勤工助學(xué)中心辦公室制度.doc

燕京理工學(xué)院勤 工 助 學(xué) 中 心規(guī)章制度 勤工助學(xué)中心 二一四年十一月目 錄第一章 總 則2第二章 會議制度2第三章 請假制度4第四章 值班制度5第五章 檔案管理制度7第六章 干事考核制度10第七章 財務(wù)管理制度12第八章 附 錄13第一章 總 則1、勤工助學(xué)中心辦公室是在學(xué)工處的指導(dǎo)下開展工作，隸屬于北京化工大學(xué)北方學(xué)院的學(xué)生組織。負責(zé)我校的勤工助學(xué)工作的重要職能部門。2、辦公室是勤工助學(xué)中心下設(shè)的一個部門。它是聯(lián)系各部門之間關(guān)系的紐帶和橋梁。為了提高辦公室的工作能力和工作效率，充分發(fā)揮大學(xué)生自我教育、自我管理、自我服務(wù)的功效和作用，建立一個相對合理有效地管理機構(gòu)，特制定辦公室制度如下：第二章 會議制度為了加強勤工助學(xué)中心辦公室的制度建設(shè)，協(xié)調(diào)各部門的工作關(guān)系，提高辦事效率，促進學(xué)校勤工助學(xué)工作的順利開展，特制定本制度：一、 會議制度包括勤工助學(xué)中心辦公室部門例會及臨時會議。二、 會議要求1、 會議應(yīng)以團結(jié)、務(wù)實、高效為基本原則。2、 部門例會召開，要求提前一天預(yù)訂教室并做好登記。3、 辦公室部門例會由部長或部長指定人員負責(zé)向下傳達開會時間及地點。4、 部長必須提前10分鐘到場，做好準備工作，擬議提綱。好會其他人可以提前5分鐘到場。到了開會點，部長應(yīng)點名，對遲到、曠會、請假的人數(shù)做好記錄。5、 與會人員必須佩戴工作證，帶好筆和本，并做好記錄。6、 辦公室需有專門人員或部長指定人員負責(zé)做好本部門的會議記錄工作，以便查詢。7、 會后必須認真執(zhí)行會議布置的各項決議和任務(wù)，切實履行工作職責(zé)。8、 不得無故遲到、缺勤，有特殊情況須向部長請假。未請假或請假未經(jīng)批準者，均視為無故缺勤。9、 凡遲到或未能參加會議的人員會后必須主動向部長了解會議內(nèi)容并執(zhí)行會議所布置與本人有關(guān)的決議和任務(wù)。三、 會議紀律1. 參加會議時，要嚴格自覺地遵守有關(guān)會議時間的具體規(guī)定：（1） 準時到會。不得無故遲到、缺席。凡無故缺勤三次以上（含三次）者作自動辭職處理，并由部長告知本人。（2） 正點開會。規(guī)定的開會時間一到，即應(yīng)準點開會。2. 在會議舉行期間，與會人員應(yīng)自覺地維護會場的正常秩序，確保其順利進行。（1） 各就各位。出席正式會議時，應(yīng)在指定位置就坐。未獲許可時，不準中途退場。（2） 保持安靜。會場的安靜，是會議順利進行的基本條件。（3） 遵守規(guī)定。手機關(guān)機或震動模式，有必要接電話先向部長申請，待同意后方可出去接聽。（4） 辦公室所有會議應(yīng)由辦室指定成員負責(zé)紀錄。中心會議由辦公室負責(zé)記錄。（5） 凡與會者有事缺席，必須事先向部長交請假條。如確實事出突然，不能會前請假，會后必須向部長及值班處補假并說明原因，口頭請假無效。四、 具體要求（一） 辦公室例會1、 辦公室例會出席人員為該部門部長及所有成員。2、 會議每周召開一次，時間，地點由部長確定。3、 會議由辦公室部長主持，根據(jù)會議議程聽取各成員匯報上周的工作情況，對部門內(nèi)部工作進行總結(jié)，布置本周工作任務(wù)。（二） 臨時會議1、 辦公室臨時會議主持人為該部部長，出席人員為全體成員或部分成員。2、 臨時會議召開時間不定期，具體時間地點由部長提前通知。3、 臨時會議是指辦公室工作因時間或其它因素未能在辦公室全體成員會議上分配但因亟待解決的臨時工作或突發(fā)事件而召開全體或部分成員參加的會議。4、 臨時會議是辦公室工作的主要組成部分之一，它是集中解決辦公室工作、提高工作效率以及體現(xiàn)辦公室成員團體合作精神的重要內(nèi)容，因此對辦公室工作有著舉足輕重的影響。第三章 請假制度為進一步加強勤工助學(xué)中心辦公室的管理，更好的為兼職學(xué)子服務(wù)，特制定本制度，望在崗的同學(xué)能夠認真遵守。1、 不得無故遲到、缺勤，有特殊情況須向部長請假。經(jīng)批準后方可休假。未請假或未經(jīng)批假者，均視為無故缺勤。2、 會前寫請假條并至少提前3小時交給部長，非特殊情況事后不補假，口頭請假無效。3、 因公事請假需由指導(dǎo)工作的負責(zé)人簽字，不記入考勤。4、 每學(xué)期遲到、早退、請假(病假、事假)累計二次者，記一次缺勤。5、 應(yīng)認真寫請假條，交至本部部長并存檔。第四章 值班制度為了樹立勤工助學(xué)中心辦公室的良好形象，提高服務(wù)意識和服務(wù)質(zhì)量，特制定本值班管理細則：一、 基本要求1、 勤工助學(xué)中心辦公室的干部、干事必須按照值班安排參加辦公室值班工作。如有事及時向相關(guān)部門傳達并記錄于記錄本，未能解決的事要及時上報給部長。如仍不能解決，應(yīng)及時上報給中心主任。