域操作 郵件合并.doc

學(xué)習(xí)內(nèi)容（1）了解域的分類。（2）學(xué)會插入域和查看域。（3）掌握更新域。（4）掌握編輯域。（5）對域進(jìn)行切換。（6）掌握運(yùn)用【郵件合并】任務(wù)窗格進(jìn)行郵件合并。（7）靈活運(yùn)用【郵件合并】工具欄中的各項(xiàng)命令。1.域的分類編號域、等式和公式域、鏈接和引用域、日期和時(shí)間域、索引和目錄域、文檔信息域、文檔自動(dòng)化域、用戶信息域和郵件合并域。2.插入域運(yùn)用【日期格式】命令插入域（1）執(zhí)行菜單欄中的【插入】/【域】命令，彈出【域】對話框。（2）在【類別】命令中，單擊下方的選項(xiàng)框，彈出下拉菜單，根據(jù)需要插入的文檔信息，選取需要的類別選項(xiàng)。（3）選取了類別選項(xiàng)后，下方【域名】選項(xiàng)內(nèi)容會隨之變化，在其中單擊【Date】選項(xiàng)。（4）【日期格式】選項(xiàng)框中出現(xiàn)了不同樣式的日期選項(xiàng)，單擊其中一種，該選項(xiàng)便被定義到上方的文本框中。（5）單擊對話框中的按鈕，會顯示出被定義日期樣式的域代碼。（6）單擊按鈕，便被插入文檔中。運(yùn)用【選項(xiàng)】按鈕插入域（1）執(zhí)行菜單欄中的【插入】/【域】命令，在彈出【域】對話框設(shè)置選項(xiàng)。（2）單擊對話框中的按鈕，會出現(xiàn)一個(gè)按鈕，單擊該按鈕，彈出【域選項(xiàng)】對話框。（3）在【日期/時(shí)間】選項(xiàng)欄中，選取域代碼，單擊按鈕，選取的域代碼被定義到下方的【域代碼】命令文本框中。（4）單擊按鈕，返回到【域】對話框中，再單擊按鈕，設(shè)置的域被插入到文檔中。3.查看域（1）打開插入域的文檔文件。（2）敲擊鍵盤中的Alt+F9鍵，此時(shí)插入的所有域變?yōu)橛虼a效果。（3）再次敲擊鍵盤中的Alt+F9鍵，返回原來的效果。4.更新域（1）將域選取，敲擊鍵盤中的F9鍵。（2）將多個(gè)域一起選取，再敲擊鍵盤中的F9鍵，進(jìn)行更新。（3）要更新文檔中的所有域，可執(zhí)行菜單欄中的【編輯】/【全選】命令，將文檔全部選取，再敲擊鍵盤中的F9鍵，所有域便被更新。（4）對于頁眉、頁腳、腳注和尾注中插入的域，就需要進(jìn)行單獨(dú)更新。5.編輯域（1）運(yùn)用光標(biāo)將插入的域選取。在域的位置，單擊鼠標(biāo)右鍵，彈出下拉菜單。（2）在下拉菜單中，執(zhí)行【編輯域】命令，將打開【域】對話框，在該對話框中，可以對域進(jìn)行重新設(shè)置。設(shè)置完成后，單擊按鈕，域便被編輯。切換域代碼（1）在文檔中插入一個(gè)時(shí)間域。（2）在域的位置，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的下拉菜單中，執(zhí)行【切換域代碼】命令。執(zhí)行此命令后，插入的域被轉(zhuǎn)換成域代碼。（3）如果想再切換回原來效果，再次執(zhí)行【切換域代碼】命令即可。為文稿添加域（1）打開“憲法關(guān)系”文件。執(zhí)行菜單欄中【視圖】/【頁眉和頁腳】命令進(jìn)入頁眉和頁腳的編輯狀態(tài)。（2）執(zhí)行菜單欄中的【插入】/【域】命令，在彈出的【域】對話框中，設(shè)置選項(xiàng)。選項(xiàng)設(shè)置完成后，單擊按鈕，插入了文檔名稱的域代碼。