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合同管理要點第一章 合同管理概述 合同管理是工程項目管理的一個組成部分。合同管理與計劃管理、成本管理、技術管理、組織與信息管理共同構成工程項目管理系統(tǒng)。 建筑工程施工合同，是業(yè)主（發(fā)包人）和承包商（承包人）為完成建筑安裝工程、明確雙方的權利和義務關系而簽訂的法律文件。遵照施工合同，承包商應完成業(yè)主交給的建筑安裝工程建設任務。業(yè)主應按合同規(guī)定提供必要的施工條件、支付工程價款。承包商在工程承攬過程中必須認真研究招標文件的規(guī)定和要求，特別是吃透招標文件中的合同條件，按照ISO9000 族標準，進行周密的合同評審，在此基礎上制定投標方案。對施工合同的實施過程進行有效的管理，加強和提高施工合同管理，是社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的必然要求。有效的合同管理是促進參與工程建設各方全面履行合同約定的義務，確保建設目標（質量、投資、工期）實現(xiàn)的重要手段。合同管理貫穿于工程實施全過程的各個方面，其目的就是保證建筑企業(yè)全面地完成合同規(guī)定的責任和義務，它是工程項目管理的核心和靈魂。因此，必須十分重視合同和合同管理，加強合同管理工作對于建筑企業(yè)以及業(yè)主都具有重要的意義。第二章 建筑企業(yè)施工合同的管理要求 建筑工程施工合同是發(fā)包人和承包人為完成雙方商定的建筑工程，明確相互權利關系的協(xié)議。施工合同的標的物是各類建筑產(chǎn)品，它具有與工業(yè)、農(nóng)業(yè)產(chǎn)品一般的商品屬性，但它也有其他產(chǎn)品不可替代的屬性，形成建筑產(chǎn)品的特殊性。 施工合同的特點決定了施工合同無論是在文本結構，還是在內容方面都有別于其他合同，同時也決定了施工合同管理有別于其他合同管理的特點，主要體現(xiàn)在以下方面：2.1 施工合同是全過程的管理建筑產(chǎn)品的一次性投資數(shù)額大，施工合同履行周期長、內容多、涉及面廣等特點，也決定了合同管理工作，必須貫穿于施工全過程的特點，包括簽約前的調查，簽約中合同條款的評審和簽約的管理。2.1.1 簽約前的調查(1).調查發(fā)包人的主體資格是否合法，發(fā)包人的資信等級和履約能力，這些調查可以有效防范合同欺詐，規(guī)避企業(yè)風險。(2).對發(fā)包工程的地點、作用、規(guī)模、消耗材料價格、道路交通狀況和社會環(huán)境狀況進行調查，如果是生產(chǎn)產(chǎn)品的工程，還要對生產(chǎn)工藝、主要設備及安裝等進行調查。2.1.2 簽約中合同條款的評審(1).評審合同文件本身和全部條款是否合法,其主要依據(jù)是建筑法、合同法、招標投標法及政府法規(guī)和行業(yè)規(guī)定。(2).從技術角度、經(jīng)濟角度和索賠角度評審合同的完備性和可行性，有無疏漏和含混不清的地方對每一條款都要謹慎評審，對合同文字詳細斟酌，不得產(chǎn)生歧義。2.1.3 履約過程的管理(1).對合同文件的管理。收到合同文件后，對文件的名稱、內容、編號、收件時間、逐一進行登記，并妥善保存。如需借閱，也要進行登記，并及時催收，以防丟失。(2)合同交底，公司總部應把簽約的全過程及所有文件向項目部或分公司詳盡交待，以利分公司或項目部做好開工準備。(3)分解合同。