秘書四級(jí)考試考前指導(dǎo).doc

秘書四級(jí)考試考前指導(dǎo)項(xiàng) 目時(shí) 間考核內(nèi)容題型與考核方式(1)8:309:00職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)化試卷(2)9:009:40秘書專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化試題10:1011：10情景錄象筆答11:1012：00工作實(shí)務(wù)筆答(3)14：0015：30秘書英語(yǔ)（涉外秘書）聽力、選擇、寫作等一、考試時(shí)間安排二、職業(yè)道德考題分析及答題指導(dǎo)“職業(yè)道德”考題考的全都是常識(shí)性的內(nèi)容，復(fù)習(xí)時(shí)不需要死記硬背，答題時(shí)憑自己的常識(shí)積累和對(duì)考題的理解，是秘書職業(yè)考試是比較容易通過(guò)的部分。道德是講人的行為“應(yīng)該”怎么樣和“不應(yīng)該”怎么樣的問(wèn)題。所以這一部分你就應(yīng)該按照我們?cè)谏钪小皯?yīng)該”怎么做來(lái)答題，而不是按照你在生活中“實(shí)際”怎么做來(lái)答題。但也不能過(guò)分地美化自己，因?yàn)檫@樣顯得很不真實(shí)，正是“測(cè)謊題”要測(cè)你的部分。二、業(yè)務(wù)素質(zhì)考題分析及答題指導(dǎo)（選擇題）“業(yè)務(wù)素質(zhì)”考題部分共100題，答題時(shí)間是40分鐘，幾乎是一分鐘兩道題，所以答題速度很重要。這部分分單項(xiàng)選擇題和多項(xiàng)選擇題。答題是速度要快，遇到拿不準(zhǔn)的題不要耽擱時(shí)間，憑感覺(jué)先把答案初步定下并作個(gè)記號(hào)，然后接著往下做，先把自己有把握的題全部做完，如還有剩余時(shí)間再來(lái)思考拿不準(zhǔn)的題目。這是考選擇題是最常用的先易后難的方法。答題時(shí)頭腦要靈活，可以運(yùn)用排除法等答題方法。“業(yè)務(wù)素質(zhì)”的考題內(nèi)容包括業(yè)務(wù)知識(shí)和業(yè)務(wù)分析，會(huì)考到一些常識(shí)性的和程序性的問(wèn)題，在復(fù)習(xí)的時(shí)候要注意理解并記憶，有些東西要去背一下。復(fù)習(xí)方法：依據(jù)真題，找出考試重點(diǎn)，重點(diǎn)復(fù)習(xí)記憶。各章內(nèi)容在“業(yè)務(wù)素質(zhì)”考題中所占比例表08年11月文書基礎(chǔ)寫作和文書處理文書基礎(chǔ)25文書擬定與處理文檔管理5會(huì)議管理18事務(wù)管理接待528辦公環(huán)境管理5日常事務(wù)管理5用品與設(shè)備管理6信息管理7辦公自動(dòng)化7溝通基礎(chǔ)6速記基礎(chǔ)2企業(yè)管理基礎(chǔ)4法律與法規(guī)5四、錄相題（案例分析）分析及答題指導(dǎo)1、觀看錄相，切身感受考題。2、參考答案及評(píng)分說(shuō)明。2003年6月秘書四級(jí)情景錄相參考答案及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)第一題：答出以下各點(diǎn)，每點(diǎn)計(jì)2分：1、將擋住通道的移開，保持暢通。