文件管理程序1209.doc

系統(tǒng)名稱SYSTEM主 題SUBJECT文件編號 DOCUMENT No.質量管理系統(tǒng)文件管理程序 ES -001PAGE8OF8REVB 修 訂 履 歷 Revision History版本Rev.文件變更編號DCN No.修訂內(nèi)容Revised Content修訂時間Revised Date修訂人AuthorADCN-HYT-1203-001初版發(fā)行2012/3/10章杰BDCN-HYT-1308-011刪除工程變更通知單(ECN)填寫說明2013/8/7蒲莉萍核準APPROVED審核CHECKED承辦PREPAREDBYDATE 目 錄 Catalogue章 節(jié)Chapter內(nèi) 容Content頁 次Page1目 的Purpose22適 用 范 圍 Scope23參 考 文 件Reference24職 責Responsibility235定 義 Definition346作 業(yè) 內(nèi) 容Procedure487記 錄 保 存Record Conservation88附件及附表Attachment81 目的Purpose確保公司質量管理體系文件均能得到正確的控制、流通和應用、使各部門能及時獲得最新有效的文件，并將無效文件立即自所有使用單位收回，將公司標準之制定、分發(fā)、保管、修訂、廢止等有關程序，合理化及標準化，使廠內(nèi)智慧資源得到有效的管理。2 適用范圍Scope2.1 公司內(nèi)產(chǎn)品有關工程技術規(guī)范等文件資料（類似于檢驗規(guī)范，操作指導書等）； 2.2 公司內(nèi)系統(tǒng)運作的有關文件資料（為達成質量管理體系目標的質量手冊、作業(yè)程序、作業(yè)方法、表單）； 2.3 所有外來文件（來自公司外部的重要文件資料）：客戶要求的藍圖規(guī)格、業(yè)界標準、國際標準、相關法律法規(guī)及MSDS等； 2.4 以上資料包括各種媒體資料如硬盤拷貝和電子媒體等。3 參考文件Reference質量管理體系文件編碼原則 記錄控制程序4 職責Responsibility 4.1文控中心負責： 4.1.1 負責廠內(nèi)所有系統(tǒng)文件(如一階/二階/三階/四階/外來文件等)發(fā)行、回收/作廢、移轉、補發(fā)、保管等工作。4.1.2 負責廠內(nèi)所有系統(tǒng)文件制訂/修訂之受理及編碼作業(yè)等。4.1.3 負責對各單位文件管理人員的文件管制工作進行督導。4.1.4不可讓非文控人員自行取用原稿。4.2 文件修訂單位 4.2.1負責本單位文件之制訂/修訂/文件編碼及ECN編碼申請等ECN編碼依質量管理體系文件編碼原則。 4.2.2文件發(fā)行時須附上工程變更通知單并依規(guī)定之格式標準書通常采用A4紙張以活頁裝訂若附圖表可用A3或其它適用的紙張。4.3 使用單位4.3.1 負責將已發(fā)行的文件簽領、倡導/培訓、應用/執(zhí)行、儲存、保密、舊版回交、副本申請等作業(yè)。4.3.2 各單位文件管理員。 4.3.2.1 依據(jù)本作業(yè)規(guī)范執(zhí)行各單位內(nèi)部文件、工程圖面等管制。 4.3.2.2 各單位文件管理人員有異動時應交接充分并主動及時告知文控中心。5 定義 Definition5.1 受控文件：具有制訂、變更、分發(fā)記錄、修訂后須重新分發(fā)、失效及廢止須文控中心依規(guī)定回收及銷毀，并應該隨時保持最新版本的文件，且蓋有文控中心藍色受控章。5.2 非受控文件：印有黑色識別章（復?。┗蛭瓷w任何識別章的文件(文控中心的除外)。5.3 一階文件/手冊：說明公司質量系統(tǒng)及產(chǎn)品質量的指引方向，表明公司的期望、落實質量方針、目標，指明應該做什么（定出方針、目標），是公司建立符合管理體系要求的最基本文件。