金威路橋建筑集團公司管理制度全集

金威路橋建筑集團公司管理制度全集 目 錄 第一章 管理制度 一、 檔案管理制度 （ 01） 二、 文書印章管理制度 （ 30） 三、 會議管理制度 （ 42） 四、 辦公用品采購 管理制度 （ 48） 五、 合同管理制度 （ 53） 六、 環(huán)境管理制度 （ 63） 七、 安全管理制度 （ 67） 八、 合理化建議管理制度 （ 87） 九、 公務接待范圍和職責 （ 91） 十、 車輛管理制度 （ 93） 第二章 工作流程 一、 會議管理流程 （ 97） 二、 辦公用品采購流程 （ 98） 三、 合同審批流程 （ 99） 四、 項目安全管理流程 （ 100） 五、 公務接待流程 （ 101） 六、 車輛管理流程 (102） 第三章 工作目標管理考核認定標準 一、 檔案工作目標管理考核認定標準 （ 103） 二、 文書 工作目標管理考核認定標準 （ 110） 三、 會議 工作目標管理考核認定標準 （ 114） 四、 辦公用品 工作目標管理考核認定標準 （ 118） 五、 合同 工作目標管理考核認定標準 （ 121） 六、 環(huán)境 工作目標管理考核認定標準 （ 124） 七、 安全 工作目標管理考核認定標準 （ 127） 八、 車輛 工作目標管理考核認定標準 （ 131） 基礎管理細則匯編 第一章、前言 為徹底貫徹 2006 年億利資源集團公司戰(zhàn)略發(fā)展綱要，領會戰(zhàn)略綱要的精神，從戰(zhàn)略高度提高管理層次，結合金威建筑路橋集團的實際情況，特制定本次基礎管理細則。本次基礎管理細則的匯編以億利集團本部的戰(zhàn)略發(fā)展綱要為主線，依據金威建筑路橋集團的管理制 度，不斷鑒見各優(yōu)秀企業(yè)的先進管理辦法，堅持實事求是，堅持效率最大化，堅持理論聯(lián)系實際。本次基礎管理內容是作為各項工作考核的一個基礎性管理工作，各企業(yè)、各項目部一定要認真學習，遵照執(zhí)行。 第二章、基礎管理基本內容 一、檔案的整理與管理 （一）、企業(yè)檔案管理制度 企業(yè)檔案管理制度包括企業(yè)檔案保管制度、企業(yè)檔案保密制度，企業(yè)檔案利用制度、企業(yè)檔案人員崗位責任制及文件立卷歸檔制度，各企業(yè)要遵照此項制度建立完備的檔案管理制度，才有可能為下一步的進一步考核做好準備，否則扣 2 分。 1、檔案保管制度 第一條 本 集團公司各下屬企業(yè)、項目部的檔案均由綜合檔案室集中統(tǒng)一保管，檔案室在接收檔案時必須認真檢查驗收并履行交接手續(xù)。 第二條 存放檔案設置必需有檔案專用庫房和箱柜并進行科學分類、排列、編目，便于查找。 第三條 庫內必須配備相關設施，保證溫濕度適宜，有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施。 第四條 做到庫內不辦公、無雜物堆放、經常保持庫房清潔衛(wèi)生。 第五條 定期檢查檔案保管狀況和“八防”措施，每年核對案卷數(shù)一次，做到數(shù)字準確、案卷與目錄相符，對破損和變質檔案要及時修復和 復制，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，及時處理、并認真做好記錄。 第六條 建立全宗卷，以積累存貯本單位檔案的立卷情況說明、分類方案、鑒定報告、銷毀清冊、交接憑證、檢查記錄、全宗介紹等材料。 第七條 庫房鑰匙由綜合檔案室檔案員保管，非檔案人員不得擅自進入檔案庫房，進出應隨手關門。 第八條 檔案人員調動工作時，對所管檔案必須嚴格辦理移交手續(xù)，交接雙方和監(jiān)交人都必須簽名。 2、 檔案保密制度 第一條 檔案管理人員和利用者，不得隨意談論保密檔案材料的情況及內容，非檔案人員不準私自開箱或 者翻閱檔案材料。 第二條 利用者只能查閱與本單位或與本人工作有關的內容，其他檔案內容不得隨意翻閱摘抄。 第三條 查閱復制有關機密檔案材料時，須經分管領導批準。 第四條 借閱檔案資料必須進行登記，收回時核對無誤后及時入庫。 第五條 不準將所借檔案隨便轉借他人，不準將檔案帶到家里或公共場所。 第六條 檔案室箱柜要加鎖，要隨手關門、關燈。 第七條 銷毀期滿檔案需要經領導批準，登記造冊，報有關部門備案，嚴把廢紙出售關。 3、 檔案利用制度 第一條 凡本 單位工作人員因工作需要均可查閱本單位形成的檔案資料，如需要借閱，應經分管領導批準，注明歸還期限。 第二條 外單位需要查閱本單位檔案資料時，需出示介紹信，說明查閱目的，經分管領導批準，方可借閱，一般不予外借。 第三條 查閱檔案者，要愛護檔案，嚴禁在檔案材料上畫圖、劃線、折疊、涂改、撕頁、拆卷等。借閱的檔案要妥善保管，不得轉借、遺失。如有損壞、遺失，要給予行政處分或罰款，情節(jié)特別嚴重者，要追究刑事責任。 第四條 查閱檔案必須履行登記手續(xù)，查檔者應將利用目的、取得的效益及時反饋給綜合檔案 室。 4、檔案人員崗位責任制 第一條 貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案工作的法律法規(guī)，負責制定本單位檔案工作的各項制度。 第二條 熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務，做好各類檔案分類編號和上架排列工作，編制各種檔案目錄，建立各種臺帳，認真做好登記、統(tǒng)計工作。 第三條 集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案，開展檔案史料的編研工作，積極配合有關部門編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、文件匯集、專題介紹等。