（）2、公文標(biāo)題錯(cuò)誤（請(qǐng)示和報(bào)告是兩個(gè)文種）（）3、無(wú)保密意識(shí)（保密文件放桌面上，隨意讓他人看）（）4、報(bào)銷手續(xù)錯(cuò)誤（零用現(xiàn)金憑單沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)簽字就付現(xiàn)金）（）5、現(xiàn)金保管不符合要求（現(xiàn)金放在無(wú)鎖的抽屜中）（）6、報(bào)銷環(huán)節(jié)錯(cuò)誤（零用現(xiàn)金憑單沒(méi)有附發(fā)票就付現(xiàn)金）（）7、泄露會(huì)議中信息（）8、忘記告訴陳總和司機(jī)下午不要去昌順公司（）9、能注意工作時(shí)保護(hù)眼睛（辦公室光線適當(dāng)）（）10、能主動(dòng)提示他人室內(nèi)禁止吸煙（）11、電話邊備有筆和留言條，能馬上記錄（）12、電話記錄記得齊全，并能將關(guān)鍵詞復(fù)述（）13、接電話用語(yǔ)不規(guī)范。（沒(méi)有問(wèn)候語(yǔ)、沒(méi)自報(bào)姓名、沒(méi)有告別語(yǔ)）（）14、辦公桌干凈、整齊，物品擺放有序（）15、能快速接應(yīng)電話；評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：按以上標(biāo)準(zhǔn)評(píng)分，最高30分；如考試所寫答案未包括在以上答案中，但清楚有道理每點(diǎn)可計(jì)1分，最多計(jì)4分。第二題：答出以下各點(diǎn)，每點(diǎn)計(jì)2分：2、請(qǐng)柬中沒(méi)有寫明活動(dòng)地點(diǎn)；（）3、開放參觀活動(dòng)的時(shí)間不對(duì)，五一假期剛過(guò)，此時(shí)組織參觀活動(dòng)不合時(shí)宜；（）4、沒(méi)有準(zhǔn)備宣傳資料（）5、對(duì)參觀路線不熟悉（）6、在參觀路線的一些拐角設(shè)有指示性標(biāo)志（）7、引導(dǎo)來(lái)賓參觀時(shí)，沒(méi)有提醒來(lái)賓注意路上的障礙物（）8、鐘苗對(duì)參觀項(xiàng)目的解說(shuō)準(zhǔn)備不充分，無(wú)法回答來(lái)賓的提問(wèn)。（）9、保密意識(shí)不強(qiáng)（如進(jìn)貨渠道屬公司機(jī)密，不應(yīng)泄露）（）10、參觀路線不安全，準(zhǔn)備工作不到位（）11、休息室準(zhǔn)備得不充分（茶水、飲料、座位都不夠）；（）12、注意了門口環(huán)境的布置（如橫幅和彩旗，起到烘托氣氛的作用）（）13、鐘苗的服飾不規(guī)范，應(yīng)穿辦公室職業(yè)裝，以表示正規(guī)和對(duì)來(lái)賓的尊重（）14、能夠在門口迎候來(lái)賓（）15、接應(yīng)電話及時(shí)，符合電話禮儀（）答出以下各點(diǎn)，每點(diǎn)計(jì)1分：16、辦公環(huán)境不標(biāo)準(zhǔn)（辦公桌前電話線與電線纏繞混亂、桌上不應(yīng)擺放咖啡瓶）；（）17、鐘苗的問(wèn)話不夠禮貌（應(yīng)說(shuō)：“請(qǐng)問(wèn)各位是來(lái)參觀的嘉賓吧！”）（）18、引導(dǎo)來(lái)賓時(shí)，指示方向的手勢(shì)不對(duì)（應(yīng)用右手）。（）評(píng)分說(shuō)明：按以上標(biāo)準(zhǔn)評(píng)分，最高30分；如考生所寫答案未包括在以上答案中，但清楚有道理，每點(diǎn)可計(jì)1分，最多計(jì)4分。05-11-11未能提前到達(dá)崗位。錯(cuò)2桌面雜亂。錯(cuò)3桌面放置私人物品。錯(cuò)4抹桌子粗心大意，弄濕筆記本。錯(cuò)5電話鈴響第一聲接聽電話。錯(cuò)6電話用語(yǔ)準(zhǔn)確禮貌。對(duì)7抱怨工作，沒(méi)有耐心。錯(cuò)8接聽李元電話時(shí)，缺乏禮貌用語(yǔ)。錯(cuò)9橫向溝通能力差。錯(cuò)10未能提前預(yù)定會(huì)議室。錯(cuò)11再出現(xiàn)意外時(shí)，即時(shí)找到代替方法。