5.4 二階文件/程序文件：說明公司內(nèi)部各部門間的界面，以及各工序作業(yè)活動的執(zhí)行狀況和程度（何事何時由何人去做）；是手冊中管理重點所延伸引用的下一階文件。5.5 三階文件/作業(yè)標準：程序文件中作業(yè)內(nèi)容所延伸引用的下一階文件，補充說明程序文件的具體執(zhí)行情況（如何做），以及實際工作中另添加的指導性文件，是管理體系各重要作業(yè)程序的運作文件。5.6 四階文件(表單)：是“程序文件”和“三階文件”的支持性文件，包括各類記錄格式、表格、圖表、經(jīng)過作業(yè)產(chǎn)生的圖表、原始記錄的記錄格式，以證明管理體系執(zhí)行的有效性。5.7 外來文件：來自公司外部的文件，如來自客戶圖表、樣品、供應商提供的物質安全資料表（MSDS）、物性表、ICP 報告、機器使用說明書、樣品、承認書、底片、國家標準、國際標準、法令及法規(guī)等。5.8 流程圖中各符號的定義：表示“開始” 表示“過程” 表示“有決策性的過程”表示“結束” 5.9 文件分類： 5.9.1暫行版文件（臨時文件&SWR文件）：版次依英文字母“XN”表示，N:以阿拉伯數(shù)字1、2、3.表示。暫行文件有效期為1個月，到期后按正式版文件作業(yè)，回收文件無需保留（除SWR外）。 5.9.2 正版文件：版次以英文字母(I/O/X除外)大字表示，如A、B、C.表示。6 作業(yè)內(nèi)容Procedure6.1文件編制6.1.1 制作單位依文件管理程序格式或相應該文件規(guī)定來制定新發(fā)文件，文件制作完成后，文控中心依據(jù)質量管理體系文件編碼原則予以編碼并告知申請單位。申請單位依新編碼將編輯OK的文件上交單位主管審核后呈權責部門主管核準。若為跨部門的文件則必須附上文件會簽單呈送相關部門主管會簽審查。OK后交文控中心發(fā)行。6.1.2 ECN簽核流程 文件屬工程技朮方面文件（如BOM/DWG/POP/SOP/SIP/CP等材料清單類）先由公司工程主管簽核并呈交公司品保主管核準文件屬質量系統(tǒng)文件類（如手冊/程序/通用規(guī)范/設備操作規(guī)范類等）呈公司品保主管核準后直接送文控中心發(fā)行。6.2 文件發(fā)布 6.2.1 新訂文件發(fā)行文控中心需確認文件表單格式、會簽結果、編號等是否正確,然后依工程變更通知單 填寫之分發(fā)單位及份數(shù)復印新文件并于各頁上蓋上發(fā)行章發(fā)行給相關使用單位。并記錄于工程圖面/文件分發(fā)簽收表原稿由文控中心存檔。 6.2.2 修訂文件發(fā)行 6.2.2.1已發(fā)行的文件因作業(yè)要求需變更文件時申請單位須填寫工程變更通知單并附上修訂之文件經(jīng)部門主管審核后交文控中心發(fā)行及資源變更維護以維持書面文件與綱上資源系統(tǒng)保持最新版本并一致。對于跨部門之文件修訂必須附上文件會簽單呈送相關部門主管審查。同一編碼的文件修訂后，必須升級版本（如第一次修訂：文件版本為B,第二次修訂：版本為C,依此類推直到版本為Z）；當文件重新編碼，則文件必須以新版文件發(fā)行,版本為A；正版文件嚴禁人員手動修訂，如因作業(yè)需求可先申請SWR作業(yè)，后需1周內(nèi)完成正版發(fā)行。6.2.2.2受控文件最新版修訂內(nèi)容須用下劃線標注出來 A.后一次變更需將前一次下劃線取消 B.受控文件修訂需在修訂內(nèi)容下用下劃線標示 C.修訂履歷須明確填寫修訂的項次和前一次的ECN編號文件修訂的發(fā)行必須先將舊版收回方可發(fā)行新版并登錄在舊版/作廢文件回收登記表上。 6.2.3文控中心需建立工程變更通知索引表將所有文件的清單清楚的標明最新版本狀態(tài)及發(fā)行日期。6.3文件作業(yè) 6.3.1品規(guī)向信息單位申請的文件版次更新維持電子檔與書面文件為最新版本。 