XX擔(dān)保公司業(yè)務(wù)檔案管理細(xì)則

擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案管理辦法第一章 總 則第一條、 為進(jìn)一步規(guī)范融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案管理，有效地保護(hù)和利用融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案，防范信貸風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合投資擔(dān)保公司實(shí)際，制定本辦法。第二條、本辦法所稱融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案是指投資擔(dān)保公司在辦理融資擔(dān)保業(yè)務(wù)過程中形成的用以記錄和反映融資擔(dān)保業(yè)務(wù)全過程及與客戶關(guān)系的重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像以及系統(tǒng)數(shù)據(jù)等資料。主要由客戶的基本資料、融資擔(dān)保業(yè)務(wù)中的相關(guān)契約和融資擔(dān)保信貸管理資料等組成。第三條、融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案管理遵循“明確職責(zé)、科學(xué)管理、有效利用、嚴(yán)禁損壞”的基本原則。第四條、業(yè)務(wù)部、風(fēng)險(xiǎn)管理部及其它相關(guān)部門負(fù)責(zé)融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和日常維護(hù)工作，并對(duì)檔案資料的真實(shí)、完整、有效、保密等負(fù)責(zé)。第五條、各個(gè)管理部門都要根據(jù)各部門不同職責(zé)設(shè)置融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案管理崗位，指定專人負(fù)責(zé)融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的審核、整理、保管、移交等工作，檔案管理人員可兼職。第六條、檔案管理人員、調(diào)閱人員及其他相關(guān)人員均要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。第七條、融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案管理工作接受公司經(jīng)理、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第二章融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案管理人員職責(zé)第八條、融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案管理人員的職責(zé)：（一）嚴(yán)格執(zhí)行國家政策和法律法規(guī)，認(rèn)真學(xué)習(xí)和鉆研檔案管理業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)；（二）負(fù)責(zé)收集、整理和保管融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案資料；（三）對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，按程序?qū)Τ^保存期限和無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀；（四）辦理檔案借閱登記手續(xù)，負(fù)責(zé)檔案管理工作。業(yè)務(wù)部、風(fēng)險(xiǎn)管理部要明確分管融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案工作的人員，并明確其職責(zé)。第三章 融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的收集整理和歸檔管理第九條、業(yè)務(wù)部內(nèi)勤人員負(fù)責(zé)收集融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案資料。每筆業(yè)務(wù)終了，由項(xiàng)目經(jīng)理與風(fēng)險(xiǎn)管理部內(nèi)勤辦理檔案交接，同時(shí)登記“信貸檔案保管交接登記簿”。 風(fēng)險(xiǎn)管理部內(nèi)勤負(fù)責(zé)審查融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容填寫是否符合有關(guān)規(guī)定，資料是否齊全完整；對(duì)于不符合規(guī)定的，退還業(yè)務(wù)部人員（項(xiàng)目經(jīng)理），重新整理并上交。第十條、 融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的整理。（一）檔案資料中的企業(yè)借款合同、保證合同等要折疊成A4紙規(guī)格，其他需要保管的資料均要提供A4紙樣式，用打號(hào)機(jī)打印頁碼并固定后歸入檔案盒。（二）檔案盒中的信貸檔案資料均須打印目錄，目錄列示的內(nèi)容必須與檔案盒中保管的信貸檔案資料內(nèi)容相一致。（三）對(duì)破損的資料應(yīng)進(jìn)行托裱、修補(bǔ)，字跡易擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并保管。 第十一條、融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案管理人員對(duì)年度內(nèi)辦理完畢的具有保存價(jià)值的檔案資料搜集齊全，分類整理，立案歸檔。第十二條、 檔案管理人員根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和工作需要，對(duì)融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行立卷分類。（一）客戶融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案分為五類：1權(quán)證類：采用抵押、質(zhì)押擔(dān)保方式的融資擔(dān)保業(yè)務(wù)，能夠證明對(duì)抵押物、質(zhì)物享有所有權(quán)和處置權(quán)的要件。2要件類：辦理融資擔(dān)保業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的能夠證明融資擔(dān)保業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性的基本要件。3管理類：客戶的基本資料。4保全類：信貸資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)管理的相關(guān)資料。5綜合類：公司內(nèi)部管理資料。權(quán)證類、要件類必須存放原件，其他各類檔案原則上應(yīng)存放原件，如有特殊情況，無法取得原件的，在不影響公司權(quán)益的前提下，可以存放復(fù)印件。