科技檔案管理知識(shí)講義(doc 94頁(yè)).doc

第六講 科技檔案管理第一章 科技檔案第一節(jié) 科技檔案的概念 一、什么是科技檔案科學(xué)技術(shù)檔案工作條例中，對(duì)科技檔案定義做出如下表述：科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料，簡(jiǎn)而言之，科技檔案是直接記述和反映基本建設(shè)、生產(chǎn)技術(shù)和自然科學(xué)研究等活動(dòng)的歸檔保存的科技文件材料。包括技術(shù)圖紙、報(bào)表、文字材料。對(duì)于這個(gè)定義，應(yīng)從以下幾點(diǎn)來(lái)理解：1、科技檔案是科技、生產(chǎn)活動(dòng)領(lǐng)域中形成的，它是科技、生產(chǎn)活動(dòng)全過(guò)程的記錄和反映，它記述的內(nèi)容屬于自然科學(xué)的范疇；2、科技檔案是科技、生產(chǎn)活動(dòng)的直接記錄。也就是說(shuō)，科技檔案是記述科技、生產(chǎn)活動(dòng)的原始材料或第一手材料；3、科技檔案是由具有保存價(jià)值的科技文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，沒(méi)有保存價(jià)值的科技文件材料不能轉(zhuǎn)化為科技檔案。二、科技檔案與文書(shū)檔案、科技資料、科技文件材料的聯(lián)系與區(qū)別科技檔案與文書(shū)檔案、科技資料及科技文件材料，既互相聯(lián)系，互相滲透，又互有區(qū)別。（一）科技檔案與文書(shū)檔案的聯(lián)系與區(qū)別科技檔案與文書(shū)檔案同屬檔案的范疇，二者都是本單位工作活動(dòng)的記錄，均反映本單位歷史面貌，是國(guó)家全部檔案財(cái)富的組成部分，它們作為檔案的基本屬性是共同的?？萍紮n案和文書(shū)檔案又是具有不同性質(zhì)的兩種檔案材料，它們的主要區(qū)別是：1、產(chǎn)生的領(lǐng)域和記述的內(nèi)容不同?？萍紮n案是在科學(xué)技術(shù)活動(dòng)和生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生的，它記述和反映自然界各種物質(zhì)的現(xiàn)象和運(yùn)動(dòng)的規(guī)律，記述和反映人們認(rèn)識(shí)自然、改造自然的各種活動(dòng)，是一種科技信息及其載體，其內(nèi)容屬于自然科學(xué)范疇。文書(shū)檔案則不同，它是由記述和反映政治生活、行政事務(wù)等方面的文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，其內(nèi)容屬于社會(huì)科學(xué)范圍。2、形成的特點(diǎn)不同?？萍紮n案的形成具有成套性的特點(diǎn)，一套科技檔案材料是一個(gè)不可分割的有機(jī)整體。而文書(shū)檔案的形成特點(diǎn)是：文件之間相互聯(lián)系，來(lái)文與復(fù)文，請(qǐng)示與批復(fù)，批轉(zhuǎn)與原文，緊密聯(lián)系，不可分割。3、管理的方法不同?？萍紮n案一般是按照其成套性的特點(diǎn)組織保管單位進(jìn)行科學(xué)管理的，而文書(shū)檔案則一般是按年度結(jié)合組織機(jī)構(gòu)，或年度結(jié)合問(wèn)題等方法進(jìn)行分類(lèi)整理和保管?？萍紮n案與文書(shū)檔案既有聯(lián)系，又有區(qū)別，與其他專(zhuān)門(mén)檔案如司法、會(huì)計(jì)、人事檔案等，也同樣是既有聯(lián)系，又有區(qū)別，不可混為一談。（二）科技檔案與科技資料的聯(lián)系與區(qū)別科技檔案與科技資料互相聯(lián)系，是兩種有密切關(guān)系的科技材料：1、科技檔案與科技資料都記載著科學(xué)技術(shù)內(nèi)容，是科學(xué)技術(shù)信息的一種載體。它們不僅在內(nèi)容上具有共同的科學(xué)技術(shù)性質(zhì)，而且在形式上也有許多相同的方面；2、科學(xué)技術(shù)檔案與科技資料，都是科技生產(chǎn)、活動(dòng)所不可缺少的科技資源條件，它們?cè)诳萍肌⑸a(chǎn)活動(dòng)中都起著重大的作用；3、科技檔案與科技資料是相輔相成的，是可以轉(zhuǎn)化的關(guān)系。如果為科技、生產(chǎn)活動(dòng)需要而收集來(lái)的科技資料被本單位所采用，這些科技資料就成為反映本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的檔案材料。例如某單位購(gòu)買(mǎi)了設(shè)備，雖然隨機(jī)圖樣和有關(guān)的科技文件材料是別人編寫(xiě)的，但它連同設(shè)備一起買(mǎi)來(lái)了，已隨設(shè)備一起為本單位所使用，它反映了本單位科技生產(chǎn)活動(dòng)，就應(yīng)作為設(shè)備檔案保存。一個(gè)單位的科技檔案如被另一個(gè)單位為參考的目的而收集，則成為另一個(gè)單位的科技資料?？萍紮n案和科技資料又是屬于兩種不同的科技材料，它們主要區(qū)別于：1、它們同本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)關(guān)系不同?？萍紮n案是直接記述和反映本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的科技材料，而科技資料則是為了科技、生產(chǎn)活動(dòng)參考的目的而收集、交流或購(gòu)買(mǎi)來(lái)的材料，它不直接記述和反映本單位科技生產(chǎn)活動(dòng)的歷史記錄；2、它們所具有的作用不同，科技檔案既具有現(xiàn)實(shí)的依據(jù)作用，又具有歷史的查考作用和憑證作用?？萍假Y料則不具備依據(jù)和憑證作用，一般有現(xiàn)實(shí)的參考作用；（三）科技檔案與科技文件材料的區(qū)分與聯(lián)系科技檔案與科技文件材料關(guān)系十分密切?？萍嘉募牧鲜强萍紮n案的基礎(chǔ)與源泉，而科技檔案是科技文件材料的歸宿?？萍紮n案是由科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的，沒(méi)有科技文件材料就沒(méi)有科技檔案，但是，科技文件材料轉(zhuǎn)化為科技檔案是有條件的。其主要條件是：第一，具有保存價(jià)值。也就是說(shuō)，只有對(duì)今后科技、生產(chǎn)活動(dòng)有查考利用和歷史研究?jī)r(jià)值的科技文件材料，才能轉(zhuǎn)化為科技檔案。第二，科技文件材料只有按照歸檔制度的要求，按照科學(xué)的方法，經(jīng)過(guò)整理歸檔，才能形成科技檔案。第二節(jié) 科技檔案的種類(lèi)隨著生產(chǎn)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)研究發(fā)展，隨著新的科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域的不斷開(kāi)拓，科技檔案種類(lèi)也在不斷增加，從現(xiàn)有情況來(lái)看，主要有科研檔案、工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案、專(zhuān)業(yè)科技檔案等。一、科學(xué)技術(shù)研究檔案（一）基本概念是指在自然科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中形成的科技檔案。它記載和反映科技研究活動(dòng)的全部過(guò)程和成果。科研檔案按科研類(lèi)型的不同，劃分為不同的種類(lèi)，一般被劃分為基礎(chǔ)科學(xué)研究，技術(shù)科學(xué)研究和應(yīng)用科學(xué)研究三種類(lèi)型。（二）科研檔案的特點(diǎn)和構(gòu)成科研檔案的基本特點(diǎn)是以課題成套。一個(gè)科研課題的檔案材料，是有機(jī)聯(lián)系的整體?？蒲袡n案的基本特點(diǎn)是由科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的特點(diǎn)所決定的?？蒲袡n案的基本構(gòu)成：因研究任務(wù)的類(lèi)型和專(zhuān)業(yè)而異，一般包括以下內(nèi)容：1、科學(xué)技術(shù)研究規(guī)劃、計(jì)劃材料；2、課題研究依據(jù)性材料；3、課題論證材料；4、試驗(yàn)研究材料；5、工業(yè)性或區(qū)域性試驗(yàn)材料；6、科研成果及總結(jié)鑒定材料；7、成果推廣和信息反饋材料；8、其它有關(guān)材料。二、工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案（一）基本概述 工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案也稱(chēng)工業(yè)產(chǎn)品檔案，是在工業(yè)產(chǎn)品設(shè)計(jì)、研制和生產(chǎn)制造活動(dòng)中形成的科技檔案。