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實習報告 學 校: 貴 師 大 職 院 班 級: 2010 級文秘班 學 號: 102116010048 姓 名: 趙 兢 指導老師: 吳皓 冷繼冰 目 錄第一部分 實習目的 .2第二部分 實習時間 .2第三部分 實習地點 .2第四部分 實習內容 .2第一節(jié) 現代網絡辦公 .2 一、網絡云儲存的作用 .2 二、有道云筆記的功能及其作用 .3 三、EVERNOTE在辦公自動化中的作用.3 四、瀏覽器IE、FOXFIRE、CHROME、遨游等的區(qū)別 .4 五、數碼照相機的日常使用技巧.4 第二節(jié) WORD實訓 . .5 一、報紙排版.6 二、WORD的使用技巧與方法.8第三節(jié) EXCEL實訓 . 9 有關EXCEL .11第四節(jié) POWERPOINT實訓.11 一、班級POWERPOINT的制作 .11 二、有關POWERPOINT . 13第五節(jié) 現代辦公設備的使用.14 一、打印機的使用.14 二、復印機的使用.15 三、掃描儀的使用.16 四、投影儀的使用.17第五部分 實習總結.17辦公自動化實習報告第一部分 實習目的實習是高職教育的重要組成部分，是綜合的實踐性教學環(huán)節(jié)，它對確保學生的培養(yǎng)規(guī)格具有特殊的功能。通過實習，讓學生鞏固所學的理論知識，做到理論聯系實際、培養(yǎng)實際動手能力和開拓創(chuàng)新能力，具體問題具體分析，在實踐中體味理論的樂趣；也培養(yǎng)了實際動手能力和開拓創(chuàng)新能力以及動腦、動手相結合的能力，為畢業(yè)后從事具體工作打下了堅實的基礎，為更好地與時俱進埋下了基石，只要我們本事學好了，無論社會怎樣發(fā)展，無論競爭如何激烈，只要能不斷更新知識，不斷學習，培養(yǎng)自身的綜合實踐能力，我們就能走在時代的最前端，不落伍，永遠不被淘汰！所以，實習是為了更好地為將來的工作打下基礎，更好的適應社會的發(fā)展。第二部分 實習時間從2012年6月18日至2012年6月29日，兩個周第三部分 實習地點貴州師范大學機電大樓和二教第四部分 實習內容第一節(jié) 現代網絡辦公 一、網絡云儲存的作用 在這一個內容中我們學習了使用云儲存幫助現代辦公，使用了一系列的云儲存盤，比如115網盤、金山快盤、金山酷盤、163郵箱網盤、百度網盤 、DBank網盤、126網盤 QQ網盤等等，這對于辦公自動化無疑是一大進步。下面就以金山快盤為例，說說云儲存的作用，總結出來有以下幾點：1、實時數據備份，保障文檔安全。文件高強度加密傳輸，金山獨有分布式的密鑰存儲 系統，連續(xù)、實時備份數據，時刻保障您的文檔安全。服務器多重，多地點備份，以防系統崩潰帶來的數據丟失。2、快速同步數據。您經常使用U盤、Email或IM工具同步數據嗎？這種方式速度慢、操作又繁瑣。使用快盤，您可以將需要同步的任何電腦或移動設備填加到同一個賬戶上。只要一臺電腦上文檔進行了修改將立刻同步到其他電腦或移動設備。3、隨時隨地和你的團隊分享文檔。在團隊工作中，大家集思廣益可以收獲更好的解決方案。只要您連接網絡或擁有一臺智能手機，您便擁有了一個移動Office。所有的文檔觸手可得，一鍵輕松分享，與其他同事編輯處理同一個文件，即使在不同的地方。4、移動設備直接獲取資料?？梢栽趇pad、Andro id、ipone平臺下的免費快盤應用，讓您在移動平臺上也可以方便的獲取文件并分享給您的朋友。5、共享文件夾，協作更高效?？毂P通過共享文件夾使您與團隊的協作更簡單。您可以允許對方訪問多個文檔或子文件夾，設置文檔的編輯權限。同時快盤將自動保存、同步且備份您任意文件的前1個最新版本，以解決您因誤操作進行的文檔保存。二、有道云筆記的功能及作用1、回到家，不用帶電腦，只要登錄有道云筆記，就能一鍵同步工作文檔，輕松實現多地點辦公。 2、開會時，使用有道云筆記的手寫功能快速記錄想法，輕松同步至電腦。 3、制定好了工作計劃，使用有道云筆記的郵件功能，輕松分享給他人。 4、瀏覽任意網頁時，看到有用的資料，使用網頁剪報，就能把所有內容保存到有道云筆記中，而不只是鏈接。 4、使用筆記本，對各條筆記進行分類整理，讓您知識資料組織有序。還能使用搜索功能，快速搜索定位。 5、開會時的投影、黑板上的板書、雜志里的文章，都可以使用拍照功能存入筆記，還可以對歪斜圖像進行自動糾偏。 6、出門旅行，路線信息、景點介紹和游記攻略，通過電腦放進有道云筆記，就可以在旅途中通過手機查看。 