秘書事務(wù)上ppt課件.ppt

現(xiàn)代企業(yè)秘書實(shí)務(wù) 下 秘書培訓(xùn)資料 1 目錄 時(shí)間管理和旅行會(huì)議安排信息管理人際交往 2 五 時(shí)間管理和旅行 時(shí)間管理時(shí)間管理是效率的保障 愛迪生說(shuō) 世界上最重要的東西是時(shí)間 馬克思說(shuō) 可支配的時(shí)間 就是財(cái)富本身 3 秘書一天的工作 1 開門前后 a 取郵件報(bào)紙b 開門 定格觀看辦公室 有 無(wú) c 取傳真件 翻日歷 對(duì)時(shí)鐘 打開電器 4 秘書一天的工作 1 2 常規(guī)工作 迅速按優(yōu)先順序排列 A 查閱日志 準(zhǔn)備 提醒 B 處理郵件 來(lái)件 拆封 分類 呈送 發(fā)出郵件 C 聆聽上司指示 筆記 D 接打電話 收發(fā)傳真 電子郵件E 制備文稿 起草 修改 審批 打印 裝訂 F 接待訪客G 安排會(huì)議 約會(huì)H 處理辦公室事務(wù) 清潔 安全 購(gòu)水 用品 訂票 5 秘書一天的工作 1 3 日志項(xiàng)目 當(dāng)日必完成 A 為上司 外出 會(huì)議 會(huì)客等 準(zhǔn)備 參與 結(jié)束 B 為自己 外出 會(huì)議 會(huì)客等 準(zhǔn)備 參與 結(jié)束 2 4 新增內(nèi)容 立即調(diào)整先后次序 張而有序 忙而不亂 A 新加工作 B 應(yīng)急工作 C 突發(fā)事件 6 秘書一天的工作 5 關(guān)門前后 A 查看日志 提醒上司 自己清晰 B 回顧當(dāng)日 是否結(jié)束 加班否 C 離前必做 清理辦公桌 存放信息 關(guān)閉機(jī)器 切斷電源 保密檢查 柜屜上鎖 關(guān)窗關(guān)門 7 秘書 化平凡為偉大 每日記錄 一周統(tǒng)計(jì) 周志顯示 接電話500次 打電話380次 接訪客70位 做文件36份 5萬(wàn)字 出外訪17家 參加會(huì)14個(gè) 處理事務(wù)68件 再加入分析 評(píng)價(jià) 送交上司結(jié)論 自己小結(jié)獲鼓舞 上司清楚受感動(dòng) 加強(qiáng)溝通近感情 平凡工作有偉大 8 如何管理時(shí)間 明確目標(biāo)建立計(jì)劃 寫成清單設(shè)定先后順序 分清輕重緩急遇事馬上做 現(xiàn)在就做第一次就做好 次次做好專心致志 不要有頭無(wú)尾珍惜今天 當(dāng)日事當(dāng)日畢養(yǎng)成整潔和有條理的習(xí)慣養(yǎng)成快速的節(jié)奏感設(shè)定完成期限善用零碎時(shí)間 9 如何管理時(shí)間 ABCD法則 急迫先做A既重而急次做B重而不急再做C急而不重不做D不重不急重要 A B D C 10 如何制定計(jì)劃 行動(dòng)計(jì)劃和時(shí)間表 是用于管理時(shí)間和任務(wù)的文件 包括 任務(wù)的名稱和摘要 衡量進(jìn)度的目標(biāo) 最終期限和階段任務(wù) 需要來(lái)完成該工作的物質(zhì)資源的信息 任務(wù)的分配 已經(jīng)分配特定任務(wù)的人員和部門的細(xì)節(jié) 11 如何制定計(jì)劃 意外情況的處理 萬(wàn)一有時(shí)間拖延如何處理 例如設(shè)備發(fā)生故障進(jìn)展信息報(bào)告 報(bào)告何人 何時(shí)和怎樣報(bào)告監(jiān)督和管理 何人 如何監(jiān)督工作的進(jìn)展和質(zhì)量 當(dāng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)時(shí) 有明確的標(biāo)記的方法 例如在方框打勾 12 如何進(jìn)行日志管理 日志管理要做到 輸入會(huì)議的完整準(zhǔn)確的信息 最終期限等 立即標(biāo)上開始和結(jié)束的時(shí)間在每月或年的開始 輸入固定的會(huì)議 約會(huì)在一周的開始和一天的開始查看日志 及時(shí)更新需要取消時(shí) 清楚和立即輸入取消記號(hào) 安排隔開假日 13 如何安排旅游 計(jì)劃 包括日期 時(shí)間 地點(diǎn) 交通工具 具體工作和活動(dòng) 