ECM高效溝通管理大型會議應(yīng)用解決方案(doc 34頁).doc

ECM 高效溝通管理高效溝通管理 大型會議應(yīng)用解決方案大型會議應(yīng)用解決方案 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 目目 錄錄 1炎黃新星簡介炎黃新星簡介 1 2高效溝通管理系統(tǒng)簡介高效溝通管理系統(tǒng)簡介 1 2 1 ECM 為客戶帶來的利益 1 2 1 1高效溝通節(jié)省運營成本 1 2 1 2加強內(nèi)部上傳下達 提高管理政策執(zhí)行力度 2 2 1 3加強平級溝通 提升部門協(xié)作效率 2 2 1 4提供企業(yè)管理的有效依據(jù) 2 2 2 ECM 主要功能 2 2 3 主要應(yīng)用領(lǐng)域 3 2 4 主要客戶及應(yīng)用簡介 4 2 5 ECM 主要特點 5 2 5 1高效的多渠道群發(fā)通訊工具 5 2 5 2確保目標實現(xiàn)的管理工具 5 2 5 3軟硬件一體化 安裝使用簡單方便 5 2 5 4領(lǐng)先的融合通訊技術(shù) 語音合成技術(shù) 6 2 5 5 ECM與CRM ERP OA的關(guān)系 6 3大型會議應(yīng)用大型會議應(yīng)用 6 3 1 會前計劃 7 3 1 1會議聯(lián)系人導(dǎo)入 7 3 1 2會議計劃批量發(fā)放 7 3 2 會議召集 8 3 2 1會議報名通知 8 3 2 2會議報名 8 3 2 3會議報名情況收集 8 3 2 4會議報名催辦 8 3 3 會前提醒 9 3 4 會議資料發(fā)放 9 3 5 會議服務(wù)安排 9 3 5 1登記合作服務(wù)單位 9 3 5 2合作服務(wù)單位通知 10 3 5 3登記會議參與人房間分機號 10 3 5 4會議參與人服務(wù) 如訂票服務(wù)等 10 3 6 會議組織 10 3 6 1會議幫助 10 3 6 2緊急聯(lián)絡(luò) 11 3 6 3會議通知 11 3 6 4會議變更 11 3 7 會議互動活動 11 3 7 1會議投票 11 3 7 2會議竟猜小游戲 11 3 7 3抽獎活動 11 3 7 4人文關(guān)懷 12 4成功案例成功案例 12 4 1 國家開發(fā)銀行應(yīng)用案例 12 4 2 中國旅游飯店業(yè)協(xié)會 會議應(yīng)用案例 15 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 1炎黃新星簡介炎黃新星簡介 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司是一家面向智能化通信業(yè) 務(wù)的綜合技術(shù)服務(wù)提供商及相關(guān)軟件產(chǎn)品的領(lǐng)先供應(yīng)商 作 為智能通信綜合業(yè)務(wù)的設(shè)計師和建筑師 我們一直致力于以 智能化通信產(chǎn)品開發(fā) 通信業(yè)務(wù)綜合服務(wù)為核心的新技術(shù) 新產(chǎn)品的研發(fā) 投入了巨大的人力和資金 迄今為止擁有 炎黃新星獨家最新提出的高效溝通管理 ECM 第三代統(tǒng)一 消息 電信運營商級的電子郵件系統(tǒng) 以及國際領(lǐng)先的 擁 有自主知識產(chǎn)權(quán)的語音技術(shù)等一系列有核心競爭力的產(chǎn)品 炎黃新星一直致力于在信息通信技術(shù)領(lǐng)域提供創(chuàng)新產(chǎn)品和 解決方案 促進智能化通信業(yè)務(wù)發(fā)展 短短的三年時間我們 擁有了眾多精誠合作的合作伙伴 中國電信 中國移動通信 中國聯(lián)通等國家級電信企業(yè)和國內(nèi)外著名的 IT 企業(yè) 如 IBM HP 清華同方 方正科技 清華紫光等 作為新一代高新技術(shù)企業(yè) 炎黃新星愿意運用公司豐富的 技術(shù)資源 強大的研發(fā)實力 將技術(shù)成果帶入您的企業(yè) 以 最先進的技術(shù) 最優(yōu)質(zhì)的服務(wù) 為大中型企業(yè)的信息化建設(shè) 及電子政務(wù)做出自己的貢獻 2高效溝通管理系統(tǒng)簡介高效溝通管理系統(tǒng)簡介 高效溝通管理 Effective Communication Management 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 縮寫 ECM 是基于管理學(xué)的理論 為企業(yè)提供強有力的通訊 工具和管理工具 它強調(diào)以現(xiàn)有的一切通訊手段作為基礎(chǔ) 包括 WEB 電話 電子郵件 短信 傳真 即時通信等 結(jié) 合多種管理手段 包括事務(wù)提醒 自動催辦 