分公司行政管理制度.doc

-精品word文檔 值得下載 值得擁有-新城建工泰安分公司行政管理制度一 、禮儀紀律1、行政管理部負責對公司全體員工的禮儀、辦公紀律、出勤、外出等事項的全面監(jiān)督；2、行政部負責人發(fā)現(xiàn)不當現(xiàn)象，可簽發(fā)“提示單”以提示警告，并報備有關(guān)部門主管；3、 行政部確認獎懲事實，可提請有關(guān)主管研究提出獎懲申請；4、 對公司禮儀紀律現(xiàn)象，行政部與各部門經(jīng)理均可直接向總經(jīng)理提出。二 、工作計劃與報告沒有計劃的行為是無效率的行為。公司強調(diào)對公司、部門、員工行為的計劃性要求，用以明確和把握我們的工作方向，同時提高工作效率與工作效益。因此，通過對計劃體系的規(guī)定，并通過相關(guān)計劃流程和計劃表格的制作，實現(xiàn)工作計劃的確立、執(zhí)行和評估。（一）公司、部門年度發(fā)展計劃1、 公司董事長、總經(jīng)理、部門經(jīng)理于每一會計年度底應(yīng)該制定下一會計年度的發(fā)展計劃。2、 公司年度發(fā)展計劃經(jīng)公司主要高層領(lǐng)導(dǎo)人討論制作，公司高管核準同意后確定執(zhí)行。3、 部門年度發(fā)展計劃經(jīng)部門主要領(lǐng)導(dǎo)人員討論制作，公司總經(jīng)理核準同意后確定執(zhí)行。4、 公司、部門年度發(fā)展計劃是部門、人員月度工作計劃的基礎(chǔ)和依據(jù)。5、 公司、部門年度發(fā)展計劃是對公司、部門經(jīng)營發(fā)展的評價基礎(chǔ)。6、 年度計劃流程總經(jīng)理公司計劃草案報告高管核準報告各部主管稽核部門計劃草案總經(jīng)理核準執(zhí) 行（二）部門、員工月度工作計劃1、 部門經(jīng)理、公司員工在每月度底分別進行部門、員工下月度工作計劃安排。2、月度工作計劃通過對月度工作計劃表的制作來完成，在該表格中應(yīng)該相應(yīng)地填寫部門、員工下月工作內(nèi)容安排和時間控制。3、 員工月度工作計劃交部門經(jīng)理核準同意后確定執(zhí)行。4、 部門月度工作計劃交總經(jīng)理核準同意后確定執(zhí)行。5、 月度工作計劃的完成情況將作為部門、員工工作評估的主要依據(jù)之一。6、 年度月度工作計劃公司年度計劃部門經(jīng)理計劃草案報告部內(nèi)員工總經(jīng)理核準報告稽核計劃草案經(jīng)理核準執(zhí) 行（三）員工日工作時間控制計劃1、公司員工通過日工作時間控制表進行日工作時間計劃與安排控制。2、公司員工應(yīng)該按照“日工作時間控制表填寫規(guī)定”在規(guī)定的時間按照規(guī)定的項目如實填寫并上交公司行政管理部。3、在日工作時間控制表中體現(xiàn)出員工對每日工作安排的合理性與計劃性，反映員工每日工作的效益性與非效益性，因此，該表格將作為對員工考核的主要依據(jù)之一，同時也是員工用于控制時間、提高效率、自我評估的依據(jù)。4、日工作時間控制表是公司對外服務(wù)的重要計費依據(jù)。5、日工作計劃流程部門月度計劃部門主管報 告稽 核員工日計劃執(zhí) 行三 、會議管理 1、會議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。公司會議區(qū)分為定期例會與非定期會議，規(guī)定的人員必須準時參與，指定人員作好會議記錄，與會人員遵守會議秩序安排同時提高會議效率。2、 定期例會會議名稱時間安排參加人員會議內(nèi)容召集/主持人員早會8:30-8:45各部門人員對接一天相互協(xié)調(diào)工作，掌握工作進度部門經(jīng)理部門周例會每周五15:00各部門人員總結(jié)本周工作及下周計劃部門經(jīng)理經(jīng)理周例會每周六上午9:00-11:00總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理匯報各部門一周工作情況及下周工作計劃，討論工作中存在問題行政管理部/總經(jīng)理月度總結(jié)、規(guī)劃會議每月度最后一天下午總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理上月度工作總結(jié)月度工作規(guī)劃報告、各部門月度工作協(xié)調(diào)行政管理部/總經(jīng)理質(zhì)量管理會每月初第一天上午總經(jīng