因為合同需要全體員工共同遵守、執(zhí)行，所以必須把合同層層分解，落實到部門、班組、責任人，使他們明白自己在履行合同過程中的責、權、利。(4)加強動態(tài)管理：由于建設工程施工合同實施階段時間長，變動因素多，如：人員變動：不管是業(yè)主方，還是承包方，都可能有人員變動。價格變動：包括能源，原材料價格調整，運輸價格調整，人員工資政策性提高，法律、行政法規(guī)和國家有關政策變化影響合同價格等。業(yè)主設計文件的變更?；A工程、隱蔽工程等現(xiàn)場簽證材料。不可抗拒的因素：如戰(zhàn)爭、動亂、惡劣的氣象條件等。其他變動。所有這些變動都將對工程的工期、成本產(chǎn)生直接影響，合同管理者的責任就是把這些變動的資料或依據(jù)盡可能多的收集起來，分門別類保管好，積極索賠，按合同約定調整造價。(5)培育員工履行合同的意識，按合同規(guī)定完成每一項任務，同時鼓勵員工要敢于制止揭露違背合同的事件，發(fā)現(xiàn)承、發(fā)包雙方違背合同的事件應立即反映。2.2 施工合同需要全體人員參與管理(1)合同管理員直接管理合同，參與合同的起草、洽談、評審、索賠等工作，及時向合同決策人匯報影響合同的事件，使合同順利履行。(2)公司總部各相關部門負責人應分別就各自負責的事項提出該項合同是否具有風險，是否有實施的可能性，安排、督促實施合同的進度、質量及其他施工事項。(3)合同決策人在綜合分析各部門意見的基礎上，決定是否簽訂該合同，并部署檢查合同實施過程中的各項情況。(4)所有參與合同的施工人員都是合同的具體實施者，包括現(xiàn)場的項目經(jīng)理、管理人員、各作業(yè)班組。工程的質量、進度、現(xiàn)場配合等情況直接關系到合同能否順利履行；在合同履約方面，他們承擔著比合同管理員、公司高層等更加重要的履約責任。2.3 施工合同需要專業(yè)性的管理人員合同管理是一項專業(yè)性較強的工作，需要管理人員有較高的理論素質和業(yè)務能力，其能力主要體現(xiàn)在以下幾方面：(1)理解和熟悉國家有關法律，如前述合同法、建筑法、招標投標法，并要熟悉當?shù)氐胤椒ㄒ?guī)和相關行業(yè)規(guī)定。(2)熟悉和理解合同文件的內容和條款，對于重要的條款還要爛熟于胸。(3)要單獨參與或陪同參與合同文件的調查、評審和簽約工作。(4)參與或陪同執(zhí)行索賠和反索賠工作。(5)為了搞好合同管理工作,要經(jīng)常與政府有關部門、法律界人士和業(yè)主等聯(lián)系。從以上幾方面大致可以看出，沒有較高的理論素質和業(yè)務能力，是不能搞好合同管理的。當然，這里的合同管理人員不單是專業(yè)管理員，還包括建筑企業(yè)高層管理人員。2.4 施工合同管理是一項細致的工作(1)施工合同金額大，建設周期長，發(fā)生變動的可能性大，為避免辦理結算時的扯皮現(xiàn)象，現(xiàn)場管理人員應認真做好施工日志，詳細記錄施工過程中發(fā)生的事件。如工程施工中的設計變更，就必須辦理相關的手續(xù)，出具書面材料，說明改變的理由，對工程進度、質量、成本有無影響等，如有，有多大，都要載明，并由業(yè)主或監(jiān)理工程師簽證認可。(2)工程施工中，時常會出現(xiàn)材料代用或替換，或供貨不及時影響工期，或供貨地點改變運輸距離延長，或價格上調增加工程造價等情況。合同管理人員都應把這些事文詳盡記錄在案，把以上情況發(fā)生的理由、時間、地點、經(jīng)辦人員、數(shù)量多少等具體情況記錄清楚，由業(yè)主或監(jiān)理工程師出具相關手續(xù)。