確認回復(fù) 團 隊協(xié)作 監(jiān)督和報警等 實現(xiàn)溝通的高效和管理 2 1 ECM 為客戶帶來的利益為客戶帶來的利益 2 1 1 高效溝通高效溝通節(jié)節(jié)省運省運營營成本成本 在企業(yè)里 員工和中級主管花在溝通上的時間大約占其工 作時間的 40 50 而對于高層主管 這個比率會更高 在 使用 ECM 之后 員工用于溝通的時間將會大大減少 人員 工作效率得到了提高 人力資源成本因此而節(jié)省 以每人每 天節(jié)省半個小時計算 一個公司每年節(jié)省的時間也是非常可 觀的 ECM 整合了多種通訊手段 員工可以用最合理的方式進 行溝通 從而節(jié)省內(nèi)部的通訊成本 對于跨地域的集團公司 來說 更能節(jié)省大量的長途電話費用 例如 國家開發(fā)銀行總行及 28 個分行在使用 ECM 后 長 途費用降低了 50 具體分析請查看 附件 成功案例 2 1 2 加加強強內(nèi)部上內(nèi)部上傳傳下達 提高管理政策下達 提高管理政策執(zhí)執(zhí)行力度行力度 ECM 是一個可靠的多渠道通訊工具 它可以利用各種通訊 手段快速的傳遞信息 并運用事務(wù)提醒 自動催辦 確認回 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 復(fù) 事務(wù)監(jiān)督報警等管理手段 不但保證信息的準確到達 而且使企業(yè)各項事務(wù)具備可管理 可監(jiān)督性 ECM 還有一個重要作用 即將平時的 非正式溝通 行為 轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)內(nèi)部的 正式溝通 團隊溝通 行為 使團隊 溝通信息在企業(yè)內(nèi)部快速 高效 有序的流轉(zhuǎn) 2 1 3 加加強強平平級級溝通 提升部溝通 提升部門協(xié)門協(xié)作效率作效率 ECM 可靈活定義部門之間的協(xié)作過程 將各部門之間的溝 通過程和事務(wù)辦理情況進行明確記錄和跟蹤 消除灰色地帶 并可以跨部門監(jiān)督和報警 保證部門協(xié)作時各個環(huán)節(jié)的緊密 有序 責(zé)任明確 2 1 4 提供企提供企業(yè)業(yè)管理的有效依據(jù)管理的有效依據(jù) ECM 將企業(yè)內(nèi)部的各個環(huán)節(jié)進行有效關(guān)聯(lián) 并采用自動事 務(wù)記錄機制 記錄所有團隊溝通信息 這將成為企業(yè)進行管 理過程改進 組織結(jié)構(gòu)安排 人員責(zé)任分明的重要依據(jù) 為 企業(yè)管理者提供幫助 2 2 ECM 主要功能主要功能 多渠道消息群發(fā) ECM 具備以下通訊方式 WEB 電子郵件 固定 移動電話語音 手機短信 傳真 即時通信 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 ECM 可以同時向多人發(fā)送消息 不但可用于企業(yè)內(nèi)部 也 可用于企業(yè)和投資人 合作伙伴 客戶之間 多種方式回復(fù)確認 ECM 為每一次溝通都加上回復(fù)確認機制 變單向溝通為雙 向溝通 一項事務(wù)只有在得到對方的回復(fù)后才確認結(jié)束 如 會議通知是否收到 事情是否完成 回復(fù)的方式也 可以多種多樣 如短信回復(fù) IVR 語音電話回復(fù)等 事務(wù)溝通管理 用戶可靈活使用 ECM 中的多種管理手段 包括 事務(wù)提醒 事務(wù)通知 自動催辦 領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督 系統(tǒng)自動報 警等 應(yīng)用自動催辦功能 ECM 系統(tǒng)可代替負責(zé)人督促執(zhí)行者盡 快完成工作 領(lǐng)導(dǎo)可以隨時監(jiān)督事務(wù)處理狀態(tài) 獨特的報警 機制避免事情延誤 這些管理手段和多樣化的通訊方式相結(jié) 合 確保每件事務(wù)的溝通目標實現(xiàn) 團隊協(xié)同工作 對于需要多人參與的事務(wù) 用戶可以靈活定義溝通過程 ECM 系統(tǒng)自動對溝通過程進行記錄和跟蹤 對每個執(zhí)行者的 工作內(nèi)容和進度進行管理 保證各個協(xié)作環(huán)節(jié)緊密有序 責(zé) 任明確 溝通靈活轉(zhuǎn)移 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 ECM 可完全配合用戶的使用習(xí)慣 或者特別情況下的需要 如出差 調(diào)動等 將溝通信息轉(zhuǎn)移到指定的通訊方式上 用戶可根據(jù)具體需要 將某些事務(wù)轉(zhuǎn)移給其他責(zé)任人進行處 理 查詢統(tǒng)計 