辦公用品管理制度(企管部建議版).doc

辦公用品管理制度（企管部建議版）一、總則為加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品領用程序，提高利用效率，降低辦公經(jīng)費，特制定本制度。1、一般辦公用品包括剪刀、膠帶、回形針、直尺、訂書器、裁紙刀、簽字筆、信封、打印紙、復印紙、復寫紙、印刷品、印泥、釘書針、大頭針、夾子、賬冊、卷宗、檔案袋（盒）、標簽、紙杯、計算器等。2、員工應對辦公用品應本著勤儉節(jié)約、杜絕浪費的原則。3、每部門須建立部門領用臺賬。4、辦公用品應為辦公所用，不得據(jù)為己有，挪作私用。5、不得用辦公設備干私活，謀私利。不許將辦公用品隨意丟棄廢置。精心使用辦公設備，認真遵守操作規(guī)程。二、辦公用品計劃 （一） 各部門根據(jù)本部門人數(shù)及辦公用品消耗和使用情況，每月24日前編制并提報下月辦公用品領用計劃，部門負責人審批簽字后報廠辦。經(jīng)廠辦審核后方可進行發(fā)放。（附件：表1部門辦公用品申領單）（二）廠辦核對辦公用品領用申請表單與辦公用品臺賬庫存后，編制辦公用品申請購置計劃表，進行辦公用品發(fā)放和購買（附件：表2辦公用品申請購置計劃表）三、辦公用品購置（一）供應部根據(jù)審批簽字后的辦公用品申請購置計劃表實施購買，并于月底完成。（二） 采購員須經(jīng)常調查辦公用品供應商及市場價格，保證最優(yōu)性價比和質量。（三） 臨時急需的辦公用品或成本較大，由部門辦公用品負責人提出申請，經(jīng)部門總監(jiān)確認，批準后購置。四、辦公用品的發(fā)放及領用（一） 個人辦公用品的發(fā)放1、新員工入職每人按標準配備簽字筆一支、筆記本一本、文件雙夾一個。2、部門領用辦公用品應據(jù)實填寫部門辦公用品申領單，經(jīng)部門領導審核并簽字后，交廠辦審批同意，由廠辦負責辦公用品的發(fā)放。3、辦公室根據(jù)部門領取情況做出詳實登記，負責建立辦公用品領取檔案，根據(jù)申請單對應詳實填寫部門物品領取登記表。（二） 部門辦公用品的發(fā)放1、剪刀、膠條、膠棒、橡皮擦、回形針、直尺、訂書器、涂改液、裁紙刀按區(qū)域分配，每辦公室分配一套（至少每部門一套）。2、計算器除必備部門配備外同樣按區(qū)域分配。3、管理員根據(jù)各部門已編制簽批的部門辦公用品申領單建立檔案，制部門辦公用品領取登記表，據(jù)表單如實發(fā)放所列物品，部門負責人領取后需簽字確認。（附件：表3部門辦公用品領取登記表）（三） 會議期間辦公用品管理規(guī)定1、公司會議期間會務組按需填寫會務組用品申領單，由會務組負責人審核簽字后交行政總監(jiān)審批同意后方可進行領用。（附件：表4會務組用品申領單）2、辦公室認真核實申領單后方可發(fā)放物品，同時要做好會議期間物品領取登記表，注明會議主題、時間、各會務組名稱、負責人、所領物品品名等等。以備核查。（附件：表5會議期間物品領取登記表）（四）計算器、訂書機、文件欄、文件夾、剪刀、裁紙刀、直尺、等耐用辦公用品，已于員工入職時按標準發(fā)放，原則上不再增補，如重復申領，應說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報冒領。如人為損壞或遺失由個人負責賠償。五、辦公室職責1、辦公室須建立和登記辦公用品臺賬，定期核查所領物品登記表，做好辦公用品的購置、發(fā)放和庫存管理。2、廠辦人員須定期或不定期盤點，查對臺賬與實物，保證賬實相符。3、辦公室須防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能。4、辦公室須根據(jù)辦公用品的消耗或領用情況，確定和保持合理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。六、辦公用品的交接與收回員工因離職或工作崗位變動等原因需進行辦公用品及固定資產的交接或收回時，應嚴格遵守交接回收程序。1、移交人需逐項列出物品清單，接收人在監(jiān)交人的監(jiān)督下，仔細點驗，遇有毀損的要求移交人書面標明，視該物品金額的大小情況，是否追究移交人（保管人）的責任，另行處理。2、管理員需據(jù)清單核實后填寫辦公用品交接登記表，存檔備查。若接收人為管理員本人時，管理員需仔細點驗，并且做好登記入庫工作。（附件： 表6辦公用品交接登記表） 企管部 2014-6-109表1：部門辦公用品申領單 申請部門： 年 月 日編號名稱規(guī)格單位數(shù)量使用人備注部門領導 簽字行政總監(jiān) 簽字注：部門人員填寫部門領導審核廠辦簽批辦公室建檔后如實發(fā)放表2：辦公用品申請購置計劃單 日期： 年 月 日申請部門預計購置時間編號品 名規(guī)格單位數(shù)量預算額度實際金額備 注總裁/董事長 簽字采購部門行政管理中心 意見管理員注：辦公室編制購買清單審核簽字供應部門采購。表3：部門辦公用品領取登記表所在部門部門負責人領取時間物品名稱規(guī)格單位數(shù)量單價總價備注/使用人注：此表由辦公用品廠辦負責登記、建檔。表4：會務組用品申領單會議主題：會議時間：申請人：申請日期：編號物品名稱規(guī)格單位數(shù)量是否領到備注部門領導 簽字行政總監(jiān) 簽字注：會務組人員按需申請會務組負責人審核廠辦簽批廠辦發(fā)放。表5：會議期間物品領取登記表會議主題會議時間領