供電局存貨清查專項報告.doc

海南電網物質公司物資清理專項報告信會師報字（2011）第 號海南電網物質公司：我們接受海南電網物質公司委托，于2011年8月1日至2011年8月31日協(xié)助海南電網物質公司有關人員對截止2011年7月31日的 “原材料”和“工程物資”進行清查，以便于海南電網物質公司按照南方電網的要求上新系統(tǒng)時進行初始數(shù)據錄入及進行賬務處理。建立健全內部控制制度、保護資產的安全和完整，按照海南電網公司2011675號關于開展庫存物資清理工作的通知文件的要求進行物資清查，保證會計資料和清查資料的真實、合法、準確和完整是海南電網物質公司管理當局的責任。我們的責任是按照中國注冊會計師審計準則的規(guī)定，在海南電網物質公司進行物資清查的基礎上，對海南電網物質公司資產清查結果進行專項審計，出具物資清查專項審計報告。在審計過程中，我們按照獨立、客觀、公正的原則，實施了包括檢查支持各項資產的證據、對各項資產進行客觀評判等我們認為必要的審計程序。我們相信，我們的審計工作為發(fā)表意見提供了合理的基礎。現(xiàn)將清查核實情況及結果報告如下：一、物資清查工作范圍本次物資清查以2011年7月31日為清查基準日，按照海南電網公司關于開展庫存物資清理工作的通知的要求，結合海南電網物質公司物資管理和賬務處理的實際情況，本次物資清理核對工作主要是清理海南電網物質公司的物資，具體包括原材料和工程物資，物資部門的物資明細賬和物資清單（驗收入庫單和出庫單），清理期間為期2008年1月1日至2011年7月31日。清理前截止2011年7月31日財務賬與物資賬差異情況如下表：日 期類 別財務賬面余額庫存物資臺賬余額賬賬差異金額2011-07-31工程物資18,242,688.67 13,969,011.71 4,273,676.96 原材料6,412,345.44 29,682,865.98 -23,270,520.54 合 計24,655,034.11 43,651,877.69 -18,996,843.58 二、物資清查的相關依據1、海南電網公司關于開展庫存物資清理工作的通知。2、中國南方電網公司、海南電網公司和海南電網物質公司的相關規(guī)章制度。3、海南電網物質公司財務部提供的2008年1月1日至2011年7月31日 “原材料”和“工程物資”明細賬。4、海南電網物質公司財務部提供的自2008年1月1日至2011年7月31日的會計記賬憑證、原始憑證等。5、海南電網物質公司物資部提供的2008年1月1日至2011年7月31日的物資手工賬及電腦賬。6、海南電網物質公司物資部提供的2008年1月1日至2011年7月31的所有物資驗收入庫和出庫的物資清單。7、企業(yè)會計準則及其他相關資料。三、物資清查方法及實施過程 （一）物資清查人員組織和時間安排海南電網物質公司成立以物資所長、副所長、財務副主任為首物資清查工作小組。具體包括物資所所長：云劍；物資副所長：孫陽山；財務副主任：許紅麗；會計：何燕；物資倉庫負責人：葉志鋒；倉庫保管員馮菊容、馮躍堅、潘聲波。另外配備了楊媚、李傳柏、林瑋、李葉偉、孟東、蔡蕊、王小娜、王小妮、黎忠9名工作人員協(xié)助數(shù)據錄入和實物盤點工作。具體分為兩組，其中由物資所長、副所長、倉庫保管員及三名助理人員組成實物盤點小組，由財務副主任、會計及6名助理人員組賬務核對小組。事務所由三名人員參員協(xié)助和指導、監(jiān)督盤點和賬務核對工作。實物盤點時間為2011年8月4日至2011年8月20日，財務核對時間為2011年8月1日至2011年8月25日，2011年8月31日出具清查報告初稿，2011年9月30日前出具正式報告。 （二）實物盤點實施過程和方法 1、2011年8月1-3日制定盤點計劃，將盤點人員分成三個小組，打印盤點表樣并進行連續(xù)編號，制定并張貼物資卡片，對外單位存放的存貨單獨掛牌，準備計量工具（主要是磅秤）和吊運機械，整理倉庫。2、2011年8月4日9：00組織全部參與盤點人員召開盤點工作會議，布置盤點工作，發(fā)放區(qū)位布置圖，告知各組盤點范圍和步驟及提醒盤點過程中需注意的事項。4、 發(fā)放盤點表單，進行實物盤點工作。