主管項(xiàng)目經(jīng)理要將復(fù)印件與原件核實(shí)，在復(fù)印件上簽署“經(jīng)核對(duì)與原件一致”字樣，核對(duì)日期并簽名確認(rèn)。（二）客戶融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案的建立實(shí)行一戶一檔、一筆（項(xiàng)）一卷，即一個(gè)客戶除權(quán)證類以外的所有檔案存放在一起，一筆業(yè)務(wù)（一個(gè)項(xiàng)目）的檔案設(shè)為一卷（一個(gè)借款合同項(xiàng)下分次發(fā)放的視同一筆）。每個(gè)客戶檔案內(nèi)再分為立卷區(qū)和歸檔區(qū)，在立卷區(qū)存放執(zhí)行中業(yè)務(wù)的要件類、管理類、保全類檔案，在歸檔區(qū)存放已經(jīng)執(zhí)行終了業(yè)務(wù)的要件類、管理類、保全類檔案。權(quán)證類檔案存放區(qū)域?yàn)闄?quán)證區(qū)，其中有價(jià)單據(jù)必須存放于保險(xiǎn)柜或銀行保險(xiǎn)箱中，執(zhí)行中借據(jù)由會(huì)計(jì)部門集中入庫保管，執(zhí)行終了的借據(jù)按照要求歸檔，其他權(quán)證類檔案存放于檔案權(quán)證區(qū)，必須雙人、雙鎖保管。綜合類檔案存放區(qū)域?yàn)榫C合區(qū)。（三）各類檔案的主要內(nèi)容：1權(quán)證類檔案包括：抵押物（質(zhì)物）評(píng)估報(bào)告和作價(jià)依據(jù)，抵押物（質(zhì)物）所有權(quán)、使用權(quán)證或證明文件，已辦理抵押（質(zhì)押）登記的他項(xiàng)權(quán)證或有關(guān)證明文件，抵押物清單，權(quán)利質(zhì)押中的各種有價(jià)單據(jù)，抵押物（質(zhì)物）保險(xiǎn)單，抵押（質(zhì)押）公證書（客戶辦理的要收集）等。 2要件類檔案包括：信用等級(jí)評(píng)定報(bào)告及授信資料，客戶融資擔(dān)保業(yè)務(wù)申請(qǐng)書，融資擔(dān)保業(yè)務(wù)調(diào)查報(bào)告，融資擔(dān)保業(yè)務(wù)調(diào)查審查審批表，貸審會(huì)會(huì)議紀(jì)要，上級(jí)管理部門審批（咨詢）意見，貸款承諾函，融資擔(dān)保業(yè)務(wù)借款合同（協(xié)議書）、借據(jù)、擔(dān)保合同（擔(dān)保協(xié)議）或擔(dān)保函，到逾期貸款本息催收通知及回執(zhí)，貸后跟蹤檢查記錄和貸款檢查報(bào)告，企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)分析報(bào)告，保證金進(jìn)帳證明材料，以及涉及貸款審查、審批、發(fā)放的其他必要資料。 3管理類檔案包括：申保單位的基本資料主要有企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本或復(fù)印件，事業(yè)單位登記表副本或復(fù)印件，企業(yè)資質(zhì)登記證復(fù)印件，特種經(jīng)營許可證復(fù)印件，外商投資企業(yè)外匯登記證復(fù)印件，中華人民共和國組織機(jī)構(gòu)代碼證書復(fù)印件，貸款卡證明材料復(fù)印件以及以上資料的最新年檢證明，企業(yè)法人注冊(cè)資本驗(yàn)資報(bào)告復(fù)印件或有關(guān)注冊(cè)資本來源的證明材料，法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的身份證明復(fù)印件，法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的簽字樣本，法人授權(quán)證明書，企業(yè)章程、聯(lián)營協(xié)議復(fù)印件，印鑒卡，企業(yè)變更登記有關(guān)文件的復(fù)印件，企業(yè)各期財(cái)務(wù)報(bào)表，企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大行為的相關(guān)資料，客戶資料數(shù)據(jù)采集表，有關(guān)審計(jì)報(bào)告，需要政府管理部門批準(zhǔn)事項(xiàng)的文件復(fù)印件等。自然人作為保證人的還應(yīng)包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明或戶口本的索引卡、保證人財(cái)產(chǎn)及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔(dān)保的書面文件。4保全類檔案包括：貸款訴訟全過程相關(guān)資料，全部相關(guān)貸款檔案，以物抵貸資產(chǎn)清單、權(quán)屬證明、抵貸協(xié)議、法院裁定書，投資資產(chǎn)的投資協(xié)議書、股權(quán)證明、投資資產(chǎn)劃撥憑證等法律文書和其他必要資料；企業(yè)兼并、破產(chǎn)的有關(guān)資料及證明文件等；呆壞賬核銷的相關(guān)資料。5綜合類檔案包括：公司內(nèi)部有關(guān)融資擔(dān)保業(yè)務(wù)的各類報(bào)表，授權(quán)及轉(zhuǎn)授權(quán)文件，行業(yè)分析資料，信貸分析報(bào)告，調(diào)查檢查報(bào)告，審計(jì)稽核報(bào)告等。 第十三條、 立卷歸檔的基本要求：（一）遵循檔案資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持資料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同保管價(jià)值，以便于保管和利用；（二）歸檔的檔案資料種類、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)要齊全完整；（三）在歸檔資料中，應(yīng)將每份資料的正件與附件、復(fù)印件與原稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文與原件等立在一起，不得分開；文電應(yīng)合一立卷，同時(shí)按照批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，處理性決定、判決性文件在前，依據(jù)材料在后的順序要求辦理資料歸檔；（四）不同年度的檔案資料，一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷，沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷，跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；（五）卷內(nèi)資料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁碼和卷號(hào)，統(tǒng)一在每頁正面的右上角填寫頁碼；（六）卷內(nèi)資料要去掉金屬物，對(duì)破損的資料應(yīng)進(jìn)行托裱、修補(bǔ)，字跡易擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案封皮，采用三孔一線的方法裝訂，不能裝訂的案卷，如定期統(tǒng)一報(bào)表等，應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)表封面、封底，用細(xì)線裝訂；（七）按規(guī)定逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，卷內(nèi)資料需要說明的事項(xiàng)，應(yīng)逐件填寫卷內(nèi)備考表并將其放在卷尾，案卷封皮應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚，案卷題名要簡明確切地反映卷內(nèi)資料內(nèi)容，要用毛筆或碳素墨水書寫，字跡要工整、清晰。 