7、證件號碼，帳號信息，存入有道云筆記隨時隨地查看，急需用時不再忙亂。 8、菜譜存入有道云筆記，在廚房邊做菜邊用手機查看，享受烹飪樂趣。 三、EVERNOTE在辦公自動化中的作用1.一切保持同步：印象筆記讓你在所有電腦和手機上，保存筆記、網頁摘錄、文件和圖片，隨時隨地使用。2.記住喜歡的事物：保存在網站和生活中看到的有價值的和新奇的東西。拍一張照片，錄一段語音，一生一世不忘。3.剪輯有價值的網頁：用網頁剪輯插件保存完整的網頁到印象筆記帳戶里。文字、圖片和鏈接全都可以保存下來。4.全面的信息整理：把從不同來源的信息保存到一個位置。不論是文字筆記、網頁、文件或快照，一切都垂手可得。5.方便的添加文件：輕易地把文件放進印象筆記里，配合你所有其他點子、任務和工作項目使用它們。6.計劃精彩的旅行：把所有行程、掃描的護照原件、地圖、餐廳和酒店都保存在一起，輕松的開始旅程。四、瀏覽器IE、FOXFIRE、CHROME、遨游等的區(qū)別 1、IE瀏覽器：圖形視頻更流暢，網站響應更及時，加載速度更迅速支持 HTML5、CSS3 等最新網絡標準，網頁細節(jié)更豐富！，完美結合 Windows 7，只需鎖定網站圖標，即可一鍵打開常用網站每天為全球網民抵御 300 萬次惡意攻擊，實時威脅攔截率高達 99%！。瀏覽搜索合二為一，界面更簡潔，瀏覽空間更大！2、FOXFIRE：在恢復上次瀏覽的標簽頁時，用戶可以只選擇部分標簽頁進行加載，從而提高啟動速度。用戶將會收到一個一次性的提示來審視和確認那些他們希望保留、禁用或是刪除的第三方擴展。地址欄中顯示的地址，高亮其網站的域名，方便用戶識別，從而更好的防止偽裝地址等釣魚網站產生的安全隱患。提供標簽組（Panorama）功能的基礎上，啟動時只加載當前活躍的標簽組中的標簽頁，從而為使用標簽組的用戶提供更快的啟動速度、并減少內存占用。功能強大的 Sync（同步）內置到 Firefox 里了！在桌面電腦、筆記本、手機等多種終端設備中，方便的同步您的設置、密碼、書簽、歷史記錄、打開的標簽頁以及其它自定制信息。并在傳輸數據前進行了加密，確保同步更加安全。在新版 Firefox 中，我們提供了全新的擴展管理器，更容易的管理火狐擴展，更容易尋找和安全新擴展。擴展管理器從原來的對話框轉移到了新的標簽頁，更大的操作范圍和更加便捷、易用的操作方式，讓您可以更方便的使用擴展。3、CHROME：A、超快 啟動快，打開網頁快，瀏覽快；直接從地址欄進行搜索。B、穩(wěn)定 多進程設計，大幅提升瀏覽器的穩(wěn)定性。特的沙盒和自動更新技術，防御網上誘騙和惡意軟件的攻擊。無論是辦公、娛樂還是研發(fā)，應用插件應有盡有4、遨游：傲游的使命是整合所有的在線應用，聯系起網絡終端背后的每一個人，為人們的溝通、分享和服務的獲取創(chuàng)造更加便利的方式，通過推動人的力量其本身，促進社會的進步。 五、數碼照相機的日常使用技巧 數碼照相機是現代辦公自動化過程中一個必備的工具，掌握它的日常使用技巧是非常有必要的，下圖是一些主要部件名稱，得熟練掌握，才能夠很好的使用照相機： 1、 常規(guī)圖像拍攝方法：打開相機，雙手握住相機，是目標位于屏幕方框中央一下以便調焦距，部分按下快門并保持不動，完全按下快門，此時聽見嘩的一聲，拍攝完成，指示燈熄滅時你可以拍攝下一張照片。2、 使用應注意的事項： 防震防擊 ，防水防霧 ，防冷防熱 ，勿攝強光 ，防塵防灰 ，遠離磁場和電場 ，及時清潔鏡頭 ，養(yǎng)成良好使用習慣 。第2節(jié) WORD實訓 一、報紙的排版： 在本次實習過程中，其中一個非常重要的任務就是制作報紙。老師給我們安排的作業(yè)是自己設計一張報紙，內容和主題自選，版式自己設計，制作一頁（左右2面）報紙。在這次制作報紙的過程中，我認真按照要求，制作了一張報，我的主題是烏蒙旅游報，我的報紙主要從旅游方面介紹了一些貴州烏蒙地區(qū)主要風景名勝區(qū)的相關新聞內容，個性化地介紹了烏蒙地區(qū)的一些景點，如貴州屋脊赫章韭菜坪、夜郎遺址赫章可樂、威寧草海、百里杜鵑、織金洞、大方九洞天等等旅游景點，這是第一頁的內容，我自己感覺還是可以的，圖文并茂，基本達到了老師的要求。第二頁是副刊美麗的畢節(jié)主要就是通過圖片和文字說明的等方法交相配映，展示了畢節(jié)地區(qū)景點迷人的特色，真正讓人體會到了不一樣的畢節(jié)王國，可能圖片稍微多一些，但是我覺得這正是旅游報的特色。雖然記者都是我們班上的來自相應地方同學，是一個假設，但是也體現出報紙排版的一些基本技巧，從排版過程中我發(fā)現了自己在辦公自動化方面的知識結構還很欠缺，需要進一步學習加強。