(3)工程施工中，常見的是業(yè)主遲付工程款，影響工程正常進行；或停止停電頻繁影響工期，偶爾還有人力不可抗拒的因素，如大雨、洪水、障礙物等會對工程產(chǎn)生負面影響。上述這些情況，都要形成相應的書面材料，并把對施工各方面的影響通過科學計算，確定準確的數(shù)據(jù)，請現(xiàn)場代表或監(jiān)理工程師簽證。沒有這些書面材料，有些事件業(yè)主方是不會認可的。2.5 施工合同管理是時效性很強的工作所有的施工合同都有時間限制，有的還很嚴格，合同管理人員在反映、記錄、解決這些問題時，要有很強的時間觀念，不能拖延。例如索賠事件要在28日內向發(fā)包方書面提出，超過規(guī)定時限，可能就會“過期作廢”；又如，在施工中發(fā)現(xiàn)了古墓、古建筑等文物，應立即保護好現(xiàn)場并在48小時內以書面形式通知發(fā)包方，否則，文物遭到損壞要負法律責任，施工時間和費用的損失也可能得不到補償。要按照合同約定的付款期限，及時催促工程款到位，催促原材料到位，催促解決一切影響施工的問題?？傊?，建設工程施工合同管理是圍繞建設工程施工合同展開的全過程、全方位的管理，是一項非常細致和時效性很強的工作，需要全體人員的積極參與，只有這樣，才能做到承、發(fā)包雙贏，使企業(yè)在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟，立于不敗之地。第三章 招投標的合同管理工作本章結合虎丘C地塊定銷房建設項目工程管理的實際， 擬通過剖析建筑工程招投標過程的合同前期管理工作中存在的問題，提出解決方法，從而使合同管理人員對工程招投標文件及其落實情況有一個準確、真實、全面的認識。設計文件及圖紙是工程招投標的必備條件，理想化狀態(tài)是做到面面俱到、無一紕漏，但在實際操作過程中， 工程招投標不可避免會出現(xiàn)一些問題：如工程設計圖紙文件出現(xiàn)遺漏和錯誤；設計方案受市場需求變化的沖擊而作必要的調整，導致設計的局部變更；解決問題的關鍵應是如何妥善處理設計變更問題，因此應對工程招標文件、合同條款可能出現(xiàn)的變更，作出一定的前瞻。一旦問題來后，就能應對從容，明確變更的處理方法，盡快采取補救措施。如因違約造成的后果，也可使索賠工作趨于簡單化和并在較短的時間內得到解決。 合同條款問題大致有： 合同違約問題、結算問題、工程風險問題等。 首先關于合同違約問題。一份條款清晰具有前瞻性的合同可以減少甚至避免違約。嚴重失衡的合同，從合同簽約開始便蘊含著違約的糾葛。對發(fā)包人來講， 發(fā)包的目的在于按質按期的得到工程產(chǎn)品，即便再有利的合同條款，一般無法從違約人身上得到完全的補償。因此發(fā)包人應有對承包人可能違約的預測，以免因合同條款一邊倒等原因造成承包人違約，給發(fā)包人造成不可彌補的損失。解決可能出現(xiàn)的違約問題的辦法是增設合同的應變條款，既可防患于未來，又能激勵承包人認真地履行合同。 其次關于結算問題。工程前期工作主要是招投標工作和合同簽約談判工作，這些前期工作做得好，結算就是簡單的計算。前期工作做不好，遺留下的大量工作會降低結算工作的效率，甚至可能出現(xiàn)一筆糊涂帳。不論是發(fā)包人還是承包人，均不宜以拖沓的方式對待結算，曠日持久的結算不可取。結算講究快速、簡潔、準確、不留尾巴。 最后關于工程風險問題。風險預測、風險處理應是合同管理工作中不可忽視的一個重要部分，由于我國工程風險管理水平的滯后和人們風險意識的淡薄，風險管理是工程管理極其薄弱的部分， 亟待引起高度重視。