高效人士必備之時間管理技能(doc 51頁).doc

時間的劃分時間可以花費在不同的事情上，因此就有了工作或?qū)W習(xí)時間、休閑時間、家庭時間、個人時間、思考時間等。1工作或?qū)W習(xí)時間時間用在工作，或用在學(xué)習(xí)上，稱為工作或者學(xué)習(xí)時間，它是為了謀生以及充實生活。學(xué)習(xí)是謀生前的準(zhǔn)備，或者是工作時的進修，也是為了充實生活。工作并不是你生命的全部，活到老、學(xué)到老的終身學(xué)習(xí)的觀念已經(jīng)來臨。學(xué)習(xí)的重要性與日俱增，每個人都必須抽出一部分時間來學(xué)習(xí)新知識或者熟悉新事物。2休閑時間休閑時間包括休息、睡眠及體育活動。人生就像馬拉松比賽一樣，你別一開始就猛沖，浪費甚至透支了你的體力，要懂得放松，要養(yǎng)成一種良好的睡眠、休閑以及運動的習(xí)慣，才能把每一個人的身體狀況調(diào)整到最佳狀態(tài)。3家庭時間家庭是你休息最佳的避風(fēng)港，只有家人與你沒有所謂的利害關(guān)系。你要跟家人真心地相處，不要到了需要時你時才回家，你才懂得去珍惜親情。4個人時間個人時間是用來修身養(yǎng)性、充實自我的，是完全屬于個人獨自享受的時間。個人時間就是自己跟自己約會的那種時間。每個人不論是求學(xué)還是工作，甚至在家中，都有一種不允許被侵犯的個人時間，利用這些時間人們可以充實自己。5思考時間思考時間就是思考未來的時間。思考時間可著重用在計劃自己未來的發(fā)展，也可用在反省以前自己所做的事情是否正確，是不是值得等。思考如何再改進，如何再調(diào)整，如何讓自己變得更好，而不必特別為了什么目的思考，可以天馬行空地去想象，可以胡思亂想，如果發(fā)現(xiàn)了一些好的想法，或者是一些好的理念就應(yīng)該立刻把它記下來。時間的運用時間運用分為幾類時間：大塊時間、首要時間、零碎時間、固定時間、安靜時間、彈性時間、交通時間。1大塊時間你每天都要用一大部分的時間來完成當(dāng)天重要的事情，大塊的時間至少需要兩個小時。其實也可以分散地安排大塊時間，這樣安排時間你便會覺得身心愉快，且會產(chǎn)生一種成就感。2首要時間一日之際在于晨。首要時間與大塊時間接近，它指每天早晨的那段時間。有人把早晨的時間用來進修，有人把早晨的時間用來運動，有人把早晨的時間用來做一些重要的思考，因人而異。3零碎時間零碎時間看起來好像不太重要，但是這種時間如果能夠把它積少成多，化零為整，把那些小塊時間充分利用起來，以很少的時間來做一些小事，堅持下來，也是非?？捎^的。零碎時間稱為時間的存儲器。4固定時間如果覺得某項工作在某個時段內(nèi)進行效果最好，把它固定下來，就稱為固定時間。5安靜時間讀書也好，工作也好，是否能夠?qū)Ｐ挠行?，環(huán)境的因素是很大的，不少辦公室都感覺到非常吵鬧，工作經(jīng)常受到干擾，這時可以由大家互相來約定，安排一段安靜的時間。6彈性時間每一項工作都需要時間，最好是留有彈性，即預(yù)估的時間應(yīng)該稍微寬裕些?？梢栽趦扇椆ぷ髦?，安排一個彈性時間，來彌補以前還沒有做完的事情，或者說是留作被干擾以后的調(diào)節(jié)時間。彈性時間不能夠太長，10分鐘甚至20分鐘是比較適當(dāng)?shù)摹?交通時間一般人對交通時間都是用兩個字來形容：抱怨，特別是居住在大城市或者都市里的人。所以要工作有效率，就要學(xué)習(xí)如何去縮短或利用你的交通時間，例如早點出門，晚點回家，選擇走哪條路線，坐車的時候你還可以思考一些問題，可以聽聽音樂，看看書，充實自己。時間的價值時間的價值基本上分兩種，一種叫做無形的價值，另一種叫做有形的價值。無形價值時間的無形價值是把時間投資于你的工作、家庭、社交的功能方面，建立工作關(guān)系、家庭關(guān)系、人際關(guān)系等。你為此花掉時間，但它帶給你的收獲可能是無法用金錢來衡量的，這叫做無形的價值。有形價值時間的有形價值是指你所苦心開拓的許多家庭關(guān)系、社會關(guān)系，會在以后帶來有形的報酬。例如你是一名銷售人員，拜訪客戶，跟客戶建立關(guān)系，最后與客戶達成交易，你定會有報酬。時間具有有形和無形的價值。浪費自己的時間，等于是慢性自殺。浪費別人的時間，等于是謀財害命。其實：時間對每個人都是平等的；每個人都有相同的時間；但時間在每個人手里價值卻不同?！咀詸z】你的時間價值是多少，你計算過嗎？請根據(jù)下表來計算一下你的時間價值：你的時間價值幾何年收入（萬元）年工作時間（天）日工作時間（小時）每天價值（元）每小時價值（元）每分鐘價值（元）125084050.082250880100.1632508120150.2552508200250.42102508400500.83你的時間價值：每天_元每小時_元每分鐘_元那么，人們該如何管理時間，讓自己的時間增值，讓自己更有成就？第一代時間管理理論基本是備忘錄型。一方面順其自然，另一方面也會追蹤時間的安排。備忘錄管理的特色就是寫紙條，這種備忘錄可以隨身攜帶，忘了就把它拿出來翻一下。如果今天一天結(jié)束完成了大部分的事情，就可以在備忘錄上劃掉，否則就要增列到明天的備忘錄上。這就是第一代時間管理，叫做備忘錄的時間管理。這種時間管理的優(yōu)點是：重要的事情變化時的應(yīng)變力很強，是順應(yīng)事實的。另一個優(yōu)點就是沒有壓力，或者壓力比較小。備忘錄型的管理便于追蹤那些待辦事項。但備忘錄管理沒有嚴(yán)整組織架構(gòu)，比較隨意，所以往往會漏掉一些事情。