ECM 能清楚記錄系統(tǒng)中的各種信息 提供給用戶和管理員 進行事務(wù) 信息發(fā)送的統(tǒng)計和查詢 方便管理者了解企業(yè)的 工作效率 2 3 主要應(yīng)用領(lǐng)域主要應(yīng)用領(lǐng)域 ECM 能夠滿足企事業(yè)單位的各種通訊及管理需要 具有眾 多的應(yīng)用領(lǐng)域 政府辦公 可用于政府機關(guān)內(nèi)部 政府與政府之間 政府 與管轄企業(yè)之間的溝通 主要用于提高政府機關(guān)辦事效率 對緊急事務(wù)的反應(yīng)速度 解決大批量政務(wù)溝通的問題 企業(yè)日常管理 主要用于企業(yè)內(nèi)部溝通管理 包括日常事 務(wù)提醒 通知發(fā)放 事務(wù)督辦等 市場營銷 主要用于企業(yè)營銷 包括信息發(fā)布 開展促銷 活動 客戶關(guān)懷 客戶調(diào)查分析等 銷售管理 流動銷售管理 分區(qū)域渠道管理 客戶服務(wù) 主要用于企業(yè)售后服務(wù) 包括售后快速響應(yīng) 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 服務(wù)狀態(tài)反饋 服務(wù)統(tǒng)計 收繳欠款等 物流管理 銷售訂單 庫存控制報警 采購管理 2 4 主要客戶及應(yīng)用簡介主要客戶及應(yīng)用簡介 客戶名稱基本應(yīng)用 國家開發(fā)銀行 總行 及全國 28 家 分行 1 總行與分行之間日常管理 包括日程通 知 會議管理 工作通知反饋 2 重要客戶帳戶情況 貸款情況 交易情 況的語音通知 語音電話查詢 中國電信數(shù)據(jù) 通信局 1 內(nèi)部管理 2 與下級電信部門協(xié)作辦公 長春市政府1 長春市政府內(nèi)部管理 2 應(yīng)急指揮系統(tǒng) 國家安全生產(chǎn) 監(jiān)督管理局 1 內(nèi)部管理 2 應(yīng)急指揮系統(tǒng) 中國旅游飯店 行業(yè)協(xié)會 1 會議報名管理 2 會議組織 包括通知 提醒 反饋 3 會議互動活動組織 同方計算機本1 企業(yè)內(nèi)部管理 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 部2 會議管理 3 計算機渠道管理 2 5 ECM 主要特點主要特點 2 5 1 高效的多渠道群高效的多渠道群發(fā)發(fā)通通訊訊工具工具 ECM 可以獨立作為一個傳遞信息的手段 實現(xiàn)多渠道立體 化傳遞信息 保證用戶在開會 出差 特殊辦公環(huán)境等情況 下 仍然能夠有效的接收信息 同時 它所特有的大批量群 發(fā)功能 為企業(yè)大批量發(fā)送短信 電子郵件 傳真提供了便 利 2 5 2 確保目確保目標實現(xiàn)標實現(xiàn)的管理工具的管理工具 ECM 是一個管理工具 它可以記錄下來溝通的全過程 以 便于進行查詢和審核 同時 用戶可以預(yù)先設(shè)定大量的策略 包括溝通對象 通訊方式 事務(wù)內(nèi)容 處理要求 催辦條件 監(jiān)控方式等 各種策略會在條件滿足的情況下自動執(zhí)行 確 保溝通目標的實現(xiàn) 2 5 3 軟軟硬件一體化 安裝使用硬件一體化 安裝使用簡單簡單方便方便 ECM 是一個軟硬件一體化的設(shè)備 真正實現(xiàn)了即插即用 安裝時僅需分別同電源 電話線及公司網(wǎng)絡(luò)連接 并進行基 本配置后即可投入使用 ECM 的使用用戶 可以根據(jù)自己的 使用習(xí)慣設(shè)定喜歡的通訊方式 無須增加額外設(shè)備 不給使 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 用者添加負擔(dān) 以下是 ECM 產(chǎn)品系列 ECM1000 系列經(jīng)濟實惠 以最小 的投資全面提升小 型企業(yè)內(nèi)部溝通效 率 ECM2000 系列并發(fā)量高 擴展性 好 適合中型企業(yè) 使用 ECM3000 系列高穩(wěn)定性 高可靠 性 高并發(fā)量 適 合于大型企業(yè)或電 信運營商使用 可 對外提供 ASP 服 務(wù) 2 5 4 領(lǐng)領(lǐng)先的融合通先的融合通訊訊技技術(shù)術(shù) 語語音合成技音合成技術(shù)術(shù) ECM 采用先進的融合通訊技術(shù) 將多種通訊手段進行集成 滿足用戶進行多渠道溝通的需要 同時采用炎黃新星自主知 識產(chǎn)權(quán)的語音合成技術(shù) 能夠自如的將文字信息轉(zhuǎn)換為語音 信息 使用戶通過電話就能收聽到各種溝通信息 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 2 5 5 ECM 