（精品）企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)

第六節(jié) 企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì) 2 2020 3 3 2 一 銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)容1 接受訂單顧客提出訂貨的要求可以通過銷售人員或其他如傳真 信函及向現(xiàn)有的和潛在的顧客發(fā)送訂貨單等方式接受訂貨 取得顧客訂貨單 收到顧客的各種形式的訂單后 應(yīng)由銷售部門專人負(fù)責(zé)登記 并審核訂單的內(nèi)容 確定能夠如期供貨后 編制銷貨通知單 作為信用 倉庫 運(yùn)輸 開票和收款等有關(guān)部門履行職責(zé)的依據(jù) 2 批準(zhǔn)賒銷賒銷批準(zhǔn)是由信用管理部門根據(jù)管理當(dāng)局的賒銷政策 以及對(duì)每個(gè)顧客的已授權(quán)的信用額度來進(jìn)行的 信用部門收到銷貨通知單后 應(yīng)區(qū)分新老顧客進(jìn)行信用調(diào)查 信用部門無論是否批準(zhǔn)賒銷 都要求在銷售單上簽署意見 然后再將簽署意見后的銷售單送回到銷售單管理部門 3 2020 3 3 3 銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)容 3 發(fā)出商品商品倉庫在收到經(jīng)過批準(zhǔn)的銷售單后發(fā)出商品 并編制連續(xù)編號(hào)的發(fā)貨憑證 一般為一式多聯(lián)的出庫單 作為商品出庫的依據(jù) 用于倉庫和財(cái)務(wù)部門的存貨記錄 并可據(jù)此開具銷貨發(fā)票 4 開具銷售發(fā)票銷售部門或財(cái)務(wù)部門根據(jù)顧客訂貨單 銷售通知單 出庫單 經(jīng)核對(duì)無誤后開具統(tǒng)一格式的銷售發(fā)票 列明實(shí)際發(fā)貨的數(shù)量 品種 規(guī)格 單價(jià) 金額和增值稅額 銷售發(fā)票預(yù)先連續(xù)編號(hào) 有專人管理 尤其是增值稅專用發(fā)票 銷售發(fā)票一式多聯(lián) 分別轉(zhuǎn)給顧客 倉庫 銷售 財(cái)務(wù)等部門 并保存好存根聯(lián)備查 4 2020 3 3 4 銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)容 5 記錄銷售業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)部門根據(jù)銷售發(fā)票的記賬聯(lián)進(jìn)行登記 區(qū)分賒銷和現(xiàn)銷 編制轉(zhuǎn)帳憑證或現(xiàn)金 銀行存款憑證 據(jù)以登記銷售賬和應(yīng)收賬款明細(xì)賬或現(xiàn)金 銀行存款日記賬 根據(jù)出庫單等隨時(shí)或定期結(jié)轉(zhuǎn)主營(yíng)業(yè)務(wù)成本 沖銷庫存 6 處理貨款的收入業(yè)務(wù)賒銷業(yè)務(wù)的貨款收回要記錄應(yīng)收款的減少和現(xiàn)金 銀行存款的增加 此外 財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期編制和寄送應(yīng)收款對(duì)賬單 與顧客核對(duì)賬面記錄 如有差異 要及時(shí)查明原因并調(diào)整 5 2020 3 3 5 7 處理銷售退回與折讓業(yè)務(wù)顧客如果對(duì)商品不滿意 銷售企業(yè)一般同意退貨 或給予顧客一定的銷售折讓 有時(shí)企業(yè)為了促銷和盡快回收貨款也會(huì)給顧客一定的現(xiàn)金折扣 對(duì)于這類業(yè)務(wù) 需經(jīng)過授權(quán)部門的辦理 財(cái)務(wù)部門視顧客是否已支付貨款入賬的實(shí)際情況 根據(jù)貨款通知單正確地記錄銷售退回和折讓 折扣明細(xì)帳及相應(yīng)的應(yīng)收賬款明細(xì)賬或銀行存款的貸方 銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)容 6 2020 3 3 6 二 銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的基本要求 1 銷售合同 發(fā)票和發(fā)貨單 必須經(jīng)審核批準(zhǔn)方能生效 2 發(fā)票和發(fā)貨單應(yīng)順序編號(hào) 