工作分析的基本方法與工具.doc

第三章工作分析的基本方法與工具p74第一節(jié)觀察分析法p74通用職位信息收集，是國內(nèi)企業(yè)在職位分析過程中常見的收集職位信息的方法，通常具有靈活性強、易操作、適用范圍廣等顯著優(yōu)勢，但也存在結(jié)構(gòu)化程度低、缺乏穩(wěn)定性等缺點。這類職位分析方法主要有問卷法、訪談法、工作日志法、觀察法、文獻分析法、SEMs會議法等。觀察法：一般由有經(jīng)驗者通過直接觀察的方法，記錄某一時期工作的內(nèi)容、形式和方法，在此基礎(chǔ)上分析有關(guān)的工作要素，達到分析目的。一、觀察法及其適用范圍觀察法是指分析人員通過感官或利用其他工具對員工正常工作狀態(tài)進行觀察記錄，獲得有關(guān)工作內(nèi)容、環(huán)境及人與工作關(guān)系等信息，并通過對信息進行分析、匯總得出工作分析成果的方法。所以觀察法主要適用于大量的、周期性、重復性較強的工作。如采用于復雜性較強的工作時，最好與其他的方法結(jié)合使用。二、觀察法的優(yōu)缺點觀察法具有真實性、深入性、靈活性、有效性的特點。觀察法能夠提供工作外在特征方面最有深度的信息。觀察法在收集信息目的性方面有較大的靈活性，可以根據(jù)工作分析的實際需要有選擇地收集各種不同的信息。通過觀察法可以在工作過程中建立與任職者面對面的交流，在任職者對自我工作表述有障礙時，通過形體語言給予正確的解答，從而避免信息二次加工失真現(xiàn)象。觀察法時長、成本高、難度大、任職者反應(yīng)異常和表面性的不足。觀察法的成本與其耗時比其他傳統(tǒng)工作分析方法要高。由于觀察法耗時耗力，在實操中，使用頻率相對較低，因此其可以參照的案例、程序、經(jīng)驗相對較少，給觀察法的操作帶來極大的不便。在任職者和組織其他成員看來，觀察法必然帶有分析人員主觀評價成分，因此在受到觀察的壓力下，他們往往會表現(xiàn)出超常的工作績效，甚至從事工作職責外的工作，“展示”出錯誤信息，由此造成工作分析的失真。（如霍桑實驗的光照實驗）三、觀察法的類型（一）自然觀察法和實驗觀察法 （二）直接觀察法和間接觀察法 （三）參與觀察和非參與觀察（四）有結(jié)構(gòu)觀察和無結(jié)構(gòu)觀察 （五）敘述觀察，取樣觀察和評價觀察四、觀察法的設(shè)計與實施（一）觀察法的設(shè)計1.明確觀察的目的。2.確定觀察內(nèi)容。3.選擇觀察策略.4.制定觀察記錄表.5.訓練觀察人員。（二）觀察法的實施觀察法的實施分為獲取觀察資料、呈現(xiàn)觀察結(jié)果兩個過程。為保證觀察實施的質(zhì)量，觀察者在具體的觀察實施中應(yīng)注意多個問題。其中觀察者的客觀、中立態(tài)度十分重要。五、主要觀察策略主要有參與觀察、時間取樣觀察、事件取樣觀察、行為核查表等四種。六、觀察代碼系統(tǒng)（一）觀察代碼系統(tǒng)的含義與功能觀察代碼系統(tǒng)是將行為或事件分為有意義的、可以觀察和處理的類別，將大的行為單位分為小的行為單位，并為觀察、記錄和隨后分析處理的方便而制定出的一整套符號系統(tǒng)。功能：可以提高觀察記錄處理分析的針對性、有效性，從而節(jié)省大量的時間和精力；由代碼所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)可消除大量主觀誤差，是對所發(fā)生事件更客觀、更準確的描述；由于觀察的信度、效度和分析資料的方法事先己基本確定，因而觀察的可行性高，記錄更有意義；用觀察代碼系統(tǒng)收集的數(shù)據(jù)適于用計算機處理。