用戶需求說明書_v2.1.doc

企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書 中軟國際卓越培訓中心第 1 頁 共 15 頁 編寫 日期 2009 6 18 審核 日期 批準 日期 受控狀態(tài) 是 發(fā)布版次 2 0日期 編號 企業(yè)費用管理系統(tǒng)企業(yè)費用管理系統(tǒng) 用戶需求說明書用戶需求說明書 企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書 中軟國際卓越培訓中心第 2 頁 共 15 頁 變更記錄變更記錄 日期版本變更說明作者 2009 06 181 0初始版本劉昆云 2009 07 102 0使用流程引擎劉昆云 2009 07 202 1簡化業(yè)務需求劉昆云 簽字確認簽字確認 系統(tǒng)模塊對應章節(jié)對應部門負責人簽字 企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書 中軟國際卓越培訓中心第 3 頁 共 15 頁 目錄目錄 1概述概述 4 1 1目的 4 1 2背景 4 1 3范圍 4 1 4術語定義 4 1 5參考資料 5 1 6任務概述 5 1 6 1目標 5 1 6 2用戶的特點 6 1 6 3假定和約束 7 1 7運行環(huán)境 7 1 7 1軟件環(huán)境 7 1 7 2硬件環(huán)境 7 1 7 3接口 8 1 7 4控制 8 1 8需求規(guī)定 8 1 8 1對功能的需求 8 1 8 2對非功能性的需求 16 企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書 中軟國際卓越培訓中心第 4 頁 共 15 頁 1 概述概述 1 1 目的目的 本說明書目的在于明確說明系統(tǒng)需求 界定系統(tǒng)實現(xiàn)功能的范圍 指導系統(tǒng)設計以及編 碼 本說明書的預期讀者為 用戶代表 項目組成員 1 2 背景背景 a 擬開發(fā)的軟件系統(tǒng)的名稱為 企業(yè)費用管理系統(tǒng) b 本項目由中軟卓越重慶培訓中心提出 指派給技術規(guī)劃部進行開發(fā) c 本項目以中國內資企業(yè)的一般費用管理制度為依據(jù) d 本系統(tǒng)為一個獨立運行的系統(tǒng) 暫不考慮和其它系統(tǒng)的連接關系 1 3 范圍范圍 本系統(tǒng)的目標是管理企業(yè)費用的計劃和使用過程 系統(tǒng)包括企業(yè)的費用預算和報銷兩項基本管理工作 系統(tǒng)包括為了開展上述工作而作的組織結構設置 費用體系設置 管理角色設置 審批 體系設置 系統(tǒng)還包括為了監(jiān)控 分析各項基本管理工作而編制的各項統(tǒng)計報表 1 4 術語定義術語定義 費用 本文中 費用指企業(yè)生產經營活動中產生的各項費用 例如人員工資 福利費 辦公 費 差旅費等管理費用 又如原材料采購 倉庫租賃等生產費用 企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書 中軟國際卓越培訓中心第 5 頁 共 15 頁 預算 用數(shù)字編制未來某一個時期的計劃 也指經企業(yè)決策部門批準的企業(yè)在一定時期的收 支預計 企業(yè)的各項支出只能在預算范圍內審批 有利于控制企業(yè)的費用支出 在本系統(tǒng)中 預算僅指在支出預算 報銷 指個人因處理公司的事務或受公司指派執(zhí)行公司的某項公務而發(fā)生的費用 由經辦人 或申請人按公司的規(guī)定 依據(jù)業(yè)務發(fā)生的原始單據(jù) 發(fā)票 向公司報銷費用 領取現(xiàn)金或銀行存 款的一項經濟活動 審批 指預算和報銷中的審核 批準操作 審批控制操作時 一般由費用發(fā)生部門業(yè)務人員 提出申請 經有關管理人員審批后執(zhí)行 審批一般遵循歸口分級管理原則 歸口管理 即按照管理職能安排企業(yè)內部各部門 各單位在期間費用上的權責制 調動各部 門 各單位管理好相關費用的積 極性 比如 管理費用主要由行政管理部門管理 銷售費用 由銷售部門管理 財務費用由財務部門管理 進貨費用由進貨部門管理 進一步說 管理費 用的報銷事項要由行政主管領導批準 銷售費用的報銷事項要由銷售主管領導批準 分級管理 