采購規(guī)劃與管理

精品文檔采購計劃與管理1、 制定采購計劃 1、采購分析 在采購之前首先銷售下達銷售訂單，再次是各部門接收到訂單進行審核，各部門審核后下發(fā)倉庫進行配料，如果倉庫沒有足夠的庫存就進行采購，先生成采購申購單，在給各部門審批、交于采購，采購進行分析，以決定是否要采購、怎樣采購、采購多少以及何時采購等。 在采購分析中，主要對采購可能發(fā)生的直接成本、間接成本、自行制造能力，并決定是否從企業(yè)供應商名單中進行采購，對于單一的供應商或從多個供應商采購所需的全部或部分貨物。2、 采購計劃的編制流程 采購計劃，是屬于生產(chǎn)/銷售計劃中的一部分，也是公司年度計劃與目標的一 部分。通常，銷售部門的計劃（即銷售收入預算）是公司年度營業(yè)計劃的起點，然后生產(chǎn)/銷售計劃才隨之確定。而生產(chǎn)/銷售計劃則包括采購預算（直接原料/商品采購成本）、直接人工預算及制造/銷售費用預算。由此可見，采購預算是采購部門為配合年度的銷售預測或采貨數(shù)量，對所需求的原料、物料、零件等的數(shù)量及成本做出的詳細計劃，以利整個企業(yè)目標的達成。采購計劃雖是整個企業(yè)預算的核心，但是如果單獨編制，不但缺乏實用的價值，也失去其他部門的配合。 3、采購計劃編制的目的企業(yè)的經(jīng)營始自購入商品/物料后，經(jīng)加工制成或經(jīng)組合配制成為商品，再通過銷售獲取利潤。其中如何獲取足夠數(shù)量的物料，即是采購計劃的重點所在。因此，采購計劃是為維持正常的產(chǎn)銷，在某一特定的期間內(nèi)，應在任何時購入何種物料以及訂購的數(shù)量是多少的估計。采購計劃應達到下列目的：（1）預估商品/物料采購需用的數(shù)量與時間，防止供應中斷，影響產(chǎn)銷。（2）避免采購商品/物料儲存過多，積壓資金，占用堆積的空間。（3）配合公司生產(chǎn)/采貨計劃與資金的高度。（4）使采購部門事先準備，選擇有利時機購入商品和物料。（5）確立商品及物料合理耗用標準，以便控制采購商品和物料的成本。4、采購數(shù)量計劃編制流程（1）采購商品/物料清單采購計劃只列示產(chǎn)品的數(shù)量，并無法直接知道某一產(chǎn)品需用哪些物料，以及數(shù)量多少，因此必須借助采購商品和物料清單。清單是由公司市場部配合采購部門所擬訂的，內(nèi)容列示各種產(chǎn)品由哪些基本的商品所制造或組合而成。根據(jù)清單可以精確計算某種商品及組合架存和庫存的安全數(shù)量。清單所列的基本安全量，與實際用量相互比較，作為成本控制的依據(jù)。 （2）怎樣做好采購計劃 了解清楚自己所要采購的材質(zhì)和數(shù)量。 對采購材料的技術參數(shù)要數(shù)據(jù)清晰，建立文檔。 按自然月的消費數(shù)量進行預測相應的單價，供應能力以及速度。 對比較特別和關鍵的環(huán)境和工藝要特別注意時間上能否滿足。2、 采購過程管理 1、采購需求確定：需求部門向采購部提出采購需求時，需滿足物料最小采購周期,采購需求以采購申請表，零星物料申購計劃表的方式提出。2、采購計劃編制：采購計劃員根據(jù)需求部門的采購需求和該物料的庫存情況以及物料的安全庫存指標，制訂物料采購任務單。3、審批：直接主管和采購部門經(jīng)理、總經(jīng)理對物料采購任務單進行審批。4、選擇供應商：如果有客戶指定的供應商就直接選擇，如果沒有顧客指定的供應商，則采購人員根據(jù)經(jīng)審批的采購計劃，選擇供應商并下發(fā)報價通知，對簽有長期合同的外協(xié)件合格供方直接下發(fā)訂單，選用合格供方下發(fā)報價通知。5、報價：所選擇的供應商需要按照公司要求的報價方式進行報價。確定供應商，供應商報價后，采購人員就采購價格進行談判和比較，采用同等質(zhì)量情況下價格優(yōu)先的原則確定供應商。遞交審批，采購人員將確定好的供應商名稱和價格形成物料采購審批。 6、確定是否為合格供應商：（1）如果確定的供應商是合格的供應商名錄中的供應商，直接進入合同談判，簽訂合同。（2）選一般一般供應商是需要辦理特殊采購審批表，同時根據(jù)實際情況按供應商評價管理程序進行供應商評價。（3）評價合格后列入合格供應商名錄，供下次選用。（4）對因需求部門原因需要臨時特別采購又來不及對供應商進行評價的，有需求部門提出特采申請，報總經(jīng)理簽字，再報采購單位采購。7、簽訂合同：選擇好供應商后直接進入合同談判，簽訂合同，簽訂合同是必須注明主要的技術要求和標準。對一般供應商同時可直接進入供應商評價管理程序，以便建立合格供應商檔案。