如有缺號(hào)須經(jīng)批準(zhǔn)方可注銷 3 要按規(guī)定價(jià)格銷售 未經(jīng)授權(quán)不得改變售價(jià) 4 收款時(shí)必須對(duì)品名 數(shù)量 單價(jià) 金額進(jìn)行審核 有銷售合同的必須與合同核對(duì) 7 2020 3 3 7 二 銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的基本要求 5 廢殘料的出售必須按一般銷售同樣處理 在對(duì)廢殘料進(jìn)行銷售時(shí) 同樣要嚴(yán)格按照一般銷售的程序 審查購銷合同 發(fā)票及發(fā)貨單等重要憑證 登記其他業(yè)務(wù)收入明細(xì)賬 現(xiàn)金或銀行存款日記賬等相關(guān)賬戶 6 銷售退回必須經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)后方可辦理退款手續(xù) 企業(yè)的銷售過程中經(jīng)常會(huì)發(fā)生銷售退回 對(duì)于銷售退回的退款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制也應(yīng)該有嚴(yán)密的制度體系 8 2020 3 3 8 7 開單 發(fā)貨 收款必須分工負(fù)責(zé) 在銷售業(yè)務(wù)中 開單 發(fā)貨 收款被看作是不相容職務(wù) 如果對(duì)上述三個(gè)職務(wù)不進(jìn)行分離 使得企業(yè)銷售中的各個(gè)重要環(huán)節(jié)缺乏必要的監(jiān)督 從而削弱企業(yè)的內(nèi)部控制 8 應(yīng)收賬款明細(xì)賬應(yīng)與總賬核對(duì)相符 企業(yè)為了促銷 減少存貨等目的 常常會(huì)采取賒銷的方式 當(dāng)確認(rèn)收入時(shí) 記入應(yīng)收賬款明細(xì)賬中 二 銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的基本要求 9 2020 3 3 9 三 銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的具體設(shè)計(jì)1 現(xiàn)銷業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì) 1 客戶購貨時(shí) 由銷售部門填制一式多聯(lián)的 銷貨單 注明購貨單位 貨物名稱 規(guī)格 數(shù)量 單價(jià) 金額等 經(jīng)負(fù)責(zé)人審核簽章后 留一聯(lián)作為存根 進(jìn)行業(yè)務(wù)核算 其余交客戶辦理貨款結(jié)算和提貨 2 客戶持 銷貨單 向財(cái)務(wù)部門交款 財(cái)務(wù)部門對(duì) 銷貨單 認(rèn)真審核后 辦理收取貨款的手續(xù) 并加蓋財(cái)務(wù)專用章和有關(guān)人員的簽章 留一張編制記賬憑證 其余退給客戶 3 客戶持 銷貨單 中的提貨聯(lián)向倉庫提貨 倉庫保管人員對(duì) 銷貨單 復(fù)核 確認(rèn)已辦妥交款手續(xù)后 予以發(fā)貨 并將提貨聯(lián)留下登記倉庫臺(tái)賬 10 2020 3 3 10 現(xiàn)銷業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)流程圖 銷售部門 銷貨單 一式五聯(lián) 購貨單位 門衛(wèi) 財(cái)務(wù)部門 倉庫 G核對(duì) F門衛(wèi)放行 G核對(duì) D提貨 E發(fā)貨 B交款 C收款后退回 11 2020 3 3 11 1 嚴(yán)格訂貨單制度 強(qiáng)化銷售合同的作用凡是賒銷的業(yè)務(wù) 最好采用訂貨方式 訂單確定后列入銷售計(jì)劃 作為日后發(fā)貨的依據(jù) 防止無計(jì)劃的發(fā)出貨物 2 建立賒銷業(yè)務(wù)批準(zhǔn)制度 賒銷業(yè)務(wù)應(yīng)經(jīng)過財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn) 未經(jīng)批準(zhǔn) 銷售部門不得指令倉庫發(fā)貨 以防止因不了解客戶信用度而可能造成損失 3 及時(shí)登記銷售明細(xì)賬和應(yīng)收賬款明細(xì)賬在發(fā)出貨物后 會(huì)計(jì)部門應(yīng)對(duì)銷售部門開具的 銷貨單 及相關(guān)的合同 訂單等進(jìn)行審查核對(duì) 