ORACLE--EBS--R12-(總帳配置).docx

EBS R12 總帳模塊流程配置手冊EBS R12 總帳模塊流程配置目錄1總帳設置前要做的步驟31.1定義總帳職責31.2定義用戶31.3定義組織地點31.4定義Business Group、Legal Entity32正式設置步驟32.1定義科目表（Chart of Accounts，COA）32.1.1定義值集32.1.2定義科目表結構32.1.3導入/錄入值32.2定義交叉驗證規(guī)則 (可選，跳過此步驟)32.3定義科目表映射 (可選，跳過此步驟)32.4定義說明性彈性域 (可選，跳過此步驟)32.5定義會計期間32.5.1定義期間類型32.5.2定義會計日歷32.5.3定義事務處理日歷 (特定條件下必需，跳過此步驟)32.6定義幣種相關32.6.1定義幣種32.6.2定義幣種匯率及匯率類型 (可選)32.7定義日記帳來源32.8定義日記帳類別32.9定義沖銷方法32.10會計科目管理設置32.10.1定義法人實體32.10.2會計科目設置32.10.3會計選項設置32.11定義預置文件32.12打開會計期33總帳設置測試33.1創(chuàng)建日記帳分錄31 總帳設置前要做的步驟1.1 定義總帳職責N：System Administrator: SecurityResponsibilityDefine1.2 定義用戶N：System Administrator: SecurityUserDefine1.3 定義組織地點N：Global Super HRMS Manager: Work StructuresLocation定義組織地點。1.4 定義Business Group、Legal EntityN：Global Super HRMS Manager: Work StructuresOrganizationDescription這一步驟定義Business Group 及Legal Entity,首先在組織分類里選擇“Business Group”,保存后點擊“Other”,選擇“Business Group Info.”,填寫必需字段。然后保存退出。再次添加：“GRE/Legal Entity”。保存，完成設置。保存后如果查詢不出你所定義的BG，請為職責指定：HR%安全性配置文件 的值為你定義的BG名。詳細如下圖所示：2 正式設置步驟2.1 定義科目表（Chart of Accounts，COA）剛開始設置時，你可以對于科目表結構允許自動插入，在所有設置完成后再次禁用自動插入。2.1.1 定義值集N：General Ledger: SetupFinancialsFlexfieldsValidationSets值集可以限制科目表各段的一些顯示屬性，例如：段值長度、值的對齊方式、安全性等，可以根據需要自己定義若干值集。假設我們的COA為4段結構，列示如下：序號值集 說明列表類型安全類型格式類型最大尺寸驗證類型1公司公司List of Values無安全性Char2獨立驗證2部門部門List of Values無安全性Char4獨立驗證3會計科目會計科目List of Values無安全性Char8獨立驗證4產品產品List of Values無安全性Char3獨立驗證2.1.2 定義科目表結構N：General Ledger: SetupFinancialsFlexfieldsKeySegments查找出“Accounting Flexfield”鍵彈性域，添加自己的科目表結構，這里我創(chuàng)建的是：“ACCOUNTING_FLEXFIELD_CN”,注意下面的一些單選框，特別是：“Allow Dynamic Inserts”,如前所述，我們建議先把這個鉤點上。保存后可以按“Segments”打開其它窗口。這里的其它窗口主要包括三個窗口：1） 段匯總用以顯示同一個帳戶結構的各個段；2） 段對帳戶結構中的每一段的顯示屬性設置；3） 限定詞對帳戶結構中的每一段的彈性域段屬性設置。對于帳戶結構中的每一段，都需要打開這三個界面設定或者檢查相關的設置是否正確，我這里就不詳細說明，列表如下：序號 段名列名值集彈性域限定詞啟用安全性1公司段Segment1公司Balancing SegmentNo2部門段Segment2部門Cost Center SegmentNo3會計科目段Segment3會計科目Natural Account SegmentNo4產品段Segment4產品No隨后凍結彈性域，進行編譯。系統(tǒng)會產生兩個請求：其中有一個是“Program - Generate Ledger Flexfield”，這個請求會自動完成另一個重要彈性域的設置，下面會講到。需要注意以下幾點：l 彈性域限定詞必需指定：natural account segment和balancing segment.其他的是可選的，例如你可以為部門段指定 cost center segment。（如果有用到FA或者PA模塊，Cost Center Segment 也是必須指定的）。l 在這個版本中增加了一個限定詞：Management Segment ，Oracle 解釋說可以對數據進行安全性的保護。