工業(yè)產(chǎn)品檔案，內(nèi)容十分豐富，專(zhuān)業(yè)及其繁多，形式多種多樣。工業(yè)生產(chǎn)專(zhuān)業(yè)不同，生產(chǎn)類(lèi)型不同，其檔案內(nèi)容構(gòu)成不同。工業(yè)產(chǎn)品檔案包括工業(yè)產(chǎn)品設(shè)計(jì)、研制檔案和工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)制造檔案。 （二）工業(yè)產(chǎn)品檔案的特點(diǎn)和構(gòu)成工業(yè)產(chǎn)品檔案的基本特點(diǎn)是以型號(hào)成套。一個(gè)型號(hào)產(chǎn)品的檔案材料，是有機(jī)聯(lián)系的整體。工業(yè)產(chǎn)品檔案的這個(gè)基本特點(diǎn)，是由工業(yè)產(chǎn)品設(shè)計(jì)和生產(chǎn)制造活動(dòng)的特點(diǎn)決定的。產(chǎn)品檔案的內(nèi)容構(gòu)成： 1、技術(shù)協(xié)議書(shū)、委托書(shū)以及有關(guān)合同文件； 2、技術(shù)任務(wù)書(shū)（設(shè)計(jì)、研制任務(wù)書(shū)）、可行性研究報(bào)告、行業(yè)調(diào)查報(bào)告、有關(guān)的專(zhuān)題分析報(bào)告、方案論證材料以及專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)的審批意見(jiàn)； 3、產(chǎn)品設(shè)計(jì)計(jì)算材料：計(jì)算任務(wù)書(shū)、計(jì)算書(shū)、計(jì)算程序、計(jì)算記錄和計(jì)算報(bào)告； 4、產(chǎn)品的有關(guān)圖樣材料：產(chǎn)品總圖、裝配圖、零件圖；5、產(chǎn)品的目錄式文件：文件目錄（產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件清單）、圖樣目錄（產(chǎn)品全套工作圖樣清單）、明細(xì)表； 6、技術(shù)條件；7、產(chǎn)品試制鑒定大綱；8、產(chǎn)品定型報(bào)告；9、產(chǎn)品形式試驗(yàn)報(bào)告；10、產(chǎn)品試制總結(jié)；11、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)或產(chǎn)品使用說(shuō)明書(shū)；12、產(chǎn)品合格證或產(chǎn)品合格證明書(shū)。三、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案又稱(chēng)農(nóng)業(yè)科技檔案。是指農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中形成的，是整個(gè)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)的直接記錄。農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案種類(lèi)繁多，內(nèi)容十分豐富，如農(nóng)業(yè)結(jié)構(gòu)、資源調(diào)查、農(nóng)業(yè)區(qū)劃、作物布局、土地改良、品種選育、植物保護(hù)、生態(tài)平衡、耕作制度、栽培技術(shù)，乃至漁、牧、水產(chǎn)等不同種類(lèi)的農(nóng)業(yè)科技檔案。農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案的特點(diǎn)：專(zhuān)業(yè)多、涉及面廣、綜合性強(qiáng)、形成周期長(zhǎng)。四、基建檔案（一）基本概念基本建設(shè)檔案是建筑物、構(gòu)筑物、地上、地下管線(xiàn)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用維修活動(dòng)的直接記錄?；窘ㄔO(shè)檔案的特點(diǎn)以工程項(xiàng)目成套，一個(gè)工程項(xiàng)目的基本建設(shè)檔案是一組有機(jī)聯(lián)系的整體。（二）基本建設(shè)檔案的特點(diǎn)和構(gòu)成1、前期工程文件材料；如可行性研究報(bào)告、計(jì)劃任務(wù)書(shū)、工程選地文件、征地文件及有關(guān)協(xié)議合同。2、工程設(shè)計(jì)文件；如設(shè)計(jì)招標(biāo)書(shū)、合同、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、初步設(shè)計(jì)或擴(kuò)大初步設(shè)計(jì)文件等。3、工程施工文件。 （1）施工準(zhǔn)備工作文件。包括：施工承包協(xié)議文件和施工執(zhí)照、施工組織設(shè)計(jì)、開(kāi)工報(bào)告、圖紙會(huì)審、記錄和施工、預(yù)算書(shū)等。 （2）施工文件。包括：工程測(cè)量定位記錄、建筑材料實(shí)驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程施工記錄、工程沉降、位移觀測(cè)及觀測(cè)記錄、設(shè)計(jì)變更和材料代用審核文件，以及施工日志、大事記等。 （3）施工驗(yàn)收、總結(jié)文件。包括：工程驗(yàn)收文件、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定及事故處理文件、試車(chē)記錄、竣工驗(yàn)收證明、施工技術(shù)總結(jié)和竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收會(huì)議記錄及有關(guān)照片。 （4）工程使用、管理、維護(hù)、改造、擴(kuò)建中形成的文件材料。五、設(shè)備儀器檔案（一）基本概念 設(shè)備儀器檔案是指各種器械設(shè)備和儀器、儀表在制造使用、維修過(guò)程中形成的各種檔案材料。 設(shè)備檔案按設(shè)備的構(gòu)造和使用形式，可以劃分為兩種：一種是同土建工程連在一起的，如冶煉設(shè)備等。這種設(shè)備檔案，同基本建設(shè)檔案一般難于截然分開(kāi)，可以作為基建檔案的組成部分；另一種是單臺(tái)設(shè)備，如各種金屬切削設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備等，可以同土建工程檔案分開(kāi)，獨(dú)立存在。 設(shè)備儀器檔案從其來(lái)源看有兩種：一是本單位自己設(shè)計(jì)研制的，即自制儀器設(shè)備；另一種是從國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)購(gòu)買(mǎi)的，即外購(gòu)設(shè)備。（二）設(shè)備儀器檔案的特點(diǎn)和構(gòu)成 設(shè)備檔案的基本特點(diǎn)同產(chǎn)品檔案的特點(diǎn)一樣，以型號(hào)成套，只是因?yàn)檫@兩種檔案作用和形成過(guò)程不同，在內(nèi)容構(gòu)成上各有差異。 自制設(shè)備的檔案內(nèi)容構(gòu)成：包括設(shè)備在設(shè)計(jì)、研制、試驗(yàn)和制造過(guò)程中形成的文件材料，以及該項(xiàng)設(shè)備在安裝、使用、維護(hù)、檢修、改造過(guò)程中形成的文件材料。 外購(gòu)設(shè)備檔案內(nèi)容構(gòu)成：包括設(shè)備儀器購(gòu)置文件材料，隨機(jī)文件材料、設(shè)備儀器安裝使用以后形成的文件材料。 六、其它專(zhuān)業(yè)科技檔案 其它專(zhuān)業(yè)科技檔案如地質(zhì)檔案、測(cè)繪檔案、水文檔案、天文檔案、氣象檔案、地震檔案、醫(yī)藥衛(wèi)生檔案、環(huán)境保護(hù)檔案等，這里不作一一介紹。 了解科技檔案的種類(lèi)，對(duì)于明確科技檔案的范圍，更好地認(rèn)識(shí)科技檔案有著重要意義。第三節(jié) 科技檔案的特點(diǎn) 科技檔案是檔案的一大門(mén)類(lèi)，同其他檔案特別是同一般政務(wù)檔案相比，在許多方面呈現(xiàn)出比較突出的特點(diǎn)?？萍紮n案的主要特點(diǎn)是專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、成套性、多樣性、現(xiàn)實(shí)性強(qiáng)、復(fù)用性強(qiáng)。 一、專(zhuān)業(yè)性首先，科技檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域具有鮮明的專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)。人們?cè)诳萍?、生產(chǎn)活動(dòng)中，一方面在不斷地開(kāi)拓新的活動(dòng)領(lǐng)域，另一方面也不斷地?cái)U(kuò)大專(zhuān)業(yè)分工，任何一項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)都是在一定的專(zhuān)業(yè)分工的范圍內(nèi)進(jìn)行的，都具有一定的專(zhuān)業(yè)性?？