5、 對盤點截止日前出、入單據進行處理，對寄存在外的存貨發(fā)出詢證函。6、 盤點結束后進行匯總、分類并倒軋至2011年7月31日，與財務賬面進行核對，寫出盤點小結。事務所人員全過程監(jiān)盤，并做好抽盤記錄，抽盤金額不少于庫存金額的50%。 （三）賬賬清查核對實施過程和方法由于本次物資清理核對工作時間長、工作量大，在進行物資清理核對時，主要是以海南電網物質公司財務“原材料”、“工程物資”明細賬、物資部的物資明細賬和物資料單為依據逐筆進行核對，找出財務賬和物資部的物資賬形成物資賬面差異的原因，最后結出物資截止2011年7月31日物資賬面結存余額；具體操作方法如下： 1、根據財務部提供的2008年1月1日至2011年7月31日的“原材料”和“工程物資”明細賬，分年度統(tǒng)計財務部“原材料”和“工程物資”的賬面入庫（借方）和出庫（貸方）的發(fā)生數(shù)，計算出每年度財務賬面物資發(fā)生金額和余額；并與財務賬面實際結存的余額進行核對。2、海南電網物質公司物資部2010年1月1日開始使用“海頤”物資系統(tǒng)，同時使用“遠光”物資系統(tǒng)對小部分一進一出的物資進行開單，這小部分物資不影響庫存物資余額。對2010年1月1日至2011年7月31日的“海頤”軟件的物資臺賬，分年度統(tǒng)計物資部物資的賬面入庫和出庫的發(fā)生數(shù)，計算出每年度物資賬面物資發(fā)生金額和余額；并與物資賬面實際結存的余額進行核對。對2010年1月1日至2011年7月31日使用“遠光”軟件物資系統(tǒng)打印的單據進行重新錄入后核對。對于2008年1月1日至2009年12月31日根據物資部門保存的單據重新錄入，形成出、入庫明細清理表。3、根據海南電網物質公司財務部2010年1月1日至2011年7月31日“原材料”和“工程物資”科目明細賬和物資部的物資明細賬，編制財務部和物資部物資分年度差異表，找出財務部與物資部賬面物資的差異。4、根據財務部提供的“原材料”和“工程物資”明細賬，分年度、分入庫（借方）和出庫（貸方）依據會計記賬憑證后所附的物資驗收入庫單和出庫單，按單號、開單時間和金額逐筆進行登記；登記完后與財務賬面發(fā)生數(shù)進行核對。5、根據物資部提供的“海頤”軟件物資臺賬，對各年度的物資余額結轉進行分析并調整；同時，根據物資收發(fā)存匯總表或物資入、出庫匯總表中的入庫和出庫數(shù)導出每年度物資的入庫和出庫明細賬，并對相同的單號進行匯總。6、根據物資部提供的2010年1月1日至2011年7月31日的所有物資入庫單和出庫單，分年度、分單號和單號上記錄的時間進行登記，編制物資清理明細表。7、對于2010年1月1日至2011年7月31日的物資，首先根據物資清理明細表和物資部的物資明細賬，分入庫和出庫逐筆分別進行核對，找出形成的差異，并編制相關的明細表進行調整；然后，根據調整后的物資明細清單與財務部的物資明細賬分入庫和出庫（不分年度，對于2010年1月1日至2011年7月31日的物資視同一個期間）進行核對，找出物資入庫、出庫的差異，并進行調整，編制未達物資調整明細表。8、對于2008年1月1日至2009年12月31日的物資，由于物資部的物資賬不齊全，主要根據財務“原材料”和“工程物資”科目明細賬及記賬憑證后附單據進行核對，同時以出入庫明細表為輔助核對方式，重點查對是否存在重復記賬、原始料單匯總是否錯誤、調整賬務依據是否充分、是否存在所附料單不全和缺少料單的情況，最后編制未達物資調整明細表。9、根據兩個期間（2008年1月1日至2009年12月31日和2010年1月1日至2011年7月31日）的未達物資調整明細表，進行跨期間的核對，找出跨期間的物資差異，并進行調整，編制最終的未達物資調整明細表，計算出2011年7月31日的物資賬面結存金額。 （四）賬實核對根據2010年7月31日調整后的明細表與盤點物資明細表進行核對，計算盤盈或盤虧金額，并分析盤盈、盤虧原因。四、物資清理的結果1、物資清理的結果經過對*供電局財務部和物資部的物資賬面數(shù)進行清理核對和計算，截止2011年7月31日，物資賬面金額為 元；財務賬面金額為 元，賬賬相差 元；實際庫存物資盤點金額為，盤盈（盤虧） 元。