第十四條、 融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照不同的保管期限進(jìn)行保管。有信貸關(guān)系的客戶的融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案要永久保管；結(jié)清全部融資擔(dān)保業(yè)務(wù)的客戶的融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案，從該客戶與公司的最后一筆融資擔(dān)保業(yè)務(wù)結(jié)清后次年起，保管五年。第四章 檔案的保管、調(diào)閱、交接和銷毀第十五條、 融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案必須有專用柜架保管，柜架要堅(jiān)固，并有防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲等功能。柜架內(nèi)不能存放與融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案無關(guān)的物品，要定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，確保資料安全。第十六條、 建立檔案的查閱與調(diào)閱制度。融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案一律不準(zhǔn)外借，以防丟失和泄密。（一）內(nèi)部調(diào)閱融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)由調(diào)閱人出具借條，經(jīng)風(fēng)險(xiǎn)部負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理批準(zhǔn)，并登記“借閱融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案登記簿”。調(diào)閱的融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案不得橫傳、涂改、圈劃、復(fù)制或拆散原卷冊(cè)，用后必須及時(shí)歸還。（二）公安、紀(jì)檢、司法等部門處理案件，查閱時(shí)，檔案管理人員必須在場陪同，不準(zhǔn)將檔案交給查閱人放任不管，查閱人需索取有關(guān)證據(jù)和資料時(shí)，需公司總經(jīng)理同意后方可抄錄和復(fù)制，但嚴(yán)禁將原件抽出借走。并將查閱日期和有關(guān)情況在案卷封底作詳細(xì)記錄，同時(shí)登記“借閱融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案登記簿”，由風(fēng)險(xiǎn)管理部負(fù)責(zé)人、公司總經(jīng)理和檔案管理人員共同簽章，以備查考。 第十七條、 融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案管理人員及有關(guān)業(yè)務(wù)人員調(diào)離時(shí)，對(duì)經(jīng)管的有關(guān)檔案資料（包括年內(nèi)臨時(shí)保管的文件資料），要逐件填寫交接清單，在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督下，辦理交接手續(xù)，以明確責(zé)任，確保融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案資料的完整。第十九條、 檔案保管期滿后應(yīng)進(jìn)行銷毀，具體步驟包括整理、審批和銷毀。（一）銷毀前的整理。融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，應(yīng)由縣級(jí)聯(lián)社主管部門會(huì)同檔案管理人員共同鑒定。銷毀前必須嚴(yán)格進(jìn)行整理和審閱，對(duì)其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)合同及有關(guān)資料，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷保管到債權(quán)債務(wù)結(jié)清為止。（二）檔案銷毀的審批。對(duì)需要銷毀的融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案，融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)編制“融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案銷毀清單”，一式三份報(bào)管理部門審查，審查同意后，核發(fā)“融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案銷毀核準(zhǔn)單”，通知相關(guān)部門。（三）檔案銷毀。融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案銷毀工作由風(fēng)險(xiǎn)管理部統(tǒng)一辦理，各部門的檔案管理人員根據(jù)“融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案銷毀核準(zhǔn)單”，將已核準(zhǔn)銷毀的檔案資料報(bào)送案管理部門領(lǐng)導(dǎo)，風(fēng)險(xiǎn)管理部指定專人（兩人以上）負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行檢查核對(duì)，并在銷毀清單上簽字，將檔案清單入檔保管。銷毀檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，銷毀時(shí)應(yīng)注意安全和保密，嚴(yán)防散失。所有確定銷毀的融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案，不得作廢紙出售。業(yè)務(wù)部在擔(dān)保管理中形成的融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案資料，對(duì)需要銷毀的融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案，按規(guī)定報(bào)檔案管理部或上級(jí)部門。第五章 罰 則第二十條、 本制度監(jiān)督責(zé)任部門為公司辦公室，第一責(zé)任人為各部門指定的資料員；第二責(zé)任人為資料員所在部門的部門經(jīng)理。第二十一條、 公司有關(guān)工作人員在融資擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案收集、整理、保管、交接、調(diào)閱和銷毀等過程中有違反本辦法行為的，按照員工管理手冊(cè)的有關(guān)規(guī)定，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行