文件及信息檔案管理工作程序.doc

文件及信息檔案管理工作程序經(jīng)營部檔案定義：經(jīng)銷商合同、市場(chǎng)調(diào)研資料、企業(yè)整體形象宣傳資料、客戶聯(lián)系資料（含總代理及所有專賣店）、客戶經(jīng)營情況、客戶訂單（包括產(chǎn)品訂單、展廳設(shè)備訂單、宣傳資料廣告畫訂單）、客戶書面反饋情況、經(jīng)營部投標(biāo)文件、量體訂制的客戶個(gè)人資料、發(fā)貨記錄、部門合同評(píng)審資料、空白合同、經(jīng)營部會(huì)議記錄、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報(bào)告、經(jīng)營部工作計(jì)劃、經(jīng)營部制度及工作程序文件、經(jīng)營部職員出差記錄等經(jīng)營資料中轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部留底備查的資料統(tǒng)稱為經(jīng)營部檔案。一、 目的通過對(duì)經(jīng)營部檔案的管理確保公司所有經(jīng)營資料的完整性并保障公司經(jīng)營活動(dòng)的可追溯性與延續(xù)性，有效督導(dǎo)經(jīng)營部職員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)工作程序，并作為公開、公平考核經(jīng)營部職員工作成績(jī)的依據(jù)。二、 適用范圍適用于經(jīng)營部所有工作人員的文檔管理，并作為經(jīng)營部人員文件處理程序指導(dǎo)文件。三、 管理職責(zé)3.1經(jīng)營部配備助理及信息管理員運(yùn)用專用電腦及文件柜開展文檔管理工作。3.2助理及信息管理員負(fù)責(zé)經(jīng)營部文檔的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理，提供文檔處理意見，負(fù)責(zé)對(duì)文檔的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對(duì)工作；負(fù)責(zé)管理文檔的借閱、外調(diào)；負(fù)責(zé)客戶定單的傳真、確認(rèn)工作。3.3銷售總監(jiān)負(fù)責(zé)對(duì)助理及信息管理員的工作指導(dǎo)、監(jiān)督及文檔資料處理的建議工作，負(fù)責(zé)經(jīng)營部職員經(jīng)營資料的監(jiān)督管理。3.4經(jīng)營部職員按工作程序開展工作并配合助理及信息管理員工作及時(shí)提供準(zhǔn)確、全面的經(jīng)營資料，以便于轉(zhuǎn)化為經(jīng)營部文檔。3.5財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)經(jīng)營部合同、定單、發(fā)貨記錄等經(jīng)濟(jì)類文檔的審計(jì)、統(tǒng)計(jì)、報(bào)告工作，負(fù)責(zé)經(jīng)營部檔案管理專用電腦與財(cái)務(wù)部電腦聯(lián)網(wǎng)的管理工作。3.6公司主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部與經(jīng)營部文檔管理工作的協(xié)調(diào)及監(jiān)督；負(fù)責(zé)各類文件、信息資料歸檔情況的監(jiān)督，負(fù)責(zé)各類文檔借閱、外調(diào)的審批及各類文檔處理的最終審批。四、 工作程序4.1經(jīng)營部合同必須依照公司相關(guān)要求逐級(jí)審批后簽訂結(jié)合合同評(píng)審文件方可視為有效文件存檔。4.2客戶訂單經(jīng)逐級(jí)審批后才發(fā)貨的方可視為有效文件存檔。4.3客戶反饋情況的書面報(bào)告、經(jīng)營部職員工作總結(jié)報(bào)告、經(jīng)營部工作計(jì)劃(工作報(bào)告)經(jīng)有關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)批示意見后視為有效文件存檔。4.4經(jīng)營部會(huì)議記錄由參會(huì)人員簽名后作為有效文件存檔。4.5客戶聯(lián)系資料、客戶經(jīng)營情況由客戶負(fù)責(zé)人簽名后作為有效文件存檔。4.6經(jīng)營部投標(biāo)文件自公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)標(biāo)書內(nèi)容之日起存檔。