對(duì)12能夠主動(dòng)尋求幫助，充分利用人力資源。對(duì)13記錄領(lǐng)導(dǎo)講話要點(diǎn)。對(duì)14即時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出建議，完善能容。對(duì)15采用協(xié)商的方式。對(duì)2005-11-21衣著規(guī)范-對(duì)2會(huì)議室環(huán)境明亮，整潔-對(duì)3會(huì)議前檢查會(huì)議室，調(diào)試會(huì)議設(shè)備錄音機(jī)跟磁帶-對(duì)4能注意到空調(diào)溫度調(diào)至適中-對(duì)5會(huì)議前有準(zhǔn)備人名臺(tái)簽座位表-對(duì)6開會(huì)時(shí)有擺放人名臺(tái)簽，便于落座與記錄-對(duì)7對(duì)同事不太友善，用命令語(yǔ)氣-錯(cuò)8會(huì)議文件清算不及時(shí)-錯(cuò)9辦公桌面整齊-對(duì)10會(huì)議時(shí)間計(jì)劃表沒(méi)有清晰設(shè)計(jì)-錯(cuò)11沒(méi)有正確對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)-錯(cuò)12電話用語(yǔ)規(guī)范-對(duì)13沒(méi)有專用的傳真紙去傳真-錯(cuò)14使用傳真機(jī)操作不規(guī)范，用手去拉扯-錯(cuò)15傳真前能打電話確定對(duì)方是否在-對(duì)16傳真后能打電話確定對(duì)方是否收到-對(duì)17將通道雜物推到消防滅火器前，擋住滅火器-錯(cuò)18會(huì)議時(shí)使用筆記跟錄音結(jié)合的方法記錄-對(duì)06-11-11秘書著裝正確-對(duì)2辦公室有滅火器，安全意識(shí)強(qiáng)-對(duì)3電源線裸露，存在安全隱患-錯(cuò)4窗簾有關(guān)，避免陽(yáng)光直射到電腦屏幕上-對(duì)5接聽電話及時(shí)-對(duì)6電話用語(yǔ)規(guī)范7開介紹信用印需要填寫用印申請(qǐng)單-對(duì)8桌面整齊-對(duì)9能夠及時(shí)修改上司工作日程日志-對(duì)10能夠及時(shí)修改秘書個(gè)人工作日志-對(duì)11能通知后勤預(yù)訂會(huì)議室-對(duì)12對(duì)修改的會(huì)議通知及時(shí)通知個(gè)部門經(jīng)理13用印申請(qǐng)單上沒(méi)有負(fù)責(zé)人簽字不能開出-對(duì)14遇到不明情況能夠打電話給上司確定核準(zhǔn)-對(duì)15介紹信隨便擺放，沒(méi)有放進(jìn)加鎖的抽屜中報(bào)管好-錯(cuò)16印章有加鎖保管好-對(duì)17印章位置正確，騎年蓋月-對(duì)17印章蓋反了-錯(cuò)18沒(méi)有蓋上騎縫章-錯(cuò)19用手撕介紹信-錯(cuò)20用章后有填寫用章登記表-對(duì)21拒絕開空白的介紹信-對(duì)06-11-21.著裝符合要求-對(duì)2.在正式場(chǎng)所走姿不符合規(guī)范要求-錯(cuò)3.會(huì)議接待沒(méi)有提前到崗-錯(cuò)4.能安排會(huì)議服務(wù)人員到位工作，提醒培訓(xùn)注意事項(xiàng)-對(duì)5.能注意加強(qiáng)崗前培訓(xùn)-對(duì)6.手部示意動(dòng)作不正確-錯(cuò)7.接待語(yǔ)言規(guī)范-對(duì)8.注意多種等級(jí)形式-對(duì)9.會(huì)議指示牌位置放置不當(dāng)-錯(cuò)10.接待參會(huì)人員態(tài)度沒(méi)有一視同仁-錯(cuò)11.會(huì)議資料準(zhǔn)備不充分-錯(cuò)12.