l 這里還要注意一點，新版本的系統(tǒng)不僅提供了“Accounting Flexfield”鍵彈性域，而且相應的增加了一個“GL Ledger Flexfield”，以滿足區(qū)別于舊的ERP體系結構（SOB-OU-ORG）的新的結構,幸運的，這個新增加的彈性域并不需要我們人工去設置，也不能夠人工去修改這個彈性域的數據，而是在我們定義好“Accounting Flexfield”系統(tǒng)會自動創(chuàng)建同樣結構的“GL Ledger Flexfield”段值. 2.1.3 導入/錄入值N：General Ledger: SetupFinancialsFlexfieldsKeyValues為剛才定義的彈性域結構的每一段添加值,可以通過DATALOAD或者手工輸入。注意：l 導入段值以后需要定義父值的范圍；l 對于科目段需要定義限定詞；2.2 定義交叉驗證規(guī)則 (可選，跳過此步驟)N：General Ledger: SetupFinancialsFlexfieldsKeyRules交叉驗證規(guī)則是用來驗證賬戶結構各段組合的正確性的，一般是配合在彈性域結構設置中“允許動態(tài)插入”時使用，以防止自動產生錯誤的組合，舉個例子來說，財務費用一般是財務部門產生，如果定義了交叉驗證規(guī)則去約束成本中心及會計科目這兩段的組合，在發(fā)生財務費用時，會限制部門僅可能選擇財務部。需要注意的是，交叉驗證規(guī)則僅對未產生“組合”的各段起作用，同上例，如果我在啟用交叉驗證規(guī)則前已經存在財務費用與其他成本中心的組合，系統(tǒng)是允許用戶操作的。由于我們在上面步驟中沒有啟用交叉驗證，所以這里是查詢不到彈性域結構的，跳過。2.3 定義科目表映射 (可選，跳過此步驟)N：General Ledger: SetupAccountsChart of Accounts Mapping這個在用到合并帳套（GCS）的時候才需要進行設置的一步驟，請查閱相關內容。2.4 定義說明性彈性域 (可選，跳過此步驟)N：General Ledger: SetupFinancialsFlexfieldsDescriptiveSegments定義總帳的說明性彈性域，根據需要來進行配置。2.5 定義會計期間2.5.1 定義期間類型N：General Ledger: SetupFinancialsCalendarsTypes使用標準的日歷期間。2.5.2 定義會計日歷N：General Ledger: SetupFinancialsCalendarsAccounting同樣指定一個標準的12期間總帳日歷，定義完成后會提交一個請求。2.5.3 定義事務處理日歷 (特定條件下必需，跳過此步驟)N：General Ledger: SetupFinancialsCalendarsTransaction對于啟用了平均余額處理的每個帳套，您必須為其分配一個用于控制事務處理過帳的事務處理日歷。在定義事務處理日歷時，您可以選擇將一周中的哪些天作為業(yè)務日。您也可以通過維護事務處理日歷來指定其它非業(yè)務日，如節(jié)假日。 沒有啟用平均余額，習慣性的跳過。2.6 定義幣種相關2.6.1 定義幣種N：General Ledger: SetupCurrenciesDefine對于ISO組織指定的所有幣種，系統(tǒng)里面已經預訂，你所要做的只是“Enabled”你所需要的幣種。2.6.2 定義幣種匯率及匯率類型 (可選)1) 定義匯率類型N：General Ledger: SetupCurrenciesRatesTypes在將外幣日記帳金額折換為等值的本位幣金額時，就會使用到匯率類型及匯率，系統(tǒng)自帶了四種匯率類型，我們也可以增加自己需要的匯率類型。2) 定義每日匯率N：General Ledger: SetupCurrenciesRatesDaily總帳管理系統(tǒng)使用每日匯率執(zhí)行外幣日記帳折換成本位幣，我們在定義每日匯率的時候需要輸入相應的轉換幣種、匯率日期、匯率類型、匯率。由于匯率每天波動，我們不可能每天去輸入匯率（當然，通過小小的開發(fā)，是可以實現）所以我們一般是給一個固定的期限例如，01-Aug-2007到31-Aug-2007。3) 定義歷史匯率(可選)N：General Ledger: SetupCurrenciesRates Historical輸入用于折算實際和預算帳戶余額的歷史匯率或金額。您可以為任何啟用的外幣輸入匯率。此步驟跳過。2.7 定義日記帳來源 N：General Ledger: SetupJournalSources系統(tǒng)已經定義好一套日記帳來源，例如：應收、應付款、采購等，這里有兩個選項需要注意一下：Freeze Journals和 Require Journal Apporval，這兩個控制著來源于這些模塊/系統(tǒng)的日記帳允許不允許修改及需要不需要審批，系統(tǒng)默認機制是：子模塊傳送過來的數據是允許修改的，也不需要審批。2.8 定義日記帳類別 N：General Ledger: SetupJournalCategories同樣的，系統(tǒng)已經默認了許多類別，你可以按需要自己定義新的日記帳類別。2.9 定義沖銷方法 N：General Ledger: SetupJournalAotoReverse對于在總帳管理系統(tǒng)中定義的每個日記帳類別，您可以選擇日記帳沖銷標準，以控制沖銷日記帳的方式和時間。