相關(guān)信息 聯(lián)絡(luò)方法交通工具 包括選擇 如何訂票 再確認(rèn)以及國(guó)際旅行中的國(guó)際時(shí)差換算訂賓館 包括賓客要求 選擇 確認(rèn)辦理邀請(qǐng)函 護(hù)照 簽證 黃皮書等旅行文件 14 六 會(huì)議安排 會(huì)前籌備會(huì)中職責(zé)會(huì)后任務(wù) 15 會(huì)議安排 會(huì)前籌備工作 確立議題 多由領(lǐng)導(dǎo)定 主題 內(nèi)容 時(shí)間 會(huì)期 方式 組織 范圍 主辦 主持人 籌備組等 選擇場(chǎng)地 大小會(huì)場(chǎng) 食宿地 級(jí)別標(biāo)準(zhǔn) 活動(dòng)地等 發(fā)送請(qǐng)柬和通知 準(zhǔn)備資料 會(huì)議日程 各類文件 聲像資料 廣告 報(bào)導(dǎo) 證件類 表格 材料袋等 會(huì)務(wù)工作 會(huì)場(chǎng)布置 設(shè)備物資準(zhǔn)備 車輛安排 報(bào)到登記 餐飲安排 安全保衛(wèi)等 經(jīng)費(fèi)預(yù)算 來(lái)源 計(jì)劃 審批等 16 會(huì)議安排 會(huì)中責(zé)任 提前到會(huì) 檢查設(shè)備和安排 設(shè)施 座位 標(biāo)簽 存衣架等 需要時(shí) 實(shí)施備用方案 如人員 地點(diǎn) 設(shè)備等出現(xiàn)意外 做好迎客 簽到工作 迎接佳賓和與會(huì)者 辦理簽到手續(xù)等 做好會(huì)議記錄 錄音 錄象工作 摘要記錄 詳細(xì)記錄 代表名冊(cè)等 17 會(huì)議安排 會(huì)中責(zé)任 輔助會(huì)議正常進(jìn)行 提供材料 復(fù)印 協(xié)助主持人掌握會(huì)場(chǎng)情況 控制會(huì)議進(jìn)程 觀注會(huì)議動(dòng)態(tài) 做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào) 處理電話應(yīng)急等 安排好會(huì)中的后勤服務(wù) 會(huì)議休息 飲料 用餐 住宿 娛樂(lè) 車輛 照相 衛(wèi)生 醫(yī)療等 集會(huì)議的信息 發(fā)新聞 寫簡(jiǎn)報(bào) 會(huì)議調(diào)查 反饋等 妥善做好送客工作 購(gòu)票 車輛 留宿等 18 會(huì)中責(zé)任 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 目的 反映會(huì)議情況 進(jìn)程 介紹會(huì)議討論 爭(zhēng)論的問(wèn)題 摘錄會(huì)議發(fā)言要點(diǎn) 規(guī)模大 會(huì)期長(zhǎng)的常編發(fā)簡(jiǎn)報(bào)以交流信息 類別 摘要式 將有代表性 啟發(fā)性的發(fā)言摘錄整理 讓其他組了解 概括式 根據(jù)會(huì)議記錄分析綜合 概括大會(huì) 小組情況 供閱 綜合式 包容上兩式 加上其他 如上級(jí)指示 賀信 花絮等 19 會(huì)中責(zé)任 簡(jiǎn)報(bào)寫作要求 快 搶時(shí)間 不拖拉 邊聽 邊記 邊分析 邊整理 滿足時(shí)限性 新 提出新情況 新問(wèn)題 新經(jīng)驗(yàn) 引人注目 滿足交流性和指導(dǎo)性 實(shí) 內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確可靠 數(shù)字 事實(shí)核對(duì)清楚 不夸大縮小 短 行文簡(jiǎn)明扼要 開門見山 樸實(shí)無(wú)華 一語(yǔ)中的 20 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 目的 反映會(huì)議情況 進(jìn)程 介紹會(huì)議討論 爭(zhēng)論的問(wèn)題 摘錄會(huì)議發(fā)言要點(diǎn) 規(guī)模大 會(huì)期長(zhǎng)的常編發(fā)簡(jiǎn)報(bào)以交流信息 類別 摘要式 將有代表性 有啟發(fā)性的發(fā)言摘錄整理 讓其他組了解 概括式 