忽略了整體性的組織規(guī)劃，有時候會面臨一種好像在應(yīng)付狀況或者在應(yīng)付一些工作上的事情，這是第一代時間管理的缺點。第二代時間管理理論強調(diào)的是“規(guī)劃與準(zhǔn)備”，特色是記事簿。特點是制定時間表，記錄應(yīng)該做的事情，表明應(yīng)該完成的期限，注明開會的日期等等。這種管理模式優(yōu)點是追蹤約會以及應(yīng)該做的事情。通過制定的目標(biāo)和規(guī)劃完成的事情達成率比較高。缺點是容易產(chǎn)生凡事都要安排的習(xí)慣，找不到思考的空間。第三代時間管理理論主旨是“規(guī)劃、制定優(yōu)先順序，操之在我”。這一代的管理強調(diào)的是價值，制定中長短的目標(biāo)以期實現(xiàn)一種價值觀。因此它的特色就是將每天活動，寫在紙上或者輸入計算機，詳細(xì)地規(guī)劃各式各樣的規(guī)劃表或者組織表。它主要是為了提高工作和生活效率。第三代時間管理的優(yōu)點是比較強調(diào)價值觀，以價值為依據(jù)，或者以價值為導(dǎo)向的一種生活工作的方式。它能夠發(fā)揮長期、中期或者短期目標(biāo)的效果，也能透過每天的規(guī)劃，安排優(yōu)先的順序，可以提高生產(chǎn)力；它的效率比較高，可以感到井然有序。第三代時間管理的疏忽表現(xiàn)在忽略了自然法則，缺乏遠(yuǎn)見。因為它是以價值為導(dǎo)向，你要得到這些東西，你認(rèn)為這是你生命中最重要的，所以在安排上往往會有些疏失，其實價值觀未必是自然法則。第四代時間管理強調(diào)了一切以自然法則為中心的羅盤理論。這種管理法則超越傳統(tǒng)上追求更快、更好、更具有效率的觀念，它不是換一個時鐘，而是提供一個羅盤，因為人走的多快是一回事，方向?qū)Σ攀亲钪匾?。怎么走，不是求快，而是怎么向未來的目?biāo)接近。這種管理理論強調(diào)的是每一天的行動，每一個時段的行動，都要與未來的目標(biāo)很接近，所以它強調(diào)的是一種方向，也叫做正北理論。表2-1 時間管理理論的歷史演進理論的演進特點優(yōu)點缺點第一代時間管理備忘錄型應(yīng)變力很強沒有壓力隨意忽略整體規(guī)劃第二代時間管理記事簿規(guī)劃與準(zhǔn)備追蹤約會事件達成率比較高產(chǎn)生安排的習(xí)慣第三代時間管理強調(diào)價值規(guī)劃、制定優(yōu)先順序以價值為導(dǎo)向提高生產(chǎn)率忽略了自然法則缺乏遠(yuǎn)見第四代時間管理自然法則和羅盤理論效率方向?qū)υ谀愕纳钸^程當(dāng)中，每一個決定不是離開你人生的目標(biāo)很遠(yuǎn)，就是離你人生的目標(biāo)很近。所以你每一個時刻都在做選擇，每一個時刻都在做決定?！究偨Y(jié)】本講主要闡述了時間管理的定義及時間管理的目的，時間管理理論的歷史演進，對四代時間管理理論的特征、優(yōu)點和缺陷分別作了闡述和分析。時間是每一個人生命的一部分，時間對所有的人都是平等的，關(guān)鍵是如何規(guī)劃，如何進行有效的時間管理，要從內(nèi)心深處找到你生命的價值?！拘牡皿w會】_完成人生的四大需求健康的定義世界衛(wèi)生組織1948年對健康的定義：一個人的健康是精神的、物質(zhì)的、心理的以及社會文化的平衡，包括心理健康、精神健康、物質(zhì)健康、社會文化的健康。生理、心理、社會文化以及精神達到了一種完善，而且是一種非常安適的狀態(tài)，這叫做健康。圖3-3 健康的圖解人生的需求1人生的四種需求心理的需求，物質(zhì)的需求，精神的需求，還有一種社會文化的需求，是人生的四種需求。這四種需求產(chǎn)生一種互補的作用，帶給人們的是內(nèi)在的和諧、滿足與快樂。圖3-4 人生的四種需求示意圖在學(xué)習(xí)時間管理的過程中，首先要建立一個全方位的概念，就是你的心理層面、社會文化層面、精神層面一定要健康，同樣物質(zhì)層面也是能夠滿足的。只有這種健康滿足了，才能夠提升到和諧、快樂，所以要學(xué)習(xí)從工作中去尋找工作的意義。例如，為什么要做銷售工作，銷售工作是除了那種物質(zhì)的滿足外，還有什么？你可能學(xué)到的是人際關(guān)系的拓展，學(xué)到了怎么樣去跟別人溝通，同時也學(xué)到了怎么樣去表達自己，如何去安排時間等等。也就是說，要從工作中去找到它的意義。從人際關(guān)系中，使自己能夠成熟或者成長；在人與人之間相處的過程中，學(xué)會接納別人，學(xué)會尊重別人?！咀詸z】描述一下你的工作，從工作中你獲得哪些收獲？是否滿足了你的物質(zhì)需求、精神需求、社會文化需求以及心理需求？_2寧靜的心靈人生的四種需求，是相互依存的。把物質(zhì)的需求、精神的需求、心理的需求、社會文化的需求，四個重疊，找到最重疊的那部分，就是心靈。圖3-5 人生的四種需求重疊圖追求成功之道里有寧靜的心靈，健康與獲利，愛的關(guān)系，財富的自由，自我肯定，自我實現(xiàn)，自我目標(biāo)設(shè)定等等。很多人都認(rèn)為，追求成功最重要的是寧靜的心靈，四種需求重疊的部分其內(nèi)在的力量就是一種心靈的平靜。這種平靜，好像是軸心點，以此擴散到四大需求，又好像化學(xué)實驗一樣，既能夠融合大家，又能夠分散出去，產(chǎn)生一種由內(nèi)而外的燃燒。這就是生命過程中對自己生命的那種熱忱。我熱愛我的生命我熱愛我的工作我愿意對我的生命負(fù)責(zé)這些積極的自我對話，已經(jīng)展現(xiàn)了內(nèi)心的那顆火花，就是為生命平添了光亮的熱情，以及冒險的精神。