萍紮n案作為科技、生產(chǎn)活動(dòng)的記錄和伴生物，它們毫不例外地都形成于特定的專(zhuān)業(yè)技術(shù)領(lǐng)域，是專(zhuān)業(yè)技術(shù)活動(dòng)的記錄和產(chǎn)物。科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)具有鮮明的專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)?？萍紮n案的內(nèi)容性質(zhì)是由它所反映的科技、生產(chǎn)活動(dòng)的具體專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域決定的。在哪一個(gè)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的科技、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的科技檔案，就集中地反映了哪一個(gè)專(zhuān)業(yè)的科技內(nèi)容及相關(guān)的科技方法和手段?？萍紮n案的專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，不僅使它們同一般檔案相區(qū)別，而且使不同專(zhuān)業(yè)形成的科技檔案彼此之間相區(qū)別。因此，專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的重要依據(jù)之一。諸如科技檔案工作管理體制的確立，科技專(zhuān)業(yè)檔案館的組建，科技檔案的整理分類(lèi)等等，都是建立在科技檔案專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)的基礎(chǔ)之上。 二、多樣性 種類(lèi)的多元性和類(lèi)型的多樣性，是科技檔案的又一明顯特點(diǎn)。在各個(gè)檔案門(mén)類(lèi)中，以科技檔案種類(lèi)最為繁多、類(lèi)型最為復(fù)雜，其呈現(xiàn)出多樣化的鮮明特點(diǎn)。 以種類(lèi)而言，由于科技、生產(chǎn)活動(dòng)的多專(zhuān)業(yè)性，導(dǎo)致了它的伴生物科技檔案在種類(lèi)上的多元化，基本建設(shè)活動(dòng)產(chǎn)生了工程設(shè)計(jì)檔案；建筑施工檔案和工程竣工檔案；產(chǎn)品開(kāi)發(fā)活動(dòng)產(chǎn)生了產(chǎn)品設(shè)計(jì)研制檔案；生產(chǎn)工藝檔案和工藝裝備檔案；農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)則形成了農(nóng)、林、牧、漁各種檔案；至于自然觀測(cè)活動(dòng)則相應(yīng)地形成了氣象檔案、水文檔案、天文檔案、地震檔案和地質(zhì)檔案、測(cè)繪檔案等等。 以類(lèi)型而言，科技檔案是一切種類(lèi)的檔案中，類(lèi)型最為豐富多樣的一種?？萍紮n案所記載的科技、生產(chǎn)活動(dòng)，專(zhuān)業(yè)多樣，手段復(fù)雜。這就是客觀地要求必須以文件材料的多樣性來(lái)適應(yīng)科技內(nèi)容和手段的多樣性，也就使得科技檔案材料不僅在種類(lèi)方面，而且在類(lèi)型方面呈現(xiàn)出多樣性的特點(diǎn)。 科技檔案種類(lèi)和類(lèi)型多樣的特點(diǎn)，為科技檔案的科學(xué)管理提出了許多特殊要求，諸如科技檔案的收集、分類(lèi)、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、利用等各項(xiàng)具體管理環(huán)節(jié)，都必須根據(jù)這種特點(diǎn)，采取相應(yīng)措施，以保證實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案的科學(xué)管理和有效利用。 三、成套性 科技檔案的成套性特點(diǎn)是由科技、生產(chǎn)活動(dòng)的特點(diǎn)決定的。任何科技、生產(chǎn)活動(dòng)都是以一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目或某一特有的現(xiàn)象為對(duì)象進(jìn)行的，比如，一個(gè)課題的研究、一個(gè)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)施工、一個(gè)型號(hào)產(chǎn)品的研試生產(chǎn)制造、一個(gè)氣象過(guò)程的觀測(cè)等等。都圍繞著一個(gè)獨(dú)立科技項(xiàng)目進(jìn)行，規(guī)律性的形成了一系列相關(guān)的科技文件，這些科技文件記載和反映了該項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)的全過(guò)程和成果，它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又以總體的科技程序和科技內(nèi)容緊密銜接，構(gòu)成了一個(gè)反映該項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)的文件整體。這就是科技檔案的成套性特點(diǎn)。成套性是科技檔案的重要特點(diǎn)，它集中體現(xiàn)在科技檔案的形成和內(nèi)容構(gòu)成兩個(gè)方面。成套性的特點(diǎn)對(duì)于科技檔案的科學(xué)管理起著重要的規(guī)定和制約作用，它要求科技檔案必須完整，并以此來(lái)建立科技檔案的收集工作和其他有關(guān)工作，它是科技檔案分類(lèi)整理工作的重要的理論依據(jù)之一，保持一個(gè)科技項(xiàng)目檔案材料的齊全成套，是對(duì)科技檔案分類(lèi)整理工作重要的基本要求。科技檔案的進(jìn)館，移交以及科技檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、開(kāi)發(fā)利用等等，都需要考慮科技檔案的成套性特點(diǎn)。 四、現(xiàn)實(shí)性 科技檔案的現(xiàn)實(shí)性特點(diǎn)是指它具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性，其他文件材料歸檔以后基本上完成了現(xiàn)行功能，既使使用，也多半是用來(lái)進(jìn)行歷史查考；科技檔案則不同，歸檔進(jìn)入檔案部門(mén)的大多數(shù)科技檔案材料，不僅沒(méi)有退出現(xiàn)行使用過(guò)程，相反，這正是它們發(fā)揮現(xiàn)行效用的活躍時(shí)期，并在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)發(fā)揮現(xiàn)行效用。如在提供利用科技檔案過(guò)程中，一經(jīng)利用，就能收到立竿見(jiàn)影的效果。 五、復(fù)用性 科技檔案復(fù)用性強(qiáng)的特點(diǎn)，表現(xiàn)在一個(gè)專(zhuān)業(yè)之內(nèi)，可以相互通用，重復(fù)使用原設(shè)計(jì)等，即在新設(shè)計(jì)中直接用某項(xiàng)設(shè)計(jì)的已有成果。 研究科技檔案的特點(diǎn)，對(duì)于建立科技檔案工作制度、做好科技檔案工作有著重要意義。 思考題： 1、科技檔案的概念是什么？ 2、科技檔案與文書(shū)檔案、科技資料、科技文件材料的區(qū)別與聯(lián)系有哪些？ 3、科技檔案的種類(lèi)、特點(diǎn)上什么？ 4、科技檔案的性質(zhì)有哪些？第二章 科技檔案工作第一節(jié) 科技檔案工作內(nèi)容 一、什么是科技檔案工作 科技檔案工作是一項(xiàng)以科技檔案作為研究對(duì)象和管理對(duì)象的工作。它的基本任務(wù)是：按照科技檔案工作的基本原則，以及科技檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，科學(xué)地管理科技檔案，充分地發(fā)揮科技檔案的作用，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用科技檔案，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。 二、科技檔案管理工作 科技檔案管理工作分為兩部分：一部分是科技檔案室（館）管理工作，另一部分是專(zhuān)業(yè)檔案館的科技檔案管理工作。在這里，我們主要介紹科技檔案室的管理工作。 科技檔案室的工作主要是通過(guò)做好科技檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、利用等具體工作環(huán)節(jié)來(lái)完成的。（一）科技檔案的收集 就是根據(jù)科技檔案集中統(tǒng)一管理的要求，按照歸檔制度，接收本單位各部門(mén)在生產(chǎn)、建設(shè)和科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的科技文件。