積極主動提供利用，為各項工作服務。 第四條 負責對本單位各部門各種文件材料的收集歸檔，并對各部 門立卷歸檔進行監(jiān)督與指導。 第五條 根據檔案工作統(tǒng)一領導，分級管理的原則，對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導。 第六條 嚴格遵守檔案工作的各項規(guī)章制度，積極宣傳檔案工作的重要意義，為領導當好參謀、助手。 第七條 負責對本單位到期檔案的鑒定工作，按規(guī)定銷毀無保存價值的檔案材料。 5、文件材料立卷歸檔制度 為保證歸檔文件材料的齊全、完整、準確，便于各項工作的查找利用，特制定本制度。 第一條 歸檔范圍 凡是反映本單位工作活動，具有保存、查考、利用價值的各種門類和載體 的文件材料均屬于歸檔范圍。 第二條 歸檔要求 歸檔的文件材料必須齊全、完整、準確，符合形成規(guī)律，保持文件之間有機聯(lián)系，便于查找利用；準確劃分保管期限，分年度、分級別、分類別進行整理；文件排列系統(tǒng)有序，歸檔文件蓋好歸檔章，準確填寫歸檔章上的各項內容，填寫歸檔文件目錄、備考表；永久、長期保管的文件去除金屬裝訂物；書寫規(guī)范，具有耐久性；文件裝訂結實、整齊、美觀。 第三條 歸檔時間 每年的文件材料在辦理完畢后，要求在第二年的第一季度末整理歸檔，編制文件目錄，向集團公司本部綜合檔案室移交。照片 、錄音、錄像材料由負責拍攝者在完成拍攝工作后寫好文字說明，及時交綜合檔案室立卷歸檔。 （二）、檔案管理具體實施辦法及流程 1、檔案收集的工作的指導思想 在維護各企業(yè)、各項目部歷史原貌的前提下，檔案分級管理的原則，將應該由本館收集的一切具有歷史憑證作用和科學研究價值的各種門類、各種載體形態(tài)的檔案 ,完整齊全地收集進室，建立內容豐富，結構合理的檔案管理體系。 各企業(yè)、各項目部按照綜合部對檔案的管理規(guī)定定時向綜合部檔案室移交檔案。 2、文書檔案的收集、整理方法 整理檔案的方法基本按照國家標準文書檔案案卷格式進行 。整理檔案要掌握各類檔案的歸檔范圍，保管期限，分類組卷方法： 第一條 文書檔案的歸檔范圍和保管期限 首先，要看文件材料對本企業(yè)有無利用價值，對上級文件、本級文件，同級文件和下級文件材料的歸檔要細分。沒有細分的要扣 1 分。 上級文件要歸檔的主要有二部分文件材料：一部分是億利資源集團公司針對金威建筑路橋集團各企業(yè)、各項目部發(fā)的文件，如有關企業(yè)機構的變更、人事、職稱、工資、福利、經費、物資、獎懲等方面的批復、通知、通報，這是最重要的依據材料，有的要 永久保存，有的要長期保存。另一部分是國家、省、市縣各部門 發(fā)的法律、法規(guī)、政策規(guī)定，以后要作為執(zhí)行的依據，要歸檔作為短期保存。 本單位的文件材料基本上都要歸檔，不僅僅是正式發(fā)文，不是紅頭文件的計劃、總結、匯報、領導講話、登記表、統(tǒng)計表、會議記錄等等都要歸檔。重要的永久，一般的長期，作用不大的短期。 同級機關、兄弟單位的材料主要看與本企業(yè)是否有關系，一般的參閱件不必歸檔，但合同、協(xié)議，重要的來往信件要歸檔，有的與本單位的文件材料一起歸檔 (如合同、協(xié)議 )重要的永久，一般的長期。 下屬單位的重要文件、制度、計劃、總結、統(tǒng)計報表要歸檔，重要的長期，一般的短期。 具體歸檔范圍： 企業(yè)的主要是黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理這四類。 第二條 文書檔案的整理方法 1、把文書立卷工作落實到責任部門： 為了保證文件材料收集的齊全，并保持文件的質量、規(guī)律和歷史聯(lián)系，規(guī)定各企業(yè)、各項目部統(tǒng)一由文書、收發(fā)人員收集齊全，立卷歸檔，最后在規(guī)定的期限里統(tǒng)一交綜合檔案室管理人員監(jiān)督指導，按照金威建筑路橋集團綜合部的檔案工作目標管理標準中要求文書部門立卷，如果是檔案部門立卷的要扣一分。 2、文書立卷的基本要求和主要方法： 文書立卷的基本要求是遵循文件材料的形成規(guī)律 ，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。未按立卷基本要求立卷的扣 2 分。 文書立卷的主要方法是“ 四分四注意 ”。 、 分年度 ，注意文件形成年度和針對年度相結合。 一般文件要按文件形成的年度立卷，特殊文件要按針對年度立卷，如計劃、總結、統(tǒng)計報表要按針對年度立卷。 、 分級別 ，注意上下級文件之間的密切聯(lián)系。 一般文件應把上級、下級與本級文件分開組卷；但請示與批復，來文與復文應與本單位文件一起組卷，轉發(fā)上級文件可以與上級文件一起分類組卷。 、 分類別 ，注意問題的專門性和問題之間的聯(lián)系， 按分類方案分成若干類，如企業(yè)先按四大類分開， 企業(yè)的主要是黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理這四類 ，每一大類再按文件多少分成若干卷。 、 分保管期限 ，注意保持問題的完整性。一般需要永久、長期、短期保存的文件應分別組卷，但為了保持文件間的有機聯(lián)系，少量保管期限短的文件與保管期限長的文件一起組卷時，保管期限從長。 第三條 文書立卷的操作程序： 1、初步立卷：根據每年形成的材料數(shù)量， 剔除不歸檔文件，按“四分四注意”的方法組成案卷。 2、擬寫案卷題名。 