與與 CRM ERP OA 的關(guān)系的關(guān)系 ECM 除獨立使用外 還可以與 ERP CRM OA 等信息化系統(tǒng) 實現(xiàn)有效結(jié)合 起到兼容 強化執(zhí)行和補充的作用 例如 企業(yè)原來已經(jīng)有 CRM 系統(tǒng) 但在售后服務(wù)的過程中 經(jīng)常出現(xiàn)找不到責(zé)任人 故障排除不及時或相互之間推委責(zé) 任的現(xiàn)象 與 ECM 對接之后 可以幫助 CRM 解決通知 催辦 監(jiān)控 報警等溝通問題 加強系統(tǒng)的執(zhí)行力度 使系統(tǒng)運行 更順暢 又如 企業(yè)已有 ERP 系統(tǒng) 在缺貨時可以用 ECM 及時通知 提醒倉庫人員及供貨商補貨 而應(yīng)收款到期仍未收到款時 可以用 ECM 催促應(yīng)付款的公司付款 ECM 對 OA 的補充更為明顯 例如內(nèi)部周報 月報 各種工 作的提醒 催辦 通知 都能大大加強公司內(nèi)部管理的執(zhí)行 力度 3大型會議應(yīng)用大型會議應(yīng)用 由于 ECM 系統(tǒng)具備多渠道 Email 短信 語音呼出 傳 真 雙向的通訊方式 可以實現(xiàn)快速 準確 有效的溝通 因此在大型會議的召集 安排 組織上 有著廣泛的應(yīng)用 它的主要應(yīng)用目的是實現(xiàn)分處在不同地域的群體間的會議召 集 以及會議期間的信息交流 信息共享 提供一種高效協(xié) 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 同工作的手段 ECM 大型會議解決方案充分運用 Intranet Internet 網(wǎng)絡(luò) 資源 電信語音及傳真網(wǎng)絡(luò)資源 移動網(wǎng)絡(luò)資源等先進的信 息交流技術(shù) 在大型會議的召開中完全實現(xiàn)電子化的會議召 集 會議召開 會中管理 會議互動以及會議語音 傳真文 件 電子文件的發(fā)放等功能 ECM大型會議管理 會 前 計 劃 會 議 發(fā) 文 報 名 通 知 報 名 名 單 收 集 會 前 提 醒 資 料 發(fā) 放 投 票 抽 獎 互 動 游 戲 會 議 通 知 緊 急 聯(lián) 絡(luò) 會 議 幫 助 訂 票 服 務(wù) 服 務(wù) 安 排 會議組織者 會議合作 服務(wù)單位 會議參與人會議聯(lián)系人 會 議 全 過 程 高 效 管 理 會 議 角 色 ECM 大型會議解決方案 解決了大型會議中 因為人數(shù)眾 多 通知不便 反饋延誤 互動性差而造成的會議組織困難 拖延時間長 服務(wù)不當(dāng)?shù)膯栴} 同時為會議舉辦方節(jié)省了大 量的人力 物力 是組織大型會議的理想幫手 以下根據(jù)大型會議的舉辦要求 從會議組織過程的各個方 面論述 ECM 的應(yīng)用 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 3 1 會前計劃會前計劃 會議文件 會議文件 ECM會前計劃 會議組織者會議組織者 會議文件批量傳真發(fā)送 100 200 500 會議聯(lián)系人通訊錄 在舉辦大型會議之前 要事先進行擬訂會議計劃 整理會 議聯(lián)系人 與會議參與人不一定相同 發(fā)送會議計劃等工作 3 1 1 會會議聯(lián)議聯(lián)系人系人導(dǎo)導(dǎo)入入 大型會議中 先進行會議聯(lián)系人的整理 已經(jīng)整理完成的 會議聯(lián)系人 可以導(dǎo)入到 ECM 系統(tǒng)中 無須手工進行輸入 會議聯(lián)系人信息一般包括 聯(lián)系人姓名 單位 mail 地 址 手機號 傳真號等信息 會議聯(lián)系人導(dǎo)入到系統(tǒng)后 可以根據(jù)聯(lián)系人類別或所在公 司類別進行分類管理 3 1 2 會會議計議計劃批量劃批量發(fā)發(fā)放放 公司會議計劃是以 Word 文檔 Excel 文檔進行存放的 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 因此一般通用的會議計劃發(fā)放方法 是以傳真的方式 如果 會議達到 200 人以上時 工作量非常大 ECM 系統(tǒng)具備將 Word Excel 文檔轉(zhuǎn)換成傳真格式進行發(fā) 送的功能 而且具備群發(fā)功能 可以同時發(fā)送幾百份傳真 具體發(fā)送數(shù)量與產(chǎn)品線有關(guān) 因此極大的解決了人工批量 傳真的困難 提高了工作效率 3 2 會議召集會議召集 3 2 1 會會議報議報名通知名通知 在會議召集過程中 先要進行會議報名通知 為了節(jié)省成 本 可以采用 Email 短信的報名通知辦法 