)理、副總經(jīng)理、工程部經(jīng)理、質(zhì)量管理部經(jīng)理總結(jié)上月工程質(zhì)量及問題，安排本月質(zhì)量目標工程部總經(jīng)理安全管理會每月度第一天下午總經(jīng)理、副總經(jīng)理、工程部經(jīng)理、安全管理部經(jīng)理總結(jié)上月安全問題，安排本月安全目標工程部總經(jīng)理月度生產(chǎn)調(diào)度會每月度中旬總經(jīng)理、工程部經(jīng)理、施工中各口負責人工程方面內(nèi)容工程部總經(jīng)理員工大會每季度最后一個月月底總經(jīng)理及全體員工經(jīng)營總結(jié)、工作安排、其他相關(guān)內(nèi)容行政管理部/總經(jīng)理董事會會議每年度一次董事長、董事、總經(jīng)理公司重大事項決議總經(jīng)理/董事長3、非定期會議會議名稱時間安排參加人員會議內(nèi)容召集/主持人員公司發(fā)展研討會不定時董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門經(jīng)理、主要經(jīng)營業(yè)務(wù)人員就市場拓展、業(yè)務(wù)推廣、公司經(jīng)營等相關(guān)事項的討論行政部/總經(jīng)理臨時會議不定時總經(jīng)理、副總、部門經(jīng)理、其他有關(guān)人員特殊事宜行政部/總經(jīng)理新業(yè)務(wù)拓展跟蹤會不定時總經(jīng)理、相關(guān)業(yè)務(wù)人員新業(yè)務(wù)進展及問題行政部/總經(jīng)理董事會臨時會議不定時董事長、董事、總經(jīng)理公司經(jīng)營特殊重大事宜總經(jīng)理/董事長（三）會議安排A、公司內(nèi)會議由行政部安排，部門內(nèi)會議由各部自行安排B、主會人會前一天需向秘書（行政部）告知會議安排、會議內(nèi)容C、秘書（行政部）須提前四小時以上書面通知與會人地址、時間、內(nèi)容D、秘書（行政部）負責會場安排與整理E、開會期中，秘書（行政部）負責記錄；并于會后將會議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案3、會議流程會議計劃會議計劃單秘 書會議通知通 知安 排記 錄摘要備案四、辦公設(shè)備管理1、電腦1.1行政部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)；1.2根據(jù)保密原則需要，由行政部對行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電腦密碼1.3員工在所屬部門目錄下設(shè)立個人子目錄1.4員工不得私設(shè)電腦密碼2傳真機、復(fù)印機：2.1由公司行政部統(tǒng)一管理與使用2.2建立嚴格的使用登記制度2.3未經(jīng)許可，個人不得自行操作使用3可運用狀態(tài)維護3.1行政部負責電腦、傳真機復(fù)印機的檢查、保養(yǎng)和維修,保證設(shè)備的可運用狀態(tài)五、文書作業(yè)1、復(fù)印1.1公司復(fù)印作業(yè)由行政部秘書統(tǒng)一執(zhí)行1.2一般文件由各部門委托人員口頭交托行政秘書13客戶資料、服務(wù)文本、公司級文檔等特殊文件，需填寫復(fù)印委托單（文件名、秘級、用途、裝訂要求等）經(jīng)上級主管批準后執(zhí)行復(fù)印1.4秘書于復(fù)印、裝訂作業(yè)后，須填寫復(fù)印裝訂登記表（日期、內(nèi)容、頁數(shù)、復(fù)印機碼、批準人、保密標識等）1.5復(fù)印流程各部門復(fù)印委托單復(fù)印委托核準復(fù)印裝訂登記復(fù)印裝訂保密標識各部門六 收發(fā)文1、文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。新城建工公司的泰安分公司定的每一位員工都負有文件管理的責任或義務(wù)。2、本公司對外文件之收發(fā)的責任者為指定專人-行政部統(tǒng)一辦理，她是各級文件管理的直接承擔者。附收、發(fā)文登記表3、行政部文員在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時編號、登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在“收文簽字 簿”上簽收，文員對有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結(jié)果，并對文本進行復(fù)印和留檔。