案卷題名應當準確概括本卷文件的制發(fā)機 關、內容、文種，文字應力求簡練、明確，一般案卷題名應具備 作者、內容、文種三要素 ，如涉及重要地區(qū)的要標出地區(qū)，涉及特定時間的要標出時間。 例：縣府辦、勞動局、人事局等關于勞動、人事、工資方面的通知； 本廠與江蘇十一個單位簽訂的產品銷售合同； 本廠一九九八年工業(yè)生產統(tǒng)計年報表； 本廠一九九八年一月至十二月行政會議記錄； 本公司第五屆職代會第一次會議文件材料等。 3、卷內文件排列與編號 卷內文件排列 密不可分的文件應當依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復在前，請 示在后；轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后；多種文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；處理同一問題的文件與電報應根據內容和文件一起依次序排列；案件材料結論、決定、判決材料在前，依據材料在后。 一般文件可按問題或時間順序排列 。對于作者、問題、名稱單一的案卷，可按形成時間先后排列；由一個作者幾個問題的案卷，按問題分成幾組，每組按時間排列；由一個問題幾個作者的案卷，可先按作者分開，每組按時間排列；幾個作者幾個問題的應先分問題再分作者，再按時間排列；涉及幾個地區(qū)的，應先分地區(qū)，再按時間排列。 卷內文件編號 裝訂的案 卷要編頁號，卷內文件凡有文字、圖象等頁面都應每頁編寫一個號，空白頁不編號。編寫應該用阿拉伯數(shù)字每卷從 1 開始，文書檔案在正面的右上角， 背面的左上角編寫頁號。 不裝訂的文件編件號，要蓋檔案號章，在檔案號章內寫檔號、件號。檔案號章的基本格式 (參考數(shù) )： 4、填寫卷內目錄 順序號是卷內文件排列順序，即件號； 文號應寫發(fā)文字號，例：新政 19981 號； 責任者即文件作者，應寫全稱或規(guī)范化簡稱，不能寫發(fā)文代字。 文件標題：原文件有標題的照抄；原文件無標題的要擬標題；用文種充當標題的要 擬出標題；原標題不能反映內容的要改寫標題。自擬標題應加 號； 日期填寫發(fā)文時間，可省略年月日，例 頁號：填寫頁碼，每份文件第一頁的頁碼。 5、填寫卷內備考表 卷內情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后或發(fā)現(xiàn)的問題由有關檔案管理人員填寫并簽名、標注時間。 立卷人由責任立卷者簽名，檢查人由案卷質量審核者簽名；立卷時間填寫完成立卷日期。 6、案卷封面填寫 案卷封面應用碳素中性筆填寫，字跡工整、清晰。例： 金威房地產 立卷單位全稱 黨群工作類 一級目錄名稱 本公司關于黨支部工作、黨內干部任免方面的通知、批復、會議記錄等 案卷標題 2002 年 1 月 2002 年 12 月 保管期限 永久 15件 85 頁 歸檔號 15 件 85 頁 歸檔號 7、案卷排列與填寫案卷目錄 案卷排列應保持案卷間的有機聯(lián)系。 企業(yè)按類別年度保管期限排列編號。 如某廠黨群工作類 1998 年有永久 2 卷，長期 2 卷，短期 2 卷，分別編號 抄寫案卷目錄就是把案卷封面的各項目抄寫到 案卷目錄上。 （三）、檔案專門性規(guī)范 會計檔案的整理與管理 為加強會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，更好地為金威建筑路橋集團公司服務，根據會計檔案管理辦法對會計檔案的概念和歸檔范圍、立卷歸檔、保管、銷毀等作以下說明，各企業(yè)、各項目部財務部必須遵照此項管理辦法實行，并在規(guī)定的時間交金威建筑路橋集團公司財務部統(tǒng)一管理： 第一條 會計檔案的概念和范圍 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算材料，是記錄和反映本單位經濟業(yè)務的重要史料和證據。不包括與財會工作有關的政策、制度、預算、計劃 、工作總結和報告，統(tǒng)計資料及往來文書等材料。 第二條 會計檔案的范圍和保管期限是： (一 )會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證，保管期限一般為 15 年；但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，要保管到未了事項完結為止。 (二 )會計賬簿類：現(xiàn)金和銀行日記賬保管 25 年，總賬、明細賬、輔助賬簿保管 15年，固定資產卡片待固定資產報廢清理后保管 5 年。 (三 )財務報告類：年度財務報告永久保管 ( 包括年度會計報表、附表、附注及文字說明 )；月度、 季度財務報告包括文字分析材料 ，企業(yè)保管 3 年。 (四 )其他類：會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊永久保存，會計移交清冊保管15年，銀行余額調節(jié)表，銀行對賬單保管 5 年。 第三條 會計檔案的立卷歸檔 會計檔案管理辦法第六條規(guī)定：各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。這就說明會計檔案要由會計機構會計人員立卷。 (一 )會計檔案分類方法： 1、年度形式保管期限 2、年度組織機構形式保管期限 3、形式年度保管期限 (二 )會計檔案組卷方 法： 1、會計憑證類：憑證一般按月整理，按憑證號順序排列，憑證封面要寫清楚，憑證起止號和總張數(shù)。憑證角上要寫 年 月 冊 卷，卷前面填寫案卷號。 