所以點燃內(nèi)在心靈的能量的引線，是要發(fā)揮一技之長的精神需求。怎樣熱愛我的生命，怎樣展現(xiàn)在我熱愛的工作之中，也就是一種個人的需求貢獻的力量我熱愛我的生命，我就會對我的生命負(fù)責(zé)，我熱愛我的工作，我就會為我的工作目標(biāo)去奮斗，而這時，金錢、健康、學(xué)識、感情等等都已經(jīng)成了你的資源，讓你更有能力去滿足別人的需求。社會人際關(guān)系里強調(diào)的是服務(wù)精神，假如你是一名領(lǐng)導(dǎo)，你對工作、對生命是熱忱的，對自己是負(fù)責(zé)的，同時在企業(yè)中，你把生命、時間奉獻給這個團隊，這種付出既是一種熱忱，又是一種服務(wù)，而這種服務(wù)就是去滿足別人的需求。你自身的需求獲得了滿足以后，就能夠去奉獻給別人。因為你熱愛你的工作、你的生命，你知道對自己的責(zé)任感，以及對團隊的奉獻，對人際關(guān)系的服務(wù)，生活的品質(zhì)自然會提升與改變。自然法則著名心理學(xué)家馬斯洛認(rèn)為生理的需求、安全的需求、自尊的需求、社會的需求一直到自我實現(xiàn)的需求，構(gòu)成了人的需求體系。他把自我實現(xiàn)視為最高層次的人生經(jīng)驗。但是在晚年的時候他做了一個修正，認(rèn)為人生最高層次的經(jīng)驗不是自我實現(xiàn)，而是自我的超越。也就是生活的目標(biāo)是超越自我。第四代的時間管理，強調(diào)的是自然原則。原則不包括做事的原則，工作的原則，或者說對什么采取信念的原則。同樣原則不等于價值，原則不等于慣例，原則也不等于宗教，原則僅是一種播種收割定律，叫做農(nóng)場法則。原 則1原則不等于價值以價值觀為基礎(chǔ)的觀念是傳統(tǒng)時間管理最空幻的地方，它只是純有價值觀，就是知道時間管理是實現(xiàn)它的價值，只知道描繪人生的藍圖，而沒有目標(biāo)，缺乏的是一種真正的方向，所以原則不等于價值。而第四代時間管理的一個非常重要的觀念是客觀的，不受個人價值觀影響。要有高品質(zhì)的生活，需將客觀上的最重要的事變成主觀上最重要的事。高品質(zhì)的生活不是一個人能夠獨立完成的，唯有真誠地與他人合作才能夠豐富創(chuàng)造你的生活。2原則不等于慣例現(xiàn)代生活瞬息萬變，你更容易抱著那種舊有的慣例、制度，希望它預(yù)測出萬中不變的一面，但是新的挑戰(zhàn)漸漸地會抹煞掉舊的方法和功效，由此導(dǎo)致了舊有慣例、制度的失靈。掌握原則不僅要更有效地解決問題，更重要的是，你所做的每一件事情，都要能夠適應(yīng)未來的生活情景。3原則不等于宗教原則不等于宗教，而是一種追求生命高品質(zhì)，導(dǎo)求真理的途徑和規(guī)則，通過這些原則你才能夠成長。這些觀念提升了，你才能夠持續(xù)地追求永恒的發(fā)展。自然法則農(nóng)場法則在農(nóng)業(yè)上有一種播種收割定律，耕作的時序以及收割多寡，都受自然法則影響。但在談到社會以及企業(yè)文化時，你卻自以為可以頑固延續(xù)自己的傳統(tǒng)法則，借此欺騙自己，并希望最后獲得勝利。但這是行不通的。你今天真正應(yīng)該做的，是為未來做準(zhǔn)備，而不是臨時抱佛腳。況且那是沒有效的，所以平時就要付出努力。無論是國家或者是個人，常常不知道自己的均衡點，這是因為很多人，不知道人與社會之間、與群體之間那種相互依存、相互依賴的關(guān)系，而正是這種相互依存、相互依賴的關(guān)系能從你自己的心靈深處，滿足你心理的需求，物質(zhì)的需求，精神的需求，以及社會文化的需求。只有把四個需求結(jié)合起來，把內(nèi)心里那種熱忱釋放出來，才能夠找到你真正的自己。時間管理的心理建設(shè)與優(yōu)先矩陣【本講要點】心理建設(shè)時間管理優(yōu)先矩陣心理建設(shè)心理建設(shè)的重要性社會文化的需求如人際關(guān)系，是以某些原則為基礎(chǔ)的，其中最重要的就是人與人之間的互相信賴。這種互相信賴，源自于寬容，或者負(fù)責(zé)、體貼、歸屬感等等，甚至可以說是無私的愛。在心理需求方面，很多人追求一種臨時抱佛腳的幻覺，而不按部就班地讓自己逐漸地成長。多數(shù)人有一種幻覺，以為人生的意義是一種以自我為中心的，追求的是自信、自我發(fā)展、自我修養(yǎng)，重點都是我要什么，我要做什么，而千百年來的哲學(xué)告訴人們，實現(xiàn)最大自我滿足感來自于幫助別人。美國一位著名的激勵大師金克拉曾經(jīng)說過：你的成就建筑在你能夠服務(wù)別人的基礎(chǔ)上。如果你能夠協(xié)助別人實現(xiàn)夢想，你才能夠讓你自己美夢成真。所以，生命的意義就是為了奉獻。幫助別人，很多時間管理重視的都是頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳的方法，只能達到臨時抱佛腳的效果，而內(nèi)心深處的需求，卻沒有達到真正的滿足。美滿的人生是建立在一種成功的結(jié)果之上的，付出了多少才會有結(jié)果，不是棉花糖式短暫的滿足，或者是短暫的成功。要把時間管理好，首先要做的就是自己的心理建設(shè)。如果心理建設(shè)不能管理好，卻去談時間管理，是毫無意義的。怎樣進行心理建設(shè)1學(xué)會自覺自覺是治療的開始。自己首先要覺醒，也就是將自己抽身出來，檢查自己的思想，自己的動機，自己的過去，還有自己的先天條件，自己的行為、習(xí)慣。同時看清楚自己的社會傾向以及心理發(fā)展的軌跡，進而拉長這種刺激與匯映的時差。