也就是說 在發(fā)給會議聯(lián)系人報名通知郵件的同時 發(fā)送 一條短信 提醒他去查看郵件 并登陸 INTERNET 的某個網(wǎng)址 進行報名 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 3 2 2 會會議報議報名名 會議聯(lián)系人在收到報名通知郵件后 可以直接從郵件中的 超級鏈接地址 鏈接到相關(guān)的報名頁面 并填寫報名信息 報名信息是指會議參加人的信息 包括 姓名 性別 年 齡 單位名稱 職務(wù)通信地址 郵政編碼 生日 辦公電話 手機 傳真 電子郵件 到達時間 到達交通方式 3 2 3 會會議報議報名情況收集名情況收集 系統(tǒng)自動將報名情況進行收集 并產(chǎn)生詳細的會議名單 會議名單可以轉(zhuǎn)換為 Excel 表格進行下載 同時 會議組織人員可以對會議名單進行分類整理 分成 不同的通訊組 便于會議期間聯(lián)系使用 下載的 Excel 表格有著更廣泛的應(yīng)用 比如說 對報名表 進行分類 提供給服務(wù)機構(gòu) 如酒店 進行分房等 3 2 4 會會議報議報名催名催辦辦 在進行會議報名通知時 可定制一些催辦功能 如果沒有 及時回復(fù) 則開始進行催辦 催辦可分等級 開始時 可以僅用辦公電話進行催辦 催 辦間隔時間可長一些 如果過了某個時間限度 仍然沒有回 復(fù) 則開始使用移動電話 傳真等形式來催辦 催辦間隔時 間也可以短一些 如果仍然沒有回復(fù) 還可以催辦會議聯(lián)系 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 人的上級領(lǐng)導(dǎo) 所有這些 都保證會議報名能夠得到及時回 復(fù) 3 3 會前提醒會前提醒 根據(jù)預(yù)定的會議計劃 在會議召開前一到兩天 可以進行 會前提醒 提示會議召開時間 以便于會議參加人能夠早做 準備 會前提醒的名單以報名期間收集的 會議名單 為準 3 4 會議資料發(fā)放會議資料發(fā)放 如果一些會議資料 需要大家在會議前提前查看 可以提 前進行資料發(fā)放 資料發(fā)放方式可以采用錄音文件 電子文 件 傳真等方式 錄音文件可以直接收聽 也可以放在 Email 系統(tǒng)中 通過 附件下載下來長期保存 電子文件 可以在 Email 系統(tǒng)中 直接下載打印 傳真文件 可以直接發(fā)送到與會人員的傳真機上 會議資料發(fā)放后 可以要求各接收人確認收到 以便于會 議資料能夠順利的交給各個會議參與人員 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 3 5 會議服務(wù)安排會議服務(wù)安排 每一個大型會議的召集 都需要酒店 餐廳 車隊 票務(wù) 部門等多個行業(yè)服務(wù)部門的積極幫助 在傳統(tǒng)情況下 一般 均需要用傳真方式來解決 傳真方式有一些弱點 比如說反 饋速度慢 成本高等 使用 ECM 之后 可以解決會議服務(wù)方 面的難題 3 5 1 登登記記合作服合作服務(wù)單務(wù)單位位 在找到相關(guān)服務(wù)的合作單位后 先期在 ECM 系統(tǒng)中建立相 應(yīng)的合作服務(wù)組 將合作服務(wù)單位的聯(lián)系信息進行登記 登記內(nèi)容有 聯(lián)系人姓名 性別 年齡 單位名稱 職務(wù) 通信地址 郵政編碼 辦公電話 手機 傳真 電子郵件方 式 3 5 2 合作服合作服務(wù)單務(wù)單位通知位通知 在會議組織過程中 有很多服務(wù)需要合作服務(wù)單位的配合 這時可運用 ECM 系統(tǒng)進行通知 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 一般來說 許多服務(wù)單位并沒有網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 而只有電話 傳真等傳統(tǒng)通訊方式 而 ECM 具有的多種通訊方式 剛好在 合作服務(wù)單位的通知上有很好的應(yīng)用 即使會議組織人員身 邊沒有傳真機等工具 也照樣能完成傳真機 短信 語音電 話等通知方式 對合作服務(wù)單位的通知 可以通過回復(fù)確認 來保證通知 質(zhì)量 3 5 3 登登記記會會議議參與人房參與人房間間分機號分機號 為了有效節(jié)省成本 還可以在會議開始時 根據(jù)會議參與 人房間號 登記其分機號 部分通知事宜可以采用分機進行 通知 3 5 4 會會議議參與人服參與人服務(wù)務(wù) 如 如訂訂票服票服務(wù)務(wù)等 等 在會議過程中 可以通過短信等方式 了解會議參與人需 要的服務(wù) 例如訂票服務(wù) 可以批量向會議參與人發(fā)出訂票邀請 請 會議參與人及時回復(fù)訂票信息 