2、會計賬簿類：可以維護原來的賬冊分類。 總賬、明細賬太薄的賬冊相近的科目可以合并，太厚的賬冊可以分開裝訂?，F(xiàn)金日記賬、銀行日記賬是訂本式的一般不要拆開訂，維護原狀行了。 3、財務報告類：年度財務報告 (包括年度會計報表、附表、附注及文字說明 )要單獨組卷，永久保管。月度、 季度統(tǒng)計報表 (包括文字材料 )一年一卷。小企業(yè)、小項目的財務報表太少的，年報、月 季報表合一組卷的，保管期限從長為永久。 4、 其他類：會計檔案保管清冊抄寫好時作為查找目錄和移交目錄放在外面用，待保管期限滿后與會計檔案銷毀清冊一起裝訂成冊歸檔，永久保存，會計移交清冊由會計裝訂在當年的會計檔案內，可以和報表一起裝訂。 報表和賬冊的整理要與其他檔案一樣編寫頁號，抄寫卷內目錄、裝訂，寫封面、填寫卷備考表。 編頁號：每頁有文字的頁面要編頁號，編在正面右上角，背面左上角。 抄寫卷內目錄：一般賬簿一個科目或一種類型的報表抄寫一行。 裝訂：三孔一線橫式裝訂。 寫封面：第一行寫立 檔單位全稱，第二行大格子內寫案卷標題，一般寫作者、年度、報表、賬冊名稱，如本廠一九九八年度總賬，本廠一九九八年一至十二月份會計月報表。歸檔號寫檔案室編號，寫類號，年度，案卷號例 管期限寫永久或者 15 年，25年等。 第四條 會計檔案編號方法 ： 按年度形式保管期限分類的單位，可按分類號年度案卷號的方法編寫，計單位很多的企業(yè)可按分類號年度組織機構形式保管期限排列編號，如 號一律用阿拉伯字，封 面歸檔號處要寫檔案全稱，案卷棟上可寫案卷號。 第五條 會計檔案的保管、利用、移交 (一 )正常情況下的會計檔案保管、利用、移交 當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后， 應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構經辦人員共同拆封整理，以分清責任。 各單位保存的會計檔案 不得借出，如有特殊需要經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)，查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫，拆封和抽換。各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。 采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。 (二 )產權變動時會計檔案保管、利用、移交 會計檔案管理辦法第十三條規(guī)定：單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業(yè)務主管部門或財產所有者保管或移交有關檔案館代管。 單位分立后原 單位存續(xù)的，其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復制、與其業(yè)務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 單位因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務單位可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原 各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應由原各單位保管。 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。交接雙方應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。 第五條、會計檔案的鑒定和銷毀 (一 )會計檔案銷毀程序： 保管期滿的會計檔案，除本辦法第十一條規(guī) 定的情形外，可按照以下程序銷毀： 1、由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見， 編制會計檔案銷毀清冊，列明 銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號，應保管期限、銷毀時間等內容。 2、單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。 3、銷毀會計檔案時， 應當由檔案機構和會計機構派員監(jiān)銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。 4、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前， 應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所需銷毀的 會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報告本單位負責人。 (二 )銷毀會計檔案批準權限 ： 1、各主管部門銷毀到期會計檔案由本單位領導批準， 報同級財政和檔案部門備查。二級單位銷毀會計檔案時由上級單位或主管部門批準。 2、 各下屬企業(yè)、項目部銷毀會計檔案，經企業(yè)領導審查， 報上級主管部門批準。 (三 )保管期滿不能銷毀的會計檔案處置辦法： 會計檔案管理辦法第十一條規(guī)定：保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管 到未了事項完結為止。