（二）科技檔案的整理 就是按照一定的原則和方法，對(duì)科技檔案加以系統(tǒng)地整理，揭示科技檔案的內(nèi)容與成份，固定科技檔案的位置，科技檔案整理工作的具體內(nèi)容，就是對(duì)已歸檔的科技檔案進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)和有序的排列、編號(hào)和編目，以及對(duì)保管單位進(jìn)行必要的加工。 （三）科技檔案的保管 就是妥善地保管科技檔案，維護(hù)科技檔案的完整與安全，延長(zhǎng)科技檔案的壽命，并盡力縮小科技檔案的體積，以便于當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用。 （四）科技檔案的鑒定 就是按照國(guó)家規(guī)定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和要求，對(duì)科技檔案的科學(xué)價(jià)值、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)價(jià)值進(jìn)行鑒定，決定科技檔案的保管期限，并根據(jù)保管期限，定期剔除失去保存價(jià)值的科技檔案，突出重點(diǎn)，提高科技檔案的質(zhì)量。 （五）科技檔案的利用 就是在維護(hù)科技檔案機(jī)密原則下，通過(guò)各種行之有效的方式、方法，提供科技檔案為生產(chǎn)、建設(shè)和科研工作服務(wù)。 （六）科技檔案的統(tǒng)計(jì) 就是通過(guò)數(shù)字來(lái)揭示和反映科技檔案的數(shù)量和質(zhì)量，以及科技檔案的收集、整理、鑒定、編研和利用工作的基本狀況。第二節(jié) 科技檔案工作的基本原則 根據(jù)檔案法與科學(xué)技術(shù)檔案工作條例的規(guī)定，我國(guó)科技檔案工作的基本原則：實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，維護(hù)科技檔案的完整與安全，便于國(guó)家各項(xiàng)工作的利用。 一、集中統(tǒng)一管理科技檔案 它是科技檔案工作基本原則的重要組成部分。各基層單位的科技檔案，應(yīng)由綜合檔案機(jī)構(gòu)分別集中保存，不得分散在業(yè)務(wù)部門(mén)和個(gè)人手中，長(zhǎng)期保存的科技檔案，應(yīng)按規(guī)定“集中”到檔案館保存。 集中統(tǒng)一管理科技檔案有利于形成一個(gè)科技資源儲(chǔ)備和交流的中心；可以減少人力、物力，降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益；便于更多的人利用檔案；便于采用科學(xué)的管理方法；有利于建立和發(fā)展科技專(zhuān)利事業(yè)；便于保密和安全保管。 二、維護(hù)檔案的完整與安全維護(hù)檔案的完整與安全，是對(duì)科技檔案工作的基本要求。維護(hù)檔案的完整，就數(shù)量而言，要維護(hù)科技檔案的齊全，使應(yīng)該集中和保存的科技檔案不得殘缺短少。就質(zhì)量而言，要維護(hù)科技檔案的有機(jī)聯(lián)系，只有數(shù)量齊全，才能保證質(zhì)量的系統(tǒng)。維護(hù)檔案的安全，不能零亂割裂。就要保證科技檔案不失密。要克服和防止不利因素的影響，最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命。 三、便于有效利用 便于有效利用是科技檔案工作的根本目的，是對(duì)科技檔案管理各項(xiàng)工作的具體要求和衡量標(biāo)準(zhǔn)?？萍紮n案工作，不論保存和保管，歸根結(jié)底，是為了利用，因此科技檔案工作的一切具體內(nèi)容和環(huán)節(jié)，都應(yīng)從對(duì)目前和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用科技檔案的需要和方便著眼。第三節(jié) 科技檔案工作的性質(zhì) 明確認(rèn)識(shí)科技檔案工作性質(zhì)，其目的是掌握科技檔案工作的正確方向、工作原則和工作方法，更好地完成科技檔案工作的基本任務(wù)?？萍紮n案工作性質(zhì)總的可以概括為：是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)性、技術(shù)管理性、服務(wù)性、機(jī)要性很強(qiáng)的工作。一、 專(zhuān)業(yè)技術(shù)性 1、科技檔案工作的性質(zhì)表現(xiàn)在它的工作對(duì)象科技檔案具有專(zhuān)業(yè)性?xún)?nèi)容。 科技檔案是科技檔案工作特定的物質(zhì)對(duì)象，它產(chǎn)生于科技、生產(chǎn)、基本建設(shè)等活動(dòng)，是這些活動(dòng)的直接記錄。一定專(zhuān)業(yè)的科技檔案，反映出一定專(zhuān)業(yè)技術(shù)活動(dòng)的特點(diǎn)，具有一定專(zhuān)業(yè)技術(shù)內(nèi)容，各類(lèi)科技檔案具有各不相同的專(zhuān)業(yè)技術(shù)內(nèi)容?？萍紮n案的這一特點(diǎn)，決定了科技檔案工作具有專(zhuān)業(yè)技術(shù)性特點(diǎn)。 2、科技檔案工作的專(zhuān)業(yè)性，表現(xiàn)在它本身是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性工作。 隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，科技檔案管理已由原來(lái)從事科技、生產(chǎn)的職能機(jī)構(gòu)和科技人員的直接管理下分離出來(lái)，發(fā)展成為由科技檔案部門(mén)實(shí)行集中管理的一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)事業(yè)，并在實(shí)際工作中，形成了從檢查和協(xié)助科技人員做好科技文件的形成、積累、整理和歸檔到科技收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、利用等一整套工作內(nèi)容和工作程序，這就使科技檔案工作同其他工作區(qū)別開(kāi)來(lái)，成為一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性的工作。此外，科技檔案工作的專(zhuān)業(yè)性，還表現(xiàn)在它已經(jīng)形成一個(gè)完整的專(zhuān)業(yè)體系。目前，科技檔案工作已形成了由科技文件的管理知識(shí)、專(zhuān)業(yè)科學(xué)技術(shù)知識(shí)、科技檔案管理知識(shí)組成的專(zhuān)業(yè)體系。 二、技術(shù)管理性 現(xiàn)代社會(huì)大生產(chǎn)，要求各個(gè)單位必須實(shí)行科學(xué)管理，科技檔案工作是科技管理工作的一個(gè)組成部分，是科技管理工作的基礎(chǔ)。企事業(yè)單位的各項(xiàng)管理工作，可以分為兩種類(lèi)型：一種是職能性管理工作，如計(jì)劃管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等，另一種是基礎(chǔ)性管理工作，如信息管理、定額管理等，它們?yōu)槠笫聵I(yè)單位各項(xiàng)職能管理提供資料依據(jù)?？萍紮n案工作就是為企事業(yè)單位各項(xiàng)職能管理性提供資料依據(jù)和前提條件的工作，以設(shè)備管理為例，設(shè)備儀器是科技、生產(chǎn)活動(dòng)的重要手段，設(shè)備管理的好，設(shè)備儀器的使用和維修就有了準(zhǔn)確可靠的依據(jù)，就能有效地實(shí)現(xiàn)設(shè)備儀器的科學(xué)管理。由于科技檔案工作是企事業(yè)單位各項(xiàng) 管理工作的基礎(chǔ)，所以說(shuō)客觀存在是一項(xiàng)科技管理性工作。 三、服務(wù)性 1、科技檔案工作為企事業(yè)的各項(xiàng)管理工作提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)和各種有關(guān)的信息，是實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位科學(xué)管理的重要條件。 2、科技檔案工作在生產(chǎn)、設(shè)計(jì)、科研單位，通過(guò)對(duì)科技檔案利用職權(quán)，產(chǎn)品的生產(chǎn)和科研、設(shè)計(jì)工作創(chuàng)造條件，使科技檔案工作同生產(chǎn)、科研、設(shè)計(jì)緊密結(jié)合。因此服務(wù)工作做的好壞，是衡量科技檔案工作的重要標(biāo)志之一，也是科技檔案工作賴(lài)以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。 