我在制作過程中，通過向老師請教、和同學交流學習，完成了我的報紙制作，從中也學到了好多東西，我在辦公自動化方面的技能技巧也得到了加強與提升，也把平時學到的理論知識運用到其中，做到了理論聯系實際，學以致用的目的，也達到了實習的要求，完成了實習任務，相信是我未來走上工作崗位的重要基石。 下面是我總結出的一些報紙排版的方法和技巧：1、 文字的密排、疏排與緊排 ：在傳統排版中,正文有密排(正常排)和疏排之分。在電子排版中,還增加了一種特殊的排法緊排。三種排法產生不同的效果。 密排是正常的排法,就是字與字之間無間隔挨著排列。在一些系統中,字與字之間的距離可以通過參數設定,密排時字間距為零。疏排就是字與字之間有均勻的間隔。疏排常用于兒童讀物、小學課本等特殊排版。在電子排版中,只要指定字間距參數,就可方便地實現文字的疏排。 緊排就是讓字與字之間的排列有一點重疊,是電子排版的特殊功能。緊排可能造成字與字之間筆劃的相連。一般很少使用這種排法,只用于報刊排版中,正文剩下少量文字排不下時的“擠版”,或者按正常排顯得過于稀疏的外文字符的特殊處理。 2、 橫排與豎排 ：印刷品排版中有橫排和豎排之分,豎排也叫直排。我國歷史上的出版物都是采用豎排方式,橫排方式則是后來從外引進的。在字處理中,橫排、豎排只是排列方式不 同,橫排與豎排之間的轉換非常方便,往往一個操作或命令就可以實現全部或局部的豎排。就版面而言,豎排與橫排之間相當于坐標系順時針旋轉90度,行間距與 字間距之間剛好倒個。 豎排時,有許多排版規(guī)則和標點符號的使用與橫排不同。如文章豎排時標題一般不居中,標點符號應自動換成豎排。橫排轉豎排的這種轉換一般由字處理軟件自動進 行,無需用戶考慮,但對有些功能不全的系統,也要注意檢查。一些由國外引進的字處理軟件或者排版軟件往往不支持豎排,或者排出來的結果常常不符合要求,使 用中要注意。豎排中如果有中西文混排,要注意外文字母和阿拉伯數字的排法。按我國大陸的規(guī)定,應當是豎放,即“頭朝右、腳朝左”,而在我國的港、臺地區(qū), 也有橫放形式的。 3、 字行左齊、居中、右齊與撐滿 ：橫排文字都是左邊對齊排。文字轉到下一行(也叫回行),有換行與換段之分，換行則文字回行后靠左邊頂頭排;換段則文字回行后左邊空兩個字排,也叫“縮頭排”。西文排版的換段形式比較多樣,有些縮進一個或兩個字符排版,也有換段后空一行頂格排的。除此之外,字行的排列還有右齊、居中和撐滿的形式。 字行居中。字行排在一行的中央位置,叫“居中”。排版中的標題、表格中的數據一般都居中排。在科技公式排版時,居中排也是一條基本原則。居中有左右居中和上下居中兩種形式。（2）字行撐滿?！皳螡M”排也叫“勻空排”,就是字與字之間均勻拉開距離,字行占滿指定的寬度,如4個字占8個字的寬度。數量不相等的兩行字,當需要左右對齊排列時,往往就需要撐滿排。 4、 基線對齊與中線對齊 在電子排版中,大小不同的字排列在一行時,有下線對齊排列(基線對齊)和中線對齊排列兩種方法。 基線對齊?！盎€”是指一行字橫排時下沿的基礎線。大多數情況下,文字都是沿基線排列,豎排時,基線在字行的右側。 中線對齊。排數學公式、化學公式時,各種符號應當采用沿中線對齊排列,整體結構上也應當沿中線排列。 5、通欄與分欄 ：排版時正文文字的行長與版心的寬度相等,稱為“通欄”。 分欄就是將版面分割成二部分(雙欄)或多部分(多欄)。分欄的目的是為了方便閱讀、豐富版面的變化或節(jié)省版面,分欄是報紙、期刊及工具書中常見的文字排列形式。分欄時,欄與欄之間要空幾個字,叫“欄空”。欄空處加一分隔線叫“欄線”。 分欄的形式大多為等距分欄(欄與欄之間寬度一致),也有少量不等距分欄。分欄排時,應力求各欄最后“拉平”,防止結束時各欄行數不一致。 經過上述的編排過程后,如沒有特殊的要求,就可以保存并打印出賞心悅目的文檔了。 字不要用一般宋體,而應當使用標題宋體,如小標宋體,否則排出的版面不美觀,標題不突出,顯得“題壓不住文”。 6、正文排版中的行距 ：文字的行與行之間必須留出一定的間隔才方便閱讀,這種行與行之間的空白間隔就叫“行距”。版面正文之間的行距應當選擇適當。行距過大顯得版面稀疏,行距過小則閱讀困難。行距一般是根據正文字號來選定,可以得出如下的經驗數據。 公文行距正文字的231 ，圖書行距正文字的1223 ，工具書、辭書行距正文字的1412 ，報紙行距正文字的1413 ，一般排版的行距參數都在此范圍之內選擇。 7、字行左齊、居中、右齊與撐滿 ：橫排文字都是左邊對齊排。文字轉到下一行(也叫回行),有換行與換段之分，行則文字回行后靠左邊頂頭排;換段則文字回行后左邊空兩個字排,也叫“縮頭排”。西文排版的換段形式比較多樣,有些縮進一個或兩個字符排版,也有換段后空一行頂格排的。