第二節(jié)主管人員分析法p78由主管人員通過日常的管理權(quán)力來記錄與分析所管轄人員的工作任務(wù)、責任與要求等因素。理論依據(jù)，主管人員以前也曾做過這些工作，因此他們對被分析的工作有雙重的理解：對職位所要求的工作技能的鑒別與確定內(nèi)行。但主管人員的分析中會存在一些偏見，尤其是那些只干過其中部分工作而不了解所有情況的人。一般來說，主管此時往往偏重于他曾做過的那部分工作。如果采取與工作者自我記錄法相結(jié)合的方法，則這種偏差可以得到有效的消除。表45、46是主管人員分析法中可以采用的一些表格。 第三節(jié)訪談分析法p81一、訪談法及其適用范圍又稱為面談法，指就某項工作，面對面地詢問任職者、其主管及專家等對工作的意見或看法。訪談的對象可以是工作者，也可以是主管人員或者工作者的同級與下級。訪談法可以對任職者的工作態(tài)度和工作動機等深層次內(nèi)容進行詳細了解，通過該方法收集的信息不僅是工作分析的基礎(chǔ)，而且可以為其他工作分析方法提供資料，如通過訪談法獲取的信息有助于開發(fā)工作分析問卷。它適用于各類工作，對中高層管理職位實施工作分析效果最好；還能夠促使任職者對工作進行系統(tǒng)性的思考、總結(jié)與提煉。訪談法分為結(jié)構(gòu)化訪談和非結(jié)構(gòu)化訪談。通過非結(jié)構(gòu)化訪談可以根據(jù)實際情況靈活地收集工作信息，但信息缺乏完備性；通過結(jié)構(gòu)化訪談能夠收集全面的信息，但不利于任職者進行發(fā)散性思維。在實際中，往往兩者結(jié)合使用。訪談形式，主要有個別訪談和集體訪談。集體訪談的對象一般是做相同工作或相近工作的員工。訪談中涉及的問題較多，為了避免遺漏，保證質(zhì)量，應(yīng)事先擬定一份詳細的訪談問卷或訪談提綱。訪談分析法既適用于短時間可以把握的生理特征的分析，又適用于長時間才能把握的心理特征的分析。二、訪談法的基本要素（1）參與者;上游供給者下游接收者直接上級同事下級（2）訪談?wù)叩慕巧ㄎ唬?）訪談的結(jié)構(gòu)化程度三、訪談法的優(yōu)缺點交流充分，信息準確、全面，溝通及時，參與性強。面對面的交流，能深入廣泛地探討與工作有關(guān)的信息：目標工作的特征、任職者的態(tài)度、價值觀和信仰，以及語言等技能水平。但無法準確地收集任職者思維層面的信息。同時訪談法也存在著主觀性、耗時性、信度低等局限。四、訪談法的類型（一）結(jié)構(gòu)訪談和非結(jié)構(gòu)訪談結(jié)構(gòu)訪談又稱標準化訪談，指按照統(tǒng)一設(shè)計要求，按照有一定結(jié)構(gòu)的問卷而進行的較正式的訪談。結(jié)構(gòu)訪談的優(yōu)點是，訪談結(jié)果便于統(tǒng)計分析，對于不同訪談對象的回答易于進行對比分析。同時這種方法對每個被訪談?wù)咛峁┫嗤拇碳?，因此缺乏彈性，使訪談?wù)唠y于根據(jù)雙方的具體情況，靈活地采用適當?shù)姆绞?、程序進行訪談，難于對問題進行深入探討，因而不利于發(fā)揮訪談?wù)吲c被訪談?wù)叩姆e極性、主動性。非結(jié)構(gòu)訪談又稱非標準化訪談，指只按照一個粗線條式的訪談提綱而進行的非正式的訪談.非結(jié)構(gòu)訪談有利于發(fā)揮訪談?wù)吆捅辉L談?wù)叩闹鲃有?、?chuàng)造性，有利于適應(yīng)各被訪談?wù)叩木唧w和特殊情況，有利于拓寬和加深對問題的研究，有利于處理原來訪談設(shè)計方案中沒有考慮到的新情況、新問題。同時訪談的結(jié)果難以進行定量分析，對不同被訪談?wù)叩幕卮痣y以進行對比分析，此外，該方法對訪談?wù)叩脑L談技巧要求比較高。