正確無誤后編制記賬憑證 并及時(shí)登記銷售和應(yīng)收賬款明細(xì)賬 以充分發(fā)揮賬簿的控制作用 4 定期與購貨單位核對(duì)賬目 并按有關(guān)規(guī)定及時(shí)收取貨款 對(duì)賬中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)查明原因處理 收回貨款應(yīng)及時(shí)登記應(yīng)收賬款明細(xì)賬 確保雙方賬目相符 2 賒銷業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì) 12 2020 3 3 12 2 賒銷業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)流程圖 購貨單位 銷貨單 銷售部門 財(cái)務(wù)部門 倉庫 C批準(zhǔn)賒購 G根據(jù)出庫單登記入賬 A提出賒購申請(qǐng) B進(jìn)行信用審核 F發(fā)貨 E提貨 D開具發(fā)票 13 2020 3 3 13 四 銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的要點(diǎn) 1 銷售定價(jià)與賒銷單位應(yīng)建立銷售業(yè)務(wù)的定價(jià)控制制度 制定價(jià)目表 折扣政策 付款政策并予以執(zhí)行 價(jià)格領(lǐng)導(dǎo)小組執(zhí)行特殊價(jià)格應(yīng)有專人審批 銷售部門應(yīng)按照信用政策來決定賒銷 特殊情況應(yīng)提前向?qū)徟藛T提出申請(qǐng) 對(duì)符合賒銷條件的客戶 應(yīng)由審批人員批準(zhǔn)簽字 14 14 2 合同訂立及貨物發(fā)運(yùn) 銷售人員接受客戶訂單后 銷售部門應(yīng)當(dāng)對(duì)接受的訂單進(jìn)行登記 銷售人員應(yīng)根據(jù)授權(quán)與客戶簽訂合同 銷售合同簽訂后 銷售人員應(yīng)將合同副本送交財(cái)務(wù)部門 銷售人員應(yīng)根據(jù)銷售合同編制一式多聯(lián)的銷售通知單 作為倉庫 運(yùn)輸 開票和收款等有關(guān)部門發(fā)生職責(zé)的依據(jù) 倉庫應(yīng)當(dāng)根據(jù)審批的銷售通知單發(fā)貨 倉庫發(fā)貨時(shí)必須經(jīng)過嚴(yán)格的檢驗(yàn) 保管人員不得擅自對(duì)客戶發(fā)貨 更不得隨意調(diào)換貨物 運(yùn)輸部門應(yīng)當(dāng)核對(duì)銷售通知單和發(fā)貨憑證后運(yùn)貨 并確保貨物運(yùn)送的安全性和及時(shí)性 運(yùn)送人員不得隨意中途調(diào)換發(fā)運(yùn)貨物 15 15 2 合同訂立及貨物發(fā)運(yùn) 財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)在發(fā)運(yùn)憑證 合同副本 銷售發(fā)票核對(duì)無誤后 編制收款通知單 向客戶收款 單位應(yīng)當(dāng)核對(duì)發(fā)貨憑證 運(yùn)貨憑證及相關(guān)的銷售發(fā)票 確保三者所載明的品名 規(guī)格 數(shù)量 價(jià)格一致 單位的銷售通知單 發(fā)貨憑證 運(yùn)貨憑證 銷售發(fā)票等文件和憑證應(yīng)當(dāng)妥善保管 尤其要加強(qiáng)對(duì)空白發(fā)票的管理 任何部門和個(gè)人不得擅自篡改 隱匿 銷毀銷售合同和銷售發(fā)票等文件和憑證 必須注意的是 單位應(yīng)使用順序連號(hào)的發(fā)貨通知單記錄貨物發(fā)運(yùn) 同時(shí) 單位倉儲(chǔ)部門應(yīng)定期進(jìn)行貨物盤點(diǎn) 如發(fā)現(xiàn)盤虧 應(yīng)查核是否存在貨物被盜或發(fā)運(yùn)后未及時(shí)登記等情況 若發(fā)現(xiàn)盤盈 應(yīng)查核是否存在貨物退回而未及時(shí)記錄在存貨賬內(nèi)等情況 16 2020 3 3 16 3 銷售記錄 單位應(yīng)指派專人審查發(fā)票 單位銷售價(jià)目表的修改必須經(jīng)由授權(quán)人員審批 修改的項(xiàng)目必須詳細(xì)記錄 單位應(yīng)按時(shí)進(jìn)行發(fā)貨通知單與發(fā)票核對(duì) 調(diào)查任何有發(fā)票而未有發(fā)貨通知單或有發(fā)貨通知單而未有發(fā)票的情況 四 銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的要點(diǎn) 17 17 單位給予客戶的折扣率的修改必須經(jīng)由授權(quán)人員審批 修改的項(xiàng)目必須詳細(xì)記錄 單位應(yīng)定期對(duì)銷售毛利率進(jìn)行審核 如發(fā)現(xiàn)毛利率偏低 應(yīng)查核是否存在漏記銷售的情況 單位應(yīng)定期審核應(yīng)收賬款總賬與明細(xì)賬 查明兩者是否存在差異 若有 應(yīng)查明原因 單位應(yīng)通過系統(tǒng)的設(shè)計(jì) 規(guī)定編制銷售發(fā)票必須輸入對(duì)應(yīng)的發(fā)貨通知單號(hào)碼 單位應(yīng)定期查核當(dāng)期銷售發(fā)票金額的加總是否等同于總賬中銷售項(xiàng)目?jī)?nèi)的貸方金額 四 銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的要點(diǎn) 18 2020 3 3 18 4 收款及有關(guān)票據(jù)的管理單位銷售與收款職能應(yīng)當(dāng)分開 銷售人員應(yīng)當(dāng)避免接觸現(xiàn)款 銷售部門應(yīng)設(shè)置銷售臺(tái)賬 及時(shí)反映各種商品銷售的開單 收款 發(fā)貨情況 銷售人員應(yīng)對(duì)應(yīng)收賬款的催收負(fù)責(zé) 四 銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的要點(diǎn) 19 2020 3 3 19 5 銷售退回與銷售折讓 單位必須制定銷售退回制度和折讓政策 單位的銷貨退回和折讓必須經(jīng)銷售主管審批后方可執(zhí)行 銷售退回的貨物應(yīng)由質(zhì)檢部門驗(yàn)收和倉庫部門清點(diǎn)方可入庫 質(zhì)檢部門驗(yàn)收客戶退回貨物的品種和數(shù)量之后 填制一式多聯(lián)的紅字發(fā)票 紅字發(fā)票必須經(jīng)過財(cái)務(wù)主管核準(zhǔn) 會(huì)計(jì)人員方可據(jù)之修正營(yíng)業(yè)收入和應(yīng)收款項(xiàng)的余額 20 20 6 加強(qiáng)對(duì)前述控制要點(diǎn)的監(jiān)督檢查 銷售和收款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況 重點(diǎn)檢查是否存在銷售和收款業(yè)務(wù)不相容及職務(wù)混崗的現(xiàn)象 銷售和收款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況 重點(diǎn)檢查合同的授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全 是否存在越權(quán)審批行為 銷售的管理情況 重點(diǎn)檢查信用政策 價(jià)格政策的執(zhí)行是否符合規(guī)定的程序 收款的管理情況 重點(diǎn)檢查單位應(yīng)收款項(xiàng)的管理控制情況 銷售退回和折讓的管理情況 重點(diǎn)檢查銷售退回制度和折讓政策的執(zhí)行情況 以及退回的貨物入庫手續(xù)是否健全 銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制要點(diǎn) 21 21 案例簡(jiǎn)介 過期訴訟難追款 2002年11月 新聞晨報(bào) 報(bào)道 上海市盧灣區(qū)某液壓公司自1994年起就與一家機(jī)械廠有業(yè)務(wù)往來 1999年4月雙方中斷業(yè)務(wù)關(guān)系時(shí) 機(jī)械廠尚欠液壓公司8萬余元 日前 液壓公司將機(jī)械廠告上法庭 要求其歸還該筆欠款 機(jī)械廠承認(rèn)有此事 但認(rèn)為已過訴訟時(shí)效 對(duì)此 液壓公司在法庭上出具了一份掛號(hào)函件 聲稱在2000年1月曾向?qū)Ψ桨l(fā)出企業(yè)變更通告 同時(shí)也曾主張債權(quán) 以此說明并未超過訴訟時(shí)效 但機(jī)械廠卻舉證 液壓公司的企業(yè)變更是在2000年9月 不可能在2000年1月就發(fā)出通告 之后 液壓公司又改稱當(dāng)時(shí)發(fā)出的實(shí)際上就是催款公函 最終 法院根據(jù)雙方提供的證據(jù)認(rèn)定 液壓公司前后提供證據(jù)自相矛盾 不予采納 此項(xiàng)欠款已過訴訟時(shí)效 