除此之外,字行的排列還有右齊、居中和撐滿的形式。 字行居中。字行排在一行的中央位置,叫“居中”。排版中的標題、表格中的數據一般都居中排。在科技公式排版時,居中排也是一條基本原則。居中有左右居中和上下居中兩種形式。 字行右齊。有時文字內容需要靠右邊對齊排,叫“右齊”,如目錄的頁碼等內容。 字行撐滿?！皳螡M”排也叫“勻空排”,就是字與字之間均勻拉開距離,字行占滿指定的寬度,如4個字占8個字的寬度。數量不相等的兩行字,當需要左右對齊排列時,往往就需要撐滿排。 8、基線對齊與中線對齊 ：在電子排版中,大小不同的字排列在一行時,有下線對齊排列(基線對齊)和中線對齊排列兩種方法。 基線對齊。“基線”是指一行字橫排時下沿的基礎線。大多數情況下,文字都是沿基線排列,豎排時,基線在字行的右側。 中線對齊。排數學公式、化學公式時,各種符號應當采用沿中線對齊排列,整體結構上也應當沿中線排列。 2、 word常用方法和技巧1、去除默認的輸入法： 打開選項窗口，點擊其中的“編輯”選項卡，去除最下面的“輸入法控制處于活動狀態(tài)”前的對號，點擊確定。重新啟動Word后，就會發(fā)現微軟拼音不會一起啟動了。 2、翻譯文字：先要安裝好字典庫，連線上網，通過網上資源翻譯。選擇準備翻譯的文字，然后點選Word菜單欄“工具”“信息檢索”；界面右邊將出現“信息檢索”版面。在“搜索”欄選擇“翻譯”，再在“翻譯”欄選擇“將”哪國語言“翻譯為”哪國語言，結果馬上就會顯示出來。要快速翻譯下一個詞，可以按住Alt鍵不放，然后點選生詞。 3、快速顯示文檔中的圖片： 如果一篇Word文檔中有好多圖片，打開后顯示比較慢。但我們打開文檔時，快速點擊“打印預覽”按鈕，圖片就會立刻清晰的顯示出來，然后關閉打印預覽窗口，所有插入的圖片都會快速顯示出來了。 4、給圖片注解文字：選定要添加說明的圖片，單擊鼠標右鍵，在快捷功能菜單中選“題注”，以打開題注窗口；然后在“標簽”欄選擇“公式”、“表格”或“圖表”；最后在“題注”欄輸入注解文字，再點“確定”按鈕結束。此時，注解文字會自動顯示在圖片下方。注解文字可以隨時更改，如改變字體大小，或者刪除等等。 5、制作水?。?Word2003具有添加文字和圖片兩種類型水印的功能，而且能夠隨意設置大小、位置等等。在Word菜單欄點擊“格式”“背景”“水印”。在“水印”對話框中選擇“文字水印”，然后在“文字”欄選擇合適的字句，或另外輸入文字;或在“水印”對話框中選擇“圖片水印”，然后找到要作為水印圖案的圖片。最后按“確定”，水印就會出現在文字后面。 6、自動更正錯誤詞組：可以通過Word2003自動更正寫錯的詞組。比如“為虎作倀”容易寫成“為虎做倀”，依次點擊“工具自動更正選項”菜單，在彈出的“自動更正”窗口中選擇“自動更正”標簽項，在下面的替換文本框中輸入“為虎做倀”，然后在替換為文本框中輸入“為虎作倀”，點擊確定。這樣以后如果在文章中再次輸入“為虎做倀”的時候，Word就會自動更正為“為虎作倀”。用同樣的辦法我們可以把容易混淆的一些詞組或是成語添加到自動更正中，讓你的Word識別詞組能力更強、更智能化。 7、輕松統計文檔字數：打開Word文檔，然后依次點擊“工具字數統計”菜單，就可以清楚的看到這篇文檔的統計信息，也可以通過打開文檔屬性窗口，接著選擇“摘要”標簽，然后點擊“高級”按鈕，這時也可以看到該文檔的詳細統計信息。 但是需要統計多篇文檔的總字數，這樣一篇篇的統計，也就太慢了，效率也很低?？梢韵却蜷_其中任意一篇文檔，然后依次點擊“插入文件”菜單，然后把其它文檔全部插入進來，合并成一篇文檔，然后再點擊“字數統計”菜單項，就可以輕松的查看所有文檔的總字數了。 8、一版多頁顯示：先按“預覽打印”圖標，或點擊“文件”“打印預覽”，Word將處于“預覽”模式；在工具欄上單擊鼠標右鍵，選擇“常用”。這時，Word的菜單欄下一排會出現“常用”工具欄。再在工具欄上右擊鼠標，選擇“自定義”，進入自定義設置狀態(tài)；現在，將“打印預覽”工具欄上的“多頁”按鈕拖到“常用”工具欄上。關閉“自定義”窗口，再關閉“預覽”模式；以后，點擊Word“常用”工具欄上的“多頁”按鈕，就可以選擇一頁顯示多少個版面了。 9、加載稿紙：到微軟網站上下載稿紙加載項，安裝后在Word2003的“格式”菜單下就可以看到“稿紙設置”命令，選擇后在設置對話框“啟用稿紙隔線”，然后我們設定每格的尺寸、網格樣式、網格顏色、紙張大小等，確定后Word中的就自動應用稿紙樣式，文字被放到稿紙的每個格子上。