淺論秘書的說話藝術(shù).doc

目 錄摘要 1關(guān)鍵詞 1Abstract 1Keywords 1一 、秘書在組織結(jié)構(gòu)中的作用2(1) 溝通橋梁作用 2(二)參謀職能作用 2(三)助手信息作用 2(四)門面形象作用 2二 、秘書說話藝術(shù)的概念2三 、秘書說話藝術(shù)的內(nèi)容2(一)秘書說話六要素 2(二)說話要有分寸 3四 、秘書說話藝術(shù)面對(duì)的對(duì)象 3(一) 對(duì)上司領(lǐng)導(dǎo) 3(二) 對(duì)欲求之人 4(三) 對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手 4五 、作為秘書說話應(yīng)注意的幾個(gè)要點(diǎn)4(一) 要講真話,不弄虛作假4(二) 說話要有分寸,不能片面武斷4(三) 說話要注重效率,言簡(jiǎn)意賅5(四) 說話注意分清自己的位置,切勿越權(quán)5(五) 說話注意方式，避免與上司沖突 5參考文獻(xiàn) 7 淺論秘書的說話藝術(shù) 摘要 隨著改革開放的深入以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,秘書部門逐漸成為公司及企業(yè)內(nèi)部溝通的重要橋梁。身為秘書不僅要能干、能寫,更重要的是能說、會(huì)說。在秘書的工作中,秘書人員往往要與組織內(nèi)外、上下級(jí)、左右人員互相傳遞信息、交流思想、協(xié)調(diào)關(guān)系。如果沒有一定的說話能力,不掌握一定的說話技巧,顯然是行不通的。因此,這就要求秘書人員必須加強(qiáng)語言藝術(shù)的修養(yǎng),提高語言的表達(dá)能力,掌握好秘書說話的藝術(shù)。關(guān)鍵詞 秘書 ； 說話藝術(shù) ； 人際關(guān)系A(chǔ)bstract With the reform and opening up and the market economy continues to develop, secretary sector has become an important bridge company and internal communication. As secretary not only capable, able to write, more important is to say, he will say. In the work of the secretary, secretarial staff often within and outside the organization, on the lower level, about people talk to each other, exchange ideas and coordinate relations. Without some ability to speak, do not speak to master certain skills, it is clearly not feasible. Therefore, it requires secretarial staff to strengthen language arts training, improving language skills, master the art of speaking secretary.Keywords art of speaking secretary一 、秘書在組織結(jié)構(gòu)中的作用(一)溝通橋梁作用。秘書是上下溝通，左右協(xié)調(diào)，內(nèi)外重要聯(lián)絡(luò)位置在領(lǐng)導(dǎo)和管理的中的一部分。上級(jí)發(fā)出指令，下級(jí)的意見提交，信息的傳遞都要通過秘書來實(shí)現(xiàn)。如果秘書沒有良好的溝通和協(xié)調(diào)能力，那么秘書要充當(dāng)好上下，左右的接受者，傳遞和表達(dá)信息的權(quán)利是非常困難的。這樣一個(gè)多元化的溝通環(huán)境，就必須要求秘書具有一門獨(dú)特的說話藝術(shù)，即要找到準(zhǔn)確的角色定位，以便適合溝通的對(duì)象和表達(dá)的目的。 (二)參謀職能作用?