具體明細詳見未達物資調整明細表（1999年1月1日至2011年7月31日）。2、未達物資調整明細表中附表說明本次物資清理，在核對財務部和物資部的物資賬面數(shù)時，針對物資入庫和出庫，出現(xiàn)不同的情況，編制不同的表格進行調整，作為未達物資調整明細表的附表，具體情況為：（1）附表1：反映的是2007年1月1日至2011年7月31日物資部已有物資入庫驗收單或物資部的賬面上已做物資入庫，但財務上未發(fā)映物資的入庫；金額為1,582,480.55元。（2）附表2：反映的是1999年1月1日至2006年12月31日物資部已有物資入庫驗收單，但財務上未發(fā)映物資的入庫；金額為3,927,767.58元。（3）附表3：反映的是2007年1月1日至2011年3月31財務賬面已做物資入庫或根據物資驗收入庫單已做入庫，但物資賬面上未發(fā)映物資的入庫；金額為13,670,770.39元。（4）附表4-1：反映的是2007年1月1日至2011年7月31日有物資入庫或物資驗收入庫單，但物資賬面上未發(fā)映物資的入庫；金額為1,091,861.39元。（5）附表4-2：反映的是1999年1月1日至2006年12月31日財務賬面已做物資入庫，但物資賬面上未發(fā)映物資的入庫；金額為9,478,523.02元。（6）附表5：反映的是有物資出庫清單，但財務賬面上未發(fā)映物資的出庫；金額為3,564,210.83元。（7）附表6：反映的是2007年1月1日至2011年7月31日有物資出庫清單，但物資賬面上未發(fā)映物資的出庫；金額為627,880.43元。（8）附表7：反映的是2007年1月1日至2011年7月31日物資部已有物資出庫單或物資部的賬面上已做物資出庫，但財務上未發(fā)映物資的出庫；金額為12,497,709.97元。（9）附表8：反映的是2007年1月1日至2011年7月31日財務賬面已做物資出庫或根據物資出庫單已做入庫，但物資賬面上未發(fā)映物資的出庫；金額為34,001,758.28元。（10）附表9：反映的是物資部的賬面物資重復入庫，金額為23,972.92元。（11）附表10：反映的是財務賬面物資重復出庫，金額為213,649.57元。（12）附表11：反映的是物資部的賬面物資重復出庫，金額為14,042.71元。（13）附表12：反映的是有物資入庫清單，財務部直接記入“生產成本”科目，物資部未做物資出庫，金額為137,821.40元。（14）附表13：反映的是1999年1月1日至2006年12月31日財務賬面上已做物資出庫，物資部未做物資出庫，金額為14,608,266.43元。（15）附表14：反映的是財務賬面上入賬金額與實際后附的調撥單或發(fā)票金額不一致，金額為-25,812.94元。（16）附表15：反映的是財務部賬面物資重復入庫，金額為69,606.83元。（17）附表16：反映的是1999年1月1日至2006年12月31日有物資出庫清單，財務部直接記入“生產成本”或“在建工程”科目，物資部未做物資入庫，金額為20,524.00元。（18）附表17：反映的是1999年1月1日至2006年12月31日電力服務公司的物資出庫清單，不屬于本次物資清理的范圍，但物資部已做出庫，應調整沖回，金額為93,713.01元。（19）附表18：反映的是2011年1月1日至2011年7月31日，*供電局實際物和賬面上已做入庫的物資數(shù)（實物流轉和賬務處理一致），不包括物資實物已在2011年1月1日以前已經入庫，而在2011年補單入庫的數(shù)，金額為777,034.16元。（20）附表19：反映的是2011年1月1日至2011年7月31日，*供電局實際實物和賬面上已做出庫的物資數(shù)（實物流轉和賬務處理一致），不包括物資實物已在2011年1月1日以前已經出庫，而在2011年補單出庫的數(shù)，金額為1,033,113.74元。3、物資原賬面數(shù)的調整情況說明根據*供電局物資部提供的物資臺賬，物資部共有三套物資臺賬，2004年以前，主要采用的手工賬記錄物資的入庫和出庫；2004年至2008年主要采用的是“用友”軟件記錄物資的入庫和出庫；2009年至2011年3月采用的是“用友”和“海頤”軟件記錄物資的入庫和出庫。