如有人申請物資，應(yīng)填寫清楚物資申請表并保留一份。2、 值班時間為周一到周五13:3021:30. 周六周日暫定不用值班。節(jié)假日根據(jù)具體工作要求，決定是否值班。3、 值班時，應(yīng)首先填寫值班登記表，記錄好設(shè)備使用情況并找值班負責(zé)人簽到。4、 值班人員必須佩帶工作證，衣著得體，舉止文明，禁止穿奇裝異服、短褲、拖鞋進入辦公室。不得在辦公室吸煙，嬉戲，大聲喧嘩。5、 值班時，首先清潔辦公室衛(wèi)生，將物品擺放整齊。工作期間應(yīng)保持辦公室干凈整潔。值班人員的書包、傘具等個人物品應(yīng)統(tǒng)一整齊擺放。6、 有領(lǐng)導(dǎo)、老師來訪來訪，應(yīng)禮貌示座，并倒水。然后詢問其有什么指示、要求或服務(wù)。7、 應(yīng)按期值班，不得無故缺席。因故無法值班的，應(yīng)提前向部長請假，并找合適工作人員代替。否則對于擅自不到者，部長或辦公室有權(quán)追究其責(zé)任，對其作缺勤處理。8、 值班時應(yīng)將工作交接完善，然后再離開。9、 值班結(jié)束，離開辦公室前應(yīng)清理衛(wèi)生，并關(guān)閉一切用電設(shè)備，然后鎖門。10、 值班情況納入辦公室成員學(xué)年考核內(nèi)容。二、 值班要求1、 值班時，應(yīng)留意宣傳板上的信息，自己能解決的立即解決，自己無法解決的應(yīng)及時通知有關(guān)部門并上報部長。2、 辦公室接到勤工助學(xué)中心安排的工作后，應(yīng)立即通知有關(guān)部門，并做好工作記錄，便于事后落實、核對。3、 如有人上門咨詢，應(yīng)耐心的給其介紹，自己不能說明的，應(yīng)記下對方的聯(lián)系方式，讓有關(guān)部門給予答復(fù)。4、 對于前來報名的同學(xué)，應(yīng)按要求做好記錄工作。三、 電腦、電話等的管理使用1、 不得登陸、瀏覽不健康的或非法的網(wǎng)站，不得在網(wǎng)站發(fā)布于工作無關(guān)的信息。2、 未經(jīng)許可，不得改變網(wǎng)絡(luò)、電腦的設(shè)置，不得下載任何軟件或裝其他程序。需要安裝工作需要的有關(guān)程序時，需向部長申請。3、 未經(jīng)許可，不得隨便使用電腦。不得隨便變動電腦設(shè)備、電纜等位置，更不得互換設(shè)備。4、 電腦使用完畢，及時整理文件，刪除沒有用的文件。5、 電腦等出現(xiàn)故障，應(yīng)及時上報相關(guān)部門，由相關(guān)部門負責(zé)維修，嚴禁私自維修。6、 非特殊情況，因私事不能使用辦公電話7、 使用電話應(yīng)長話短說，不得接工作名義長時間使用辦公電話聊天。8、 使用電話時應(yīng)注意禮貌用語，時刻保持中心良好形象。9、 愛護電話設(shè)施，不得惡意破壞。第五章 檔案管理制度為加強勤工助學(xué)中心辦公室檔案管理的科學(xué)管理，保證檔案資料的系統(tǒng)性與完整性，現(xiàn)結(jié)合實際，特制定本制度：一、 立卷、歸檔（一） 辦公室平時要做好文件的收集、整理工作。（二） 各類文件材料由辦公室負責(zé)整理立卷、歸檔。辦公室對各部門文件立卷工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，并做好應(yīng)歸檔文件案卷的接收歸檔工作。（三） 文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有考查利用價值的各種文件（包括內(nèi)部文件、各種會議文件、編輯物原稿、磁盤等）均屬立卷歸檔范圍。（四） 立卷原則。遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價值，便于保管和利用。（五） 立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。1、 分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。2、 分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。3、 分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。4、 分期限。根據(jù)文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。5、 保管期分為永久、長期、短期三種。（1） 永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的(如章程、申請批文等)有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。（2） 長期保存。凡是在相當(dāng)長時間內(nèi)部門需要考查的文件，劃為長期保存。長期保存為一年至五年。（3） 短期保存。凡是在較短時間內(nèi)部門需要考查的各種文件，劃為短期保存。短期保存為一年以內(nèi)。6、 文件的組合。組合的基本方法如下：（1）、法規(guī)性文件，如制度、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。