，F(xiàn)在秘書人員已經(jīng)今非昔比，從以前文秘工作由“偏見辦文”到如今的“說話與辦文并重”。領(lǐng)導(dǎo)者不能沒有規(guī)劃和決策活動(dòng)的參謀者，這進(jìn)一步印證了秘書的參謀角色。秘書人員在這個(gè)重要的位置，如何說服并提醒領(lǐng)導(dǎo)更要注重講話的藝術(shù)。只有在正確的時(shí)間，正確的情況下，說正確的，有分量的話，才是有效的。此外，秘書及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)建議時(shí)，不要忘了，自己只起到輔助作用，沒有必要把自己作為政策的制定者，所以說要認(rèn)清自己的身份。對(duì)于一些事情的意見和建議，點(diǎn)到為止，不表達(dá)自己太多的觀點(diǎn)。 (三)助手信息作用。秘書工作始終是圍繞領(lǐng)導(dǎo)開展的。因此，秘書應(yīng)努力建立一個(gè)有效的領(lǐng)導(dǎo)“對(duì)接”語言，有效的和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通。首先，要了解并掌握所要表達(dá)的意圖和思想;其次要能夠及時(shí)提供，他最關(guān)心的信息給領(lǐng)導(dǎo)。在“聽”和“答”的過程中，秘書必須做到簡(jiǎn)練，注重效率，讓自己所說的話一語即中，字約意豐。(四)門面形象作用。秘書的言談舉止代表了一個(gè)企業(yè)機(jī)構(gòu)的門面形象。因此，秘書應(yīng)該看起來能優(yōu)雅地使用語言，辦事能干，說話幽默風(fēng)趣。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是禮貌性的用語；二是幽默性的用語；三是贊美性的用語；四是含蓄性的用語;五是委婉性的用語。二 、秘書說話藝術(shù)的概念 說話不僅是一種技能，它更是一門藝術(shù)。一句正確的話，它可以使一個(gè)人改變一生的命運(yùn);相反，一個(gè)字不恰當(dāng)?shù)脑?，就可能?huì)破壞一個(gè)人的生活。秘書只有掌握了說話的藝術(shù)和溝通的技巧，才能在生活和工作中取得成功。自古以來，語言是充滿魅力和無窮無盡的力量，作為人類不可缺少的工具在人類歷史的人際溝通等方面發(fā)揮了不可替代的作用。在古戰(zhàn)場(chǎng)，口才好的人可以停止?fàn)巿?zhí)，將敵對(duì)化作兩國(guó)之間的友誼。這便充分印證了 “一人之辯，重于九鼎之寶；三寸之舌，強(qiáng)于百萬之師”這句話。其實(shí)，說話的好處遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止于此。正是由于人們認(rèn)識(shí)到了說話的重要性，才涌現(xiàn)出了一批又一批杰出的演說家,他們憑借著自己的一副好口才來傳達(dá)自己的精神和意志，在聞名遠(yuǎn)揚(yáng)的同時(shí)也成就了自己的事業(yè)和夢(mèng)想。其實(shí)，人生在世，每個(gè)人都有一個(gè)夢(mèng)想，都渴望成功，要想成功，不能忽視談話這一關(guān)鍵組成部分。古語云 “一言可以興邦，一言可以喪邦”，口才好可以幫助人們成功。三 、秘書說話藝術(shù)的內(nèi)容（一） 秘書說話的六要素在日常工作中，人們需要傾訴，有時(shí)嘴尖，鋒芒畢露，有時(shí)更需要委婉的話，收斂鋒芒。在當(dāng)今社會(huì)，雖然是有競(jìng)爭(zhēng)力的，它需要你的才華宣傳，彰顯你的個(gè)性，但在某些對(duì)話時(shí)，更需要隱藏自己的才華，表現(xiàn)得謙虛得體，這樣你才會(huì)很容易被對(duì)方接受，幫助你的發(fā)展。1、說話簡(jiǎn)潔明快秘書說話簡(jiǎn)潔明了，能正常工作，因此可以給人留下印象聰明。在一般情況下，人們不喜歡黑乎乎的東西，花草樹木也需要陽光才能生長(zhǎng)，更不用說人了！給出了悲觀的談話感，人都會(huì)有疑惑，進(jìn)攻和壓迫。2、擁有個(gè)性的聲音一些秘書，重視語言和語音完全按自己的才華，個(gè)性，場(chǎng)合和情感表達(dá)，他表達(dá)的變化讓人覺得這是一種享受。如何使聲音顯示自己的個(gè)性呢？秘書可以作為自我的對(duì)象，記錄了自己的說話并認(rèn)真聽取，以了解自己說的不對(duì)的。