如何管理設計團隊.doc

如何管理設計團隊科學合理有效地監(jiān)管下屬的工作過程 在團隊管理中,只看結(jié)果,不管過程的管理者越來越少,因為過程決定結(jié)果,不管過程就不可能有好的結(jié)果。但是如何既信任下屬又不至于讓團隊管理失控,是困擾企業(yè)管理者的問題。信任下屬,給予適當授權,不過多過頻地干涉他們的正常工作,這有利于激勵下屬,讓他們的積極性得到充分發(fā)揮;可問題是,管得少了,又如何能避免下屬的過程錯誤和失誤呢?這就是管理者的過程管理技巧,是管理團隊的必備技能。 一、管理思路分析 如何有效控制好下屬的工作過程,又不遭至反感和抵觸,必須關注三個要素:一是讓員工愿意主動匯報工作過程;二是了解過程中的關鍵環(huán)節(jié),這些關鍵點才是過程控制點;三是要確認清楚的過程責任,為什么結(jié)果不好,是因為過程的反饋不夠,導致沒有將影響結(jié)果的問題及時解決或排除,這個責任是要下屬擔負的。 1、讓下屬做能做和該做的事情,即有效的授權 不能做與不該做的事,顯然不能讓下屬去做,這也是過程管理有效性的前提。 2、事先約定過程要求,讓下屬“獲得”主動權 管理者在安排工作或召開計劃會議時,應事先提出約定:凡影響到工作和計劃達成的過程問題,需第一時間尋求解決,不能解決的第一時間匯報;過程中階段性工作結(jié)果的匯報要求。這個約定,可以讓下屬獲得主動尋求溝通和支持的權利。 3、了解什么才是過程中的關鍵 工作過程中,有關鍵環(huán)節(jié)、關鍵要素、關鍵數(shù)據(jù)、關鍵現(xiàn)象,對于這些所謂的“關鍵”增加關注和把控,有助于有效地進行過程管理。 有一種現(xiàn)象:上司本想了解下屬工作究竟如何,當看到下屬忙忙碌碌辛勞工作時,就放心了,可直到工作結(jié)果出來,管理者才知道,原來結(jié)果并不是自己想象的。原因在于什么,在于管理者沒有找到事件的關鍵點,光看是否忙碌,顯然不能代表工作過程的有效性。 4、得到下屬的承諾,讓下屬先承擔起責任 對下屬工作過程的管理與管理方式,需提前與下屬溝通,讓下屬意識到對過程的關注以及過程責任的擔負。 5、創(chuàng)造責任和被監(jiān)管兩種壓力 讓員工意識到責任是必不可少的,但是既使如此,也需要在管理要求上給員工一定的持續(xù)的監(jiān)管,責任與監(jiān)管相結(jié)合,才能確保員工以過程的重視以及對過程的把控意識。 6、過程管控制度化,工作安排書面化 對一個下屬進行過程管理,需要的是技巧和耐心;對于整個團隊、整個企業(yè),則需要制度與流程的支持,規(guī)范的管理一定要有書面記錄。 二、方法借鑒 1、關鍵點檢查法 找到工作過程的關鍵點,通過對關鍵點進行記錄、分析與控制,來了解并指導過程的進展。工廠夜間保安巡邏工作的控制有一個顯著的特點,在工廠一些在貴重設備設施和財產(chǎn)的地方以及有安全隱患的偏僻點設置巡邏記錄本,保安巡邏時必須到達這些點并簽署時間、姓名和巡邏情況,以確保對這些地方的安全巡邏。這就是顯著的關鍵點檢查法。 但是對于不同的崗位和工作任力,關鍵點并不相同。尋找工作關鍵點的技巧在于,找到工作過程最容易出錯出問題的地方、過程中的重點和難點以及過程中可展現(xiàn)部分成果的地方。next 2、關鍵事件法 工作進展如何?在不同的階段有不同的表現(xiàn)。比如人力資源部整治員工紀律,那么員工考勤打卡的表現(xiàn)、曠工遲到的情況、是否統(tǒng)一穿著工服等等現(xiàn)象都客觀展現(xiàn)了員工紀律整治工作的成效。 由于關鍵事件是個案問題,因此對關鍵事件的觀察,并不能因為關鍵事件的良好表現(xiàn)而得到工作進展良好的結(jié)論,只能從關鍵事件的問題中反映工作進展中存在的問題和需改善點。 因此,關鍵事件法也是一個很好的管理改善法,但不能作為對下屬工作的客觀評價依據(jù)。 3、匯報法 即要求下屬對工作進展情況進行匯報,匯報方式有三種: 第一種是,過程中達至某個結(jié)果時匯報 將工作目標分解為若干個小目標,每達成一個小目標即向上級進行工作匯報。上級將根據(jù)匯報時間的時間點來了解進展情況。比如,公司需要在二個月內(nèi)招募到500名新員工。那么,將目標分解,第一周要求招募到50名,第二周60名,如此分解后。招到50名員工后下屬來匯報工作,此時還未到一周時間,說明進程順利,若此時已超過一周時間,說明工作進程不利,需要立即檢討與修正。 第二種是,階段匯報 將工作過程分為幾個時間或事情階段,每到某個時間或某個事情階段,立即向上級進行工作匯報。參考上面的例子,就是第一周周未,不論工作小目標達成與否均需進行工作匯報。 第三種是,定期匯報 約定匯報時間,按約定時間進行工作匯報。 工作匯報法是以提前約定為前提的,如果提前沒有與下屬進行約定,而是在任務過程中突然提出要求匯報的要求,造成下屬的無端壓力,會引起下屬的反感和不適。 4、小周期高頻率的工作等級評價法 此類方法適合針對一個團隊或多位下屬同時進行。以團隊內(nèi)部員工之間的比較和排序來了解達到工作成效的程度。小周期高頻率,簡單地說就是周期性的多次評價,最后將多次的評價集合起來進行評價和分析的一種方法。 比如,生產(chǎn)部主管對生產(chǎn)車間所有領班每周進行一次評價,將每位領班按工作表現(xiàn)的程度以A、B、C三個等級進行排序,一個季度后,將有不少于12 次的評價和排序。將這12次的排序綜合起來,以被評為A、B、C等級的多少為主要依據(jù),以領班評價的變化曲線為參考依據(jù),對各位領班在生產(chǎn)部所有領班中的工作表現(xiàn)情況進行一個較客觀地了解。而生產(chǎn)主管也可以任何時間來了解之前的總體評價,以對領班的工作有一個及時的了解和判斷。 至少內(nèi)部排序,方法可以多樣,如強制分部、倒排等等均可,這里就不詳述了。 5、日志自評法 這類方法在很多企業(yè)都有運用,但是運用的并不徹底和有成效。 比如,我曾在一家房地產(chǎn)集團企業(yè)開展培訓,了解到該集團每月人手一本工作日志,員工先將自己當月的工作進行列表式的計劃。然后,每周均有一個細致的列表式計劃,每天都有一個計劃和完成情況。一周一次自我總結(jié)與評分,每月一次自我總評并交與上級評分。 通過這種方式,上級可以很容易了解員工的工作狀況,也可以隨時通過檢查員工的工作日志了解到工作的即時信息。 顯然,如果企業(yè)實行了目標管理,這樣的日志自評法就會更有效果。該法有二個關鍵點值得關注:第一,員工必須遵守規(guī)則,即時更新日志信息;第二,員工應按要求列出工作的計劃明細并對應如實地評估計劃明細的完成情況。 6、不定時不定期