對(duì)會(huì)議情況能及時(shí)總結(jié)-對(duì)13.能采取補(bǔ)救及時(shí)挽回一定影響-對(duì)14.能擬定會(huì)議計(jì)劃-對(duì)15.對(duì)會(huì)議的評(píng)估較為客觀-對(duì)16.能利用會(huì)間做調(diào)查-對(duì)17.沒(méi)及時(shí)接聽電話-錯(cuò)18.接電話語(yǔ)言不規(guī)范-錯(cuò)19.放電話太重-錯(cuò)20.注意及時(shí)收拾會(huì)議室-對(duì)21.收拾會(huì)議室有遺漏問(wèn)題燈沒(méi)關(guān)-錯(cuò)3、答題指導(dǎo)：第一，情景錄像題不是分析題而是判斷題，答題時(shí)不用寫原因也不用改正，只需直接判斷對(duì)與錯(cuò)。第二，應(yīng)考時(shí)，先在草稿紙上分別標(biāo)明“正確”和“錯(cuò)誤”欄，或用簡(jiǎn)單符號(hào)和表示?？吹谝槐殇浵駮r(shí)，根據(jù)自己的直覺(jué)與判斷分別將發(fā)現(xiàn)的正確點(diǎn)與錯(cuò)誤點(diǎn)用簡(jiǎn)寫的方式迅速分列在各自欄目下。第三，看第二遍錄像的時(shí)候，必須趕緊仔細(xì)核對(duì)自己在第一遍錄像播放的直覺(jué)和判斷的結(jié)果，并進(jìn)行補(bǔ)充、調(diào)整，進(jìn)一步完善答案。第四，如果感覺(jué)寫不夠15點(diǎn)，可以把一些籠統(tǒng)的問(wèn)題分拆成幾個(gè)細(xì)節(jié)，增加點(diǎn)數(shù)，多寫幾個(gè)沒(méi)有問(wèn)題。第五，案例分析考試的難度在于挑錯(cuò)比較容易，指正相對(duì)困難，原因是太正常太平常的細(xì)節(jié)往往不容易引起注意，而這些細(xì)節(jié)卻恰恰是應(yīng)該指正之處，可以得分的。請(qǐng)大家充分注意這一點(diǎn)。方法是：秘書的每一個(gè)動(dòng)作或做的任一件事都可以作評(píng)論。特別要注意給出的一些特寫鏡頭。第六，在試卷上分列“正確點(diǎn)”與“錯(cuò)誤點(diǎn)”，將發(fā)現(xiàn)的知識(shí)點(diǎn)分別列在下面，做到簡(jiǎn)潔明了，一清二楚。4、考查重點(diǎn)舉例辦公環(huán)境的要求：辦公室（整潔、布局是否合理、綠化等）辦公桌（整潔、信函要分類放置）辦公安全（電線、物品擺放等）等。職業(yè)形象，包括秘書的坐/站/走姿等/服飾等方面（要著職業(yè)裝）。電話處理：一是接電話的方法：一聲以后，鈴響三聲之內(nèi)必須接聽，如有耽擱，接聽之時(shí)要先向來(lái)電者致謙。二是接電話要有問(wèn)候語(yǔ)，對(duì)外線要報(bào)出單位名稱，對(duì)內(nèi)線報(bào)出部門名稱。三是來(lái)電要找之人不在，選擇以下三種方法之一解決：第一可以告訴對(duì)方過(guò)一會(huì)再打來(lái)；第二請(qǐng)對(duì)方留下姓名和電話號(hào)碼；第三詢問(wèn)對(duì)方是否愿意與其他人通話。四是記錄并引用對(duì)方的名字。五是接電話的語(yǔ)調(diào)要平穩(wěn)安詳。六是排除干擾，應(yīng)避免打電話時(shí)和旁邊的人交談，注意不要讓房間里的背景聲音干擾電話交談，要是在通話時(shí)想打噴嚏或咳嗽，應(yīng)偏頭，掩住話筒，并說(shuō)聲“對(duì)不起”。七是做好電話記錄。八是打電話的方法：首先報(bào)出本人的姓名和單位名稱，其次簡(jiǎn)明扼要地說(shuō)明通話目的，如果要找的人不在，請(qǐng)接電話的人轉(zhuǎn)告留言，最后表示謝意和道別。郵件處理一是收文程序：簽收、拆封、登記、分類。二是發(fā)文程序：查對(duì)、檢查、分類、標(biāo)記、郵編、簽名、登記。