以便于更好的為會議參與人 服務(wù) 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 3 6 會議組織會議組織 3 6 1 會會議議幫助幫助 當(dāng)會議參與人到來后 系統(tǒng)會定時發(fā)送幫助短信 告知 ECM 系統(tǒng)使用方法 會議的基本安排 重點會議場所的地點 吃飯時間等 與會人員查詢一些特殊信息時 可以發(fā)送幫助業(yè)務(wù)號碼到 短信中心 短信中心可以及時回復(fù)相關(guān)的幫助信息 例如 查詢會議安排等 3 6 2 緊緊急急聯(lián)絡(luò)聯(lián)絡(luò) 會議開通緊急聯(lián)絡(luò)短信 發(fā)送給所有會議參與人 如果會 議參與人有任何緊急事務(wù) 可以馬上回復(fù)該短信 該短信會 在第一時間轉(zhuǎn)發(fā)給會議組織者及其領(lǐng)導(dǎo)手中 便于在緊急事 務(wù)發(fā)生時 會議組織者有著良好的反應(yīng)速度 3 6 3 會會議議通知通知 在每次會議召開時 可以采用提前 20 分鐘 提前 5 分鐘 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 時間可以靈活變化 兩次提醒及自動催辦手段 保證每次 會議的正常 及時的進行 3 6 4 會會議變議變更更 如果會議期間 有些安排出現(xiàn)了變更 則可以用 ECM 系 統(tǒng)及時的將會議安排變更信息通知給每一個會議參與人 同 時可通過確認來避免出現(xiàn)遺漏 3 7 會議互動活動會議互動活動 3 7 1 會會議議投票投票 會議投票可以采用 ECM 系統(tǒng)來完成 可以在投票前先公 布投票規(guī)則 然后通過短信發(fā)出 開始投票 的通知 會議參與人用短信回復(fù)的方式 輸入自己的投票選項 比如說當(dāng)投票選項為 1 表示同意 投票選項為 2 表示不同 意 投票選項為 3 表示棄權(quán) 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 會議組織者通過收集投票反饋結(jié)果 來公布投票結(jié)果 3 7 2 會會議議竟猜小游竟猜小游戲戲 會議過程中 可以用短信出一些小型智力題目 如謎語 等 讓大家參與作答 首先給出答案者獲勝 可以獲得一些 會議組織者給出的禮物等 3 7 3 抽抽獎獎活活動動 會議過程中 可以安排一些抽獎活動 在 ECM 系統(tǒng)中建 立單獨的抽獎模塊 循環(huán)顯示所有會議參與人的手機號碼 在點擊回車鍵后即停止 停止時顯示中獎號碼 并給中獎人 發(fā)一個祝賀短信及點播一首歌曲 3 7 4 人文關(guān)人文關(guān)懷懷 在會議期間 如果有會議參與人員過生日 系統(tǒng)還能自 動給他點播一首生日歌 并且可以通知會議組織者 以便于 會議組織人員能及時為他準備一份特別的禮物 4成功案例成功案例 4 1 國家開發(fā)銀行應(yīng)用案例國家開發(fā)銀行應(yīng)用案例 項目背景項目背景 國家開發(fā)銀行原有 OA 系統(tǒng)是建立在 Window NT 操作系 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 統(tǒng)之上 使用服務(wù)器 磁帶庫 光盤庫等物理介質(zhì) 采用 Lotus Domino Notes 平臺并根據(jù)開發(fā)銀行實際情況開發(fā)出的 大型應(yīng)用系統(tǒng) 該 OA 系統(tǒng)已在總行及全國范圍內(nèi) 28 家省級 分行全面使用 國家開發(fā)銀行 柜臺前移 系統(tǒng)是基于 Lotus Domino 平 臺 專門針對國家開發(fā)銀行各分行與行外客戶單位之間的信 息傳遞而開發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng) 主要功能為 流程報表在分行與 行外客戶之間的信息傳遞 分行與行外客戶部對完成文檔的 查詢等 OA 和柜臺前移是開行主要的業(yè)務(wù)系統(tǒng) 該系統(tǒng)在運行 過程中產(chǎn)生的大量消息需要通過電話 短信等多種方式通知 用戶 并且需要接收人進行 消息確認 同時內(nèi)外部系統(tǒng)用 戶需要進行實時短信查詢 語音查詢 為了完善 OA 系統(tǒng)和柜 臺前移系統(tǒng) 提高內(nèi)部工作效率和客戶服務(wù)質(zhì)量 國家開發(fā) 銀行決定將 ECM 開發(fā)平臺與原 OA 系統(tǒng) 柜臺前移系統(tǒng)進行對 接 建設(shè)內(nèi)容建設(shè)內(nèi)容 該項目的建設(shè)內(nèi)容包括如下部分 1 通過 POP3 SMTP 等協(xié)議和 XML 技術(shù) 