目前在工程保險還不健全的情況下， 應該通過投標保函、預付款保函和履約保函等方式規(guī)范承包人的行為，同時可以大大降低發(fā)包人的風險。此外，工程合同管理工作應對工程風險進行辯識、評價，確認風險度，并確定風險對策，從而對工程進行有效風險管理。第四章 建筑工程造價控制合同管理 建筑工程造價第一種含義是指完成一個工程項目所需的綜合費用，包括建筑工程費、安裝工程費、設備費，以及其他的相關費用，實質上就是工程項目的建設成本。第二種含義是指發(fā)包工程的承包價格，即工程承包合同上的合同價。通過招投標，由投資方和施工單位共同認可的因市場而形成的市場價格。工程造價管理是指運用科學技術原理和經(jīng)濟及法律等管理手段，解決工程建設活動中造價的確定與控制、技術與經(jīng)濟、經(jīng)營與管理等實際問題，從而提高投資效益和經(jīng)濟效益。第一節(jié) 加強建筑工程合同管理在我國工程建設中，招標、投標是個關鍵，招標、投標的最終目的是簽定工程承發(fā)包合同，招標投標是目前國際通用的比較成熟的科學合理的工程承發(fā)包方式。在工程承發(fā)包合同中，合同價是關鍵，對合同價的執(zhí)行與監(jiān)督管理是承發(fā)包價管理的重要環(huán)節(jié)，工程結算是合同履行中的重要環(huán)節(jié)，它直接關系到工程款撥付和承發(fā)包雙方的經(jīng)濟利益。由于政府職能的轉變，政府不再直接管理企業(yè)后，在工程建設中主要靠工程合同來約束承、包雙方行為，協(xié)調雙方關系。由于雙方都具有獨立的生產(chǎn)利益，為了自身的發(fā)展他們必然會追求各自最大的經(jīng)濟利益，這是走向市場經(jīng)濟的必然結果。這種相對立的關系導致雙方相互制約和相互監(jiān)督，有利于保證工程質量、工期、造價的控制，獲得項目投資的最佳效果。然而，隨著這種關系的不斷強化以及市場競爭的日趨激烈，簽定工程合同和加強合同管理就顯得越來越重要。政府要發(fā)揮宏觀調控職能，對市場進行調控，由市場引導企業(yè)，實行“企業(yè)自主報價，市場定價”的原則。建立合同審查、考核制度；嚴格審查標底，監(jiān)控評標和定標過程，防止不合理壓價和墊資承包工程；加強對合同履約的跟蹤監(jiān)督；加強對合同價、工程支付與結算方式的規(guī)范管理；保證合同全面、準確、嚴密、有效和嚴格執(zhí)行；強化承發(fā)包雙方合同意識，提高合同履約率，維護承發(fā)包雙方的合法權益，搞好仲裁與調解，減少爭議和糾紛造成的損失，提高投資效益。由此可見加強建筑工程合同管理是控制工程造價的重要手段。 第二節(jié) 合同的執(zhí)行 合同的管理是一個動態(tài)過程，實質是監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，努力促使合同賣方按合同要求認真完整地履行合同義務。2.1 不斷明確和深化合同范圍不斷明確合同范圍就是監(jiān)督分包商履行合同的過程因項目有漸進明細的特點，隨項目的不斷進行，許多前期沒有明確的問題逐漸的清晰起來。為了保證項目的順利進行，就必須不斷向分包商予以明確和理清。總包商必須時刻解釋、理清合同范圍，甚至重新定義合同范圍，這是合同管理在執(zhí)行階段的重要工作。另外，不斷的理清合同范圍，起了監(jiān)控分包商按合同履行的作用和主動協(xié)調分包商的作用。對合同范圍的管理有下列管理過程來實現(xiàn)：(1)實施計劃。以總包商按合同規(guī)定要求分包商執(zhí)行進度計劃；(2)檢查績效。