由于2007年1月1日以前物資部的手工賬和“用友”軟件記錄物資的入庫和出庫不完整，故本次物資清理，2007年1月1日以前的物資入庫和出庫主要以物資清單為主。由于物資部的“用友”軟件記錄物資結存余額不存在連續(xù)性和記錄不準確等原因，本次進行物資清理時，經分析和詢問有關人員后對其物資賬進行了調整，具體調整情況如下：（1）在2006年度“用友”軟件中的物資收發(fā)存匯總表中的入庫數(shù)為51,224,806.08元，而入庫單匯總表中的入庫數(shù)為51,135,534.06元，相差89,272.02元（變壓器）；經了解，此筆入庫單實際未發(fā)生，本次清理已做調整。（2）2006年度一期農網物資的入庫25,338,263.70元及出庫18,473,522.41元，系一期農網物資全部在本年度錄入“用友”軟件中，但“用友”軟件未進行結算，未結出相應的余額；2006年度一期農網物資入庫、出庫數(shù)字的來源主要是“用友”軟件的入庫單匯總表和出庫單匯總表；而不是物資收發(fā)存匯總表。（3）2006年度二期農網物資的入庫23,070,106.71元及出庫22,647,466.67元，系二期農網物資全部在本年度錄入用友軟件中，但用友軟件未進行結算，未結出相應的余額；2006年度一期農網物資入庫、出數(shù)字的來源主要是“用友”軟件的入庫單匯總表和出庫單匯總表；而不是物資收發(fā)存匯總表。（4）2006年度“用友”軟件中“縣城網物資”期末余額為1,520,966.87元，但在結轉到2007年物資收發(fā)存匯總表的期初數(shù)時無此筆業(yè)務，為了平衡期末余額，在2007年入庫中補做入庫，形成2007年度物資收發(fā)存匯總表中的入庫物資與入庫單匯總表中的入庫物資不一致；經了解，此筆入庫單實際未發(fā)生，本次清理已做調整。（5）2007年度“用友”軟件的物資賬上反映購入一臺變壓器（S9-10），購入價為2,118,948.00元，經了解，實際無此筆業(yè)務，本次清理已做調整。（6）在2010年度“用友”軟件中的物資收發(fā)存匯總表中的出庫數(shù)比入庫單匯總表中的出庫數(shù)多2,122,556.87元；經了解，此筆入庫單實際未發(fā)生，本次清理已做調整。（7）2010年度末“用友”軟件中“縣城網物資”期末余額為108,942.71元與2011年期初數(shù)為106,907.99元相差2,034.72元，本次清理已做調整。 五、差異產生原因分析通過本次對*供電局1999年1月1日至2011年7月31日的物資進行全面的清理核對，發(fā)現(xiàn)財務部與物資部的物資賬面差異較大，經過對物資清單的登記和核對，發(fā)現(xiàn)產生差異的主要原因如下：1、財務部與物資部未定期對于物資賬進行認真的核對，并編制差異調節(jié)表。2、財務部和物資部是供電局兩個獨立的部門，在物資入庫、出庫單的傳遞上缺少相關的交接手續(xù)和復核。3、對于物資中的增值稅進項稅問題，有時物資成本中包括增值稅進項稅，有時又不包括，財務部和物資部各自處理的方式不一樣，缺少必要的溝通。4、物資部的入庫、出庫單保管未進行定期的裝訂成冊，納入檔案的管理，形成入庫、出庫單的遺失。5、物資部的物資臺賬無論手工賬還是電腦賬均登記不及時、不齊全，沒有一套完整的物資臺賬。6、物資部開具的入庫驗收單、出庫單的依據不足，對于已開入庫驗收單、出庫單的原始憑證未作相關的標記，造成財務部和物資部的物資賬上存在重復入庫和出庫存的情況。7、財務部處理物資賬務時，存在直接根據物資調撥單或物資采購發(fā)票做賬，而不是依據物資部的驗收入庫單和出庫單；同時，有時直接將調撥和采購的物資記入“生產成本”或“在建工程”，未通過“原材料”或“工程物資”科目核算。8、財務部處理物資賬時，一般是根據物資部提供的物資入、出庫單匯總表，而不是匯總表后附物資的入、出庫單；而物資部提供的物資入、出庫單匯總表的金額有時與所附的物資清單記錄的金額并不一致，因而形成差額。9、財務部和物資部在對物資入庫單和出庫單進行賬務處理時，發(fā)現(xiàn)入庫單和出庫已出現(xiàn)錯誤，直接進行修改，