第三節(jié) EXCEL實訓 EXCEL的熟悉運用，對于辦公自動化來說是非常重要的，本次實習，老師安排了一些具體練習，我根據要求完成了相關作業(yè)，但是我深深體會的到，還需要進一步加強和學習，在接下來的學習中，要多下點功夫，因為在 EXCEL這一塊，我還有相當的不足。 下面是本次在本次實習中總結的一些技巧和方法：1、讓不同類型數據用不同顏色顯示 （1）打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。 （2）按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設置好其它條件(大于等于1500，字體設置為“藍色”；小于1000，字體設置為“棕色”)。 （3）設置完成后，按下“確定”按鈕。 2、 建立分類下拉列表填充項 （1）在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”等)分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數據庫。 （2）選中A列(“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列)，在“名稱”欄內，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進行確認。 （3）切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列(如C列)，執(zhí)行“數據有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。在“設置”標簽中，單擊“允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個體企業(yè)”序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。 再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列)，再打開“數據有效性”對話框，選中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。 （4）選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。 3、 建立“常用文檔”新菜單 （1）在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。 按“更改所選內容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱(如“常用文檔”)。 （2）再在“類別”下面任選一項(如“插入”選項)，在右邊“命令”下面任選一項(如“超鏈接”選項)，將它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操作對它進行命名(如“工資表”等)，建立第一個工作簿文檔列表名稱。 （3）選中“常用文檔”菜單中某個菜單項(如“工資表”等)，右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾，并選中該工作簿文檔。 （4）以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應選項即可。 4、 在Excel中自定義函數 Excel函數雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數： （1）執(zhí)行“工具宏Visual Basic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵)，打開Visual Basic編輯窗口。 （2）在窗口中，執(zhí)行“插入模塊”菜單命令，插入一個新的模塊模塊1。 （3）在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼： Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function 。（4）關閉窗口，自定義函數完成。 5、 常用函數：DAVERAGE、DCOUNT、DCOUNTA、DGET、DMAX、DMIN、DPRODUCT、DSTDEV、DSTDEVP、DSUM、DVAR、DVARP、GETPIVOTDATA、 DATE 。