（二）直接訪談和間接訪談直接訪談又稱面對面訪談，即訪談?wù)吲c被訪談?wù)哌M行面對面交談。（三）一般訪談和特殊訪談一般訪談是指對一般的訪談對象（如一般的工人、農(nóng)民、知識分子、干部、軍人、市民等）或正常的訪談對象所進行的訪談。（四）個人訪談和集體訪談個別訪談指訪談?wù)邔γ课辉L談對象逐一進行的單獨訪談，這種形式使訪談?wù)吲c訪談對象之間易于溝通，便于根據(jù)具體情況靈活地處理問題。五、訪談法的設(shè)計（一）詳細說明訪談目的與變量 （二）訪談問題形式的設(shè)計批批 p85（三）具體訪談問題的編制問題清楚明確，不含糊，不模棱兩可。文字表述適合訪談對象的文化程度和知識經(jīng)驗水平，避免用專業(yè)術(shù)語。不提訪談對象不能做出回答的問題。對需要解釋說明的問題，制定統(tǒng)一的解釋說明方式、說明范圍、內(nèi)容以及說明用詞。使每一具體提問都集中在一個單一的變量或問題上，而不要同時涉及若干不同的問題。避免引導性問題，提問措詞不流露出自己的偏見，不用自己好惡影響談話對象態(tài)度和反應(yīng)。避免使用奉承性問題。（四）訪談問題反應(yīng)方式的選擇常用的有填空式、等級排列式、量表式和核對式等幾種。六、訪談的技巧（一）問題設(shè)計（1）保持設(shè)計問題的熱情，直到你認為問題已經(jīng)足夠。（2）根據(jù)有關(guān)的資料和先前的經(jīng)驗檢測所設(shè)計的問題。（3）只選擇與所調(diào)查資料直接相關(guān)的問題。（4）把問題按一定的邏輯順序排列，把那些容易的、沒有挑戰(zhàn)性但又必要的問題排在前面。（5）構(gòu)造一種粗略的工具，對少量的被訪者進行先導性的試驗訪談。（6）檢查結(jié)果，修改或刪除問題。（7）修改不清楚的問題（8）做上述修改后，構(gòu)建一個問題清單。（9）通過整理資料方式使問題的回答選擇化。（10）進行第二次試驗訪談，重點是檢查問題和回答項是否足夠。（11）通過檢查第二次試驗訪談的結(jié)果來構(gòu)建最終的訪談提綱。 （二）訪談技巧實踐中，已經(jīng)形成了以下訪談的規(guī)則。（1）事先清晰地說明訪談的目標和方法。（2）在訪談前，確認訪談是不是得到所要信息的合適工具。（3）選擇適當?shù)幕卮鹫咭詽M足所尋求信息的性質(zhì)、資料收集的方式和其他要求。（4）為達到訪談的目的需要取得回答者的支持。（5）控制訪談，使訪談指向一定的目標。1）幫助回答者根據(jù)問題的邏輯順序去思考和交談。2）給回答者足夠的時間回答問題。3）從一個問題轉(zhuǎn)向另一個問題前，使回答者注意具體而又全面的信息。如果離題了，必須及時回到還沒有完全涵蓋的問題。4）提供已經(jīng)完成的階段性總結(jié)，這樣的總結(jié)有利于保持談話主題，即使回答者離題了也能使其返回主題。（6）控制個人舉止、行為等會影響結(jié)果因素。1）用清楚易懂的語言進行訪談；2）不與回答者發(fā)生爭辯；3）在所討論問題上不表現(xiàn)出任何偏好；4）整個過程中禮貌和謙恭；5）不高人一等的對待回答者；6）不受個人影響而又不失對話題的興趣；7）不讓你自己受個人愛好和觀點的影響。（7）記下意外重要信息，尤其是正式訪談計劃中沒有想到的或新的信息。 第四節(jié)問卷調(diào)查分析法p87一、問卷法的特點與類型（一）問卷法的含義與特點問卷法是研究者用統(tǒng)一、嚴格設(shè)計的問卷收集研究對象有關(guān)的心理特征和行為數(shù)據(jù)資料的一種研究方法。問卷法的目的性強，可用來研究多種心理特征、行為和態(tài)度。