章 秘書的特殊能力 秘書的特殊能力 秘書的能力結(jié)構(gòu) 秘書的表達(dá)能力 秘書的信息處理能力 秘書的活動能力 秘書的應(yīng)用能力 秘書的創(chuàng)造能力 秘書的職業(yè)能力測驗 據(jù)有關(guān)方面報道 僅北京市的高級秘書 人才缺口在1萬人以上 并且這個缺口在以每年10 的速度擴(kuò)大 摘自 成才周刊 負(fù)責(zé)招聘的一些人力資源部經(jīng)理們曾向記者訴苦 公司一旦發(fā)布招聘 秘書 的信息 前來應(yīng)征的往往不下數(shù)百人 能達(dá)到 職業(yè)秘書 水平的則很少 真正有經(jīng)驗 有能力 有地位 能夠稱得上高級秘書的人更是鳳毛麟角 摘自中國教育招生考試網(wǎng) 第一節(jié)秘書的特殊能力結(jié)構(gòu) 表達(dá)能力 信息處理能力 活動能力 應(yīng)用能力 創(chuàng)造能力 口頭表達(dá)能力 書面表達(dá)能力 收集 整理 加工 提供 交際能力 組織管理能力 協(xié)調(diào)能力 書寫能力 操作技能 預(yù)測能力 應(yīng)變能力 評估能力 探尋能力 創(chuàng)新能力 秘書的特殊能力結(jié)構(gòu) 案例分析 2009年的一天深夜 某市政府值班秘書小劉接到市交通部門打來的緊急電話 告知一家裝卸公司在某碼頭裝卸化學(xué)物品時 不慎將一桶劇毒化學(xué)物品落入水中 若毒藥擴(kuò)散到水中 人畜飲用后會造成死亡 此時 劉秘書腦海中掠過兩套方案 一是打電話給市領(lǐng)導(dǎo)或上級機(jī)關(guān) 請求指示 然后依照領(lǐng)導(dǎo)的指示去執(zhí)行 如果找不到領(lǐng)導(dǎo) 再根據(jù)自己的經(jīng)驗處理 二是立即趕到現(xiàn)場指揮打撈 第二節(jié)秘書的表達(dá)能力 一 表達(dá)能力的涵義秘書的語言表達(dá)能力是秘書的一項重要能力 也是一種基本功 語言能力反映人的思維能力 社交能力 以及性格 風(fēng)度 一個人在工作組織會議 參謀獻(xiàn)策 撰寫文件 上傳下達(dá)工作指令 接待來訪 參加社交活動 發(fā)表演講和個別交談 都需要語言表達(dá)能力 三 秘書的表達(dá)能力及基本需求要準(zhǔn)確 秘書人員無論是說話還是起草公文 都必須做到準(zhǔn)確 在表達(dá)中不論是選字用詞 判斷推理 多種綜合 還是闡釋觀點 表述意見 引用材料 以至語氣的把握 標(biāo)點的使用 格式的安排 都必須準(zhǔn)確無誤 無懈可擊要嚴(yán)密 秘書的表達(dá)要做到嚴(yán)謹(jǐn)周密 不能出現(xiàn)遺漏 丟三落四 秘書要充分了解表達(dá)對象的特征 準(zhǔn)確把握對方的意圖和需求 充分認(rèn)識語言表達(dá)的環(huán)境 講究表達(dá)的時機(jī)和方式 要簡明 善于抓住實質(zhì)性的東西 在準(zhǔn)確嚴(yán)密的基礎(chǔ)上 用簡短的語言敘述出來 無論是口頭表達(dá)還是書面表達(dá) 都要力求用最精練的語言 表達(dá)出最必要的內(nèi)容 做到 文約而意豐 言簡而理周 羅嗦冗長 是秘書表達(dá)的大忌 要迅速 秘書活動時效性強(qiáng) 在寫作時要練就 出手成章 出手一篇稿 的快速寫作能力 口頭表達(dá)也同樣需要口齒伶俐 流暢清晰 應(yīng)對及時 案例20世紀(jì)90年代中期 