8、下發(fā)訂單：簽訂合同后，采購人員對未簽訂長期合作的供應商按合同的相關要求執(zhí)行，不必下發(fā)采購計劃通知單。對簽訂長期合作的合格供應商直接下發(fā)訂單。 9、跟蹤：下發(fā)采購計劃通知單后，采購人員應根據(jù)需求情況跟蹤了解供應商組織供應物料的情況，遇到特殊情況及時反饋。 10、到貨：到貨后，有采購人員通知倉庫人員安排物料存放地。供應商需要按相關文件要求倉庫人員提供物料的出廠檢驗報告單，倉庫人員需要確認物料數(shù)量、，名稱和供應商名稱，倉庫人員驗貨后通知采購人員。 11、填寫檢驗委托單：倉庫人員收到物料后，應根據(jù)所確認的物料情況填寫產(chǎn)品檢驗委托單。 12、質(zhì)檢：質(zhì)量部接到產(chǎn)品檢驗委托單后，按進料檢驗管理程序執(zhí)行。檢驗完成后，質(zhì)量部需將檢驗結果及時通知采購人員和倉庫人員。檢驗不合格時，按不合格品控制管理程序執(zhí)行。采購人員根據(jù)不合格品評審報告，辦理不合格品評審：評審結果為讓步接收的，采購人員將評審單交倉庫人員，倉庫人員憑檢驗報告和評審但入庫驗收，評審結果為返工的，采購人員組織供應商返工后，通知質(zhì)量部復檢，評審結果為退貨的，采購人員組織供應商辦理退貨手續(xù)。13、入庫：倉庫人員根據(jù)合格的檢驗報告單，返工合格的檢驗報告后讓步接收評審單，辦理入庫驗收手續(xù)，開具入庫驗收單。 14、采購安全和保密 采購過程中的“黃金規(guī)則”是要絕對保密，不讓任何不應外傳的信息從機構中泄密，不要和不應該知道此事的陌生人交談，當對方是機構中的成員時可能會很難，但知道的人越少越不會有漏洞。 妥善安置相關文件和計算機內(nèi)的材料，不要將評估的表格展開放在桌子上，以免被看見，及時銷毀那些敏感的文件而不是隨手扔掉，以免別有用心者發(fā)現(xiàn)它們。15、采購預算流程（1）采購預算是采購部門為配合企業(yè)年度銷售預測或生產(chǎn)數(shù)量，對所需求的原料、物料、零件、勞務等的數(shù)量及成本編制的用貨幣形式進行具體反映的數(shù)量計劃，以利于企業(yè)整體目標的實現(xiàn)及其資源的合理配置。 （2）預算管理就是指企業(yè)內(nèi)部通過編制預算、執(zhí)行預算、預算差異分析和預算考核老管理企業(yè)的經(jīng)濟活動，反映企業(yè)管理的成績，保證管理政策的落實和目標的實現(xiàn)，促使企業(yè)不斷提高效率和效益。 （3）根據(jù)企業(yè)年度銷售計劃，有相關使用部門（生產(chǎn)部門、開發(fā)部門、管理部門等）填寫部門的采購預算申請單，上交采購部。 （4）采購員匯總、整理各部門采購預算后，編制采購總預算，由采購經(jīng)理審核后，交財務部逐一核準，采購員調(diào)整、完善采購預算、上交總經(jīng)理審批。 （5）在采購預算資金控制中，必須對采購預算自己實行限額審批。對于超預算和預算外采購項目，采購部及財務部對需要愛部門提出申請進行請購手續(xù)。 16、應付款項：（1）經(jīng)辦人需填制付款申請單并簽字，將付款申請單與該貨物的采購發(fā)票、入庫單附在付款申請單后，交給部門經(jīng)理審核。 （2）部 門 經(jīng) 理 根 據(jù) 業(yè) 務 狀 況 進 行 審 核 ，簽 字 確 認 后 交 還 給 經(jīng) 辦 人。 （3）經(jīng) 辦 人 將 部 門 經(jīng) 理 審 批 過 的 付 款 申 請 單 交 給 財 務 經(jīng) 理 ， 財 務 經(jīng) 理 根 據(jù) 公 司 的 財 務 狀 況 進 行 審 核 ，簽 字 確 認 后 交 還 給 經(jīng) 辦 人。 （4）經(jīng) 辦 人 將 財 務 經(jīng) 理 審 批 過 的 付 款 申 請 單 交 給 總 經(jīng) 理，總 經(jīng) 理 審 核 通 過 并 簽 字 后 交 還 給經(jīng)辦人。 （5）經(jīng)辦人將總經(jīng)理審批過的付款申請單交至財務部，財務部付款，在付款申請單上簽字確認，并在財務系統(tǒng)中做相應賬務處理。 預付款項： （1）經(jīng)辦人需填制付款申請單并簽字，并將付款申請單與該貨物的采購合同附在付款申請單后，交給部門經(jīng)理審核。 （2）部 門 經(jīng) 理 根 據(jù) 業(yè) 務 狀 況 進 行 審 核 ，簽 字 確 認 后 交 還 給 經(jīng) 辦 人。 （3）經(jīng) 辦 人 將 部 門 經(jīng) 理 審 批 過 的 付 款 申 請 單 交 給 財 務 經(jīng) 理 ， 財 務 經(jīng) 理 根 據(jù) 公 司 的 財 務 狀 況