不斷檢查分包商是否按計劃展開工作；(3)質量控制。監(jiān)控分包商工程質量和服務是否滿足合同規(guī)定；(4)變更控制。因漸進明細的特點，變更在所難免，按合同規(guī)定程序處理變更，既公平合理，又有效率。合同執(zhí)行的首要任務，就是監(jiān)督分包商履行合同義務。2.2 驗收交接和缺陷修補(1)合同內應規(guī)定驗收和交接程序進行。分包認為完工可驗收時，應通知總包，總包方不得無故拖延，如因總包拖延造成的損失，分包可以索賠；總包視情況可對分包工程部分或全部接受；由于總包向業(yè)主的移交與分包商向總包方移交并非同時，一般要規(guī)定分包商在其分項工程完工后，仍負有照管責任，直至工程順利交接。(2)在保修期內，分包有義務無條件修復缺陷，若分包未能按時保質修復，總包商可自行修復，費用由分包支付。但分包以外的責任造成缺陷，分包商可按變更要求索賠。2.3 合同變更項目變更必然發(fā)生，總分包雙方應在工程開始之初就在協(xié)商定變更的處理程序和方法，并寫入合同文件。一般來說，分包商在總包提出變更之前或之后，有義務就變更內容提交一份書面文件，說明變更前當時的狀況，實施變更后對進度的影響和價格的調整?？偘揭?guī)定時間內，一般14天予以回復，否則視為默認。2.4 合同支付合同支付應在合同簽定時確定。合同支付是一種有效的管理和激勵手段。合同支付方式，應根據(jù)實際情況確定。2.5 風險和保險風險分擔應在合同訂立時確定。材料價格上漲后，分包商為降低成本，材料以次充好，減少用工量，施工質量逐漸下降，為總包埋下質量隱患；安全文明施工方面，分包商減少投入，將安全責任向總包推卸，文明施工依賴總包協(xié)調，必須在合同之初，明確合理分擔風險。在總價固定的合同下，承包商的利潤往往就是對風險管理的節(jié)余。保險方面，總包商一般承擔了較多的風險，對總包來說，應進行綜合保險，以避免損壞。分包商可投保工程一切險。第三節(jié) 合同文件管理系統(tǒng)建立合同文件管理系統(tǒng)是合同管理的基礎性工作。合同文件管理系統(tǒng)應有合同文件的文檔化管理和合同事件的程序化管理。(1)合同的文檔管理。合同文件主要包括:招投標文件正式合同文件、來往信函、會議紀要、各類支付款記錄!變更文件、施工記錄、財務報表、索賠文件、進度報表、開竣工文件、技術質量文件等。合同文件因為涉及財務信息，故應以財務方面的合同文件為主體，其次輔以技術的、質量的、進度的進行完善。項目應建立專門的合同文件管理系統(tǒng)，此工作對總包、分包商均有重要意義。實際中分包商由于辦公的局限性往往只注意干活，不注意收集整理相關文件，又與總包了解信息不平等，故經(jīng)常使分包商自己的合法權益受損。應當建立合同報表。(2)合同事件程序化管理一般包括合同前期管理程序合同執(zhí)行管理程序、變更控制管理程序、索賠程序等。第五章 施工合同履約過程的管理 由于一個工程項目從跟蹤、談判、投標、簽約、實施到建成提交，要持續(xù)很長時間，在項目實施過程中合同可能要經(jīng)過多次修訂、補充，投標人員也不一定是在項目上的具體執(zhí)行者，項目人員也會發(fā)生變動，為了保持連貫性，必須讓項目部對合同簽約整個過程進行了解，對實施過程中的合同修改情況加強管理。.執(zhí)行合同交底制度。一個管理優(yōu)秀的公司，應建立合同管理制度，明確公司和項目部對于合同管理的責任、權利和義務。因為合同的執(zhí)行者項目經(jīng)理不可能參加工程承攬的全過程，公司總部在合同管理中應明確合同