根據(jù)會(huì)議記錄分析綜合 概括大會(huì) 小組情況 供與會(huì)者閱 綜合式 包容上兩式 加上其他 如上級(jí)指示 賀信 會(huì)中花絮等 21 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)寫作 快 搶時(shí)間 不拖拉 邊聽 邊記 邊分析 邊整理 滿足時(shí)限性 新 提出新情況 新問(wèn)題 新經(jīng)驗(yàn) 引人注目 滿足交流性和指導(dǎo)性 實(shí) 內(nèi)容真實(shí) 準(zhǔn)確 可靠 數(shù)字 事實(shí)核對(duì)清楚 不夸大縮小 短 行文簡(jiǎn)明扼要 開門見山 樸實(shí)無(wú)華 一語(yǔ)中的 不過(guò)千字 22 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)例 格式 報(bào)頭XXX會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 第X期 XXX會(huì)議秘書處編XXXX年X月X日正文XXXXXX 標(biāo)題 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX報(bào)尾送 XXXXXXX 上級(jí) 發(fā) 與會(huì)代表 共印XX份 23 會(huì)議紀(jì)要 定義 按會(huì)議宗旨 精練準(zhǔn)確記述其要點(diǎn) 以上報(bào)和下達(dá)貫徹執(zhí)行 寫作 1 忠實(shí)會(huì)議實(shí)際 準(zhǔn)確反映會(huì)議情況和意見 2 突出會(huì)議中心 內(nèi)容概括 有取有舍 有主有次 言語(yǔ)精練 3 邏輯條理清楚 觀點(diǎn)鮮明 不堆砌拼湊 必要時(shí)加理論說(shuō)明 4 及時(shí)印發(fā) 作為依據(jù) 起到指示 指導(dǎo) 協(xié)調(diào) 約束作用 24 會(huì)議紀(jì)要 格式 列為法定公文 版面編排由版頭 本體 版尾三部分 可不蓋公章 本體 標(biāo)題 公文式或簡(jiǎn)式 會(huì)議名稱 紀(jì)要 時(shí)間 標(biāo)題下寫紀(jì)要印發(fā)時(shí)間 署名下寫成文時(shí)間正文 概況 會(huì)期 會(huì)址 主持 參會(huì) 議題 結(jié)果六要素主體 具體反映會(huì)議的主要情況 內(nèi)容與成果 結(jié)尾 可用簡(jiǎn)短 明確 有力的語(yǔ)句提出要求 希望 號(hào)召簽署 正文右下方署明主辦單位或會(huì)議名稱 25 會(huì)議紀(jì)要 主體 具體反映會(huì)議的主要情況 內(nèi)容與成果 表達(dá)方式有 概述式 綜合原始材料 圍繞議題概述多用小型會(huì)議條塊式 規(guī)模大 議題多的會(huì)根據(jù)不同內(nèi)容分塊表達(dá)獨(dú)立意思 或分條列項(xiàng)歸納會(huì)議內(nèi)容 或先塊后條混合使用 層次明確記錄式 有重要講話時(shí)用記錄方式構(gòu)成記要主體 26 會(huì)議安排 會(huì)后工作 1 收回所有單位 部門 物品 文件材料 設(shè)備文具物品等 2 清潔 檢查會(huì)議地點(diǎn) 場(chǎng)所 借用還回 移動(dòng)恢復(fù)等 3 向有關(guān)提供幫助者告辭致謝4 結(jié)請(qǐng)帳目 場(chǎng)地 住宿 設(shè)備 餐飲 服務(wù) 文具復(fù)印費(fèi)等與預(yù)算比較 并檢查訂金最后結(jié)算 現(xiàn)金 支票 信用卡 索要發(fā)票憑證 27 會(huì)議安排 會(huì)后工作 5 會(huì)議分析和評(píng)估 統(tǒng)計(jì) 分析調(diào)查 問(wèn)卷等 包含對(duì)會(huì)議內(nèi)容 展示 管理 地點(diǎn)設(shè)施 材料 服務(wù)等評(píng)估 6 整理會(huì)議文件材料 如記錄的整理 會(huì)議材料的存檔 7 編制會(huì)議報(bào)告 紀(jì)要 通訊8 進(jìn)行會(huì)議催辦和備忘 執(zhí)行催辦會(huì)議交辦決定 整理待做工作表等 28 