2透過良知傾聽心靈內(nèi)在的聲音傾聽自己內(nèi)心深處的聲音：這一輩子到底要的是什么，希望過的是一種什么樣的生活。3獨立的意志你在掌握你的生命，你必須要有一種獨立的意志力。心理建設(shè)的策略1進行心理建設(shè)的原因世界在不斷變化和更新，每天都有新的事物，新的領(lǐng)導(dǎo)者，新的發(fā)明，新的教育方法，新的市場，新的書籍，新的文學(xué)，新的電視節(jié)目，新的電影等等，每一天都在更新。你要跟得上這個時代，關(guān)鍵在于自己。因為人生就是你怎么樣來看待你自己的，人生就注定于你對未來做決定的那一刻。環(huán)境不會改變，改變之道就是你自己能不能改變你自己。不是環(huán)境在創(chuàng)造人，而是人在創(chuàng)造環(huán)境。2進行心理建設(shè)的策略(1)如何追求持久改變環(huán)境不會改變，改變之道就是自己能否改變自己。人有追求快樂的選擇與決定。那么怎樣追求這種持久的改變呢?提高你的期待，目標(biāo)要高，目光要遠(yuǎn)；拋開心理方面那些消極的因素，要有一種積極的、樂觀的、熱忱的信念；從現(xiàn)在開始，改變你的策略，即改變你做事情的方法。(2)如何改變策略進行心理建設(shè)，改變策略，需要在情緒方面、健康方面、人際關(guān)系方面、錢財方面、時間方面改變策略。情緒方面。要學(xué)會改變情緒，因為新的事物、新的發(fā)展，會影響你的情緒。健康方面。你能否做一個控制情緒的人，你的未來會不會很好，來自你的身體健康，因此你要改變的是怎樣去關(guān)注你的身體健康。人際關(guān)系方面。未來的發(fā)展有一個群體協(xié)作的趨勢，所以你要學(xué)會怎樣去跟別人相處，要尋求一種策略。錢財方面。在這個社會里，要活得更好，需要工作，工作要得到報酬，而報酬得到的是錢財，所以如何理財，也很重要。時間方面。以上4方面的完成只靠一樣?xùn)|西，就是時間。鍛煉身體需時間，投資人際關(guān)系需時間，理財也需時間。所以時間的運用、掌握的方向是至關(guān)重要的。心理建設(shè)的過程1過程進行心理建設(shè)的過程，首先是目標(biāo)，當(dāng)目標(biāo)確定以后，必須去行動，然后進一步端正態(tài)度。這就是成功的3A模式，強調(diào)目標(biāo)、行動、態(tài)度。成功的3A模式目標(biāo)(AIM)行動(ACTION)態(tài)度(ATTITUDE)2時間管理是一種態(tài)度大趨勢的作者約翰艾茲彼特，曾經(jīng)說過這么一句話：“我們正站在一個新的起點，兩千年(即2000年)，這重要的一年，象征著未來，是人們?yōu)橹畩^斗的里程碑，變化的速度加快，知道的事情增多，因而我們不得不重省自身，再悟自己的價值觀和傳統(tǒng)習(xí)慣，而這一切，都是個人所為，個人試圖改變這個社會之前，首先要改變自己?！边@就是一種心理建設(shè)的過程，其實這句話，早在1905年，一位非常有名的哲學(xué)家威廉詹姆斯就說過：“我們這一代最偉大的革命就是發(fā)現(xiàn)，一個人可以由改變調(diào)整內(nèi)在的心態(tài)來改變外在的環(huán)境?！彼械慕Y(jié)果是行動造成的，所有的行動是思考造成的，所有的思考是來自于你一念之間。因此所有的改變是由自己的思考和意念來決定的。它這里包括哪些東西呢？欲望。你要把事情做好，時間管理好，欲望是不是很強烈?決定。決定做或時間管理的目標(biāo)是什么？要把時間管理做好，你的目標(biāo)價值，人生的方向很重要。行動。時間管理是一種技巧，也是一種觀念，跟行為有一定差距，必須不斷地去練習(xí)，才能養(yǎng)成一種良好的習(xí)慣。決心。時間管理也是一種決心。你下決心持續(xù)地學(xué)習(xí)，直到運用自如。如果你把時間管理好，就能夠達到自我的理想，建立自我的形象，進一步提升自我價值。每個人應(yīng)該把自己當(dāng)成一個時間管理的門外漢，而努力不斷學(xué)習(xí)。如果每天你能夠讓自己節(jié)省兩個小時，一個星期就能夠節(jié)省10個小時，一年就能節(jié)省500個小時，這種生產(chǎn)力就能提升到至少25%以上。所有有成就的人，或是有成就的企業(yè)，總會把時間用在高深產(chǎn)業(yè)的地方，源自于他們知道時間大于金錢，時間就是他們生活追尋的一種方向。成就感讓自己更快樂，引發(fā)內(nèi)心的動機，關(guān)鍵就是追求成就感。要成就一件事情，一定要以目標(biāo)為導(dǎo)向，才能夠把事情做好。要把握現(xiàn)在，專注今天，每一分、每一秒都要好好把握。假如你是一名銷售員，這個月要做到多少業(yè)績，那是你的目標(biāo)。為實現(xiàn)這個目標(biāo)，你必須去拜訪多少位顧客。所以你的工作就是，把時間安排在產(chǎn)品知識和顧客的訪問上，必須把每一分鐘，每一秒鐘利用好。作為一名領(lǐng)導(dǎo)人物，有兩個關(guān)鍵：工作表現(xiàn)。有能力去完成工作，而非只強調(diào)其努力是否夠。重視結(jié)果。在目標(biāo)導(dǎo)向上，還要重視結(jié)果，凡事以結(jié)果定出成績。所以作為領(lǐng)導(dǎo)人，或者渴求有所成就的人，首先為自己把時間管理好，在時間管理上，怎樣去做到更好的服務(wù)，讓更多的人感到滿足，讓大家都感到快樂，你就有辦法去賺到更多的錢。這就如美國的激勵大師金克拉所說一句話：“如果你想實現(xiàn)夢想，你必須學(xué)習(xí)幫助別人實現(xiàn)夢想，你才能夠讓自己美夢成真”。