通過檢查發(fā)音注意力的技巧，同時(shí)提高自己，掌握技巧。3、語氣肯定。秘書的工作是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，有主見，果斷的印象可以讓人感受到你是很有氣場(chǎng)很能干的秘書。因此，作為秘書人員肯定的語氣，你可以給人們的感覺有主見。4、學(xué)會(huì)傾聽秘書想讓別人聽自己說什么，首先要學(xué)會(huì)傾聽。聽完后，如果你不能在內(nèi)容上和對(duì)方的想法一致，那么你就可以告訴對(duì)方：“你所講的，實(shí)際上我本身也考慮過?！比缓笤僭儐枌?duì)方：“那你如何看待這件事呢？”將決定權(quán)交于對(duì)方。這樣的談話不但要保護(hù)對(duì)方的自尊，同時(shí)也謙虛地承認(rèn)自己不是完美的表現(xiàn)。同時(shí)這種方式又可以得到對(duì)方的贊同。5、語調(diào)變化要自然談到秘書人員，無論什么樣的語言基調(diào)都應(yīng)該是流暢自然，刻意的聲音只能達(dá)到相反的效果。一般情況下，有時(shí)候說話不是一個(gè)人，是很多人時(shí)，秘書應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：當(dāng)前面一個(gè)聲音小時(shí)，就可以啟動(dòng)相應(yīng)的低沉的聲音，如此之低，體積小，穩(wěn)定;當(dāng)一個(gè)響亮的人，你必須提高你的聲音以引起他人的注意。6、思路要清晰有條理秘書說話必須講清楚有順序，否則，說了半天，領(lǐng)導(dǎo)不理解，就會(huì)產(chǎn)生厭倦，甚至不想繼續(xù)聽下去。因此，為了使自己的語言清晰，有次序，一定要注意：說話要有重點(diǎn)，語言要簡(jiǎn)潔，清晰和果斷;目的必須明確，毫不含糊不清。（二） 說話要有分寸秘書說話要把握分寸，必須注意以下幾點(diǎn)：首先，當(dāng)你說話，找出自己的身份。任何人在任何場(chǎng)合都有自己的特定的身份。也就是自己所扮演的角色地位。例如，在家里，對(duì)父母來說你是兒子或女兒;對(duì)子女來說,你又成了父親或母親。對(duì)老人說話的語氣很顯然是和晚輩不一樣的。其次，談話盡量做到客觀和現(xiàn)實(shí)。從現(xiàn)實(shí)的一切，真實(shí)地反映客觀現(xiàn)實(shí)。有些人喜歡猜測(cè)別人的想法，不太現(xiàn)實(shí)，信口開河，但這樣做事情只會(huì)更糟糕。四 、秘書說話藝術(shù)面對(duì)的對(duì)象分析（一）對(duì)上司領(lǐng)導(dǎo)老板在下屬面前一般維護(hù)自己的尊嚴(yán)心理，因此，在與老板談話時(shí)，秘書要盡量考慮到這種心態(tài)。尤其是當(dāng)你與老板意見不一時(shí)，即使你的意見是正確的，我們也應(yīng)該注意，說話收斂鋒芒，用委婉的語氣表達(dá)自己的意見，從而使老板接受。尤其是在大家的面前，但我們需要用說話來維持領(lǐng)導(dǎo)的威嚴(yán)。如果你表現(xiàn)出太多自己的想法，效果會(huì)適得其反。秘書作為下屬，領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)工作，當(dāng)然要服從。但現(xiàn)實(shí)是復(fù)雜的，而不是一個(gè)完整的概述。有時(shí)候，從他們自己的觀點(diǎn)領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)然有其安排的道理;可從自己的觀點(diǎn)，這可能意味著內(nèi)在的“隱情”了。在這一點(diǎn)上，如果你盲目服從，勉強(qiáng)支撐，其結(jié)果可能會(huì)損害雙方的利益，使他們出現(xiàn)矛盾。與其如此,你不如向領(lǐng)導(dǎo)訴說一下自己的“苦衷”。那么該如何訴說呢?首先應(yīng)選準(zhǔn)時(shí)機(jī)。領(lǐng)導(dǎo)作出的工作安排和指示，一般是不能輕易改變的，因?yàn)檫@些都是領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過慎重思考才作出決定的，為了工作更好的展開，也要維護(hù)其權(quán)威性。