特點一，標準化程度較高，嚴格按照統(tǒng)一設(shè)計和固定結(jié)構(gòu)的問卷進行研究。特點二，在較短的時間內(nèi)收集大量的資料。（二）問卷法的類型（1）結(jié)構(gòu)問卷和無結(jié)構(gòu)問卷（2）發(fā)送問卷、訪問問卷和郵寄問卷二、問卷的設(shè)計（一）問卷的一般結(jié)構(gòu)與設(shè)計步驟1.問卷的一般結(jié)構(gòu) （1）題目、前言和指導語（2）問題和答案（3）結(jié)束語2.非結(jié)構(gòu)化問卷的構(gòu)成（1）工作基本信息。（2）工作目的。（3）工作職責。（4）績效標準。（5）工作聯(lián)系。（6）組織架構(gòu)。（7）工作特征。（8）任職資格。（9）所需培訓。（10）職業(yè)生涯。3.問卷設(shè)計的原則和步驟（1）問卷設(shè)計的原則第一，目的性原則，即指設(shè)計問卷時要明確問卷設(shè)計的目的。第二，全面性原則，即全面考慮，明確問卷設(shè)計的步驟和內(nèi)容。第三，計劃性原則，即指設(shè)計問卷時要明確問卷法實施的影響因素。如畏難情緒，涉及個人敏感問題或隱私，研究對象自身的文化水平、能力等。在問卷設(shè)計時應(yīng)當明確問卷法實施的各種影響因素，要從回答者角度著想，設(shè)計出既有較高的信度和效度，又能取得合作的問卷。（2）問卷設(shè)計的步驟準備。初步設(shè)計。試用和修改。（二）問題的類別與選擇1.事實性問題2.態(tài)度性問題（三）問題的表述方式1.問題表述的兩種類型（1）開放式問題（2）封閉式問題2.問題表述的文字技巧及注意事項（1）簡潔、通俗易懂，不用太長的句子和學術(shù)詞語，便于被試理解和接受。（2）具體、清晰、可操作，不用含糊不清、概念化或有雙重含義的句子。（3）客觀謹慎，不用傾向性或引導性的口氣進行提問，不問敏感或刺激性的問題。（4）正面肯定提問，不要用假設(shè)句，更不用反問句或否定句。（四）問題排列方式的設(shè)計具體排列問題時，應(yīng)當遵循以下幾點：時間順序上，內(nèi)容順序上，類別順序上， 問題的性質(zhì)上,問題的具體程度上，（五）回答方式的設(shè)計第一，是否式。第二，多項選擇式。第三，排列式。（二）影響問卷回收率的因素1.設(shè)計的問卷是否科學合理第一，課題的吸引力。第二，前言與指導語的表述。第三，問卷的內(nèi)容。此外，問卷復雜程度、長短、印刷清晰程度等，也有影響。2.選取的被試是否合作、勝任3.問卷的分發(fā)方式是否合理4.問卷研究是否得到有關(guān)組織機構(gòu)的支持（三）影響問卷有效率的因素1.問卷設(shè)計第一，指導語含糊不清。第二，問卷的內(nèi)容有偏差。第三，問卷復雜、數(shù)量過多。2.被試被試的態(tài)度和能力。被試的心理狀態(tài)。3.外界作用第五節(jié)文獻分析法 p96一、文獻分析法及其適用范圍指通過對與工作相關(guān)的現(xiàn)有文獻進行系統(tǒng)性的分析來獲取工作信息。二、文獻分析法的優(yōu)缺點為其他工作分析方法的使用提供一手資料。但由于是對現(xiàn)有資料的分析提煉、總結(jié)加工，無法彌補原有資料的缺失和驗證原有描述的真?zhèn)?。三、文獻分析的范圍（1）內(nèi)部信息。（2）外部信息。四、文獻分析的主要內(nèi)容（1）總結(jié)并標示出各項工作活動與任務(wù)；（2）各項工作活動與任務(wù)的細節(jié)，重點是各項活動、任務(wù)的主動詞，對于動作出現(xiàn)的先后，可用數(shù)字加以區(qū)分；（3）文獻分析中遇到的問題；（4）引用的其他需要查閱的文獻；（5）知識、技能、能力要求；（6）特殊環(huán)境要求（如工作危險、警告等）；（7）工作中使用的設(shè)備；（8）績效標準；（9）工作成果；五、文獻分析法過程控制要點（1）發(fā)現(xiàn)并標出有效信息點。