第四節(jié)POWERPOINT實訓 一、班級ppt制作：POWERPOINT的實習主要任務是通過制作一個介紹本班的POWERPOINT，學會制作ppt，掌握相關知識，應該說這一塊是我本次實訓花費功夫最多的一個，我也從中收獲了很多，是比較成功的一塊，通過實訓，我懂得了許多東西。我制作的是一個名叫貴州師范大學專業(yè)技術學院幽靈級文秘幫的ppt，我通過對班上每一個同學的個性角色的假設，介紹了我們班，角色的名字雖然是假的，但是圖片是真實的，假想了一個個性十足的文秘班，屬于個性ppt。二、從中我也學到了一些關于ppt制作的方法和技巧：1、PowerPoint中插入視頻的三種方法（1）直接播放視頻，這種播放方法是將事先準備好的視頻文件作為電影文件直接插入到幻燈片中，該方法是最簡單、最直觀的一種方法，使用這種方法將視頻文件插入到幻燈片中后，PowerPoint只提供簡單的暫停和繼續(xù)播放控制，而沒有其他更多的操作按鈕供選擇。因此這種方法特別適合PowerPoint初學者，以下是具體的操作步驟：a. 運行PowerPoint程序，打開需要插入視頻文件的幻燈片。b. 將鼠標移動到菜單欄中，單擊其中的“插入”選項，從打開的下拉菜單中執(zhí)行“插入影片文件”命令。c. 在隨后彈出的文件選擇對話框中，將事先準備好的視頻文件選中，并單擊添加按鈕，這樣就能將視頻文件插入到幻燈片中了。d. 用鼠標選中視頻文件，并將它移動到合適的位置，然后根據屏幕的提示直接點選播放按鈕來播放視頻，或者選中自動播放方式。e. 在播放過程中，可以將鼠標移動到視頻窗口中，單擊一下，視頻就能暫停播放。如果想繼續(xù)播放，再用鼠標單擊一下即可。(2)插入控件播放視頻:這種方法就是將視頻文件作為控件插入到幻燈片中的，然后通過修改控件屬性，達到播放視頻的目的。使用這種方法，有多種可供選擇的操作按鈕，播放進程可以完全自己控制，更加方便、靈活。該方法更適合PowerPoint課件中圖片、文字、視頻在同一頁面的情況。a. 運行PowerPoint程序，打開需要插入視頻文件的幻燈片。b. 將鼠標移動到菜單欄，單擊其中的“視圖”選項，從打開的下拉菜單中選中“控件工具箱”，再從下級菜單中選中其他控件按鈕。c. 在隨后打開的控件選項界面中，選擇“Windows Media Player”選項，再將鼠標移動到PowerPoint的編輯區(qū)域中，畫出一個合適大小的矩形區(qū)域，隨后該區(qū)域就會自動變?yōu)閃indows Media Player的播放界面。d. 用鼠標選中該播放界面，然后單擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，打開該媒體播放界面的“屬性”窗口。e. 在“屬性”窗口中，在“File Name”設置項處正確輸入需要插入到幻燈片中視頻文件的詳細路徑及文件名。這樣在打開幻燈片時，就能通過播放控制按鈕來播放指定的視頻了。f. 為了讓插入的視頻文件更好地與幻燈片組織在一起，還可以修改“屬性”設置界面中控制欄、播放滑塊條以及視頻屬性欄的位置。g. 在播放過程中，可以通過媒體播放器中的播放、停止、暫停和調節(jié)音量等按鈕對視頻進行控制。(3)插入對象播放視頻:這種方法是將視頻文件作為對象插入到幻燈片中的，與以上兩種方法不同的是，它可以隨心所欲地選擇實際需要播放的視頻片段，然后再播放。實現步驟為：a. 打開需要插入視頻文件的幻燈片，單擊“插入/對象”命令，打開“插入對象”對話框。b. 選中“新建”選項后，再在對應的“對象類型”設置欄處選中“視頻剪輯”選項，單擊確定按鈕。c. PowerPoint自動切換到視頻屬性設置狀態(tài)，執(zhí)行“插入剪輯/Windows視頻”命令，將事先準備好的視頻文件插入到幻燈片中。d. 執(zhí)行“編輯/選項”命令，打開選項設置框，在其中設置視頻是否需要循環(huán)播放，或者是播放結束后是否要倒退等，單擊確定返回到視頻屬性設置界面。e. 點選工具欄中的視頻入點按鈕和出點按鈕，重新設置視頻文件的播放起始點和結束點，從而達到隨心所欲地選擇需要播放視頻片段的目的。f. 用鼠標左鍵單擊設置界面的空白區(qū)域，就可以退出視頻設置的界面，從而返回到幻燈片的編輯狀態(tài)。還可以使用預覽命令，檢查視頻的編輯效果。2、PowerPoint中使用動作設置功能 在PowerPoint中存有大量設計模板，使用它可以使你輕松制作出漂亮的幻燈片。但也有一個缺陷，即采用一種模板后，在所有的幻燈片中，都是一樣的背景和圖案，顯得過于單調。 有一種變通的辦法：將近似的內容采用一種設計模板制作在一個幻燈片文件中，例如為參加某會議提交的論文需要制作幻燈片，可將論文標題、摘要、正文、結論、參考文獻等 分別采用一種設計模板制作存儲為不同的幻燈片文件，這樣的幻燈片看起來就富于變化了。