企業(yè)郵箱管理制度.docx

企業(yè)郵箱管理制度1、 目的為規(guī)范化企業(yè)郵箱的管理與使用，保障郵件系統(tǒng)的高效運行，特制訂本制度。2、 權(quán)責(zé)2.1 總經(jīng)辦2.1.1 負責(zé)企業(yè)郵箱系統(tǒng)運行維護及安全管理。2.1.2 負責(zé)企業(yè)郵箱的創(chuàng)建、收回、群組劃分、密碼重置等賬戶相關(guān)的管理工作。2.1.3 負責(zé)企業(yè)郵箱管理員、分級管理員的授權(quán)管理。2.1.4 負責(zé)企業(yè)郵箱使用過程中的答疑與技術(shù)支持工作。2.1.5 負責(zé)對已收回的企業(yè)郵箱進行后期監(jiān)管，并有權(quán)對有效信息進行分發(fā)、處置。2.1.6 負責(zé)企業(yè)郵箱使用情況的監(jiān)控、信息統(tǒng)計與發(fā)布，對長期不使用或者違規(guī)使用的郵箱有權(quán)停止使用。2.1.7 負責(zé)企業(yè)郵箱相關(guān)制度的制定、修訂與解釋。2.2 人力資源部2.2.1 負責(zé)為新入職的員工登記網(wǎng)絡(luò)資源申請表再交由總經(jīng)辦統(tǒng)一開通2.2.2 負責(zé)及時統(tǒng)計離職（含辭退）員工信息交接，通知總經(jīng)辦注銷相關(guān)人員郵箱，并定期通知總經(jīng)辦相關(guān)的人事信息更新。2.2.3 負責(zé)安排新員工學(xué)習(xí)企業(yè)郵箱相關(guān)的制度、規(guī)定及使用。2.3 部門2.3.1 負責(zé)企業(yè)郵箱相關(guān)規(guī)章制度的落實，確保員工按要求規(guī)范化使用郵箱。2.3.2 負責(zé)部門內(nèi)員工分配的企業(yè)郵箱賬戶及信息安全。3、 賬戶管理3.1 個人郵箱開通3.2 新員工正式入職后，人力資源部門應(yīng)及時登記網(wǎng)絡(luò)資源申請表再交由總經(jīng)辦統(tǒng)一開通3.1.1 新員工登陸網(wǎng)站平臺后，自主激活企業(yè)郵箱賬戶。首次登陸即修改個人密碼。3.1.2 現(xiàn)有員工需申請注冊企業(yè)郵箱的，由本人填寫登記網(wǎng)絡(luò)資源申請表交由主管或部門負責(zé)人批準后再交由總經(jīng)辦開通3.3 賬戶收回與密碼管理3.2.1 員工經(jīng)過人力資源部辦理完成離職手續(xù)后將收回其使用的個人郵箱賬戶。被辭退或自動離職的人事部門應(yīng)第一時間以書面通知向總經(jīng)辦提交注銷申請。3.2.2 有權(quán)使用對外公共郵箱的員工轉(zhuǎn)崗或離職后，郵箱管理員應(yīng)及時更新密碼；若郵箱管理員離職，則由部門負責(zé)人指派新郵箱管理員，并重置密碼。3.2.3 郵箱密碼遺忘或者被遭他人惡意篡改后，員工本人應(yīng)及時與總經(jīng)辦聯(lián)系進行密碼重置。4、 使用規(guī)定4.1 使用范圍4.1.1 企業(yè)郵箱為員工工作交流時的唯一指定郵箱。4.1.2 公司內(nèi)部的工作交流包括：通知、通報、通告、新聞、工作報告、會議紀要、決議、資源請求、征求意見等。4.1.3 公司對外的工作交流包括：信息發(fā)布、客戶聯(lián)絡(luò)、客戶關(guān)懷，技術(shù)答疑、資料傳遞等。4.1.4 除工作交流之外的其它用途不得使用企業(yè)郵箱。4.2 基本要求4.2.1 使用企業(yè)郵箱必須遵守國家有關(guān)的法律法規(guī)，不得侵犯國家的， 社會的，集體的利益和他人的合法權(quán)益。4.2.2 使用企業(yè)郵箱必須遵守公司的相關(guān)制度與規(guī)定，不得從事危害公司安全、泄露公司秘密、損毀公司聲譽等不利于公司的行為。4.2.3 個人企業(yè)郵箱僅限本人使用，不得擅自授權(quán)他人使用。4.2.4 公共企業(yè)郵箱僅限對外包括_的相關(guān)人員使用，且發(fā)送郵件時應(yīng)附帶發(fā)件人具體的聯(lián)系信息。4.2.5 員工應(yīng)對其使用郵箱的賬戶安全負責(zé)，防止用戶名、密碼信息泄露。4.2.6 用戶應(yīng)及時查看郵件，保證每個工作日至少查看兩次，或者配置郵件客戶端軟件及時收取郵件。5 附則