單獨抽出的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。 正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。 產權登記檔案管理辦法 產權登記檔案，是企業(yè)、項目部資產管理部門在辦理產權登記中直接形成的資產產權登記表、證書和記載上述信息的計算機軟盤以及企業(yè)提交的有關文件、證明、報表等具有保存價值的文件材料。 產權登記檔案管理的任務是收集、整理、保管產權登記檔案材料，并提供利用等服務。 第一條 立卷與歸檔 產權登記檔案材料歸檔范圍是： （一）經審定的 各類企業(yè)資產產權登記表。 （二）有關部門或單位批準企業(yè)、單位設立、變動、終止的文件。 （三）注冊資本金數(shù)額及來源證明。 （四）企業(yè)章程。 （五）經工商行政管理機關批準的企業(yè)名稱、住所、法定代表人等變更文件及上述事項變更后的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本復印件。 （六）國有資產經營年度報告書。 （七）收回的產權登記證書。 （八）管理部門需要的其他具有保存價值的材料。 第二條 產權登記檔案的立卷原則： （一）保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的保管期限。 （二）以戶為單位，一戶一 卷，或一戶數(shù)卷。 第三條 產權登記檔案的歸檔方法 （一）產權登記檔案的立卷工作應由產權登記人員負責。 （二）產權登記人員將辦理完畢的產權登記文件材料收集齊全， 按國有資產產權登記檔案管理暫行辦法實施細則 （以下簡稱實施細則）的要求組成案卷。 （三）立成案卷的產權登記檔案應及時向本單位檔案部門或檔案管理人員歸檔并辦理歸檔手續(xù)。 （四）產權登記檔案在國有資產管理部門保存一定時期后，按國家檔案管理的有關規(guī)定向同級綜合檔案館移交。 第四條 保管與利用 （一）產權登記檔案的保管期限分為 永久、長期和短期（詳見實施細則）。 （二）檔案管理人員工作變動時，應將其保管的產權登記檔案清點核實，并辦理檔案移交手續(xù)。 （三）產權登記檔案的排列方法：類 戶 年（產權登記）。 （四）本單位工作人員查閱產權登記檔案時，需經業(yè)務主管領導批準，并向檔案管理人員辦理登記手續(xù)后，方可查閱；外單位人員查閱檔案，需持本單位介紹信及本人證件，經主管領導批準，并履行登記手續(xù)后，方可查閱。 （五）查閱者不得在案卷資料上修改、涂抹、拆取、標注和損毀。未經許可不得擅自抄錄、復印。 第六條 鑒定與銷毀 （一）檔案管理人員應定期會同產權登記業(yè)務承辦人員，對保管的檔案材料進行鑒定，對保管期限已滿的產權登記檔案提出處理意見，報主管領導批準后銷毀。 （二）檔案材料銷毀時，應指定兩人以上進行監(jiān)銷，注意保密，監(jiān)銷人應在監(jiān)銷清 冊上簽字。已銷毀的案卷材料，應在有關條目備注欄內注明。 科學技術檔案 是指在科學技術活動中直接形成的應當歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 科技文件材料是記錄和反映科學技術活動的文字、圖表、聲像等技術文件的稱。 在一個企業(yè)的科技檔案是指按工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則分的基 建檔案、設備檔案、產品檔案、科研檔案。 第一條 基建檔案的形成、積累、收集、整理 基建檔案是指在整個建設項目從醞釀、決策到建成投產的全過程中形成的，應當歸檔的文件材料，包括基本建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試產等工作中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的歷史記錄。 基建檔案主要產生于建設單位、設計單位和施工單位。各下屬企業(yè)辦公室負責積累材料，收集齊全，經項目負責人審查材料是否齊全、準確，由工程部配合辦公室初步立卷， 經檔案室認定合格后正式立卷歸檔。 基建檔案的管理一般有依據性材料、基礎性材料、設計、施工、竣工材料。 (一 )依據性材料： 1、建設項目申請報告及批復、可行性報告。 2、選址意見、定點圖、建設用地規(guī)劃許可證、 征地批準文件、國家征用土地申請表、征地協(xié)議書、拆遷協(xié)議書等。 3、工程概算及資金來源材料。 (二 )基礎材料： 1、工程地質、水文、勘察報告、地質圖、勘察記錄、 試驗報告。重要土巖樣說明。 2、地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物及定位、 測試記錄。 (三 )設計文件材料： 1、設計任務書、合同、協(xié)議。 2、工程設計的全套圖紙。 3、設計計算書、工程預算、說明書。 4、設計評價、鑒定及評審材料、圖紙會審記錄。 5、工程變更聯(lián)系單。 (四 )施工文件材料： 1、工程承發(fā)包合同、招標投標文件、施工任務書。 2、施工組織設計、施工執(zhí)照、施工單位資質證明。 3、開工報告、施工計劃、安全措施等。 4、工程測量定位記錄、建筑物沉降觀察記錄。 5、隱蔽工程驗收記錄 (地基、基礎、打樁、鋼筋、結構吊裝隱檢記錄、中間結構驗收記錄、水電隱檢記錄 )。 6、技術復核記錄 (軸線、基礎、柱高、層高復核記錄 ) 7、建材質保書及試驗報告 (鋼材、電焊條、水泥、磚、防水材料、電器、管道等 ) 8、預制構件合格證及試驗報告。 9、砼抗壓度及砂漿試驗報告。 10、混凝土施工日記。 