值班處理一是記好值班電話記錄。二是記好值班接待記錄。三是記好值班日記。四是做好信息傳遞。五是記好值班表。六是遵守崗位責(zé)任制度。七是遵守保密制度。八是遵守交接班制度。保密處理一是口頭信息安全；二是紙面信息安全；三是電子信息安全；另：第一不能對(duì)好朋友泄密；第二不能為了炫耀，泄密；第三不能因?yàn)槔习宄衬?，賭氣泄密。文書處理印信管理現(xiàn)金管理事故管理效率管理（11）宴請(qǐng) 注意：場(chǎng)地的選擇；點(diǎn)菜時(shí)要注意對(duì)方有無(wú)忌口；迎客的方式；入座的順序；宴請(qǐng)開始時(shí)敬酒，領(lǐng)導(dǎo)先敬，秘書后跟著敬；在夾菜時(shí)要用公筷；在宴席過(guò)程中有電話，要先向客人道歉，說(shuō)明后，再出去接電話。（12）與領(lǐng)導(dǎo)一起出去出差注意：作好差旅準(zhǔn)備，如訂機(jī)票，預(yù)定房間、取票、交通、食宿。參見五級(jí)部分的商務(wù)旅行；帶上地圖和日常用藥；必帶的文件資料和上司隨身攜帶的物品。在預(yù)定房間時(shí)，若價(jià)格超出已定價(jià)格，要先向上級(jí)請(qǐng)示。關(guān)于費(fèi)用報(bào)銷，一定要保存好票據(jù)。（13）接待一個(gè)小型訪團(tuán)注意：文件資料準(zhǔn)備好；為參觀所做準(zhǔn)備（例如特定的衣服或禮物）；要熱情迎客（到大門口或電梯口迎接）；正確的導(dǎo)引（在客人右側(cè)或右手邊上）；認(rèn)真待客（讓的座次、敬茶方式、接待室的環(huán)境要保持整潔和安靜）等；在談話時(shí)注意，避免宗教和政治問(wèn)題；男士不能問(wèn)錢包；若上司改變?nèi)粘?，秘書影響客人道歉、并解釋；上司委托他人接待，秘書?yīng)把所做的準(zhǔn)備想委托人報(bào)告。五、工作實(shí)務(wù)考題分析及答題指導(dǎo)1、考題說(shuō)明工作實(shí)務(wù)題共三道題，總分50分，考試時(shí)間為50分鐘，采用筆答的形式。2、答題指導(dǎo)工作實(shí)務(wù)題考查的重點(diǎn)之一是考查考生的文字表達(dá)能力和文書規(guī)范掌握及運(yùn)用能力，常用文書的寫作以“工作要求第三章第一節(jié)”為重點(diǎn)。熟悉并把握文書寫作的規(guī)范要求，按照題意仔細(xì)審題，根據(jù)考題提供內(nèi)容、要素和條件，分別對(duì)應(yīng)考題的類型，寫出格式準(zhǔn)確、層次清晰、要點(diǎn)明確、卷面整潔、字體漂亮的標(biāo)準(zhǔn)答案，就會(huì)得到理想的分?jǐn)?shù)。另一個(gè)考查重點(diǎn)就是秘書各項(xiàng)業(yè)務(wù)的工作程序和方法。這部分內(nèi)容主要集中在“會(huì)議管理”“事務(wù)管理”“文檔管理”三章中的“工作程序”這一部分內(nèi)容里。3、真題分析示例1：考題一（20）：電子郵件寄件人：收件人：抄送：密送：日期：2003.8.12主題：關(guān)于工作日志內(nèi)容：近日，公司錄用了幾位新秘書。請(qǐng)幫我準(zhǔn)備一份上司工作日志需要填寫的信息內(nèi)容和秘書自己工作日志需包括的內(nèi)容，并用備忘錄的形式發(fā)給我，以便我為新秘書培訓(xùn)時(shí)參考。謝謝 行政經(jīng)理 蘇明 2003.8.21答案及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)評(píng)分說(shuō)明1、本題滿分20分。2、備忘錄格式正確，2分。3、秘書協(xié)助填寫上司工作日志的內(nèi)容，10分。每答出下面中的一點(diǎn)的主要內(nèi)容給1分，進(jìn)一步說(shuō)明加1分。