4、公司的各類文件均屬內(nèi)部機密文件,文員不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經(jīng)濟處罰、除名或追究法律責任。屬一般業(yè)務(wù)便函，只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦。5、 本公司對外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見文檔管理制度。6、文件傳真的發(fā)文工作亦由文員人員負責，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文員處登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人。凡對外報送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。7、對一些機密文件,需在文件頁首加蓋印章,以防止隨意傳播。8、每月未，文員應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門主管確認的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀，報行政管理部備查。附檔案資本銷毀情況記錄表9、文件管理應(yīng)參見文檔管理制度規(guī)定辦理。對公司所有訂閱的報刊由專項負責人將重要信息摘錄后交文員按分類歸檔，文員必須做好登記造冊工作。每月未，文員應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。10、每半年將經(jīng)各部門主管確認的確無用之文、報刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況,對破損的檔案進行修補、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。保密標識發(fā)函發(fā)文收函登記表發(fā)函打印傳真用印流程發(fā)文登記表責任人：文員、總臺監(jiān)督人：業(yè)務(wù)、行政經(jīng)理總臺電話文員送郵快遞信件分理復(fù)印存檔用公司印主管簽字責任人：文員、GM秘書監(jiān)督人：行政經(jīng)理總經(jīng)理登記歸檔秘書篩選主管歸檔總經(jīng)理業(yè)務(wù)部門公函歸檔私函自理部門信函個人信函行政部簽收信函收文11、 收發(fā)文流程 七 、 用印1、公司所有印鑒歸行政部統(tǒng)一管理，財務(wù)章除外。2、公司所有印鑒總經(jīng)理簽批后方可蓋印，總經(jīng)理不在，電話請示，行政部備案，于總經(jīng)理回公司后補簽批流程。3、本公司以公司名義對外之行文由行政部負責蓋印。4、公司各部申請簽章及總經(jīng)理、董事長職章，應(yīng)提出申請(匯簽)經(jīng)上級核準后交行政部，由行政部登記于登記表，負責蓋印。公司章合同章法人章財務(wù)章用印申請單申請單歸類申請人行政文員用印部門經(jīng)理用印申請5、用公司印流程 總經(jīng)理簽批責任人：行政文員監(jiān)督人：行政副總八、文檔1、圖書雜志1.1公司所屬圖書是專供相關(guān)公司內(nèi)人士參閱，由行政部統(tǒng)一保管，于每年6月、12月下旬詳實盤點。1.2、文員應(yīng)將圖書書名、出版社名稱、數(shù)冊、金額按類型編號，各部門員工由于工作需要借閱的須在文秘處登記借期、歸還期。如遇清點期限或公務(wù)上需參考將隨時通知收閱,借書人不得拒絕。附圖書登記冊1.3、一般情況下，圖書只得在公司內(nèi)閱讀，借書冊數(shù)以三冊為限，借書期限不得超出過二周，若要續(xù)借者，重新到行政部處登記。1.4、對圖書有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。責任人：文員監(jiān)督人：行政經(jīng)理按時回庫圖書借閱登記表圖書清點報告借書人每月清點一次文員登記借閱圖書登記表入庫文員登記圖書購進1.5、圖書管理流程2、專業(yè)資料2.1資料分類：公司搜集的各種公司業(yè)務(wù)文本、流程、企劃案、制度、顧問業(yè)理論等文件正本及復(fù)印件；公司由政府主管部門購買的政策法規(guī)；公司各類剪報;公司搜集的各類行業(yè)（如建材、裝飾等）材料；公司施工前期、中期、后期所有與項目有關(guān)的憑據(jù)、圖紙、合同、協(xié)議、文本等。