當(dāng)時的國家經(jīng)委辦公廳對全國200多個中小企業(yè)的廠長經(jīng)理秘書進(jìn)行了一次有關(guān)企業(yè)秘書素質(zhì)的問卷調(diào)查 對 你認(rèn)為當(dāng)代秘書必須具備的最主要的能力有哪些 這一問題的統(tǒng)計結(jié)果 文字表達(dá)能力 被排在第八位 在它之前的幾種能力為組織協(xié)調(diào)能力 攝取信息能力 政策理解能力 具體辦事能力 出謀獻(xiàn)策能力 交際能力 口頭表達(dá)能力 根據(jù)以上調(diào)查材料 請你思考 這個調(diào)查結(jié)果能否說明 文字表達(dá)能力 對于現(xiàn)代秘書來說已經(jīng)不是很重要了 四 秘書良好的語言表達(dá)能力具體表現(xiàn)在哪些方面一個人的語言能力主要表現(xiàn)在語言的分量 語言的邏輯性和語言的幽默感三個方面 語言的分量是由詞意和態(tài)度兩因素構(gòu)成 詞意是指語言的本意 態(tài)度是指表達(dá)時的輕重緩急和所持的表情 情緒 語言的詞意要求語言能準(zhǔn)確的表達(dá)思想 不要詞不達(dá)意 廢話連篇 一個人需要注意語言分量 貶意的語言分量過重 容易令人傷心 背上思想包袱 如果過輕 則達(dá)不到啟發(fā)人 震動人 教育人的目的 反過來 褒意的語言過重 容易使人驕傲自滿 過輕則對人起不到鼓舞作用 也許會令人失望 語言的邏輯性 就是要使語言嚴(yán)謹(jǐn) 有條有理 無懈可擊 令人信服 要做到前后呼應(yīng) 因果聯(lián)系緊密 這樣就能緊扣聽眾的心弦 否則 就會顯得羅嗦 冗長 言之無物 東扯西拉 令人乏味 語言的幽默感 能使一個人更好地團(tuán)結(jié)群眾 造成親松 愉快的氣氛 促進(jìn)與被一個人的思想 感情的交流 使群眾更容易接受自己的觀念 美國前國務(wù)卿鮑威爾說 急事慢慢地說 大事想清楚再說 小事幽默的說沒把握的事情小心的說做不到的事不亂說 傷害人的事堅決不說 沒有發(fā)生的事不要胡說 別人的事謹(jǐn)慎的說 自己的事怎么想就怎么說 現(xiàn)在的事做了再說 未來的事未來說 五 秘書表達(dá)能力的培養(yǎng) 一 必須學(xué)習(xí)語言 掌握語言 二 必須進(jìn)行實踐 第三節(jié)秘書的信息處理能力 一 信息及其特性信息是一個社會概念 它是社會共享的人類一切知識 學(xué)問以及從客觀現(xiàn)象提煉出來的各種消息總和 21世紀(jì)人類社會步入了全新的信息時代 現(xiàn)在 紐約時報 一天的信息量等于17世紀(jì)一個人一生所能得到的信息的總和 一 秘書處理信息的重要性 1 秘書處理信息可以維持一個單位正常運轉(zhuǎn) 2 秘書處理信息可以全面掌握情況 及時發(fā)現(xiàn)問題 3 秘書處理信息是當(dāng)好參謀與助手 為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的一種有效方法 二 秘書收集信息的作用 1 廣泛 周密 經(jīng)常地收集情況和資料 信息 起領(lǐng)導(dǎo)的耳目作用 2 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定工作規(guī)劃 計劃以及各種政策 法令 起到領(lǐng)導(dǎo)的參謀作用 3 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)宣傳貫徹領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的各項決策 