在時間管理的過程中，要從內(nèi)心散發(fā)出誠懇、熱忱，充滿著快樂、喜悅，從人與人之間了解協(xié)作的重要性出發(fā)，滿足別人。這些做到了，你就能得到財富，當(dāng)然你的自我價值也會提高。 運用時間時應(yīng)注意的層面運用時間時應(yīng)注意的層面主要有：1：確定我們行動的目標(biāo)2：確定時間管理的目標(biāo)3：善用時間管理的技巧成為優(yōu)秀領(lǐng)導(dǎo)人物的關(guān)鍵在于以下兩點：1：工作表現(xiàn)2：重視結(jié)果所以，一個職業(yè)經(jīng)理人，需要做的是：把你的時間管理好，你怎么能更好的去服務(wù)，讓更多的人感到滿足，能讓大家都感到快樂，這樣你就有辦法去賺取更多的財富。美國激勵大師金克拉曾說過：“如果你想實現(xiàn)夢想，你必須學(xué)習(xí)幫別人實現(xiàn)夢想，你才能夠讓自己美夢成真！”時間管理優(yōu)先矩陣新一代的時間管理理論，把時間按其緊迫性和重要性分成ABCD四類，形成時間管理的優(yōu)先矩陣。如下所示：緊迫性是指必須立即處理的事情，不能拖延。重要性與目標(biāo)是息息相關(guān)的。有利于實現(xiàn)目標(biāo)的事物都稱為重要，越有利于實現(xiàn)核心目標(biāo)，就越重要。有些事情緊迫又重要，如有限期壓力的計劃；可能有些事情是緊迫但不重要，如有不速之客，或者某些電話；有些事重要，但是不緊迫，如學(xué)習(xí)新技能、建立人際關(guān)系、保持身體健康等。當(dāng)然有很多事情不重要，又不緊迫，如瑣碎的雜事，無聊的談話等。如圖4-2所示。不同類的事情要如何去安排，時間如何加以調(diào)整，加以運用，這些事情讓你去做一個什么樣的人，有四種可以參考。壓力人（A），認(rèn)為每樣事情都很重要，很緊迫。應(yīng)該做的是有條有理、有條不紊地去完成你的工作，你應(yīng)該學(xué)習(xí)投資你的時間，去做一個從容不迫的人(B)。你千萬不要去做那種很緊急，但不重要的，那種叫做沒有用的人(C)，你總在應(yīng)付一些雜事，做不重要又不緊迫的事的人稱之為懶人（D）。注重哪一類事務(wù)，你就成為哪一類人。你要成為一名從容不迫的人，成為一名壓力很重的人，成為一名無用的人，甚至要成為一名懶人的話，選擇權(quán)在于你，決定權(quán)在于你。上述的情形都是決定于人們的心態(tài)，應(yīng)如何看待自己，以及怎樣決定讓自己成為一名什么樣的人，才能夠適應(yīng)這個社會，能夠讓你的未來活得更瀟灑，活得更有意義。(2)你是否是一名目標(biāo)明確的人？來一起來玩?zhèn)€游戲?，F(xiàn)在給每個人都發(fā)500元錢，你可以用這些錢去買下列的每一種商品，直到把錢花完為止。同時買完商品以后，不能退貨，請慎重考慮。看得見的看不見的事業(yè)成功，50元知識、經(jīng)驗，50元房子，50元車子，50元周游世界，50元你的名譽，50元你的名譽，50元愛情，150元快樂，150元健康，150元友情，150元家庭和諧，150元時光倒流，200元如果你經(jīng)過認(rèn)真思考，把它記下來，因為他們就是你要的東西，這些都是您的時間與精力所實現(xiàn)的人生目標(biāo)。你來想一想看一下，這500元錢你會買什么。_相信每個人一定會想，時光倒流200元，當(dāng)然愿意買。時間大于金錢，時間比金錢更重要。你應(yīng)該重新地檢討自己，確立你人生的目標(biāo)。因此你對時間的安排應(yīng)該是針對性的投入與完成，能夠直接幫助你在人生奮斗目標(biāo)中，或者是日常生活中具體的目標(biāo)，也可以幫助實現(xiàn)人生的目標(biāo)，所以時間管理中一定要對時間善加運用或投資，因為時間永遠(yuǎn)沒有辦法倒流。第五講：目標(biāo)設(shè)定與時間管理目標(biāo)設(shè)定與時間管理【本講要點】目標(biāo)的設(shè)定目標(biāo)的分析(我要什么)目標(biāo)的搜尋目標(biāo)的設(shè)定目標(biāo)目標(biāo)是一種未來的遠(yuǎn)景，為了實現(xiàn)它，人們愿意做些努力。如果說你沒有去做努力，那只不過是一個企圖?！景咐?953年，美國耶魯大學(xué)對應(yīng)屆畢業(yè)生做了一項研究調(diào)查，他們發(fā)現(xiàn)有3%的同學(xué)還沒有畢業(yè)就設(shè)定了他們?nèi)松哪繕?biāo)，20年后，也就是1973年，這3%的同學(xué)比其他97%的同學(xué)更顯得富裕。這3%的同學(xué)，他們做了7件事情：他們曾經(jīng)很確實地寫下了他們想做的事情；他們列出了達成目標(biāo)所得到的好處；他們列出達成目標(biāo)要克服的障礙；他們列出了達成目標(biāo)必須必備的知識以及信息；他們列出了達成目標(biāo)需要共同協(xié)力的團隊、人員或者組織；他們總結(jié)出一套行動計劃；他們寫出了達成目標(biāo)的具體時間。另外97%的人他們沒有去設(shè)定目標(biāo)。原因在于：他們對目標(biāo)不了解；他們不知道如何去設(shè)立目標(biāo)；對失敗有一種恐懼感；害怕被拒絕；自我形象不佳；他們對自己缺乏熱忱。要想在你的一生或者未來實現(xiàn)你的夢想，你必須做一件事情，那就是設(shè)定目標(biāo)。目標(biāo)設(shè)定的理由成功是什么？成功就是目標(biāo)。一個人之所以會成功，是因為他設(shè)定了目標(biāo)，他也有信心完成他的目標(biāo)。