由于現(xiàn)代科技一些高、精、尖項(xiàng)目，涉及保密工作，因此科技檔案工作是一項(xiàng)機(jī)密性的工作。第四節(jié) 科技檔案工作的重要性 為了迅速建立和健全科技檔案工作，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，各專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)以及各單位必須加強(qiáng)科技檔案工作。 一、加強(qiáng)科技檔案工作的必要性 1、從科技檔案的作用看加強(qiáng)科技檔案工作的重要性。 實(shí)踐證明，在生產(chǎn)、建設(shè)和科研等活動(dòng)中，有完整的科技檔案工作依據(jù)，將會(huì)使會(huì)使各項(xiàng)工作就會(huì)有秩序地，多快好省的進(jìn)行。否則，就會(huì)受到影響，往往造成人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)?？萍紮n案是生產(chǎn)管理、基本建設(shè)和設(shè)備儀器使用維修的重要依據(jù)；是生產(chǎn)設(shè)計(jì)和科研的技術(shù)基礎(chǔ)和必要的條件；是進(jìn)行科技交流的重要形式和手段。 2、從科學(xué)技術(shù)的發(fā)展來(lái)看加強(qiáng)科技檔案工作的必要性。 現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)正在經(jīng)歷著一場(chǎng)偉大的革命。各門(mén)科學(xué)領(lǐng)域都發(fā)生了深刻變化?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展，總是由低級(jí)到高級(jí)的，一個(gè)新理論的突破，一個(gè)新課題的解決，一項(xiàng)新技術(shù)的研究應(yīng)用等都是在總結(jié)以往經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上獲得的，科學(xué)技術(shù)的繼承性是很強(qiáng)的。要發(fā)展、要繼承、借鑒，就得有儲(chǔ)備?？茖W(xué)技術(shù)儲(chǔ)備越雄厚，起步就越高，發(fā)展就越快?？萍紮n案就是科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的一個(gè)重要形式?；蛘哒f(shuō)是人們的科技成果處于觀念性時(shí)候的一種載體，是科學(xué)技術(shù)發(fā)展、繼承和借鑒的一個(gè)必不可少的條件。 3、從科技檔案工作的現(xiàn)狀看加強(qiáng)科技檔案工作的迫切性。 科技檔案工作發(fā)展很快，但也存在一些問(wèn)題，如單位制度沒(méi)有建立或不健全，科技檔案、科技資料混雜在一起，有的分散在各個(gè)部門(mén)或個(gè)人手中，有的即使歸檔保存，也還存在不系統(tǒng)、不準(zhǔn)確、不安全的問(wèn)題，這些都嚴(yán)重地影響著生產(chǎn)、建設(shè)和科研工作的順利進(jìn)行。 二、如何加強(qiáng)科技檔案工作 1、增強(qiáng)科技檔案意識(shí)，提高對(duì)科技檔案工作的認(rèn)識(shí)。 2、加強(qiáng)各專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)對(duì)所屬單位科技檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。 3、把科技檔案工作納入企業(yè)管理和科研管理的范圍。 4、建立與健全科技檔案管理機(jī)構(gòu)，調(diào)整充實(shí)一定數(shù)量的管理人員。思考題：1、什么是科技檔案工作？2、科技檔案工作的基本原則是什么？3、科技檔案為什么要實(shí)行集中統(tǒng)一管理？ 4、為什么必須加強(qiáng)科技檔案工作？第三章 科技文件材料第一節(jié) 科技文件材料概述 一、什么是科技文件材料科技文件材料是在工作、生產(chǎn)、建設(shè)和科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中正在產(chǎn)生和使用著的技術(shù)圖紙、技術(shù)照片和技術(shù)文字材料的總稱(chēng)。其含義有三：一是科技文件材料是伴隨著科技、生產(chǎn)活動(dòng)產(chǎn)生的；二是科技文件材料以特定的目的，通過(guò)圖樣、文字、數(shù)字、符號(hào)、聲像等方式來(lái)記錄和反映科技生產(chǎn)活動(dòng)；三是科技文件材料是科技、生產(chǎn)活動(dòng)全過(guò)程的直接記錄和成果反映，同時(shí)也是科技、生產(chǎn)活動(dòng)的依據(jù)；四是科技文件材料是一切科技、生產(chǎn)活動(dòng)所產(chǎn)生的知識(shí)形態(tài)成果的總稱(chēng)，而不是科技文件材料是技術(shù)圖紙、照片、文字材料的總稱(chēng)，而不是指一份科技文件的具體稱(chēng)；五是科技文件材料是科技檔案的前身形態(tài)和來(lái)源。二、科技文件材料的類(lèi)型由于科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，制作科技文件材料的方法不斷擴(kuò)大和改進(jìn)，因而科技文件材料的種類(lèi)和形式是比較復(fù)雜的。 （一）按它們的性質(zhì)、用途和形式來(lái)分，基本上可以劃分為以下幾種類(lèi)型： 1、圖樣科技文件材料。 就是用制圖方法繪制在平面上的物體圖或其他專(zhuān)用的直線(xiàn)或曲線(xiàn)圖。圖樣科技文件材料按其產(chǎn)生的領(lǐng)域來(lái)劃分，可分成機(jī)械制造技術(shù)圖樣、建筑業(yè)技術(shù)圖樣和其它專(zhuān)業(yè)技術(shù)圖樣。 機(jī)械制造業(yè)中常用的基本技術(shù)圖樣有以下幾種：（1）系統(tǒng)圖，也叫示意圖；（2）總圖；（3）裝配圖；（4）外形圖；（5）零件圖；（6）安裝圖；（7）表格圖。建筑業(yè)中常用的圖樣有以下幾種：（1）總平面圖；（2）平面圖；（3）立面圖；（4）剖面圖；（5）大樣圖；（6）鳥(niǎo)瞰圖；（7）綜合線(xiàn)路圖。2、技術(shù)文字材料。是指以文字和數(shù)字形式來(lái)表示和傳達(dá)技術(shù)思想記錄技術(shù)活動(dòng)和工作成果的科技文件材料。主要有以下幾種類(lèi)型：（1）計(jì)算書(shū)；（2）說(shuō)明書(shū)；（3）技術(shù)條件；（4）工藝文件；（5）任務(wù)書(shū)；（6）研究方案；（7）技術(shù)鑒定報(bào)告；（8）工程核算材料。 3、目錄式科技文件材料。 主要有以下幾種：（1）明細(xì)表；（2）一覽表；（3）文件配套目錄；（4）圖樣目錄。 4、技術(shù)照片、影片、錄音帶、錄像科技文件材料。 主要指在設(shè)計(jì)、施工、科研等活動(dòng)中形成的技術(shù)照片、影片、錄音帶、錄像帶等視聽(tīng)型文件材料。 （二）科技文件材料從其制作方法、使用目的來(lái)分，主要有以下幾種： 1、草圖； 2、原圖； 3、底圖； 4、二底圖； 5、復(fù)印圖； 6、空白圖。 三、科技文件材料的積累措施 為了保證科技文件材料積累工作地順利進(jìn)行，不少單位還規(guī)定了科技文件材料積累措施，歸納起來(lái)，大致有以下幾點(diǎn)： 1、在有關(guān)技術(shù)科（室）、車(chē)間、專(zhuān)業(yè)組建立兼職科技檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)或?qū)I(yè)組科技文件材料的積累、保管工作； 2、科技檔案工作是科研、生產(chǎn)工作的有機(jī)組成部分，因此必須把科技文件材料的形成、積累工作納入相應(yīng)的科研、生產(chǎn)計(jì)劃。在檢查科研、生產(chǎn)計(jì)劃的同時(shí)，也檢查科技文件材料的形成、積累情況，未形成相應(yīng)的符合要求的技術(shù)文件，不算完成計(jì)劃； 3、把檢查科技文件材料的形成是否完整和符合要求，列入科、室業(yè)務(wù)會(huì)議和專(zhuān)業(yè)組會(huì)議的內(nèi)容，對(duì)有問(wèn)題的技術(shù)文件做到個(gè)人不出手，小組不出組，科室不出室，要進(jìn)行定期檢查，科室進(jìn)行階段驗(yàn)收； 4、制定科技文件材料積累袋的使用辦法，使科技人員能掌握和運(yùn)用，正確地積累、登記、整理和利用； 5、科技檔案室平時(shí)加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，經(jīng)常監(jiān)督、檢查各職能機(jī)構(gòu)和專(zhuān)業(yè)組科技文件材料的組成、積累情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)指出，給予糾正。