會(huì)后工作 會(huì)議紀(jì)要 定義 按會(huì)議宗旨 精練準(zhǔn)確記述其要點(diǎn) 以上報(bào)和下達(dá)貫徹執(zhí)行 寫作 1 忠實(shí)會(huì)議實(shí)際 準(zhǔn)確反映會(huì)議情況和意見 2 突出會(huì)議中心 內(nèi)容概括 有取有舍 有主有次言語(yǔ)精練 3 邏輯條理清楚 觀點(diǎn)鮮明 不堆砌拼湊 必要時(shí)加理論說(shuō)明 4 及時(shí)印發(fā) 作為依據(jù) 起到指示 指導(dǎo) 協(xié)調(diào) 約束作用 29 會(huì)后工作 會(huì)議紀(jì)要格式 列為法定公文 版面編排由版頭 本體 版尾三部分 可不蓋公章 本體 標(biāo)題 公文式或簡(jiǎn)式 會(huì)議名稱 紀(jì)要 時(shí)間 標(biāo)題下寫紀(jì)要印發(fā)時(shí)間 署名下寫成文時(shí)間正文 概況 會(huì)期 會(huì)址 主持 參會(huì) 議題 結(jié)果六要素主體 具體反映會(huì)議的主要情況 內(nèi)容與成果 30 會(huì)后工作 會(huì)議紀(jì)要 表達(dá)方式有 概述式 綜合原始材料 圍繞議題概述多用小型會(huì)議條塊式 規(guī)模大 議題多的會(huì)根據(jù)不同內(nèi)容分塊表達(dá)獨(dú)立意思 或分條列項(xiàng)歸納會(huì)議內(nèi)容 或先塊后條混合使用 層次明確記錄式 有重要講話時(shí)用記錄方式構(gòu)成記要主體 31 會(huì)后工作 會(huì)議紀(jì)要 結(jié)尾 可用簡(jiǎn)短 明確 有力的語(yǔ)句提出要求 希望 號(hào)召簽署 正文右下方署明主辦單位或會(huì)議名稱 32 七 信息管理 國(guó)家機(jī)構(gòu) 社會(huì)組織 個(gè)人從事政 軍 經(jīng) 科 技 文 宗等活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家 社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字 圖表 聲像記錄 行政管理類 經(jīng)營(yíng)管理類 科研類 工藝技術(shù)類 法律類 財(cái)會(huì)金融類 基建設(shè)備類 人事類等 33 信息管理 檔案特點(diǎn) 1 社會(huì)實(shí)踐中的原始記錄 2 是有條件轉(zhuǎn)化來(lái)的文件3 來(lái)源廣泛 內(nèi)容豐富 形式多樣檔案作用 1 憑證作用 2 參考及情報(bào)作用 34 信息管理 檔案業(yè)務(wù)6個(gè)環(huán)節(jié) 1 收集工作 獲取積累檔案的手段 統(tǒng)一管理的措施 力求豐富完整高質(zhì)2 整理工作 按一定原則分類 組合 排列 編號(hào) 編目的有序化過(guò)程3 鑒定工作 對(duì)庫(kù)存進(jìn)行鑒別 挑選 去粗取精 最佳優(yōu)化 發(fā)揮價(jià)值 35 檔案業(yè)務(wù)6個(gè)環(huán)節(jié) 4 保管工作 采取保護(hù)措施 妥善管理延長(zhǎng)壽命 加強(qiáng)保密 確保安全5 統(tǒng)計(jì)工作 進(jìn)行收進(jìn) 移出 利用數(shù)量登記 統(tǒng)計(jì)和分析 掌握情況6 提供利用 開發(fā)和直接提供檔案 為事業(yè)服務(wù) 達(dá)到建檔根本目的 36 信息管理 分類 按字母排列 以英文姓氏順序排 同姓再按名的首字 中文按拼音如客戶名單李L在前 張Z在后按主題內(nèi)容 同類內(nèi)容的文件歸在一起 建立一個(gè)易區(qū)分的主題如建立供應(yīng)類文件和銷售類文件不同主題按形成時(shí)間 文件形成時(shí)間年 月 日的先后 看發(fā)展變化如將財(cái)務(wù)發(fā)票本按年 月分類 37 信息管理 分類 按地區(qū)范圍 業(yè)務(wù)活動(dòng)以地區(qū)更顯重要和方便時(shí) 確定地區(qū)名如西北分公司 東北分公司按數(shù)字規(guī)律 按規(guī)律用數(shù)字給文件編號(hào)歸檔 便于增添和查找如人事檔案的編號(hào) 病歷 