（3）在插入的域位置，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的下拉菜單中，執(zhí)行【切換域代碼】命令。（4）用光標(biāo)將插入的域文字選取，執(zhí)行菜單欄中的【格式】/【字體】命令，在彈出的【字體】對話框中，設(shè)置選項(xiàng)。單擊按鈕，插入域的字體樣式被編輯。（5）將光標(biāo)放置在頁腳處，執(zhí)行菜單欄中的【插入】/【域】命令，在彈出的【域】對話框中，設(shè)置選項(xiàng)。選項(xiàng)設(shè)置完成后，單擊按鈕，插入了頁碼。（6）單擊【格式】工具欄中的按鈕，可將頁碼移動(dòng)到中心位置。（7）單擊【頁眉和頁腳】工具欄中的按鈕，完成了在頁眉和頁腳插入域的操作。（8）將光標(biāo)放置在文稿內(nèi)容的底端，執(zhí)行菜單欄中的【插入】/【域】命令，在彈出【域】對話框中，再設(shè)置選項(xiàng)。（9）單擊按鈕，在彈出的【域選項(xiàng)】對話框中，選取域代碼，再單擊按鈕，選取的域代碼被定義到下方的【域代碼】命令文本框中。（10）單擊按鈕，返回到【域】對話框中，再單擊按鈕，設(shè)置的時(shí)間域被插入到文檔中。6.【郵件合并】任務(wù)窗格（1）執(zhí)行菜單欄中的【工具】/【信函與郵件】/【郵件合并】命令，彈出【郵件合并】任務(wù)窗格。（2）在【郵件合并】任務(wù)窗格中，包含的文檔類型：信函、信封、標(biāo)簽、目錄。（3）選取文檔類型后，單擊【郵件合并】任務(wù)窗格下方的“下一步：正在啟動(dòng)文檔”，進(jìn)入選項(xiàng)窗格中。（4）【選擇開始文檔】命令中包含三種選項(xiàng)：使用當(dāng)前文檔、模板開始和從現(xiàn)有文檔開始（5）在【選擇開始文檔】命令中，選取【從現(xiàn)有文檔開始】選項(xiàng)，在下方單擊按鈕，在彈出的【打開】對話框中，選取寫好的信函文件。（6）單擊下方的“下一步：選擇收件人”，進(jìn)入【選擇收件人】選項(xiàng)窗格。（7）在【選擇收件人】選項(xiàng)中也包含了三個(gè)選項(xiàng)：使用現(xiàn)有列表、從Outlook聯(lián)系人中選取和鍵入新列表。（8）選擇【鍵入新列表】選項(xiàng)，單擊按鈕，彈出【新鍵地址列表】對話框，在該對話框中，可以輸入出相關(guān)的地址信息。（9）輸入地址信息后，單擊按鈕，在彈出的【保存通迅錄】對話框中，輸入文件名進(jìn)行保存。（10）單擊按鈕，彈出【郵件合并收件人】對話框，。（11）再單擊對話框下方的“下一步：撰寫信函”，進(jìn)入“撰寫信函”選項(xiàng)窗格，單擊【其他項(xiàng)目】選項(xiàng)，彈出【插入合并域】對話框。（12）在該對話框中，可以將需要的域插入文檔中，單擊按鈕，結(jié)束該任務(wù)。（13）單擊“下一步：預(yù)覽信函”進(jìn)入【預(yù)覽信函】選項(xiàng)窗格，在此可以查看到窗體信函加入個(gè)人信息的外觀情況。（14）繼續(xù)單擊“下一步：完成合并”進(jìn)入了【完成合并】選項(xiàng)窗格，此時(shí)郵件合并就基本完成了。（15）在【完成合并】選項(xiàng)窗格中，單擊【打印】選項(xiàng)，在彈出的對話框中，可以選擇文檔三種打印方式。（16）在【完成合并】選項(xiàng)窗格中，單擊【編輯個(gè)人信函】選項(xiàng)，在彈出的對話框中，可以選擇文檔三種合并方式。選擇之后，可以對這些信函進(jìn)行一一編輯。7.【郵件合并】工具欄（1）執(zhí)行菜單欄中的【視圖】/【工具欄】/【郵件合并】命令，彈出【郵件合并】工具欄。