實現(xiàn)與現(xiàn) 有 OA 系統(tǒng)的互聯(lián) 互通 實現(xiàn) OA 系統(tǒng)中各種信息的 多種方式到達通知功能 包括傳真 短信 電話等 接 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 收人可以使用多種通訊方式發(fā)送 確認回執(zhí) 同時用 戶可以主動通過語音電話 短信實時獲取郵件等各種信 息 2 為外部系統(tǒng)用戶提供通知和語音查詢功能 如 以 柜臺前移系統(tǒng)為例 查詢帳戶余額 其中包括存款帳戶 余額和貸款帳戶余額 交易流水等 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)及功能實現(xiàn)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)及功能實現(xiàn) ECM 平臺提供了 OA 系統(tǒng) 柜臺前移系統(tǒng)與用戶之間通 過語音 手機短信等進行信息交換的途徑 建立了通暢的信 息傳輸渠道 實現(xiàn)了信息的異步傳遞和實時查詢 國開行 OA系統(tǒng) 國開行 柜臺前移系統(tǒng) ECM平臺 SMTP POP3 MQ CORBA 信息交換采用統(tǒng)一接口方式 屏蔽了應(yīng)用系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)結(jié) 構(gòu)及具體功能操作 ECM 平臺可只在總行設(shè)立服務(wù)器 應(yīng)用 接口也只設(shè)立在總行 總分行所有的通知信息均先路由到總 行的應(yīng)用接口系統(tǒng)中 由應(yīng)用接口傳輸?shù)?ECM 平臺中 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 接口業(yè)務(wù)主要包括 通知發(fā)布及反饋 信息實時查詢 柜臺前移系統(tǒng)帳務(wù)實時查詢 以通知發(fā)布及確認反饋為例 講述接口業(yè)務(wù)的實現(xiàn)過程 系統(tǒng)名稱業(yè)務(wù) 名 編 號 交易名報文種類 發(fā)送1通知CMT001辦公自動化 系統(tǒng) 柜臺前移系 統(tǒng) 接收2確認回執(zhí)CMT002 發(fā)送3確認回執(zhí)CMT002 ECM 平臺 接收4通知CMT001 通知發(fā)布及確認反饋 采用郵件作為數(shù)據(jù)傳輸?shù)耐ǖ?以 SMTP POP3 作為接口用的通訊協(xié)議 首先設(shè)立一個應(yīng)用 接口郵箱 該郵箱建立在總行現(xiàn)有的郵件服務(wù)器上 采用 Lotus Domino 的郵件數(shù)據(jù)庫作為模板 由于 OA 系統(tǒng)本身也 建立在 Lotus Domino 平臺上 所以 OA 的通知信息將通過 Domino 的路由服務(wù)發(fā)到應(yīng)用接口郵箱中 其他系統(tǒng)也可以將 通知信息通過 SMTP POP3 協(xié)議發(fā)送到接口郵箱中 ECM 平 臺通過 SMTP POP3 從應(yīng)用接口郵箱中獲取消息 并進行通 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 知發(fā)送 同時將接收回來的 確認回執(zhí) 發(fā)回到接口郵箱中 開發(fā)進程開發(fā)進程 該項目一個月內(nèi)便完成安裝 系統(tǒng)對接 調(diào)試 測試的整 個過程 現(xiàn)已穩(wěn)定運行半年多 國開行總行和 23 個分行均使 用此系統(tǒng) 客戶對 ECM 平臺與原系統(tǒng)的快速對接和穩(wěn)定運 行表示非常滿意 案例分析案例分析 國家開發(fā)銀行成立于 1994 年 3 月 注冊資本 500 億元人 民幣 100 政府擁有 直屬國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo) 是中國三家政策性 銀行中最大的一家 是除中國人民銀行外唯一正部級金融機 構(gòu) 國家開發(fā)銀行在全國范圍內(nèi)共有包括總行以及 28 家省級 分行多家分支機構(gòu) 原有內(nèi)部 OA 系統(tǒng)以及柜臺前移系統(tǒng)在運 行過程中 在各分支機構(gòu)之間以及分行與客戶存在大量信息 交換 在這個過程中需要通過電話 傳真等方式實現(xiàn)內(nèi)外部 的溝通 由于異地通信頻繁 人工處理事務(wù)的效率限制 因 而產(chǎn)生了龐大的通訊費用和人工成本 為了提高內(nèi)部人員辦公效率和客戶服務(wù)質(zhì)量 節(jié)約通訊費 用的開支 國開行決定采用北京炎黃新星的 ECM 開發(fā)平臺與 原有 OA 