2.2公司資料只可于公司內(nèi)借閱當天歸還，不得攜出司外，特殊情況需復(fù)印者，須填報復(fù)印申請批準2.3資料管理流程資料整理登記表復(fù)印申請借閱登記定時清點保密標識借閱人復(fù)印人申請登記復(fù)印借閱入 庫登記注冊當天回庫清點報告3、辦公文檔3.1、行政管理部負責對公司全體員工的辦公文檔進行系統(tǒng)管理3.2、行政人員辦公文檔設(shè)：工作計劃與報告；會議紀要；司內(nèi)行政；3.3、業(yè)務(wù)人員辦公文檔設(shè)：工作計劃與報告；司內(nèi)行政；談項目A、B、C；執(zhí)行項目A、B、C八、 訪客接待 1、來本公司之賓客由行政部負責接待。2、接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關(guān)主管部門聯(lián)系接洽。3、電話接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項并向有關(guān)主管匯報。責任人：總臺、秘書、文員監(jiān)督人：各級主管秘書上茶文員上茶出迎進辦公室出迎進接待室出迎進專案室電話秘書電話受訪人電話業(yè)務(wù)員總臺應(yīng)對董事長/GM朋友朋友客戶推銷商行政部訪客4、訪客接待流程十 、辦公用品1、文具1.1、行政部負責辦公文具的采購與領(lǐng)用登記1.2行政部須特別注意隨時檢查復(fù)印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業(yè)務(wù)程序的正常進行1.3、辦公用品及低值易耗品要求以舊換新1.4、行政部負責茶、水等日用品的采購與使用登記1.5、定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時購買補充，以保證正常的辦公秩序1.6、公司舉辦培訓(xùn)、講座等大型活動時，行政部應(yīng)及時了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動的正常進行十一 、 采購1、公司辦公日用品和低耗品由行政管理部在為公司節(jié)約總成本和控制辦公費用總額度的基礎(chǔ)上統(tǒng)一購置。2、辦公設(shè)備維修、郵件投遞等業(yè)務(wù)委托中行政部統(tǒng)一處理。3、行政部須對固定供應(yīng)商建立完整的檔案系統(tǒng)，以節(jié)約成本之原則，選擇、跟換供應(yīng)商。4、公司各業(yè)務(wù)部門將需要購置的固定資產(chǎn)以申請單形式上報行政管理部，經(jīng)批準后，由行政管理部對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應(yīng)商、價格進行統(tǒng)計、分析、比較，作出清單，遞交總經(jīng)理批示，經(jīng)批準后由行政管理部下達采購指令，予以履行同供應(yīng)商進行市場詢價、報價、談判及草擬合同條款，最后確定采購價格及合同條款，委任采購人員進行其它后續(xù)工作。合同文本交行政管理部門備案。驗收付款流程定貨合同采購申請單大宗采購一般采購詢價/比價單通報會計GM復(fù)議詢價/比價行政專員固定供應(yīng)商/商店行政專員GM批示采購申請責任人：行政專員監(jiān)督人：行政經(jīng)理2、 采購作業(yè)流程責任人：行政經(jīng)理、財務(wù)監(jiān)督人：總經(jīng)理資產(chǎn)登記表行政資產(chǎn)管理財務(wù)付款入帳請款單GM批示請款接收退貨驗收報告到貨詢價/比價單采購申請單會計支付定金采購合同3、 驗收付款流程財務(wù)及相關(guān)部門驗收十二 、 固定資產(chǎn)管理1、 行政管理部對公司所有固定資產(chǎn)進行登記注冊2、固定資產(chǎn)因價值減損擬報廢或閑置而無再使用價值者,由使用部門或管理部填制“固定資產(chǎn)處理申請單”一式二聯(lián),注明申請單位、日期、財產(chǎn)編號、名稱、數(shù)量、購入日期、處理原因、處理方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送財物部填入購買金額、累計折舊、殘值后,依