但在幻燈片放映時有一個問題，一個個的幻燈片文件需多次打開，太麻煩了！這時我們可以使用PowerPoint的“動作設置”功能很方便地解決。首先按照需要根據個人的喜好分類采用不同的設計模板制作并存儲為若干個不同的幻燈片文件，如WJ1、WJ2等。在第一個文件如WJ1的最后一幅幻燈片上，可以選中一段文字，也可以選中一幅卡通畫，在“幻燈片放映”中點擊“動作設置”。也可以首先在“幻燈片放映”中點擊“動作按鈕”，在幻燈片合適的位置設置一個按鈕，設置完成后自動進入“動作設置”。根據個人的習慣，選取“單擊鼠標”或“鼠標移過”，動作則選中“超級鏈接到”，再選取“其它PowerPoint演示文稿”。在“超級鏈接到其它PowerPoint演示文稿”彈出選單中，輸入第二個幻燈片文件名如WJ2。為了在第二個幻燈片文件放映完畢后能順利返回到調用它的幻燈片或再轉到其它的幻燈片，同樣方法在該幻燈片的最后一幅適當位置選中文字或設置按鈕，超級鏈接到其它PowerPoint演示文稿或返回。3、PPT格式轉換 經過大量的比較和摸索，我發(fā)現了一個能解決這個問題的軟件PresenterSoft PowerVideoMaker。PowerVideoMaker雖然也是采用屏幕捕捉的原理來轉換PPT文檔，但它可以同步捕捉視頻和聲音，而且捕捉的質量非常高。該軟件在進行轉換時可直接調用PowerPoint來播放PPT文檔，并在播放的同時進行高質量的視頻捕捉，生成AVI和WMV視頻文件。先將PPT轉換成WMV及AVI文件。.運行PowerVideoMaker后，首先在其主界面單擊“PowerPoint Source File”后的“Browse”按鈕，導入來轉換的PPT源文件。接下來在“Output Folder”處設置視頻文件的輸出位置，如果要生成AVI格式的視頻文件，它會占用很大的硬盤空間，所以你必須保證有足夠剩余空間來存放它。在右邊的“Video Resolution”欄中可選擇視頻文件的分辨率，如制作DVD要選擇“720576”，這正好符合PAL制式DVD的畫面尺寸。在“Expected Frame Rate”欄中的下拉列表設置視頻文件幀率，由于演示文檔不會有劇烈的畫面變換，一般選擇每秒15幀即可，這樣可大大降低輸出的AVI文件的體積。如果要制作DVD，最好在“Prefered Video Format”欄中選定“AVIFull Uncompressed”復選框，因為將WMV文件轉換成MPEG-2格式遠不如AVI方便。在窗口下方的“Timing Mode(計時模式)”欄中有三個單選項:“Automatic Timing(自動計時)”，選擇它可自動設置幻燈片播放的時間;“Rehearse Timing Now(現在排練計時)”，選擇它可讓你手動控制幻燈片的播放，自定義每張幻燈片的播放時間;“Use Timings if exists(使用已存在的計時)”，如果你已經在PPT演示文檔中設置了排練時間，則可以選擇本項。設置完成后，單擊“Start”按鈕即可開始進行轉換工作。根據不同的計時模式，轉換的步驟也不一樣，如果選擇“Rehearse Timing Now”，則軟件會先調用PowerPoint的排練計時功能讓你進行設置。接著會進行預轉換、屏幕捕捉、視頻轉換及合并WMV文件等步驟，直至生成最后的WMV及AVI文件。提示:插入在PPT文檔中的視頻是無法捕捉的，但我們可以在制作DVD時把視頻片段插入到DVD影片的合適位置中。再刻錄光盤當影碟，在轉換完后我們可以得到若干個AVI和WMV片段，及一個完整的WMV文件。如果要制作成DVD或VCD，我們可以用VirtualDub把這些AVI文件按其序號順序合并成一個文件，再使用TMPGEnc編碼成MPEG-2，即可很方便地使用Nero等軟件制作成DVD影碟了。要制作VCD，Nero可直接將AVI格式刻錄為VCD光盤4、一些技巧：打造多彩公式：在powerpoint中也可以使用公式編輯器插入公式。但默認的公式都是黑顏色的，與我們演示文稿的背景很不協調。其實，我們可以選中編輯好的公式，然后點擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“顯示圖片工具欄”命令。再點擊“圖片”工具欄中的“圖片重新著色”按鈕，就可以在打開的對話框中為公式指定其他的任意顏色了。靈活設置背景，希望某些幻燈片和母版不一樣，比如說當你需要全屏演示一個圖表或者相片的時候。你可以進入“格式：菜單，然后選擇“背景”，選擇“忽略母版背景圖形”選項之后，你就可以讓當前幻燈片不使用母版背景。