各管理部門應當根據(jù)各項費用的具體情況 將費用控制責任層 層分解 層層落 實 讓歸口管理部門的所屬單位和個人都對相關費用控制和管理負 有責任 從而加強對費用 的控制 比如 銷售部經理 負責確認銷售費用的發(fā)生情況屬實 銷售總監(jiān)負責確認銷售費用 的發(fā)生是必要的 財務經理負責確認每一筆報銷是在預算范圍內的支出 統(tǒng)一管理 財務部門作為綜合管理部門 應對費用進行統(tǒng)一管理 所有預算由財務部統(tǒng)一初 審 所有費用開支都由財務部門統(tǒng)一辦理報銷手續(xù) 1 5 參考資料參考資料 a 01 某單位 成本費用管理辦法 b 02 某單位 費用支出管理規(guī)定 規(guī)定 c 03 某單位 企業(yè)的費用支出管理 規(guī)定 1 6 任務概述任務概述 1 6 1 目標目標 本項開發(fā)任務擬建立一套簡單 易用的企業(yè)費用管理系統(tǒng) 用來支撐公司的費用管理工 作 企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書 中軟國際卓越培訓中心第 6 頁 共 15 頁 本軟件將作為一款獨立的軟件 1 6 2 用戶的特點用戶的特點 用戶是一家典型的高科技產品生產企業(yè) 本軟件的最終用戶是公司的全體工作員工 他們都受過電腦使用的培訓 能夠熟練地使 用網頁瀏覽器 輸入和處理各種文字信息 公司有專職網絡管理員 可以對操作系統(tǒng)和常用軟件進行維護 解決常見的配置問題 本系統(tǒng)將 7 24 小時運行 未來 3 年內的同時在線人數(shù)預計不會超過 100 人 公司的組織結構圖及用戶角色如下 部門部門系統(tǒng)使用人員系統(tǒng)使用人員職務與分工職務與分工 李大智總經理 文學建技術總監(jiān) 馬凱銷售總監(jiān) 總經辦 孫菲 陳鵬部門經理 丁紅會計 財務部 羅麗出納 周曉康部門部經理 李蕊 行政部 成曉東倉庫管理員 張漫漫部門經理 李國強 銷售部 陳雪薇 張陽光部門經理 丁德隆 技術部 謝玉明 龍奮滔部門經理生產部 郝文斌等 30 人 網絡中心曾寶和網絡管理員 企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書 中軟國際卓越培訓中心第 7 頁 共 15 頁 1 6 3 假定和約束假定和約束 軟件需于公司成立五周年前一周開發(fā)完成 測試完畢并上線運行 軟件運行于公司局域網上 但出差在外的員工可通過 VPN 虛擬專網連入公司進行使用操 作 1 7 運行環(huán)境運行環(huán)境 1 7 1 軟件環(huán)境軟件環(huán)境 名稱名稱版本版本語種語種 服務器操作系統(tǒng)Windows Server 2003SP2中文 客戶端操作系統(tǒng)Windows XPSP3中文 操作系統(tǒng)的附加功能 數(shù)據(jù)庫平臺Oracle10G 應用平臺Tomcat6 0 郵件系統(tǒng)無 客戶端軟件Internet Explorer FireFox 8 0 3 0 1 7 2 硬件環(huán)境硬件環(huán)境 列出運行該軟件所需要的硬設備 說明其中的新型設備及其專門功能 包括 a 處理器型號及內存容量 b 外存容量 聯(lián)機或脫機 媒體及其存儲格式 設備的型號及數(shù)量 c 輸入及輸出設備的型號和數(shù)量 聯(lián)機或脫機 d 數(shù)據(jù)通信設備的型號和數(shù)量 e 功能鍵及其他專用硬件 服務器服務器最低配置最低配置推薦配置推薦配置 應用和數(shù)據(jù)CPU 1 5 GHzCPU 2 8 GHz 企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書 中軟國際卓越培訓中心第 8 頁 共 15 頁 內存 2 GB內存 4 GB 磁盤 160 GB磁盤 320 GB 網卡 100 MBPS網卡 1000 MBPS 庫服務器 郵件服務器 1 7 3 接口接口 本軟件沒有同其他軟件之間的接口和數(shù)據(jù)通信協(xié)議 1 7 4 控制控制 本軟件將通過 Web 服務器提供服務 Web 服務器應當能夠開機自動啟動 1 8 需求規(guī)定需求規(guī)定 1 8 1 對功能的需求對功能的需求 本系統(tǒng)對各項費用的發(fā)生 按照有計劃 預算 有審批的原則進行控制管理 