4.7量體訂制的客戶個(gè)人資料自客戶驗(yàn)收產(chǎn)品之日起存檔。4.8發(fā)貨記錄自倉庫發(fā)貨后傳真客戶確認(rèn)之日起作為有效文件存檔。4.9經(jīng)營部職員出差記錄、經(jīng)營部制度及工作程序文件由經(jīng)營部負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。4.10助理及信息管理員將1-9文件轉(zhuǎn)化為檔案時(shí)必須依據(jù)有效文件要求進(jìn)行核對(duì)后方可進(jìn)行文件轉(zhuǎn)化處理。4.11助理及信息管理員發(fā)現(xiàn)不符合要求的文件應(yīng)反饋至銷售總監(jiān)進(jìn)行監(jiān)督協(xié)調(diào)，保障文件的有效性。對(duì)于未按程序要求確立的文件銷售總監(jiān)應(yīng)調(diào)查研究事情原因并出具說明性文件交主管領(lǐng)導(dǎo)審批后作為該文件的補(bǔ)充資料一同進(jìn)行歸檔處理。4.12助理及信息管理員應(yīng)對(duì)不完整的文件進(jìn)行監(jiān)督并催促相關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)充完整進(jìn)行轉(zhuǎn)化并管理。4.13助理及信息管理員應(yīng)先對(duì)有效文件進(jìn)行分類整理編號(hào)，并就文件名稱、文件編號(hào)、主題內(nèi)容、歸檔時(shí)間、檔案年限、存放位置等相關(guān)內(nèi)容輸入專用電腦并按數(shù)據(jù)庫管理要求進(jìn)行檔案管理。4.14助理及信息管理員的檔案柜應(yīng)進(jìn)行分類編號(hào)并將文檔按電腦內(nèi)所示內(nèi)容及存放位置放入專用檔案柜。4.15經(jīng)營部打印資料由助理及信息管理員于專用電腦及設(shè)備進(jìn)行操作，便于文件的轉(zhuǎn)換工作。未在專用電腦中處理過的文件必須原文輸入電腦，合同原件放于檔案柜內(nèi)。4.16財(cái)務(wù)部電腦與經(jīng)營部電腦檔案管理專用電腦聯(lián)網(wǎng)并進(jìn)行維護(hù)工作。便于隨時(shí)查閱、審核、統(tǒng)計(jì)合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關(guān)經(jīng)濟(jì)類文檔資料。4.17除主管領(lǐng)導(dǎo)外，借閱經(jīng)營部文檔須銷售總監(jiān)同意；外調(diào)經(jīng)營部文檔須經(jīng)銷售總監(jiān)同意并有主管領(lǐng)導(dǎo)簽名同意。助理及信息管理員應(yīng)對(duì)借閱、外調(diào)文檔進(jìn)行登記并及時(shí)督促回收。4.18助理及信息管理員應(yīng)參照公司機(jī)密管理程序保證經(jīng)營部文檔的保密工作，設(shè)置電腦密碼、鎖好檔案后，保管好鑰匙。保障文檔的整潔，進(jìn)行對(duì)檔案柜防潮、防蟲處理，對(duì)電腦資料進(jìn)行及時(shí)備份處理。五、獎(jiǎng)懲條例5.1檔案管理員恪盡職守，保證了文件轉(zhuǎn)化為檔案資料手續(xù)的準(zhǔn)確正遠(yuǎn)見，保證了檔案資料的機(jī)密性、保證了公司經(jīng)營的有鏟追溯的將進(jìn)行表彰及相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)。5.2經(jīng)營部職員能主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的提供文件資料進(jìn)行歸檔工作，全力配合助理及信息管理員進(jìn)行工作的將進(jìn)行表彰并將能此工作配合和檔案資料內(nèi)體現(xiàn)的內(nèi)容作為經(jīng)營部職員工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金的主要依據(jù)。5.3對(duì)于違反檔案管理員程序條例，未按程序進(jìn)行文件審批，不準(zhǔn)確、全面提供文件資料，未配合檔案管理員工作的將進(jìn)行批評(píng)、警告及經(jīng)濟(jì)處罰并作為工作不良記錄存檔，供工作考核、評(píng)定工資、獎(jiǎng)金時(shí)的重要依據(jù)。5.4對(duì)于未按照本程序進(jìn)行操作的助理及信息管理員按所造成的影響和損失進(jìn)行批評(píng)、警告及相應(yīng)經(jīng)濟(jì)處罰，