第二節(jié) 科技文件材料歸檔 一、什么是科技文件材料歸檔 一個(gè)單位內(nèi)部各機(jī)構(gòu)，在工作和生產(chǎn)、建設(shè)、科研等科技活動(dòng)中形成的、已經(jīng)辦理結(jié)束或告一段落，具有保存價(jià)值的科技文件，按照一定的制度和要求，收集齊全，系統(tǒng)整理，移交給科技檔案部門(mén)。 二、科技文件材料歸檔的意義 1、科技文件材料歸檔工作是科技成果的收獲階段。 當(dāng)每項(xiàng)研制工作任務(wù)完成，并取得相應(yīng)的結(jié)果后，及時(shí)對(duì)記錄和反映研制工作全過(guò)程及其結(jié)果的科技文件材料整理歸檔，便是科技成果的收獲階段。鑒于我國(guó)目前技術(shù)管理水平比較低，尤其是普遍存在著科技檔案工作的意義認(rèn)識(shí)不足，比較忽視科技成果歸檔工作的情況下，強(qiáng)調(diào)科技文件材料歸檔工作是科技成果的收獲階段，更具有現(xiàn)實(shí)意義。 2、科技文件材料歸檔是科技工作全面展開(kāi)的基礎(chǔ)。 科技文件材料歸檔是科技檔案形成過(guò)程中的必要步驟，是科技文件材料轉(zhuǎn)化為科技檔案的轉(zhuǎn)折點(diǎn)，也是科技檔案工作全面展開(kāi)的基礎(chǔ)。科技文件材料在歸檔之前的形成積累工作，雖然有科技檔案工作者參加管理和指導(dǎo)，但這項(xiàng)工作任務(wù)主要由科技人員來(lái)完成，科技檔案工作的全面展開(kāi)，大量的工作內(nèi)容，還是在科技文件材料歸檔之后，從這個(gè)意義上講，沒(méi)有科技文件材料的歸檔，就不會(huì)有科技檔案，也就沒(méi)有全面開(kāi)展科技檔案工作的對(duì)象和基礎(chǔ)。 3、科技文件材料歸檔是貫徹科技檔案集中統(tǒng)一管理原則的具體措施。 依據(jù)檔案法，所有的科技檔案都必須由專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，才能充分發(fā)揮科技檔案的作用，只有建立與健全科技文件材料的歸檔制度，通過(guò)正常的歸檔工作，才能把本單位各部門(mén)在科技活動(dòng)過(guò)程中形成的有繼續(xù)使用價(jià)值的文件材料，完整系統(tǒng)地保存下來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案的集中統(tǒng)一管理。 4、科技文件材料歸檔是維護(hù)國(guó)家機(jī)密的必要措施。 科技檔案反映各單位的科研成果和研制水平，科技尖端成果和發(fā)展水平?？萍嘉募牧显跉w檔之前，雖然也可以采用些保密措施，但如果長(zhǎng)期任其分散各處，就容易出現(xiàn)泄密，給國(guó)家造成重大損失，因此，只有建立和健全科技文件材料的歸檔制度，將科技成果及時(shí)收集歸檔，才有利于維護(hù)科技檔案的安全和保守國(guó)家機(jī)密。 三、科技文件歸檔制度 （一）制定科技文件歸檔制度的要求 科技文件歸檔制度，是科技文件管理和科技檔案管理的基本制度之一，其有關(guān)規(guī)定是否科學(xué)和切實(shí)可行，將直接影響歸檔文件的質(zhì)量和歸檔工作的順利進(jìn)行。為此，國(guó)家和各專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)對(duì)建立和健全歸檔制度提出了基本要求，各企、事業(yè)單位，在制定本單位歸檔制度時(shí)，要遵循集中統(tǒng)一管理本單位科技檔案的原則，認(rèn)真貫徹國(guó)家或?qū)I(yè)主部門(mén)有關(guān)歸檔方面的規(guī)定，其具體要求如下： 1、科技文件歸檔制度，必須符合本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)和科技文件的實(shí)際。制定歸檔制度，一定要從本單位的實(shí)際出發(fā)，既要考慮本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的性質(zhì)、任務(wù)和特點(diǎn)，又要考慮科技文件的種類(lèi)、內(nèi)容和形成規(guī)律，不能盲目抄襲、生搬硬套，只有這樣，歸檔制度才能切實(shí)可行，歸檔工作才能保證質(zhì)量。2、科技文件歸檔制度，必須與本單位其他相關(guān)的科技管理制度協(xié)調(diào)一致 歸檔制度不是一項(xiàng)孤立的管理制度，而應(yīng)該同其他各項(xiàng)有關(guān)的科技管理制度相銜接，使其成為本單位整個(gè)管理制度的有機(jī)組成部分： （1）要與產(chǎn)品開(kāi)發(fā)管理制度、設(shè)計(jì)管理制度、科研管理制度、工程施工管理制度、設(shè)備管理制度、各種自然現(xiàn)象觀測(cè)管理制度等相互銜接，將有關(guān)科技文件歸檔問(wèn)題列入上述管理制度，并在歸檔制度中反映上述管理制度的要求； （2）要與標(biāo)準(zhǔn)化管理制度相銜接，把科技文件的歸檔問(wèn)題納入標(biāo)準(zhǔn)化管理。比如，歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和各種書(shū)寫(xiě)材料、幅面要求等，都應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定或經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)化部門(mén)審查； （3）要與計(jì)劃管理制度和有關(guān)的獎(jiǎng)勵(lì)制度相銜接。比如，把歸檔任務(wù)的完成和歸檔質(zhì)量納入計(jì)劃管理制度，并且同有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)利益掛起鉤來(lái)，以保證歸檔制度的正確貫徹執(zhí)行；（4）要與科技人員的崗位責(zé)任制相銜接，把科技文件的歸檔納入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。3、有關(guān)規(guī)定應(yīng)具體、明確?？萍嘉募w檔制度的有關(guān)規(guī)定，應(yīng)該明確、具體、具有可操作性，便于貫徹執(zhí)行。4、制定科技文件歸檔制度，要走群眾路線(xiàn)。歸檔制度不能由科技檔案部門(mén)主觀擬定，應(yīng)廣泛聽(tīng)取各專(zhuān)業(yè)科技人員和有關(guān)科技管理部門(mén)的意見(jiàn)，使所定的歸檔制度符合客觀實(shí)際，并有廣泛的群眾基礎(chǔ)。這樣的歸檔制度才能夠順利地得到貫徹執(zhí)行。（二）制定科技文件歸檔制度的方法制定科技文件歸檔制度，一般采用如下方法：1、掌握依據(jù)。在制定歸檔制度之前，有關(guān)人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)科技檔案工作指導(dǎo)性和參考性文件，主要有中華人民共和國(guó)檔案法、中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法、寧夏檔案條例、科學(xué)技術(shù)檔案工作條例、科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定、各專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)制定的科技檔案管理辦法、本單位的各項(xiàng)科技管理制度以及其他單位的經(jīng)驗(yàn)材料。2、調(diào)查研究。在學(xué)習(xí)文件、掌握依據(jù)的基礎(chǔ)上，對(duì)本單位各專(zhuān)業(yè)部門(mén)的科技、生產(chǎn)活動(dòng)及其科技文件的形成過(guò)程和特點(diǎn)，進(jìn)行深人細(xì)致地調(diào)查研究，尤其要有計(jì)劃、有目的地聽(tīng)取有關(guān)人員對(duì)科技文件歸檔的意見(jiàn)。3、擬定初稿。在科技檔案工作基本原則和國(guó)家有關(guān)規(guī)定的指導(dǎo)下，密切結(jié)合本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)和科技文件的實(shí)際，條理清楚、明確具體地?cái)M出本單位科技文件歸檔制度的條文，形成歸檔制度初稿。4、征求意見(jiàn)，修改、定稿。初稿擬定之后，要就其內(nèi)容的正確性、做法的可行性，廣泛征求有關(guān)部門(mén)和人員的意見(jiàn)。然后，匯總和鑒別分析各方面的意見(jiàn)，對(duì)歸檔制度的初稿進(jìn)行修改，形成定稿。5、審查批準(zhǔn)，印發(fā)執(zhí)行。 歸檔制度定稿后，經(jīng)有關(guān)會(huì)議和主要領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，即可作為本單位的規(guī)章制度印發(fā)執(zhí)行。 （三）科技文件歸檔制度的內(nèi)容 1、科技文件的歸檔范圍。 （1）確定歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)。確定歸檔范圍，就是確定一個(gè)單位內(nèi)哪些科技文件應(yīng)該歸檔。