上司在單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)情況，要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容。上司在單位內(nèi)部接待的采訪者，要記錄清楚來(lái)訪者的姓名、單位詳情、約會(huì)時(shí)間。上司在單位外部參加的會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)等情況，要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)的確切細(xì)節(jié)、對(duì)方的聯(lián)絡(luò)辦法等。上司個(gè)人的安排，如去醫(yī)院看病等，以保證秘書不會(huì)在這段時(shí)間安排其他事宜。上司私人的信息，如親屬的生日，以提醒上司購(gòu)買生日卡和禮物。4、秘書自己的日志內(nèi)容，8分，其中：答出“秘書日志內(nèi)容要包括和記清上司的5項(xiàng)日志內(nèi)容”，給3分；秘書自己的日志內(nèi)容為以下3點(diǎn)，每答出1點(diǎn)的主要內(nèi)容給1分，進(jìn)一步說(shuō)明加1分，但3點(diǎn)給分最高不超過(guò)5分。上司的各項(xiàng)活動(dòng)需要秘書協(xié)助準(zhǔn)備的事宜，例如準(zhǔn)備會(huì)議發(fā)文稿、擬訂會(huì)議日程、草擬合同、訂機(jī)票、訂餐等。上司交辦自己的工作，例如為簽字儀式聯(lián)系地點(diǎn)、媒體宣傳報(bào)道等事宜。自己職責(zé)范圍內(nèi)的工作、活動(dòng)，例如撰寫半年工作總結(jié)、參加值班等。5、若考生的問(wèn)答在答案中沒(méi)有出現(xiàn)，只要闡述符合情理，即可酌情給分。參考答案：備 忘 錄發(fā)給：行政經(jīng)理蘇明發(fā)自：鐘苗日期：2003年8月24日主題：工作日志的內(nèi)容內(nèi)容：秘書協(xié)助填寫上司工作日志的信息內(nèi)容包括：上司在單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)情況，要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容。上司在單位內(nèi)部接待的采訪者，要記錄清楚來(lái)訪者的姓名、單位詳情、約會(huì)時(shí)間。上司在單位外部參加的會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)等情況，要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)的確切細(xì)節(jié)、對(duì)方的聯(lián)絡(luò)辦法等。上司個(gè)人的安排，如去醫(yī)院看病等，以保證秘書不會(huì)在這段時(shí)間安排其他事宜。上司私人的信息，如親屬的生日，以提醒上司購(gòu)買生日卡和禮物。秘書自己的日志內(nèi)容除了要記清上司的5項(xiàng)日志內(nèi)容外，還要包括：上司的各項(xiàng)活動(dòng)需要秘書協(xié)助準(zhǔn)備的事宜，例如準(zhǔn)備會(huì)議發(fā)文稿、擬訂會(huì)議日程、草擬合同、訂機(jī)票、訂餐等。上司交辦自己的工作，例如為簽字儀式聯(lián)系地點(diǎn)、媒體宣傳報(bào)道等事宜。自己職責(zé)范圍內(nèi)的工作、活動(dòng)，例如撰寫半年工作總結(jié)、參加值班等。以上信息，請(qǐng)參考。示例二（10分）：便條辦公室目前信息資料較多，分類混亂，為了做好信息資料的整理工作，請(qǐng)你列出信息分類的主要方法。謝謝。行政經(jīng)理 蘇明 2003.