您也可以選擇啟用自動沖銷和自動過帳，以自動生成和過帳沖銷。2.10 會計科目管理設置N：General Ledger: SetupAccounting Setup ManagerAccounting Setups系統(tǒng)通過“會計科目設置管理器”頁面提供了對法人實體（LE）、會計科目、主分類帳、從分類帳等的設置。2.10.1 定義法人實體N：Legal Entities(標簽)Create Legal Entity（按鈕）填寫必輸的字段，法定地址可以創(chuàng)建一個新的地址。點擊“Apply”按鈕完成設置。我們把剛才設定的搜索出來，頁面顯示如下：2.10.2 會計科目設置N：Accounting Setups(標簽)Create Accounting Setups（按鈕）點擊“Next”，輸入或者選擇主分類帳的名字、COA、會計日歷、幣種、會計方法等，這些我們在之前已經定義好。這里要注意一下的就是：“Subledger Accounting Method”。有幾個選項：“標準應計制”，“標準現金制”，“保留款應計”，“保留款現金”，“美國聯邦”。我們選擇“標準應計制”或者“保留款應計”。點擊左下角的“Add Secondary Ledger”，同樣的創(chuàng)建一個從分類帳。從分類帳是主分類帳的可選、附加會計科目表示，它不同于以下一個或多個屬性：科目表、會計日歷、幣種、子分類帳會計方法和（或）分類帳選項。然后點擊“Next”。這里我們把從分類帳指定的幣種為“CNY”。 “Data Conversion Level”(數據轉換層),如果你COA、Calendar、Currency 都相同的時候，你只能夠選擇：Adjustments Only。我們預覽一下，然后點擊“Finish”。2.10.3 會計選項設置N：上圖 Define Accounting Options（按鈕）接下來的工作就是把主分類帳及從分類帳的各步驟設置完成。1) 添加法人實體這里首先我們把第2步定義的LE添加進來，點擊“Add Legal Entity”,選擇剛才設置的Legal Entity。點擊“Add Legal Entity”按鈕，完成后按“Apply”退回剛才主畫面。主畫面顯示如下：2) 設置主分類帳各會計屬性可以看到，倒數第二列的狀態(tài)有幾種不同的符號標識。時間表示In Progress,方塊表示從未設置過，鉤表示已經完成設置。所有的記錄，包括主分類帳及從分類帳，所有的欄位都為鉤才能夠算是完成了設置。我們下面就從 Ledger Options開始逐一設置。l Primary Ledger:Ledger Options點擊右邊的鉛筆工具，根據需要更改相應的設置，First Ever Opened Period 可以更改為“Aug-07”，然后點擊“Next”。Retained Earnings Account 點擊右邊的放大鏡，如下圖，可以輸入相應的段進行查詢，然后點“Create”創(chuàng)建組合，或者直接從下面結果中選擇：結果如下圖，根據需要設置其他屬性，然后選擇“Next”：根據需要對相應字段進行設置，帶*號的是必輸入的字段。設置好后選擇下一步將是一個概覽，在此跳過，然后點擊“Finish”回到主頁面：這時候，狀態(tài)已經改成“Complete”。l Primary Ledger:Reporting Currencies我們點擊右邊的鉛筆，這里我們不添加任何報告幣種，于是直接把狀態(tài)改成：“Complete”：l Primary Ledger:Balancing Segment Value Assigments我們點擊右邊的鉛筆，同樣我們直接完成設置步驟：Subledger Accounting Options狀態(tài)已經是完成了，我們跳過。l Primary Ledger:Operation Units我們點擊右邊的鉛筆，在打開的頁面選擇：“Add Operating Unit”,輸入OU的名字及簡稱，然后選擇本文一開始創(chuàng)建的BG及LE。然后我們“Complete”這一步驟。最后一步：l Primary Ledger:Sequencing我們點擊右邊的鉛筆，在打開的頁面“Sequence Event-Sequence Entity”字段里面有一些序列，我們可以對每一種事件定義一種序列，我們這里舉例以第三種事件Post 去進行設置,系統(tǒng)會在過帳日記帳時產生一個序列編號。首先在上圖選擇“Posting Gl Journal Entry”,點擊“Create”點擊右下角的“Assign Sequences”。點擊右邊的“Create Sequence”按鈕。在下面的頁面輸入序列的名字、有效日期及初始號碼，后點擊“Apply”系統(tǒng)提示保存成功，再次按下“Apply”。創(chuàng)建成功后，會在頁面中部顯示所使用的序列信息，接下來我們可以定義所有的序列，當然如果覺得麻煩，可以直接把右下角的狀態(tài)改成“Complete”,完成設置：終于看到結果如下所示：3) 設置從分類帳各會計屬性下面開始從分類帳的會計屬性的設置。l Secondary Ledger:Ledger Options點擊右邊的小鉛筆，打開頁面后一定要把First Ever Opened Period 改到最近的一個月。接下來的幾步