督促檢查決策的執(zhí)行情況 起到領(lǐng)導(dǎo)的喉舌作用和信息反饋作用 4 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)與各方面取得工作聯(lián)系 起到橋梁作用 5 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù)性工作 起到領(lǐng)導(dǎo)的助手作用 三 秘書處理信息的基本要求 1 信息的收集方面 秘書人員不應(yīng)該坐在辦公室里被動地接受信息 等信息 而應(yīng)該積極主動地去收集信息 2 信息的歸納整理方面 秘書將收集整理來的信息進(jìn)行歸納分類 即要根據(jù)信息自身的特征將同一種類的信息集中在一起 這是信息加工的初級階段 3 信息篩選鑒定方面 秘書人員必須能夠?qū)Ω鞣N信息進(jìn)行分析加工 概括和總結(jié) 這是信息處理的重要環(huán)節(jié) 4 信息的提供利用方面 秘書人員收集信息 加工處理信息 七目的就是為了利用信息 為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù) 為上下級機(jī)關(guān)服務(wù) 為群眾服務(wù) 四 秘書信息處理能力的培養(yǎng)1 增強(qiáng)信息管理意識2 掌握科學(xué)的信息處理方法 第四節(jié)秘書的活動能力 一 秘書活動能力的主要內(nèi)容 一 人際交往的能力 二 組織管理能力 三 協(xié)調(diào)能力 美國心理學(xué)家扎瓊克在1968年曾經(jīng)進(jìn)行了交往頻率與人際吸引的實驗研究 他將被試不認(rèn)識的12張照片 隨機(jī)分成6組 每組2張 按以下的方式展示給被試 第一組2張看1次 第二組2張看2次 第三組2張看5次 第四組2張10次 第五組2張看25次 第六組2張被試從未看過 在被試看完全部照片后 實驗者再出示全部照片 要求所有被試按自己喜歡的程度將照片排成順序 結(jié)果發(fā)現(xiàn)一種極明顯的現(xiàn)象 照片被看的次數(shù)越多 被選擇排在前面的機(jī)會也越多 可見 簡單的呈現(xiàn)確實會導(dǎo)致吸引 彼此接近 常常見面 的確是建立良好人際關(guān)系的必要條件 二 秘書活動能力的基本要求 一 人際交往的能力1 要主動2 要熱情3 要禮貌 二 組織管理能力1 措施要得力2 獎懲要嚴(yán)明 三 協(xié)調(diào)能力1 既要有原則性 又要有靈活性2 要處理好局部與整體的關(guān)系 樹立全局觀念3 要注意自己的權(quán)限范圍4 要注意自己的態(tài)度 三 秘書活動能力的培養(yǎng) 一 不斷擴(kuò)大自己的知識面 二 不斷參與各項實踐活動 客戶的牢騷公司老板與供貨商劉經(jīng)理就進(jìn)貨問題談了幾個回合了 這天劉經(jīng)理來公司準(zhǔn)備簽合同 但公司老板又提出了供貨中的問題 一個上午又無果而終 劉經(jīng)理回去的時候 秘書送他到電梯口 在電梯口 劉經(jīng)理苦笑著對秘書說 你們老板今天怎么變得這么婆婆媽媽的 沒有一點男子漢大丈夫的氣魄 面對這種情況 秘書應(yīng)該如何處理 現(xiàn)在秘書有這么幾種選擇 a 我們也經(jīng)常不太知道他是怎么想的 b 最近他確實有些婆婆媽媽 我們也有這樣的感覺 c 真的嗎 哈哈 劉經(jīng)理您說的真有意思 d 劉經(jīng)理 看來你還是不了解我們老板 e 劉經(jīng)理 這你不能怪我們老板 你們不也老是變來變?nèi)?