企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書 中軟國際卓越培訓中心第 9 頁 共 15 頁 1 8 1 1 系統(tǒng)功能層次模塊圖系統(tǒng)功能層次模塊圖 根據(jù)企業(yè)的費用管理制度 費用實行先計劃 后執(zhí)行的管理辦法 就是先 編報預算 再報銷支出 因此形成預算管理模塊 報銷管理模塊 預算和報銷針對的是特定的費用項目 有不同的企業(yè)人員參與執(zhí)行 審批 流程也需要實現(xiàn)指定 因此系統(tǒng)必須具備一個維護模塊 企業(yè)管理中 審批人和申請者之間具有兩種主要的關系 一是行政管理關 系 例如部門經理是部門職員的行政主管 總經理是公司全體職員的行政主管 二是業(yè)務管理關系 例如會計管理全部員工和部門的資金賬務信息 倉庫管 理員集中存放 保管全體職員采購回來的物品 第一種關系用組織結構來表示 企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書 中軟國際卓越培訓中心第 10 頁 共 15 頁 第二種關系可以概括為角色 因此 系統(tǒng)管理模塊應當具有組織結構維護子模 塊 角色維護子模塊 企業(yè)中發(fā)生的費用 一般都要統(tǒng)一命名 定義 以便全體員工使用相同的 名稱來表示相同的意思 因此系統(tǒng)管理模塊要有一個費用項目維護子模塊 費用審批工作要使用規(guī)定好的流程來控制 不同時期 不同費用 會有不 同的適用的審批流程 對這些審批流程進行增加 暫時停用 恢復使用的操作 集中在一個流程維護子模塊進行管理 作為一個管理系統(tǒng) 需要一個統(tǒng)計分析模塊來匯總管理費用發(fā)生情況 1 8 1 2 系統(tǒng)管理模塊的功能描述系統(tǒng)管理模塊的功能描述 1 8 1 2 1 安全管理子模塊安全管理子模塊 用戶使用系統(tǒng)的功能前 必須登錄 系統(tǒng)的管理員使用專用的賬號 admin 進行登錄 其它用戶由系統(tǒng)管理員在組織結構 維護子模塊中添加 管理員和登錄的普通用戶都可以修改自己的密碼 只有管理員可以使用系統(tǒng)管理中的維護模塊 用戶登錄后可以執(zhí)行退出系統(tǒng)操作 1 8 1 2 2 角色維護子模塊角色維護子模塊 角色是對相同的工作崗位上處理事務的人員的概括 例如文秘 會計 庫管 銷售 總監(jiān)等 系統(tǒng)只登記和費用管理有關的業(yè)務角色 例如 會計 通常是必須的一個角色 而 倉庫管理員 則未必 如果有某個辦公用品采購報銷之類的流程要求倉庫管理員進行 入庫審核 則要登記 倉庫管理員 這個角色 否則就不必登記該角色 角色應當具有角色編號 角色名稱 數(shù)據(jù)示例 角色編號角色編號角色名稱角色名稱 企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書 中軟國際卓越培訓中心第 11 頁 共 15 頁 001技術總監(jiān) 002銷售總監(jiān) 012會計 013網絡管理員 1 8 1 2 3 組織結構維護子模塊組織結構維護子模塊 企業(yè)由人員構成 人員按部門組織 企業(yè)具有職員名冊 應當?shù)怯浫藛T的編號 姓名 業(yè)務角色 一個職員最多具有一 個角色 企業(yè)具有多個部門 大型企業(yè)的部門劃分可能是多級的 本系統(tǒng)只需登記一級部門 一級部門下直接登記全部下屬職員 在形式上 可以設立一個部門 總經辦 在其中登記管理公司領導 系統(tǒng)應當能夠登記公司下屬的各個部門 能夠處理部門增減變化的情況 應當?shù)怯浉鞑块T的編號 名稱 部門負責人 部門負責人從員工名冊中選擇 可以 隨時更換 部門編號在登記之后不得修改 部門下屬員工從職員名冊中選擇 一個職員只能屬于一個部門 1 8 1 2 4 費用項目維護子模塊費用項目維護子模塊 系統(tǒng)應當能夠登記 修改和刪除費用項目 例如水電費 差旅費等 費用項目登記的屬 性包括 費用項目編號 費用名稱 常見費用項目如下 日常開支方面有 小額輔料 辦公用品 辦公室水電費 通訊費 汽油費 行車停車費 業(yè)務招待費 差旅費 辦公費 快遞費等 生產開支方面有 原材料 輔料 廠房設備維修保養(yǎng) 生產用水電費 運費 廣告費 推廣費 渠道費等 工資方面有 計時工資 計件工資 獎金 