（2）【設(shè)置文檔類型】：這是設(shè)置郵件合并文檔的快捷方式。選項(xiàng)包括“信函”、“電子郵件”、“信封”、“標(biāo)簽”和“目錄”?！敬蜷_數(shù)據(jù)源】：打開一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)瀏覽窗口來追蹤和打開需要使用的數(shù)據(jù)源?！臼占恕浚哼\(yùn)用該命令，可以查閱收件人的各項(xiàng)信息。【地址塊】：可以設(shè)置出精確的地址信息?！締柡蛘Z句】：該命令可以在信函中插入問侯信息。【插入域】：將設(shè)置完成的收件人信息，插入文檔中。【插入Word域】：運(yùn)用此按鈕，可以插入一些另一種種類的Word域?！静榭春喜?shù)據(jù)】：它讓你預(yù)覽插入數(shù)據(jù)的郵件合并文檔?！竞喜⒂虻准y】：把文檔中的合并域突出顯示，你可以準(zhǔn)確看到來自數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)所插入的位置。但底紋是不會打印出來的?！居蛴成洹浚嚎梢栽O(shè)置數(shù)據(jù)庫中的附加信息與“郵件合并”的地址是否相匹配?！緮U(kuò)散標(biāo)簽】：當(dāng)使用郵件合并創(chuàng)建郵件標(biāo)簽時(shí)，此命令可以復(fù)制郵件合并文檔中的一個(gè)標(biāo)簽及所有標(biāo)簽的域從而節(jié)省你的時(shí)間。【首記錄、上一記錄、定位記錄、下一記錄、尾記錄】：運(yùn)用此控制可以在合并文檔間移動(dòng)?！静檎覘l目】：此選項(xiàng)可以根據(jù)關(guān)鍵詞搜索特殊記錄。【檢查錯(cuò)誤】：單擊此按鈕，可以在打印之前檢查合并文檔的錯(cuò)誤?！竞喜⒌叫挛臋n】、【合并到打印機(jī)】、【合并到電子郵件】、【合并到傳真】：運(yùn)用這些按鈕，可以選擇郵件合并程序的最終輸出方式。實(shí)踐信函的制作（1）執(zhí)行菜單欄中的【工具】/【信函與郵件】/【郵件合并】命令，在彈出的【郵件合并】任務(wù)窗格中，點(diǎn)選【信函】選項(xiàng)。（2）選取文檔類型后，單擊【郵件合并】任務(wù)窗格下方的“下一步：正在啟動(dòng)文檔”，點(diǎn)選【從模板開始】。（3）單擊按鈕，在彈出的【選項(xiàng)模板】對話框中，設(shè)置選項(xiàng)。單擊按鈕，在文檔中打開了信函模板。（4）單擊 “下一步：選擇收件人”，點(diǎn)選【鍵入新列表】命令。單擊按鈕，彈【新鍵地址列表】對話框。（5）單擊對話框中的按鈕，彈出【自定義地址列表】對話框，選取不需要的信息，單擊按鈕，將其刪除。（6）選取【地址行1】選項(xiàng)，單擊按鈕，在彈出【重命名域】對話框中，更改域名為“地址行”。（7）單擊按鈕，【新鍵地址列表】對話框中編輯地址信息。（8）在【新鍵地址列表】對話框中，逐一輸入收件人，輸入好一個(gè)人的信息就單擊按鈕，繼續(xù)下一個(gè)人的信息輸入。（9）輸入完收件人后，單擊按鈕，在彈出的【保存通迅錄】對話框中，輸入文件名將其進(jìn)行保存。單擊按鈕，彈出【郵件合并收件人】對話框。（10）單擊按鈕，單擊【郵件合并】任務(wù)窗格下方的“下一步：撰寫信函”然后在模板中編寫信函內(nèi)容。（11）將光標(biāo)放置在信函用戶名的位置，單擊按鈕，在彈出的【插入合并域】對話框中，選取【名字】選項(xiàng)。（12）單擊按鈕，名字域插入光標(biāo)所在位置。（13）再單擊【郵件合并