第五節(jié)秘書的應(yīng)用能力 一 秘書的應(yīng)用能力的含義秘書的應(yīng)用能力 主要是指秘書使用各種工具 設(shè)備的能力 二 秘書應(yīng)用能力對工作的影響 一 秘書具備較強(qiáng)的應(yīng)用能力可以不斷擴(kuò)大自己的工作范圍 二 秘書具備較強(qiáng)的應(yīng)用能力可以提高工作效率 三 秘書的應(yīng)用能力的基本要求及培養(yǎng) 一 書寫能力 表現(xiàn)能力 二 現(xiàn)代辦公設(shè)備 會操作 熟練地運用 三 交通工具 通訊工具的使用 第六節(jié)秘書的創(chuàng)造能力 一 創(chuàng)造力的內(nèi)涵創(chuàng)造能力是一種高級能力 它是人的全部體力和智力都處于最佳狀態(tài)下的一種活動 創(chuàng)造心理學(xué)的研究表明 一個人的創(chuàng)造才能主要包括如下內(nèi)容 探索問題的敏銳性 統(tǒng)攝思維活動的能力 轉(zhuǎn)移經(jīng)驗的能力 側(cè)向思維的能力 形象思維的能力 聯(lián)想的能力 記憶力 思維的靈活性 評價的能力 產(chǎn)生思想的能力 預(yù)見的能力 運用語言的能力 完成的能力等 二 創(chuàng)造性人才的基本素質(zhì)1 自信2 質(zhì)疑3 勇敢4 熱情5 緊迫感6 好奇心7 興趣8 情感9 動機(jī) 三 秘書人員的創(chuàng)造力 1 秘書的預(yù)測能力 2 秘書的應(yīng)變能力 3 秘書的評估能力 4 秘書的探尋能力 5 秘書的創(chuàng)新能力 故事一 美國有一家生產(chǎn)牙膏的公司 產(chǎn)品優(yōu)良 包裝精美 深受廣大消費者的喜愛 銷售額蒸蒸日上 但好景不長 沒過多久銷售額就停滯下來 但每月大體維持在同樣的數(shù)字 為此 董事便召開經(jīng)理級以上的高層會議 商討對策 會議中 大家都一籌莫展 這時有位年輕的經(jīng)理站了起來 說道 為何不將現(xiàn)在的牙膏開口直徑擴(kuò)大一毫米那 這一句話讓在場的所有人茅塞頓開 喜出望外 總裁馬上下令更換新的包裝 試想 每天早晚 消費者用直徑擴(kuò)大了一毫米的牙膏 每天牙膏的消費量會多出多少倍那 這個決定 使該公司營業(yè)額的短時間內(nèi)增加了32 扭轉(zhuǎn)了公司的危機(jī) 故事二 美國圣地亞哥的克特立旅館是一座重要建筑的誕生地 當(dāng)時旅館的管理人員覺得原來的電梯太小 必須擴(kuò)建 于是 找了很多工程師來一起解決這個問題 他們設(shè)計的方案是從地下室到樓頂 一路挖一個大洞 就可以建一個新的電梯了 他們的談?wù)摫灰粋€清潔工聽到了 清潔工問他們要干什么 于是這些人解釋了方案 清潔工聽后說 可這樣會搞得很臟 很亂呀 而且如果停業(yè)的話還會使很多人失去工作 一個工程師挺了清潔工的話 挑釁的問道 你有更好的主意嗎 清潔工想了想說 為什么不在旅館的外面修電梯那 于是 克特立旅館成了現(xiàn)在已被廣為采用的室外電梯的發(fā)源地 四 秘書的創(chuàng)造能力對秘書活動有何意義秘書人員雖然從事的多是事務(wù)性工作 但同時也需要創(chuàng)造性的才能 秘書的 創(chuàng)新能力 同秘書每天 準(zhǔn)時上下班 一樣重要 職業(yè)秘書作為承擔(dān)著 出謀劃策 當(dāng)好助手 的重要職