11、分部分項工程及單位工程質量評定材料。 12、絕緣電阻測試記錄、設備運轉及管通試壓記錄。 13、工程質量事故及處理記錄。 14、工程現(xiàn)場聲像材料。 (五 )竣工文件材料： 1、工程竣工驗收記錄。 2、全套竣工圖。 3、工程決算材料。 以上材料一部 分是本單位產生，一部分是上級有關部門的批復，一部分是設計單位移交，一部分是施工單位移交。這些材料應該由建設單位負責該項目的人員收集齊全，并鑒定其準確程度，保證有二套完整、準確的基建檔案 ( 一套交城建檔案室，一套本單位保存 ) 基建檔案的整理按本企業(yè)的檔案分類方案分類組卷。一般基建檔案按地塊、地段劃分小類，如廠區(qū)、廠區(qū)。在一個地塊內再分總體設施和單項工程整理，總體設施一般有平面圖、地下水管、電線、道路、綠化地帶布局圖紙、文字材料，根據材料多少分若干卷。 單項工程材料較多的可以組成數(shù)卷，文字材料，可按 依據性材料、基礎性材料、設計、施工、竣工材料，圖紙可按多少組成一卷或者數(shù)卷，只有一卷的文字材料在前，圖紙在后，材料較多的可以按階段或子項目組成若干卷。 第二條 設備檔案的形成、積累、收集、整理 設備檔案的形成一般按依據性材料、設備開箱隨機文件材料、設備安裝調試、設備運行維修四個階段形成。 (一 )設備購買依據性材料： 1、購置設備的申請和批準文件 2、購置設備的合同、協(xié)議書。 (在設備科或廠辦 ) (二 )設備開箱隨機文件材料 1、設備、材料說明書、合格證 2、設備、材料裝箱單、工 具單、備件清單 3、全套設備圖紙 檔案人員要參加設備開箱驗收，登記好隨機文件材料，填寫設備開箱驗收記錄。重要的設備檔案開箱后就歸檔，復印一套平時使用。 (三 )安裝調試階段： 1、安裝調試、試車記錄 2、安裝總結、竣工圖樣 3、設備檢測驗收報告 (四 )設備運行維修階段： 1、設備運行記錄 2、設備事故、故障處理、分析報告 3、設備大修計劃、記錄和修理情況 4、設備報廢、處理結果 設備檔案一般 由設備科和有關工地項目形成，由采購科收集齊全， 檢查、鑒定，初步立卷，由檔 案室指導立卷。設備檔案一般按分類方案分大類小類，每一個小類內可以設一個綜合類，使一些不能歸入單臺設備的材料放在綜合類中，一般按一套設備組卷，案卷一般是不裝訂裝盒，不編頁號編件號，就是蓋件號章，如果卷內有的文件比較散亂，可以用線分件裝訂。 三、科研、產品檔案形成、積累、收集、歸檔 科研檔案和產品檔案有其共同點，也有其不同點。共同點是開發(fā)一個新的產品從項目提出到研究、實驗、試產到投產全過程形成的文件材料；不同點是科研項目是經過各級科委立項，下達科研究項目后進行的試驗，而研制新產品有的經過批準，有的可以 不經過 批準。 (一 )科研檔案的形成一般從科研準備、立項階段、研究實驗階段、總結鑒定階段、成果申報推廣應用階段形成。 1、準備立項階段： 1可行性研究報告和國內外技術調查報告 (項目提要 ) 2上級的指示性、批復性文件 (科研計劃、批復、任務書 ) 3項目論證材料 (論證會議材料、課題情況介紹 ) 4科研項目經費落實，人員調配等材料 (課題組人員 ) 2、研究實驗階段： 1科研工作計劃 2技術條件、工藝要點、材料規(guī)格 3各種計算材料、原始記錄 (小試、中試記錄 ) 4試制階段總結 3、總結鑒定階段： 1研究成果報告 2項目鑒定材料 (鑒定結論、鑒定組織人員、鑒定會議記錄等 ) 4、成果申報獎勵和推廣應用階段： 1成果申報獎勵材料及獲獎文件、證書 2成果推廣報告 3成果轉讓文件材料 (合同、協(xié)議 ) 科研檔案一般在研究或課題組形成，由課題組指定專人收集整理檔案材料，科研項目鑒定要準備幾套材料，鑒定后一個月內由項目負責人審查材料完整、準確情況后，由檔案室指導立卷。 (二 )產品檔案的形成、積累、收集、整理 產品檔案的 形成一般可分為開發(fā)階段、研究試制階段、產品鑒定驗收階段、產品投產等四個階段。 1、產品開發(fā)階段一般有可行性報告、項目建議書、上級的批復文件 (各種批文、技術任務書 )協(xié)議、合同、委托書。 2、研究試制階段一般有技術標準、試制計劃、方案、產品設計配方 (圖樣 )實驗記錄、工藝研究、總結報告、使用設備、工具模具設計材料、試制產品質量和技術分析報 告、試制總結。 3、產品鑒定驗收階段、產品鑒定申報材料、鑒定組織成員名單、鑒定會議記錄、鑒定結論材料、產品生產許可證。 4、產品投產階段： 申請投產的批復、定型產品的 技術條件、工藝流程、操作規(guī)程、安全操作規(guī)程、產品攻關記錄及成果、產品創(chuàng)優(yōu)申請、審批和獲獎材料。 產品檔案一般前期材料由產品開發(fā)研究單位產生，后期在生產科，檔案一般在鑒定后一個月內指定專人收集齊全，送開發(fā)組織負責人審查是否完整準確，而后由檔案室指導按標準組卷。 科研檔案和產品檔案的整理方法基本一致，按本企業(yè)的分類方案劃分類目，單個科研項目、單只產品的檔案單獨立卷，材料較少的可組成一卷，材料較多的按形成規(guī)律組成數(shù)卷。 科技檔案整理的操作方法 ： 第一步：按標準組卷、排列 基建檔案按依據性材料、 基礎性材料、工程設計、工程施工、竣工驗收等排列。 設備檔案按依據性材料、設備開箱驗收材料、設備安裝調試、設備運行維修排列。 科研檔案按準備階段、研究實驗階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應用階段排列。 產品檔案按設計、試制、小批量生產、批量生產、產品創(chuàng)優(yōu)排列，也可以按產品系列、結構排列。 如果只有一卷的科技檔案，文字材料在前，圖紙在后。 第二步：編寫頁號、件號 裝訂的科技檔案在每份文件材料、圖紙的正面右下角，背面的左下角編寫頁號。 