（2）關(guān)注缺漏，挖掘隱含信息。（3）列舉關(guān)健信息。（4）恰當使用所獲信息。六、優(yōu)缺點比較（1）優(yōu)點：分析成本低，工作效率高。能夠為進一步工作分析提供基礎(chǔ)資料、信息。（2）缺點：收集的信息不夠全面，尤其是小型企業(yè)或管理落后的企業(yè)無法收集到有效、即時的信息。要與其他工作分析方法結(jié)合起來使用。第六節(jié)主題專家會議法 一、概述指熟悉目標職位的組織內(nèi)部人和外部人就目標職位的相關(guān)信息展開討論，收集數(shù)據(jù)，驗證并確認分析結(jié)果。二、幾種主要方法（一）德爾菲法（二）名義群體法（三）腦力激蕩法 第七節(jié)關(guān)鍵事件法一、關(guān)健事件法及其適用范圍指工作分析人員、目標工作的任職者或與目標工作有關(guān)的人員，將工作過程中的“關(guān)鍵事件”加以記錄，在大量收集信息后，對工作的特征和要求進行分析的一種方法。二、關(guān)鍵事件法的優(yōu)缺點最大優(yōu)點是簡單、快捷，并能獲得非常真實可靠的資料。由于在行為進行時觀察與測量 ，所描述的工作行為、建立的行為標準準確，能很好地確定每一行為的利益和作用。關(guān)鍵事件法要求分析人員熟悉本行業(yè)，具有豐富專業(yè)知識和熟練技術(shù)。否則會使關(guān)鍵事件法運用困難。關(guān)鍵事件法需要花費大量的時間去收集“關(guān)鍵事件”并加以概括和分類；關(guān)鍵事件并不對工作提供一種完整的描述，對中等績效的員工難以涉及，不反映平均績效水平。三、關(guān)鍵事件法實施步驟1.獲取關(guān)鍵事件 2.描述（編輯）關(guān)鍵事件 第八節(jié)職位分析問卷法系統(tǒng)性職位分析方法指職位分析方法從實施過程、問卷量表使用、結(jié)果表達運用方面都體現(xiàn)出高度結(jié)構(gòu)化的特征，通過量化的方式刻畫職位特征的職位分析方法。一、職位分析問卷法及其適用范圍職位分析問卷法是一種基于計算機的、以人為基礎(chǔ)的，通過標準化、結(jié)構(gòu)化的問卷形式來收集工作信息的定量化的工作分析方法。 管理職位分析問卷法;管理職位分析問卷法（MPDQ）是一種結(jié)構(gòu)化的、以工作為基礎(chǔ)、以管理型職位為分析對象的職位分析方法工作要素法;對于工作，最簡單方面是組成該工作的各種要素或者成功完成該工作所需具有的人員特征。工作要素法的目的在于確定對成功完成特定領(lǐng)域的工作有顯著作用的行為職能工作分析法;以工作為基礎(chǔ)的職位分析方法是指從職位角度出發(fā)，側(cè)重描述完成其組成元素（工作任務(wù)）所需的活動、績效標準以及相關(guān)任職條件（KSAOs）等.任務(wù)清單分析法;任務(wù)清單分析法（TIA）是一種典型的工作導向性工作分析系統(tǒng)。傳統(tǒng)工業(yè)企業(yè)職位分析方法一、工作研究;工作研究是運用系統(tǒng)分析的方法將工作中不合理和不經(jīng)濟的因素排除，尋找更經(jīng)濟和更容易操作的工作方法，以提高系統(tǒng)的效率。工作研究的基本目標是避免在時間、人力、物力和資金等多方面的浪費。本章小結(jié)本章對目前國內(nèi)外企事業(yè)組織中常用的工作分析方法作了一個基本的分析與歸類。把