（2）、會議文件應(yīng)單獨組合。（3）、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。（4）、工作計劃、總結(jié)等文件，一般可按部門組合。（5）、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進行組合。7、檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依次排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結(jié)在后;正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。8、文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重要文件，需要辦理銷毀手續(xù)。9、歸檔期間。辦公室應(yīng)在各部門活動后一周內(nèi)整理出應(yīng)歸檔整理的文件。10、歸檔文件案卷的要求。（1）、歸檔文件齊全、完整。（2）、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。（3）、檔案袋的名稱要注意內(nèi)容準確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。（4）、案卷文件一式兩份，一份作為紙質(zhì)文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室。二、檔案的管理和使用1、辦公室按照中心對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱使用、統(tǒng)計等工作。2、經(jīng)鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案，應(yīng)經(jīng)中心主任審查批準后，按程序進行檔案銷毀。3、辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則。經(jīng)常檢查防護設(shè)施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復(fù)制，保護檔案的安全與完整。4、檔案的借用。辦公室對借用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案借用審批手續(xù)與有關(guān)登記表。5、平時匯集，按實際順序或內(nèi)容分類、收集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有其他部門漏發(fā)文件，應(yīng)及時請求補發(fā)或取得復(fù)印件，以便存檔和查閱。6、辦公室要確保文件、材料的安全，做好保密工作。第六章 干事考核制度一、考核內(nèi)容：德（思想品德、工作作風(fēng)）勤（出勤情況及工作態(tài)度）績（工作成績及能力）二、 考核標準：1、 會議出勤2、 平時工作業(yè)績（參加活動情況）3、 值班情況4、 部長意見三、 考核方法1、 日?？己耍河刹块L對干事進行工作、出勤、工作作風(fēng)、業(yè)績等各方面進行考核記錄。2、 期末測評：根據(jù)考核標準測評。四、 考核細則1、 工作出色，有較大貢獻、業(yè)績優(yōu)秀者適當(dāng)加分（最高加5分）2、 積極參加部內(nèi)工作，能按時保質(zhì)保量完成任務(wù)的干事每次加2分，不能按要求完成任務(wù)的干事每次扣4分。3、 由于個人原因?qū)е罗k公室工作無法正常開展的干事每次扣4分。4、 對怠慢工作，無故無禮取鬧導(dǎo)致辦公室聲譽受損者每次扣10分。5、 出勤率期末總結(jié)為100%者加2分，會議無故遲到一次者每次扣1分，會議無故缺席者每次扣2分。6、 在工作中能多提意見或有新思路者每次加2分。7、 對辦公室或中心提出建設(shè)性意見并被采用的每次加3分。8、 能主動幫助中心其他部門開展工作者每次加2分。五、 考核采用計分方式：（考核中每項為百分制）日?？己苏?5%期末測評占25%六、 考核評優(yōu)：1、 考核結(jié)果將作為評選優(yōu)秀干事的主要依據(jù)，并作為培養(yǎng)后備干事的依據(jù)之一。2、 部長將優(yōu)秀學(xué)生干事登記材料上報送至學(xué)工處，作為考核和評優(yōu)評獎的依據(jù)。3、 對于考核不及格的干事，部長視情況予以開除。4、 凡是掛科者均不考慮評優(yōu)。第七章 財務(wù)管理制度為了更好的管理和使用辦公室的公共財物，提高其透明度，特制定以下細則：一、 辦公室成員應(yīng)本著勤儉節(jié)約的原則使用財務(wù)。二、 辦公室設(shè)專人管理財務(wù)。并定期將辦公室財務(wù)的來源、金額、用途等進行公布。真正做到財務(wù)公開化。三、 辦公室定期將廢品進行變賣。并將其所得的金額及用途定期進行公示。四、 財務(wù)原則