和柜臺前移系統(tǒng)進行對接 對接之后 實現(xiàn)原有 OA 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 系統(tǒng)的功能全面擴展 諸如郵件的多通訊方式發(fā)送及多方式 回復(fù) 工作流 日程多方式通知及回復(fù) 工作內(nèi)容自動催辦 和提醒 在實現(xiàn) ECM 系統(tǒng)與原有系統(tǒng)對接后 人員的辦事效率大大 提高 原來 找人難 總分行交流速度慢 反饋時間延遲 的現(xiàn)象得到了改善 特別是緊急事務(wù)的處理效果非常好 同 時 通過對各種通訊方式的靈活調(diào)用及有效控制 大大減少 了內(nèi)部通訊費用 在系統(tǒng)平穩(wěn)運行一年的時間里 國開行內(nèi) 部通訊費用下降了 50 以上 日常業(yè)務(wù)處理時間也大大縮短 通訊費用節(jié)省的原因在于 1 各種通訊方式靈活調(diào)用 選用其中最節(jié)省成本的聯(lián) 絡(luò)方式 例如 以前總分行之間的通知事宜 基本采用長途電 話 目前基本改為 Email 短信通知 僅此一項 即節(jié)省了 總行 30 的長途通訊費用 2 通訊的有效性使得原來需要 2 3 次溝通才能完成的 事宜變?yōu)?1 2 次完成 例如 原來總分行之間催繳報表等事務(wù) 一般均需要 2 3 輪的溝通才能收齊 28 家分行的報表 目前加上 確認 回復(fù) 機制后 所有信息均有效記錄 回復(fù)速度也大大加 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 快 一般經(jīng)過 1 2 輪溝通 即可完成所有報表催繳 通過 通訊有效性控制 節(jié)省了總行 20 的長途通訊費用 以及 40 的市話通訊費用 國開行長途費用統(tǒng)計圖 上 ECM 系統(tǒng)前 總行與分行之間 通知往來 總行與分行之間 事務(wù)協(xié)調(diào)催辦 總行與分行日常 交流 其它 國開行長途費用統(tǒng)計圖 上 ECM 系統(tǒng)前后 總行與分行之間 通知往來 總行與分行之間 事務(wù)協(xié)調(diào)催辦 總行與分行日常 交流 其它 長途節(jié)省費用 總行與分行之間 通知往來 總行與分行之間 事務(wù)協(xié)調(diào)催辦 總行與分行日常 交流 其它 長途節(jié)省費用 同時 由于 ECM 使通訊有效性大大加強 而且支持群發(fā) 國開行的人工成本也節(jié)省了不少 ECM 系統(tǒng)在國開行的與原有系統(tǒng)對接之后 可以為外部系 統(tǒng)用戶提供通知和語音查詢功能 如 以柜臺前移系統(tǒng)為例 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 客戶可以通過電話和短信進行自主查詢帳戶余額 其中包括 存款帳戶余額和貸款帳戶余額 交易流水等 大大提高用戶 對于國開行工作的滿意度 也節(jié)省了工作人員為處理客戶查 詢的時間 ECM 系統(tǒng)在國開行原有 OA 和柜臺前移系統(tǒng)中的成功應(yīng) 用 充分體現(xiàn)了 ECM 在提高辦公效率 節(jié)約企業(yè)通訊成本 提高客戶服務(wù)滿意度方面的優(yōu)勢 4 2 中國旅游飯店業(yè)協(xié)會中國旅游飯店業(yè)協(xié)會 會議應(yīng)用案例會議應(yīng)用案例 項目背景項目背景 中國旅游飯店業(yè)協(xié)會經(jīng)常召開大型的行業(yè)會議 涉及到 多達 700 多家行業(yè)企業(yè)的會議組織工作 在沒有 ECM 系統(tǒng)之 前 全靠人工來進行會議通知 參與人員確認等召集工作 原有的操作模式存在以下幾個問題 1 人員工作量太大 發(fā)傳真需要發(fā) 700 余份 2 工作效率低下 通知和確認工作前后需要半個月 時間才能完成 3 通訊信息可能丟失 對方有沒有收到無法確認 經(jīng)常出現(xiàn)丟失現(xiàn)象 4 通訊費用高昂 由于來回通訊均是長途聯(lián)系 而 且電話時間很長 導(dǎo)致通訊費用很高 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司 ECM 高效溝通管理系統(tǒng)大型會議解決方案 為了改進原有大型會議的操作模式 該協(xié)會應(yīng)用了 ECM 系 統(tǒng)的會議召集功能 功能應(yīng)用功能應(yīng)用 中國旅游飯店業(yè)協(xié)會 主要應(yīng)用了以下的會議管理功能 會議聯(lián)系人導(dǎo)入會議聯(lián)系人導(dǎo)入 該協(xié)會在會議準備過程中 先進行了會議聯(lián)系人的整理工 作 并將整理完成的會議聯(lián)系人信息 存在于 FOXMA