設(shè)定目標(biāo)的理由：讓生活的方向有一種目標(biāo)感?？朔卸璧男膽B(tài)。專心致志。產(chǎn)生熱忱。區(qū)分事情的輕重緩急。節(jié)省很多時間，把時間擺在最有生產(chǎn)力的地方?？梢允″X。確認(rèn)價值重要性。有了目標(biāo)以后，會提高效率。有助于成長和進步。目標(biāo)設(shè)定的指導(dǎo)原則時間管理跟目標(biāo)的設(shè)定是一體兩面的，那邊是時間管理，這邊是目標(biāo)，目標(biāo)的完成必須依靠時間去完成。有效目標(biāo)的特征可以實現(xiàn)；具體可以衡量；完成有期限；請教完成目標(biāo)的人；白紙黑字寫下來，注明完成時間表；具備彈性。設(shè)定目標(biāo)的五個原則設(shè)定有效目標(biāo)的原則可以用SMART來表示。設(shè)定目標(biāo)的SMART原則Specific具體的Measurable可以計量的Attainment可以達到的Reasonable合理的Time有時間性的目標(biāo)設(shè)定的方法目標(biāo)設(shè)定是一個持續(xù)的過程。因為目標(biāo)不是永恒不變的，而是有可能隨時改變的，如果目標(biāo)設(shè)定的內(nèi)容錯誤或者要求太高或太低的時候，就需要重新修訂。目標(biāo)的修訂過程中，要有意識地針對特定的準(zhǔn)繩與方向。1重視書面目標(biāo)設(shè)定目標(biāo)最好用白紙黑字寫下來。當(dāng)你的目標(biāo)是白紙黑字的時候，你一定加倍地重視自己的承諾。當(dāng)你重視承諾的時候，你的思考是獨立的，你也在鍛煉你的信心；同時，你的目標(biāo)明確，會減低不必要的矛盾心理，你的目標(biāo)明確，會增強你的自尊心；你的目標(biāo)明確，還會使你的注意力更為專注、集中；你的目標(biāo)明確，你就會做良性的決策；你有了這個良性決策以后，你才能更進一步地去創(chuàng)造你人生的預(yù)期；當(dāng)你這些都有了，你就會得到高價值的提升。圖5-1 書面目標(biāo)的設(shè)定2目標(biāo)設(shè)定要用文字描述出來在設(shè)定目標(biāo)的時候，最好的方法就是找出10個理由，重要的不是做什么，而是為什么要做這些事情。目標(biāo)是一種挑戰(zhàn)，它能激發(fā)你的行動。目標(biāo)是成績判斷標(biāo)準(zhǔn)，沒有目標(biāo)，就缺乏評估標(biāo)準(zhǔn)。沒有目標(biāo)，即使最好的工作方法也沒有用。目標(biāo)設(shè)定是把你存在或者潛在的需要、興趣、愿望或者任務(wù)，都以明確的意愿表達出來，并且用文字精確地描述出來，同時你的所作所為都瞄準(zhǔn)這個目標(biāo)。這個目標(biāo)可以讓你預(yù)見到未來，當(dāng)你集中力量對著這個目標(biāo)時，就容易產(chǎn)生專注，專注可以把目標(biāo)變?yōu)楝F(xiàn)實。目標(biāo)作為一種描寫結(jié)果，重要的不是你做什么，而是為什么要做這些事。目標(biāo)的分析（我要什么）目標(biāo)的分類目標(biāo)是一種未來的遠(yuǎn)景，為了實現(xiàn)它，你愿意為它做些努力；如果沒有努力，它只是一種企圖，所以目標(biāo)設(shè)定永遠(yuǎn)是以未來為取向的思考。目標(biāo)可以按照時間的長短和目標(biāo)的對象進行分類。1以目標(biāo)時間的長短分類長期目標(biāo)中期目標(biāo)短期目標(biāo)2根據(jù)目標(biāo)的對象進行分類家庭目標(biāo)健康目標(biāo)工作目標(biāo)財務(wù)目標(biāo)人際關(guān)系目標(biāo)學(xué)習(xí)成長目標(biāo)娛樂目標(biāo)公益目標(biāo)目標(biāo)在時間管理中的作用有很多的目標(biāo)都等你去完成。每一天都是那么多的時間，有的人越做越好，有的人原地踏步，關(guān)鍵是你有沒有好好地規(guī)劃你的各種目標(biāo)，你的人際關(guān)系目標(biāo)、學(xué)習(xí)目標(biāo)、家庭目標(biāo)、公益目標(biāo)等有沒有去完善。目標(biāo)將有助于把力量集中在真正的重點上如果你有意識地有目標(biāo)，會將你潛意識的力量轉(zhuǎn)化到你的行動上。目標(biāo)可以讓你了解自己的目標(biāo)并執(zhí)著地追求把精力集中在最重要的事情上，而不會把精力浪費在不重要的事情上。可以引發(fā)你對工作強烈的自我驅(qū)動力量圖5-2 目標(biāo)設(shè)定圖目標(biāo)的搜尋目標(biāo)分析的原則設(shè)定可以立刻轉(zhuǎn)化成行動的目標(biāo)努力使目標(biāo)清晰目標(biāo)搜尋的四個階段1勾勒出生命遠(yuǎn)景首先勾劃出你的生命遠(yuǎn)景是什么，這一生到底想完成哪些事情。2依據(jù)時間標(biāo)準(zhǔn)區(qū)分遠(yuǎn)景目標(biāo)及生命體系依據(jù)一個時間標(biāo)準(zhǔn)區(qū)分出自已的愿望和人生目標(biāo)。一開始，個人的想法是否可以實現(xiàn)，或者是空想并不重要。這個觀點以后再作檢討。3職業(yè)理想的推擬重要的是要找出什么是求生存，什么是生存決定性的準(zhǔn)繩，進行職業(yè)推擬。4目標(biāo)清單開列列出清單，篩選出你認(rèn)為最重要職位，這些職位是你要達到人生目標(biāo)或事業(yè)目標(biāo)的一個標(biāo)準(zhǔn)。