辦公自動化(OA)系統(tǒng)運行(試行)管理辦法.doc

辦公自動化（OA）系統(tǒng)運行（試行）管理辦法第一章 總 則第一條 為加強集團辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）管理（互聯(lián)網(wǎng)地址：；局域網(wǎng)地址：），實現(xiàn)公文無紙化傳輸、信息共享和交流，規(guī)范管理流程，提高辦公效率和降低管理成本。保證其安全、高效運行，根據(jù)OA系統(tǒng)實施要求，結(jié)合本單位實際，特制定本辦法。第二條 本辦法適用于各公司、各部門。第二章 管理機構(gòu)第三條 信息部負(fù)責(zé)系統(tǒng)的維護和管理，對系統(tǒng)實行統(tǒng)一部署，分級管理。其主要職責(zé): （一）根據(jù)董事會的安排，辦理OA系統(tǒng)使用單位的注冊、名稱、功能變更、撤銷等手續(xù)； （二）定期提交OA的運行報告，包括工作日志填寫數(shù)量，工作流處理周期、處理件數(shù)延誤等情況。 （三）制定電子文件與信息流轉(zhuǎn)的具體工作規(guī)范和制度； （四）征詢各使用單位的意見和建議，協(xié)調(diào)解決各使用單位在使用過程中出現(xiàn)的新情況、新問題； （五）培訓(xùn)各使用單位系統(tǒng)管理人員和使用人員； （六）做好其他相關(guān)工作。第四條 人事部負(fù)責(zé)在OA系統(tǒng)中為新入職員工建立賬號、部門調(diào)整、離職操作等。第三章 使用單位第五條 使用單位為各公司、各部門。第六條 各公司、各部門必須明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管系統(tǒng)工作，負(fù)責(zé)監(jiān)督該系統(tǒng)在本單位的運行。同時確定一名行政專員負(fù)責(zé)日常管理。行政專員的職責(zé)是：（1） 負(fù)責(zé)本單位OA系統(tǒng)的日常操作，包括查收電子郵件、提交物資購買申請、簽呈等。（2） 負(fù)責(zé)對本單位內(nèi)OA系統(tǒng)辦公用品模塊的管理工作。（3） 負(fù)責(zé)本系統(tǒng)運行與信息部的銜接工作。第四章 使用人員第七條 OA系統(tǒng)使用人員應(yīng)自覺遵守系統(tǒng)運行的規(guī)章制度，按照工作權(quán)限，認(rèn)真完成本人在系統(tǒng)中所承擔(dān)的工作任務(wù)。第八條 每個OA系統(tǒng)使用人員的賬號必須設(shè)置密碼，第一次登錄OA后應(yīng)首先在個人事務(wù)控制面板修改密碼，對自己的密碼進(jìn)行修改，若密碼丟失，應(yīng)先出具書面申請經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，交由信息部備案后予以恢復(fù)初始密碼。第九條 在OA系統(tǒng)的控制面板個人資料里面，須對自己的個人信息進(jìn)行添加，如聯(lián)系方式、e-mail、生日日期等，以便同事之間聯(lián)系時查找方便。第十條 為保證各類電子文件及時收發(fā)，各員工至少每天上下午各登陸兩次OA系統(tǒng)，接收文件，處理待辦事項。網(wǎng)上協(xié)同處理流程涉及到的工作人員，處理時間原則上不超過1個工作日。如因出差、請假等較長時間無法處理代辦事項的，須通過“工作委托”功能指定授權(quán)的代辦人進(jìn)行相關(guān)操作。第五章 業(yè)務(wù)管理規(guī)則第十一條 在公司內(nèi)，電子文件與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件，具有同等效力，各部門可以將電子文件作為公司內(nèi)部貫徹執(zhí)行工作和辦理的依據(jù)。第十二條 公司內(nèi)部各類會議通知、有關(guān)工作情況通報、部門之間的信息傳遞，以及其他只在系統(tǒng)內(nèi)部需要貫徹的、部署性的、告知性的、事務(wù)性的文件等，只通過OA系統(tǒng)傳遞和辦理，不再發(fā)送紙質(zhì)文件。如需存檔，由專門人員打印保存。第十三條 公司員工應(yīng)熟練掌握OA系統(tǒng)的操作方法，在使用OA 系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)時，應(yīng)遵守以下規(guī)定：1、通過OA 系統(tǒng)發(fā)布的信息、發(fā)起的工作流，OA使用人員視同知曉，應(yīng)及時登錄系統(tǒng)獲取辦公信息，處理相關(guān)業(yè)務(wù)。2、公司員工應(yīng)保證通過OA系統(tǒng)發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的內(nèi)容完整準(zhǔn)確，并對所發(fā)布的內(nèi)容負(fù)責(zé)。第十四條 OA系統(tǒng)實行實名制，不得在OA系統(tǒng)上發(fā)布與公司工作無關(guān)的信息；應(yīng)避免在討論區(qū)發(fā)布私人事務(wù)，尊重他人權(quán)益及隱私，言論應(yīng)遵守國家相關(guān)法律法規(guī)。第六章 日常辦公規(guī)則第十五條 1. 電子郵件 用于公司內(nèi)部信息傳遞。每人的郵箱空間為1G，可在“電子郵件管理郵件箱”中查看使用空間。2. 公告通知 由行政部提報審批通過后按照查看范圍發(fā)布。3. 新聞管理 各公司每周發(fā)布一篇內(nèi)部的新聞報道。內(nèi)容可涉及本公司、部門的人或事等，要求圖文并茂、語法通順。4. 工作日志 單位人員應(yīng)按時撰寫工作日志，及時匯報當(dāng)日工作情況。日志撰寫情況納入考核。5. 工作流辦理單位人員需要傳遞或簽閱的文件，須用OA系統(tǒng)與部門內(nèi)部或其他部門人員、部門領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行文件的交流和消息溝通。