對(duì)液壓公司要求機(jī)械廠返還欠款的請(qǐng)求不予支持 液壓公司敗訴 22 22 案例點(diǎn)評(píng) 本案例是涉及應(yīng)收賬款追索訴訟時(shí)效問題 所謂訴訟時(shí)效是指權(quán)利人在法定期間內(nèi)不行使權(quán)利 即喪失請(qǐng)求人民法院或仲裁機(jī)關(guān)保護(hù)其權(quán)利的權(quán)利 我國(guó)法律規(guī)定 訴訟時(shí)效期間分為兩種 普通訴訟時(shí)效期間和特別訴訟時(shí)效期間 普通訴訟時(shí)效期間一般為2年 特別訴訟時(shí)效是指由民法典或單行法規(guī)特別規(guī)定的只適用于特定情況的訴訟時(shí)效期間 訴訟時(shí)效消滅的是一種請(qǐng)求權(quán) 即超過訴訟時(shí)效的請(qǐng)求人民法院是不予支持的 具體到本案例中 液壓公司在超過訴訟時(shí)效后向人民法院提起訴訟 最終敗訴 針對(duì)本案例 企業(yè)可以從以下方面加強(qiáng)內(nèi)部控制 23 23 過期訴訟難追款 1 財(cái)務(wù)部門一旦發(fā)現(xiàn)某客戶的應(yīng)收賬款過期 應(yīng)立刻通知信用部門相應(yīng)調(diào)低其信用等級(jí) 防止應(yīng)收賬款進(jìn)一步增長(zhǎng) 2 收賬策略 企業(yè)一般應(yīng)制定詳細(xì)的收款策略 針對(duì)過期時(shí)間不同的應(yīng)收賬款 采取不同的收賬策略 比如 過期1個(gè)月以上的應(yīng)收賬款采用書面形式進(jìn)行催收 過期3個(gè)月以上的應(yīng)收賬款由專人負(fù)責(zé)登門催收 過期6個(gè)月以上的應(yīng)收賬款經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)入法律訴訟程序等 24 2020 3 3 24 過期訴訟難追款 3 建立崗位責(zé)任制 指派專人負(fù)責(zé)追索 并建立相關(guān)的激勵(lì)制度和懲罰制度 本案例中 液壓廠在1999年4月與機(jī)械廠斷絕關(guān)系 在2000年9月企業(yè)變更時(shí)又忽略此事 此后無人問津 主要原因是沒有相關(guān)具體的責(zé)任人 也沒有相關(guān)的追索激勵(lì)和懲罰制度 致使2002年液壓廠才向法院提起訴訟 但此時(shí)對(duì)應(yīng)收賬款的追索權(quán)已經(jīng)超過訴訟時(shí)效 直接導(dǎo)致敗訴 給企業(yè)帶了損失 25 25 過期訴訟難追款 4 收賬方式 一般先由辦理此項(xiàng)業(yè)務(wù)的銷售人員電話 傳真等方式催收后再進(jìn)行書面函件的催收 最后催收不成功 可以借助法律渠道 向法院提起訴訟 企業(yè)一定要學(xué)會(huì)運(yùn)用法律武器協(xié)助收款 聘請(qǐng)法律顧問 對(duì)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo) 避免出現(xiàn)由于超過法定訴訟時(shí)效導(dǎo)致不能得到法院的支持 同時(shí) 企業(yè)在收賬的過程也應(yīng)該注意證據(jù)的保存 26 26 過期訴訟難追款 本案中 液壓公司就是因?yàn)榉梢庾R(shí)淡薄 拖延催收欠款 直接導(dǎo)致超過了提起法律訴訟的有效期 使得本能收回的欠款不受法律保護(hù) 造成了不必要的損失 27 設(shè)計(jì)題 1 請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)出送貨制銷售方式流程圖 并用文字闡述送貨制銷售方式的特點(diǎn)及憑證的流轉(zhuǎn)程序 2 請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)出發(fā)貨制銷售方式流程圖 并用文字闡述發(fā)貨制銷售方式的特點(diǎn)及憑證的流轉(zhuǎn)程序 27 28 28 29 特點(diǎn) 這是由企業(yè)專設(shè)運(yùn)輸部門為客戶送貨上門的銷售方式 憑證的流轉(zhuǎn)程序?yàn)?1 企業(yè)銷售部門根據(jù)供銷合同 或訂貨單 開具專用發(fā)票交運(yùn)輸部門 其中一聯(lián)作發(fā)貨單交倉庫 2 運(yùn)輸部門憑專用發(fā)票到倉庫提貨 倉庫將專用發(fā)票與發(fā)貨單核對(duì)無誤后發(fā)貨 3 運(yùn)輸部門將商品及專用發(fā)票送交客戶 待對(duì)方驗(yàn)收后取得送貨回單 4 運(yùn)輸部門