不裝訂的材料在每件文件材料右下角編件號，要刻 一個檔號章，檔號章內容：檔號、件號等。 第三步：抄寫卷內目錄： 1、順序號：用阿拉伯字從 1 起標注，每件一個數(shù)。 2、文件材料題名：科技文件、圖紙標題全稱。 3、文件編號：寫文件的文號和圖紙的圖號。 4、責任者：寫發(fā)文單位和制圖、制作文件的單位。 5、日期：寫編制科技文件材料的年、月、日。 6、頁次：寫每份科技文件材料首頁上的標記的頁次。 第四步：裝訂、案卷可采用裝訂不裝訂二種： 首先各種材料要折疊成統(tǒng)一幅面，一般 4 型紙 (也叫 4 號圖紙 )297 210 毫米。 卷內 目錄排在首頁，備考表排在最后。 取齊左邊、下邊齊，圖紙要墊墊片使兩邊一樣厚。 采取三孔一線的裝訂方法。 不裝訂的文件每份材料要去掉金屬物，用線裝訂，個別零亂的文件也用線裝訂，卷內首頁放卷內目錄，最后一頁放備考表，其他按件號放置，裝入盒內。 第五步：填寫案卷封面： 1、檔號：寫分類號加案卷號 1， 一般同一類檔案整好后由檔案室編。 2、檔案館室號：不編 (因現(xiàn)在無號 ) 3、縮微號：不編 (因無縮微品 ) 4、案卷題名：案卷題名應簡明、 準確揭示卷內科技文件材料的內容：主要包 括項目的名稱、代字、代號及組件、附件、階段的代號和名稱等。 如：車間工程建設文字材料 工程建設竣工圖 產品工藝材料 5、編制單位：卷內科技文件材料形成單位或主要責任者，一般基建檔案應寫本單位、設計單位、施工單位。 設備檔案應寫本單位和設備制造單位。 產品檔案、科研檔案一般寫本單位：如：新昌合成化工廠。 6、編制日期：寫文件材料形成起止日期。 7、保管期限：永久、長期、短期中的一種 一般基建檔 案和重要產品檔案可寫永久； 設備檔案和一般產品檔案可寫長期。 8、密級：一般檔案不保密；科研、產品檔案、 進口設備檔案可定密級，密級分為秘密、機密、絕密三種。 9、填寫案卷棟上： (1)檔案號：由檔案室按分類方案寫。 (2)案卷題名：按封面上的題名寫，太長的可以簡短一些。 第六步：填寫卷內備考表，檢查案卷： 卷內備考表要標明案卷內科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題，還必須簽寫組卷時間、組卷人簽名。 而后檢查一下，卷內文件排列、裝訂是否正確。 這時科技檔案整理基本完成。還要抄寫科技檔案分類目錄，科技檔案總目錄。分類目錄按分類方案分類分頁填寫，一般一個最小的類一頁，科技檔案總目錄為全部科技檔案的目錄，一個總登記流水號，第一次編寫時可按分類號排列，以后就要打亂類號編寫。 一、寄存檔案由寄存者提出申請，經檔案館工作人員鑒別認可后，協(xié)商辦理寄存手續(xù)； 二、寄存檔案的公布：寄存在檔案館的檔案在遵守國家法律和有關規(guī)定的前提下，寄存者有權公布； 三、檔案館對寄存的檔案如需提供利用或公布，應當征得寄存者同意，或者遵照寄存者的意見辦理； 四、檔案館對寄存的檔案，進行科學管理，妥善保管，確保寄存檔案的安全； 五、本館對寄存檔案，存取自由，但為了提取方便，寄存者必須提前一天通知檔案館，由檔案館辦理手續(xù)還歸寄存者。 關于金威建筑路橋集團公司各個領導檔案的管理辦法 根據金威建筑路橋集團公司的性質，路橋與房地產公司及今年新成立的建筑公司，都有一部分有價值的文件資料在各分管領導自己手上，由于某種原因，這些資料會被遺失，損壞，給以后的工作帶來不必要的麻煩。為了杜絕此類現(xiàn)象的發(fā)生，便于資料的統(tǒng)一管理和利用，各分管領導，尤其是企業(yè)一把手領導我 們將按姓氏分別建立全宗，以便于保管、查閱和利用。各分管領導要積極配合，由綜合管理部檔案室派專人每季度或者每月收集、整理，并按檔案管理辦法存入檔案室。 文書印章管理辦法 為進一步規(guī)范金威建筑路橋（集團）公司各類公文的使用、分發(fā)，確保集團公司各類決議、決定精神的貫徹傳達，特制定本辦法。 第一章 文件種類說明 一、關于會議紀要 1、董事會決議（紀要）： 董事會決議是專門用于記載集團公司董事會會議形成的各類決議、決定的文件。 發(fā)文方式：使用“金威建筑路橋（集團）公司文件”文頭，以 “金董發(fā) x 號”文號下發(fā)。 分發(fā)范圍：發(fā)至各董事。 2、綜合部辦公會議紀要 文件性質：是專門用于記載董事長王文治主持召開的、除董事會外的各類會議形成的決定、決議的文件。 發(fā)文方式：下發(fā)時使用“金威建筑路橋（集團）公司會議紀要”文頭，以“金紀發(fā) x 號”文號下發(fā)。 分發(fā)范圍：各參會人員，金威建筑（集團）公司各部門；領導簽署分發(fā)范圍的，按領導意見辦理。 3、部門文件 文件性質：根據本部門工作的需要，為協(xié)調各部門工作。各部門可根據管理權限，經主管領導簽批后自行發(fā)文，在運行中逐步修改和完善。 發(fā)文 方式：下發(fā)時使用部門文頭，以“ x 號”文號下發(fā)。例如：金威建筑路橋（集團）公司人力資源部文件。 分發(fā)范圍：參照集團公司下行文分發(fā)范圍；領導簽署分發(fā)范圍的，按領導意見辦理。 二、關于下行公文 1、金建發(fā) x 號文 文件性質：用于集團公司制度規(guī)章、人事任命、各類重大決議（決定）和通知等對各下屬單位公布的文件。 發(fā)文方式：下發(fā)時使用“金威建筑路橋（集團）公司文件”文頭，以“金建發(fā) 號下發(fā)。 分發(fā)范圍：集團公司本部各部門；下屬各企業(yè)、各項目部。 2、金黨發(fā) x 號文 文件 性質：用于中共金威建筑路橋（集團）公司黨委制度規(guī)章、人事任命、各類重大決議（決定）和通知等對各下屬單位公布的文件。 