所以，你訴說“苦衷”時(shí)就應(yīng)該注重一次成功的效果。切記：如果一次不能說服他，那么他的態(tài)度就會(huì)變得更加堅(jiān)定、明確，可能再也不會(huì)有耐心和閑心來聽你的再次訴說了。而想要達(dá)到一次訴說成功的目的就必須選準(zhǔn)時(shí)機(jī),這一點(diǎn)是非常重要的。其次是語言中肯。不管你是什么“苦衷”，有多大，切記不要急于進(jìn)辦公室的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)不尊重，愛管閑事。你這樣的訴說只會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為你是在和他對(duì)著干,故意找事。相反,你應(yīng)該平心靜氣，語言中肯的同領(lǐng)導(dǎo)訴說。這將顯示你尊重領(lǐng)導(dǎo)，也讓領(lǐng)導(dǎo)不覺得“壓力”，領(lǐng)導(dǎo)者能夠愉快地聽你說什么。（二） 對(duì)欲求之人人活在這個(gè)世界上，都會(huì)求助別人，當(dāng)你想求助別人時(shí)，即使你其他條件再優(yōu)惠，再好，也放下架子，收起自己的優(yōu)勢(shì)，以真誠(chéng)，謙遜地表達(dá)自己的訴求。這樣，才容易使對(duì)方接受，同時(shí)向你提供幫助。如果在求的人面前過分展露自己的才能，對(duì)方可能就會(huì)想：既然你這么能干,何必要來求我呢? 它很可能被對(duì)方拒絕。這時(shí)，你們的談話，你的心不是應(yīng)該隱藏起來，而是相互搭配，但在交談中，必須擺正態(tài)度，而且還顯得誠(chéng)懇，這樣便可以實(shí)現(xiàn)和諧，從而達(dá)到預(yù)期的目的。（三）對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手在當(dāng)今社會(huì)，越來越激烈的競(jìng)爭(zhēng)，面對(duì)各種各樣的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，你最好的方式是與他們有一個(gè)適度的對(duì)話溝通。因?yàn)槿绻闾鲲L(fēng)頭，要展示自己，將不可避免地導(dǎo)致其防止心理和疏遠(yuǎn)你的意思。尤其是那些有錢有勢(shì)的，稍微有點(diǎn)不滿，他們便彼此的算計(jì)。在這一點(diǎn)上，如果你不注意講究說話方式，針鋒相對(duì)，它會(huì)激起對(duì)手的好戰(zhàn)心態(tài)，這樣很多不必要的麻煩就來了。在比較強(qiáng)大的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手面前，你應(yīng)該說話辦事低調(diào)謙遜，不強(qiáng)出風(fēng)頭，保護(hù)自己，同時(shí)不斷提升自己的實(shí)力，并最終戰(zhàn)勝對(duì)手。五 、作為秘書說話應(yīng)該注意的幾個(gè)要點(diǎn)秘書是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，在機(jī)構(gòu)中秘書是承上啟下，溝通四方的樞紐?，F(xiàn)在，光會(huì)“玩筆”的秘書已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還必須能夠說話。秘書說話有利于組織之間良好的內(nèi)部協(xié)調(diào)，有利于信息及時(shí)傳遞，有助于建立良好的企業(yè)形象。秘書如何才能成為善說者呢?必須注意以下幾點(diǎn):（一）要講真話,不弄虛作假秘書工作人員直接導(dǎo)致決策方面，無論是提供信息，協(xié)調(diào)關(guān)系，或交易，化解矛盾，我們應(yīng)該說實(shí)話，不弄虛作假。事實(shí)證明，只有正確處理消息的度，如實(shí)反映情況，才能確保領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策。（二）說話要有分寸,不能片面武斷秘書工作的特殊性和工作環(huán)境，要求他們說話應(yīng)該掌握分寸，避免簡(jiǎn)單的，片面的，主觀隨意性。