要根據(jù)科技檔案的基本含義和本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的范圍與任務(wù)，具體劃定哪些科技文件應(yīng)該歸檔，哪些科技文件不必歸檔。歸檔范圍是科技文件歸檔制度的核心內(nèi)容。正確劃定科技文件歸檔范圍，是保證本單位科技檔案完整和質(zhì)量的關(guān)鍵。確定歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)是：科技文件是否有保存或繼續(xù)使用的價(jià)值。它既包括在當(dāng)前或一定時(shí)期內(nèi)具有依據(jù)和參考作用，也包括具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史參考價(jià)值。凡是直接記述和反映本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的，其有現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)參考價(jià)值的科技文件，都應(yīng)列入歸檔范圍。（2）確定歸檔范圍的基本方法。研究和分析本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的范圍，從而掌握本單位在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的科技文件的種類(lèi)和成分，確定在歸檔范圍中應(yīng)該包括哪些方面的科技文件。掌握本單位基本職能活動(dòng)，把在基本職能活動(dòng)中形成的科技文件作為歸檔范圍的主體。首先保證在基本職能活動(dòng)中形成的科技文件歸檔范圍清楚、明確；然后再以基本職能活功為中心，研究和分析圍繞基本職能活動(dòng)進(jìn)行的其他科技、生產(chǎn)活動(dòng)形成的科技文件，進(jìn)而確定這些科技文件的歸檔范圍。這樣，就能既把握重點(diǎn)，又照顧全面，主次分明地制定出本單位科技文件的歸檔范圍。正確地劃定本單位科技文件與科技資料、科技文件與政務(wù)文件的界限。在確定歸檔范圍時(shí)，按照區(qū)分科技文件與科技資料的原則和方法，把科技資料劃分清楚，避免科技資料混入歸檔范圍，從根本上解決科技檔案同科技資料不分的問(wèn)題。同時(shí)，在確定科技文件歸檔范圍時(shí)，要把政務(wù)文件區(qū)分開(kāi)來(lái)，另行歸檔。根據(jù)科技文件的保存價(jià)值，確定歸檔范圍。把具有保存價(jià)值的科技文件劃入歸檔范圍，其余為不必歸檔的材料，另行處理。 （3）科技文件材料的歸檔范圍?？萍嘉募牧系臍w檔范圍，主要以服務(wù)和服從本單位生產(chǎn)建設(shè)科技活動(dòng)的現(xiàn)行利用和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用為總的出發(fā)點(diǎn)，結(jié)合業(yè)務(wù)部門(mén)的職能任務(wù)加以確定。產(chǎn)品文件材料的歸檔范圍。技術(shù)任務(wù)書(shū)或技術(shù)協(xié)議書(shū)、設(shè)計(jì)方案、計(jì)算書(shū)、工作圖、標(biāo)準(zhǔn)化審查報(bào)告、試驗(yàn)記錄、定型試驗(yàn)總結(jié)、技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告、發(fā)展建議書(shū)、鑒定總結(jié)、產(chǎn)品檢驗(yàn)大綱、說(shuō)明書(shū)、合格證明書(shū)、易損件圖冊(cè)、精度檢驗(yàn)單和裝箱單、反饋意見(jiàn)等?？蒲形募牧系臍w檔范圍?？蒲泄ぷ鏖L(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃、技術(shù)委托書(shū)、技術(shù)協(xié)議書(shū)、研究任務(wù)書(shū)、上級(jí)有關(guān)任務(wù)書(shū)的批準(zhǔn)文件及重要指示、專(zhuān)題報(bào)告、技術(shù)措施規(guī)劃、國(guó)內(nèi)外考察報(bào)告、專(zhuān)題分析報(bào)告、技術(shù)方案說(shuō)明書(shū)、可行性分析報(bào)告及批準(zhǔn)書(shū)、研究試驗(yàn)大綱、研究試驗(yàn)方案、階段性研究報(bào)告、試驗(yàn)總結(jié)、初步設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、技術(shù)設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、計(jì)算書(shū)、樣機(jī)試驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試記錄、試驗(yàn)鑒定大綱、技術(shù)經(jīng)濟(jì)效果分析報(bào)告、鑒定報(bào)告、論文、重大學(xué)術(shù)活動(dòng)文件等。工藝文件材料的歸檔范圍。工藝方案、工藝試驗(yàn)記錄、工藝試驗(yàn)技術(shù)總結(jié)、工藝規(guī)程、工藝過(guò)程卡片、特種工藝規(guī)程、工藝守則、工時(shí)定額高材料消耗定額、工藝裝備圖及明細(xì)表?；ㄎ募牧系臍w檔范圍?？尚行匝芯繄?bào)告、選址報(bào)告、工程地質(zhì)勘測(cè)報(bào)告、招投標(biāo)合同、設(shè)計(jì)計(jì)劃任務(wù)書(shū)、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、技術(shù)核定單、施工記錄、材料試驗(yàn)記錄、隱蔽工程記錄、工程質(zhì)量檢查評(píng)定書(shū)、主要建筑物的測(cè)量記錄、工程驗(yàn)收記錄、竣工圖以及維修、改建、擴(kuò)建中形成的圖樣和文件材料等。設(shè)備儀器文件材料的歸檔范圍。設(shè)備隨機(jī)文件：設(shè)備裝箱單以及隨機(jī)工具與備件清單，設(shè)備安裝圖和安裝使用說(shuō)明書(shū)，出廠合格證書(shū)、產(chǎn)品出廠精度檢驗(yàn)單，備件圖冊(cè)，工具圖冊(cè)，設(shè)備土建任務(wù)書(shū)以及設(shè)備基礎(chǔ)圖、安裝操作規(guī)程等。設(shè)備安裝調(diào)試文件：設(shè)備安裝工藝規(guī)程、設(shè)備安裝圖及電氣接線(xiàn)圖、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備安裝調(diào)試驗(yàn)收單。設(shè)備維修文件：測(cè)繪圖樣、大修總結(jié)、設(shè)備事故分析記錄及處理結(jié)果報(bào)告，大小修后的精度檢查記錄及驗(yàn)收移交單，設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)精度檢驗(yàn)記錄，設(shè)備履歷表，自制設(shè)備圖，設(shè)備改進(jìn)、改裝和報(bào)廢過(guò)程中產(chǎn)生的技術(shù)文件材料。產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)文件的歸檔范圍。訂貨合同、產(chǎn)品驗(yàn)收大綱或驗(yàn)收技術(shù)條件、主要件和關(guān)鍵件的加工、檢查記錄、理化檢驗(yàn)報(bào)告、缺陷單和回用單、裝備試車(chē)記錄、完工鑒定、出廠合格證書(shū)、裝箱單產(chǎn)品質(zhì)量總結(jié)。2、科技文件的歸檔時(shí)間。歸檔時(shí)間，是科技文件歸檔制度的內(nèi)容之一。正確規(guī)定歸檔時(shí)間，對(duì)維護(hù)科技文件的完整與安全，確?？萍疾块T(mén)和科技檔案部門(mén)的正常工作秩序都有實(shí)際意義。各種科技文件的歸檔時(shí)間，應(yīng)根據(jù)科技文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)來(lái)做具體規(guī)定，歸檔時(shí)間過(guò)晚，科技文件長(zhǎng)期滯在各部門(mén)或科技人員手中，容易散失，損壞，并且會(huì)給科技文件形成部門(mén)造成負(fù)擔(dān)，還會(huì)增加科技檔案部門(mén)接收時(shí)的困難。歸檔時(shí)間過(guò)早，會(huì)影響科技部門(mén)正常業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展。綜合各種科技、生產(chǎn)活動(dòng)和科技文件的形成特點(diǎn)，其歸檔時(shí)間可以劃分為以下幾種類(lèi)型： （1）按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔。按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸擋，是指在一項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)（如一項(xiàng)工程設(shè)計(jì)、一個(gè)產(chǎn)品研制或一項(xiàng)課題研究等）結(jié)束后歸檔。