6. 辦公用品管理 單位人員需領(lǐng)用辦公物品時，需填寫個人辦公物品登記單，經(jīng)倉庫管理人員審核后予以發(fā)放。7. 發(fā)文 公司各管理部門發(fā)文，由各部門職員擬稿，交部門主管審核后，提交行政部復(fù)核，行政部經(jīng)理根據(jù)文件性質(zhì)提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后文件傳遞給董事長秘書，秘書對文件存檔，并分發(fā)到各相關(guān)部門和人員。8. 收文（包括紙質(zhì)文件和網(wǎng)發(fā)文件） 部門收文，由部門文員完成收文登記、部門領(lǐng)導(dǎo)擬辦、領(lǐng)導(dǎo)批示、轉(zhuǎn)到具體辦事人辦理自動歸檔。第七章 安全保密管理第十六條 OA軟件運行的服務(wù)器，由信息部專人保管，采取多重加密措施，不能給其他人使用。異地備份數(shù)據(jù)后應(yīng)立即加密。對未按規(guī)定操作服務(wù)器造成OA中資料泄露的，將承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。第十七條 OA系統(tǒng)使用要嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)保密法律、法規(guī)和集團公司商業(yè)秘密保護的有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的安全。違反保密規(guī)定，造成失密泄密的，將承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。第十八條 OA系統(tǒng)中文檔傳輸為非涉密電子文檔。對涉及國家秘密，以及公司商業(yè)秘密機密級以上的文檔，仍以紙質(zhì)文件傳遞。第十九條 通過OA系統(tǒng)生成的電子文檔或公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文檔或公文具有同等效力，除按有關(guān)規(guī)定必需采用紙質(zhì)文件存檔外，無需打印存檔。第二十條 OA系統(tǒng)通過用戶名和密碼進(jìn)行身份管理和認(rèn)證，使用人員首次登錄系統(tǒng)應(yīng)及時更換密碼，不得泄露給他人，由于密碼泄露造成的損失由本人負(fù)責(zé)。第二十一條 OA系統(tǒng)涉及使用電子印章，由信息部實施人員在資金管理中心的監(jiān)督下制作，完成后刪除圖片掃描件，并對結(jié)果進(jìn)行簽字確認(rèn)。資金管理中心應(yīng)立即對電子印章設(shè)置單獨密碼。對電子印章的使用、管理等同于實物印章，印章管理者將承擔(dān)法律責(zé)任。第八章 系統(tǒng)維護管理第二十二條 為避免計算機病毒傳播和網(wǎng)絡(luò)攻擊保證數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)安全，OA服務(wù)器應(yīng)安裝防火墻及網(wǎng)絡(luò)防病毒軟件，信息部應(yīng)指導(dǎo)檢查本單位操作用計算機安裝防病毒軟件并及時更新操作系統(tǒng)安全補丁及病毒特征碼。第二十三條 OA管理員負(fù)責(zé)每日對OA數(shù)據(jù)進(jìn)行本機備份，每周末對OA完整數(shù)據(jù)進(jìn)行一次異地備份。第二十四條 信息部應(yīng)與軟件開發(fā)單位簽訂技術(shù)支持協(xié)議，確保故障得到及時處理及軟件版本升級。第九章 應(yīng)急處理第二十五條 系統(tǒng)出現(xiàn)故障，導(dǎo)致電子公文與信息無法在系統(tǒng)中進(jìn)行正常交換的，應(yīng)及時通知信息部。由信息部盡快組織有關(guān)人員查明原因，排除故障，并在24小時內(nèi)做出響應(yīng)。若24小時內(nèi)仍未排除故障，造成系統(tǒng)不能正常運行的，由信息部提出解決辦法，同時報告集團相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并以紙質(zhì)文件的方式通知使用單位，保障公文與信息交換工作的正常運行。第二十六條 系統(tǒng)運行遇到的問題，應(yīng)及時向信息部反饋。第十章 罰則第二十七條 OA協(xié)同辦公是非常嚴(yán)肅的事情，對處理延誤造成工作積壓的（如：未及時填寫工作日志、未及時簽辦工作流）12次/月罰款50元，34次/月100元,5-6次/月300元，7-8次/月1000元（延誤是指以系統(tǒng)的記錄時間計超過48小時仍未處理待辦事宜），其他次數(shù)依次類推。第二十八條 對長期不使用OA系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求提供數(shù)據(jù)；網(wǎng)上辦公數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，對工作造成不良影響的，視狀況處以50-1000元罰款。第二十九條 發(fā)生以下違規(guī)違紀(jì)行為的，罰款200-5000元，并視具體情況進(jìn)一步追加處罰。（一） 遺失或泄漏賬號、密碼等信息，造成公司損失的，罰款200元。并承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。（二） OA服務(wù)器管理不當(dāng)，泄露數(shù)據(jù)，造成公司損失的，罰款200元，并承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。（三） 偵測、盜用他人賬號和密碼，刺探網(wǎng)絡(luò)配置、服務(wù)器配置和數(shù)據(jù)庫信息，造成OA系統(tǒng)運行中斷的，罰款2005000元。（四） 偵測、盜用他人電子印章及手寫簽名者，將罰款200500