工資性津貼和補貼 加班工資等 固定資產方面有 生產設備購置費 非生產設備購置費 企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書 中軟國際卓越培訓中心第 12 頁 共 15 頁 1 8 1 2 5 審批流程維護子模塊審批流程維護子模塊 企業(yè)的預算 報銷等審批流程是豐富而多變的 系統(tǒng)應當能夠增加 刪除流程 常見流程舉例 辦公用品報銷 小額差旅費報銷 大額差旅費報銷 小額業(yè)務費報銷 大額業(yè)務費報銷 其他日常開支報銷 固定資產報銷 工資福利發(fā)放 一個辦公用品報銷的流程例子如下 開始 入庫審核 庫管員 預算合規(guī)性審核 財務經理 總經理審核 總經理 結束 流程定義的屬性應當包括 流程編號 自動生成的一個編號 流程名稱 概括流程任務的極短文字 例如差旅費報銷 流程描述文件 用技術性語言描述的流程節(jié)點和流轉規(guī)則 通常是一個 XML 文件 流程實際執(zhí)行的時候 還應當包括下列屬性 流程實例號 用來表示一個在執(zhí)行的流程的編號 通常是自動生成的 執(zhí)行狀態(tài) 具有下列狀態(tài) 1 代表已取消 0 代表已建立 1 代表執(zhí)行中 2 代表執(zhí)行完 關于流程描述文件 使用專門的桌面應用工具進行設計 企業(yè)費用管理有關的流程 應當能夠和一個預算申請或者報銷申請對應 在流程流轉過 程中 要能夠查詢到這個預算申請或者報銷申請的詳細資料 至少應當包括 申請人 提交申請 發(fā)起這項費用審批流程的人 費用項目表 實際審批時可含 1 個或多個費用項目 每一個費用項目含費用項目 編號 金額 憑證粘貼單號 用途說明 費用總額 根據(jù)費用項目的金額自動匯總的結果 資金用途 使用資金的工程項目的代號或者業(yè)務活動的名稱 備注信息 啟動流程時輸入的說明信息 企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書 中軟國際卓越培訓中心第 13 頁 共 15 頁 1 8 1 3 審批流程執(zhí)行模塊的功能描述審批流程執(zhí)行模塊的功能描述 審批流程執(zhí)行模塊用來實例化并執(zhí)行定義好的審批流程 執(zhí)行模塊關注于流程的節(jié)點管理 轉移條件判斷和用戶分配 是通用的技術性工作 執(zhí)行模塊獨立于具體業(yè)務數(shù)據(jù)和業(yè)務模塊 可以使用通用 標準化的流程引擎來實現(xiàn)流程執(zhí)行 1 8 1 4 預算管理模塊的功能描述預算管理模塊的功能描述 1 8 1 4 1 預算錄入子模塊預算錄入子模塊 預算錄入是將計劃申請的費用項目錄入電腦 使用預算單元對預算費用進行統(tǒng)合管理 預算單元可以是單個工程項目 可以是某 類業(yè)務工作 也可以是公司日常開支或工資福利等 預算單元下面才有費用項目 系統(tǒng)應當能夠增減預算單元 能夠修改預算單元的名稱 預算單元具有是否經過審 批的屬性 新錄入的預算單元是 未經審批 的 系統(tǒng)應當能夠在預算單元下增減費用項目 修改費用項目的屬性 費用項目的屬性 有 編號 名稱 金額 1 8 1 4 2 預算審批子模塊預算審批子模塊 對于預算內容 使用統(tǒng)一的審批流程進行審批 審批模塊應當從已經定義好的流程中 選擇適合于做預算審批的流程 來對錄入的 預算進行審批 審批通過后應將預算單元標記 審批通過 的 1 8 1 4 3 預算查詢子模塊預算查詢子模塊 對于已經入庫的預算 提供查詢功能 企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書企業(yè)費用管理系統(tǒng)用戶需求說明書 中軟國際卓越培訓中心第 14 頁 共 15 頁 1 8 1 5 報銷管理模塊的功能描述報銷管理模塊的功能描述 1 8 1 5 1 報銷申請子模塊報銷申請子模塊 一次報銷只能對應于一個預算單元 若報銷申請頁面上費用項目是空的 可以選擇 或更換預算單元 若已經增添了費用項目 則不能再更換預算單元 可以從對應的預算單元下 選擇任意的費用項目添加到報銷表中 同一代碼的費用 項目可以反復出現(xiàn)在報銷表中 報銷申請應當具有下列屬性 報銷人 費用發(fā)生的日期 備注信息 合計金額 每一項費用應當有對應的金額 用途說明 憑證粘貼單號 填寫報銷申請時 還應當選擇適宜審批本次報銷的流程 本子模塊