一項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)結(jié)束后，圍繞這項(xiàng)活動(dòng)的科技文件的形成過(guò)程也告結(jié)束，這時(shí)把有保存價(jià)值的科技文件系統(tǒng)整理后歸檔，符合科技、生產(chǎn)活動(dòng)的自然過(guò)程，易于保持科技文件的完整，并使歸檔工作和科技、生產(chǎn)活動(dòng)的總結(jié)收尾工作相協(xié)調(diào)。一般來(lái)說(shuō)，形成周期不太長(zhǎng)的科技文件，較適于采用這種方式歸檔。此外，專(zhuān)業(yè)性技術(shù)會(huì)議和學(xué)術(shù)會(huì)議形成的文件，也應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。 （2）按工作階段歸檔?？萍?、生產(chǎn)活動(dòng)周期過(guò)長(zhǎng)的科技文件，可以按形成階段歸檔。當(dāng)一項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)按照其工作程序完成一個(gè)工作階段后，即可將該階段形成的科技文件整理歸檔。比如，在一項(xiàng)重點(diǎn)工程或一個(gè)復(fù)雜的新產(chǎn)品設(shè)計(jì)活動(dòng)中，其科技文件可按可行性研究階段、初步設(shè)計(jì)階段、施工圖或工作圖設(shè)計(jì)階段等，分別進(jìn)行歸檔。這種歸檔時(shí)間，主要是為了方便科技部門(mén)的工作和便于保護(hù)科技檔案。有些科技、生產(chǎn)項(xiàng)目，從開(kāi)始到結(jié)束周期很長(zhǎng)。往往需要三年五年、十年八年，甚至更長(zhǎng)的時(shí)間。由于時(shí)間跨度比較大，如果不分階段而等到項(xiàng)目完結(jié)后歸檔，大量的科技文件長(zhǎng)期地散放在形成部門(mén)，無(wú)疑對(duì)形成部門(mén)是個(gè)負(fù)擔(dān)，而且不利于維護(hù)科技文件的完整與安全。所以，對(duì)形成周期較長(zhǎng)的科技文件，按階段進(jìn)行歸檔是必要的。（3）按子項(xiàng)結(jié)束時(shí)間歸檔。大型項(xiàng)目或研究課題，不僅設(shè)計(jì)、施工和研制的周期較長(zhǎng)，而且每個(gè)項(xiàng)目往往由若干子項(xiàng)（單項(xiàng)工程或子課題）組成。比如一個(gè)大型鋼鐵聯(lián)合企業(yè)的設(shè)計(jì)和施工，包括燒結(jié)、煉鋼、軋鋼等多個(gè)單項(xiàng)工程；又如一個(gè)航天飛行器的研制，包括動(dòng)力系統(tǒng)、控制系統(tǒng)、機(jī)身系統(tǒng)等多個(gè)系統(tǒng)。這些“單項(xiàng)”或“系統(tǒng)”作為整個(gè)工程或課題的組成部分，不僅是各自相對(duì)獨(dú)立的，而且在工作進(jìn)展上也常常不平衡。根據(jù)這種特點(diǎn)，為保證工作正常進(jìn)行和科技檔案的完整、系統(tǒng)，當(dāng)一個(gè)子項(xiàng)工程結(jié)束后，即可先行歸檔。（4）按年度歸檔。按年度歸檔，就是在每年的初始階段，將上一個(gè)年度形成的科技文件整理歸檔。這大體適用于以下三種科技文件。一是活動(dòng)和形成周期較長(zhǎng)，依年度比按階段歸檔更合適的科技項(xiàng)目形成的文件。二是某些自然觀察或觀測(cè)活動(dòng)中形成的科技文件。如氣象、水文等觀測(cè)活動(dòng)，需要每時(shí)、每日、每年均連續(xù)觀測(cè)，反映出時(shí)間連續(xù)性強(qiáng)的特點(diǎn)。對(duì)這些科技活動(dòng)中形成的科技文件，可按年度進(jìn)行歸檔。三是應(yīng)該作為科技檔案歸檔保存的科技管理性文件，一般按年度歸檔。 （5）隨時(shí)歸檔。在下述幾種情況下，科技文件應(yīng)該隨時(shí)歸檔?？萍嘉募?fù)制部門(mén)同科技檔案部門(mén)合一的設(shè)計(jì)單位的施工圖。這樣的單位為了及時(shí)向用戶(hù)（甲方）發(fā)出施工藍(lán)圖，常常對(duì)施工圖隨設(shè)計(jì)隨歸檔隨復(fù)制隨發(fā)出，而不等工程設(shè)計(jì)完畢，甚至不等一個(gè)設(shè)計(jì)階段完畢。歸檔成為科技文件形成、復(fù)制、發(fā)出的中間環(huán)節(jié)。機(jī)密性強(qiáng)的特殊科技文件。由于保密的需要，要求這些科技文件隨形成、隨時(shí)歸檔。外來(lái)文件。例如，外購(gòu)設(shè)備的隨機(jī)圖樣和文字說(shuō)明材料、委托外單位設(shè)計(jì)的科技文件等。為了保護(hù)外來(lái)文件的完整與安全，應(yīng)該隨時(shí)進(jìn)行歸檔。（3）科技文件材料的歸檔份數(shù)。為了維護(hù)科技檔案的完整和滿(mǎn)足日常工作需要，合理地確定科技文件材料的歸檔份數(shù)是完全必要的。技術(shù)檔案室工作暫行通則第八條規(guī)定：凡是需要?dú)w檔的科技文件材料，一般應(yīng)該歸檔份。但是，重要的和使用頻繁的技術(shù)文件材料，可以根據(jù)需要，再將副本一份或兩份，送交科技檔案室，專(zhuān)供日常借閱使用。如有底圖也應(yīng)歸檔。在具體工作中應(yīng)結(jié)合本單位的具體情況和各種科技檔案的特點(diǎn)，便于保管和提供利用，具體確定科技檔案的歸檔份數(shù)。對(duì)少數(shù)必須進(jìn)專(zhuān)業(yè)檔案館永久保存的，應(yīng)按科技檔案進(jìn)館辦法準(zhǔn)備，以便送存。（4）科技文件材料的歸檔要求。凡屬歸檔范圍內(nèi)的科技文件材料，必須收集齊全，保證科技檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，對(duì)歸檔時(shí)有缺損的情況無(wú)法補(bǔ)救的，在“備考表”中注明。凡屬重大工程項(xiàng)目、尖端科學(xué)技術(shù)，具有重要?dú)v史意義的科技文件，要根據(jù)有關(guān)要求，向科技專(zhuān)業(yè)檔案館移交。歸檔的科技文件，必須由歸檔單位技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字。歸檔的科技文件，必須符合國(guó)家和行業(yè)的圖樣標(biāo)準(zhǔn)，材質(zhì)優(yōu)良，圖樣清晰、字跡工整，不得用圓珠筆、鉛筆書(shū)寫(xiě)，不準(zhǔn)使用復(fù)寫(xiě)紙。幾個(gè)單位共同協(xié)作完成的科技項(xiàng)目，主辦單位應(yīng)保存二整套完整的科技檔案，協(xié)作單位保管自己承擔(dān)任務(wù)部分的科技檔案，并將復(fù)制本送交主辦單位保存。歸檔的科技文件，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)行業(yè)和本單位的保密規(guī)定和保管期限表，在保管單位封面上加注密級(jí)和保管期限。歸檔的科技文件，應(yīng)編制移交目錄一式兩份，向科技檔案部門(mén)移交時(shí)，交接雙方在歸檔交接單上簽字并各存一份備查。（四）科技文件歸檔手續(xù)1、編寫(xiě)歸檔文件簡(jiǎn)要說(shuō)明。為了便于對(duì)歸檔文件進(jìn)行檢查和驗(yàn)收，并且有助于日后對(duì)歸檔文件的管理和使用，在歸檔時(shí)，應(yīng)由有關(guān)的歸檔人員編寫(xiě)歸檔文件簡(jiǎn)要說(shuō)明。歸檔文件簡(jiǎn)要說(shuō)明，一般包括下述內(nèi)容：項(xiàng)目名稱(chēng)和代號(hào)；項(xiàng)目的任務(wù)來(lái)源和工作依據(jù)、主要任務(wù)和實(shí)施過(guò)程；項(xiàng)目的科技水平、質(zhì)量評(píng)價(jià)和技術(shù)經(jīng)濟(jì)效益；科技文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的情況；項(xiàng)目主持人和參加人姓名和分工；歸檔文件整理人和說(shuō)明書(shū)撰寫(xiě)人姓名、日期等。2、填寫(xiě)歸檔文件移交清單。 移交清單，是科技文件歸檔和接收的憑證。移交清單由檔案部門(mén)設(shè)計(jì)，移交單位填制一式兩份，歸檔時(shí)交接雙方按清單交點(diǎn)清楚，雙方簽字，各留一份，以備查考。 基層科技檔案部門(mén)，應(yīng)按照上述歸檔制度的各項(xiàng)規(guī)定，檢查、協(xié)助和指導(dǎo)科技業(yè)務(wù)部門(mén)和有關(guān)人員做好科技文件歸檔工作。思考題：1、什么科技文件材料？2、科技文件材料的類(lèi)型有哪些？3、如何理解科技文件材料的積累與歸檔？第四章 科技檔案收集工作第一節(jié) 科技檔案收集工作的意義和要求 一、什么是科技檔案的收集工作 就是根據(jù)集中統(tǒng)一管理檔案的原則，按照一定的歸檔制度，接收本單位各部門(mén)在生產(chǎn)、