發(fā)文方式：下發(fā)時使用“中共金威建筑路橋（集團）公司委員會文件”文頭，以“金黨發(fā) x 號”文號下發(fā)。 分發(fā)范圍：集團公司本部各部門，下屬各企業(yè)、抄報金威集團公司董事長、總經理、各副總經理。 三、關于上行文 1、金字 x 號文 文件性質：用于金威建筑路橋（集團）公司向各級政府及職能主管部門的請示、報告等。 發(fā)文方式：上報時使用“金威建筑路橋集團公司文件”文頭，以“金字 x 號”文號發(fā)。 2、下屬各企業(yè)、各項目部以金威建筑路橋集團公司名義發(fā)的文件按上行文第一條 執(zhí)行，特殊情況以下屬各企業(yè)法人名義發(fā)文的參照上行文第一條規(guī)定執(zhí)行。 鄂爾多斯金威房地產上行文的發(fā)文號就是“金房字 x 號”文號發(fā)。鄂爾多斯金威房地產呼市分公司的發(fā)文號是“鄂金呼字 x 號”文號發(fā)。物業(yè)公司的發(fā)文號是“億物字 x 號”文號發(fā)。杭錦旗穿沙路橋有限公司的發(fā)文號是“杭路字 x 號”文號發(fā)。中天恒業(yè)建筑路橋有限公司的發(fā)文號是“中恒路字 x 號 ”。 文件性質：用于各企 業(yè)、各項目部有法人代表的向各級政府及職能主管部門的請示、報告等。 四、簽報 文件性質：用于金威建筑路橋（集團）公司、各企業(yè)、各項目部向億利資源集團公司請求有關領導解決某些具體事宜?；蛘埱蟾骷壵奥毮苤鞴懿块T的請示解決某項工作存在的困難和要求。 第二章 公文分發(fā)辦法 鑒于我金威建筑路橋（集團）公司管理地域跨度大、管理幅度大的特點，金威建筑路橋（集團）資源集團公司所有公文的分發(fā)采用紙質公文與電子公文并用的辦法進行。 各類公文經簽發(fā)后，具體分發(fā)程序： 1、由綜合管理部將電子版本在公司 統(tǒng)予以公布； 2、 按照文件分發(fā)范圍印刷紙質文件，以直接送達、郵寄等方式及時分發(fā)至有關單位。 第三章 公文格式 一、公文格式 公文由發(fā)文機關、發(fā)文字號、簽發(fā)人、公文標題、主送單位、正文、附件、成文時間、印章、主題詞、抄送單位、承制單位等部分組成。 1、發(fā)文字號 發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成，標注在發(fā)文機關下方居中。聯(lián)合行文時，用主辦單位的發(fā)文字號。年份應標全稱，用六角括號“”括入；序號不編虛位（即1 不編為 001）不加“第”字。 2、簽發(fā)人 簽發(fā)人應排列于發(fā)文字號右側。 3、標題 應當準確簡要的概括公文的主要內容。 標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題在橫線下方空 1 行或多行居中排列。標題用 2 號加粗黑體字。 4、主送單位 主送單位是指主要受理公文的機關。應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。位于標題下方空 1 行左側頂格。用 3號仿宋字標識。向上級請示、報告，一般只寫一個主送單位；需同時報送另一個部門的，用“抄報”；對同級或下級則用“抄送”。 5、正文 正文是公文的主體，用來表述公文的內容，位于標題或主送單位下方，用 3號仿宋體字。 6、附件 公文如有附件，在正文下空 1行左空 2字用 3 號仿宋體字標識“附件”后標注冒號 ，并注明附件順序和名稱。 7、落款 單一單位制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文時間。 8、成文時間 成文時間一般署領導人簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期。成文時間用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“”。 9、單位印章 公文應當加蓋發(fā)文單位的印章。用印位置在成文日期的上側，要求上不壓正文，下要騎年蓋月。聯(lián)合發(fā)文時，聯(lián)合發(fā)文單位都應加蓋印章。當聯(lián)合行文需加蓋兩印章時，應將成文時間拉開；主辦單位印章在前，兩個印章均壓成文時間，兩印章互不相交相切；當聯(lián)合行文需要加蓋三個或三個以上印章 時，為防止出現(xiàn)空白章，應將各發(fā)文單位名稱或規(guī)范化簡稱排在發(fā)文時間和正文之間，主辦單位印章在前，每排最多排三個印章，最后一排印章如果一個或兩個印章，應居中排列，印章之間互不相交相切，在最后一排印章之下右空 2 字標識成文時間。 10、主題詞 主題詞由反映公文主要內容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組組成。位于公文末頁下部、抄送欄上方?！爸黝}詞”用 3 號加粗黑體字。 11、抄送單位 抄送單位指除主送單位以外需要執(zhí)行或知曉公文的其它單位。抄送機關名稱標注在 主題詞下方，用與公文圖文區(qū)等長的細實線與主題詞隔開。“抄送”左空 1 格。 12、承辦部門名稱和印發(fā)日期署于抄送欄下方；份數(shù)標注在承辦部門下右頂格。版記中各要素用細實線隔開。 二、公文中數(shù)字、計量單位的使用要求 1、公文中使用的漢字，按國家規(guī)定的標準方案執(zhí)行。 2、公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。 3、公文中的計量單位采用國際法定計量單位。 三、公文用紙幅面、排版形式與印制裝訂要