防止被修改：在powerpoint中點擊“工具選項安全性”，然后設置“修改權限密碼”即可防止PPT文檔被人修改。另外，還可以將PPT存為PPS格式，這樣雙擊文件后可以直接播放幻燈片。看看powerpoint的特殊播放模式：播放PPT文檔時，點擊Powerpoint的“幻燈片放映”菜單中的“觀看幻燈片”將啟動默認的全屏放映模式，這時必須使用“Alt+Tab”或“Alt+Esc” 組合鍵才能與其他窗口切換。如果在播放幻燈片時，按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵激活播放操作，就可以讓幻燈片放映模式變成一個帶標題欄和菜單欄的普通窗口形式，操作起來就方便多了。去掉鏈接文字的下劃線：向PPT文檔中插入一個文本框，在文本框輸入文字后，選中整個文本框，設置文本框的超鏈接。這樣在播放幻燈片時就看不到鏈接文字的下劃線了。窗口模式下播放PPT：在按住Alt鍵不放的同時，依次按D和V鍵即可。這個時候就可在窗口模式下播放PPT了。一次性展開全部菜單：由于工作的關系，經常使用powerpoint發(fā)現它的菜單很是麻煩，想全部展開所有菜單項，必須單擊菜單中向下的雙箭頭。后來打開“工具自定義”，單擊“選項”選項卡，選定“始終顯示整個菜單”復選框，再單擊“關閉”按鈕就可以一次性展開全部菜單了。巧用鍵盤鋪助定位對象：在PPT中有時候用鼠標定位對象不太準確，按住Shift鍵的同時用鼠標水平或豎直移動對象，可以基本接近于直線平移。在按住Ctrl鍵的同時用方向鍵來移動對象，可以精確到像素點的級別。巧讓多對象排列整齊：在某幻燈片上插入了多個對象，如果希望快速讓它們排列整齊，按住Ctrl鍵，依次單擊需要排列的對象，再選擇“繪圖對齊或分布”，最后在排列方式列表中任選一種合適的排列方式就可實現多個對象間隔均勻的整齊排列。第4節(jié) 現代辦公設備的使用一、打印機使用常識1.嚴禁熱插撥并口電纜：任何品牌的打印機在拔插并行接口電纜時，請您都要先關閉打印機電源。2.更換墨水盒：EPSON噴墨打印機的墨水盒分有存儲芯片及無記憶芯片兩種。無記憶芯片的墨盒安裝后一旦從打印機上取下請不要再繼續(xù)使用。更換墨水盒時請按照使用手冊所述步驟進行操作。3.堵頭：為了避免發(fā)生噴孔堵塞現象，應注意使用EPSON原裝墨水，使用非正品墨水容易造成打印頭堵塞。4.字車異常：錯誤類型的潤滑油脂不但起不到良好的潤滑作用，還會對打印機本身造成負面的傷害。5.如何提高打印張數：要想提高噴墨打印機的打印張數，首先要盡量減少打印頭的清洗次數，次數過多不僅浪費墨水，而且不一定有成效。其次要盡量減少開關打印機的次數，因為每次開機都會有一個初始化過程，這個過程會消耗一定的墨水，所耗墨量的多少，與距上次關機的時間間隔長短有關。時間短，消耗的墨水少，時間長，消耗的墨水多。所以應盡量避免因經常開關機造成的墨水消耗。6.如何清除夾紙：如果發(fā)生了紙張夾在打印機里，先按進紙/退紙鍵將夾住的紙退出來。如不能退出卡紙，可以關掉電源，打開機蓋，沿出紙方向將夾紙拉出來。如果反向拉紙，容易造成缺紙傳感器錯位或彈簧丟失，導致打印機報錯不能進紙。所以若不能順利取出夾紙，請不要強行操作，需將打印機送授權服務中心處理。二、復印機的使用方法：1、如何正確放置需要復印的文件，正面朝上放置在雙面進入器上 or 正面朝下放置在原稿臺玻璃上2、復印基本操作：復印 放置要復印的文件 指定所需的復印設置（如：選擇紙張類型 縮放比例 單面/雙面） 使用數字鍵盤輸入所需份數 開始。3、如何復印身份證：復印 放置身份證 混合/原稿 2合1 基本 縮放 x1.0 開始 掃描下一頁 反轉身份證 開始 完成 開始。4、如何把單面文件印成雙面文件：復印 單面/雙面 原稿選擇單面，副本選擇雙面 開始5、如何把雙面文件印成單面文件：復印 單面/雙面 原稿選擇雙面，副本選擇單面 開始。6如何把A3紙印成A4紙（不同尺寸紙張的轉換跟此方法一樣），復印 放置要掃描的文檔 縮放 A3 A4 開始。7、掃描：傳真/掃描 放置要掃描的文檔 圖像質量 質量 根據需要選擇質量類型（一般選擇標準） 單觸鍵 開始，此時掃描所得的文件便自動保存到PC上的D盤的scan文件夾。 8、如何用復印機進行傳真：傳真/掃描 放置要傳真的文檔 圖像質量 質量 根據需要選擇質量類型（一般選擇標準） 單觸鍵或者直接輸入 開始。9、如何用PC進行傳真，打開應用程序（如Word、Excel、PPT等） 打印 選擇打印機KONICA MINLTA FAX 確定 輸入收件人的名稱（可不填）和傳真號碼（必填） 點擊增加 從接收者中選擇收件人（可選擇多個收