第二，想一想，你的愿望和年輕時的夢，與目標(biāo)是不是符合；第三，再想一下，往后推算5年到10年，有沒有可能讓這些目標(biāo)不再是幻想，而是讓它美夢成真?！咀詸z】根據(jù)自己的實際情況填寫下表，明確你的目標(biāo)是什么，把你的目標(biāo)進行排序。在你設(shè)定目標(biāo)的時候要考慮SMART原則。同時說明如何才能達到你的目標(biāo)？目標(biāo)你的目標(biāo)（SMART標(biāo)準(zhǔn)）排序如何達到你的目標(biāo)目標(biāo)的長短：長期目標(biāo)中期目標(biāo)短期目標(biāo)目標(biāo)的對象：家庭目標(biāo)健康目標(biāo)工作目標(biāo)財務(wù)目標(biāo)人際關(guān)系目標(biāo)學(xué)習(xí)成長目標(biāo)娛樂目標(biāo)公益目標(biāo)(1)你的第一目標(biāo)是什么？_(2)你的目標(biāo)彼此之間是否協(xié)調(diào)？是不是(3)向目標(biāo)邁進時，是否有最高目標(biāo)與特定的中期目標(biāo)？是不是(4)這些目標(biāo)中，哪些是你自己能夠做的、哪些是你必須加強的？_(5)請你根據(jù)目標(biāo)搜尋的4個階段來設(shè)定你的目標(biāo)。_時間管理的80/20法則【本講要點】決策的必要性帕雷托(PARETO)時間原則運用ABC分析法來設(shè)定優(yōu)先順序決策的必要性優(yōu)先順序優(yōu)先順序就是決定哪件事情必須先做，哪件事情只能擺在第二位，哪些事情可以延緩來處理，即要有意識地設(shè)定明確的有限順序，以便執(zhí)著、系統(tǒng)地依照這個順序處理計劃里的任務(wù)。決策的必要性設(shè)定優(yōu)先順序的好處1只做重要而且是必要的任務(wù)在生活中，不管是工作、學(xué)習(xí)、人際關(guān)系等，你只做重要而且是必要的任務(wù)。作為一名職業(yè)經(jīng)理人，他的工作大部分時間是用在規(guī)劃、組織、用人、指導(dǎo)、控制上。作為一名銷售經(jīng)理，他的工作可能就是把產(chǎn)品的知識傳授給屬下，統(tǒng)計整個單位的業(yè)績，走訪一些重要的顧客，把下級的一些意見反映給上級等。作為一個銷售人員，他的優(yōu)先順序就是打電話約見客戶，然后準(zhǔn)備銷售的工具以及材料，到客戶那去，向客戶介紹產(chǎn)品，最后簽訂定單。所以每一個人，因為他工作的角色不同，只做重要及必要的任務(wù)。2每一次只集中在一件事情上每個人的角色不同，在當(dāng)時的狀況之下設(shè)定目標(biāo)，應(yīng)以每一次仍能夠最完美的完成目標(biāo)為原則，這樣在計劃周期結(jié)束時，每個人至少都處理了重要事情。帕雷托(PARETO)時間原則19世紀(jì)意大利經(jīng)濟學(xué)家帕雷托（PARETO）發(fā)現(xiàn)：80%的財富掌握在20%的人手中。從此這種80/20規(guī)則在許多情況下得到廣泛應(yīng)用。一般表述為：在一個特定的組群或團體內(nèi)，這組群中一個較小的部分比相對的大部分擁有更多的價值。在時間管理中，在優(yōu)先順序里，也有一個PARETO時間原則，也稱80/20法則。假定工作項目是以某價值序列排定的，那么80%的價值來自于20%的項目，而20%的價值則來自于80%的項目。時間管理的重要意義在于能經(jīng)常以20%的付出取得80%的成果，最后的結(jié)果占了80%的大部分。因此，在你的工作或生活中，你應(yīng)該把十分重要的項目挑選出來，專心致志地去完成，即把時間用在更有意義的事情上。表7-1 Pareto時間原則(80：20原則)你使用或準(zhǔn)備的時間占80%，即次要的多數(shù)問題占80%，造成的成果只占所有成果的20%；而使用或投入的時間占20%，即重要的少數(shù)問題，造成的成果卻占80%。例如：作為銷售人員推銷時，你打50個電話，可能只有5個顧客給你相約見面，就是說你花了80%的時間在約見客戶，但是只有20%的客戶跟你見面。作為一個職業(yè)經(jīng)理，可能你花了兩個小時的時間做準(zhǔn)備，但是會議進行可能不到30分鐘，也就是說用80%的時間做準(zhǔn)備，造成的結(jié)果是20%，但是這20%的準(zhǔn)備造成了80%的結(jié)果。也可用下圖來表示：圖7-1 8020原則成果產(chǎn)出的過程中，使用時間的前20%（投入）造就了80%的成果（產(chǎn)出）；相對的，使用其余80%的時間，只有20%的效果?！咀詸z】一天里，你怎樣去運用時間管理的80/20原則？_運用ABC分析法來設(shè)定優(yōu)先順序ABC分析法ABC分析法這個技術(shù)是來自于經(jīng)驗，也就是重要和次重要的任務(wù)。在所有任務(wù)的集合中，由不同任務(wù)所組成的百分比通常是固定的。字母A、B、C將不同的任務(wù)，依照它們對達成職業(yè)與個人目標(biāo)的重要性分成三個等級。特別重要的稱為A，比較重要的為B，不重要的為C。ABC分析法基礎(chǔ)圖7-2 ABC分析法一天里最重要的一件事情，可能占很少數(shù)，稱為A級任務(wù)，次等重要的B級任務(wù)不多，其他都是不重要的，是C級任務(wù)。從功能有效的達成角度去看，C級任務(wù)的成果比較低，次要任務(wù)成果平平，而重要任務(wù)的成果比較大，這就是ABC法則。