6.4保密作業(yè) 6.4.1文件資料依保密程序分為一般和機密 兩個等級。 6.4.2涉及客戶及公司重要信息資源對公司營運有重大影響之智慧財產(chǎn)文件為機密文件其它為一般文件。 6.4.3機密文件需在顯著位置標明機密字樣（一般要求右下角）一般文件則不需標示保密等級。凡機密文件核定人審核時需嚴格控制和核定分發(fā)單位核對正確后方可辦理發(fā)行。 6.5外來文件接收與分發(fā)6.5.1 文控中心在收到外來文件時首先進行文件查核如有發(fā)現(xiàn)少頁/文件不清晰文件必須予以退回。確認無誤后依據(jù)質量管理體系文件編碼原則進行編碼作業(yè)后根據(jù)外來文件發(fā)行需求表上所需求的分發(fā)單位及份數(shù)在外來文件簽收登記表作記錄。對有ECN提案之文件文控中心根據(jù)文件所指定分發(fā)單位辦理發(fā)行。對無ECN提案的文件文控中心登錄蓋章后依據(jù)來文責任單位書面告知之分發(fā)單位進行發(fā)行。 6.5.2當外來文件有新版需發(fā)行時則由文控中心依據(jù)6.5.1作業(yè)并回收舊版文件且登記在舊版作廢外來文件回收登記表上。6.6文件管制作業(yè) 6.6.1遺失補發(fā)作業(yè) 6.6.1.1使用單位副本遺失由部門主管清查原因填寫工程圖面文件遺失狀況說明表并經(jīng)部門主管及文控中心會簽后填寫工程圖面文件副本申請單由部門主管核定交文控中心進行補發(fā)作業(yè)，蓋章日期為文控補發(fā)作業(yè)日期。 6.6.1.2文控中心原稿遺失 由文控中心通知制作單位重新制作并填寫工程變更通知單重新發(fā)行，且由文控中心主管調(diào)查原因以預防再發(fā)生。經(jīng)由制作單位重新制作原稿由遺失單位填寫工程變更通知單并依據(jù)ECN變更作業(yè)將原稿舊版作廢重新升版發(fā)行以避免版次混淆。 6.6.2申請作業(yè) 6.6.2.1非ECN指定之分發(fā)單位欲臨時申請副本或申請調(diào)閱時需向發(fā)行之文控中心申請并填寫工程圖面/文件副本申請單或工程圖面/文件調(diào)閱申請單，使用完后需回收文控中心。 6.6.2.2申請單位如需長期擁有該份文件時需在工程圖面/文件副本申請單中變更是否列為分發(fā)單位欄勾選以通知文控中心將變更發(fā)行列入分發(fā)單位。 6.6.3移轉作業(yè) 6.6.3.1文件資料移轉時雙方應建立書面記錄工程圖面/文件移轉單并經(jīng)雙方主管核準。 6.6.3.2移轉單位須將文件管制移轉資料如實填寫移轉中如遺失按遺失作業(yè)規(guī)定處理。 6.6.3.3工程圖面/文件移轉單副本須交文控中心備案。 6.6.4作廢銷廢作業(yè) 6.6.4.1ECN發(fā)行后舊版文件于ECN正式生效后停止使用并作廢文控中心發(fā)行新版時堅持以舊換新原則并負責集中銷廢舊版文件。對不能收回舊版之單位須追究資料保管人責任并知會相關單位此文件已發(fā)新版舊版作廢停止使用。 6.6.4.2文控中心原稿資料作廢依據(jù)記錄控制程序之保存期限由文控中心統(tǒng)一保存保存期限到期時則由文控中心統(tǒng)一銷毀并建立目錄工程圖面/文件銷毀明細表并經(jīng)部門主管確認方可進行。6.7審核及核準權限類別審核核準手冊(一階)管理者代表最高主管程序(二階)權限單位主管管理者代表標準操作標準部門主管部級主管(代理人)或以上檢驗標準作業(yè)標準點檢標準試驗標準校正標準作業(yè)規(guī)范各作業(yè)規(guī)范部門主管 部級主管(代理人)成型條件表外來文件客戶檢驗標準通用技朮其它文控中心依外來文件編碼原則編碼并核對版本文控中心發(fā)行若原文譯成中文則納入標準化技朮資料管理代表6.8文件儲存 正版文件發(fā)行后原件由文控中心負責保管(不需加蓋任章)。7 記錄保存Record Conserva