微機(jī)管理 38 信息管理 分類 按檔案來(lái)源 保持文件形成的來(lái)源地的清晰 不隨意拆散 搬家如市辦公廳文件 市經(jīng)貿(mào)委文件按載體形式 根據(jù)檔案載體的不同而分類如紙質(zhì)類 音像類 電子類 縮微膠卷綜合應(yīng)用各類 如先時(shí)間 后主題 再地區(qū) 39 七 人際交往 人際關(guān)系氣質(zhì)類型約哈里窗戶與同事相處與上司相處 40 人際關(guān)系 人際關(guān)系是指在社會(huì)活動(dòng)中 人們相互間所結(jié)成的各種關(guān)系 也可以說(shuō)是反映人與人之間心理上的距離 人際關(guān)系圖 41 促進(jìn)人際吸引的形式 接近性吸引 空間距離近 見面機(jī)會(huì)多相似性吸引 處事態(tài)度相似 感情融合互補(bǔ)性吸引 滿足需要 我無(wú)換他有報(bào)答性吸引 他對(duì)你好 報(bào)之以瓊瑤儀表性吸引 儀表誘人 第一印象好 42 氣質(zhì)類型圖 43 約哈里窗戶圖 44 情商圖 情商是測(cè)定人的情緒感情的一種指標(biāo) 45 與人相處之道 尊重他人感謝他人的幫助關(guān)心他人 提供幫助 配合與支持 表現(xiàn)溫情與愛心不強(qiáng)加于人 體諒他人謙虛謹(jǐn)慎 戒驕戒躁準(zhǔn)確扮演自己的角色保持溝通與交流正確對(duì)待他人的成績(jī) 46 與同事關(guān)系的自我評(píng)價(jià) l每天上班見了同事 你主動(dòng)問(wèn)好 表示致意嗎 l你能細(xì)心察覺同事的情感變化 主動(dòng)詢問(wèn)表示關(guān)切嗎 l在與同事共同工作時(shí) 你采取 齊心協(xié)力 漫不精心 推委 拆臺(tái) l同事遇到困難 你是 熱心幫助 表面應(yīng)付 不聞不問(wèn) l遇到難以分清的工作 你是主動(dòng)去做 還是推給別人 47 與同事關(guān)系的自我評(píng)價(jià) l當(dāng)你需要同事的幫助 你能禮貌的提出請(qǐng)求嗎 l你認(rèn)為同事幫助你是應(yīng)該的 而不需要感謝嗎 l同事外出 有訪客找他 你能代同事熱情接待和處理事由嗎 l同事外出 有電話找他 你是怎樣接應(yīng)電話的 l當(dāng)你了解工作中的信息 你在同事面前是神秘兮兮 還是共同分享 l你怎樣給同事留言和寫備忘條 48 與同事關(guān)系的自我評(píng)價(jià) l當(dāng)你取得一些成績(jī)時(shí) 你會(huì)在同事面前流露 炫耀 甚至吹噓嗎 l對(duì)待同事的缺點(diǎn)或毛病 你是看笑話 夸大喧揚(yáng) 還是真誠(chéng)幫助 l看到同事取得成績(jī)或上司表?yè)P(yáng) 你是祝賀 無(wú)所謂 還是有些嫉妒 l工作中 你能與同事相互切磋 共同商量 交流體會(huì)嗎 49 與上司相處之道 一 尊重上司 上司也是人 是自然人 是普通人 不是完人上司承擔(dān)的責(zé)任比你大 向家中長(zhǎng)子 既要完成父母交給的任務(wù)又要管理好弟妹 實(shí)屬不易1 了解上司工作職責(zé) 側(cè)重點(diǎn) 了解性格 愛好 習(xí)慣 調(diào)整自己適應(yīng)他2 體諒上司苦衷 他們擔(dān)子更重 工作更艱巨 競(jìng)爭(zhēng)更激烈 也有難與苦 50 與上司相處之道 一 3 對(duì)上司的期望值要適當(dāng) 你無(wú)論有多大成績(jī) 在物質(zhì)和精神方面不苛求4 善為上司保守工作中和私人的秘密 對(duì)他忠誠(chéng)可靠是必備的素質(zhì)5 適時(shí)以適當(dāng)方式與上司溝通 消除誤會(huì) 表示敬重 加強(qiáng)感情6 在公眾中給上司留足面子 如藝術(shù)的拒絕工作 委婉的提出意見 51 與上司相處之道 二 提醒自己 自己是下屬 認(rèn)清角色和地位 上司是指揮 自己干具體事上司常有理 下屬被上司斥責(zé)是理所應(yīng)當(dāng)1 服從上司 按上司指示辦事 不自作主張2 自覺有效地工作 不靠上司監(jiān)督催促 主動(dòng)匯報(bào) 爭(zhēng)取指導(dǎo) 52 與上司相處之道 二 3 善待上司的批評(píng)指教 能虛心聆聽 仔細(xì)