仔細(xì)回想一下，一天里實際上做的最有意義、最有成果的事情也許只有20%，大部分的時間，即80%的時間做的都不是特別重要的事情。任務(wù)價值觀圖7-3 任務(wù)價值觀消耗了20%的時間可創(chuàng)造80%的效益，可有時往往消耗了80%的時間，只創(chuàng)造了20%的效益，這叫做80/20的任務(wù)價值圖，也就是說當(dāng)你從事最重要的任務(wù)，用最少的作為就能夠達到最大的成果。最重要的任務(wù)A占15%，因為作為領(lǐng)導(dǎo)人的任務(wù)總和差不多是15%，而這些任務(wù)的本身價值就占達成目標(biāo)貢獻的65%。一個單位經(jīng)理是很少的，他是關(guān)鍵的少數(shù)，決定了關(guān)鍵多數(shù)的事情，這也就是80/20規(guī)則中的A級任務(wù)。中等任務(wù)B任務(wù)，占一個領(lǐng)導(dǎo)人的綜合的比例是20%，相當(dāng)于它也只有20%的價值。較不重要的C任務(wù)，反而占到65%的時間，但是他的價值很小，只有15%。C任務(wù)，雖然數(shù)量多但是它的貢獻很小。所以對于A任務(wù)，是必須做的，應(yīng)該投入更多的時間。B任務(wù)是應(yīng)該做的，而C類任務(wù)是不值得做的?！咀詸z】A、B、C事件的順序是通過比較來確認(rèn)的，對于待辦的許多事項，首先分析其重要性，排出優(yōu)先順序，然后分配時間，是一項有效時間管理的方法。針對你要做的事情，利用ABC分析法來管理時間。待辦事項重要性計劃用時完成確認(rèn)ABC【總結(jié)】本講主要闡述了時間管理的80/20法則。決策就是設(shè)定優(yōu)先順序，80/20時間法則是時間管理的重要原則，時間管理的重要意義在于你能經(jīng)常以20%的付出取得80%的成果。因此，在你的工作或生活中，你應(yīng)該把十分重要的項目挑選出來，專心致志地去完成，即把時間用在更有意義的事情上。要運用ABC分析法來設(shè)定優(yōu)先順序?！拘牡皿w會】_時間管理的策略何謂快、準(zhǔn)、空、多、閑快快是指加快工作速度，等工作干了一段以后，才回頭斟酌，必須放棄舊時代的那種慢工出細(xì)活的思想。因為網(wǎng)絡(luò)時代的信息更新得太快了，例如網(wǎng)絡(luò)中的新聞是隨時可以更新的，不像過去，新聞是一天才換一次，報紙一天才出一次。任何事情都可能影響到商業(yè)活動，因此，現(xiàn)在高科技行業(yè)中的管理人員，首先你的任務(wù)就是把產(chǎn)品和信息推出，再通過網(wǎng)絡(luò)不斷地把改進的產(chǎn)品、信息給顧客。對于公司內(nèi)部的管理也是一樣，首先是要有進展，然后再利用快速的網(wǎng)絡(luò)不斷改進工作的質(zhì)量。如果認(rèn)為產(chǎn)品一經(jīng)推出就完善無缺，而將產(chǎn)品壓在公司內(nèi)，那么在信息發(fā)達的今天，等你這個產(chǎn)品產(chǎn)出的時候，你就會發(fā)現(xiàn)，市場上已經(jīng)有了跟你很接近或者同類的產(chǎn)品。他們質(zhì)量可能不如你，但市場卻是他們的。因此快是一種秘訣。工作要快，在時間安排上應(yīng)有一個密集、超進度、不拘小節(jié)的時段，再有一段緩和、釋放產(chǎn)品和修改產(chǎn)品的時間。準(zhǔn)準(zhǔn)有兩個意思。1對準(zhǔn)目標(biāo)在許多事情同時開展時，不管事情的先后順序和形態(tài)，而要對準(zhǔn)你心中的那個核心目標(biāo)，這個目標(biāo)不一定是長遠(yuǎn)的，也可以只是短時間的。因此必須克服時間的順序和事情的大小，只有一句話，對準(zhǔn)目標(biāo)。2準(zhǔn)許每一周的一到兩天，沒有任何的計劃在這一天到兩天你可以處理一些重要的事情。這是由于在集中精力趕工作進度和計劃的時候，一些重要的事情被擱置一邊，但如果每一周有一天到兩天作為靈活性、機動性的時間，你就可以處理與當(dāng)前工作進度無關(guān)，但卻是重要的事情。例如公司需要趕著做產(chǎn)品的市場推廣，也不能推卸投資人的約談?？湛站褪敲恳恢芸粘鲆惶觳蛔鋈魏闻c工作有關(guān)的事情。因為在無關(guān)的領(lǐng)域中去探索的時候，你的思維框框就會被打破。這一天要上網(wǎng)去尋找任何未知領(lǐng)域的信息，任何無關(guān)于公司現(xiàn)行日常業(yè)務(wù)領(lǐng)域的信息，可能會產(chǎn)生思維的亮光。因為在無關(guān)領(lǐng)域探索時，有的思維框框完全被打破，在未知領(lǐng)域中，企業(yè)強人特有的驕傲也消失了，當(dāng)人懷有謙虛的心態(tài)在未經(jīng)的住處相遇時，發(fā)明的光芒就會出現(xiàn)。多多是指要多用電子郵件、傳真、信件。E-mail的好處：可以隨時查閱，而不需要你的秘書送到案頭可以使你更好地安排時間，不像電話要隨時接聽可以隨時收發(fā)信息閑閑就是留出時間，讓自己閑下來，不做任何事情，只做休閑的事，這點短時期內(nèi)不重要，但長期卻十分重要。你可以加以思考，怎樣把你的一天變成48小時。時間管理策略的運用如何運用快、準(zhǔn)、空、多、閑【案例1】美國財富雜志曾經(jīng)有一個報道高級主管是如何分身乏術(shù)的例子。高級主管的一天經(jīng)常是十分忙碌的，一個接一個的會議，電話不斷，甚至于舟車矛盾，很多的研討會甚至于吃飯時都有人給你匯報，這叫早餐匯