在某些情況下，更多的發(fā)言權(quán)麻煩，是缺乏一個(gè)合適的度。掌握分寸是比較難辦的，涉及到思維和語言的使用及其他因素?？磫栴}不武斷，是掌握分寸的前提。（三）說話注重效率,言簡(jiǎn)意賅秘書說話，必須要注意語言簡(jiǎn)潔明確，講究效率,注重效果,切勿繁瑣,含糊不清。 (四)說話注意分清自己的位置,切勿越權(quán)作為秘書,要時(shí)刻清楚自己所在的位置,以及自己所擔(dān)任的角色,在與領(lǐng)導(dǎo)說話匯報(bào)時(shí)要時(shí)刻注意謹(jǐn)言慎行,切不可越權(quán),壓了領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)頭。（五）說話注意方式，避免與上司沖突領(lǐng)導(dǎo)對(duì)我們的認(rèn)可,以及我們自身價(jià)值的認(rèn)同問題。甚至?xí)绊懙阶约航窈蟮纳詈颓巴尽Ｋ?領(lǐng)導(dǎo)通常都是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、慎重的評(píng)價(jià)下屬。但領(lǐng)導(dǎo)也是人，人孰能無過,領(lǐng)導(dǎo)難免有疏忽的時(shí)候。在這樣的情況下，你千萬不可以讓事情糊糊涂涂的過去,自認(rèn)倒霉，必須要向領(lǐng)導(dǎo)申辯，讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你作出公正、準(zhǔn)確的評(píng)價(jià),讓領(lǐng)導(dǎo)刮目相看。在申辯的同時(shí),必須注意說話方式，避免與領(lǐng)導(dǎo)沖突。因此,一定要注意以下幾點(diǎn):1、問題有價(jià)值人無完人,金無足赤。任何事情都不可能完全與實(shí)情相契相合。小失誤或誤差不值得到處張揚(yáng),大驚小怪，也沒有必要向領(lǐng)導(dǎo)鄭重其事的申辯。哪怕自己受了委屈,遭受了不公平的對(duì)待,也要學(xué)會(huì)以寬容之心對(duì)待。只有是一些重大的，涉及原則性的問題，才值得向領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真申辯一番。2、內(nèi)容切實(shí)質(zhì)同樣的問題，申辯的方式不同,顯示的價(jià)值就不一樣,所引起的重視也就不一樣。因此在申辯之前，不能只停留于問題的一般感受，而要有一種更加深刻的認(rèn)識(shí)和把握。認(rèn)清事情的實(shí)質(zhì)，這樣既有利于對(duì)問題作準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)，也可以充分引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。如果你漫無目的的說一大堆，思路混亂,沒有重點(diǎn),是絕對(duì)不會(huì)引起領(lǐng)導(dǎo)注意的，更別說達(dá)到申辯的目的了。3、表達(dá)簡(jiǎn)明得體因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)常常公務(wù)繁忙，而且與下屬又有上下級(jí)之分，一般的申辯未必能讓他引起重視,付出耐心。這就要求我們的語言組織和表達(dá)要有技巧,首先語言要簡(jiǎn)潔明快,不含糊啰嗦,言簡(jiǎn)意賅,重點(diǎn)突出,使領(lǐng)導(dǎo)一聽便白你要表達(dá)什么;然后是要做到穩(wěn)重得體,不能沖動(dòng)、急躁,要讓領(lǐng)導(dǎo)聽之入耳。4、態(tài)度應(yīng)誠(chéng)懇申辯是為了讓領(lǐng)導(dǎo)重新肯定和認(rèn)證自己,而不是讓領(lǐng)導(dǎo)覺得自己是在展示、表現(xiàn)自我,從而讓人產(chǎn)生反感,讓人誤解。因此雖然自己是在申明事實(shí)，但也要以謙虛謹(jǐn)慎為本，以誠(chéng)懇的態(tài)度去申辯。這不僅是一種好的美德，還更能使自己的申辯得到領(lǐng)導(dǎo)的接受。5、方式應(yīng)事實(shí)求是申辯說白了就是讓領(lǐng)導(dǎo)改變他原有的態(tài)度和結(jié)論，如果處理不好就會(huì)使領(lǐng)